Beslutande: Mikael Nilsson ordförande Gunilla Lindström vice ordförande. Kerstin Österberg. Övriga deltagare: K-G Runander hedersledamot

Transkript

1 PROTOKOLL nr 4/ Tid: SAMMANTRÄDESDATUM STYRELSEN - PARAGRAFER: Lokal: Idrottens Hus Beslutande: Mikael Nilsson ordförande Gunilla Lindström vice ordförande Olof Thomsson skattmästare Kerstin Österberg ledamot Håkan Nyberg ledamot Jan-Arne Riéem ledamot Övriga deltagare: K-G Runander hedersledamot Bertil Westberg adj sekreterare Bernt Jakobsson varpagruppen Charlotte Eliasson Stånga IF Mattias Pettersson Föreningen Stangmalmen Alf Lindström FGI UNDERSKRIFTER: SEKRETERARE:... Bertil Westberg ORDFÖRANDE:... Mikael Nilsson

2 REGISTER: Sammanträde nr 4/ Mötets öppnande 29 Godkännande av dagordning 30 Justering av föregående protokoll ( ) 31 Inför Stångaspelen 2011 a) Inbjudan till SP b) Avtal FGI/SIF/FS c) Huvudsponsor/samarbetspartner/sponsorer och annonsörer d) Marknadsföring e) Arena f) Pärk g) Varpa h) Priser i) Entréer j) Ljud k) Festarrangemang l) Försäkringar m) Tillståndsansökningar n) Organisation/Ansvarsområden (fördela kvarstående ansvarsområden) 32 Stangmalmen bevattning/planer/underhåll/service 33 Pröva på i Rävhagen - funktionärer 34 Revanschen (onsdag 13/7, kl 17) 35 Majpärken 36 Övriga frågor 37 Nästa möte 38 Mötets avslutande Förkortningar FGI Föreningen Gutnisk Idrott SP Stångaspelen GVF Gotlands Varpaförbund SVF Svenska Varpaförbundet GI Gotlands Idrottsförbund SIF Stånga IF FS Föreningen Stangmalmen

3 28 Mötets öppnande Vice ordförande Gunilla Lindström hälsade FGI-styrelsen och övriga välkomna till Idrottens Hus och förklarade sammanträdet öppnat. En försenad FGI-ordförande Mikael Nilsson tog över då mötet pågått ca en halvtimma. 29 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 30 Justering av föregående protokoll ( ) Protokollet är justerat och lades till handlingarna. Samtliga protokoll finns att läsa på FGIs hemsida 31 Inför Stångaspelen 2011 a) Inbjudan till SP Inbjudan gicks igenom och reviderades för utskick. - Flagga för FGI 100 år. - Tydliggör att plastic padding är tillåten. - Det är fri lagsammansättning även i stain så ta bort blandade lag. - Tydliggör att för pärkungdomarna att det är året de fyller år som gäller. - Tydliggör att prispengen i varpa endast gäller ett pris. att godkänna årets inbjudan till pärk- och varpaklubbar samt arenadeltagare. b) Avtal FGI/SIF/FS Stånga IF, Föreningen Stangmalmen och Föreningen Gutnisk Idrott konstaterar att inga avtal är färdiga för underskrift. att avtal ska skrivas och undertecknas i god tid före årets Stångaspel. c) Huvudsponsor/samarbetspartner/sponsorer och annonsörer Huvudsponsor: Förhandlingar pågår med en tänkt huvudsponsor. Samarbetspartner: Telia sponsrar ett år med kronor. Bjuder på mobila bredband under tävlingsdagarna. Tillfrågas också om det går att låna monitorer till resultattavlan. En fråga till Telia blir om de kan ställa upp med någon form av hjälpmedel för att skicka resultat mellan datorerna på ett snabbare sätt. Övriga sponsorer: gäller sponsorer i programblad, skyltsponsorer, flaggsponsorer, plansponsorer och banderollsponsorer. Det har gått förvånansvärt bra att få in annonsörer och sponsorer, och summan ligger just nu på ca kronor netto till FGI. Motsvarande summa förra året var kronor inkl summan från huvudsponsorn. Endast två annonsörer har tackat nej. Det är inga svårigheter med att få in småsponsorer eftersom Stångaspelen är så väletablerat på Gotland, och många vill synas på Stangmalmen.

4 att godkänna rapporten om sponsring. d) Marknadsföring Se bilaga från mötet med marknadsföringsgruppen! att godkänna rapporten från marknadsföringsgruppen. e) Arena Hedersordförande Anders Mattsson som för tillfället befinner sig i Ludvika meddelar att det är klart med Erik Broström, Tomas Ardin och Bengt-Åke Rundqvist och ska inom det snaraste ha en träff. Det finns inte mycket att ändra på sedan förra året. På Anders fråga om Gutawåget ska fortsätta tyckte mötet att det ska fortsätta. att godkänna rapporten från arenagruppen och att Gutawåget fortsätter. f) Pärk Sammankallande i pärkgruppen Gunilla Lindström meddelade att det kommer att bli svårt att få ihop pärkdomare. Ett förslag på att Klass I själva får ordna domare faller på att då måste även Mästarklasserna göra det samma, vilket inte kommer att godkännas av pärkspelarna själva. Istället skickar kansliet ut ett e-postbrev om att det är domar-kris till samtliga pärkklubbar. Även en vädjan om domarhjälp i inbjudan. att godkänna rapporten från pärkgruppen och att kansliet per e-post skickar en vädjan till samtliga pärkklubbar om hjälp med domare, samt en blänkare i inbjudan om detta. g) Varpa Sammankallande i varpagruppen Jallis lät meddela att de nu har funktionärer i bodarna som räcker till. Mallar för de olika disciplinerna kommer att finnas inplastade och anslås på varpans anslagstavla för att underlätta för deltagarna och funktionärer om vad som gäller. Dessa mallar kommer även att tydliggöra prisbilden för deltagarna redan före start. Jallis har kontinuerlig kontakt med Gullvi Larsson som har börjat gravera. Det är nu klart med Ivan Ahlgren som speaker. Lotting kommer att ske omgående efter den 15 juni. Varpan får den hjälp de behöver i varpasekretariatet med dator och inskrivning av resultat.

5 att godkänna rapporten från varpagruppen och att de får den hjälp de behöver. h) Priser Kerstin Österberg som är prisansvarig meddelade att Mästartecknen i silver har stigit ganska mycket i pris. Ett tecken mer i år då även damernas femkamp får ett. Kansliet kan nu börja märka upp varpans medaljer med fjolårets upplägg som mall. Varpan ansvarar själva genom Jallis för varpans priser i samråd med Kerstin och Gullvi Larsson. att godkänna rapporten från prisansvarig. i) Entréer Fredag: 50 kronor Då kommer även helgbiljetter (fr, lö, sö) att säljas för 100 kronor. Lördag: 50 kronor Söndag: 50 kronor Fribiljetter kommer i vissa fall att delas ut till huvudsponsor och samarbetspartner. Entrébodarna kommer att bemannas med ungdomar från Stånga Bowling! att godkänna rapporten från entréansvarig. j) Ljud Micke tar kontakt med Roger Wickman för ett nytt ljudavtal som täcker Stångaspelen Samma som ifjol för pärk och arena. Ett utökat behov för varpan. att Micke tar kontakt med Roger Wickman för ett nytt ljudavtal till 2011 års Spel. k) Festarrangemang Lottis och Mattias lät meddela att the Playtones och Deja Vu underhåller på fredagskvällen. De ber om att få återkomma om lördagskvällen. Söndagskvällen som ifjol med bl.a. öltält. att godkänna rapporten från Lottis och Mattias. l) Försäkringar Stångaspelens tävlande och publik är försäkrade hos Folksam under tävlingsdagarna. att godkänna rapporten om försäkringar hos Folksam.

6 m) Tillståndsansökningar Tillstånd för matservering, öltält och eventuella arrangemang söks av SIF och FS. Micke tar kontakt med ungdomsgruppen. att tillstånd för mat, öltält och andra arrangemang söks av SIF och FS, samt att Micke tar en kontakt med ungdomsgruppen. n) Organisation/Ansvarsområden Pärkgruppen Sammankallande: Spelprogram: Ungdomsansvarig: Varpagruppen Sammankallande: Övriga: Arenagruppen Sammankallande: Övriga: Gunilla Lindström Johan Wallin Lotta Sandström Jan-Arne Riéem Bernt Jakobsson, Ola Nilsson, Kristina Mattsson, Maria Mattsson Håkan Nilsson Niklas Ulmstedt, Tomas Ardin, Bengt-Åke Rundqvist, Evert Jansson, Anders Mattsson (sakkunnig) Anläggningsgruppen Sammankallande: Mattias Pettersson Övriga: Mikael Nilsson (FGI), Mats & Stefan Rundby (kritning) Marknadsföring- & PR-gruppen: Affischer/ Banderoller: Anders Matsson, Bertil Westberg (smk), Charlotte Eliasson, Bia Hägring och Olof Thomsson FGI Vägvisningsskyltar: Stangmalmen Annonser: Arkivering: Entréer: Kassa: Korum: Anders Mattsson, Pernilla Hallbom, Charlotte Eliasson Bertil Westberg Olof Thomsson Olof Thomsson (entréer), Bertil Westberg (övrigt) Mikael Nilsson, Anders Mattsson Press/Media: Mikael Nilsson, Anders Mattsson

7 Priser: Programblad: Samordnare SP: Sekretariat Sponsorer: Stangmalmenkontakt: Stangmalmen/ Underhåll: Stångaspelsvärd: Stångaspelens Vänner: Yttersta tävlingsansvar: Webbansvar: Presskonferens: Röda Korset: Försäkringar: Kerstin Österberg, Gunilla Lindström, Elsa Westberg, Jan- Arne Riéem i samarbete med FGI:s kansli Thomas Fogelberg, Bertil Westberg Mikael Nilsson Thomas Fogelberg, Bertil Westberg FGI:s kansli Mikael Nilsson Mattias Pettersson i samråd med arena-, pärk-, varpa och anläggningsansvariga. (förslag av mötet) Lennart Blom FGI: s styrelse AU Alf Lindström/Thomas Fogelberg ( Alf Lindström ( Mikael Nilsson, Anders Mattsson Thomas Fogelberg Mikael Nilsson, FGI:s kansli att godkänna ovanstående förteckning och fördelning av ansvarsområden. 32 Stangmalmen bevattning/planer/underhåll/service Ordförande i Föreningen Stangmalmen Mattias Pettersson, berättade att de har lagat lite skador som nu är sådda med gräsfrö. Dock har det inte blivit några större skador efter den vinter som varit. FGI behöver några fler stolar till prisboden som även i år ska fungera som ett presscenter. Bertil och Mattias har en överenskommelse om att det behöver nytt virke bakom läktaren för att binda upp banderoller i. att godkänna rapporten från Mattias gällande Stangmalmen.

8 33 Pröva på i Rävhagen - funktionärer Samtidigt som Gotlands Varpaförbund har Skol-DM i varpa i Rävhagen, torsdag 26 maj, kl 9, har FGI en pröva på dag i övrig gutnisk idrott. Alla som kan är välkomna att delta som funktionär, och kan anmäla sig till Micke, tfn ! att det behövs funktionärer till pröva på dagen i Rävhagen och uppmanar de som har möjlighet att höra av sig till Micke. 34 Revanschen (onsdag 13/7, kl 17) Kansliet skickar e-postadresser på bakpärkens mästarklasser till Olof. Plats: Gutavallen Olof har pratat med vaktmästare Nisse och bokat hos honom, dock inte centralt. att godkänna rapporten från Olof och påminner om att även boka Gutavallen centralt. 35 Majpärken Tid: lördag 28 maj, kl 9 på Stangmalmen. Klubbis i GA/GT var införd lördag 23 maj. Påminnelseklubbis kommer lördag 21 maj. En ersättare för Anders Mattsson behövs, eftersom han är bortrest då tävlingen går. Håkan Nyberg hjälper Alert Norrby. Det blir ingen torgdag i år i samband med Majpärken, men Stånga IF kan ändå ordna med försäljning. att godkänna rapporten om Majpärken. 36 Övriga frågor Klubbis nr 2 till Majpärken Klargöra att det inte blir någon Maj torgdag i år. Byta datum för Evenemang Gotland Cup som blev fel i den första klubbisen. Bågskytte Bågskytteklubben Vildkaninen har en tanke om att ha prova-på-verksamhet på Stångaspelen. Tanken är i så fall att ha det under lördagen och söndagen. Det blir ett eller ett par skjutmål som står bredvid varandra, vilket ger kanske 5-7 m i bredd, plus några meter som är avspärrade på vardera sidan av säkerhetsskäl. Fredag och lördag förmiddag på arenan eller eventuellt på dansbanan under lördag-söndag går bra.

9 Inför jubileumsåret En särskild sida i programbladet med information - Affischer med information - Information på hemsidorna - En A4:a med information med ut i inbjudan (upplysa om annat tidsschema) - En eller ett par banderoller med information på plats i Stånga under Spelen. Gutamålsdag Tisdag den 3 maj har Steffengymnasiet på Säve en så kallad Gutamålsdag. De vill ha hjälp med gutniska lekar mellan kl och Det är cirka 100 elever. Kontaktperson är Diego Rossi med telefonnummer (arb) och (bost). De som kan ställa upp är; Olof, eventuellt Micke. Håkan ringer Patrik plus någon till. Stångaspelens presskonferens Anders låter meddela att han gärna jobbar med presskonferensen samt håller kontakten med TV4. Micke kontaktar Anita Gandå om plats i Almedalen. Stångaspelens Vänner Bengt-Arne Andersson ska i samråd med kansliet författa lämplig text på medlemskort. Jubileumskommittén Planerar en träff då sammankallande Anders återkommer från Ludvika, som meddelar att han återfått 300 ovärderliga bilder och annat material som behövs till den nya skriften. Det som brådskar är bidrags- och sponsoransökningar till Svenska Spel och DBW. att godkänna samtliga punkter under övriga frågor. 37 Nästa möte Rekognoseringsmöte, onsdag 8 juni, kl 18, Stangmalmen, Stånga Stångaspelsmöte, onsdag 8 juni, kl 19, Malmgard, Stånga Kansliet bokar lokal och fika på Malmgard. 38 Mötets avslutande Micke tackade de närvarande för ett snabbt och effektivt möte.