KALLELSE Härmed kallas medlemmarna i Dyviks samfällighetsförening till ordinarie föreningsstämma lördagen den 9 juli 2016, kl 10:00 på sjöslätten.

Transkript

1 KALLELSE Härmed kallas medlemmarna i Dyviks samfällighetsförening till ordinarie föreningsstämma lördagen den 9 juli 2016, kl 10:00 på sjöslätten. DAGORDNING 1. Stämmans öppnande 2. Val av ordförande vid stämman 3. Val av sekreterare vid stämman 4. Val av två justeringsmän att jämte stämmoordförande justera protokollet och att tillika vara rösträknare 5. Upprättande av närvaroförteckning samt fastställande av röstlängd 6. Fråga om kallelse till mötet behörigen skett 7. Godkännande av dagordningen 8. Förvaltningsberättelse (bilaga 1) 9. Jämförelse utfall mot budget (bilaga 2) samt resultat- och balansräkning (bilaga 3) 10. Revisionsberättelse 11. Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning samt beslut om att resultatet balanseras i ny räkning 12. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen 13. Styrelsens information om framtida projekt och kostnader i föreningen 14. Styrelsens förslag om läggning av indränkt makadam på asfaltvägarna. Beslut om vägunderhållsplan och indränkt makadam (bilaga 4) samt om ansökan om lån 15. Beslut om avsättning av medel till underhålls- och förnyelsefonder (bilaga 5) 16. Beslut om godkännande av inkomst- och utgiftsstat (bilaga 5) och därmed följande uttaxering. Beslut om fastställande av framlagd debiteringslängd och förfallodag (bilaga 6) 17. Ersättning till styrelse och revisorer 18. Val av styrelse och styrelseordförande 19. Val av revisorer 20. Fråga om val av valberedning 21. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt (vilket kommer att ske hos styrelsens sekreterare samt på Stämmans avslutande Bilagor: 1. Förvaltningsberättelse. Föreningens styrelse, revisorer och valberedning 2. Jämförelse utfall mot budget 3. Resultat- och balansräkning 4. Förslag till vägunderhållsplan 5. Förslag till inkomst- och utgiftsstat för perioden Debiteringslängd Handlingar enligt ovan finns tillgängliga hos styrelsen sekreterare, Eva Salomonsson, Norra vägen 1 samt på OBS: En fullmaktsblankett ligger sist i handlingarna för den som inte kan delta i mötet och vill lämna fullmakt. VÄLKOMNA! STYRELSEN

2 Informationsmöte efter stämman Efter stämmans avslutande håller styrelsen ett informellt informationsmöte med följande punkter: 1. Kalendarium: städdagar 17 september 2016 och 6 maj 2017, årsmöte och sommarfest 8 juli 2017, Dyvik Open i golf 9 juli Håll Dyvik öppet ny trädgallring 3. Vägfrågor; rensning av diken, ingen parkering på vägmark mm 4. Vildsvinsjakten 5. Avloppsfrågan 6. Båtar på land; norra Dyviken och södra badviken 7. Bastun 8. Övriga frågor OBS att sommarfesten 2016 hålls den 9 juli och Dyvik Open i golf den 10 juli. Anmälan till Dyvik Open görs till Bernt Söderlund, bernt@soderlundbostad.se, med angivande av golf-id och hcp senast den 30 juni.

3 Bilaga 1 Förvaltningsberättelse för Dyviks samfällighetsförening avseende tiden 1 maj april Styrelsen får härmed avge följande redovisning för förvaltning av föreningen under räkenskapsåret. Organisation m m Enligt stadgarna förvaltar Dyviks samfällighetsförening den gemensamhetsanläggning som utgörs av vägar och grönområden i Dyvik, Sorunda, och som tillkommit enligt anläggningsbeslut den 6 juni Därutöver har anläggningsbeslut skett den 21 april 1994 (beträffande Dyvik 1:80 m fl) samt anläggningsförrättning den 7 september 1999 ( nya bryggan). Vidare äger föreningen sedan 15 juni 1998 fastigheten Dyvik 1:1 i Nynäshamns kommun. Vid en anläggningsförrättning 2014 inlemmades Östra vägen till Dyvik 1:80 m fl i föreningens vägnät. I föreningen finns 86 anslutna fastigheter. Medlem i föreningen är ägare till fastighet inom samfälligheten. Styrelsen har bestått av sju ordinarie ledamöter och tre suppleanter. Granskningen av styrelsens förvaltning har gjorts av två revisorer. Gemensamhetsanläggningen består av: Sektion 1 (Marenvägen): Södra utfartsvägen från Dyvik mellan allmänna vägen och T-korsningen med Södra och Norra vägen. De fastigheter inom Dyviks samfällighetsförening som inte är med i sektion 1 är med i Norra Dyviks vägsamfällighet, som har en ekonomi helt skild från Dyviks samfällighetsförenings. 59 fastigheter tillhör sektion 1. Sektion 2 (Huvudsektionen): Övriga vägar och vägmark för nya vägar samt grönområden. 86 fastigheter tillhör sektion 2. Sektion 3 (Bryggorna): Stora båtbryggan (nya bryggan) vid sjöslätten, lilla bryggan i norra delen av Dyviken samt bryggan i Södra Viken. 86 fastigheter tillhör sektion 3. Verksamhet Sektion 1 och 2 (Marenvägen och huvudsektionen) Utöver sedvanligt löpande vägunderhåll och snöplogning har Dyviks hamnväg erhållit ett nytt slitlager med grus och fall har anordnats på Norra vägen. Nya rör under vägen har lagts på Marenvägen (nära grushögen) samt Södra vägen (vid Håkanssons). Planer för följande fem år framgår av vägunderhållsplanen. Sektion 3 (bryggorna): Renovering av lilla bryggan planeras utföras om några år till en kostnad av kkr. Frivillig verksamhet Styrelsen är tacksam för de frivilliguppgifter som genomförts av flera av föreningens medlemmar. Peter Andersson gör stora insatser för föreningen på bryggor och grönområden. Tacksamhet riktas till Lars Manners som varit behjälplig med slåtter. Gulli Moquist och Fredrika Werner har ordnat med traditionellt midsommarfirande. Åke Norberg och festkommittén har arrangerat sommarfesten. Dessutom har många medlemmar bidragit med goda insatser på städdagarna. Det finns fortfarande ett stort utrymme för frivilliga insatser från medlemmar för att hålla föreningens kostnader nere samt avlasta styrelsen. Medlemmar som vill ställa upp ombeds kontakta styrelsen. Disposition av föreningens vinst/förlust Styrelsen föreslår att resultatet balanseras i ny räkning. 1

4 Bilaga 1 Styrelse, revisorer, valberedning och övriga funktionärer styrelse ordförande sekreterare kassör övriga ledamöter suppleanter revisorer revisorer revisorsuppleant Jan Bäcklund Eva Salomonsson Mats Johansson Stefan Grann Ulf Håkansson Anders Olson Bernt Söderlund Lisa Fuglesang Linda Moris Johan Åkerlund Charles Hillgren Per Håkansson Peter Fahlén valberedning Martin Rudling (sammankallande) Anne-Li Demborg Ola Karlsson hamnkapten Peter Andersson festkommitté Åke Norberg (sammankallande) Gulli Moquist Eva Salomonsson Fredrika Werner Lotta Håkansson Vera Grann Föreningens adress Dyviks samfällighetsförening c/o Jan Bäcklund Larsbergsvägen Lidingö Organisationsnummer Plusgiro Hemsida 2

5 Bilaga 1 Styrelsens och övriga funktionärers arbetsuppgifter 1 Kallelse inkl dagordning ordförande 2 Protokoll samt utskick per mejl sekreterare 3 Besvara skrivelser ordförande 4 Bokföring kassör 5 Avisering av avgifter kassör Betalning av räkningar Bankkontakter 6 Inköp av varor/tjänster upp till SEK köparen attesterar och skickar fakturan till kassör för betalning 7 Inköp av varor/tjänster över till Enligt firmateckningsordning (två SEK 8 Vägunderhåll - grus, snöplogning, sladdning Marenv/Södra v Hamnv/ Norrav fr bom t norra stranden Norra v övrig del Östra vägen 9 Kallelse på anslagstavlorna samt via mejl till höst och vårstädning 10 Arbetsuppgifter till höst och vårstädning. Underlag lämnas av väg- och gröngruppsansvariga styrelseledamöter i förening) Håkansson (sammankallande), Grann och Olson Håkansson Olson Grann Moris Åkerlund Åkerlund 11 Mat och dryck på städdagar Fuglesang 12 Infartsbommar Peter Andersson och Johansson 13 Hamnkapten Styrelsens bryggansvarige (båtplatsförteckning, båtkö) Peter Andersson Bäcklund 14 Matrikel och mejladresser Fuglesang 15 Gräsklippning Olson Ola Karlsson (fotbollsplanen) 16 Grönområden Åkerlund (smk), Moris, Grann, Håkansson, Söderlund 17 Boden Olson 18 Hemsidan Bäcklund 19 Håll Dyvik öppet Söderlund (smk), Grann, Olson, Lisa Fuglesang, Moris 20 Boulebanan Lars Werner 21 Bastun Henrik Huss 22 VA-frågor, arbetsgrupp Håkansson, Söderlund, Ola Karlsson 23 VA-frågor, referensgrupp Viveka Averberg (smk), Marie Eckerstrand, Lisa Fuglesang samt arbetsgruppen 24 Täckdikning från södra bommen till Dyviken 25 Nycklar till sjösättningsrampen Grann Moris (smk), Grann, Håkansson, Söderlund 3

6 Bilaga 2 Dyviks samfällighetsförening Jämförelse utfall mot budget för verksamhetsåret Budget Utfall Avvikelse Sektion 1 Marenvägen från budget Årsavgifter Avlyft vägfond sektion Summa intäkter Vägunderhåll löpande Vägunderhåll periodiskt Snöplogning o sandning Avsättning underhållsfond Summa kostnader Sektion 2 Huvudsektionen Årsavgifter Avlyft vägfond sektion Not 1 Extra intäkter Not 2 Summa intäkter Vägunderhåll - löpande Vägunderhåll - periodiskt Snöplogning o sandning Grönområdeskostnader Not 3 Vägbommar Underhållsfond avsättning Övriga omkostnader Not 4 Summa kostnader Sektion 3 Bryggorna Årsavgifter Bryggavgifter Not 5 Avlyft Förnyelsefond Avlyft Underhållsfond Minskning av balanserat överskott Summa intäkter Bryggunderhåll lilla bryggan Bryggunderhåll stora bryggan Not 6 Avskrivning brygga Räntekostnader Övriga omkostnader Not 7 Avsättning Förnyelsefond Avsättning Underhållsfond Amorteringstillskott Not 8 Summa kostnader Not 1. Motsv perodiskt underhåll Not 2. Nycklar, Uthyrn tält, ersättn f ej delt städdag, ers fr Olsén Not 3. Bord bänkar, mat städdag, rep gr.klippare,parkeringsgrus Not 4. Elinstallation 25%, middag, webbhotell Not 5. Ej uthyrda bryggplatser Not 6. Elinstallation 25 % Not 7. Renovering badstegar Not 8. Amortering kr - avskrivn kr - avsättn förnyelsefond kr

7 Verksamhetsår 2014/2015 Verksamhetsår 2015/2016 Intäkter Total Sektion 1 Sektion 2 Sektion 3 Total Sektion 1 Sektion 2 Sektion 3 Årsavgifter , , , , , , , ,00 Bomnycklar 1 200,00 0, ,00 0,00 600,00 0,00 600,00 0,00 Övriga intäkter 980,00 0,00 980,00 0, ,00 0, ,00 0,00 Summa intäkter , , , , , , , ,00 Årets resultat , , , , , , , ,00 IB överskott i sektionen , , , , , , , ,00 Korrigering Not ,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Diff mot korrigering -20,00 0,00-20,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Årets resultat i sektionen , , , , , , , ,00 UB överskott i sektionen , , , , , , , ,00 Bilaga 3 Dyviks samfällighetsförening Resulaträkning Kostnader Snöplogning o sandning , , ,00 0, , , ,00 0,00 Vägunderhåll - löpande , , ,00 0, , , ,00 0,00 Vägunderhåll - periodiskt , , ,00 0, , , ,00 0,00 Vägbommar ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0,00 Underhållsfond avsättning , , , , , , , ,00 Förnyelsefond avsättning ,00 0,00 0, , ,00 0,00 0, ,00 Fondåterföring , , ,00 0, , , ,00 0,00 Skyltar/brevlådor 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Bryggkostnader 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0, ,00 Avskrivningar brygga ,00 0,00 0, , ,00 0,00 0, ,00 Räntekostnader 8 951,00 0,00 0, , ,00 0,00 0, ,00 Grönområdeskostnader ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0,00 Övriga omkostnader ,00 0, , , ,00 0, , ,00 Summa kostnader , , , , , , , ,00

8 Bilaga 3 Dyviks samfällighetsförening Balansräkning Tillgångar UB 30/ UB 30/ Plusgiro , ,00 Sparkonto, Nordea , ,00 Grönområden 1: , ,00 Bryggor , ,00 Avskrivning av bryggor , ,00 Summa kronor , ,00 Kortfristiga fordringar , ,00 Summa tillgångar , ,00 Skulder Kortfristiga skulder 0, ,00 Brygglån , ,00 Summa kronor , ,00 Eget kapital Vägfond sektion , ,00 Vägfond sektion , ,00 Förnyelsefond bryggor sektion , ,00 Underhållsfond bryggor sektion , ,00 Balanserat resultat , ,00 Årets vinst , ,00 Summa kronor , ,00 Summa skulder och eget kapital , ,00 2

9 Bilaga 4 Dyviks Samfällighetsförening FÖRSLAG TILL FEMÅRIG VÄGUNDERHÅLLSPLAN (2016 års penningvärde) Nr karta Åtgärd År År År År 2019-År Anm Sektion 1 Marenvägen Sladdning varje år (på våren) Saltning varje år (på våren) Grusning 15 vid behov Kantskärning/dikning vart tredje år Indränkt makadam på asfaltsvägen 90 hösten 2016 Nytt rör vid "alen" 10 Ospecificerat Summa Sektion Sektion 2 Sladdning varje år (på våren) Saltning varje år (på våren) Norra vägen Grusning 20 vid behov Kantskärning/dikning vart tredje år Diken ner mot Norra badviken 15 Södra vägen Grusning 20 Kantskärning/dikning vart tredje år Indränkt makadam på asfaltsvägen 210 hösten 2016 Backen ner till Södra badviken 15 Vägtrummor Dyviks hamnväg Grusning 10 vid behov Kantskärning/dikning 15 vart tredje år Byte av trumma vid Åke Norberg 10 Sänkning av rör vid Anders Olsson 10 Östra vägen Grusning Kantskärning/dikning Reparation av dike 15 Ospecificerat Summa Sektion /Ulf H

10 Bilaga 5 Dyviks samfällighetsförening Förslag till inkomst- och utgiftsstat för Sektion 1 antal avg belopp Årsavgifter Låneutbetalning Avlyft underhålls- o förnyelsefond Summa Intäkter Vägunderhåll löpande Vägunderhåll periodiskt Snöplogning, sandning Indränkt makadam Amortering lån indränkt makadam Ränta lån indränkt makadam Avsättning underhålls- o förnyelsefond Summa kostnader Sektion 2 Årsavgifter Låneutbetalning Avlyft underhålls- o förnyelsefond Summa Intäkter Vägunderhåll löpande Vägunderhåll periodiskt Snöplogning, sandning Indränkt makadam Grönområdeskostnader Bomkostnader Övriga omkostnader Amortering lån indränkt makadam Ränta lån indränkt makadam Avsättning underhålls- och förnyelsefond Summa kostnader Sektion 3 Årsavgifter extradeb 86, Båtplatsavg stora 4 m Båtplatsavg stora 3,5 m Båtplatsavg stora bryggan 3 m Båtplatsavg stora & lilla bryggan 2,5 m Båtplatsavg södra bryggan 4 m Båtplatsavg södra bryggan 3,5 m Bojstenar engångsinkomst Avlyft underhållsfond 0 Minskning av bal överskott 0 Summa Intäkter Bryggunderhåll lilla bryggan Bryggunderhåll stora bryggan

11 Bilaga 5 Lån - Räntekostnad Avskrivning Bojstenar 0 Avsättning förnyelsefond Avsättning underhållsfond Amorteringstillskott not 1 Summa kostnader Årsavgifterna förfaller till betalning not 1: Amortering kr - avskrivn kr - avsättn förnyelsefond kr 2

12 Bilaga 6 Debiteringslängd Dyviks SFF årsmöte 2016 Årsavgifterna förfaller till betalning Uppgifter om ägare ej bindande, kan vara föremål för ändring Sektion 1 Sektion 2 Sektion Fastighet Ägare Andelstal Belopp Andelstal Belopp Andelstal Belopp Dyvik 1:3 Salomonson Björn & Eva Dyvik 1:4 Söderlund Bernt & Iréne Dyvik 1:5 Hellstedt Lennart Dyvik 1:6 Werner Fredrika Dyvik 1:7 Håkansson Ulf & Charlotta Dyvik 1:8 Hedbeck Lars Dyvik 1:9 Thorsell Kerstin & Lars Dyvik 1:10 Önner Ahrenstedt Bianca Dyvik 1:11 Gyllenpalm Marianne Dyvik 1:12 Djurberg Nils & Gun-Britt Dyvik 1:14, 1:15 Mathisson Britt Dyvik 1:19 Tour Marianne & Leif Dyvik 1:20 Orestav Britt-Marie Dyvik 1:21 Johansson Mats & Marita Dyvik 1:22 Eklund Peter & Soili Behm Dyvik 1:24 Wesslén Kjell Dyvik 1:25 Demborg Bengt och Anne-Li Dyvik 1:26 Håkansson Ing-Marie Dyvik 1:27 Enefalk Bertil Dyvik 1:29 Fahlén Peter Dyvik 1:30 Manners Lars & Marianne Dyvik 1:31 Pettersson Evald Dyvik 1:32 Bäcklund Jan & Lisa Dyvik 1:33, 1:92 Linder Patrik Dyvik 1:34 Kock Mikael Dyvik 1:35 Bredby Bo Dyvik 1:36 Montgomery-Mattsson Dyvik 1:37 Johanna Wåhlstedt Micael Dyvik 1:38 Jung Einar & Karin Dyvik 1:39 Hedenström Ulf Dyvik 1:40,1:41, Stiftelsen Olle Engkvist :44, 1:47 Dyvik 1:46 Svedung Dag Dyvik 1:48 Tottie Claes Dyvik 1:61, 1:62, Tucinska Barbara m fl :95 Dyvik 1:63 Moquist Helene & Huss Henrik Dyvik 1:64 Karlsson Ola Dyvik 1:65 Aveberg Viveka Dyvik 1:66 Agerstam Christina & Sören Dyvik 1:67 Olsson Anders & Hedlund Olsson Monica Dyvik 1:68 Månsson Jan-Inge Dyvik 1:69 Lind Rolf Dyvik 1:70 Norberg Åke

13 Bilaga 6 Dyvik 1:71 Lindvall Ingegärd Dyvik 1:72 Eckerstrand Gunny Dyvik 1:73 Wahlström Eva & Johan Dyvik 1:74 Bornesand Jan & Anette Dyvik 1:75 Karlsson Ola Dyvik 1:76 Åkerlund Johan Dyvik 1:77, 1:93 Moquist Gulli Dyvik 1:78 Trzesowski Alfred Dyvik 1:79 Rudling Martin & Ursula Dyvik 1:80 Olsen Jenny & Lundborg J Dyvik 1:81 Moris Linda & Moris Fredrik Dyvik 1:82 Lövgren G, Ekströmer S Dyvik 1:83 Hillgren Birgitta & Charles Dyvik 1:84 Hall Lennart Dyvik 1:85 Lövgren Anita Dyvik 1:86 Linder Roger & Marie Dyvik 1:87 Aboudrar Abderahim Dyvik 1:88 Zelect Consulting AB Dyvik 1:89 Edin Agneta Dyvik 1:90 Andersson Birger och Lena Dyvik 1:91 Fuglesang Lisa Dyvik 1:94 Lindström Lars & Ingegärd Dyvik 1:96 Jarkander-Rolff Maria Dyvik 1:97 Jarkander Lars-Ivar Dyvik 1:98 Bergell Leena Dyvik 1:99 Pettersson Irina Dyvik 1:100 Broman Sten-Åke Dyvik 1:101 Wibjörn Lilian Dyvik 1:102 Sporrong Per-Åke Dyvik 1:103 Pettersson Ingemar & Engström Sofie Dyvik 2:1 Andersson Peter & Per Maren 2:22 Grann Stefan & Pernilla Maren 2:23 Rudling Silfverstolpe Maren 2:24-25 Nynäs Bygg & Takservice AB Debiteringslängd Dyviks SFF årsmöte 2016 Årsavgifterna förfaller till betalning Uppgifter om ägare ej bindande, kan vara föremål för ändring 2

14 Fullmakt för ombud Härmed befullmäktigas.. namn (textat) att som ombud företräda mig vid föreningsstämman i Dyviks samfällighetsförening: datum för stämman. ort. datum.. namnteckning fastighet/fastgheter namnförtydligande fotnot: ombud får företräda endast en frånvarande medlem