PROTOKOLL nr 1/2013 SAMMANTRÄDESDATUM STYRELSEN - PARAGRAFER: Tid: Malmgard, Stånga UNDERSKRIFTER SEKRETERARE:...

Transkript

1 PROTOKOLL nr 1/ Tid: SAMMANTRÄDESDATUM STYRELSEN - PARAGRAFER: 1-11 Lokal: Malmgard, Stånga Beslutande: Mikael Nilsson ordförande Gunilla Lindström vice ordförande Olof Thomsson skattmästare Jan-Arne Riéem ledamot Kerstin Österberg ledamot Bernt Jakobsson ledamot Övriga deltagare: Anders Mattsson hedersordförande, adj arena K-G Runander hedersledamot Bertil Westberg adj sekreterare Alf Lindström FGI Mattias Pettersson FS Josefine Eliasson SIF Frånvarande: Håkan Nyberg ledamot Tomas Ardin suppleant Niklas Ulmstedt suppleant UNDERSKRIFTER SEKRETERARE:... Bertil Westberg MÖTESORDFÖRANDE:... Mikael Nilsson

2 Dagordning: 1 Mötets öppnande 2 Godkännande av dagordning 3 Justering av föregående protokoll ( ) 4 Questbackundersökningen 5 Inför Stångaspelen 2013 a) Avtal FGI/SIF/FS b) Sponsring 2013 c) Bilaga GA/GT d) Marknadsföring e) Entréer f) Anmälningsavgifter g) Priser h) Inbjudan i) Arena j) Pärk k) Varpa l) Stangmalmen m) Festarrangemang n) Mat o) Ljud p) Försäkringar q) Tillståndsansökan r) Organisation/ansvarsområden 6 FGI: s medverkan i varpans Skol-DM Ungdomskommittén 8 FGI: s årsmöte 9 Övriga frågor 10 Nästa möte 11 Avslutning Förkortningar FGI Föreningen Gutnisk Idrott SP Stångaspelen GVF Gotlands Varpaförbund SVF Svenska Varpaförbundet GI Gotlands Idrottsförbund SIF Stånga IF FS Föreningen Stangmalmen 2

3 1 Mötets öppnande Ordförande Mikael Nilsson hälsade deltagarna välkomna till Stånga och öppnade mötet. 2 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3 Justering av föregående protokoll ( ) Protokollet är justerat och lades till handlingarna. Samtliga protokoll finns att läsa på FGIs hemsida 4 Questbackundersökningen Med undersökningen som grund beslutade styrelsen att 2013 års Stångaspel blir fem dagar, juli. Övriga svar från undersökningen bearbetas efter hand fram till Stångaspelen. att 2013 års Stångaspel blir juli. 5 Inför Stångaspelen 2013 a) Avtal FGI/SIF/FS Skattmästaren Olof Thomsson ser till att avtalen blir skrivna i god tid före Stångaspelen och att det är samma typ av avtal som att samma typ av avtal som tidigare ska skrivas. b) Sponsring 2013 Kansliet rapporterade att till dags dato hade följande sålts; - Annonser för kr - Planskyltar för kr - Banderoller för kr - Skyltar för kr - Samt kr från SwedProd som pärkbollssponsor Summa: kronor att godkänna rapporten om sponsring. c) Bilaga GA/GT (offert från Gotlandsmedia bifogas!) Som kan utläsas av offerten finns det två alternativ, antingen en 16-sidig eller en 24-sidig bilaga blev det en 16-sidig, vilket kändes lite tunn med tanke på att annonserna tog upp en ganska stor plats vilket begränsade textmassan. En första leverans av färdiga annonser är gjord. Arbetet fortsätter. Liksom 2012 så ska allt material vara färdigt till midsommar och bilagan utges tisdag 9 juli. att det i första hand ska satsas på en 24-sidig bilaga. 3

4 d) Marknadsföring Gruppen fortsätter att jobba med marknadsföring i form av banderoller, affischering, annonser, radio och TV m.m. Andra uppgifter som tillkommit gruppen är bl.a. pröva-på-aktiviteter, bussanslutningar, kringaktiviteter m.m. att marknadsföringsgruppen fortsätter som tidigare men med utökade uppgifter. e) Entréer Stånga IF bemannar entrébodarna. Olof Thomsson undersöker möjligheterna att kunna betala via mobilen. att Stånga IF bemannar entrébodarna. f) Anmälningsavgifter Samma avgifter som 2012, nämligen; Bakpärk: 875 kr per lag Frampärk: 770 kr per lag Ungdom: 420 kr per lag Varpa: 125 kr per deltagare Ungdom: 60 kr per deltagare Arena: 0 kr att anmälningsavgifterna ska vara som ovan. g) Priser SwedProd har lämnat ett pris på en ny medalj i samma storlek och utformning som 2012 års minnesmedalj som delades ut till samtliga deltagare. Diameter 6,5 cm Priset är; 11,55 st inkl moms Hallmans priser för den tidigare ovala Stångaspelsmedaljen är 23,75 st inkl moms. Swedprod måste lämna provmedaljer i alla tre valörer för att godkännas av AU. att AU beslutar om godkännande av medaljerna. 4

5 h) Inbjudan En vädjan till inblandade att kommentera inbjudan i form felaktigheter och ev. tillägg. En helsida i inbjudan blir reserverad för Stånga IF för lördagskvällens festligheter samt öppettiderna för övrig verksamhet. i) Arena Anders meddelade att arenan befinner sig i sin linda, men att en vädjan har inkommit från Erik Larsson om att flytta mästarnas femkamp och stångstörtning från söndag till lördag eftersom det annars kolliderar med Island Games. att gå Erik Larsson till mötes om en vädjan om flytta mästarnas femkamp och stångstörning från söndag till lördag. j) Pärk 1 juni är sista anmälningsdagen till pärktävlingarna. Flytta ungdomsgrupperna så att det inte krockar med varpans ungdomstävlingar. att ungdomsgrupperna i pärk ska flyttas så att det inte kolliderar med varpans ungdomstävlingar. k) Varpa 15 juni är sista anmälningsdagen till varpatävlingarna. Lottning sker 17 juni. Varpan har önskemål om att ungdomarna inte spelar pärk på söndagen. Samarbetet med Stånga IF fortsätter. Göran Fransson fortsätter som konferencier. Har en önskan om lika bra ljud som det var Eftersom Barbro Wettersten befinner sig på Bahamas och Island Games behövs det någon som kan ansvara för deltagarna i Stamfarspokalen. En läktare kommer att placeras på varpans finalarena. att godkänna rapporten från varpagruppen. l) Stangmalmen Mattias Pettersson hade i dagsläget inte så mycket att rapportera annat än att en lekpark kommer att placeras på någon lämplig plats. Två läktare kommer att placeras ut på malmen, en på pärkplanerna och en på varpans finalarena. Dessa byggs på IP-skogen i Visby. En är redan nu färdig för påseende och Micke kommer att åka dit för att godkänna och ta ett kort på den så att vi andra också får en ta sig en titt. att godkänna rapporten från Föreningen Stangmalmen. 5

6 m) Festarrangemang Det blir fest lördag 13 juli, och Josefine Eliasson, Stånga IF, sade att det i stort sett blir samma upplägg som En tidsplan görs i samarbete mellan FGI/SIF och FS. att godkänna rapporten gällande lördagskvällens festligheter från SIF och FS. n) Mat Det blir ungefär samma koncept som 2012, men med ett försök med någon varmrätt. Guteglass har anmält intresse för att sälja sina produkter. Förhandlingar pågår! att godkänna rapporten från Stånga IF och försäljningen av mat dagtid. o) Ljud Micke bokar Roger Wickman. att ordförande Mikael Nilsson bokar upp Roger Wickman. p) Försäkringar Försäkringarna för 2013 är betalda, men Micke kollar med Folksam vad försäkringen innehåller, och vad försäkringen egentligen innebär. att försäkringen ska kontrolleras gällande innehåll. q) Tillståndsansökan Tas om hand av Stånga IF. r) Organisation/ansvarsområden Pärkgruppen Sammankallande: Gunilla Lindström Spelprogram: Johan Wallin Ungdomsansvarig: Lotta Sandström Varpagruppen Sammankallande: Övriga: Arenagruppen Sammankallande: Övriga: Jan-Arne Riéem Bernt Jakobsson, Ola Nilsson, Kristina Mattsson, Maria Mattsson Anders Mattsson Tomas Ardin, Erik Broström, (Lennart Blom) Anläggningsgruppen Sammankallande: Mattias Pettersson, Jennie Olofsson, Johan Christoffersson Övriga: Mikael Nilsson (FGI), Mats & Stefan Rundby (kritning) 6

7 Marknadsföring- & PR-gruppen: Sammankallande: Övriga: Affischer/ Banderoller: Bertil Westberg Anders Matsson, Charlotte Eliasson, Pernilla Hallbom, Olof Thomsson, (Lennart Blom) FGI: s kansli Vägvisningsskyltar: Stangmalmen Arkivering: Entréer: Kassa: Korum: Press/Media: Priser: Bilaga i GA/GT: Samordnare SP: Sekretariat Sponsorer: Stangmalmenkontakt: Stangmalmen/ Underhåll: Stångaspelsvärd: Stångaspelens Vänner: Yttersta tävlingsansvar: Webbansvar: Röda Korset: Försäkringar: Bertil Westberg, Alf Lindström Olof Thomsson Olof Thomsson (entréer), Bertil Westberg (övrigt) Mikael Nilsson, Anders Mattsson Mikael Nilsson, Anders Mattsson Kerstin Österberg, Gunilla Lindström, Elsa Westberg, Jan- Arne Riéem FGI: s kansli i samarbete med Gotlandsmedia och marknadsföringsgruppen Mikael Nilsson Thomas Fogelberg, Bertil Westberg, Alf Lindström FGI:s kansli Mikael Nilsson Mattias Pettersson och Jennie Olofsson i samråd med arena-, pärk-, varpa och anläggningsansvariga. (förslag av mötet) Lennart Blom men gärna flera och då gärna kvinnor. FGI: s styrelse AU Alf Lindström ( Alf Lindström ( Thomas Fogelberg Mikael Nilsson, FGI:s kansli att godkänna förteckningen över ansvarsområden. 7

8 6 FGI: s medverkan i varpans Skol-DM 2013 FGI medverkar vid varpans Skol-DM i Rävhagen den 30 maj, med möjligheter för eleverna att pröva på gutniska lekar. att FGI närvarar vid Skol-DM i varpa. 7 Ungdomskommittén Punkten ungdomskommittén tas bort och ersätts med punkten Ungdomsverksamhet. att ersätta punkten Ungdomskommittén med punkten Ungdomsverksamhet. 8 FGI: s årsmöte Torsdag 21 mars, kl 19. Lilla Hwitstjärna, Visby (Lantmännens gamla kontor, ovanför Visby hamn). Tema: Ungdomsverksamhet där bl.a. Olof Thomsson berättar under ca 45 min om pärklägret i Östergarn. Frida Yttergren, SISU, kommer och berättar om vad FGI kan få för stöd och hjälp då det gäller ungdomsledarutbildning. Utdelning av standar kommer att ske. Värd för mötet är Wisby Bollklubb som kommer att berätta om sin förening. att temat för mötet bl.a. blir ungdomar. 9 Övriga frågor Stångaspelens presskonferens Presskonferensen läggs ned tills vidare då intresset från media varit alldeles för lågt. Endast en journalist var närvarande Istället kontaktas media via telefon eller e-post om så behövs, men det kan även bli att pressreleaser skickas in. Det tidigare s.k. informationshäftet kan fortsättningsvis skickas per snigelpost. att presskonferensen läggs ned tills vidare. Gutawåg Med tanke på det kaos och förvirring som uppstod vid fjolårets Gutawåg behövs det en rejäl genomgång hur fortsättningen ska skrivas. Söndag 30 juni Eksta IF behöver hjälp från FGI med gutniska lekar i samband med en varpatävling. 8

9 att FGI hjälper Eksta IF med gutniska lekar söndag 30 juni. Tävlingsprogram 2013 Delades ut till mötesdeltagarna som ombads att hjälpa kansliet att korrekturläsa. Delas ut under årsmötet. Årskalender 2013 Delades ut till mötesdeltagarna som ombads att hjälpa kansliet att korrekturläsa. Delas ut under årsmötet. 10 Kommande möten AU-möte, torsdag 7 februari, kl 10, på kansliet Styrelsemöte, torsdag 21 mars, kl 18, Lilla Hwitstjärna, Visby Årsmöte, torsdag 21 mars, kl 19, Lilla Hwitstjärna, Visby Konstituerande, torsdag 21 mars, kl 21, Lilla Hwitstjärna, Visby, torsdag 25 april, kl 19, Idrottens Hus, torsdag 13 juni, kl 18 och kl19, Stangmalmen och Malmgard Stånga 11 Avslutning Ordförande Mikael Nilsson tackade alla för kvällens möte och förklarade detta som avslutat. 9

10 OFFERT Johnny Mattsson Mediesäljare Tel mobil Tel kontor E-post. fredag den 18 januari 2013 FGI/Stångaspelen Utifrån det som ni har berättat om er verksamhet och era ambitioner tror vi på Gotlands Media att den lösning som jag presenterar nedan kommer att passa er. Det som jag har uppfattat att ni vill uppnå med er marknadsföring är: Få flera besökare till Stångaspelen Komma ut med startlistor och väcka intresse om stångaspelen med en bilaga. Marknadsföringsförslag Bilagan: INKL MOMS 16 sidig bilaga och 1000 överexemplar betalar ni för 12 sidor : - (76 518: -) 24 sidig bilaga och 1000 överexemplar betalar ni för 20 sidor : - ( : -) Sponsring: Gotlands media sponsrar FGI med Startlistor, 4st helsidor till ett försäljningsvärde av 16420kr Till kr. Beroende på bilagestorlek. Gotlands Media vill synas som sponsor i bilagan, Ha en egen Gotlands Media annons i bilagan och synas på Stangmalmen under spelen, FGI ser gärna att Gotlands media är på plats under torsdagen och fredagen. Gotlands Medias Marknadsavdelning kontaktar FGI för medverkan under spelen. Tillval: Radio Mix Megapol, Rockklassiker & ny station 6 000: - (7 500: -) 20 sek. 5 dagar totalt: 105 spot ( ) 21 spot/dag (7+7+7) Ex tis-lör Stångaspelsveckan. Annons i Gotland Just Nu Kvartssida 6 700: - (7 675: -) Halvsida 9 500: - (11 875: -) Annonser i GA & GT: Repeterar annonsen från Just Nu i anslutning till Stångaspelen Kostnad: 50% av ordinarie Just Nu priset. Banner Helagotland.se Hissen: Mån-lördag stångaspels veckan med visningar50% rabatt Mobilbanner: stångaspelsveckan : - (13 125: -) Gotland.net (ej klart) Alla priser är + moms Gotlands Media AB Tel växel Broväg 21 Box 1498 Tel fax Visby E-post till avdelningen. annons@gotlandsmedia.se