Beslutande: Mikael Nilsson ordförande Kerstin Österberg. Övriga deltagare: K-G Runander hedersledamot. Alf Lindström

Transkript

1 PROTOKOLL nr 4/ Tid: SAMMANTRÄDESDATUM STYRELSEN - PARAGRAFER: Lokal: Idrottens Hus Beslutande: Mikael Nilsson ordförande Kerstin Österberg ledamot Bernt Jakobsson ledamot Jan-Arne Riéem ledamot Övriga deltagare: K-G Runander hedersledamot Bertil Westberg adj sekreterare Alf Lindström FGI Jennie Olofsson Föreningen Stangmalmen Frånvarande/lämnat återbud: Gunilla Lindström vice ordförande Olof Thomsson skattmästare Håkan Nyberg ledamot UNDERSKRIFTER: SEKRETERARE:... Bertil Westberg ORDFÖRANDE:... Mikael Nilsson

2 REGISTER: Sammanträde nr 4/ Mötets öppnande 30 Godkännande av dagordning 31 Justering av föregående protokoll ( ) 32 Inför Stångaspelen 2012 a) Rapport från jubileumskommittén b) Festarrangemang c) Inbjudan till Stångaspelen d) Avtal FGI/SIF/FS e) Huvudsponsor/samarbetspartners/sponsorer och annonsörer f) Marknadsföring g) Arena h) Pärk i) Varpa j) Priser k) Entréer l) Ljud m) Försäkringar n) Tillståndsansökningar o) Organisation/ansvarsområden 33 Stangmalmen bevattning/planer/underhåll/service 34 Pröva på i Rävhagen - funktionärer 35 Majpärken 36 Övriga frågor 37 Nästa möte 38 Mötets avslutande Förkortningar FGI Föreningen Gutnisk Idrott SP Stångaspelen GVF Gotlands Varpaförbund SVF Svenska Varpaförbundet GI Gotlands Idrottsförbund SIF Stånga IF FS Föreningen Stangmalmen 2

3 29 Mötets öppnande Ordförande Mikael Nilsson hälsade FGI-styrelsen och övriga välkomna, och ett speciellt välkommen till Jennie Olofsson, som representerar Föreningen Stangmalmen och som ersätter Mattias Pettersson till Idrottens Hus och förklarade därmed sammanträdet som öppnat. 30 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 31 Justering av föregående protokoll ( ) Protokollet är justerat och lades till handlingarna. Samtliga protokoll finns att läsa på FGIs hemsida 32 Inför Stångaspelen 2012 a) Rapport från jubileumskommittén Ekonomi Kvar i kassan finns kronor. Kommande utgifter; kronor för 70 st standar. Bidrag Gotlandsfonden har beviljat ett bidrag på kronor. Ansökningarna från Kultur- och fritid och Föreningen Gutnalia så har inga svar kommit. Minnesskrift Anders är mitt uppe i skrivandet av minnesskriften. Ambitionen var från början att få den tryckt till Majpärken, men deadline flyttas fram till den 1 juni och att den ska vara tryckt till Stångaspelen. Minnesskrift trycks i A4-format och offert begärs in från tryckeri. Inbjudan Har skickats ut till speciellt inbjudna gäster såsom Ingvar Carlsson, Jan Eliasson, Lena Adelsohn Liljeroth och Karin Mattsson. Stångaspelen - Anders har preliminärbokat Smaklösa till kvällen i tältet som kostar kronor. - Anders har bokat Glimra till söndagen och ett program på minuter till ett pris av exkl. ljud. - Anders försöker styra upp Anna Jansson och Mari Jungstedt till lördagen. - Brev är skrivet och skickat till Paul Dino Larsson för medverkan på arenan. - Två st föreläsningar på Stångaspelen planeras och då behövs det skärmar och en glasmonter. - Prisutdelning sker med trumpetfanfar av Bertil Gottfridsson OS-firandet i Stockholm - En jakt pågår för att få med Erik och Åsa Larsson till Stockholm den 9 juni. - Mattias Sunneborn kommer. - Töisarna Jansson från Vallstena kommer att kontaktas. 3

4 Övriga aktiviteter under jubileumsåret maj Utställning på Hemsebiblioteket 26 maj Majpärken i Stånga 1-3 juni Uppvisningar vid Svenska Hembygdsförbundets årsmöte i Väte Pärkläger för ungdomar anordnas av Östergarn IK 9 juni Gotlänningar visar gutniska idrotter på Stockholms stadion och på Gärdet 10 juni SM i bakpärk anordnas av Dcore/Uppsala 16 juni Evenemang Gotland Cup anordnas av Essendonn 17 juni Junipärken i Stånga 30 juni VM i bakpärk anordnas av När IF 8 juli VM i frampärk anordnas av Burs GoIF juli Stångaspelen 14 juli Stor jubileumskväll på Stangmalmen 5 & 12 aug Gutawåget vid Medeltidsveckan på Paviljongsplan i Visby 5 aug Mästarmöte i Stanggstörtningg på Paviljongsplan i Visby 18 aug Augustipärken anordnas av Essendonn i Rävhagen, Visby 20 okt FGI:s högtidliga 100-årsfirande i Visby Förutom ovan nämnda blir det och har varit utställningar och föreläsningar med filmvisning runt om på många platser på ön. att godkänna rapporten från jubileumskommittén. b) Festarrangemang Partybandet Kalle Baah och dansbandet Deja Vu står för underhållningen efter buffé och prisutdelning. Gumbalde har svarat ja till festmiddagen. Max 380 matgäster. 295 kronor för mat och entré till dansen. 170 kronor enbart entré till dansen. Biljettköp meddelas via senare affischering. att godkänna rapporten från Lottis angående festarrangemangen. c) Inbudan till SP Inbjudan har gått till tryck och Destination står för kostnaden. Den går ut första veckan i maj tillsammans med anmälningsblanketter m.m. att godkänna årets inbjudan till pärk- och varpaklubbar samt arenadeltagare. d) Avtal FGI/SIF/FS Avtal ska skrivas i god tid före Stångaspelen. Det nya i avtalet mellan SIF och FGI är att SIF mäter upp mål och inhägnar varpamålen. Ta kontakt med varpakommittén för mer information. att avtal måste skrivas i god tid före Stångaspelen. 4

5 e) Huvudsponsor/samarbetspartner/sponsorer/annonsörer Huvudsponsor Ingen huvudsponsor i år. Samarbetspartners Visby Återvinning, SwedProd Graphics och Specsavers. Sponsorer I dagsläget är det totalt 80 sponsorer Bidrar med antal kronor kronor Annonsörer 49 st = kronor Plansponsorer 19 st = kronor Banderoller 13 st = kronor Skyltar 4 st = kronor Pärkboll 1 st = kronor Bronspaket 1 st = kronor Utställningsplats Stangmalmen 1 st = kronor Övrig sponsring ivisby Trycker; tryck Posten; porto Destination Gotland; kronor för biljetter och buss till Stockholm Gotlandnet; banner på hemsidan 1 juni 15 juli, värde kronor Staples; material i form av banderollväv och bläck Team Sportia; tröjor och shorts att godkänna rapporten om sponsring. f) Marknadsföring Gruppen har endast träffats en gång men ett möte i maj är inplanerat. I stort ser det ut som ifjol med vägbanderoller, affischer, annonser, uppdateringar av hemsidor samt Facebook. Affischer bör vara klara till årets Majpärk men även till primörpremiären i Stånga maj. att godkänna rapporten från marknadsföringsgruppen g) Arena Inget speciellt att rapportera i dagsläget. Fastställande av arenaprogrammet sker å det snaraste eftersom programmet i inbjudan var tvunget att bli ett med reservation för ändringar på grund av tidsbrist. att bordlägga arenafrågorna tills vidare då ingen från arenagruppen var närvarande. 5

6 h) Pärk Ingen närvarande från pärkgruppen, men nämnas kan att det görs ett försök med ytterligare en klass nämligen en Mix-klass i bakpärk. att bordlägga de pärkfrågor som eventuellt finns tills vidare. i) Varpa Varpan kommer att lotta 18 juni för att tillmötesgå Gotlandsmedia som helst ser att allt är färdigt till midsommar med bilagan. Kansliet bokar lokal för lottning 18 juni. Påminnelseklubbis om anmälningstiden 15 juni. Det ska stå FGI 100 år 2012 på specialpriserna. Jallis fick 2 st nycklar till varpaboden från kansliet torsdag 26 april 2012 (under mötet). Lottningsförslag till Varpatävling omg.1 8 lag = 4v + 4f = 4 till A grupp (4 till B1 grupp) start 4-4 bäst av 3 kulor omg.2 4 lag semifinal öppen lottning " " " omg.3 FINALER " " " B1 Gruppen kastar alla mot all 1 kula 0-12 Priser: A grupp (alt 1-2-3) B1 1-2 (alt 1pris) Lottningsförslag för 19 lag! (Kval kastas i 1 kula 0-12) Kvalomgång: 6 lag kvalar. 13 lag är fria. Efter kvalomgång = 13+3 = 16 till A grupp, 3 till B1 Grupp. omg.1 16 lag till A grupp = (8vinnare 8 förlorare) 8 till A grupp (8 till B1 gruppen) omg.2 8 lag i A grupp = (4vinnare 4 förlorare) 4 till semifinal öppen lottning. 4 förlorare i omg 2 bildar grupp B2. Förlorare i kvalet 3 stycken + 8 förlorare i första omgången (bildar 2 grupper båda grupperna kallas B1) En grupp med 6 st en grupp med 5 st. (1mot 1-2 mot 2 i gruppen) omg.3 4 lag i A grupp = semifinal öppen lottning omg.4 FINALER Priser: A grupp (alt1-2-3) B1 Grupp = (alt ) B2 Grupp = 1-2 (alt1) att godkänna rapporten från varpagruppen. j) Priser Kerstin redovisade hur det ligger till med årets priser och meddelar att det är under kontroll. Jallis meddelar att Gullvi har fått det nya lottningsförslaget och att hon tycker att det är bra. att godkänna rapporten från prisansvariga. 6

7 k) Entréer Fredag: 60 kronor Då kommer även helgbiljetter (fr, lö, sö) att säljas för 120 kronor. Lördag: 60 kronor Söndag: 60 kronor Biljetterna är nu färdigtryckta. Fribiljetter kommer i vissa fall att delas ut till huvudsponsor och samarbetspartner. Entrébodarna kommer att bemannas med ungdomar från Stånga Bowling! att i frånvaro av entréansvarige ändå godkänna rapporten som kom via kansliet. l) Ljud Micke pratar med Roger Wickman. Pärk och arena som tidigare. Jallis meddelar att fjolårets ljudlådor inte var så bra som väntat för kommenterade varpamatcher utan bör förbättras. Önskemål inför 2012; Fredag kl 15-18, ljud över hela plan. Lördag kl 8-17, ljud över hela plan + ljudlådor. Söndag kl , ljudlådor kl att godkänna önskemålen från varpagruppen och att Micke tar kontakt med Roger Wickman. m) Försäkringar Försäkringar från Folksam för tävlande och publik har kommit och är inbetalda. att godkänna rapporten från kansliet om försäkringar. n) Tillståndsansökningar Lottis meddelar att SIF lämnat in tillståndsansökan till Polisen, men att de vill att SIF kontaktar dem angående campingen innan tillstånd ges. att godkänna den rapporten från Lottis. o) Organisation/Ansvarsområden Pärkgruppen Sammankallande: Spelprogram: Ungdomsansvarig: Varpagruppen Sammankallande: Övriga: Gunilla Lindström Johan Wallin Lotta Sandström Jan-Arne Riéem Bernt Jakobsson, Ola Nilsson, Kristina Mattsson, Maria Mattsson 7

8 Arenagruppen Sammankallande: Övriga: Anders Mattsson Niklas Ulmstedt, Tomas Ardin, Bengt-Åke Rundqvist, Evert Jansson Anläggningsgruppen Sammankallande: Mattias Pettersson, Jennie Olofsson Övriga: Mikael Nilsson (FGI), Mats & Stefan Rundby (kritning) Marknadsföring- & PR-gruppen: Sammankallande: Övriga: Jubileumsgruppen Sammankallande: Övriga: Affischer/ Banderoller: Bertil Westberg Anders Matsson, Charlotte Eliasson, Olof Thomsson Anders Mattsson K-G Runander, Anita Gandå, Alf Lindström, Charlotte Eliasson, Lennart Blom, Bertil Westberg FGI Vägvisningsskyltar: Stangmalmen Annonser: Arkivering: Entréer: Kassa: Korum: Press/Media: Priser: Bilaga i GA/GT: Samordnare SP: Sekretariat Sponsorer: Stangmalmenkontakt: Stangmalmen/ Underhåll: Anders Mattsson, Pernilla Hallbom, Charlotte Eliasson Bertil Westberg, Alf Lindström Olof Thomsson Olof Thomsson (entréer), Bertil Westberg (övrigt) Mikael Nilsson, Anders Mattsson Mikael Nilsson, Anders Mattsson Kerstin Österberg, Gunilla Lindström, Elsa Westberg, Jan- Arne Riéem FGI:s kansli i samarbete med Gotlandsmedia Mikael Nilsson Thomas Fogelberg, Bertil Westberg, Alf Lindström FGI:s kansli Mikael Nilsson Mattias Pettersson och Jennie Olofsson i samråd med arena-, pärk-, varpa och anläggningsansvariga. 8

9 Stångaspelsvärd: Stångaspelens Vänner: Yttersta tävlingsansvar: Webbansvar: Presskonferens: Röda Korset: Försäkringar: (förslag av mötet) Lennart Blom men gärna flera och då gärna kvinnor. FGI: s styrelse AU Alf Lindström ( Alf Lindström ( Mikael Nilsson, Anders Mattsson Thomas Fogelberg Mikael Nilsson, FGI:s kansli att godkänna ovanstående förteckning och fördelning av ansvarsområden. 33 Stangmalmen bevattning/planer/underhåll/service Jennie lät meddela att; - Bevattningsmaskinen är på lagning hos Smedberg. - Att det eventuellt några planer måste vältas (tag gärna kontakt med Jenny Pettersson på Vägverket, som spelar pärk i Essendonn, för en eventuell sponsring med maskin och arbetstid). - Stånga Trädgård tar klippningen. - FS har haft en arbetsdag för lite fix. - Högbyskolan ska faga. - Tjengvalls städar. - Eventuellt lite banderoller som utsmyckning. - Så fort FGI-flaggan kommer kan den hängas upp på Malmen. - En besiktningsdag tisdag 5 juni, kl 18, på Stangmalmen. att godkänna rapporten från FS. 34 Pröva på i Rävhagen - funktionärer Samtidigt som Gotlands Varpaförbund har Skol-DM i varpa i Rävhagen, torsdag 31 maj, kl 9, har FGI en pröva på dag i övrig gutnisk idrott. Alla som kan är välkomna att delta som funktionär, och kan anmäla sig till Micke, tfn ! Efterlysning av funktionärer sker på FGI:s hemsida samt Facebook! att det behövs funktionärer till pröva på dagen i Rävhagen och uppmanar de som har möjlighet att höra av sig till Micke. 9

10 35 Majpärken Tid: lördag 26 maj, kl 9 på Stangmalmen. Klubbis i GA/GT kommer lördag 28 april. Påminnelseklubbis kommer lördag 19 maj. Det blir ingen torgdag i år i samband med Majpärken, men Stånga IF ordnar med försäljning. att godkänna rapporten om Majpärken och tackar ja till försäljning av SIF. 36 Övriga frågor Gutniska lekar i Bunge Micke tar kontakt med Bert-Ola Wallin som ordnat ihop funktionärer till pröva-påaktiviteter i gutnisk idrott i anslutning till Bungemuseet. Han har telefonnummer: , FGI:s nya hemsida Presskonferensen i Almedalen På anvisad plats i Almedalen onsdag den 4 juli. Tack FGI:s ordförande Mikael Nilsson, framförde sitt tack till FGI för presenten han fick då han fyllde 50 år den 16 april. Presenten bestod av ett presentkort på kronor för resa och övernattning med mat för två vuxna och två barn till Stora Karlsö, samt blommor. 37 Nästa möte Jubileumskommittén, tisdag 15 maj, kl 13.30, Idrottens Hus, Visby Marknadsföringsgruppen, tisdag 15 maj, kl 16.00, Idrottens Hus, Visby Rekognoseringsmöte, tisdag 5 juni, kl 18, Stangmalmen, Stånga Stångaspelsmöte, tisdag 5 juni, kl 19, Malmgard, Stånga Kansliet bokar lokal och fika på Malmgard. 38 Mötets avslutande Micke tackade de närvarande för ett snabbt och effektivt möte. 10