Marks kommun. Granskning av intern kontroll i lönehanteringen Sara Wåhlin Emily Jönsson

Transkript

1 Marks kommun Granskning av intern kontroll i lönehanteringen Sara Wåhlin Emily Jönsson

2 Innehållsförteckning 1 INLEDNING UPPDRAGSBESKRIVNING METOD OCH AVGRÄNSNING SLUTSATSER ÖVERSIKTLIG INFORMATION ÖVERSIKTLIG INFORMATION OM OMFATTNING ROLLER OCH ANSVARSFÖRDELNING BERÖRDA SYSTEM INFORMATION/RIKTLINJER/POLICIES ÖVERVAKANDE KONTROLLER BEHÖRIGHETER LÖSENORD OCH SÄKERHET TIDRAPPORTERING PLANERING/SCHEMALÄGGNING/FASTSTÄLLANDE AV SCHEMA FLEXTID KOSTNADSERSÄTTNINGAR ARVODEN FÖRTROENDEVALDAS ARVODEN ERSÄTTNING TILL UPPDRAGSTAGARE FÖRÄNDRINGAR I FASTA DATA PERSONALREGISTRET KONTERINGSSTYRNING/ORSAKSKODER LOGGNING OCH UPPFÖLJNING FÖRÄNDRINGAR I ACKUMULATORER LÖNEREVISION LÖNEBEARBETNING UPPFÖLJNING FELLISTOR UTBETALNING UPPDATERING AV HUVUDBOK AVSTÄMNING AV LÖNERELATERADE BALANSKONTON

3 1 Inledning 1.1 Uppdragsbeskrivning Kostnad för löner och lönebikostnader är en betydande del av den totala kostnaden för Marks Kommun. Som ett led i arbetet med att säkerställa att en god intern kontroll upprätthålls i verksamheten har PwC av de förtroendevalda revisorerna i Marks Kommun fått i uppdrag att kartlägga rutiner och kontroller avseende lönehanteringen inom kommunen. Övergripande revisionsfråga är: Innehåller löneprocessen ändamålsenliga och effektiva kontroller för att stödja verksamheten och ge en rättvisande redovisning? Finns det kontroller på plats i lönehanteringen för att säkerställa att de lönetransaktioner som skapas är godkända och riktiga? Nedan beskrivs löneprocessen översiktligt med identifierade kontroller. Eventuell avsaknad av kontroller eller där vi identifierat brister i kontrolldesignen i befintliga kontroller tydliggörs genom observationer med förslag till förbättringar (dessa återfinns i detalj i Appendix). Denna genomgång används med fördel som underlag för vidare arbete med att stärka den interna kontrollen. 1.2 Metod och avgränsning Arbetet har bestått av en kartläggning av löneprocessen och dess rutiner. Kartläggningen skapar förutsättningar för att effektivt verifiera att identifierade nyckelkontroller utförs och därmed öka informationens tillförlitlighet vid bedömning av kommunens räkenskaper. Stickprovsmässig verifiering att kontrollerna utförs som beskrivits ingår ej i detta uppdrag. Processkartläggningen är huvudsakligen baserad på intervjuer med nedanstående personer: Eva Kjellstedt, verksamhetsutvecklare/systemförvaltare Personec P med moduler och Neptune Britt-Marie Nilsson, systemägarens representant Kommunledningskontoret Lena Arvidsson, sektorchef Teknik- och serviceförvaltningen Bedömning av lönerutinens interna kontroll omfattar följande huvudmoment: Registrering av löneuppgifter/avvikelserapportering (godkännande, fullständighet och riktighet i indata) Registervård av fasta data (anställningsavtal, löneuppgifter etc). Översiktlig kartläggning av rutinen för behörighetsadministration (behörighetskontroller) Översiktlig kartläggning av utdata så som betalningsfil och bokföringsfil (godkännande, fullständighet och riktighet i indata) Efter sammanställning av intervjuerna har en analys genomförts med utgångspunkt från intervjuresultatet samt PwC:s erfarenhet från tidigare granskningar av lönerutiner. 3

4 2 Slutsatser Iakttagelser med dess risker för respektive område redovisas under nedanstående avsnitt och är klassificerade enligt en fyrgradig skala. Prioritet Beskrivning Rekommendation 1 Mycket allvarlig och uppenbar brist som Åtgärder bör vidtas omedelbart. kan få allvarliga konsekvenser för verksamheten. 2 Allvarlig brist som på sikt eller i Åtgärder bör planeras omedelbart. kombination med andra brister skulle kunna få konsekvenser för verksamheten. 3 Problem som inte är förenligt med god Åtgärder bör planeras. praxis. 4 Mindre problem eller område där utrymme finns för förbättring. Åtgärder bör beaktas. Vår utgångspunkt är att det är i kommunens intresse att ha en tydlighet kring de rutiner och kontroller som säkerställer en fullständig och riktig redovisning av lönerelaterade transaktioner. I tillägg till detta en i övrig lämplig nivå på den interna kontrollen samt effektiva rutiner. Vår bedömning är att rutinen för lönehanteringen är väl inarbetad och berörd personal är väl insatta inom området. Information är strukturerad och förmedlas till berörda parter till stor del via Intranätet. Kontroller utförs i många fall, dock saknas i vissa fall formalisering och dokumentation av utförda kontroller. Det finns goda förutsättningar för att uppnå god intern kontroll inom lönehanteringen vilket skulle uppnås genom att beakta och åtgärda identifierade brister. Identifierade brister redovisas enligt nedan, för mer detaljerad beskrivning se Appendix 1. Ref. Område Identifierad brist Prioritet 3.2 Roller och ansvarsfördelning Ansvarsfördelning Det saknas ansvarsbeskrivningar för väsentliga roller relaterat till lönehanteringen. 3.4 Riktlinjer kring intern kontroll Riktlinjer kring intern kontroll Avsaknad av riktlinjer eller brister i kommunikation av instruktioner från nämnden avseende intern kontroll i 4 Rimlighetsbedömning löneutbetalning lönehanteringen. Rimlighetsbedömning löneutbetalning Den kontroll som görs avseende rimlighet av periodens löneutbetalning dokumenteras inte. 5 Behörighetsadministration Uppföljning av behörigheter Det finns ingen formaliserad rutin för att kontinuerligt gå igenom behörigheterna för att säkerställa att personal som slutat inte längre har åtkomst. 5.1 Lösenordsskydd Lösenordsskydd För systemförvaltare, systemägarens representant och löneadministratörer finns det inga krav på lösenordskomplexitet till Personec P eller när byte av lösenord ska ske. 6.1a Schemahantering Rimlighetskontroll sysselsättningsgrad

5 Det saknas kontroll över rimlighet i ändringar i schema som påverkar sysselsättningsgraden och därmed utbetald lön. 6.1b Tidrapportering Oattesterade tidsavvikelser Det saknas formaliserad uppföljning av äldre oattesterade tidsavvikelser. 7 Attest av kostnadsersättningar Attest av kostnadsersättningar Det finns inga beloppsgränser i Självservice i samband med attest och löneavdelningen har inte full insikt i de olika delegationsordningar respektive förvaltning har. 9.1 Nyanställningar Riktighet i anställningsavtal Det finns ingen central uppföljning att anställningsavtal är korrekt ifyllda och godkänns av HR före registrering i personalregistret. 9.3 Förändringar i fasta data Uppföljning av logglistor Alla ändringar i data loggas i Personec P, men loggarna används inte som underlag för uppföljning. 10 Lönerevision Processbeskrivning lönerevision För att tydliggöra processen, olika roller och ansvar vid lönerevision har en processbild upprättats, denna är dock inte godkänd och kommunicerad i organisationen. 11 Lönebearbetning Löner för närstående Det finns inga riktlinjer kring lönehantering för närstående eller familjers lön, om de arbetar i kommunen. 12 Utbetalning Avstämning nettolöneskuld Det görs ingen månatlig avstämning av nettolöneskuldskontot Översiktlig information 3.1 Översiktlig information om omfattning Marks kommun har ca 2800 tillsvidaranställda, visstidsanställda med månadslön samt timanställda motsvarande årsarbetare samt 314 förtroendevalda.. Utöver detta betalas det ut arvoden till uppdragstagare. Totalt sett går det ut ca 4100 lönebesked varje månad ifrån löneavdelningen, motsvarande en månatlig utbetalning på ca miljoner. 3.2 Roller och ansvarsfördelning Medarbetare medarbetare ansvarar för att registrera och lämna in avvikelser i arbetstid gentemot fastställt schema detta görs i Självservice. Medarbetarnas ansvar förtydligas i manual Självservice som finns tillgänglig i portalen. Chefer i Självservice ansvarar chefen för att attestera medarbetarens avvikelser gentemot schemat och attest av personliga utlägg och reseräkningar. Chefens ansvar förtydligas i manual Självservice som finns tillgänglig i portalen. Personalredogörare -I varje förvaltning finns det ett antal personalredogörare (totalt ca 40 st.) som bland annat ska stödja medarbetarna med registrering av tid och scheman i Självservice. Dessa personer är stöd åt cheferna vid upprättande av anställningsavtal samt en brygga mellan chefen och medarbetarna. Personalredogörarnas ansvar förtydligas i manual Självservice som finns tillgänglig i portalen. 5

6 Systemägare för Personec P med moduler Neptune och Självservice. HR-chefen är systemägare och har det övergripande ansvaret. Det finns en dokumenterad ansvarsfördelning mellan systemägare och systemförvaltare. Personalspecialister verksamma ute i respektive förvaltning och HR:s förlängda arm ute i verksamheten. Enligt HR-chefen har personalspecialisternas roller sett olika ut för de skilda förvaltningarna. Sedan 1 maj 2011 tillhör alla personalspecialister den nya personalenheten vid Kommunledningskontoret. Arbete pågår med roll- och ansvarsfördelning. (Se kontroll 3.2 Ansvarsfördelning) Löneadministratörer - ingår i löneavdelningen och är sex personer som arbetar med att registrera personuppgifter, löneförändringar, bearbeta lön och andra lönerelaterade arbetsmoment. Det finns ingen roll- och ansvarsbeskrivning för löneadministratörerna. (Se kontroll 3.2 Ansvarsfördelning) Systemförvaltare Personec P tre personer som ingår i löneavdelningen och ansvarar för uppdateringar av programvaran och tabeller och behörighetsadministration. I rollen som systemförvaltare finns en dokumenterad ansvarsfördelning. Systemtekniker IT-personal som ansvarar för den tekniska driften av berörda lönesystem. 3.3 Berörda system Personec P med modulerna Självservice webb, Förhandling, Förtroendemannarutinen och Utdata implementerades i maj Systemleverantör är Aditro HRM AB. Neptune en applikation för administration av behörigheter. 3.4 Information/Riktlinjer/Policies Löneavdelningen har veckovisa verksamhetsmöten med information och avstämning av lönearbetet. En gång i månaden hålls ett längre verksamhetsmöte där personalen informeras om förändringar i riktlinjer eller utbildas i relevanta områden. Löneavdelningen har även riktade utbildningar till chefer avseende ansvar och arbetsuppgifter i Självservice. Personalredogörare har användarträffar 1 ggr per termin. I kommungemensamt reglemente för nämnderna i Marks Kommun (gäller from ) framgår att det är nämnden som har ansvar för den interna kontrollen inom verksamhetsområden och har skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet. Under granskningen framkom dock att Teknik- och Servicenämnden inte efterfrågat information eller gett instruktioner om hur arbete med intern kontroll avseende lönehanteringen ska bedrivas. (Se kontroll 3.4 Riktlinjer avseende Intern Kontroll). Det finns en tidplan fastställd och kommunicerad till berörda parter, som rör själva lönebearbetningen och även manualer för användare, chefer och personalredogörare i Självservice. Det finns en tydlig struktur där nyheter och information kommuniceras till berörda parter via Intranätet. Det finns även användarmanualer i detalj för relevanta moment. Det finns även en personalhandbok där riktlinjer och policies beskrivs eller hänvisas till annan plats på Intranätet. 6

7 4 Övervakande kontroller I samband med den definitiva lönekörningen följer systemförvaltarna upp att lönesumman är rimlig för kommunen. Kontroll görs både mot föregående månad eller samma månad föregående år. När en längre retroperiod uppstått i samband med lönerevision kontrolleras lönesumman för de stora förvaltningarna med respektive förvaltningsekonom. En printscreen tas ut och dokumenteras tillsammans med utanordningen för varje månad. Dock dokumenteras inte den rimlighetsbedömning som görs. (Se kontroll 4 Rimlighetsbedömning löneutbetalning). 5 Behörigheter Personec P, Självservice och Neptune är de applikationer där kritiska funktioner och data föreligger och där begränsad åtkomst och ansvarsfördelning bör föreligga för att det ska finnas grund för en god intern kontroll. I samband med nyanställning registrerar Kommunikation- och IT-enheten den anställde i AD och skapar ett användar Id. Systemförvaltarna får en behörighetsblankett från anställande chef där önskad behörighetsroll är ifylld och utifrån detta kopplar systemförvaltarna användarid i Neptun till önskad roll. När en anställd slutar ska en blankett fyllas i av närmsta chef och skickas till systemförvaltarna. Utifrån denna blankett tas sedan behörigheterna bort. Ansvaret för att denna blankett fylls i och skickas in ligger hos respektive chef. Det finns ingen formaliserad rutin för att kontinuerligt gå igenom behörigheterna för att säkerställa att personal som slutat inte längre har åtkomst. (Se kontroll 5 Behörighetsadministration) Behörigheter till Personec P De olika rollerna som finns att välja på är Chef, personalredogörare, ekonom och personalspecialist. Det är chefernas ansvar att fylla i rätt roll på blanketten och systemförvaltaren är sen ansvarig för att koppla rätt roll till användarid i Neptun. Det är IT-avdelningen som öppnar upp och stänger ner för externa användare som ska komma åt Personec P, det är enbart systemteknikern som kan se och bestämma vem som får komma in i systemet. Behörigheter till Självservice De roller som förekommer i Självservice är medarbetare, chef och personalredogörare. Det framkom under intervjuerna att det är vanligt förekommande med delat ledarskap inom vissa förvaltningar. Det delade ledarskapet är upplagt i det organisatoriska trädet. Behörigheter till Neptune Till själva behörighetsstyrningssystemet Neptun är det endast systemförvaltarna (tre personer) och två personer på IT-avdelningen som har tillgång. De två personerna på IT använder sig av ett gemensamt inloggnings ID. 7

8 5.1 Lösenord och säkerhet Vid inloggning till kommunens IT-miljö används singel sign on. Detta gäller samtliga anställda med undantag av löneavdelningen (samt systemägare och IT) som istället loggar in lokalt för att komma åt Personec P och Neptun. För singel sign on är lösenordskravet strikt styrt från Kommunikation- och IT-enheten med krav på lösenordskomplexitet och byte var 90:e dag. För lokala användare (systemförvaltare, systemägarens representant och löneadministratörer) finns det inga bestämmelser för hur lösenordskomplexitet till Personec P ska se ut eller när byte av lösenord ska ske. Anställda på löneavdelningen har lösenordsskyddade skärmsläckare som går igång efter att datorn varit orörd i 20 minuter. (Se kontroll 5.1 Lösenordsskydd Personec P). 6 Tidrapportering 6.1 Planering/schemaläggning/fastställande av schema Varje anställd har ett grundschema som vid nyanställning skapas utav personalredogörarna och kopplas till anställningen av löneadministratören. Det finns ett grundschema och ett placeringsschema, ett placeringsschema är ett tillfälligt schema där sysselsättningsgraden inte är densamma som den anställdes normala. Utöver detta har vissa verksamheter också jour- och beredskapsscheman. Det är sysselsättningsgraden enligt grundschemat som styr vad de får för lön. När personalredogörarna har gjort en ändring av schema som påverkar sysselsättningsgraden skall de kontakta löneadministratören och även skicka ett nytt anställningsbeslut för att lönen till den anställde ska bli korrekt. Det finns ingen kontroll som säkerställer att de ändringar som gjorts är korrekta. (Se kontroll 6.1a Rimlighetskontroll sysselsättningsgrad). De anställda inom socialförvaltningen kan även byta pass med varandra vilket inte kräver en attest av chefen. Detta är ett medvetet val då passbyte är vanligt förekommande. Det finns en risk att de anställda arbetar mindre timmar än enligt sysselsättningsgrad, men risken att det blir väsentliga fel är låg och torde vara självreglerande. Varje anställd har tillgång till Självservice via en webbapplikation som finns tillgänglig på kommunens portal. I Personec P har varje anställd ett schema inlagt, vilket läggs in vid nyanställning. De anställda registrerar själva avvikelser i ordinarie schema exempelvis flextid, semester och frånvaro. Dessa uppgifter ska sedan attesteras av behörig chef innan de läses över till Personec P. Det görs inga regelbundna kontroller för att följa upp äldre oattesterade avvikelser. Systemförvaltarna brukar kontrollera detta innan lönerevision men det finns inga formaliserade rutiner eller tydliggörande av ansvar kring detta. (Se kontroll 6.1b Oattesterade tidsavvikelser). 6.2 Flextid Det finns riktlinjer för flexibel arbetstid. Därtill finns flera olika lokala flextidsavtal som slutits av förvaltningarna med olika avstämningsperioder som månads- eller kvartalsavstämning. Där de vanligaste flextidsramarna är +40/-20 eller +20/-20 timmar. 8

9 För anställda med inlöst övertid finns en regel där flextidsramen är +200 timmar med avstämning vid årsskiftet där enbart 40 timmar får föras över till nästkommande år. Automatisk avstämning innebär att överskjutande timmar i förhållande till flextidsramen försvinner. Minussaldo registreras som tjänstledighet med avdrag 1/ Kostnadsersättningar Reseräkning skapas i Självservice, och det finns vissa fält som den anställde måste fylla i för att komma vidare i registreringen av reseräkning. Tillsammans med reseräkningen lämnas kvitton till chefen som ska kontrollera detta innan attest. Attest görs i Självservice. Underlag sparas i tio år hos respektive chef. Det finns inga beloppsgränser i Självservice i samband med attest och löneavdelningen har inte full insikt i de olika delegationsordningar respektive förvaltning har. (Se kontroll 7 Attest av kostnadsersättningar). För hantering av kostnadsersättningar till förtroendevalda se nedan beskrivning. 8 Arvoden 8.1 Förtroendevaldas arvoden Ett arvodesreglemente som reglerar ersättning för förtroendevalda är antaget av kommunsstyrelsen. Kommunalråden, ordförande, vice ordförande, samtliga ledamöter i kommunstyrelsen och facknämndernas arbets- och socialutskott samt i revisionen har fasta arvoden med varierande grad av tjänstgöring. Övriga ersättningar är baserade på mötesnärvaro, förlorad arbetsinkomst, milersättningar och eventuella utlägg. Förtroendevalda väljs per mandatperiod och protokollet från mötet där de förtroendevalda väljs in skickas till lönekontoret och ligger till grund för registrering av personuppgifter. I protokollet finns information gällande vilka som blivit invalda, vilken post de tilldelats och deras arvoden. För att protokollet ska vara giltligt så måste ordförande på mötet signera protokollet. Löneadministratör kontrollerar att protokollet är godkänt av behörig person och registrerar in uppgifterna i Personec P. De förtroendevalda använder inte Självservice utan rapportering sker via nämndsekreteraren. Varje nämndsekreterare begär in intyg för förlorad arbetsförtjänst och räknar fram ersättning utifrån närvaro på möten och ev reseersättningar. Nämndsekreteraren lägger sedan in detta i förtroendemannarutinen och underlaget bearbetas tillsammans med övriga löneunderlag. Efter att den förtroendevaldas mandatperiod tagit slut görs ett avslut i Personec P och ny registrering i de fall omval sker. Själva registreringen sker i Personec P, men alla ändringar sker i förtroendemannarutinen. 8.2 Ersättning till uppdragstagare Löneadministratörerna får in särskilda blanketter från varje förvaltning för utbetalning/kostnadsersättning till uppdragstagare. Exempel på uppdragstagare är gode män, föreläsare, artister, familjehem m.fl. 9

10 Gode män läggs in i Personec P, och får sedan skicka in ett arvodesbeslut som attesteras av överförmyndarsekreteraren. Familjehem hanteras via socialförvaltningen där en personalassistent lämnar in underlag för ersättning. Själva godkännandet av ersättningen sker på socialförvaltningen, när underlaget kommer till lönekontoret är allt redan godkänt och klart att registreras. Kulturförvaltningen är ansvarig för utbetalningsanmodan för föreläsare och artister. De skickar en blankett med information om antal timmar och pris, som sedan skrivs på av chef och personalassistent till lönekontoret. Det finns ingen uppföljning löneavdelningen avseende att kostnadsersättningar är rimliga utan denna uppföljning görs på respektive förvaltning i samband med uppföljning av utfall mot budget. 9 Förändringar i fasta data 9.1 Personalregistret Nyanställning Vid nyanställning skriver anställande chef på anställningsavtalet och skickar i original till löneavdelningen för registrering i Personec P. Löneavdelningen har inte tillgång till alla delegationsordningar och har ingen möjlighet att säkerställa att behörig person har godkänt anställningen. Man gör dock en kontroll av att det är arbetsställets chef eller dess överordnade som har skrivit under. I många fall saknas väsentlig information på anställningsavtalen och löneavdelningen får då be om kompletteringar. (Se kontroll 9.1Riktighet i anställningsavtal). Ändring Det är endast personuppgifter som ändras under verksamhetsåret. Det finns tydliga instruktioner om att löner inte ändras under verksamhetsåret utan endast i samband med lönerevision. Lönetillägg är accepterat under verksamhetsåret. Det finns en blankett Beslut om lönetillägg som alltid krävs som underlag för tillägget. Om den anställde får en ny tjänst eller förändrat ansvar ska nytt anställningsavtal skickas in och i de fall detta påverkar behörighetstilldelningen ska ny blankett skickas in. Avslut av anställning När en anställning avslutas skall en blankett skickas in med information om avgångsorsak och slutdatum. Denna blankett används som underlag för registrering av slutdatum i lönesystemet. I samband med detta låses också behörighetskontot i Neptun av systemförvaltarna. När slutdatum registrerats räknar Personec P automatiskt ut slutlön enligt angivet slutdatum. 9.2 Konteringsstyrning/orsakskoder Systemförvaltaren har kopplat orsakskoder till kontonummer i systemet manuellt. Om något konto tas bort kommer detta generera ett fel i fellistan och systemförvaltaren får sedan ta bort orsakskod och konto manuellt. Det är endast systemförvaltarna som har behörighet att ändra i konteringsstyrningen. 9.3 Loggning och uppföljning Alla ändringar i data loggas i Personec P, men loggarna används inte som underlag för uppföljning. (Se kontroll 9.3 Uppföljning av logglistor). 10

11 9.4 Förändringar i ackumulatorer Det är endast löneadministratörerna och systemförvaltarna som har tillgång till att göra förändringar i ackumulatorer (såsom flextid, komptid och semesterdagar). Alla ändringar i ackumulatorer loggas, men loggarna används inte som underlag för uppföljning. (Se kontroll 9.3 Uppföljning av logglistor). 10 Lönerevision För att tydliggöra processen, olika roller och ansvar vid lönerevision har en processbild upprättats, denna är dock inte godkänd och kommunicerad i organisationen. (Se kontroll 10 Processbeskrivning lönerevision). Chefer rapporterar in de nya lönerna efter avslutad löneförhandling. Denna registrering görs manuellt för varje anställd. Därefter sker det summeringar och kontroller på förvaltnings-, fack- och kommunnivå, dessa kontroller görs i förhandlingsmodulen i Personec. En slutgiltig kontroll av procentuella ökningar per fack görs av HR-chefen före det slutliga godkännandet av lönerna i förhandlingsmodulen. När godkännandet gjorts av HR-chefen ansvarar systemförvaltaren för uppdatering av Personec P. Detta görs först i en testmiljö, som är en direkt spegling av verkligheten och därefter i produktionsmiljön. Uppdateringen resulterar i en fellista där exempel på fel är anställning har upphört eller personen har fått en löneminskning. En kontroll sker av antal inlästa poster mot underlaget i förhandlingsmodulen. Det finns en dokumenterad beskrivning från Aditro av vilka steg som ska utföras av löneavdelningen i samband med lönerevisionen. 11 Lönebearbetning Bearbetning av löner görs dagligen och det finns en fastställd tidplan för när de anställda måste rapportera sin tid och chefer godkänt för att transaktionerna ska komma med i lönebearbetningen. Det finns inga bestämmelser för att personer inte får hantera sina närstående eller familjers lön, om de arbetar i kommunen. Däremot får löneadministratörer inte hantera sin egen lön, utan detta måste någon annan göra. (Se kontroll 11 Löner för närstående). Varje löneadministratör har en checklista som används som stöd i sambad med lönebearbetningen Uppföljning fellistor I samband med lönebearbetningar skapas fel- och varningslistor. Fellistan innehåller fel som måste korrigeras innan den definitiva lönekörningen görs. Felen rättas direkt i systemet allteftersom systemförvaltaren rett ut problemet. Varningslistan innehåller transaktioner som kan vara felaktiga. En varning kan till exempel vara bruttolön överstigande kr eller orimligt semesteruttag. Den definitiva lönekörningen genererar bland annat en betalningsfil (se detaljer kring utbetalning nedan) och en bokföringsfil (se mer kring uppdatering av huvudbok nedan). 11

12 12 Utbetalning Då den definitiva lönekörningen färdigställts skapas en betalningsfil som läggs i en separat mapp. Decapus, ett filhanteringsprogram, flyttar per automatik över filen och skickar till Nordea. Systemförvaltaren loggar in på Nordea med hjälp av en dosa och personligt användarid. På Nordea anger systemförvaltaren att en betalningsfil skickats från Marks kommun och anger totalbeloppet på filen. Nordea mailar en bekräftelse på beloppet som erhållits. Detta mail sparas tillsammans med en intern lönespecifikation från Personec P som redovisar totalsumman enligt lönesystemet. Dessa båda dokument stäms av med avseende på totalbelopp och antal transaktioner och sparas i pärm hos systemförvaltaren. Baserat på dessa båda underlag skapas ett underlag för utanordning som skickas till kassan (ekonomiavdelningen) för utbetalning. Om vissa utbetalningar inte kan göras på grund av att korrekt bankkonto saknas får personerna antingen ett utbetalningskort hemskickat eller så förs pengarna tillbaka till Marks kommun, 3 månader senare. Konto 2919 Nettolön uppdateras i kredit samband med den slutliga lönekörningen och bokas upp i debet när banken bekräftar utbetalningen. Avstämning av konto 2919 mot Intern lönespecifikation från Personec P och mot bankbekräftelse blir en kontroll av att banken betalar ut den summa lönesystemet genererar. (Se kontroll 12 Avstämning Nettolön). 13 Uppdatering av huvudbok I samband med den definitiva lönekörningen skapas också en bokföringsfil. Bokföringsfilen läggs i en separat mapp och hämtas per automatik upp av Decapus som skickar till Economa. Alla transaktioner som saknar korrekt konteringssträng kommer ut på en fellogg som systemförvaltaren på Economa ansvarar för att återrapportera till systemförvaltare lön. Alla poster läses in, även om de är felaktiga. Rättelser sker i efterhand Avstämning av lönerelaterade balanskonton Systemförvaltarna är ansvariga för att stämma av 2919 nettolön, 1611 Reseförskott, 1613 Övriga förskott och 2710 Personalskatt. 12