Uppföljning av budget och verksamhetsplan efter april 2018.

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2017/ Socialnämnden Uppföljning av budget och verksamhetsplan efter april 2018 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna uppföljning av budget och verksamhetsplan efter april Bakgrund Efter varje tertial sker uppföljning av budget och verksamhetsplan. Uppföljningen sker utifrån en kommungemensam mall. Rapporten belyser väsentliga händelser, prognos, personalredovisning samt måluppföljning. Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Uppföljning av budget och verksamhetsplan efter april Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx

2 Uppföljning Utgåva: Tertialrapport april 2018 Rapportperiod: Organisation: Socialnämnd

3 Socialnämnd Prognosen för Socialnämnden visar ett underskott på -13,5 mnkr. Prognosen beror på underskott med -4,5 mnkr för verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar p g a svårigheter att anpassa verksamheten efter minskat antal ungdomar och minskade ersättningar. Besparingseffekt för övergång till entreprenaddrift av verksamheten för personlig assistans förväntas först under senare delen av 2019 (-7,0 mnkr). Ökade kostnader för placeringar av barn och vuxna på institution och familjehem medför ett prognostiserat underskott (-7,0 mnkr). Utbetalt ekonomiskt bistånd fortsätter att minska (+5,0 mnkr). Inom övriga verksamheter för personer med funktionsnedsättning och socialpsykiatri visar prognosen budget i balans. Omställning av verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar för att minska kostnaderna till den lägre ersättningsnivån påbörjades under 2017 och väntas inte få helårseffekt förrän år Förseningen av övergången till entreprenaddrift av personlig assistans har gjort att effekten av besparingen förskjutits och väntas inte ge ekonomiskt resultat förrän under senare delen av Verksamheterna har påbörjat arbete med åtgärdsplaner för att komma till rätta med de ökade kostnaderna för placeringar av barn och vuxna, men helårseffekt uppnås inte under året :32 2

4 Verksamhetsplan Socialnämnden har antagit de mål som fullmäktige tilldelat nämnden inom de fokusområden fullmäktige ansett vara aktuella för nämnden. För varje tilldelat fullmäktigemål beskriver förvaltningen vad verksamheten gör för att bidra till målet. Utöver fullmäktigemålen har socialnämnden sex egna verksamhetsspecifika mål med tillhörande indikatorer. Målen ska säkerställa att socialförvaltningen lever upp till de lagkrav på god kvalitet som socialnämnden har. Målen är övergripande och långsiktiga. Nedan bild visar översiktligt socialnämndens mål. Indikatorer till de verksamhetsspecifika målen arbetas fram årligen i samverkan mellan nämnd och förvaltningen och används för att styra verksamhetens inriktning och mäta resultat. Nedan följer en uppföljning av socialnämnden egna mål och mål tilldelade av fullmäktige.

5 Socialnämndens verksamhetsspecifika mål För att säkerställa att socialförvaltningen lever upp till lagkrav på god kvalitet har socialnämnden sex egna verksamhetsspecifika mål med tillhörande indikatorer. Målen är övergripande och långsiktiga. Kunskapsbaserad Titel Beskrivning Bedömning Kommentar Socialnämndens vård och omsorg ska vara kunskapsbaserad Säker Socialnämndens vård och omsorg ska vara säker Vården och omsorgen ska baseras på bästa tillgängliga kunskap och bygga på både vetenskap och beprövad erfarenhet. Vården och omsorgen ska vara säker. Riskförebyggande verksamhet ska förhindra skador. Verksamheten ska också präglas av rättssäkerhet. Indikatorerna arbetas fram årligen i samverkan mellan nämnd och förvaltningen och används för att styra verksamhetens inriktning och mäta resultat. Nämndsmålet följs och mäts med hjälp av följande indikatorer: Medarbetare som uppfyller krav i verksamhetsbeskrivning/processpecifikation, Implementering av Signs of Safety, Personalomsättning, Utbildning via Kunskapsguiden, Metodstöd FIA Samlad bedömning: Formell kompetens når 95 procent. Verksamhetsspecifik kompetens något lägre resultat inom Funktionsnedsättning och Insats Vuxen som når procent. Verksamhetsbeskrivningar håller på att uppdateras för att säkerställa vilken specifik kompetens som erfordras. Pågående metodarbeten: Signs of safety - enligt plan. Kunskapsguiden - enligt plan. FIA ("Förutsättningar inför arbete" är en bedömningsmetod för att kartlägga biståndsmottagares behov av stöd ifråga om sociala förhållanden, arbete och arbetsmarknadsinsatser) - är försenat enligt tidsplan. Orsak: Orsaken till att bedömningsmetoden FIA är försenad är att det är ett omfattande material som behöver gås igenom noggrant innan tidsplan fastställs. Åtgärd: Första aktivitet är att göra tidsplan för införande av FIA. En arbetsgrupp är bildad för arbetet. Nämndsmålet följs och mäts med hjälp av följande indikatorer: Riskanalyser och handlingsplaner, Barnets bästa har beaktats, Domar i förvaltningsdomstol, Utredningar enligt IBIC, Avvikelser i LISA/Tyck till, Verkställda vräkningar av barnfamiljer, Verkställda vräkningar insats långsiktig boendelösning Samlad bedömning Barn och vuxen: Riskanalyser - Ej tillfredsställande underlag vilket gör att det inte går att fastställa att ett systematiskt riskbaserat tänkande finns i verksamheten :32 4

6 Individanpassad Socialnämndens vård och omsorg ska vara individanpassad Vården och omsorgen ska ges med respekt för individens specifika behov, förväntningar och integritet. Individen ska ges möjlighet att vara delaktig. Vuxen och Funk: Domar - VC:s uppgifter signalerar en positiv trend men det finns inte dokumenterat eller styrkt med statistik. Barn: Att barnets bästa har beaktats är säkerställt i de aktgranskningar som gjorts. Vuxen och Funk: Utredningar IBIC - Indikatorn mäter nya ärenden sedan 1/3. Målet är att 100 procent av dessa görs enligt IBIC i Lifecare. Resultat: 84 procent. Orsak: Tillfälliga utökningar kan i dagsläget inte hanteras på ett effektivt sätt i systemet. Åtgärd: Kontakt tagen med systemleverantör. Vuxen: Verkställda vräkningar av barnfamiljer - I statistik från Kronofogden finns en vräkning av barnfamilj. Indikatorn syftar till att inte någon barnfamilj ska ha vräkts utan att förebyggande åtgärder vidtagits och dokumenterats enligt skriftlig rutin. Förebyggande åtgärder var vidtagna och dokumenterade enligt skriftlig rutin i detta fall. Bedömningen utifrån detta och andra uppgifter är därför att målvärdet i indikatorn är uppfyllt. Tertial 2 ska en arbetsgrupp identifiera målgruppen som finns i socialförvaltningens interna lägenheter samt hur återrapportering ska ske till nämnden avseende eventuell vräkning av barnfamiljer från dessa bostäder. Verkställda vräkningar insats långsiktig boendelösning - Ingen rapportering av vräkningar från insats långsiktig boendelösning finns. Åtgärd: Den kommande boendeprocessen med bl.a. tydliggörande av uppdrag utifrån olika roller, kommer att öka rättsäkerheten för den målgrupp som har eller kommer att få långsiktig boendelösning. Nämndsmålet följs och mäts med hjälp av följande indikatorer: Genomförandeplan - inflytande och delaktighet - uppföljning - utveckling och bibehållande av funktioner, Brukarundersökning IFO- upplevelse av att kunna påverka typ av stöd och hjälp, Placerade vuxna och barn rustade att möta livet gällande bostad och sysselsättning, Brukarundersökning funk - Trygghet, Bemötande, Självbestämmande Samlad bedömning Det syns en tendens att indikatorerna under detta nämndsmål tolkas bokstavligen med fokus på själva mätningen, trots att indikatorerna syftar till att signalera vikten av att arbeta med att individanpassa vården och omsorgen genom att säkra självbestämmande, inflytande och delaktighet, utveckling och bemötandet av dem vi finns till för. Hur väl vi lyckas med det mäts :32 5

7 Effektiv Vården och omsorgen ska vara effektiv Vården och omsorgen ska utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt för att nå uppsatta mål. med hjälp av indikatorerna under detta mål. Genomförandeplaner: Indikatorerna för genomförandeplan bygger på att journalgranskningar görs enligt rutin. Granskningarna utgör underlaget. Fortfarande görs inte granskningar i den utsträckningen som rutinen föreskriver. Dock har kvaliteten i de granskade genomförandeplanerna förbättrats utifrån de parametrar som ingår i granskningen. Åtgärd: Det är en förutsättning att granskningen görs i den utsträckning som är föreskriven. 1) rotorsaksanalys till varför granskningarna inte görs 2) hålla fast vid rutinen 3) resultateten av granskningarna måste utgöra utgångspunkten för vilka åtgärder EC vidtar för att utveckla dokumentationen så att den uppfyller dessa minimikrav. Brukarundersökning: Fokus i målarbetet kring brukarundersökningar måste riktas mot att skapa aktiviteter som utvecklar och säkerställer trygghet, självbestämmande och bemötande. Nämndsmålet följs och mäts med hjälp av följande indikatorer: Arbetssätt och mål, Ledarskap, Sjukfrånvaro, Kostnad per närvarodygn korttidsvistelse, Dygnskostnad intern HVB, Kostnad daglig verksamhet LSS egen regi, Kostnad för HSL-insatser i särskilt boende, Vuxna biståndsmottagare med långvarigt respektive mycket långvarigt ekonomisk bistånd/försörjningsstöd, Genomsnittlig biståndsperiod, Placering för vuxna personer med missbruk i internt HVB/externt HVB/familjehem, Dygnskostnad bostad socialpsykiatri. Samlad bedömning Aktivt arbete pågår i hela förvaltningen för att stärka ledarskap och tydliggöra arbetssätt och mål. Det processorienterade synsättet och implementeringen av detta tillsammans med arbete utifrån ett utvecklande ledarskap förväntas ha goda effekter. Förhoppningen är att det tillsammans med förebyggande arbete även ska ha goda effekter på sjukfrånvaron som för innevarande tertial ligger högre än för helåret 2017 men något lägre i jämförelse med samma period förra året. När det gäller KPB (Kostnad per brukare) pågår även där aktiva arbetsinsatser och aktiviteter. Resultat att förhålla sig till kommer under tertial 2 och 3. Arbetssätt och mål: Aktivt arbete med värdegrund, mål och vision, arbetssätt genom processorientering. Bedömningen är att det kommer att ge långsiktigt goda effekter som avspeglas i kommande medarbetarenkäter. Ledarskap: Förutom aktiviteterna beskrivna för indikatorn om arbetssätt och mål pågår också ett aktivt arbete med att, utifrån ett utvecklande ledarskap, tydliggöra förväntningar på varandra, :32 6

8 stärka samsyn och öka trivsel. Sjukfrånvaro: Den ackumulerade sjukfrånvaron för hela förvaltningen januari-mars är 8,9%. På helåret 2017 låg socialförvaltningens sjukfrånvaro på 7,5%. I jämförelse med samma period föregående år har sjukfrånvaron sjunkit från 9,3%. Även om resultatet såhär långt inte är nära målvärdet (6,5%) så ger det ändå en god prognos. Inom insatserna för funktionsnedsättning och socialpsykiatri, där sjukfrånvaron är som högst, kan vi för perioden jan-mars se att sjukfrånvaron ligger på ungefär samma nivå som förra året när det gäller socialpsykiatri medan den har sjunkit med knappt 2% inom funktionsnedsättning. Minskningen gäller långtidsjukfrånvaron. Förutom beskrivna aktiviteter ovan, arbetar man med förebyggande åtgärder som t ex hälsosamma scheman samt snabb kontakt med den sjukskrivne. Analys av kort- och lång sjukfrånvaro görs regelbundet av EC tillsammans med HR. KPB: Alla KPB mått redovisas under tertial 2 och 3. Tertial 2 redovisas Kalmars resultat i jämförelse med föregående år, tertial 3 jämförs Kalmars resultat med övriga deltagande kommuner i KPB. Kostnad per närvarodygn korttidsvistelse - har fortsatt stora utmaningar men ett aktivt arbete pågår bl a med att se över bemanningskrav i förhållande till antal barn och deras behov. Målvärde är medelkostnad i KPB. Antalet vuxna personer med missbruk som får beslut om placering externt i HVB- samt familjehem ska minska. Externa HVB-placeringarna har minskat från 11 till 9 till och med mars månad. Målet är max 5 placeringar. Alternativet med lösningar på hemmaplan tas i första hand gällande HVB. Antalet kvinnor som behöver HVB-placering har ökat, och varit 5-7 personer den senaste månaden. Antalet familjehemsplaceringar har ökat från 9 till 14 placeringar till och med mars. HVB placeringarna har alltså minskat under tertialet medan familjehemsplaceringarna ökat, vilket innebär att antalet placeringar ökat med 5 placeringar under tertialet. Åtgärd: Bedömningen är att fler alternativ i vårdkedjan behövs, för att nå målet med färre externa placeringar. För att hushåll med mycket långvarigt försörjningsstöd och vuxna biståndsmottagare med långvarigt ekonomiskt bistånd ska minska, har teamen inom ekonomiskt bistånd under första tertialet kartlagt målgruppen kopplad till respektive team. Åtgärd: Inför tertial 2 kommer planering upprättas för hur arbete med målgruppen ska genomföras och dokumenteras. Ambitionen är att vid årets slut ha kunnat bidra till att fler kommit ut i egenförsörjning samt att ökad kännedom har erhållits om målgruppen för att kunna :32 7

9 Jämlik Socialnämndens vård och omsorg ska vara jämlik Vården och omsorgen ska tillhandahållas och fördelas på lika villkor för alla. anpassa arbetssätt samt kunna återrapportera vilka eventuella hinder (systematiskt återkommande\) som finns för att enskilda ska nå egenförsörjning. Kostnad daglig verksamhet: Indikatorn syftar till att kostnad per dag med beslut i daglig verksamhet LSS egen regi ska minska till medelkostnad enl. KPB. VC och ekonom tillsammans med EC har gått igenom budgetförutsättningarna. Åtgärd: EC har i uppdrag att se över de befintliga resurserna för att se om det går att omdisponera etc. Lokalkostnader ses över. Individuella placeringar ska öka, vilket medför lediga platser i befintliga DV (istället för att enbart utöka antal platser). Slussen har fått utökade resurser motsvarande 1,5 tjänster senaste året. Nämndsmålet följs och mäts med hjälp av följande indikatorer: Förbättringsåtgärder ur ett jämlikhets-/jämställdhetsperspektiv, Bedömning av ungas behov, Från daglig verksamhete eller sysselsättning till företagsgrupp alt individuell placering, Boendeplatser LSS utan hot eller våld, Utbetalning försörjningsstöd ej hushåll/registerledare. Samlad bedömning Den samlade bedömningen är att de aktiviteter och åtgärder som pågår i verksamheterna kommer att leda till en mer jämlik vård och omsorg. Förbättringsåtgärder ur ett jämställdhets/jämlikhetsperspektiv: I många av verksamheterna har jämställdhetsombud/ansvarig utsetts. Ett arbete har sedan tidigare startat med likvärdighet inom ensamkommande b la i forma av ett årshjul för att systematisera arbetet med jämställdhetsfrågor för såväl medarbetare som ungdomar. Ansökan om projektmedel från Länsstyrelsen för att arbeta ännu tydligare med ungdomarnas etablering. Bemanningskrav ska läggas på korttidsverksamheterna så varje pojke och flickas behov och önskemål beaktas utifrån den enskildes genomförandeplanering. Arbete med det "omvända perspektivet" vilket innebär att när man bedömer den ena förälderns problematik ska man alltid vända på det och tänka hur vi hade bedömt samma problematik hos den andra föräldern. Bedömning av ungas behov: Rutin för snabb hjälp till ungdomar som ertappats med att ta droger är under framtagande. Utbetalning försörjningsstöd ej hushåll/registerledare: Enheterna inom ekonomiskt bistånd har bildat en arbetsgrupp som har arbetat fram ett förslag om aktivitet för att komma fram till ett förbättringsförslag utifrån jämställdhet. Arbetsgruppen har identifierat att det kan vara så att mannen får ett större utrymme i de utredningar som görs än vad kvinnan får, i de hushåll där :32 8

10 Tillgänglig Socialnämndens vård och omsorg ska vara tillgänglig Vården och omsorgen ska vara tillgänglig och ges i rimlig tid. Ingen ska behöva vänta oskälig tid på den vård eller omsorg som hen har behov av. hushållet sammansättning ser ut på det sättet. Detta kan inverka negativt på det stöd som erbjuds kvinnan. Arbetsgruppen har kommit fram till att de ska analysera ett urval av utredningar för att se om det förhåller sig på detta vis och hur det kommer till uttryck. Därefter planeras en workshop tillsammans med övriga på enheterna som ska utmynna i ett konkret åtgärdsförslag för förbättring inom jämställdhetsområdet. Boendeplatser - hot och våld: EC har i uppdrag att gå igenom värdegrundsfrågor i verksamheterna. Riskanalysarbetet ska utvecklas så att alla verksamheter gör det regelbundet. Uppdrag: En kartläggning ska genomföras för att se om det finns några skillnader mellan könen angående vilka som beviljas insats kontaktperson och kontaktfamilj. Nämndsmålet följs och mäts med hjälp av följande indikatorer: Utredningstid, Verkställighets-/väntetid, Brukarundersökning IFO - handläggares tillgänglighet, Rekrytering av familjehem, Digital ansökan. Samlad bedömning Den samlade bedömningen är att de aktiviteter och åtgärder som pågår i verksamheterna säkerställer en tillgänglig vård och omsorg. Handläggares tillgänglighet - Aktiviteter pågår som beräknas ge god effekt när det gäller att handläggares tillgänglighet ska uppfattas som hög av dem vi finns till för. Vid varje nytt påbörjat ärende ska handläggare tillsammans med klient diskutera hur man bäst kommunicerar med varandra, enligt förhållningsätt från Signs of Safety, hur man bäst kommer i kontakt med förvaltningen samt ställa frågor om hur kontakt önskas. Rekrytering av familjehem: Information och underlag kring aktiviteter för att uppnå mål i indikator kring rekrytering av familjehem saknas. Åtgärd: VC kommer att efterfråga underlag. Utredningstid: Utredningstiden kommer inte att bli tillförlitlig vid uttagande av statistik för verksamheterna Funktionsnedsättning och socialpsykiatri med anledning av byte av verksamhetssystem i och med införandet av Lifecare. Verkställighetstid-/väntetid: Under den senaste månaden har fyra lediga platser i befintliga gruppbostäder tillkommit. Även lediga lägenheter finns i servicebostäder. Så även om statistik inte finns framtagen för aktuellt tertial finns inga signaler om att målvärde inte kommer att uppfyllas :32 9

11 Mål som fullmäktige tilldelat socialnämnden Ordning och reda i ekonomin Kommunerna ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på både lång och kort sikt. God ekonomisk hushållning har både ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsperspektiv. Socialförvaltningen använder bl.a. Kostnad per brukare (KPB) för att följa verksamhetens kostnader i jämförelse med föregående år och med andra kommuner. Tertial två redovisas Kalmars resultat gällande KPB med föregående år. Tertial tre redovisas Kalmars resultat i jämförelse med övriga deltagande kommuner. Titel Beskrivning Bedömning Kommentar Fullmäktigemål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv och de ekonomiska indikatorer som är kopplade till detta mål. Se uppföljning av socialnämndens mål om effektiv vård och omsorg under rubriken "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Ett grönare Kalmar Kalmar ska fortsätta vara en av Sveriges grönaste kommuner och ett föredöme inom miljöområdet. Socialförvaltningen har antagit de mål som fullmäktige tilldelat nämnden inom fokusområdet. Till varje mål finns aktiviteter som beskriver på vilket sätt socialförvaltningen inom ordinarie verksamhet, försöker bidra till att uppnå målen som ska leda till ett grönare Kalmar. Titel Beskrivning Bedömning Kommentar Fullmäktigemål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Fullmäktigemål - Kollektivtrafik Kollektivtrafik Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Fullmäktigemål - Klimatneutrala resor och godstransporter Klimatneutrala resor Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. och godstransporter :32 10

12 Fullmäktigemål - Fossilbränslefri kommun 2030 Fossilbränslefri Underlag till kommun 2030 uppföljning hämtas även från socialnämndens aktiviteter gällande socialförvaltningens bidrag till ökad cykeltrafik, kollektivtrafik samt klimatneutrala resor och transporter. Fullmäktigemål - Energianvändningen Energianvändningen Fullmäktigemål - Vattenanvändningen Vattenanvändningen Fullmäktigemål - Avfallet Avfallet Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet samt aktiviteterna kopplade till ökad cykeltrafik, kollektivtrafik samt klimatneutrala resor och transporter. Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Titel Status Färdiggrad Kommentar Cykeltrafiken till målet om ökad cykeltrafik Kollektivtrafik till målet om ökat kollektivtrafikåkande. Målet är att förvaltningen ska använda sig av fler tjänsteresor med cykel. Aktiviteter för att främja detta är: Bättre service på våra poolcyklar, cykelpump utomhus. Mätning: mätning sker i maj månad och september månad. Cykelenkät under hösten. Målet är att fler av förvaltningens medarbetare ska använda cykel som transportmedel till och från arbetet. Aktivitet: Cykeldag med service, luftpump utomhus. Mätning: Cykelenkät under hösten Genomföra en mindre undersökning om det är möjligt att genomföra tjänsteresor (hembesök) med kollektivtrafik :32 11

13 Klimatneutrala resor och godstransporter aktiviteter som bidrag till målet om klimatneutrala resor och godstransporter. Fossilbränslefri kommun 2030 till målet om fossilbränslefri kommun 2030 Energianvändningen till målet om minskad energianvändning. Vattenanvändningen till målet om minskad vattenanvändning. Avfallet till målet om minskat avfall. Aktivitet 1: Ta fram en handlingsplan för hur nämnden ska uppnå fullmäktigers mål om klimatneutrala resor Aktivitet 2. Delta med minst en bil i DEL-bilspoolen, utföra postrunda med cykel, utföra godstransporter med gasbil, utföra minst fem utbildningar i videokonferenssystemet under året, öka antalet elbilar i bilpoolen Mätning: mätning av antalet videokonferensmöten, följa bokningsunderlag på delbilspoolen. Delta aktivt i möten med transportcentralen angående våra behov i förhållande till tillgång av fossilfria leasingfordon. Aktivt föra dialog med fastighetsägare om vikten av energisnåla produkter i våra hyrda fastigheter. Mätning av antalet ljuskällor på huvudkontoret som inte kan använda LED. Aktivt föra dialog med fastighetsägare om vikten av vattensparande produkter i våra hyrda fastigheter. Mål att minska avfall som är osorterat. Aktivitet: Miljöutbildning för alla miljöombuden ska vara genomförd under året, Alla fraktioner ska kunna sorteras i lämpliga kärl eller finnas på en återvinningsplan hur dom ska hanteras på huvudkontoret. Mätning: Mätning av fraktioner som inte har en sorteringsplan :32 12

14 Ett växande, attraktivt Kalmar Kalmar ska vara en växande och attraktiv kommun. Det är en förutsättning för att vara med i kampen om framtida etableringar, inflyttare och satsningar på infrastruktur. Socialförvaltningen har antagit de mål som fullmäktige tilldelat nämnden inom fokusområdet. Till varje mål finns aktiviteter som beskriver på vilket sätt socialförvaltningen inom ordinarie verksamhet, bidrar till att uppnå målen som ska leda till ett växande attraktivt Kalmar. Titel Beskrivning Bedömning Kommentar Fullmäktigemål - Arbetslöshet Arbetslöshet Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Fullmäktigemål - Tryggaste residenskommun Tryggaste Se socialnämndens aktivitet kopplade till målet. residenskommun Fullmäktigemål - Företagsklimatet Företagsklimatet Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Fullmäktigemål - Kalmar - En plats för alla Kalmar - En plats för alla Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara jämlik och indikatorerna: Andel personer som är akut hemlösa. Andel personer som intensivkonsumerar alkohol. Andel flickor och pojkar som använder narkotika. Andel flickor och pojkar som röker. Riskabla alkoholvanor. Socialnämnden har aktiviteterna Hemlöshetsstatistik, Familjehemsstöd BIM-grupper, Utveckla samverkan för tidig upptäckt, Tillsyn tobak, Fortsatt utveckling av SMADIT, ANDT perspektiv i arbetsmiljöarbetet ADNOS, Tillsyn tobak och alkoholservering, kopplade till detta mål :32 13

15 Fullmäktigemål - Tillgänglighet Tillgänglighet Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara tillgänglig och de indikatorer som är kopplade till detta mål. Titel Status Färdiggrad Kommentar Arbetslöshet till målet om ökad sysselsättning. Tryggaste residenskommun till målet om tryggaste residenskommun - Nattvandring Företagsklimatet till målet Företagsklimatet - Vidmakthålla eller öka NKI för serveringstillstånd i Öppna jämförelser. Se uppföljning av socialnämndens mål om tillgänglig vård och omsorg under rubriken "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". En ny uppdragsbeskrivning är färdig och kommunicerad baserad på de behov vi ser framöver. Medel har sökts av Länsstyrelsen för att fortsätta utveckla ungdomskoordinatoruppdraget och införandet av etableringsprocessen. Svar väntas i början på maj. I och med ansökan till Länsstyrelsen sattes också en målbild för ungdomskoordinatorn. Fortsatt behov: att invänta svar på ansökan för att därefter veta hur vi ska gå vidare med ungdomskoordinatorsuppdraget. Socialnämnden bidrar till att skapa ett tryggare Kalmar genom IOP-samverkansavtal med IFK Kalmar som genomför vuxenvandringar i centrala Kalmar. Alkoholhandläggare har medverkat vid samtliga Tillståndsgruppens möten och med de kontakter den gruppen har med olika arrangörer. Vidare har alkoholhandläggare på förekommen anledning gjort mindre föreläsningar i ansvarsfull alkoholservering för att minska överservering. Dessa föreläsningar har gjorts på tillståndshavares initiativ :32 14

16 Kalmar - En plats för alla till målet "Kalmar - En plats för alla" - Hemlöshetsstatistik till målet "Kalmar - En plats för alla" - Familjestödsprogram till målet "Kalmar - En plats för alla" - Utveckla samverkan för tidig upptäckt till målet "Kalmar - En plats för alla" - Tillsyn tobak till målet "Kalmar - En plats för alla" - Fortsatt utveckling av SMADIT till målet "Kalmar - En plats för alla" - Ha med ANDTperspektivet i AdNnos Underlag till uppföljning saknas tertial 1. Socialförvaltningen har sedan länge ett väl etablerat arbete med familjestödsprogram riktat till föräldrar med barn i olika åldrar. Arbetet pågår. Samverkansgrupp där polis och förebyggare inom socialtjänsten träffas med fokus på ungdomar med narkotikaanvändning och kriminalitet träffas en gång i månaden. Samverkansgrupp där kuratorer från Lars Kaggskolan, Jenny Nyströmsskolan och Stagneliusskolan träffar socialsekreterare. Under våren har två träffar genomförts med tema kring när gymnasieskolan bör anmäla oro samt hur samarbete kan ske kring elever över 18 år. Tillsynsbesök har enbart genomförts på förekommen anledning. Det vill säga efter anmälan om försäljning till minderåriga eller olovlig annonsering. Underlag till uppföljning saknas tertial 1. Underlag till uppföljning saknas tertial :32 15

17 till målet "Kalmar - En plats för alla" - Tillsyn alkoholservering till målet "Kalmar - En plats för alla" - BIM-grupper (stödgrupper för barn till missbrukande föräldrar) Ett mindre antal tillsynsbesök är gjorda i form av informationsbesök dagtid eller i samband med annat tillsynsärende. Socialförvaltningen erbjuder stödgrupper till barn/ungdomar i missbruksmiljö (BIM). Det är dock få från målgruppen som är intresserade av att delta. Ingen kommentar finns i dagsläget kring varför få vill delta eller hur verksamheten arbetar med att anpassa stödet efter behov. Hög kvalitet i välfärden Kalmar ska vara en växande och attraktiv kommun. Det är en förutsättning för att vara med i kampen om framtida etableringar, inflyttare och satsningar på infrastruktur. Socialförvaltningen har antagit de mål som fullmäktige tilldelat nämnden inom fokusområdet. Till varje mål finns aktiviteter som beskriver på vilket sätt socialförvaltningen inom ordinarie verksamhet, bidrar till att uppnå målen som ska leda till ett växande attraktivt Kalmar. Titel Beskrivning Status Kommentar Uppdrag - Härbärge/stödboende Kommunfullmäktige ger socialnämnden i uppdrag att tillsammans med frivilligorganisationer utreda möjligheten att tillskapa platser i härbärge/stödboende till hemlösa. Utredning är färdigställd och kommer att presenteras för socialnämnden på sammanträdet i maj för vidare behandling till fullmäktige :32 16

18 Verksamhet, medarbetare och arbetsmiljö Kalmar kommun ska vara ett föredöme som arbetsgivare. Vi ska vara en attraktiv, effektiv och utvecklande arbetsplats som präglas av hög kompetens, öppenhet, delaktighet, jämställdhet och trygghet. Socialnämnden har inom 2018 års målarbete gjort en särskild satsningen för att lyfta förbättringsåtgärder för en jämlik och jämställd vård och omsorg. Förvaltningen arbetar också med ett värdegrundsarbete som stärker samsyn kring engagemang och trygghet gentemot de vi är till för såväl som i ett medarbetarperspektiv. Titel Beskrivning Bedömning Kommentar Fullmäktigemål - Jämställdhetssäkrad verksamhet Jämställdhetssäkrad verksamhet Fullmäktigemål - Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara jämlik och indikatorerna: Likvärdig bedömning av ungdomars behov. Förbättringsåtgärder ur ett jämlikhets/jämställdhetsperspektiv samt uppdraget väntetid kontaktperson. Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv och indikatorn: Sjukfrånvaro. Fullmäktigemål - Medarbetarengagemang Medarbetarengagemang Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv och indikatorerna: Arbetssätt och mål samt ledarskap. Fullmäktigemål - Heltid som norm Heltid som norm Målet är uppfyllt. Se uppföljning av socialnämndens mål om jämlik vård och omsorg under rubriken "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Se uppföljning av socialnämndens mål om effektiv vård och omsorg och indikatorn; sjukfrånvaro under rubriken "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Se uppföljning av socialnämndens mål om effektiv vård och omsorg och indikatorerna; arbetssätt och mål samt ledarskap under rubriken "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter" :32 17

19 Fullmäktigemål - Riktade insatser som uppföljning Riktade insatser som Underlag till uppföljning hämtas uppföljning av från socialnämndens mål om att sjukskrivningar och vården och omsorgen ska vara analys ur ett effektiv och indikatorn: jämställdhetsperspektiv sjukfrånvaro Fullmäktigemål - E-hälsokommun E-hälsokommun Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara tillgänglig och indikatorn: Digital ansökan. Se uppföljning av socialnämndens mål om effektiv vård och omsorg och indikatorn; sjukfrånvaro under rubriken "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Socialförvaltningen har anställt en IT-strateg som kommer att börja sin anställning i augusti månad. Framtagande av IT-strategisk plan är en prioriterad uppgift för IT-strategen :32 18

20 Väsentliga händelser Dataskyddsförordningen GDPR - general data protection regulation Från den 25 maj 2018 börjar GDPR att gälla. Under året har ett stort arbete pågått för att förbereda Socialförvaltningen samtliga verksamheter inför den skärpta lagstiftningen angående behandling av information som direkt eller indirekt kan knytas till en person. För socialförvaltningen innebär detta ett arbete för att anpassa verksamhetens dokumentation av personuppgifter enligt de nya reglerna. Oro finns att GDPR kommer att försvåra kommunikationen med klienter/ brukare, och därmed försvåra arbetet. Säkerhetskrav som GDPR medför innebär också ökade kostnader bl a krävs tvåfaktorsinloggning för samtliga medarbetare. Fortsatt implementering av IBIC - individens behov i centrum Individens behov i centrum (IBIC) är ett arbetssätt där fokus ligger på att socialtjänstens stöd ska utgå från den enskildes behov. Implementeringen har påbörjats och fortsätter under , och påverkar ca 750 medarbetare som arbetar med målgruppen vuxna personer med funktionsnedsättning och socialpsykiatri. Processorienterat arbetssätt I januari 2018 beslutade socialnämnden att förvaltningens arbete ska styras och ledas utifrån ett processorienterat arbetssätt. Beslutet har inneburit en förändring av organisationen från en funktionsindelad struktur till en organisation som stödjer processorientering. Under tertialet har stort fokus lagts på att implementera den nya organisationen och planera för arbetet med ett mer processorienterat arbetssätt. Konsekvenser av lag om samverkan vid utskrivning Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde i kraft den 1 januari Den ersätter lagen om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård. Förändringen innebär att kommunen övertar betalningsansvaret efter tre dagar, efter det att den enskilde bedömts som utskrivningsklar. Under 2018 gäller särskilda övergångsbestämmelser för psykiatri. Förändringen ställer höga krav på samverkan mellan kommun och landsting men också på flexibilitet i den kommunala verksamheten. Lagförändringen ställer krav på handläggningen, men hittills i år har Socialförvaltningen inte haft några dagar med betalningsansvar. Fortsatt omställningsarbete inom verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar Omställningsarbetet inom verksamheten för ensamkommande barn för att anpassa sig till minskat antal barn och ungdomar, samt sänkta ersättningsnivåer från Migrationsverket, har fortsatt under Svårigheter finns men arbete pågår för att upprätthålla en fortsatt god och jämlik vård, samt komma i fas med den lägre ersättningsnivån. Övergång till entreprenaddrift personlig assistans Arbete med att planera övergången av personlig assistans till entreprenaddrift pågår tillsammans med Humana, fackliga representanter och brukare. Övergången planeras ske i två steg, dels den 1 juni samt 1 oktober :32 19

21 Volymökningar I början av året startade ny servicebostad och nytt boendestöd inom socialpsykiatrin. Volymökning märks inom flera verksamheter och planering pågår för nya verksamheter inom bostad och dagliga verksamhet. Flera personer väntar på att få beslut om gruppbostad verkställt och planen är att dessa bostäder ska komma igång under senare delen av Beslut personlig assistans LSS har blivit mer omfattande i antal timmar per person. Hittills ser årsplaneringen för volymökningar ut att hålla.

22 Prognos Driftredovisning År: 2018 Ansvar: 20 SOCIALNÄMND Projekttyp: Drift Enhet: Tkr Driftredovisning Budget VR apr 2018 Prognos VR apr 2018 Avvikelse nämnd Intäkter Personalkostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Övriga kostnader Summa KOSTNADER Summa RESULTAT Omställningsarbetet inom verksamheten för ensamkommande barn för att anpassa sig till minskat antal barn och ungdomar, samt sänkta ersättningsnivåer från Migrationsverket, fortsätter. Svårigheter finns att upprätthålla en fortsatt god och jämlik vård, och samtidigt komma i fas med den lägre ersättningsnivån. Dygnskostnaden för verksamheterna ligger över Migrationsverkets ersättningsnivåer. Dessutom finns omställningskostnader för bl a personal och långa hyresavtal. Prognosen visar ett underskott på - 4,5 mnkr. Upphandling av verksamheten för personlig assistans försenades och nu pågår planering för övergång till entreprenör. Vissa omställningskostnader kommer att uppstå i samband med verksamhetsövergången, varför full besparingseffekt förväntas först under senare delen av 2019, varför prognosen om - 7,0 mnkr ligger kvar. Kostnaderna för placeringar för barn och vuxna har ökat jämfört med första tertialet förra året. Ökningen beror dels på att det är fler placeringar, dels på att några personer har omfattande behov vilket medför högre dygnskostnad. Arbete har påbörjats för att analysera de ökade kostnaderna för placeringar och ta fram åtgärdsplan. Dessa kommer inte att få full effekt under året varför underskott prognostiseras med - 7,0 mnkr. Under 2017 minskade kostnaderna för ekonomiskt bistånd, och utbetalningarna fortsätter att ligga på en lägre nivå jämfört med åren dessförinnan. Den förändrade organisationen har möjliggjort ökat fokus på det sociala arbetet och hur klienterna ska nå självförsörjning. Utveckling av samarbetet med AME pågår, vilket ska leda till en ökad effekt inom kommunen. Arbete pågår också för att utveckla samarbetet med arbetsförmedlingen, för att hitta en samsyn kring hur vi arbetar mer effektivt med dem som behöver stöd för att komma ut på arbetsmarknaden. Det är också en god arbetsmarknad, framförallt för de yngre målgrupperna. Prognosen visar ett överskott med + 5 mnkr.

23 Inom verksamheter för personer med funktionsnedsättning och inom Investeringsredovisning År: 2018 Ansvar: 20 SOCIALNÄMND Projekttyp: Investering Enhet: Tkr socialpsykiatri visar prognosen budget i balans. Investeringsredovisning Budget VR apr 2018 Prognos VR apr 2018 Avvikelse nämnd Inkomster Utgifter Summa NETTOINVESTERINGAR Investeringsbudgeten har hittills i år använts för att utrusta nya lokaler på förvaltningskontoret, samt till ombyggnation och renovering av två hälso- och sjukvård. Investeringsbudgen förväntas balansera budgeten vid årets slut. verksamheter inom verksamhetsområde funktionsnedsättning och Åtgärder och konsekvenser Omställning av verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar för att minska kostnaderna till den lägre ersättningsnivån påbörjades under 2017 och väntas inte få helårseffekt förrän år Förseningen av övergången till entreprenaddrift av personlig assistans har gjort att effekten av besparingen förskjutits och väntas inte ge ekonomiskt resultat förrän under senare delen av Verksamheterna har påbörjat arbete med åtgärdsplaner för att komma till rätta med de ökade kostnaderna för placeringar av barn och vuxna. Helårseffekt uppnås inte under innevarande år :32 22

24 Personalredovisning Personalsammansättning År: 2018 Period: April Ansvar: SOCIALNÄMND Verksamhet: Verksamhetsstruktur Sysselsättningsgrupp: Månadsavlönade och vilande Anställningsform: Alla anställningsformer Avtal: Alla avtal Anställningstyp: Alla anställningstyper AID: Alla etiketter exkl Antal personer Antal årsarbetare Antal personer Antal årsarbetare Kvinnor Män Totalt Rekryteringsläget är för närvarande stabilt. Inom de områden som tidigare har varit kritiska ser vi nu ett stabilare läge. Det gäller framför allt socialsekreterare men också för omsorgsassistenter och enhetschefer som tidigare lockat förhållandevis få sökande. Utav de åtta boendena för ensamkommande barn och ungdomar finns nu ett boende kvar samt två mobila team. Av de totalt 47 varslade medarbetarna inom området, var det i början av året fortfarande knappt 10 personer som ännu inte fått erbjudande om nytt jobb. Vid utgången av februari månad hade samtliga fått erbjudande om nytt arbete. Omställningsarbete pågår för att komma i fas med den lägre ersättningsnivån. Ytterligare övertalighet kommer att uppstå efter sommaren. Första oktober 2018 tar Humana över personlig assistans från kommunen. Avtalet har nu skrivits under av kommunen och Humana. Vi arbetar aktivt med att planera ärendeövergång och personalövergång samt kartlägga situationen för de anställda som väljer att arbeta kvar i kommunen. Senast den 15 maj ska medarbetare ha lämnat besked. I dagsläget är det därför inte möjligt att avgöra hur många av våra anställda som följer med över till Humana.

25 Sjukfrånvaro År: 2018 Period: April Sysselsättningsgrupp: Alla exkl. vilande Ansvar: SOCIALNÄMND Verksamhet: Verksamhetsstruktur Befattning: Alla befattningar Ålder: Totalt AID: Alla etiketter exkl Den ackumulerade sjukfrånvaron har sjunkit jämfört med samma tid föregående år. Under våren har chefer och skyddsombud gått utbildning i Systematiskt arbetsmiljöarbete. Dessutom har chefer och huvudskyddsombud kunnat gå utbildningen Psykisk ohälsa på din arbetsplats :32 24

26 Kvalitet, styrning och kontroll Under första tertialet har förvaltningen genomfört årets internrevision inom 25 verksamheter. Syftet med att revidera verksamheter är att få syn på sådant som kan förbättras i verksamheten. När ett förbättringsområde uppmärksammats får verksamheten en avvikelse. Avvikelserna kan vara av både mindre och större art beroende på hur väl verksamheten fungerar. I revisionen tittar man över hur väl ledningssystemet ger det stöd som verksamheten har behov av. Stödet handlar om resurser, kompetens, medvetenhet, kommunikation och dokumenterad information. I årets revision ser vi att förvaltningens utmaning fram för allt finns inom området dokumenterad information. Bristen kan handla om att det saknas information men framförallt att den som finns inte används. Anledningarna till att dokumenterad information inte används kan vara att den t.ex. inte är känd, upplevs som inaktuell eller att den upplevs som motsägelsefull gentemot andra styrande dokument. Orsaken till att det ser ut på detta sätt kan vara att ledningssystemet har byggts upp med utgångspunkt i hur saker görs snarare än vad som ska göras och varför. Man kan förklara skillnaden mellan varför, vad och hur med nedan figur :32 25

27 Under 2017 arbetade nämnd och förvaltning med att beskriva verksamhetsidé, uppdrag och mål genom att ta fram huvudprocesskarta och ett visionshus, d.v.s. varför-nivån i ovan figur. Under 2018 fortsätter arbetet med vad-nivån genom att etablera det processorienterade arbetssättet. Under första tertialet har utbildning i processorientering genomförts till alla processägare, processledare och nödvändiga stödfunktioner. Arbete med processerna: "Att trygga, säkra och stödja barns levnadsvillkor" (för målgruppen barn och unga som far eller riskerar fara illa) samt "Tillgodose behov av kortsiktigt- eller långsiktigt boende" (för målgruppen personer som inte själva kan tillgodose behov av bostad eller genom bostad med särskild service eller särskilt boende) pågår. Arbete med de nedbrutna huvudprocesserna fortsätter enligt nedan plan. Målsättningen med att införa det processorienterade arbetssättet är att ge verksamheten bättre förutsättningar att förstå sin verksamhet och skapa överenskomna arbetssätt. På så sätt jobbar verksamheten vidare med att förtydliga varför och vad så att hur-nivåns stödjande dokumentation blir det som verksamheterna behöver. Den ökade tydligheten ger i sin tur goda förutsättningar att följa och förbättra verksamheten. Hur väl vi lyckas med detta kan följas vidare genom t.ex. nästa års internrevision.