Deltagare: Mikael Nilsson ordförande Gunilla Lindström vice ordförande. Kerstin Österberg. Övriga deltagare: Bertil Westberg adj sekreterare

Transkript

1 PROTOKOLL nr 5/2013 Tid: Lokal: (Stangmalmen) (Malmgard Stangmalmen, Stånga Malmgard, Stånga SAMMANTRÄDESDATUM STYRELSEN - PARAGRAFER: Deltagare: Mikael Nilsson ordförande Gunilla Lindström vice ordförande Olof Thomsson skattmästare Kerstin Österberg ledamot Jan-Arne Riéem ledamot Bernt Jakobsson ledamot Håkan Nyberg ledamot Jörgen Pettersson suppleant Övriga deltagare: Bertil Westberg adj sekreterare Alf Lindström kanslist Charlotte Eliasson Stånga IF Mats Rundby Stånga IF Emma Jakobsson Föreningen Stangmalmen Johnny Mattsson Gotlandsmedia Frånvarande: Niklas Ulmstedt suppleant UNDERSKRIFTER: SEKRETERARE:... Bertil Westberg ORDFÖRANDE:... Mikael Nilsson

2 REGISTER: Sammanträde nr 5/ Mötets öppnande 37 Godkännande av dagordning 38 Justering av föregående protokoll ( ) 39 Inför Stångaspelen 2013 a) Bilaga/sponsorer 2013 b) Marknadsföring c) Avtal FGI/SIF/FS d) Avtal mat/dryck e) Avtal - ljudanläggning f) Polis/ungdomsgrupp g) Tillståndsansökan h) Pärk- & varpaanmälningar i) Arena j) Pärk k) Varpa l) Priser m) Entréer n) Festarrangemang o) Stangmalmen p) Istället för presskonferens q) Korum 40 Övriga frågor 41 Nästa möte 42 Mötets avslutande 2

3 36 Mötets öppnande Ordförande Mikael Nilsson hälsar FGI-styrelsen efter rundvandringen på ett blött Stangmalmen välkomna till Malmgard i Stånga, och förklarar sammanträdet öppnat. 37 Godkännande av dagordning Föredragningslistan fastställdes efter det att ledamöterna anmält ärenden till punkten om övriga frågor. 38 Justering av föregående protokoll ( ) Protokollet är justerat och lades till handlingarna. Finns att läsa på 39 Inför Stångaspelen 2013 a) Bilaga/sponsorer 24-sidig bilaga Annonser för kr Antal annonser är 62 st Totalt antal sponsor är 86 st Totalsumman är kr Fördelat på - Annonser kr - Planskyltar kr - Banderoller kr - Skyltar kr - Pärkbollar kr - På plats, GEAB kr Johnny Mattsson, Gotlandsmedia, gick igenom den nya offerten som bifogas protokollet. Samtliga summor i offerten är nu omräknade och är inklusive moms. Gotlandsmedias siffror som var exkl moms är nu borttagna. - Allt material till bilagan ska vara inlämnat före midsommar. - Annonsen i Gotland Just Nu ska vara inlämnad som färdig PDF senast 1 juli. - Bannern på helagotland.se lämnas besked senast helgen före Stångaspelen. - Mobilbannern också besked senast helgen före Stångaspelen. Det är en önskan från arrangörernas sida att Gotlandsmedia finns på plats i Stånga. att godkänna rapporten om bilagan och sponsorer. b) Marknadsföring Det är nu marknadsföringsgruppen som får ta ställning till vad som ska köpas av det paket som Gotlandsmedia erbjuder genom offerten. Styrelsen gav ansvaret till marknadsföringsgruppen. 3

4 Det som måste bestämmas omgående är om det ska vara med någon radiojingel eller inte så att Bia kan boka en tid där det ska spelas in. Vem som ska författa jingeln är inte klarlagt än men Anders bör tillfrågas. Övrig marknadsföring såsom banderoller, affischer i olika storlekar, hemsidorna och Facebook blir som tidigare år. Styrelsen förväntas hämta affischerna på kansliet för uppsättning senast fredag 5 juli. Kansliet kontaktar Pernilla Hallbom angående annons, Stångaspelsaffisch och festarrangemangsaffisch. att ge marknadsföringsgruppen uppgiften att besluta vad som ska köpas från Gotlandsmedia. c) Avtal FGI/SIF/FS Avtalen är påbörjade. d) Avtal mat/dryck Samma meny från Restaurang Hwitstjärna som i fjol. Stånga IF säljer Hamburgare och sallad. att godkänna rapporten om mat och dryck. e) Avtal - ljudanläggning Micke har pratat med Roger Wickman. Varpan får samma material som ifjol. Micke och Jörgen letar efter en mast för att få upp högtalarna i nivån högre än trädtopparna. att godkänna rapporten från Micke gällande ljud. f) Polis/ungdomsgrupp Lottis; polistillståndet är klart med fyra vakter på lördagskvällen. Micke; kontaktar Ungdomsgruppen att godkänna rapporten om polistillstånd och ungdomsgruppen. g) Tillståndsansökan Lottis har fixat ett tillstånd för dagsarrangemangen och ett för kvällsarrangemanget. att godkänna rapporten om tillståndsansökan. h) Pärk- & varpaanmälningar PÄRK 205 lag som återigen är ett rekord Sammanställning av pärkanmälningarna inför Stångaspelen är; - Bakpärk herrar, 111 lag och 31 lag i rekrytspel under söndagen. 4

5 - Bakpärk damer, 50 lag och 10 lag i rekrytspel under söndagen. - Frampärk herrar 74 lag och 34 lag i kvalspel under onsdagen. - Frampärk damer 30 lag och 10 lag i kvalspel under onsdagen. - Gubblag, 7 lag. - Mixlag, 4 lag. - Flicklag -13, 3 lag och ett mixlag. - Pojkar -13, 11 lag. - Barn -10, 6 lag. - Flickor 14-16, 3 lag. - Pojkar 14-16, 6 lag. Det kanske är dags att göra något åt att klubbarna får svårare och svårare att få ihop lag. Det var mellan 15 och 20 lag i år som fick tacka nej eftersom det inte gick att få ihop lag. Kanske det är dags för någon slags pärkpool. VARPA 7 småklubbar har anmält sig till dags dato. Hittills inga ungdomar som anmält sig. Fler anmälningar väntas in under fredagen 14 juni. Lottning måndag 17 juni kl 19 i Idrottens Hus, fikarummet. Eftersom sista dag för anmälan är lördag 15 juni kommer kansliet att ringa till de varpaklubbar som ännu inte anmält sig. De får antingen faxa in, e-posta eller att uppgifterna tas per telefon. Detta görs lördag och söndag. att godkänna rapporten om varpa. i) Arena Rapport från Anders Mattsson; När det gäller arenan är ju fortfarande Erik Broströms avhopp tråkigt men vi måste ju lösa det. Jag har fått klart med Gotlandsradiosportens Kenneth Andersson och tillsammans med Tomas Ardin och övriga medhjälpare skall vi nog ro det i land även i år. Viktigt att jag får Essendons pålitliga och duktiga medhjälpare till ungdomarnas arenaprogram. Jag tar mig vid tillfälle till Stånga för att se över arenamaterialet. Jörgen pratar med Göran Winarve om stänger. att godkänna rapporten från Anders. j) Pärk Nilla tar gärna emot tips om pärkdomare då det fattas några stycken. Nilla hoppas att det är okay med Elnas pärkbollar. Då det gäller Rones ändringar i Rone I, Rone III och Rone V, i anmälan till Stångaspelen så är bakgrunden följande reflektioner uppkommit; Rone III har tre spelare kvar och fyra nya från Rone III. Rone I har en spelare som går till Rone V. Rone V har samma lag men två nya. 5

6 Rone III som spelar i IIA i bakpärk och Mästarklassen i frampärk borde kunna godkännas då de bara bytt halva laget. Rone I finns ju inte längre men Rone vill att Rone V får deras plats i Rone I som skulle ha spelat i IIIC och IIA. Rone V skulle ha spelat i IIIB och i Kvalet. Johan Wallins förslag till beslut; Under 2013 års spel spelar dessa lag enligt följande! - Rone III i IIA i bakpärk och i Mästarklassen i frampärk. - Rone I spelar frampärk i klass IIA. - Rone V spelar bakpärk i klass IIIB. att godkänna Johans förslag. k) Varpa Varpakommittén anlitar Stånga IF för måldragning och avspärrningar. Lottis beställer varpapinnar. Jallis meddelar att det är under kontroll. Det blir en läktare på finalarenan. Göran Fransson är tillfrågad som konferencier och detta ska skrivas in i infohäftet. att godkänna rapporten från varpakommittén. l) Priser Prisansvarige Kerstin meddelar att priserna är under kontroll. En prisbod finns i anslutning till platsen för lördagskvällens prisutdelning. att godkänna rapporten. m) Entréer Stånga Bowling bemannar entrébodarna mot avtalad ersättning. Lottis och Olof kollar möjligheterna med betalterminaler. Entréboden vid hagen behöver ses över. att godkänna rapporten gällande entréer. n) Festarrangemang Lördagskvällens arrangemang blir som tidigare meddelats att; - Det blir Kultbandet Noice och det gotländska bandet Deja Vu som står för underhållningen och dansen. - Insläpp kl för de som köpt buffé- och dansbiljetter. - Buffén blir i gotländsk anda och den serveras mellan kl

7 - Matbiljetten kostar 295 kr och dansbiljetten 195 kr. - Förköpsställen är Gumbalde Gårdskrog, Stånga och Statoil Broväg i Visby. - Det finns utöver detta ett öltält, kafeteria, lotterier m.m. Det är Stånga IF och Föreningen Stangmalmen i samarbete med Gumbalde Gårdskrog som står som arrangörer. att godkänna rapporten om festarrangemangen. o) Stangmalmen Före detta möte gjordes en begränsad rundvandring på regnigt och blött Stangmalmen. Johan Wallin gjorde en planbesiktning i samband med Majpärken och rapporterar följande; Genomgick efter spel, eller vad vi kallar det, en syn av samtliga pärkplaner upptäckte då följande brister. Jag vet att de inte går att åtgärda inför årets spel men se det mer som en to do lista för planansvariga inför nästa år. Vi får dock fundera på om vi ska flytta olika saker efter denna besiktning. Uppkomna brister som tidigare skickats till Stangmalmen (en del har åtgärdats) Plan 3 har ett ganska stort hål i kasområdet. Plan 2 har ett relativt stort hål. Plan 4 har större förslitningar i kritiskt område. Någonstans mellan plan 6-8 finns det också ett hål med stor inverkan på spelet. Plan 13 är faktiskt riktigt dålig med ojämnheter och större hål i kasområdet. Plan 16 har ett stort hål väldigt nära staketet. Troligen kommer den inte att spelas på så ofta. Plan 18 har ett stort hål mitt i ute området som garanterar snedstuds. Plan 21 har varpan det var som en fåra längs med staketet mot festplatsen. Här borde man lägga i år. De flesta kan man leva men sämst är plan 13, 2, 4 och 3 Vad innebär detta? Ska vi ha herr pärk på plan 1 och dampärk på plan 2? Ska vi lägga lägre serier på plan 3 och 4 och 13? Under torsdagen kommer jag att använda grytan så mycket som möjligt, fast jag måste använda alla planer ändå den dagen. Ett nytt inslag inom festplatsen är den nya lekplatsen som i stort sett är färdig men förhoppningsvis så blir den uppfräschad med färg. Platsen för prisutdelningen blir på dansbanan under ett partytält i fall regnet kommer. Gräsytorna är mycket gröna och fina mest tack vare regnandet men skulle det bli varmt och soligt finns numera den otroligt viktiga bevattningsanläggningen, och det känns tryggt. För övrigt fanns det inget speciellt att anmärka på förutom att podiet på arenan ska kollas upp så att inte räcket skymmer utsikten från de som sitter vid bordet. Emma gör en skiva till Visby Cementvaru och nitar fast banderollen för uppsättning på arenan. 7

8 Uppmärksammas ska att Föreningen Stangmalmen gör ett bra jobb på Malmen och samarbetet med FGI, FS och SIF är till fullo, enbart av det goda. att godkänna rapporterna. p) Istället för presskonferens Det blir ingen presskonferens eller annat engagemang i Almedalen utan de journalister som är intresserade kan komma för att äta och få information i samband med den gemensamma lunch som planeras på Uncle Joe s (det är bowlinghallen vid P18) tisdag 9 juli kl 12. Alla (23 st) som står med på listan över organisations- och ansvarsområden bjuds in. Johnny Mattsson, Gotlandsmedia tar reda på vilka journalister som arbetar under Stångaspelsveckan. Det görs ett informationshäfte liknande det som tidigare varit till presskonferenserna. Detta beslutades på AU-mötet i maj. att godkänna AU:s beslut. q) Korum Anders och Micke ordnar med korum, söndag 14 juli, kl 8. att ge uppdraget till Anders och Micke. 40 Övriga frågor Jinglar Bia Hägring pratar in jinglarna till skyltsponsorerna och radiojingeln. Ungdomsansvarig i pärk Carina Thorén ersätter Lotta Sandström som ungdomsansvarig i pärk. Lotta lämnar över till Carina! Carina vill däremot inte prata i någon högtalare vid prisutdelningarna men det finns säkert de som ställer upp. Eksta Det blir kl 15, 29 juni, som det står Gutniska lekar på programmet i Eksta. I samband med detta gör kansliet skyltar (4-5 st) där det står All tävling sker på egen risk undertecknat med Föreningen Gutnisk Idrott. Beställning Stånga IF beställer hängande 1,5 meter långa vepor med texter såsom; Mat 2 st, Café 2 st, Kiosk 2 st, Lotterier 2 st. 8

9 Måndag 8 juli Förberedande arbeten på Stangmalmen kl 9 såsom bl.a. påsättning av band på medaljer. 41 Kommande möten Uppföljningsmöte torsdag 5 september kl 19, Malmgard Stånga Planeringsmöte torsdag 26 september kl 19, Idrottens Hus Visby Styrelsemöte torsdag 21 november, kl 19, Idrottens Hus Visby 42 Mötets avslutande Ordförande Mikael Nilsson tackade deltagarna och förklarade mötet som avslutat. 9

10 OFFERT Johnny Mattsson Mediesäljare Tel mobil Tel kontor E-post. lördag den 15 juni 2013 FGI/Stångaspelen Utifrån det som ni har berättat om er verksamhet och era ambitioner tror vi på Gotlands Media att den lösning som jag presenterar nedan kommer att passa er. Det som jag har uppfattat att ni vill uppnå med er marknadsföring är: Få flera besökare till Stångaspelen Komma ut med startlistor och vecka intresse om stångaspelen med en bilaga. Marknadsföringsförslag Bilagan: 16 sidig bilaga och 1000 överexemplar, (ni betalar för 12 sidor) : - 20 sidig bilaga och 1000 överexemplar, (ni betalar för 16 sidor) : - 24 sidig bilaga och 1000 överexemplar, (ni betalar för 20 sidor) : - Sponsring: Gotlands media sponsrar FGI med Startlistor, 4st helsidor till ett försäljningsvärde av 16420kr Till kr. Beroende på bilagestorlek. Gotlands Media vill synas som sponsor i bilagan, Ha en egen Gotlands Media annons i bilagan och synas på Stangmalmen under spelen, FGI ser gärna att Gotlands media är på plats under torsdagen och fredagen. Gotlands Medias Marknadsavdelning kontaktar FGI för medverkan under spelen. Tillval: Radio Mix Megapol, Rockklassiker & Energy 6 250: - 20 sek. 5 dagar totalt: 90 spot ( ) 18 spot/dag (6+6+6) Ex tis-lör Stångaspelsveckan. Annons i Gotland Just Nu Kvartssida 8 375: - Halvsida : - Annonser i GA & GT: Repeterar annonsen från Just Nu i anslutning till Stångaspelen Kostnad: 50 % av ordinarie Just Nu priset. Kvartssida 4 463: - Halvsida 8 288: - Gotlands Media AB Tel växel Broväg 21 Box 1498 Tel fax Visby E-post till avdelningen. annons@gotlandsmedia.se

11 OFFERT Johnny Mattsson Mediesäljare Tel mobil Tel kontor E-post. lördag den 15 juni 2013 Banner Helagotland.se Hissen: tisdag-lördag(ej onsdag) 9-13/7 med visningar (ord pris : -) 6 250: - Mobilbanner: Banner som delas på topp och mitten platsen. måndag lördag 9-13/7 Med visningar. 625: - (Ord pris: 2 500: -) Om ni köper kvartssida i Just nu och GT & GA så blir totala priset: : - (ord pris: : - då har jag ej räknat med värdet på Gotland.net som vi kvittar rakt av) Alla priser är inkl moms Gotland.net samma som andra år. Gotlands Media AB Tel växel Broväg 21 Box 1498 Tel fax Visby E-post till avdelningen. annons@gotlandsmedia.se