SEKRETERARE:... Bertil Westberg

Transkript

1 PROTOKOLL nr 1/ Tid: SAMMANTRÄDESDATUM STYRELSEN - PARAGRAFER: 1-11 Lokal: Malmgard, Stånga Beslutande: Mikael Nilsson ordförande Gunilla Lindström vice ordförande Olof Thomsson skattmästare Håkan Nyberg ledamot Jörgen Pettersson ledamot Magnus Thomsson suppleant Anna Wallin suppleant Övriga deltagare: Bertil Westberg adj sekreterare Carina Thorén valberedningen Monika Fredriksson Stånga IF Mattias Pettersson Föreningen Stangmalmen Frånvarande: Kerstin Österberg ledamot Alf Nilsson ledamot UNDERSKRIFTER SEKRETERARE:... Bertil Westberg MÖTESORDFÖRANDE:... Mikael Nilsson

2 REGISTER: Sammanträde nr 1/ Mötets öppnande 2 Godkännande av dagordning 3 Justering av föregående protokoll ( ) 4 Inför 2016 a) Avtal - FGI/SIF/FS b) Sponsring 2016 c) Offert bilaga GA/GT d) Marknadsföring e) Entréer & anmälningsavgifter f) Priser g) Inbjudan h) Arena i) Pärk j) Varpa k) Stangmalmen l) Mat & festarrangemang m) Ljud n) Försäkringar o) Tillståndsansökan p) Organisation/ansvarsområden 5 SISU informerar 6 Ungdomssatsning (arena, pärk, varpa) FGIs årsmöte 2016 a) Diskussionstema "Flytt av " 8 Valberedningen 9 Övriga frågor a) Medverkan på Idrottsgalan b) Internationellt SAN Sebastian 10 Nästa möte 11 Avslutning Förkortningar FGI Föreningen Gutnisk Idrott SP GVF Gotlands Varpaförbund SVF Svenska Varpaförbundet GI Gotlands Idrottsförbund SIF Stånga IF FS Föreningen Stangmalmen 2

3 1 Mötets öppnande Ordförande Mikael Nilsson hälsade välkommen till kvällens möte i Malmgard, och förklarade därmed mötet som öppnat. 2 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3 Justering av föregående protokoll ( ) Protokollet är justerat och lades till handlingarna. Samtliga protokoll finns att läsa på FGIs hemsida 4 Inför 2016 a) Avtal - FGI/SIF/FS Avtal kommer, men ska ses över innan för eventuella ändringar. b) Sponsring 2016 Hittills så är 81 företag klara som bidrar med totalt kr fördelat på; - Annonser kr - Planskyltar kr - Banderoller kr - Skyltar/flaggor kr - Övrigt kr Kvar att kontakta är 53 företag. Målet är minst kr Huvudsponsorer; Gotlands Sparbank och Gotlandsmedia (kan bli fler). att godkänna rapporten om sponsring. c) Offert/bilaga 2015 GA/GT Offert delades ut till mötesdeltagarna som sekreteraren redogjorde för. Redan nu är förslag på artiklar välkommet in till kansliet. Mattias tar fram text från iordningställandet av Stangmalmen. Gunilla Lindström tar fram en "strof" av Feijaken. Ambitionen är en 24-sidig bilaga. att godkänna offerten och rapporten om bilagan. d) Marknadsföring Gruppen fortsätter som tidigare med en eller ett par träffar för att utföra tidigare års marknadsföring. Olof kollar med Gotland Promotion och Destination Gotland om det är möjligt med reklam på båtarnas monitorer. Kansliet kollar med GI om medverkan på Idrottens dag onsdag 6 juli. 3

4 att godkänna att marknadsföringsgruppen fortsätter som förra året. e) Entréer & anmälningsavgifter Både entréer och anmälningsavgifter höjdes till 2015 vilket avgör att ingen höjning sker till Spelen att ingen höjning av entréer och anmälningsavgifter sker inför f) Priser Pärk samma antal priser som tidigare. Inga förtjänsttecken ska beställas eftersom detta gjordes inför 2015 som räcker till årets Spel. Medaljer till årets Spel är beställda. Kontakt tas med SweProd för förslag på en ny layout på medalj inför Spelen att godkänna rapporten från prisansvarig och att kontakt tas med SweProd för en ny layout på medalj. g) Inbjudan Tävlingsbestämmelserna i pärk ska eventuellt redigeras. Ett erbjudande till pärklag om att köpa lagtröjor. Micke har kontakt med Visby Screen om detta. att tävlingsbestämmelserna i pärk eventuellt ska redigeras inför årets Spel, och att Micke håller kontakten med Kalle på Visby Screen gällande tröjor. h) Arena Ingen från arenagruppen var närvarande. Det behövs fler stänger. I dagsläget finns det endast en 26-kg stång. Jörgen Pettersson har gjort försök med sex st stänger utan att han har fått till det, men han fortsätter att söka. i) Pärk Tävlingsbestämmelserna ska eventuellt redigeras. Till årets Spel ska kaspinnarna spraymålas med vit färg för att synas bättre. att tävlingsbestämmelserna eventuellt ska redigeras, och att kaspinnarna spraymålas med vit färg. j) Varpa Ingen från 2015 års varpagrupp var närvarande. Barbro Wettersten är tillfrågad om hon kan dela ledarskapet i varpa med Barbro Fohlin. Hon återkommer med besked efter det att hon pratat sig samman med Barbro Fohlin. k) Stangmalmen Nu har "Piggänget" målat samtliga bodar på Malmen. 4

5 Damernas omklädningsrum har rensats från sådant som inte ska vara där. På gång är att "arenaförrådet" ska rensas till ett annat förråd som ligger i anslutning till arenan. att godkänna rapporten från FS. l) Mat & festarrangemang Mattias Pettersson rapporterade att arbetet med festarrangemanget inte har påbörjats än, men att det kan bli ett "mellanår" då det gäller bokning av något större band eller underhållare. Istället bokas det i stället något band från Gotland, men inget är bestämt än. Det handlar om stora kostnader då det gäller berömdheter. Rapport om maten kommer senare. att godkänna rapporten gällande rapporten om festarrangemangen. m) Ljud Micke kontaktar Roger Wickman. att Micke kontaktar Roger Wickman. n) Försäkringar Mikael Nilsson med kanslist träffar Robert Lundberg, Folksam den 4 februari för samtal om försäkring och eventuell sponsring. att godkänna rapporten om försäkring. o) Tillståndsansökan Mikael kontaktar som tidigare polismyndigheten. att Mikael kontaktar polisen inför Spelen p) Organisation/ansvarsområden Allt är klart så när som organisationen för varpan. 5 SISU informerar Eftersom det finns oklarheter med FGIs medlemskap i RF, bordlägger SISU sin medverkan på detta möte, men förhoppningsvis så ska det vara klart till aprilmötet. att SISU bjuds in till aprilmötet. 6 Ungdomssatsning (arena, pärk, varpa)

6 Ordförande Mikael Nilsson tar en kontakt med rektorerna på Solberga- & Södervärnskolorna och föreslår en s.k. "Skolvecka" V19, 9-13 maj. att ordföranden tar kontakt med Solberga- & Södervärnsskolorna. 7 FGIs årsmöte 2016 Datum: 16 mars Tid: kl 19 Plats: När skola Diskussionstema: "Flytt av till V28"? Styrelsen kommer att föreslå årsmötet att inte flytta till en bestämd vecka. Förslag till När IF, som årsmötesvärd, är att "bjuda på" smörgåstårta med vatten/lättöl samt kaffe med en kaka. FGI står för alla kostnader inkl lokalhyra. Trevligt vore också om När IF kan berätta lite historia om klubben och nuvarande aktiviteter. Eventuellt kommer Mulde VK som tävlingsarrangör att berätta om årets Varpa-SM i Eksta. att När IF blir arrangör av FGIs årsmöte 16 mars Valberedningen Ingen har avsagt sig sitt uppdrag i FGIs styrelse, men valberedningen kommer att ha ett telefonmöte inom kort. att godkänna rapporten från valberedningen. 9 Övriga frågor Medverkan på Idrottsgalan är nominerade som "Årets evenemang" tillsammans med "Wisbycupen i gymnastik" och "Gotlandspaketet i orientering". Följande har anmält sin närvaro från FGI på Idrottsgalan; Mikael Nilsson, Anna Wallin, Magnus Thomsson, Alf Nilsson, Gunilla Lindström, Bertil och Elsa Westberg. Anmälan är bindande och FGI betalar för biljetterna. Det vore roligt om även SIF och FS kunde medverka eftersom båda föreningarna är en del av. Kansliet hämtar biljetterna som kan hämtas på kansliet eller också skickas de per post om så önskas. Klädsel; inte arbetsoverall, trasiga och skitiga jeans eller gummistövlar. 6

7 Internationellt SAN Sebastian FGI är inbjudna september 2016, till en konferens i SAN Sebastian, som ligger i norra Spanien, nämligen i Baskien. De står för resekostnaderna och vill ha ett kostnadsförslag på personer (två pärklag) och ett alternativ med 5 personer (då visas en film med pärkspel). Micke tar fram ett kostnadsförslag till organisationen i SAN Sebastian. 10 Kommande möte Möte med varpagruppen, onsdag 9 mars, kl 18, Idrottens Hus FGI styrelsemöte, onsdag 16 mars, kl 18 i När FGI årsmöte, onsdag 16 mars, kl 19 i När FGI konstituerande, onsdag 16 mars, kl 21 i När Möte med pärkgruppen, onsdag 6 april, kl 18, Idrottens Hus Möte med arenagruppen, onsdag 13 april, kl 18, Idrottens Hus Stångaspelsmöte, onsdag 20 april, kl 19, Idrottens Hus, Visby. 11 Avslutning Ordförande Mikael Nilsson tackade de närvarande och förklarade mötet som avslutat. 7