..Z.pfuYve.w- GiiSta Svensson

Transkript

1 Revisorerna Datum zo15-o6-25 Kommunst,'relsen Kommunfullmiktige - fiir kdnnedom Intern kontroll i den centrala liineprocessen Revisorerna i har gett PwC i uppdrag att genomftira en granskning av kommunsvrelsens interna kontroll avseende den centrala ltineprocessen. Vir hurudsakliga bediimning hr att de liinerutiner som finns pi plats iir viil inarbetade och fungerande. h,rc har dock noterat nigra omraden dhr kontrollmiljtin brir ftirbittras frir att shkerstdlla att den ltinerelaterade finansiella informationen iir fullstiindig, riktig och godkiind. Dessa omriden redovisas i bifogad rapport och handlar om tydliggtirande och formalisering av kontroller som utf<irs idag men dven fcirslag p& kontroller som inte utftirs idag. Vi vill siirskilt framhilla vikten av att rutiner gdllande behtirighetshantering samt att de checklistor som finns nyt$as pi avsett shtt (shkerstdlla en god arbetsfdrdelning samt sdkerstllla erforderliga efterkontroller). Det hr mycket angeliget att kontrollerna ir fullgoda avseende kineutbetalningar di det hr den mest vhsentliga utgiftsposten i kommunen. Vi <inskar kommentarer i anledning av vir granskning senast 2or5-ro-3r fraln kommunst)'relsen. Falkenberg den z5 juni eo15 Fiir revisorerna - t()..z.pfuyve.w- GiiSta Svensson

2 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll i kommunens centrala löneprocess Karin Norman Elgh Viktoria Johansson Juni 2015

3 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Introduktion Bakgrund och revisionsfråga Övergripande revisionsfrågor Metod och avgränsningar Slutsats från granskningen Central rutin för löneredovisning Övergripande information Dokumentation av policys, riktlinjer och rutiner Allmän systeminformation Behörigheter Uppläggning fasta data Fasta data uppgifter om anställda Fasta data övriga uppgifter Årlig lönerevision Tidrapportering Överföring från försystem Rutin för lönekörning Betalningsrutiner Ordinarie utbetalningar Manuella utbetalningar Överföring av information till ekonomisystem Kontoavstämningar och analyser... 12

4 1. Sammanfattning Revisorerna i har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av den centrala löneprocessen inom kommunen. Granskningen har genomförts av Karin Norman Elgh och Viktoria Johansson (PwC). Uppdraget har kvalitetssäkrats av Fredrik Carlsson. Arbetet har bestått av en kartläggning av löneprocessen och tillhörande rutiner Processkartläggningen baseras huvudsakligen på intervjuer med berörd personal i verksamheten samt analys av erhållet material och baseras på PwC:s tidigare erfarenhet av granskningar av liknande processer och rutiner. Kartläggningen skapar förutsättningar för att effektivt verifiera att identifierade nyckelkontroller utförs och därmed öka informationens tillförlitlighet vid bedömning av kommunens räkenskaper. Stickprovsmässig verifiering att kontrollerna utförs som beskrivits ingår ej i detta uppdrag. PwC har bedömt kontrollmiljön, identifierat och bedömt befintliga kontroller men inte testat dem i detalj. Den generella bedömningen är att de lönerutiner som finns på plats är väl inarbetade och fungerande. PwC har dock noterat några områden där kontrollmiljön bör förbättras för att säkerställa att den lönerelaterade finansiella informationen är fullständig, riktig och godkänd. Identifierade brister redovisas enligt nedan. Förslagen handlar om tydliggörande och formalisering av kontroller som finns på plats men även förslag på kontroller som inte utförs idag. Vi har gjort en prioritering av iakttagelserna där L står för låg prioritet, M för medel och H för hög. Vi har i granskningen noterat att det inte säkerställs att de checklistor och ansvarsfördelningsblanketter som finns framtagna efterlevs. Det bör säkerställas att befintliga rutiner utförs regelbundet och dokumenteras med signatur och/eller datum att de har utförts. (M) Det görs ingen systematisk riskanalys avseende den centrala lönehanteringen inom kommunen för att identifiera väsentliga risker och förändringar i processen. (L) En förteckning över vilka roller som finns och när dessa bör användas bör arbetas fram. Det bör även införas en regelbunden genomgång av vilka som har behörighet till systemet för att säkerställa att personer som inte skall ha tillgång till systemet ligger kvar. (M) Det bör införas en kontroll av ändringar och registeringar av grundlöner då dessa kan ändras av systemadministratörer och löneadministratörer under året. (H)

5 Ansvarig chef ska, enligt checklistan, granska sina anställdas uppgifter månadsvis via rapporter från självservice, men det finns ingen fullständighetskontroll att detta genomförs. (M)

6 2. Introduktion 2.1. Bakgrund och revisionsfråga Revisorerna i har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av den centrala löneprocessen inom kommunen. Granskningen har genomförts av Karin Norman Elgh och Viktoria Johansson (PwC). Processkartläggningen baseras huvudsakligen på intervjuer/samtal med berörd personal i verksamheten. Följande personer har varit intervjuade i granskningen: Namn Ann- Charlotte Gunnarsson Anna Magnusson Kristina Svensson Joanna Ljunggren Peter Axelsson Maria Johnsson Paulina Classon Befattning Systemadministratör/lönekonsult Systemadministratör/lönekonsult Lönekonsult Lönekonsult/personalhandläggare Förhandlare Systemadministratör, ekonomienheten Controller Övergripande revisionsfrågor Övergripande revisionsfråga är: Arbetar kommunen systematiskt med att säkerställa att kommunens verksamhet har en tillfredställande intern kontroll relaterat till den centrala löneprocessen och att följande mål uppnås: tillfredsställande kontrollmiljö inom löneprocessen som identifierar och förebygger eventuella svagheter i processen ändamålsenliga och effektiva kontroller inom löneprocessen för att stödja verksamheten och ge en rättvisande redovisning kontroller inom lönehanteringen som säkerställer att skapade lönetransaktioner är godkända och riktiga 2.2. Metod och avgränsningar Granskningen genomförs genom intervjuer med företrädare från kommunen på central nivå (löneavdelning/lönekontor). Vidare sker genomgång av kommunens eventuella riktlinjer och regler kring lönehanteringen. Analys av erhållet material och information från intervjuer utgör underlag för en samlad bedömning av kontrollmiljö och befintliga kontroller. Testning av identifierade kontroller i form av en stickprovsbaserad ansats har inte genomförts. PwC har bedömt kontrollmiljön, identifierat och bedömt befintliga kontroller men inte testat dem i detalj. Rapporten är sakavstämd med arbetsgivarenheten.

7 3. Slutsats från granskningen Iakttagelser och risker för respektive område redovisas nedan och klassificering enligt en skala. Vi har gjort en prioritering av iakttagelserna där L står för låg prioritet, M för medel och H för hög. Definitionen av denna klassificering visas nedan: Prioritet Hög Medel Låg Förklaring till prioritet Syftar på en svaghet som har stor inverkan på system, processer och relaterade kontroller och som kan utsätta enheten för större förluster, ineffektivitet och/eller kan resultera i en väsentlig felaktighet i räkenskaperna. Syftar på en situation eller arbetssätt som skiljer sig från vad PwC anser vara good practice och som vi bedömer har en negativ inverkan på den interna kontrollen över den finansiella rapporteringen. Syftar på en situation eller arbetssätt som enbart har en begränsad effekt på den interna kontrollen. Den generella bedömningen är att de lönerutiner som finns på plats är väl inarbetade och fungerande. PwC har dock noterat några områden där kontrollmiljön bör förbättras för att säkerställa att den lönerelaterade finansiella informationen är fullständig, riktig och godkänd. Identifierade brister redovisas enligt nedan. Förslagen handlar om tydliggörande och formalisering av kontroller som utförs idag men även förslag på kontroller som inte utförs idag. Ref. Område Identifierad brist Risk PwC:s rekommendationer 4.2 Dokumentation av policys, riktlinjer och rutiner 4.2 Dokumentation av policys, riktlinjer och rutiner Vi har noterat att befintliga checklistor och ansvarsfördelningar i vissa fall inte dokumenteras med signatur och/eller datum att de har utförts. Det görs ingen periodisk riskanalys avseende den centrala lönehanteringen inom kommunen för att identifiera väsentliga risker och förändringar i processen. Avsaknad av formaliserade rutiner ökar risken för att det interna kontrollarbetet inte utförs eller inte utförs i tillräcklig omfattning eller på rätt sätt. Det försvårar också möjligheten för ledningen att följa och säkerställa att eventuella felaktigheter har blivit identifierade och åtgärdade. Avsaknad av återkommande riskanalys ökar risken för att fel risker fokuseras vid förändringar i organisationen. PwC rekommenderar att kommunen formaliserar sitt arbete kring intern kontroll och säkerställer att befintliga checklistor och ansvarsfördelningar används. PwC rekommenderar kommunen att genomföra riskanalys avseende lönehanteringen minst årligen. Prioritet Medel Låg

8 4.4 Behörigheter Det har inte de senaste två åren skett någon översyn över vilka roller och ansvar som finns och det finns ingen rutin eller policy att så skall göras regelbundet. Avsaknad av översyn avseende roller och ansvar ökar risken för att personer som ej bör ha behörighet till vissa ansvar har detta. PwC rekommenderar kommunen att genomföra en översyn av roller och ansvar minst årligen för att säkerställa önskvärd ansvarfördelning inom respektive roll. Medel 4.4 Behörigheter Det är möjligt, för systemförvaltarna, att via inloggningen till behörighetssystemet Neptune redigera sin egen lön Personec P Betalningsrutin Övervakande kontroll av att alla chefer har granskat sina medarbetares lönekostnader saknas och utbetalningen stoppas inte vid avsaknad av godkännande i Personec P. Möjligheten att via inloggningen till Neptune redigera sin egen lön i Personec P ökar risken för att en högre lön än avtalat skall betalas ut. Avsaknad av fullständighet avseende chefers granskning av medarbetares löner ökar risken för felaktiga löneutbetalningar. PwC rekommenderar att en kontroll av ändringar i grundlöner införs. PwC rekommenderar kommunen att formalisera och stärka kontrollen av genererade lönekostnader genom att säkerställa att alla lönekostnader granskas av vederbörandes chef. Hög Medel

9 4. Central rutin för löneredovisning 4.1. Övergripande information har en decentraliserad lönehantering för kommunens förvaltningar och bolag inom koncernen. Löneadministratörer, assistenter och chefer sköter delar av lönehanteringen ute på respektive förvaltning och bolag. Barn och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen har var sin lönekonsult på förvaltningen. På Kultur och fritidsförvaltningen sköts lönehanteringen sedan av en ekonomiassistent och en nämndssekreterare/registrator. På serviceförvaltningen hanteras lönerna av två löneassistenter. Den centrala lönehanteringen hanteras av arbetsgivarenheten som ligger under kommunstyrelseförvaltningen. På arbetsgivarenheten arbetar de två systemadministratörer och en löneassistent. Förvaltning av lönesystemet, Personec P, sköts av de två systemadministratörer. Enheten har hand om hantering av löner avseende kommunsstyrelseförvaltningen, miljö och hälsoskydd, politikernas ersättning och Destinationsbolaget och Falkenbergs Näringsliv AB. Enheten har även hand om systemadministrationen för det med Varberg ägda bolaget, Vatten och miljö i väst AB. Vid granskningstillfället uppgick antalet månadsanställda till cirka 3000 personer inklusive de bolag som kommunen sköter lönerna för. Utöver månadsanställningarna tillkommer cirka 1000 timanaställningar, vilket ökar under sommarmånaderna. Vid granskningstillfället låg antalet löneutbetalningar på cirka 3650 per månad Dokumentation av policys, riktlinjer och rutiner Det finns inga övergripande styrande dokument avseende lönefrågor hos kommunen, t.ex. en personalhandbok eller liknande. För systemadministratörernas arbete finns ett körschema, vilket är en översiktlig instruktion över vilka moment och kontroller som skall genomföras och är kopplade till den månadsvisa lönekörningen. Till körschemat finns en tillhörande pärm med manualer för hur varje steg skall genomföras. På körschemat signerar systemadministratörerna när en kontroll är genomförd. En tidplan för löneutbetalningar finns publicerad på intranätet. På intranätet finns även dokument som beskriver personal- och lönerapportering till både chefer och medarbetare så som rapportering kring anställning och frånvaro. På intranätet finns också en checklista med tillhörande arbetsfördelning och avprickningsmatris för olika kontrollmoment som bör genomföras av antingen chef eller assistent samt hur olika rapporter tas fram. Det saknas däremot en kontroll av att befintliga checklistor och kontrollmoment används och genomförs. Vid uppdateringar av befintliga rutiner eller vid nya rutiner skickar systemadministratörerna ut mail till personalen det berör. Antingen skickas mail till alla som har tillgång till systemet eller till alla chefer beroende på vad rutinen avser.

10 Iakttagelse Den framtagna checklistan med tillhörande arbetsfördelning och avprickningsmatris för olika kontrollmoment ser vi som ett positivt kontrollmoment. Det är även positivt med en tydlig arbetsfördelning, som är dokumenterad, mellan chef och assisten för att säkerställa att inget moment faller mellan stolarna eller att dubbelarbete utförs. Däremot bör det säkerställas att denna efterlevs Allmän systeminformation Kommunen använder löne- och personalsystemet Personec P. Systemet infördes 1999 och systemleverantör är Aditro. Systemet är ett standardsystem med anpassningar till så som avtal, varningar och signaler på fellistor m.m. Systemadministratörer på arbetsgivarenheten ansvarar för driften av Personec P. Moduler som används i Personec P innefattar, Förhandling, HR, Utdata, Winlas, Timecare planering, Timecare pool och Adato Behörigheter Inloggning till lönesystemet och självservice sker genom kommunens användar- ID vilket är knutet till personnumret. Dessa administreras av kommunens IT avdelning. Lösenord krävs alltid samt regelbundna lösenordsbyten. Behörigheter läggs upp av de två systemadministratörerna i behörighetsmodulen Neptune. Inloggning i Neptune är inte kopplat till kommunens användar- ID och inte heller till personnummer. Vid uppläggning av nya behörigheter eller vid förändringar av behörigheter används en behörighetsblankett, som respektive chef skickar till arbetsgivarenheten. Behörighetsblanketten skall alltid finnas som underlag och skall alltid skrivas under av respektive chef. Genom att inloggningen till lönesystemet görs via kommunens användar- ID vilket är knutet till personnumret finns en spärr så personalen som har möjlighet att ändra fast data i systemet inte kan registrera/ ändra sin egen lön. Detta gäller dock inte för de två systemadministratörerna då dessa har tillgång till ytterligare ett användar-id för inloggning till Neptune som inte är kopplat till personnummer. Däremot loggas alla ändringar även när inloggning sker genom användar-id för Neptune. Behörigheterna är uppbygga av dels standardroller och dels roller som har satts upp efter verksamhetens behov. Rollerna kombineras med ansvar, vilket styr vilka enheter som respektive individ får åtkomst till. Det finns även titt - behörigheter där användaren kan se vad som är registrerat i systemet under ett visst ansvar men inte registrera själv. Löneadministratörerna har tillgång till sina respektive ansvar, men fungerar även som ersättare för varandra. Det finns ingen lista över alla användare och vilka roller de har utan för att se användare och vilka roller de har måste en sökning på respektive enhet göras. I systemet finns många olika roller och en riktlinje över vilken roll som skall användas när saknas. Det sker inte någon

11 regelbunden uppföljning av de behörigheter och roller som ligger inlagda, däremot sker uppföljning vid behov. Chefer är knutna till sitt ansvar. Cheferna fungerar även som ersättare för varandra och det skall enligt intervjuade alltid finnas ersättare för cheferna. Systemadministratörerna och löneassistent på arbetsgivarenheten, BUF och soc lönekonsult på barn- och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen samt ersättare barn och utbildningsförvaltningen samt pensionshandläggare och personalassistent har full behörighet att rapportera på allt i systemet. I Personec P finns en spärr som säkerställer att det för alla, förutom systemadministratörerna på arbetsgivarenheten, inte går att göra några förändringar eller rapportering på sig själv i systemet. Iakttagelse En förteckning över vilka roller som finns och när dessa bör användas bör arbetas fram. Det bör även införas en regelbunden genomgång av vilka som har behörighet till systemet för att säkerställa att personer som inte skall ha tillgång till systemet ligger kvar. Det bör införas någon form av kontroll av ändringar och registeringar av systemadministratörerna löner då dessa kan ändra sin egen lön Uppläggning fasta data Fasta data uppgifter om anställda Anställningar görs främst av assistenter och personalhandläggarna ute på förvaltningarna. Anställningarna registreras i systemet och skrivs därefter ut för påskrift av chef och den anställde. Vid förändringar i anställningen, så som lön, sysselsättningsgrad eller förlängning skall alltid underlag i form av ett nytt anställningsavtal finnas. Alla underlag sparas i personalakterna centralt. Ändring av personuppgifter t ex. adressuppgifter kan personalen göra själva i självservice. Bankkontonummer lämnar de anställda uppgifter om till banken. Nya avtal skrivs inte vid den årliga lönerevisionen, då förhandlingsprotokoll ses som underlag. Vid avslut fyller den anställda i blanketter om det rör pension eller att personen säger upp sig. Detta registreras av assistenterna. Vid uppsägning från arbetsgivaren finns alltid ett förhandlingsprotokoll. Underlag skall alltid finnas. Alla ändringar som görs vad det gäller anställningar loggas. Det går i efterhand att söka fram på person vem som gjort ändringar i anställning. Kontroll av inlagda uppgifter vid nyanställning sker genom att avtal skrivs ut och signeras efter att uppgifterna registrerats i systemet.

12 Iakttagelse I och med att anställningsavtalen skrivs ut efter att de registreras i systemet sker en automatisk kontroll av att det är korrekta uppgifter som har registrerats vilket vi anser är bra Fasta data övriga uppgifter Ansvar och konton läggs in centralt av systemadministratör. Ansvar och konton ligger inlagt genom organisationsträdet om inget avvikande konto skall användas. Sociala avgifter/arbetsgivaravgifter läggs på i ekonomisystemet av personal på ekonomiavdelningen underlagen kommer ifrån lönesystemet Årlig lönerevision Den årliga lönerevisionen hanteras i modulen Förhandling och initieras av förhandlaren på arbetsgivarenheten. Efter att Förhandling har öppnats upp och de gamla lönerna ligger i systemet tilldelas respektive chef den personal som ligger under deras ansvar. Alla nya löner läggs därefter in direkt i modulen Förhandling och efter att nya löner har registrerats sker en kontroll att den årliga potten inte har överskridits. Förhandlingar sker därefter mellan arbetsgivare och facken. Listorna som finns bifogat till förhandlingsprotokoll är utskrivet ur systemet. Lönadministratörerna har inte tillgång till förhandlingsmodulen men har behörighet till medarbetarnas anställningsbild där det gåt att justera grundlönen. Systemförvaltarna och lönadministratörerna kan därmed gå in och ändra medarbetares löner löpande under året. Vid sådana tillfällen skall det alltid finnas ett nytt påskrivet anställningsavtal som underlag. Efter att lönerna har lästs in från förhandling till Personec P görs stickprovskontroller att lönerna har kommit in korrekt. Fellistor signalerar vid bland annat lönetillägg om de skall vara kvar och sänkt lön Tidrapportering Användingen av Personec P utgår ifrån att det finns ett aktuellt schema inlagt i systemet för alla anställda. Avvikelser som påverkar grundlönen (sjukdom, föräldraledighet, semester, bilersättningar med mera) skall rapporteras av respektive medarbetare via tidrapporteringsmodulen Självservice i Personec P och godkännas av ansvarig chef enligt uppsatt attestflöde. I självservice finns både en tillstyrkarfunktion och beviljarfunktion. Det är alltid chefen som beviljar medan assistenter tillstyrker. På de enheter där självservice inte finns får anställda ut ett veckoblad som de fyller i, därefter skriver assistenten in uppgifterna i system som därefter beviljas av chef. Inom vissa enheter skriver timanställda tidrapport som läggs in av löneassistent och därefter beviljas av chef.

13 Samtliga tidavvikelser samt manuella tidrapporter rapporteras i Personec P och attesteras av respektive chef. Assistenter ute i verksamheten kontrollerar om det är rätt antal personer som arbetar per dag. Personalgruppernas veckoblad syns även av hela personalgruppen Överföring från försystem Till Personec P importeras information från försystemen, Förhandling, Timecare planering och Timcare pool. Förhandling importeras vid lönerevisionen, Timecare planering läses in när nya scheman har lagt in samt vid planerad frånvaro och Timecare Pool importeras tre gånger i veckan. Förhandling läses in av systemadministratör centralt. Timecare Pool läses in tre gånger i veckan, måndag, onsdag och fredag. Timecare planering läser assistenter in när nya scheman eller planerad ledighet har lagts in i systemet. Systemadministratör centralt kontrollerar att Timecare planering har lästs in och assistenterna ute i verksamheterna kontrollerar att det är korrekt. Efter att Timecare Pool har lästs in tillstyrks tiderna av assistenter och beviljas av respektive chef Rutin för lönekörning Systemadministratörerna på arbetsgivarenheten genomför varje månad lönekörningar enligt uppsatt körschema. Även lönekonsulten på socialförvaltningen kan starta lönekörningen. Till körschemat finns en pärm med manualer för varje moment. Preliminära löneköringar görs varje dag måndag till fredag från den första varje månad fram till att lönen verkställs. Utöver det görs en preliminär lönekörning före att verkställandet av lönen har startas. Efter den preliminära lönekörningen görs ett antal kontroller bland annat kontrolleras semester, om förmycket skatter dras och höga bruttolöner. De kontroller som görs dokumenteras inte utöver det som syns i systemet. Innan den definitiva lönekörningen genomförts kontrolleras sjuk- och friskanmälningar. Kontroller görs av semester, skatter höga bruttolöner samt sjuk- och friskanmälningar m.m. Iakttagelser De kontroller som görs dokumenteras inte utöver det som loggas i systemet.

14 4.10. Betalningsrutiner Ordinarie utbetalningar Månadsvis sker en ordinarie utbetalning samt två schemalagda utbetalningar för löneutbetalningar som inte kommit med i den ordinarie utbetalningen. Utbetalningar hanteras centralt av systemadministratörerna på arbetsgivarenheten. Systemadministratörerna initierar körningen av bankfilen. Samtidigt med bankfilen skapas en loggfil med totalsumman och stora utbetalningar. Bankfilen skickas vidare automatiskt via integrationssystemet Decapus till Nordea. Därefter bemyndigas utbetalningen via Nordea e-legitimation vilket kan göras av systemadministratörerna samt lönekonsult på socialförvaltningen. Vid bemyndigandet skrivs totalsumman i. Vid körningen av bankfilen görs en printbild i Personec P, printbilden tillsammans med loggfilen skickas till ekonomikontoret, kassan. Dessa underlag skrivs under av två personer. Chefer med personalansvar ska enligt checklista kontrollera månadens utbetalning av löner via analyslistan. Listan skapas och distribueras via Personec P arbetsledare. Vid utbetalningen av löner jämförs den bankfil som skapas med underlaget i Personec P, vilket signeras av två personer. Iakttagelser Det saknas en kontroll som säkerställer att cheferna, varje månad, granskar sina lönekostnader Manuella utbetalningar För manuella utbetalningar av enskilda lönetransaktioner fylls en blankett i som skickas till arbetsgivarenheten. Manuella utbetalningar kan systemadministratörerna på arbetsgivarenheten samt lönekonsult på socialförvaltningen genomföra. Justeringar görs i systemet utifrån blanketten, därefter skickas ett mail till Nordea med vem det gäller, vilket konto som skall belastas samt att det är från. Inga övriga underlag krävs då manella utbetalningar som görs avser sådant som skulle utbetalas nästkommande månad. På så sätt finns underlag i systemet eller genom blanketter, t ex. tjänstgöringsrapport med underskrift av chef. Förskott lämnas aldrig. Underlaget på justeringen skickas till ekonomikontoret, två personer på arbetsgivarenheten attesterar underlagen. Därefter sker en avstämning av konton vid nästkommande lön. Inga utbetalningar görs utan att det finns ett underlag till utbetalningen.

15 4.11. Överföring av information till ekonomisystem Huvudboken i Raindance uppdateras månadsvis vid lönekörningar via en fil som läses över från Personec P. Via initieringen av lönekörningen som startas manuellt av systemadministratörerna på arbetsgivarenheten skapas en ekonomifil som förs över till ekonomisystemet. Vid kontroll innan ekonomifilen skapas rättas eventuella fel, t.ex. registrering av kostavdrag. Utanordningen som skickas till ekonomikontoret signeras av två personer i förening. Konteringen är styrd från uppsättningar i Personec P och går automatiskt in på förvalda konton i Raindance. Semesterlöneskulden beräknas i Personec P medan sociala avgifter beräknas i Raindance på förbestämde konton. När lönefilen läses in i Raindance görs vissa sambandskontroller, t.ex. mellan konto och ansvar Kontoavstämningar och analyser Personal på arbetsgivarenheten gör varje månad ett antal kontroller bland annat kontrolleras att skatten är rätt hanterad, de kontrollerar skattedeklarationen som därefter skickas till ekonomi som kontrollerar att skattekontot redovisas rätt. Arbetsgivarenheten kontrollerar även att rätt siffra har skickats till kronofogden, samt kontrollerar löneskulden och gör en avstämning av den totala löneskulden. Dessa kontroller dokumenteras i en pärm på arbetsgivarenheten. Centralt görs en rimlighetsbedömning av löneökningar vid tertialrapport ett, delårsbokslut och årsredovisning. I årsredovisningen följs även semesterlöneskulden upp centralt. Iakttagelse Det görs ingen månadsuppföljning av lönekostnaderna centralt Karin Norrman Elgh Projektledare Fredrik Carlsson Uppdragsledare