Härryda kommun. Genomgång av rutiner och kontroller i löneprocessen. Våren 2011

Transkript

1 Härryda kommun Genomgång av rutiner och kontroller i löneprocessen Våren 2011

2 Innehållsförteckning 1 SLUTSATSER INLEDNING UPPDRAGSBESKRIVNING METOD OCH AVGRÄNSNING ÖVERSIKTLIG INFORMATION ÖVERSIKTLIG BESKRIVNING AV ORGANISATIONEN ÖVERGRIPANDE SYSTEMBESKRIVNING ÖVERVAKANDE KONTROLLER BEHÖRIGHETER LÖSENORD TIDRAPPORTERING PLANERING/SCHEMALÄGGNING/FASTSTÄLLANDE AV SCHEMA SJÄLVSERVICE MANUELL MÅNADSRAPPORTERING FLEXTID KOSTNADSERSÄTTNINGAR ARVODEN FÖRTROENDEVALDAS ARVODEN ERSÄTTNING TILL GOD MAN, FÖRELÄSARE, ARTISTER ETC FÖRÄNDRINGAR I FASTA DATA PERSONALREGISTRET UPPDATERING AV SKATTETABELLER KONTERINGSSTYRNING/ORSAKSKODER LOGGNING OCH UPPFÖLJNING FÖRÄNDRINGAR I ACKUMULATORER FÖRÄNDRINGAR I STYRTABELLER TILL FÖLJD AV ÄNDRINGAR LAGKRAV ETC LÖNEREVISION LÖNEBEARBETNING UPPFÖLJNING FELLISTOR UTDATA UTBETALNING UPPDATERING AV HUVUDBOK AVSTÄMNING AV LÖNERELATERADE BALANSKONTON (16)

3 1 Slutsatser Iakttagelser med dess risker för respektive område redovisas nedan och är klassificerade enligt en fyrgradig skala. Prioritet Beskrivning Rekommendation 1 Mycket allvarlig och uppenbar brist som Åtgärder bör vidtas omedelbart. kan få allvarliga konsekvenser för verksamheten. 2 Allvarligt problem som på sikt eller i Åtgärder bör planeras omedelbart. kombination med andra brister skulle kunna få konsekvenser för verksamheten. 3 Problem som inte är förenligt med god Åtgärder bör planeras. praxis. 4 Mindre problem eller område där utrymme finns för förbättring. Åtgärder bör beaktas. Vår utgångspunkt är att det är i kommunens intresse att ha en tydlighet kring de rutiner och kontroller som säkerställer en fullständig och riktig redovisning och en i övrigt lämplig nivå på den interna kontrollen samt effektiva rutiner. Vår bedömning är att de lönerutiner som finns på plats är väl inarbetade. Vi har i denna genomgång dock identifierat ett antal områden där kontrollmiljön bör förbättras för att säkerställa att den lönerelaterade finansiella informationen är fullständig, riktig och godkänd. Vi har lyft fram ett antal förslag som kan bidra till den fortsatta utvecklingen av effektiva rutiner och kontroller. Identifierade brister redovisas enligt nedan, för mer detaljerad beskrivning se Appendix 1. Merparten av förslagen handlar om tydliggörande och formalisering av kontroller som utförs idag men även förslag på kontroller som ej utförs idag. Ref. Område Identifierad brist Prioritet 4.1 Övervakande kontroller Formellt dokumenterad övervakande kontroll för uppföljning av lönekostnaderna saknas delvis. 5.1a Behörigheter Det finns ingen formaliserad rutin för upplägg, ändring eller borttag av behörigheter. 5.1b Behörigheter Det finns anställda med bredare behörighet än deras ansvarsområde och arbetsuppgifter kräver. 5.1c Behörigheter Ingen periodvis (exempelvis årlig) uppföljning av behörigheter sker. 5.2 Lösenord Lösenordsuppsättningen i systemet bör ses över då den ej överensstämmer med kommunens lösenordspolicy. 6.2 Tidrapportering (Självservice) Självservice borde kunna användas inom flera verksamheter än det görs idag Då normaltid inte tidrapporteras är det svårt för löneavdelningen att säkerställa fullständighet och riktighet i tidrapporteringen. 4 3 (16)

4 6.3 Tidrapportering (manuell) Vissa problem med att få in placeringsscheman i rätt tid. Se vidare brist avseende Kostnadsersättningar Självservice borde kunna användas inom flera verksamheter än det görs idag. 8.1 Arvoden Formaliserad kontroll avseende rimlighet i de förtroendevaldas ersättningar saknas. Se vidare brist avseende Arvoden Formaliserad kontroll avseende rimlighet i ersättningar till föreläsare, artister etc. saknas. Se vidare brist avseende Förändringar i fasta data Loggning av ändringar i kritisk data sker men personalregistret loggar följs ej upp på kontinuerlig basis i syfte att säkerställa att ändringarna är godkända och riktiga Förändringar i ackumulatorer Loggar innehållande ändringar i ackumulatorer följs ej upp Lönerevision Det görs ingen totalavstämning att summan av samtliga ändringar enligt underlag överensstämmer med samtliga ändringar som registrerats Inledning 2.1 Uppdragsbeskrivning Kostnad för löner och lönebikostnader är en betydande del av den totala kostnaden för Härryda kommun. Som ett led i arbetet med att säkerställa att en god intern kontroll upprätthålls i verksamheten har PwC av de förtroendevalda revisorerna i Härryda kommun fått i uppdrag att kartlägga rutiner och kontroller avseende lönehanteringen inom kommunen. Övergripande revisionsfråga är: Innehåller löneprocessen ändamålsenliga och effektiva kontroller för att stödja verksamheten och ge en rättvisande redovisning? Finns det kontroller på plats i lönehanteringen för att säkerställa att de lönetransaktioner som skapas är godkända och riktiga? I denna rapport beskrivs löneprocessen översiktligt och eventuella observationer redovisas med förslag till förbättringar. Genomgången används med fördel som underlag för vidare arbete med att stärka den interna kontrollen. 2.2 Metod och avgränsning Arbetet har bestått av en kartläggning av löneprocessen och dess rutiner. Kartläggningen skapar förutsättningar för att effektivt verifiera att identifierade nyckelkontroller utförs och därmed öka informationens tillförlitlighet vid bedömning av kommunens räkenskaper. Stickprovsmässig verifiering att kontrollerna utförs som beskrivits ingår ej i detta uppdrag. Processkartläggningen är huvudsakligen baserad på intervjuer med berörd personal i verksamheten, i tillägg till detta har även viss observation i relaterade system gjorts. Intervjuer genomfördes 4 (16)

5 huvudsakligen under mars och april Viss uppföljning skedde även under maj och juni Intervjuer har utförts av följande personer inom PwC: Josefin Nimstedt Mia Nordblom Sara Wåhlin Intervjuade personer inom Härryda kommun är: Anita Martinsson, lönechef, ingår i systemförvaltargruppen. Claes-Göran Frisell, systemförvaltare, ingår i systemförvaltargruppen. Inger Michélsen, pensionshandläggare, ingår i systemförvaltargruppen. Helena Hatheyer, redovisningschef. Efter sammanställning av intervjuerna har en analys genomförts med utgångspunkt från intervjuresultatet samt PwC:s erfarenhet från tidigare granskningar av lönerutiner. 3 Översiktlig information 3.1 Översiktlig beskrivning av organisationen Inom Härryda kommun ligger avdelningen för löneadministration organisatoriskt under personalfunktion som består av totalt 22 personer. Avdelningen för löneadministration består av åtta personer; sju löneadministratörer och en lönechef. En löneadministratör är stationerad på Hulebäcksgymnasiet. Därutöver finns en ansvarig systemförvaltare och en pensionshandläggare som organisatoriskt ligger direkt under personalavdelningen. Inom Härryda kommun har löneadministrationen centraliserats för att på så vis minska sårbarheten inom lönehanteringen genom att löneadministratörer skall kunna hjälpa varandra vid frånvaro etc. Respektive löneadministratör är ansvarig för personal tillhörande vissa verksamheter. De hanterar bl.a. support, utbildning, manuell inrapportering av avvikelser (såsom frånvaro och avvikande tjänstgöring etc. för de anställda som ej rapporterar via tidrapporteringssystemet Självservice), registrering timavlönade, avstämning och bevakning samt registrering av nyanställda, eventuella ändringar och avslut av tjänst. År 2010 uppgick antalet tillsvidareanställda i Härryda kommun till Varje månad sker cirka löneutbetalningar, inklusive löneutbetalningar till timanställda och politiker. Löneavdelningen hanterar även lönerna för Landvetter-Härryda kyrkliga samfällighet och Härryda Energi. Löneavdelningen har sammanställt en lista med aktiviteter som måste utföras respektive månad. Löneadministratörerna och systemförvaltarna och har månatliga möten (lönesamråd) under vilka eventuella nyheter och specifika problemområden under beredningsarbetet under månaden diskuteras. Vidare har löneavdelningen veckovisa möten för att diskutera eventuella problem som uppstått i det löpande arbetet och förslag på förbättringsområden. Även systemförvaltargruppen träffas veckovis för att diskutera saker relaterade till lönesystemet. 5 (16)

6 3.2 Övergripande systembeskrivning Lönesystemet som används för lönebearbetning och personalregister är Personec P. Härryda kommun implementerade systemet Aditro är systemleverantör. Kommunens personalchef är systemägare och tre personer inom personalavdelningen (systemförvaltargruppen) hjälps åt att förvalta systemet. Det finns vidare ett tidrapporteringssystem, Självservice, som används för vissa verksamheter. Totalt har cirka anställda behörighet till Självservice. I Personec P finns ett ordinarie schema inlagt för varje anställd. Användandet av funktionen Självservice innebär att den anställde själv via Intranätet lägger in avvikelser i sin tidrapportering som frångår det ordinarie schemat, såsom mer- och övertid, sjukledighet och semester. Uppgifterna skall godkännas av respektive ansvarig chef. Manuell inrapportering används för övrig personal som inte har tillgång till Självservice. Manuell inrapportering innebär att avvikelser inrapporteras på ett pappersunderlag (veckorapporter, månadsrapporter eller motsvarande). Inregistrering av avvikelser görs sedan av den assistent som ansvarar för respektive verksamhet. Det skriftliga underlaget skall vara attesterat av behörig chef innan inregistrering sker i systemet. 4 Övervakande kontroller Efter den slutliga lönekörningen hämtar QlikView upp information om den totala lönekostnaden och lönekostnaden per anställd. QlikView implementerades med hjälp av leverantören QlikTech I samband med implementeringen säkerställdes att informationen överförs korrekt från lönesystemet respektive ekonomisystemet Raindance. Budgetansvariga chefer har tillgång till QlikView via Intranätet och kan därmed följa upp och analysera lönekostnaderna för sin respektive enhet. Respektive verksamhetsansvarig har ett löpande budgetansvar. Det ligger i budgetansvaret att följa upp alla kostnader och intäkter inom ansvarsområdet samt att vid behov göra djupare analyser för att kunna gå vidare med eventuella åtgärder. Kostnader och intäkter som avviker från budget skall således identifieras i samband med uppföljning av utfall mot budget. Då lönekostnaderna utgör cirka 60 procent av kostnaderna skall större avvikelser fångas i analysen. Fem gånger per år samt vid årsbokslut följer ekonomerna per sektor upp utfall mot budget och analyserar kostnader och intäkter. I samband med dessa uppföljningar görs även prognoser. Därefter gör centralekonomerna en sammanställning och rimlighetsbedömning för respektive sektor samt för hela kommunen. Eventuella avvikelser kommenteras. Mer detaljerade analyser och skrivningar görs i mars samt vid delårs- och årsbokslut. (Se kontroll 4.1 Övervakande kontroll för uppföljning av lönekostnader.) 5 Behörigheter Berörda IT-system är lönesystemet Personec P (Windowsapplikation) och tidrapporteringssystemet Självservice (webbapplikation). I samband med genomgången uppgick antalet användare i Personec P till 157 stycken. 6 (16)

7 Behörigheter till Personec P (avser arbetsledare, löneadministratör eller dylikt) Ansvarig chef meddelar via , telefon eller ärendehanteringssystemet Nilex (i vilket det finns elektronisk blankett) att en ny arbetsledare skall ha behörighet till berörda system. Godkännande från behörig chef måste ske innan behörighet ges till arbetsledare dock finns det inget krav på att det skall finnas ett signerat underlag innan upplägget sker. Behörigheter läggs upp av någon av systemförvaltarna. (Se kontroll 5.1a Upplägg, ändring eller borttag av behörigheter.) Arbetsledare eller assistenter tilldelas åtkomst till Personec P då de skall bevilja och/eller attestera tid i Självservice. Behörigheter till Självservice (avser arbetstagare) Under hösten 2010 införde kommunen en rutin som innebär att när anställd registreras i Personec P startas en process som föder användarid och adress till Personec P. Detta medför att respektive löneadministratör kan tilldela access till Självservice genom att endast aktivera arbetstagaren i Självservice. Arbetstagaren får endast åtkomst till sitt eget konto. Det är chefernas ansvar att se till att ge rätt behörighet till sina medarbetare, men systemförvaltaren som är ansvarig för upplägg av behörigheter dubbelkollar alltid detta då brister i chefernas kunskap om vilken behörighet som skall tilldelas identifierats. Behörigheter ges utifrån roller och tillhörande uppgifter beroende på den anställdes arbetsuppgifter. Till dessa aktiviteter ges antingen läs- eller skrivrättighet. I dagsläget finns cirka 40 olika roller. Sekretessystemet CSS används. Organisatorisk enhet styr vilken del av organisationsträdet rollen skall få behörighet till. Härryda kommun skall dock liksom alla kunder till leverantören Aditro byta till Neptun. Implementation är planerad till juni Enligt uppgift kommer kommunen i samband med detta bygga upp roller på nytt. Full behörighet innebär möjligheten att ändra fasta data och styrtabeller. De tre systemförvaltarna och en löneadministratör vid Hulebäcksgymnasiet (uppges behöva kunna ändra styrtabeller) har full behörighet. Det är uttryckt att löneadministratörens behörighet borde ses över då denne förmodligen inte behöver ha full behörighet. Löneadministratörerna har vissa begränsningar i sina behörigheter men kan ändra uppgifter om anställningen såsom grundlön, semesterrätt, personuppgifter etc. Åtkomsten till att ändra i konteringstabell, ackumulatorer etc. är dock begränsat till de fyra anställda med full behörighet. Endast personer som verkligen behöver åtkomst för att kunna utföra arbetsuppgifter bör ha åtkomst till kritisk data/funktioner. (Se kontroll 5.1b Begränsad åtkomst.) Anställda med behörighet att ändra fasta data har dock ej behörighet att ändra sina egna uppgifter. Ansvaret ligger hos respektive chef att meddela då en anställd slutar så att dennes behörighet tas bort men det finns ingen formell rutin för detta. Den anställde avslutas via sekretessystemet genom att ett till och med datum anges (hänger samman med både Windows- och webbapplikationerna). Periodvis (exempelvis årlig) uppföljning av användare, inkluderande att rätt personer har rätt behörighet, sker ej i dagsläget. Systemförvaltaren gör dock genomgångar och tar bort behörigheter när det anses nödvändigt. (Se kontroll 5.1c Behörighetsuppföljning.) 7 (16)

8 5.1 Lösenord Löneavdelningen har kommunicerat till de anställda att kommunens lösenordspolicy följs. Denna kräver att lösenordet skall vara 8 tecken långt och innehålla en versal och en siffra. Lösenordet kan inte återanvändas inom ett år och måste bytas var 60:e dag. Om byte av lösenord inte sker inom 30 dagar efter att det skulle bytts spärras kontot. Uppsättningen i systemet är dock uppsatt så att 6 tecken krävs. (Se kontroll 5.2 Kommunens lösenordspolicy följs.) Vid nyupplägg ges ett tillfälligt lösenord som sedan måste bytas. Vad gäller arbetstagare kan kontot nollställas av systemförvaltarna eller löneadministratörerna, exempelvis om den anställde har skrivit in fel lösenord så att det spärrats. 6 Tidrapportering 6.1 Planering/schemaläggning/fastställande av schema Varje anställd har ett grundschema i Personec P som registreras vid nyanställning och uppdateras vid ändrad sysselsättningsgrad eller ändrad arbetstidsförläggning. Detta registreras av löneadministratör efter underskrift från ansvarig chef. Till grundschemat (grundlönen) kan ett placeringsschema tillkomma. Det kan registreras antingen i TimeCare eller direkt i Personec P. Ett placeringsschema måste knytas till en medarbetare som har en annan sysselsättningsgrad än grundschemats, detta för att rätt ersättning/avdrag skall beräknas utifrån faktisk tjänstgöring (OB-ersättning beräknas automatiskt utifrån schemat). Informationen från TimeCare förs sedan över till Personec P av en av systemförvaltarna. I Självservice registrerar de flesta sin tid med det finns fortfarande verksamheter som inte använder systemet utan som lämnar in manuella underlag som kräver manuell hantering, se vidare nedan. 6.2 Självservice I Självservice rapporterar den anställde in sin frånvaro, extratid eller de andra avvikelser som skiljer sig från schemat inlagt i Personec P. Ansvarig chef eller administrativ assistent ute på verksamheten tillstyrker och ansvarig chef beviljar. Vid ledigheter såsom tjänstledighet och föräldraledighet måste en ansökan göras på manuell blankett. Blanketten arkiveras i den anställdes personakt. Informationen registreras av löneadministratörerna i Personec P. Om detta skall hanteras av de anställda direkt i Självservice krävs att arbetsledningen är avtalskunnig, vilket ej bedöms vara fallet. (Se kontroll 6.2 Fullständighet och godkännande av tidrapportering i Självservice.) 6.3 Manuell månadsrapportering Manuell månadsrapportering finns i olika former och används för dem som inte har tillgång till Självservice. Bemanningsblad används för månadsavlönad personal för att rapportera avvikande tjänstgöring. Underlaget skall vara inlämnat hos löneavdelningen senast den sjunde i månaden efter arbetad tid. 8 (16)

9 Timrapport finns för timavlönad personal och tjänstgöringsrapport/närvarolista som utgör underlag för de förtroendevaldas ersättningar (se vidare nedan gällande arvoden). Processen är i stort sett densamma för alla manuella blanketter som lämnas in till löneavdelningen, d.v.s. information som inte går via Självservice. Signerat underlag lämnas in till ansvarig chef som attesterar och överlämnar till löneadministratör för granskning och utbetalning. (Se kontroll 6.3 Fullständighet och godkännande av manuell tidrapportering.) 6.4 Flextid Blankett för flextid fanns tidigare för anställda med fasta tider men denna är borttagen och ersatt av en excel-räknesnurra. Varje medarbetare registrerar sina tider själv vilka sedan kontrolleras av ansvarig chef. Flextid har personalen i kommunhuset, kulturhuset, tekniskt verksamhetsstöd, administrativ personal på Hulebäcksgymnasiet och administrativ personal vid KomVux. 7 Kostnadsersättningar Anställda med behörighet till Självservice registrerar ersättning för reserelaterade utlägg (i de fall kvitton innehåller information om momsbeloppet), milersättning och traktamente i systemet. Attest av chef sker direkt i Självservice. Anställda som ej har behörighet till Självservice lämnar manuell blankett för reserelaterade utlägg eller särskild blankett för ersättning för utlägg. Dessa lämnas såsom övriga manuella blanketter till ansvarig chef för attest och vidare till löneadministratör för granskning, registrering i Personec P och utbetalning. Även anställda som har behörighet till Självservice lämnar manuell blankett för reserelaterade utlägg eller särskild blankett för ersättning för utlägg i de fall kvittot för vilket ersättning skall erhållas inte innehåller information om momsbeloppet. Ansvarig chef godkänner och attesterar utläggen som sedan läggs in i Personec P av en löneadministratör som kontrollerar rimligheten. Alla underlag för momsgrundande utlägg arkiveras årsvis i pärm per personnummer och sparas i tio år. Övriga underlag arkiveras innevarande plus två år. (Se kontroll 7.1 Kontroll av korrekt godkännande av kostnadsersättningar.) 8 Arvoden 8.1 Förtroendevaldas arvoden För ersättning till förtroendevalda används en särskild rutin i Personec P. De förtroendevalda läggs in i Personec P av en anställd på kanslifunktionen utifrån beslut på sammanräkningar från Länsstyrelsen. Bestämmelserna för arvoden (eventuella fasta arvoden såsom årsarvoden för ordförande och vice ordförande och erättning för möten) arbetas fram av en arvodesgrupp (bestående av utvalda politiker, personalchef och kommunjurist). En systemförvaltare lägger upp den fasta datan avseende ersättning 9 (16)

10 för möten i Personec P utifrån underlaget från arvodesgruppen. Automatisk kontroll finns inlagt i Personec P för maxbelopp per dag. Lönechefen lägger upp de fasta arvodena utifrån beslut från arvodesgruppen. Arvoden för sammanträden stäms av gentemot signerade mötesprotokoll som inkommer från respektive nämnds sekreterare per post. Tillsammans med mötesprotokollen inkommer även en förteckning på de som skall ha milersättning. Eventuella andra möten där de förtroendevalda kallats av kommunen att närvara skall anges på särskild blankett och måste vara attesterade av kanslichef. Underlag i form av kallelse eller dylikt skall bifogas. Lönechefen och en anställd på kansliet registrerar i Personec P vilka ersättningar de förtroendevalda skall erhålla. Innan utbetalning gör lönechefen en genomgång av lönelistan för alla förtroendevalda och gör en rimlighetsbedömning på individbehov. Kontroll sker mot underlag vid behov. Kontrollen dokumenteras ej. Ersättning för möte eller utlägg för resor utbetalas nästkommande månad. De fasta årsarvodena betalas med en tolftedel innevarande månad. Ersättning kan ej sökas för uppdrag längre än sex månader tillbaka i tiden. De förtroendevalda kan yrka ersättning för förlorad arbetsinkomst på särskild blankett som skall vara attesterad av kanslichef. Ersättning skall endast medges om underlag som styrker löneavdrag inkommit. Ersättningar registerars av lönechefen i Personec P. Underlag arkiveras per personnummer i två år. (Se kontroll 8.1 Rimlighetsbedömning av förtroendevaldas ersättning.) 8.2 Ersättning till god man, föreläsare, artister etc. Särskild blankett (arvodesbeslut) används för utbetalning av arvode, utlägg och milersättning till god man. Blanketten skall vara attesteras av anställd på överförmyndarnämndens kansli. Gode män läggs upp som arvodister i Personec P utifrån arvodesbeslutet. Föreläsare och artister erhåller ersättning utifrån faktura som skall vara konterad och attesterad av ansvarig chef. Föreläsare och dylikt läggs upp som arvodister i Personec P baserat på information i fakturan. En av löneadminstratörerna kontrollerar noga att föreläsaren/artisten har F-skattsedel, i annat fall dras 30 procent skatt. (Se kontroll 8.2 Kontroll av korrekt godkännande av arvoden till föreläsare, artister etc.) 9 Förändringar i fasta data 9.1 Personalregistret Nyanställning Standardmall för anställningsavtal finns i två utförande; ett standardavtal som används för månadsavlönade och ett anställningsavtal för timavlönade. 10 (16)

11 Originaldokumentet signerat av den anställde samt enhetschefen skickas till löneadministratör på löneavdelningen. De anställda registreras på personnummer och tilldelas en löneadministratör. Anställningsavtalet kontrolleras mot attestlistan av löneadministratören som därefter registrerar avtalet i Personec P och arkiverar det i personakten. På anställningsavtalet finns en kodsträng angiven som skrivs in i Personec P. Sambandskontroll finns mellan överföringen från Personec P till ekonomisystemet Raindance för att säkerställa att giltig kodsträng använts. I samband med upplägg läggs även den anställdes grundschema in. Ändring Vid ändring av en anställds tjänst skall ett nytt avtal skickas till löneavdelningen. Det skall innehålla information om vad den nya tjänsten innefattar men även att den gamla tjänsten upphör. Eventuella ändringar avseende adress, telefonnummer eller dylikt kan göras av den anställde själv i Självservice. Avslut av anställning Vid uppsägning av tjänst skrivs ett skriftligt uppsägningsavtal. Anställda som har fasta arbetstider måndag till fredag avslutar sin tjänst på en söndag medan de som har varierade tider kan avsluta sin tjänst mitt i veckan. Ett till och med datum läggs in för den anställde. (Se kontroll 9.1 Kontroll att ändringar i personalregistret är godkända och riktiga.) 9.2 Uppdatering av skattetabeller Årligen görs en central skatteförfrågning till Skatteverket. En av systemförvaltarna skapar då en fil över kommunens anställda. Från skatteverket erhålls en fil som importeras till Personec P. Skulle fel uppstå vid inläsning syns detta på den loggfil som skapas i samband med importen. Anställda som påbörjar sin anställning under året får själva inkomma med uppgift om skattetabell till löneavdelningen. 9.3 Konteringsstyrning/orsakskoder Ändringar i konteringsstyrning och upplägg av orsakskoder sker sällan men när det sker administreras det av en av systemförvaltarna. Systemförvaltaren säkerställer att ansvar och verksamhet läggs upp i enlighet med ekonomisystemet Raindance och att orsakskoder är kopplade till rätt konton. Ny kontoplan implementerades för cirka två år och två systemförvaltare gick då tillsammans igenom alla konton och orsakskoder. Om nya konton läggs upp i ekonomisystemet erhålls information från ekonomifunktionen så att motsvarande konton läggs upp och kopplas mot korrekt orsakskod i Personec P. Det finns konton kopplade till alla orsaker utom personliga utlägg. (Se kontroll 9.3 Kontroll att ändringar i konteringsstyrning/lönerarter är godkända och riktiga.) 9.4 Loggning och uppföljning Det finns ett antal loggar i Personec P. Direkt i Personec P är det möjligt att se vem som senast ändrat en uppgift avseende exempelvis personuppgifter (namn, skatteuppgifter, pension, utbildning) eller tjänst (lön, semesteruppgifter) och när ändringen skedde men ej exakt vad som ändrats. 11 (16)

12 Kommunen har aktiverat händelseloggen vilken är viktig för att i efterhand kunna följa vilka som påverkat olika lönetransaktioner och när. Loggen innehåller information om vem som gjort senaste ändringen och när samt vad som ändrats. Dock sker i dagsläget ingen systematisk uppföljning av innehållet i loggen. 10 Förändringar i ackumulatorer Förändringar i ackumulatorer (såsom sparade semesterdagar, ackumulerad bruttolön, ackumulerad nettolön etc.) sker endast i undantagsfall. Systemförvaltarna och löneadministratörerna har behörighet att ändra dessa men det alltid en systemförvaltare som utför dessa ändringar. (Se kontroll 10.1 Kontroll att ändringar i ackumulatorer är godkända och riktiga.) 11 Förändringar i styrtabeller till följd av ändringar lagkrav etc. Information om förändringar i styrtabeller till följd av ändringar avtal eller lagkrav erhålls från Aditro. Uppdateringarna sker kontinuerligt genom att filer hämtas från Aditros hemsida och läses in. En kopia sparas alltid innan uppdatering sker om något skulle gå fel. Två av systemförvaltarna gör alltid dessa inläsningar tillsammans och vanligen tas några stickprov för att säkerställa att förändringen får önskad effekt och att eventuella egna anpassningar ej skrivs över. (Se kontroll 11.1 Kontroll att ändringar i styrtabeller baserat på fil från systemleverantören uppdateras korrekt.) 12 Lönerevision Löneförhandlingar förs mellan personalchef, avtalsspecialist och fackrepresentanter och gäller från 1 april varje år eller enligt avtal. En av systemförvaltarna exporterar ett löneunderlag från Personec P till applikationen PS Förhandling innehållande lönerna per ett visst datum. Från PS Förhandling skapas sedan excelfiler som skickas ut till respektive ansvarig chef. När förhandlingsresultaten är klara registreras de nya lönerna manuellt i PS Förhandling och exporteras sedan till filer fördelat per facktillhörlighet och importeras i Personec P av en systemförvaltare tillsammans med person från personalavdelningen (avtalsspecialist). Ett antal stickprov för respektive facktillhörighet tas för att säkerställa att de nya lönerna lästs in korrekt. Stickproven dokumenteras dock ej. Vidare görs ingen totalavstämning att summan av samtliga ändringar enligt underlag överensstämmer med samtliga ändringar som registrerats. (Se kontroll 12.1 Riktighet i lönerevision.) 13 Lönebearbetning Löner betalas ut den 27:e varje månad. Lönekörningen sker i flera steg. 1:a torsdagen i varje ny månad körs den första preliminära löneberäkningen, därefter varje torsdag under löneperioden samt på brytdagen. Alla manuella underlag skall vara inrapporterade den 7:e i månaden och allt i Självservice skall vara attesterat den 15:e (men kan variera beroende på löneutbetalningsdatum) i aktuell månad. Därefter kontrollerar löneassistenterna till den 20:e i aktuell månad och sedan körs den sista lönebearbetningen den 21:e i månaden. Systemförvaltaren skickar slutligen bankfilen omkring den 21:e varje månad. 12 (16)

13 Varje månad innan lönebearbetningen startar tar löneadministratörerna ut en lista över oattesterade poster i Självservice, detta för att säkerställa att alla poster blir behandlade i lönesystemet i rätt period. Vidare erhåller respektive chef erhåller ett automatgenererat mail om det finns oattesterade poster. Varje månad innan lönekörningen skapas och kontrolleras bevakningslistor över anställningar som avslutats under månaden och ledigheter som löpt ut. Från och med och till och med datum i systemet innebär inte ett stopp i löneutbetalningen. Respektive löneadministratör har vidare en pärm innehållande bevakningar per månad. Löneadministratören avslutar aktuella personer in Personec P och stämmer av med respektive chef om aktuella personer är tillbaka från ledighet för att säkerställa korrekt löneutbetalning. En rutin finns där lönechefen stämmer av anställda som utgör familj eller närstående till någon av de anställda löneadministratörerna. Detta förutsätter dock att lönechefen har vetskap om allas släkt- och vänskapsband, vilket ej alltid är fallet Uppföljning fellistor Vid körningarna uppkommer det ibland fel som måste behandlas innan den definitiva körningen sker. Löneslistan upplyser om fel och varningar. Löneadministratörerna går igenom och åtgärdar fel och varningar tills dessa att lönelistan är rätt behandlad. En varning ges gällande orimlig bruttolön (bruttolöner överstigande 35 tkr) och andra varningar/fel kan exempelvis vara uttagen straffskatt, för mycket uttagen semester eller frånvaro rapporterad utanför ordinarie arbetstid. De rättningar som utförs sker direkt i systemet varför ingen dokumentation/signering av lista med upplysning om vilka rättningar/korrigeringar som utförts finns. Efter detta görs den definitiva lönekörningen. Vid den definitiva körningen gör även lönechefen en sista kontroll att det inte ligger några fel eller varningar kvar. Total fellista skrivs ut, signeras och arkiveras i pärm i ett år. Lönefilen är nu färdigbehadlad och klar för betalning. (Se kontroll 13.1 Övergripande uppföljning av fellistor.) 14 Utdata Den definitiva lönekörningen genererar bland annat följande: Bokföringsfil Innehåller huvudbokstransaktioner. (Se detaljer under 16. Uppdatering av huvudbok nedan.) Lönespecifikationer Fil med lönespecifikationer skickas till Nordea, som ansvarar för själva distributionen. Semesterskuldslista Visar kommunens semesterlöneskuld till de anställda. Semesterår är kalenderår. 20 dagar måste tas ut årligen och max 40 dagar får sparas vid årsskiftet uppmanade kommunen alla att ta ut sparade dagar i tid istället för i pengar. Ansvarig chef erhåller ett mail om eventuella ej uttagna semesterdagar i början av nästkommande år. Personer som har mer än 25 semesterdagar sparade har möjlighet att omvandla sina semesterdagar till 13 (16)

14 semestertimmar, detta gäller endast de dagar som du överstiger 25 och det måste godkännas av verksamhetschef. Under mars månad inför semesterplaneringen görs ett utskick med information om antal berättigade dagar, antal sparade dagar samt antal uttagna dagar och kvarvarande dagar till respektive chef. Under september/oktober varje år görs sammanställningar över antal kvarvarande semesterdagar per anställd vilka skickas till verksamhetscheferna. Listorna skickas i pappersform och en kopia sparas på löneavdelningen och arkiveras i två år. Varje månad bokas förändringen av semesterlöneskulden per automatik med hjälp av härledda verifikationer. Dessa siffror bygger på vad som intjänats under månader men tar ej exakta siffror på grund av avrundning. Denna förändring hamnar i resultatet på finansförvaltningen som hanterar kommunens gemensamma kostnader och intäkter. Redovisningschefen bokar upp förändringen av semesterlöneskulden i samband med delårs- och årsbokslut utifrån lönefunktionens rapport som visar den exakta siffran. Skillnaden mot tidigare uppbokat belopp som skett automatiskt bokas om. Den sista körningen för året görs i januari för att få med alla uttagna semestrar för innevarande år. Ekonomi rimlighetsbedömer belopp och antal dagar tillsammans systemförvaltarna vid delårs- och årsbokslut och några stickprov tas. Större avvikelser kommenteras.(se kontroll 14.1a Rimlighet semesterlöneskuld.) Eventuell negativ löneskuld följs upp månatligen. Motsvarande rutiner finns för uppehållslöneskuld (börjar genereras i augusti och avser främst matbespisningspersonal) och ferielöneskuld. Information som förs över till QlikView som möjliggör uppföljning av lönekostnader. Kompskuldslista Visar kommunens kompskuld till de anställda. Det är respektive verksamhetschefs ansvar att följa upp de anställdas komptid och övertid. Tillåten komptid beror på den anställdes sysselsättningsgrad. Arbetar den anställde 40 timmar/vecka är tillåten sparad komptid 40 timmar. Det är inte tillåtet att ha ett negativt kompsaldo inom kommunen om det inte skulle ske under ett månadsbryt för lönekörningen. Kompskulden redovisas i QlickView för respektive anställd där varje verksamhetschef kan gå igenom och se över verksamhetens sparade komptimmar. Övertid visas även vid varje lönekörning. Kommunen har en policy som säger att den anställde får ha max 200 timmar. Det är upp till respektive verksamhetschef att följa upp antal arbetade övertidstimmar. Den anställde kan välja att ta ut sin arbetade övertid i antingen kontant betalning eller komptid. Förändring av kompskuld hanteras på samma sätt som semesterlöneskulden. (Se kontroll 14.1b Rimlighet kompskuld.) Underlag för skattedeklaration Rapport som tas ut varje månad och innehåller skatt och arbetsgivaravgifter att använda som underlag för att upprätta skattedeklarationen. 14 (16)

15 Utbetalningsfil. (Se detaljer under 15. Utbetalning nedan.) 15 Utbetalning Utbetalning av löner sker den 27:e varje månad. Innan lönekörningen verkställs tar systemförvaltaren en kopia av databasen. Därefter skapas en bankfil (okrypterad textfil) som sparas i en mapp som endast systemförvaltarna har åtkomst till. (Se kontroll 15.1a Begränsad åtkomst till bankfil.) Filen förs över till Nordea via Girolink där avsändare och belopp verfieras med hjälp av bankdosa. När bankfilen skapas skapas en loggfil innehålland information om totalbeloppet. Systemförvaltaren verifierar att summan enligt filen överensstämmer med summan enligt lönesystemet. Underlag arkiveras i särskild pärm. Loggfiler och bankfiler arkiveras årsvis. (Se kontroll 15.1b Godkännande av bankfil.) Annan systemförvaltare skapar utanordning baserat på underlag från lönesystemet. Denna överlämnas till ansvarig för kassan som kontrollerar att det belopp som automatiskt dragits från kommunens konto överensstämmer med erhållet underlag. Slutligen stämmer systemförvaltaren av att bokföringsfilen överensstämmer med bankfilen. (Se kontroll 15.1c Riktighet och fullständighet av utbetalning.) 16 Uppdatering av huvudbok Konteringskörningar körs kontinuerligt under lönebearbetningen. Om en utbetalning inte skulle vara konterad hamnar den på ett speciellt konto för okonterade löner (16229). Inläsning sker till testmiljön där även sambandskontroller mot ekonomisystemet Raindance testas. Därefter skapas en ekonomifil för uppdatering av huvudboken. Filen skapas i form av text- och excelfil som sparas i en mapp delad med ekonomiavdelningen. En avstämning görs för säkerställa att nettosumman enligt filen överensstämmer med vad som utanordnats. Filen provinläses in i ekonomisystemet Raindance varvid en fellista erhålles. Denna skrivs ut och arkiveras även om den är tom. Därefter körs filen in definitivt. En rapport som visar att verifikation har skapats och är godkänd (d.v.s. att sambandskontroller är ok) erhålls. Även denna lista skrivs ut och arkiveras. Kontroll sker att verifikationen är satt som definitiv. Verifikationen skrivs ut och arkiveras tillsammans med de övriga listorna. (Se kontroll 16.1 Fullständighet och riktighet avseende uppdatering av huvudbok.) Eventuella ombokningar som behöver göras skapas av en av systemförvaltarna i nya filer och löneutbetalningar kan ske ytterligare gång i månaden vid behov. Underlag till alla ombokningarna sparas i pärmar sorterat per månad. 17 Avstämning av lönerelaterade balanskonton En av systemförvaltarna ansvarar för att avstämning av vissa lönekonton och ekonomiavdelningen ansvarar för avstämning av bl.a. schabloner, löneskatt (deklaration), pensioner, semesterlöneskuld och övertidsskuld. Samtliga kontoavstämningar dokumenteras vid delårs- och årsbokslut. Då upprättas en avstämningsblankett (balanskontospecifikation) där saldo enligt huvudbok och saldo enligt underlag framgår. Blanketterna förvaras i en pärm för arkivering. Eventuella differenser förklaras och avstämningen signeras av den som är ansvarig för kontot. Vidare går alltid någon från 15 (16)

16 ekonomiavdelningen igenom alla kontoavstämningar och säkerställer kvaliteten på avstämningarna. (Se kontroll 17.1 Avstämning av lönerelaterade balanskonton.) 16 (16)