Delårsrapport efter augusti 2019

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2018/ Tel: Socialnämnden Delårsrapport efter augusti 2019 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna delårsrapport efter augusti Bakgrund Efter augusti presenteras delårsrapport som bl.a. omfattar måluppföljning och ekonomisk rapport. Sammanställningen som även är ett delårsbokslut upprättas efter kommungemensam mall. Rapporten finns i bilaga. Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Delårsrapport augusti Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggar Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

2 Delårsrapport augusti 2019 Rapportperiod: Socialnämnd Socialnämnden ansvarar för de uppgifter som kommunen har avseende; Prognos stöd och service till personer med omfattande och varaktiga funktionsnedsättningar samt hälso- och sjukvård inom detta ansvarsområde individ- och familjeomsorg såsom missbruk och beroendevård, ekonomiskt bistånd, social barn- och ungdomsvård samt våld i nära relationer mottagande av ensamkommande barn och ungdomar tillstånd och tillsyn för alkohol, tobak och receptfria läkemedel. Prognosen för socialnämnden visar ett underskott på -15,0 mnkr. Den största avvikelsen orsakas av höga kostnader för externa placeringar inom den sociala barn och ungdomsvården. Placeringskostnaderna inom vuxna missbruksvården har minskat kraftigt under året vilket innebär budgetbalans på månadsbasis fr.o.m. juni. Verksamheten för ensamkommande barn visar underskott pga. omställningskostnader för framför allt lokaler. Snabbare handläggning hos migrationsverket vid ansökan om svenskt medborgarskap har medfört lägre intäkter än beräknat är en annan anledning till underskottet. Sammantagen prognos för verksamheterna inom funktionshinderomsorgen visar budget i balans. Sparbeting kopplat till övergång av entreprenaddrift av personlig assistans på 7,2 mnkr har uppnåtts under året. De främsta orsakerna är minskade kostnader för jour och administrativa resurser. Väsentliga händelser Under tertialet har arbetet fortsatt med att implementera processorienterat syn- och arbetssätt för att få ökat fokus på individens behov i centrum, flödesorientering samt medarbetarstyrt ständigt förbättringsarbete. Detta arbete har tillsammans med fortsatt utveckling av systematiskt och evidensbaserat arbetssätt bl.a. lett fram till mer flexibla hemmaplanslösningar, färre externa placeringar inom vuxna missbruksvården. Samma tendens kan även konstateras inom den sociala barn och ungdomsvården. Antalet placeringar minskar något, men kostnadsläget ligger fortfarande på en hög nivå. Inom ensamkommandeverksamheterna fortsätter det stora förändringsarbetet med att minska personal- och lokalresurser utifrån de nya förutsättningarna då antalet ungdomar successivt minskar. Inom funktionshinderomsorgen har två gruppbostäder startats upp under tertialet. Utökning av platser har även skett inom daglig verksamhet. Kön till de insatserna har därmed kortats ner och enskilda har fått sina beslutade insatser verkställda.

3 Tobakslagstiftningen ändrades fr.o.m. 1 juli Ändringen innebär bl.a. att den som vill sälja tobak måste ansöka om tillstånd hos kommunen. Alkoholhandläggarna på socialförvaltningen ansvarar för tillståndsgivning och tillsyn. Åtgärder med konsekvenser Förändringsarbetet inom den sociala barn-och ungdomsvården fortsätter för att komma tillrätta med höga kostnader för externa placeringar. Bl.a. har förbättringsteam bildats för att utveckla öppenvården genom olika samordnade insatser. Inom ensamkommandeverksamheten har förvaltningen tillsammans med serviceförvaltningen tagit fram plan för hur tomlokaler ska avyttras. Arbetet med omställning i verksamheten pågår ständigt med anledning av minskat antal ensamkommande ungdomar. Verksamhetsplan Socialnämnden har antagit de mål som fullmäktige tilldelat nämnden inom de fokusområden fullmäktige ansett vara aktuella för nämnden. För varje tilldelat fullmäktigemål beskriver förvaltningen vad verksamheten gör för att bidra till målet. Under fokusområdet Hög kvalitet i välfärden har socialnämnden fått ett mål om socialtjänst av hög kvalitet. Under detta fullmäktigemål har socialnämnden sina sex mål som ska säkerställa att socialförvaltningen lever upp till de lagkrav på god kvalitet som ställs på socialtjänst. Målen är övergripande och långsiktiga. Nedan bild visar översiktligt socialnämndens alla mål. Indikatorer till kvalitetsmålen arbetas fram årligen i samverkan mellan nämnd och förvaltning och används för att styra verksamhetens inriktning och mäta resultat. 1

4 Ordning och reda i ekonomin Titel Beskrivning Kommentar Status Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv och de ekonomiska indikatorer som är kopplade till detta mål. Socialnämnden bedömer att man med det processorienterade syn- och arbetssättet är på god väg att förbättra såväl ändamålsenlighet och kostnadseffektivitet. Med det budgetunderskott som nämnden har, blir dock resultatet negativt. För att uppnå en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet har socialnämnden antagit ett eget mål om effektiv vård och omsorg. För uppföljning av detta mål se nedan. Ett grönare Kalmar Socialnämnden har inte tilldelats något mål under fokusområdet Ett grönare Kalmar. Nämnden har därför valt att tillföra ett eget verksamhetsspecifikt mål som motsvarar fullmäktigemålet fossilbränslefri kommun Se längre ner i denna rapport. Ett växande, attraktivt Kalmar Titel Beskrivning Kommentar Status Attraktiv kommun Kalmar ska vara en av de 30 bästa kommunerna i Sverige att besöka, att växa upp, bo och åldras i. Kalmar ska vara en av de 30 bästa kommunerna i Sverige att besöka, växa upp, bo och åldras i. Socialförvaltningens bidrar till måluppfyllelse till målet Attraktiv kommun genom Tillsyn tobak och Tillsyn alkoholservering. Andra tertialet kan indelas i två perioder vad det gäller tobaksärenden. Den efter och den före den nya lagstiftningen trädde i kraft. Initialt har arbetet gått ut på att bygga upp nya rutiner, skapa system som underlättar för både sökande av tobakstillstånd och handläggningen av ärenden. Ny e-tjänst och nya blanketter har skapats och publicerats. Underlag för beslut om ändring av reglemente, delegationsordning och avgifter har tagits fram. Information om den nya lagstiftningen har skickats till de som anmält tobaksförsäljning före 1 juli, hemsidor har uppdaterats och informationsmöten har anordnats och medverkats vid. Information har givits till den nya nämnden och en fördjupad information till sociala utskottet som är delegerade att fatta beslut i tobaksärenden. Hittills har fjorton ansökningar om tillstånd för tobaksförsäljning inkommit vilket motsvarar ca tjugofem procent av beräknat antal ansökningar. Tio av dessa ansökningar har inkommit via kommunens e-tjänsteportal vilket också skapat en säker kommunikation med den sökande utan att frångå sekretessbestämmelser. Lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter har inte det sekretessbrytande lagrum som Alkohollagen har vad det gäller information från Skatteverket. Vilket gör att den sökande själv tvingas begära de uppgifter som krävs för att handläggningen skall komma till beslut. En miss i lagstiftningen som upplevs tillkrånglad och tidsödande 2

5 Företagsklimatet Utrikesfödda medarbetare Kalmar ska vara en av de 30 bästa kommunerna avseende företagsklimat. Andelen utrikesfödda medarbetare i kommunen ska öka. både från oss handläggare och tobaksförsäljare. Som framgår ovan har bara en mindre tid kunnat läggas på direkt tillsyn av butiker. Ett fåtal besök har ändå genomförts men enbart på förekommen anledning efter tips från allmänheten eller annan förvaltning. Kalmar ska vara en av de 30 bästa kommunerna avseende företagsklimat. Socialförvaltningen bidrar till fullmäktigemålet genom att vidmakthålla eller öka nöjd kund index (NKI) för serveringstillstånd i Öppna jämförelser. Under andra tertialet har det inkommit tjugotvå ansökningar om serveringstillstånd därav fjorton ansökningar om förändring i gällande tillstånd. En strävan har varit att redan innan ansökan inlämnas träffa den sökande för att genom information förenkla ansökningsprocessen för den sökande. Det är inte ovanligt att det under ansökningsprocessen för en ny verksamhet sker tre personliga möten mellan handläggare och sökanden. Ett initialt innan ansökan inlämnas, ett vid genomförandet av kunskapsprov i alkohollagen och det tredje när serveringslokalen synas in. Det personliga mötet hjälper oss att bygga upp en förståelse hos krögare för den roll vi har gentemot restaurangnäringen. Det underlättar även i den fortsatta kontakten vid tillsynsbesök och när krögare vill lyfta problem som kan uppstå i den egna näringsverksamheten. Tillsynsenheten har i maj månad genomfört en tvådagarsutbildning i ansvarsfull alkoholservering. Utbildningen fick genomgående ett högt betyg av samtliga deltagare. Det senaste åren har dock ett sviktande deltagarantal för utbildningen noterats. Frågan har lyfts i länets nätverksgrupp om inte södra länet gemensamt bör anordna den längre utbildningen samt att respektive kommun kompletterar den med kortare utbildningstillfällen under några kvällar för att exempel vis belysa lokala problem så som narkotikabruk eller överservering. Balanstalet (antalet utrikesfödda anställda i förhållande till antalet utrikesfödda invånare i en kommun där 0,8-1,0 anger balans) ska öka till minst 0,8 genom att: Tydliga och genomtänkta kravprofiler i våra platsannonser kopplat till en enkät för att motverka diskriminering God kunskap hos rekryterande chefer om kompetensbaserad rekrytering Annonsering av lediga tjänster ska ske öppet och i media som är lättillgängliga för alla. Kommunens huvudmedia för annonsering av lediga jobb är kommunens hemsida/facebook/linkedin/instagram, Arbetsförmedlingens platsbank samt Offentliga Jobb. Samtliga annonser ska i bakgrundsbeskrivningen innehålla texten: Kalmar kommun värdesätter de kvaliteter som en jämn ålders- och könsfördelning 3

6 samt etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande som bidrar till det. Målet kan bara följas upp på årsbasis med ett års eftersläpning med hjälp av underlag från SCB och SKL, vilket redovisas i Kolada. Det är ej tillåtet för arbetsgivaren att själv registrera etnicitet eller födelseland. Hög kvalitet i välfärden Titel Beskrivning Kommentar Status Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med socialnämnden utarbeta en lokal strategi för frågor runt funktionsnedsättning. Uppdraget är klart. Titel Beskrivning Kommentar Status Uppdrag Funktionsnedsättningsfrågor Kunskapsbaserad vård och omsorg Vården och omsorgen ska baseras på bästa tillgängliga kunskap och bygga på både vetenskap och beprövad erfarenhet. Fokus på nämndsnivå under 2019 är förvaltningens implementering av evidensbaserad praktik och systematiskt uppföljning. För processerna inom VO Barn och familj har man till målet kunskapsbaserad följande indikatorer: Analys av avvikelser och lex Sarah för ett systematiskt förbättringsarbete, Medarbetare som uppfyller krav på kompetens för att möta individens behov (verksamhetsspecifik kompetens), Användning av Kunskapsguiden för att tillgodose behov av kompetens och Signs of Safety som ett gemensamt förhållningssätt. För processerna inom VO funktionsnedsättning och Hälso- och sjukvård har man till målet kunskapsbaserad följande indikatorer: Medarbetare som uppfyller krav på kompetens för att möta individens behov, Brukarundersökning kring upplevelse av trygghet och bemötande För processerna inom VO Vuxen har man till målet kunskapsbaserad följande indikatorer Medarbetare som uppfyller krav på kompetens för att möta individens behov, Bedömningsmetoden FIA förutsättningar inför arbete, Utredningar enligt metoden IBIC (Individens behov i centrum), Hur väl genomförandeplaner beskriver mål i uppdrag/vårdplan samt Vårdplan/uppdrag enligt ASI/ADAD utredning. Samlad bedömning: Efter tertial ett redovisade verksamhetsområdena Barn och familj och Funktionsnedsättning och HSL en positiv trend där förutsättningar att ytterligare stärka den verksamhetsspecifika kompetensen med årets indikatorer är goda. Verksamhetsområde Vuxen beskrev att indikatorerna i stor utsträckning bidrar till en kunskapsbaserad vård och omsorg, men att åtgärder behövs för att nå måluppfyllelse av indikatorerna som berör utredningar enligt IBIC och metodstöd FIA vilka syftar till att förbereda för systematisk uppföljning på individ- och gruppnivå, och att användas för verksamhetsutveckling systematiskt arbetssätt. Under tertial två har den positiva trenden fortsatt. 4

7 Säker vård och omsorg Vården och omsorgen ska vara säker. Riskförebyggande verksamhet ska förhindra skador. Verksamheten ska också präglas av rättssäkerhet. Fokus på nämndsnivå under 2019 är rättssäker myndighet och riskförbyggande verksamhet. Åtgärderna som beskrivs ovan har vidtagits. Implementeringen av metodstödet FIA bedöms vara klar till tertial 3. Styrning- och ledningsstrukturen för IBIC är uppdaterad och etablerad. Tidsplan för införande och implementering är fastställd till och med våren 2020 då samtliga beslut beräknas vara överförda i Lifecare. Nuläge är att 77 procent av samtliga boendestödsbeslut finns i enlighet med IBIC, Vid 100 procent påbörjas arbetet med beslut inom särskilda boenden. Inom missbruk används ny mall för uppdrag/vårdplan där alla rubriker och mål som dokumenteras utgår ifrån livsområdena i ASI. Då nya uppdrag bygger på ASI med tydliga målformuleringar utifrån livsområden kommer uppdrag bli tydligare och underlätta upprättande av genomförandeplan som motsvarar uppdraget. Användandet av Kunskapsguiden inom VO Barn och familj som en del i att öka kompetensen hos medarbetarna är nu uppfyllt. Den fortsatta implementeringen av Signs of Safety går enligt plan och ger ett mycket gott stöd i såväl utredningsarbetet som på insatssidan. Åtgärder: För processerna inom VO Vuxen och Barn och familj behöver man samordna och prioritera enheternas arbete för att uppdatera verksamhetsbeskrivningarna så att de blir det verktyg som avses för att kunna säkerställa och bedöma hur väl man lever upp till verksamhetsspecifik kompetens. Journalgranskningsrutin revideras för tydligare kopplingar till uppdrag/genomförandeplan. Följsamhet till tidsplan avseende införande av IBIC inom socialpsykiatrin. För processerna inom VO Barn och familj har man till målet säker följande indikatorer: Riskanalyser och handlingsplaner som ska stärka det riskbaserade tänkandet och Barnets bästa har beaktats för en rättssäker utredning. För processerna inom VO funktionsnedsättning och Hälso- och sjukvård har man till målet säker följande indikatorer: Domar i förvaltningsdomstol som går i enighet med socialnämndens bedömning, Analys av avvikelser LISA som syftar till förbättra samverkan mellan kommun och landsting, Analys av avvikelser och lex Sarah för ett systematiskt förbättringsarbete, Journalgranskning HSL för att granska att vården utförs på ett för patienten säkert sätt, Granskning av läkemedelsavvikelser HSL för en säker vård, Årshjul för systematiskt patientsäkerhetsarbete, Mätning och lärande av fallavvikelser för ökad säkerhet och Implementering av läkemedelsrobot för färre läkemedelsavvikelser. För processerna inom VO Vuxen har man till målet säker följande indikatorer: Analys av avvikelser LISA som syftar till förbättra samverkan mellan kommun och landsting, Riskanalyser och handlingsplaner som ska stärka det riskbaserade tänkandet, Analys av avvikelser och lex Sarah för ett systematiskt förbättringsarbete, 5

8 Rättssäker uppsägning av andrahandskontrakt (både med och utan barnfamilj), Utredningar enligt ASI-G eller ADAD samt registrering i ASI-net som säkerställer ett systematiskt arbetssätt, Domar i förvaltningsdomstol som går i enighet med socialnämndens bedömning samt Systematiska bedömnings- och uppföljningsmetoder. Samlad bedömning: Svårigheter redovisades efter tertial ett kring implementering av systematiska arbetssätt såsom ASI och ADAD där både tekniska förutsättningar, kompetens och resurser varit hinder för att komma igång eller säkerställa förutsättningar för systematisk användning. Utredningar enligt ASI-G eller ADAD samt registrering i ASI-net görs men målvärdet att alla utredningar ska genomföras med stöd av dessa metoder bedöms ej kunna uppnås under året med anledning av att personalomsättning och att det inte finns utbildningstillfällen förrän våren Översyn av processen "Att trygga och säkra möjligheten att erhålla, inneha och behålla ett förstahandskontrakt" är gjord och arbetet kring alla delar i processen har tydliggjorts. Ingen uppsägning för enskild som har ett andrahandskontrakt på lägenhet i socialförvaltningens bestånd har skett utan att förebyggande åtgärder vidtagits. Barnperspektivet uppmärksammas särskilt vilket innebär att inte någon barnfamilj vräks utan att förebyggande åtgärder vidtagits och uppsägning av kontrakt där barn finns sker på ett rättssäkert sätt. Andel domar i förvaltningsdomstol i enlighet med socialnämndens beslut t.o.m. tertial två är 101 gällande ekonomiskt bistånd och sex gällande bostad. Målvärdet är att 98 procent av domarna ska följa socialnämndens beslut - vilket uppnås. Inom handläggning LSS Vuxen har sex av sju domar (86 procent) avgjorts i enlighet med SN:s beslut. Målvärde är 100 procent- vilket inte uppnås helt. Indikatorn Analys av avvikelser LISA som syftar till förbättra samverkan mellan kommun och landsting har inte ett tillfredsställande utfall med anledning av arbetssättet (avvikelserapporteringen) inte är tillräckligt implementerat, varken i regionen eller inom socialförvaltningen. Det görs för få rapporteringar. Indikatorn barnets bästa har beaktats innebär att det i dokumentation ska framgå att barnets bästa har beaktats. Mätningen gäller handläggningen inom LSS barn som inte har kommit i gång med arbetet. Arbete med att ta fram fungerande rutiner för att följa och sammanställa fall- och läkemedelsavvikelser, riskförebyggande arbete samt implementering av Signs och safety går enligt plan. Alla verksamhetsområden arbetar med att stärka det riskbaserade tänkandet genom att arbeta med riskanalyser. Åtgärd: När det gäller indikatorn om ASI, ADAD och ASI-net kommer en medarbetare utbildas till ASIutbildare under hösten 2019 vilket kommer att säkerställa 6

9 Individanpassad vård och omsorg Vården och omsorgen ska ges med respekt för individens specifika behov, förväntningar och integritet. Individen ska ges möjlighet att vara delaktig. Fokus på nämndsnivå under 2019 ligger på delaktighet och individens behov i centrum. snabbare utbildningsinsatser för kommande nya medarbetare. En egen utredningsmall har skapats utifrån ASI-grund för att de utredningar som genomförs ska följa strukturen och kartlägga de livsområden som ingår i ASIgrund. Ett förvaltningsövergripande arbete är påbörjat kring rutiner för att avvikelser ska rapporteras i LISA när regionen och kommunens samverkan inte fungerar. Inom VO Barn och familj kommer granskning av dokumentationen när det gäller barnets bästa att säkras. För processerna inom VO Barn och familj har man till målet individanpassad följande indikatorer: Placeringar som avbrutits oplanerat, Genomförandeplaner som följts upp och är aktuella, Brukarundersökning om upplevelse av att kunna påverka typ av stöd och hjälp, Brukarundersökning om upplevelse av bemötande, möjlighet till självbestämmande och trygghet. För processerna inom VO funktionsnedsättning och Hälso- och sjukvård har man till målet individanpassad följande indikatorer: Väntetid i antal dagar från beslut till erbjudet inflyttningsdatum (avs. Bostad LSS 9 9), Genomförandeplaner som följts upp och är aktuella, Genomförandeplaner som beskriver hur den enskilde fått utöva inflytande och delaktighet i hur hen får sin insats tillgodosedd, Antal uppföljningar som görs enligt metoden IBIC (individens behov i centrum) och Genomförandeplaner som beskriver samordning av insatser. För processerna inom VO Vuxen har man till målet individanpassad följande indikatorer: Genomförandeplaner som följts upp och är aktuella, Brukarundersökning om upplevelse av bemötande, möjlighet till självbestämmande och trygghet, Brukarundersökning om upplevelse av att kunna påverka typ av stöd och hjälp, Uppföljning enligt den systematiska bedömningsmetoden ASI och Läkemedelsrobot som bidrar till ökad delaktighet och självbestämmande. Samlad bedömning: Under lång tid har svårigheter konstaterats när det gäller att uppnå önskad kvalitet i den sociala dokumentationen i vilken den enskildes genomförandeplan är en betydande del. Genomförandeplanen är en förutsättning för att kunna säkra individanpassad vård och omsorg. Efter tertial två ser vi att journalgranskningarna, i vilka genomförandeplanernas kvalitet granskas ur olika aspekter, leder till förbättringar. Arbete pågår för att öka medarbetares kunskap och förståelse kring genomförandeplaner och dess betydelse. Störst utmaning ser vi VO Funktionsnedsättning och HSL. När det gäller indikatorn Placeringar som avbrutits oplanerat med målet att färre än 20 procent av avslutade placeringar ska ha avslutats oplanerat, är framtagandet av en rutin för analys av sammanbrotten i placeringar en del av arbetet. Arbetet med framtagande av rutin för analys 7

10 Effektiv vård och omsorg Vården och omsorgen ska utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt för att nå uppsatta mål. Fokus på nämndsnivå under 2019 är arbetssätt och mål, ledarskap, medarbetarskap, sjukfrånvaro samt kostnadseffektivitet inom den sociala barn och ungdomsvården, missbruksvården samt volymer inom LSS. pågår men tar längre tid än beräknat varför man inte beräknar kunna hantera årets avslutade placeringar enligt en sådan rutin i år. När det gäller Uppföljningar enligt IBIC inom handläggning LSS vuxen är målvärdet att 110 uppföljningar ska ha genomförts på helåret. Efter tertial två har totalt 40 beslut om Bostad med särskild service följts upp i jämförelse med målvärdet 50 efter tertial två. Således når man inte riktigt delmålet för tertial ett och två. Åtgärd: Brukarundersökningarna genomförs nu under hösten. Under tertial ett och två har aktiviteter pågått i alla verksamhetsområden för att förbättra kvaliteten inom de områden som identifierats som förbättringsområden. Läkemedelsrobot som metod används i två verksamheter inom boendestödsverksamheten. Utvärdering är inplanerad till början av september vilket medför att indikatorn kan följas upp först i tertial tre. Samtliga verksamhetsområden har under målet effektiv indikatorerna Sjukfrånvaro, Medarbetarenkätens resultat för ledarskap, Medarbetarenkätens resultat för medarbetarskap, Medarbetarenkätens resultat för arbetssätt och mål. Dessa redovisas under respektive indikator längre ner i rapporten. Sjukfrånvaron redovisas också under fullmäktigemålet om sjukfrånvaro. För processerna inom VO Barn och familj har man till målet effektiv följande indikatorer: Kostnad för placeringar, Stöd som ges till familjehem så att de vill ha fortsatt uppdrag, Antal konsulentstödda familjehem, Kostnad per närvarodygn korttidsvistelse För processerna inom VO funktionsnedsättning och Hälso- och sjukvård har man till målet effektiv följande indikatorer: Dygnskostnad för DV, Väntetid från ansökan till verkställighet och Ej verkställda beslut För processerna inom VO Vuxen har man till målet effektiv följande indikatorer: Handlingsplan för införande av processorientering, Antal vuxna biståndsmottagare med långvarigt eller mycket långvarigt försörjningsstöd, Dygnskostnad för bostad socialpsykiatri, Kostnad för placeringar, Kostnad för tomhyror, Kostnad för underhåll av lägenheter, samt Andrahandskontrakt som omvandlas till förstahandskontrakt för en rättssäker hantering. Samlad bedömning: Effektiv vård handlar om att ge rätt insats, i rätt tid, på rätt plats som ökar livskvaliteten för brukare. Flödesorientering och ledtider samt kvalitetsparametrar kopplat till dessa blir viktiga delar framåt. Ständig uppföljning för att förändra arbetssätt i rätt riktning. Den samlade bedömningen är att indikatorerna kommer att bidra till att tillgängliga resurser ska användas på bästa sätt för att nå målet. Efter tertial ett konstaterades fortsatta utmaningar i de effektivitetsindikatorer som berör sjukfrånvaro, kostnad för korttidsvistelse och kostnad för placeringar. Efter tertial två kan vi konstatera att sjukfrånvaron går i fel 8

11 riktning enligt beskrivning i indikatorn nedan. Målet att kostnaden för närvarodygn på korttidsvistelse ska ligga på KBP:s medelkostnad kommer inte att nås Senaste KPB-snitt är 5007 kr/dygn inkl OH. Vi har dock sänkt kostnaderna från 6038 kr/dygn exkl OH 2017 till 5634 kr/dygn exkl OH Bedömningen är att de åtgärder som vidtas kommer att ge effekt på längre sikt. Kostnaderna för externa HVB-placeringar barn och unga har ökat med 1,9 mnkr jämfört med (januari-juli 2019: 21,9 mnkr, januari-juli 2018: 20 mnkr). Det har dock skett en minskning av kostnaderna mellan tertial ett och två med 0,6 mnkr. Inom missbruks- och beroendevården kommer målvärdet avseende kostnad för placeringar att uppnås. Kostnaderna för april till juli har halverats jämfört med samma period föregående år. Totalkostnad fram till juli 2019 är 5,8 mnkr jämfört med 8,4 mnkr Sedan juni månad är budgeten i balans på månadsbasis. Ett nytt internt stödboende har öppnats. Flexibla hemmaplanslösningar har skapats. Utredningar sker enligt ASI för att få ett grundligare beslutsunderlag vilket har fått effekten att färre snabba beslut om placeringar fattas. Det grundligare beslutsunderlaget har bidragit till att enskildas behov blivit bättre kartlagda och behoven hos enskilda har kunnat tillgodoses på annat sätt. Vi ser en positiv utveckling när det gäller ändamålsenlighet och effektivitet i processen för att Trygga och säkra möjligheten att erhålla, inneha och behålla ett förstahandskontrakt i form av minskade kostnader för tomhyror. Under året har kostnaden minskat från kr (jan - juli 2018) till kr (jan - juli 2019). Målvärdet för året som innebär att kostnaderna ska minska jämfört med föregående år förväntas därmed uppnås. Anledningen är att inga lägenheter har hyrts innan behovsbedömning har gjorts hos aktuell klient. Arbetsgången har följt processen och dialog har förts med hyresvärdar om hyresgästens aktuella behov och möjlighet till att kunna erhålla förstahandskontrakt innan avtal om andrahandsuthyrning gjorts. Målvärdet att andrahandskontrakt ska förvandlas till förstahandskontrakt förväntas också uppnås. Socialsekreterare och hyresadministratör har gått igenom samtliga insatser och hyresavtal. I många fall visade det sig att klienterna inte hade möjlighet att erhålla förstahandskontrakt i den bostad de hyrde i andra hand och därför påbörjade de en dialog med dessa klienter och gjorde en behovsbedömning. I samarbete med hyresvärdar kunde de erbjuda andra boenden där vissa fick förstahandskontrakt direkt. Andra klienter har erhållit nya bostäder som de även fortsättningsvis hyr i andra hand, men nu med möjlighet till förstahandskontrakt. Även kostnaden för underhåll av lägenheter har minskat något (från kr jan - juli 2018 till kr jan -juli 2019). Målvärdet för året innebär att kostnaderna ska minska jämfört med 9

12 föregående år. Kostnaden för underhåll p.g.a. misskötsamhet och skadegörelse av socialförvaltningens lägenheter är dock svårbedömd med anledning av att de flesta av de personer som bott i lägenheter utan möjlighet till övertagande av förstahandskontrakt har erbjudits andra bostäder. Lägenheterna de lämnat är i många fall undermåliga och misskötta. Det är i och med detta oklart huruvida renoveringskostnader som uppstått ska åligga socialförvaltningen, den enskilde eller serviceförvaltningen/hyresvärden. Då de flesta hyresavtalen med serviceförvaltningen samt samtliga privata hus under året har sagts upp från socialförvaltningen så bedöms dessa kostnader bli höga i år. Avseende dygnskostnad bostad socialpsykiatri är målvärdet uppnått i och med att det ligger i nivå med Kalmars dygnskostnad för service- och gruppbostad (sammantaget funktionsnedsättning och socialpsykiatri) i KPB. Kostnaden för bostad inom socialpsykiatri ligger på 2051 kr/dygn jämfört med KPB snitt för service- och gruppbostäder som ligger på 2098 kr/dygn. Sänkningen beror på högre beläggning (fler dygn) 2018 än 2017 och att kostnadsökningen inte har varit lika stor. Målvärdet att de konsulentstödda familjehemmen ska minska i antal till 25 eller färre (31 st för 2018) går enligt planering, antalet är 23 st. Stödet till de interna familjehemmen i form av gruppträffar går enligt planering och förväntas ge god effekt. Kostnaden per dag i daglig verksamhet har ökat från 540 kr/dag 2017 till 602 kr/dag Senaste KPB-snitt att jämföra med är 518 kr/dag. Målvärdet att ligga i linje med KPB snittet kommer inte att uppnås under Åtgärder: Fortsätta det förbättringsarbete pågår i verksamheterna med syfte att knyta ihop målarbete, processarbete och värdegrundsarbete. Det behöver tydliggöras hos vem i förvaltningen ansvaret ligger för att en skriftlig överenskommelse med hyresvärdar kommer till stånd. Det saknas skriftliga överenskommelser med hyresvärdar gällande andrahandsuthyrning av lägenheter. Arbete kring minskad dygnskostnad DV och omfördelning av resurser samt kring verkställighet av insatser enligt LSS - DV, Boendestöd och Ledsagarservice är påbörjat. Arbetena följs upp och stödjs av VC/ekonom/VU. För att minska kostnaderna för externa HVB för barn och unga kommer ny rutin att implementeras. Rutinen syftar till att ingen placering ska pågå längre än nödvändigt genom bättre planering inför, under och efter avslutad placering. Bättre samordning av insatser på hemmaplan både inom verksamhetsområdet och övriga verksamhetsområden. Gällande gruppen som är 18 år 10

13 kommer verksamhetsövergripande processteam finnas för att öka samverkan. Åtgärder för att minska kostnaderna inom korttidsvistelse är att ytterligare effektivisera beläggningen. Genom planerad kompetensökning kan bemötandet av barn och ungdomar med särskilda behov förbättras och därmed kan personalresurserna bli bättre anpassade. Samtliga verksamhetsområden har under målet effektiv indikatorerna Sjukfrånvaro, Medarbetarenkätens resultat för ledarskap, Medarbetarenkätens resultat för medarbetarskap, Medarbetarenkätens resultat för arbetssätt och mål. Dessa redovisas under respektive indikator längre ner i rapporten. Sjukfrånvaron redovisas också under fullmäktigemålet om sjukfrånvaro. Jämlik vård och omsorg Vården och omsorgen ska tillhandahållas och fördelas på lika villkor för alla. Fokus på nämndsnivå under 2019 är hälsa, vård och omsorg på lika villkor samt digitalt stöd för att stärka individens möjlighet till självständighet. Alla enheter har till målet om jämlik indikatorn: Förbättringsåtgärder ur ett jämställdhetsperspektiv så att vård och omsorg tillhandahålls på lika villkor för alla. För processerna inom VO Barn och familj har man till målet jämlik följande indikatorer: Nätverksplaceringar - Barn ska så långt det är möjligt placeras i sitt nätverk, Placerade barns hälsa syftar till att placerade barn ska ges samma förutsättningar till god hälsa som alla barn. För processerna inom VO funktionsnedsättning och Hälso- och sjukvård har man till målet jämlik följande indikatorer: Boendeplatser enligt LSS 9 9 där våld ej förekommit (för att säkerställa att verksamheten har en nolltolerans mot våld och hot om våld), Från Daglig verksamhet till företagsgrupp eller individuell placering för att bidra till jämlikhet i levnadsvillkor. För processerna inom VO Vuxen har man till målet jämlik följande indikatorer: Boendeplatser enl. LSS 9.9 där hot eller våld mot brukare inte förekommit på boendet syftar till att minska förekomst av hot eller våld brukare emellan eller mot brukare samt Avvikelse LISA ska användas i förbättringsarbetet för att säkerställa att samordning sker och att individen får sina behov tillgodosedda. Samlad bedömning: Efter tertial ett konstaterades att verksamheterna generellt har svårigheter att vidta förbättringsåtgärder ur ett jämställdhetsperspektiv med utgångspunkt i den könsuppdelade statistik som finns tillgänglig. Det behövdes förtydliganden från förvaltningsövergripande nivå av vikten att påbörja arbete med jämställdhetsfrågor med utgångspunkt från tillgänglig könsuppdelad statistik. Även om svårigheterna kvarstår ser vi att det ändå har blivit ett ökat fokus på frågan om jämställdhet och det har bidragit till att förbättringsåtgärder har skapats och i vissa fall planerats för. Indikatorn nätverksplaceringar syftar till att barn så långt som möjligt ska placeras i sitt nätverk. Andelen nätverksplaceringar ligger en procent lägre än (2018:13 %, 2019: 12%).Vid varje placering har dock nätverksplacering övervägts och i de fall placering inte skett inom nätverket har det varit för att nätverket bedömts som olämpligt. Målvärdet uppnås inte heller när det gäller användande av enkäten Barnsam utifrån indikatorn Placerade barns hälsa. Enkäten används till 11

14 Tillgänglig vård och omsorg Vården och omsorgen ska vara tillgänglig stor del men på grund av hög personalomsättning har den inte använts för samtliga barn. Det finns även oklarheter kring hur statistik ska fås fram gällande de Barnsamenkäter som genomförts. Inom processen Att säkra och föra fram barns rätt har man i ca 80 procent av alla utredningar analyserat jämställdhetsperspektivet genom att vända på perspektivet (skulle vi gjort samma bedömning om det var det andra könet). Vidtagna aktiviteter leder mot en mer medveten hållning i jämställdhetsfrågan. Inom processen Att möjliggöra utveckling för barn med funktionsnedsättning är arbetet ej påbörjat och målvärdet kommer inte att uppnås under Utifrån formulering av målvärde i indikatorn boendeplatser där hot eller våld mot brukare inte förekommit så görs bedömningen att målvärde kommer att nås. Målvärdet mäter dock enbart riskanalyser som gjorts efter en hot- eller våldshändelse. Det pågår arbeten med att skapa trivsel och trygghet i de olika boendena bl a på brukarmöten. Lågaffektivt bemötande tillämpas och riskanalyser görs. Sammantaget bidrar detta arbete till att minska förekomst av hot eller våld på våra boenden. För att ytterligare minska sådana händelser behöver riskanalyser även göras i förebyggande syfte. Målvärdet för indikatorn "Från daglig verksamhet/sysselsättning till företagsgrupp/individuell placering" kommer inte att uppnås. Målvärdet är att 15 individer ska gå från daglig verksamhet/sysselsättning till företagsgrupp alternativt individuell placering med syfte att bidra till ökad jämlikhet i levnadsvillkor. Hittills har endast en person gått från DV/sysselsättning till /FG/IP. EC för DV samt medarbetare saknar till viss del samsyn kring brukare och möjligheterna till att gå från DV till individuell placering. Åtgärd: Metodiskt arbete samt uppföljning minskar variation och ökar träffsäkerhet för given insats. Att framåt vässa arbetet och göra analyser utifrån den könsuppdelad statistik som finns möjliggör också en utveckling mot en mer jämställd vård och omsorg. Vi behöver bli bättre på att upptäcka tänkbara skillnader mellan den vård som kvinnor respektive män får. DV-teamet har ett uppdrag från VC för att öka intern samsyn och arbete med resurser. VC kommer att träffa DV-teamet regelbundet under hösten för att ge mer stöd i arbetet med målen. Bibehålla kvalitetsökningen som skett genom att vid varje placering överväga nätverksplacering i enlighet med rådande lagstiftning och med stöd av Signs of Safety som förhållningssätt. Kontakt med ansvariga på Barnsam för att få stöd i hur statistik kan tas fram. Fortsätta genomföra Barnsam enkäterna under hösten. För processerna inom VO Barn och familj har man till målet tillgänglig följande indikatorer: Väntetid och Verkställighetstid för att säkerställa att den enskilde får 12

15 och ges i rimlig tid. Ingen ska behöva vänta oskälig tid på den vård eller omsorg som hen har behov av. Fokus på nämndsnivå under 2019 är förbättrad service genom ökad tillgänglighet genom e-tjänster samt att behov ska tillgodoses enkelt, snabbt, kostnadseffektivt och säkert. beviljad insats och behov tillgodosedda utan oskäligt dröjsmål För processerna inom VO funktionsnedsättning och Hälso- och sjukvård har man till målet tillgänglig följande indikatorer: Utredningar enligt IBIC för att säkerställa att den enskilde är delaktig i utredningen av sitt behov, Utredningstid för att säkerställa att den enskilde enkelt, snabbt och rättssäkert ska få beslut om rätt stöd samt Tillgänglighet HSL team för att säkerställa att patienter får kontakt med HSL-personalen. För processerna inom VO Vuxen har man till målet tillgänglig följande indikatorer: Digital ansökan, Utredningstid, Verkställighetstid, Väntetid för att säkerställa att den enskilde enkelt, snabbt och rättssäkert ska få beslut om rätt stöd samt Brukarundersökning IFO - Handläggares tillgänglighet ska uppfattas som hög. Samlad bedömning: Inom processen Trygga säkra barn har struktur för uppföljning när det gäller väntetid från ansökan till verkställighet inte tagits fram då indikatorn inte varit tillräckligt tydlig. För närvarande vet vi dock att väntetiden till Familjehuset är mer än tre månader vilket får anses som oskälig. Det är ovisst om målvärdet att antal icke verkställda beslut gällande kontaktperson LSS ska vara färre i förhållande till antalet för 2018, kommer att nås. Bedömningen är att målvärdena för indikatorerna om handläggares tillgänglighet inom Ek. bistånd och socialpsykiatri samt väntetid bostad SoL/LSS samt verkställighetstid boendestöd SoL uppnås för Målvärde för verkställighetstid boendestöd är att kontakt etablerats inom 30 dagar. I tertial ett är medelvärdet för ledtiden 18 dagar (7 kvinnor och 7 män), för tertial 2 är medelvärdet för ledtiden 13 dagar (9 kvinnor och 9 män). Medianvärdet för väntetid bostad LSS/SoL, d.v.s. det antal dagar som förflyter från att beslut tagits till erbjudet inflyttningsdatum är 62 dagar till och med tertial två. Statistiken avser tre kvinnor och tre män som har fått vänta på erbjudande av särskilt boende enligt SoL. Effektiv boendeplanering bidrar till att målet på max 90 dagar bedöms uppnås. Digital ansökan har inte kunnat införas på grund av att upphandling av verksamhetssystem måste ske och upphandlingsenheten har kö för upphandlingar. Utifrån detta har heller ingen tids- och handlingsplan kunnat tas fram. Tillgängligheten till handläggare IFO är god. Inom ekonomisk bistånd har Triotjänst införts där antal samtal, kötider m.m kunnat mätas och där det även framgår hur många av de som ringer som kommer fram direkt och vilka som eventuellt behöver stå i kö samt samtal som bryts. Inom socialpsykiatri finns daglig telefontid för kontakt med handläggare och dessutom kan handläggare nås via deras personliga röstbrevlådor. Handläggarna finns även tillgängliga för informationssamtal dels på förvaltningen och dels på sjukhuset. 13

16 Målvärdena i de indikatorer som VO Funktionsnedsättning och HSL har under målet tillgänglig kommer inte nås. Utredningstiden har ökat till 109 dagar (målvärde 90 dagar). Den sammantagna bedömningen är att vi har en oacceptabelt lång handläggningstid. Indikatorn Utredningar enligt IBIC mäter, under målet om Tillgänglig vård och omsorg, antal kollegiegranskningar med syfte att säkerställa att den enskilde genom arbetssättet Individens behov i centrum (IBIC) är delaktig i utredningen av sitt behov. Målet var att två kollegiegranskningar skulle göras under tertial två. Ingen kollegiegranskning har kommit till stånd p.g.a. hög arbetsbelastning och att handläggning av ansökningar har prioriterats. Fyra kollegiegranskningar (Utredningar enligt IBIC) är planerade att genomföras under T3. Indikatorn Tillgänglighet HSL-team har som målvärde att alla patienter/företrädare ska få svar av HSL-teamet inom 24 timmar. HSL-teamet har dock fortfarande inga välfungerande kontaktvägar för personer som tidigare inte varit i kontakt med teamet. Arbetet pågår och bedömningen är att målvärdet kommer kunna uppnås under Åtgärder: Samverkan har utökats mellan rekryterare av kontaktpersoner och handläggare för att minska antalet icke verkställda beslut vad gäller kontaktpersoner. Uppföljande analyser kring ledtider behövs för att säkerställa de kvalitativa aspekterna på statistiken d.v.s. vi uppnår målvärde i siffror men hur uppfattas tillgängligheten av de vi är till för samt de vi samverkar med. Återkommande uppföljning av ledtider samt fortsätta arbete med processorienterat synsätt med ständiga förbättringar. Fortsatt kontinuerlig kontakt med IT-strateg för att få information och trycka på för att påtala vikten av att kunna införa digital ansökan. Tills dess görs inga fler insatser för att motivation och trovärdighet ska bibehållas hos medarbetare. Boendesamordnare har nära samverkan med brukare, anhöriga och medarbetare samt övriga aktörer för effektiva in-och utflyttningar så att väntan på bostad blir så kort som möjligt. Fortsatt månatlig uppföljning med boendesamordnare för verksamhetsområdet. För handläggares tillgänglighet kommer statistiken från Triotjänst möjliggöra att bemanning kan anpassas när behov är som störst m.m. Inom socialpsykiatri kommer arbetsgruppen fortsatt diskutera förbättringsmöjligheter, t ex kring Triotjänst, för att bibehålla en hög tillgänglighet som efterfrågas av målgruppen. Handlingsplan för Utredningstid och IBIC upprättad. Under tertial tre fortgår arbetet med åtgärder i upprättad handlingsplan samt att följa upp detta arbete. Analysera om utökning av handläggarresurs är nödvändig. För att komma vidare i arbetet med HSL-teamets tillgänglighet är möte inbokat med kommunikatör 14

17 angående information om HSL-teamet på kommunens externa sida. Kontakt är tagen med enheten för fastighet och teknik för att ordna en "kontakttelefon". Nedan redovisas de indikatorer som alla verksamhetsområden och enheter har under målet Effektiv vård och omsorg. Titel Utfall Mål Effektiv vård och omsorg SOC - Sjukfrånvaro 7.6% 5.9% Beskrivning: Ackumulerad sjukfrånvaro i procent (varje månad). Uppdelat per kort- och lång frånvaro. Sjukfrånvaro: Utfall 2018: 6,9 procent. Målvärde 2019: 5,9 procent Kommentar: Sjukfrånvaro: Utfall 2018: 6,9 procent. Målvärde 2019: 5,9 procent Samlad bedömning: Den ackumulerade totala sjukfrånvaron till och med juli har i år ökat (7,59%) jämfört med föregående år (6,92 %). Den långa sjukfrånvaron har ökat från 3,36% i juli 2018 till 4,03% i juli 2019 samtidigt som den korta sjukfrånvaron har minskat marginellt från 3,57% (2018) till 3,56% (2019). Den samlade bedömningen är därmed att det inte är troligt att nå målet om 5,9% ackumulerad sjukfrånvaro för Orsak: Enligt Adato (IT-stöd i rehabiliteringsärenden) är de tre vanligaste sjukdomsorsakerna i år för personer med pågående rehabiliteringsärende (>21 dagar) följande, skelett- och muskelsjukdomar, infektionssjukdomar samt psykiska sjukdomar. Det är en förhållandevis liten andel som är direkt arbetsrelaterad sjukfrånvaro. Åtgärd: Fortsatt arbete med att löpande följa upp långtidssjukskrivna och att aktivt arbeta med förebyggande insatser såsom tidig rehabilitering och tidig kontakt vid sjukfrånvaro, åtgärder som hindrar att sjukfrånvaron förlängs samt främjar återgång i arbete. VO Barn och familj: Sjukfrånvaron har inom område Barn och familj stigit under våren till 7,25% men bedömningen är att målvärdet att minska sjukfrånvaron med en procent kommer att nås vid årets slut. Ökningen beror på att ett fåtal enheter har ett ökat antal långtidssjukskrivningar. För att nå målvärdet gäller det att fortsätta aktiviteter i form av samverkan mellan enheter, skattning av arbetstillfredställelse och arbetsbelastning mm. VO Vuxen: Sjukfrånvaron inom verksamhetsområde Vuxen har minskat under Den totala sjukfrånvaron i juli 2019 var dock högre än föregående år: 6,13 % (jämfört med samma månad 2018 som var 4,79 %). Ackumulerade sjukfrånvaron jan-juli 2019: 7,4 % (samma period 2018: 8,94 %). Korta resp. långa sjukfrånvaron har sjunkit i januari-juli 2019: 3,61 % resp. 3,79 %, främst åldrarna 30-49, men också Ökning har skett för den långa frånvaron bland åringar medan deras korta frånvaro har minskat. Den långa frånvaron för står för 3,2% av verksamhetsområdets 7,4%. Aktivt arbete med följsamhet till rutinerna gällande sjukfrånvaro samt insatser på individnivå resulterar i lägre sjukfrånvaro. Fortsätta arbetet med aktiviteter avseende sjukfrånvaro på individnivå, både på kort och lång sikt. VO Funktionsnedsättning och HSL: T.o.m juli är den totala sjukfrånvaron i VO Funk/HSL 8,5 % vilket är en ökning jämfört med 2018 (7,5 % motsvarande period) som består i att den långa frånvaron i åldersgrupperna resp år ökar. Den korta sjukfrånvaron jämfört med 2018 är oförändrad. SOC - Ledarskap (medarbetarenkät) Beskrivning: Fråga i medarbetarenkäten Ledarskap - Utfall för hela förvaltningen 2018: 4,1. Målvärde 2019: 4,1 Kommentar: VO Barn och familj: Resultat för 2018 är 4,0 när det gäller ledarskap. För indikatorerna gott ledarskap, arbetssätt och mål samt medarbetarskap arbetar samtliga chefer med särskilt utvalda områden utifrån medarbetarenkäten, att implementera ett processorienterat syn - och arbetssätt, Aktivt ansvar genom val m.m. 15

18 VO Vuxen: Ledningsgrupp VO Vuxen har som målvärde att nå minst 4,1 inom frågeområdet ledarskap. Resultatet i medarbetarenkäten 2018 är 3,85 i genomsnitt för 13 enhetschefer. Ledningsgrupp VO Vuxen når ännu inte upp till målvärdet men ständiga förbättringsinsatser pågår för att nå målet. Behov av att fortsätta arbetet med att tydliggöra syfte, roller och intressenter för att ledarskapet ska uppfattas tydligt. VO Funktionsnedsättning och HSL: Resultat för 2018 är 3,8. Bedömningen är att målvärdet på 4,1 kommer att nås. Medarbetarenkäten har gåtts igenom och följts upp av VC/EC och av EC/medarbetare. Handlingsplaner är upprättade. 18 av 20 EC har gått UL, många har gått UGL och andra ledarskapsutbildningar - och använder sig av de verktyg de fått där. SOC - Arbetssätt och mål (medarbetarenkät) Beskrivning: Fråga i medarbetarenkäten Arbetssätt och mål: Utfall för hela förvaltningen 2018: 3,8. Målvärde 2019: 4,0 Kommentar: VO Barn och familj: Resultat för 2018 är 3,8 när det gäller arbetssätt och mål. För indikatorerna gott ledarskap, arbetssätt och mål samt medarbetarskap arbetar samtliga chefer med särskilt utvalda områden utifrån medarbetarenkäten, att implementera ett processorienterat syn - och arbetssätt, Aktivt ansvar genom val m.m. VO Vuxen: Målvärdet att nå minst 4,0 inom frågeområdet arbetssätt och mål och totalt för hela verksamhetsområdet bedöms bli svårt att nå. Utfallet kommer att se olika ut i olika enheter. Intensivt förbättringsarbete pågår i verksamheterna med syfte att knyta ihop målarbete, processarbete och värdegrundsarbetet. Handlingsplaner/strategier finns i stort sett på samtliga enheter som innehåller aktiviteter för fortsatt implementering av processorienterat arbetssätt. VO Funktionsnedsättning och HSL: Utgångslägena för de två processerna i verksamhetsområdet ser lite olika ut, båda låg dock strax under målvärdet på 4,0. Det finns inga indikationer på att detta skulle minska men det är svårt att bedöma om en ökning kommer ske. Enhetscheferna beskriver ett aktivt arbete med att implementera processorienterat syn- och arbetssätt. Några enhetschefer beskriver också implementering av Visionshuset och några också arbetet med att införa IBIC som arbetssätt. Arbetet med att implementera processorientering för att skapa en känsla av sammanhang och förståelse för hur mål, värdegrund och arbetssätt hänger ihop behöver fortsätta. SOC - Medarbetarskap (medarbetarenkät) Beskrivning: Fråga 6-12 i medarbetarenkäten Medarbetarskap - Utfall för hela förvaltningen 2018: 4,0. Målvärde 2019: 4,0 Kommentar: VO Barn och familj: Resultatet från föregående års enkät är 4,1 inom frågeområdet. Det finns inga indikationer på stora förändringar. Inom processerna i verksamhetsområdet beskrivs ett aktivt arbete med medarbetarskapet. Liten personalomsättning, erfarna och stabila medarbetare ger goda förutsättningar för ett välfungerande medarbetarskap. Fortsatt arbete inom processerna för att stärka engagemang, initiativkraft, känsla av delaktighet samt möjlighet att påverka sitt arbete och arbetssituation. Skapa en vi-känsla både inom processen och inom förvaltningen. VO Vuxen: Bedömningen är att målvärdet på 4,0 kommer att vara nåbart i tertial 3 då flertalet aktiviteter pågår i verksamhetsområdet. Aktiviteter pågår utifrån handlingsplaner av tidigare resultat i medarbetarenkäten utifrån medarbetarskap på enhetsnivå. Förutom påbörjade utvecklingsinsatser utifrån medarbetarskap så deltar ledningsgruppen inom verksamhetsområde Vuxen under hösten i egen teamutveckling med syfte att bygga ett effektivt team som kan styra och leda utifrån resultat och där aktiviteterna är möjliga för enhetscheferna att direkt överföra till enhetsnivå. VO Funktionsnedsättning och HSL: Underlag saknas för att kunna göra en bra bedömning. 16

19 Personal och arbetsmiljö Titel Beskrivning Kommentar Status E-hälsokommun Hållbart medarbetarengagemang Jämställdhetssäkrad verksamhet Sjukfrånvaron Kalmar ska bli årets e- hälsokommun år Öka indexet för Hållbart medarbetarengagemang (HME). Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv och indikatorerna: Arbetssätt och mål, medarbetarskap samt ledarskap. Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad år 2022, Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara jämlik. Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens Den fastställda e-hälsostrategin håller på att implementeras i förvaltningen. Till strategin finns en förvaltningsövergripande handlingsplan. Den har utökats med ytterligare aktiviteter och projekt och flertalet av dessa är på gång att startas upp under hösten. Bl a kommer tidbokning inom faderskap, budgetrådgivning samt familjerådgivning snart vara möjlig att genomföra via e-tjänster. Fullmäktige har delat målet om att öka indexet för Hållbart medarbetarengagemang (HME). Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv och indikatorerna: Arbetssätt och mål, medarbetarskap samt ledarskap. För 2018 redovisade socialförvaltningen goda resultat i medarbetarenkäten gällande ledarskap (4,1), Arbetssätt och mål (3,8), Medarbetarskap (4,0). Nämnden har som målsättning att bibehålla värdena för ledarskap och medarbetarskap samt höja resultatet för arbetssätt och mål till 4,0 under Aktiviteter pågår inom samtliga verksamhetsområden för ökad/bibehållen nöjdhet kring ledarskap, medarbetarskap samt arbetssätt och mål som sammantaget bedöms ge goda förutsättningar för att åtminstone bibehålla indexet för hållbart medarbetarengagemang. Index för Hållbart medarbetarengagemang för Socialförvaltningen 2018 låg på 4,2. Kalmar kommun har antagit en jämställdhetsstrategi med målet att kommunens verksamheter ska vara jämställdhetssäkrad För att bidra till detta mål ska Socialförvaltningens enheter ha påbörjat minst en förbättringsåtgärd som grundar sig i könsuppdelad statistik. Målvärdet har ännu inte helt uppfyllts då enheterna har kommit olika långt utifrån att förutsättningarna upplevs olika utifrån uppdrag och målgrupp samt svårigheter med hur man ska arbeta med målet. Det har dock blivit ett ökat fokus på frågan om jämställdhet och det har bidragit till att förbättringsåtgärder har skapats och i vissa fall planerats för. För mer detaljerad uppföljning se Socialnämnden nämndsmål under fullmäktigemålet om Socialtjänst av hög kvalitet "Nämndens vård och omsorg ska vara jämlik". Samlad bedömning för hela förvaltningen: Den ackumulerade totala sjukfrånvaron till och med juli har i år ökat (7,59%) jämfört med föregående år (6,92 %). Den långa sjukfrånvaron har ökat från 3,36% i juli 2018 till 4,03% i juli 2019 samtidigt som den korta sjukfrånvaron har minskat marginellt från 3,57% (2018) till 3,56% (2019). Den samlade bedömningen är därmed att det inte är troligt att nå målet om 5,9% ackumulerad sjukfrånvaro för

20 mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv och indikatorn: Sjukfrånvaro Orsak: Enligt Adato (IT-stöd i rehabiliteringsärenden) är de tre vanligaste sjukdomsorsakerna i år för personer med pågående rehabiliteringsärende (>21 dagar) följande, skelett- och muskelsjukdomar, infektionssjukdomar samt psykiska sjukdomar. Det är en förhållandevis liten andel som är direkt arbetsrelaterad sjukfrånvaro. Åtgärd: Fortsatt arbete med att löpande följa upp långtidssjukskrivna och att aktivt arbeta med förebyggande insatser såsom tidig rehabilitering och tidig kontakt vid sjukfrånvaro, åtgärder som hindrar att sjukfrånvaron förlängs samt främjar återgång i arbete. Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter FOKUSOMRÅDE - EGNA VERKSAMHETSSPECIFIKA MÅL OCH AKTIVITETER Titel Beskrivning Kommentar Status Fossilbränslefri kommun 2030 Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens aktiviteter gällande socialförvaltningens bidrag till ökad cykeltrafik, kollektivtrafik samt klimatneutrala resor och transporter. Socialnämndens bidrag till en fossilbränslefri kommun sker genom arbete för att ökad cykeltrafik, kollektivtrafik samt klimatneutrala resor och transporter. Samlad bedömning: Arbetet bedöms gå i en positiv riktning. Cykelanvändandet (213 bokningar) ser ut att ha ökat i den mätning som utfördes i maj. Antalet elbilar har ökat och det finns en plan på hur alla bilar ska bytas ut mot fossilfritt bränsle. Bilpoolen består i dag av 18 bilar varav tre är gas och sju är elbil. Uppföljningsutbildningen (miljöutbildning) är genomförd. 71 av 80 miljöombud har genomfört utbildningen. På förvaltningskontoret tas papperskorgar på kontoren bort med start 1 september. Syftet är att minska mängden osorterat avfall. Möjligheten att öka användandet av kollektivtrafik är svår att påverka. 18

21 Väsentliga händelser Fortsatta förändringar inom verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar Inom ensamkommandeverksamheterna fortsätter förändringsarbetet i och med ett minskat antal ungdomar samt minskad statlig ersättning till kommunerna. Personalresurserna inom området minskar succesivt och det sista interna HVB-boendet för ensamkommande avvecklades i början av Antal ensamkommande ungdomar var i augusti och i augusti 2019 är antalet 52. Av dessa har sex ungdomar fått svenskt medborgarskap och en konsekvens av det är att den statliga ersättningen till kommunen uteblir. Efter avvecklingen av sammanlagt åtta HVB står förvaltningen med vissa tomhyror. Projektmedel har beviljats för att möjliggöra extra resurser för ungdomarnas etablering inför vuxenlivet. Sociala barn- och ungdomsvården Arbete pågår med att rekrytera fler egna familjehem samt att på bästa sätt stötta de befintliga. Förbättringsarbete pågår för att minska antal placeringar och öka insatserna på hemmaplan. Bland annat finns ett processteam med representanter från olika delar inom förvaltningen. Ny rutin är skapad som gäller inför, under och efter placering på HVB, för att skapa de bästa förutsättningarna för varje enskild ungdom. Hittills i år minskar antalet HVBplaceringar något, men kostnaderna för enskilda placeringar ökar. Förändringar inom missbruks- och beroendevård Placeringar inom missbruksvårdens heldygnsvård, både externt och internt HVB, har minskat kraftigt under de senaste månaderna vilket medfört minskade kostnader. Resultatet är avhängigt inriktningen att utreda och först pröva förutsättningarna mer metodiskt med flexibla hemmaplanslösningar inom öppenvården för de individer som ej har ett uppenbart behov av heldygnsvård. I utredningsfas där mer tid behövs för att utröna individers behov eller motiveringsarbete finns idag möjligheterna på hemmaplan med personal dygnet runt, både på Slussen och det nystartade stödboendet Malmen. Sammantaget medför flödesorienteringen att verksamheten styrs mot en mer behovsstyrd missbruksvård vilket innebär ständiga förbättringar, och justeringar krävs inom hela verksamhetsområdet för att möta upp den bredd av olika behov som identifieras. Utmaningar framåt är den ökade samsjukligheten, vilken innebär en samtidig psykisk ohälsa och missbruk. Missbruksproblematik hos unga och unga vuxna ökar, och det finns inte evidens i samma utsträckning som för vuxna personer. Denna grupp är inte heller så lätt att motivera till stöd och hjälp. Behovsgrupperna ställer större krav på intern och extern samverkan då samtidiga och samordnade insatser inom de olika livsområdena är en framgångsfaktor. Nya verksamheter inom funktionshinderomsorgen Utbyggnad har skett av bostad med särskild service för vuxna (12 platser fördelat på två gruppbostäder) och inom daglig verksamhet (12 platser i två verksamheter). Kön till de insatserna har därmed kortats ned och enskilda har fått sina beslutade insatser verkställda. De assistansberättigade personer som tidigare anlitat Kalmar kommun som utförare har sedan juni respektive oktober 2018 fått sina insatser utförda av entreprenadföretaget Humana. Kvalitetsuppföljning av entreprenaden ska göras under september. Implementering av processorienterat syn- och arbetssätt Arbete pågår med att implementera processorienterat syn- och arbetssätt för få ökat fokus på individens behov i centrum, flödesorientering samt medarbetarstyrt ständigt förbättringsarbete. Ledningen har fastställt de styrande värdena för processen Möjliggöra 19

22 ett liv fritt från riskbruk, missbruk eller beroende. Kartläggning pågår i de sista huvudprocesserna. Kunskapsbaserad socialtjänst För att uppnå kraven om att vara en kunskapsbaserad och säker socialtjänst fortsätter arbetet med införande av systematiska och evidensbaserade arbetssätt. Den fortsatta implementeringen av Signs of Safety går enligt plan och ger ett bra stöd i såväl utredningsarbetet som på insatssidan. Införandet av IBIC tar längre tid än planerat bland annat p.g.a. hög arbetsbelastning hos handläggarna, och tidsplan för införande och implementering har uppdaterats. Inom missbruk används ny mall för uppdrag/vårdplan som utgår ifrån livsområdena i ASI. Arbete med e-hälsostrategin Den fastställda e-hälsostrategin håller på att implementeras i förvaltningen. Till strategin finns en förvaltningsövergripande handlingsplan. Den har utökats med ytterligare aktiviteter och projekt och flertalet av dessa är på gång att startas upp under hösten. Bl a kommer tidbokning inom faderskap, budgetrådgivning samt familjerådgivning snart vara möjlig att genomföra via e-tjänster. Test av läkemedelsrobotar pågår. Förändringar i tobakslagstiftningen Tobakslagstiftningen ändrades fr.o.m. 1 juli Ändringen innebär bl.a. att den som vill sälja tobak måste ansöka om tillstånd hos kommunen. Alkoholhandläggarna på socialförvaltningen ansvarar för tillståndsgivning och tillsyn. Prognos Driftredovisning År: 2019 Enhet: Tkr Driftredovisning nämnd Budget VR aug 2019 Prognos VR aug 2019 Avvikelse Intäkter Personalkostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Övriga kostnader Summa KOSTNADER Summa RESULTAT Prognosen för Socialnämnden visar ett underskott på -15,0 mnkr. Intäkter visar ett prognostiserat underskott när intäkterna från Migrationsverket minskar, men retroaktiv intäkt från Försäkringskassan väger till viss del upp underskottet. Personalkostnader visar ett litet överskott. Underskott finns på grund av volymökningar inom funktionshinderomsorgen och omställningskostnader för personal inom verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar. Antalet kontaktpersoner barn och unga minskar och verksamheten visar överskott. Det finns också en del vakanser vilket innebär lägre personalkostnader än budgeterat. Lokalkostnader visar ett underskott vilket främst är kopplat till tomhyror inom ensamkommande barn och ungdomar. Underskottet på övriga kostnader består främst av kostnader för placeringar av barn och ungdomar, vuxna personer 20

23 med missbruk och ensamkommande ungdomar. Lägre kostnader för ekonomiskt bistånd minskar underskottet på övriga kostnader. De gemensamma verksamheterna redovisar en budget i balans. Underskott finns på lokaler bl.a. för att tidigare uthyrd administrativ lokal inte längre är uthyrd utan används av förvaltningen. Överskott kan bl. a. hänföras till vakanta tjänster. Sparbeting kopplat till övergång av entreprenaddrift av personlig assistans på 7,2 mnkr har uppnåtts under året. De främsta orsakerna är minskade kostnader för jour och administrativa resurser. Den sammantagna prognosen för verksamheterna inom funktionshinderomsorgen visar budget i balans. Verksamheterna följer brukarnas behov och ständiga justeringar görs för att bemanningen ska motsvara behoven. Det finns några verksamheter inom bostad med särskild service, daglig verksamhet och boendestöd som arbetar med tilldelade resurser för att förbättra sina resultat. Som enskild verksamhetsdel har daglig verksamhet ett uppdrag utifrån Kostnad per Brukare (KPB) att förbättra sitt resultat som helhet. Inom LSS barnverksamheter pågår arbete kring korttidsvistelse för att sänka dygnskostnaden, och kontinuerlig översyn pågår för rätt bemanning utifrån det varierande behovet. Till hösten 2019 kommer två till tre nya beslut att verkställas i form av korttidstillsyn vid obekväm arbetstid för ungdomar över 12 år där skola och fritids inte längre är ansvariga. Dessa ungdomar kommer då att vara i verksamhet där det även är korttidsvistelse och det kan komma att innebära ökade kostnader. Aktivt arbete pågår med analyser och aktiviteter för att minska sjukfrånvaron inom funktionshinderomsorgen. Samtliga personer som varit aktuella för ny lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård har planerats i god tid under vårdtiden vilket medfört att inga kostnader för vårdtid som utskrivningsklar har debiterats socialförvaltningen hittills under året. Helårsprognosen för den sociala barn- och ungdomsvården är -11,0 mnkr. Antalet externa placeringar har minskat något hittills i år, men än syns inte någon större effekt på kostnaderna, då de placeringar som finns har höga dygnskostnader. Åtgärder som att minska de konsulentstödda familjehemmen samt att stötta de egna familjehemmen pågår och kommer kunna intensifieras under hösten. Detsamma gäller för att ytterligare minska externa HVB-placeringar och istället arbeta med hemmaplanslösningar. Antalet externa placeringar inom missbruks- och beroendevården har minskat kraftigt jämfört med förra året. Prognosen visar ett underskott på -1,5 mnkr, men fr.o.m. juni är budget i balans på månadsbasis. Eventuella konsekvenser som detta kan medföra följs ständigt inom verksamhetsområdet och arbete pågår för att insatser på hemmaplan ska möta de förändrade behoven. Omställningen fordrar ökade utbildningsinsatser initialt för både myndighet- och utförardel. Övrig vuxenvård visar ett underskott på -0,4 mnkr. 21

24 Ekonomiskt bistånd har legat stabilt under Arbetsmarknaden är fortsatt god. Åtgärder som medfört resultatet är att individer som varit aktuella för ekonomiskt bistånd under längre tid utretts och får idag annan ersättning ex. från Försäkringskassan vilket har gjort att ärenden avslutats inom socialförvaltningen. Ekonomiskt bistånd visar ett prognostiserat överskott med +4,5 mnkr. Ensamkommandeverksamheterna visar ett prognostiserat utfall på -6,6 mnkr. Utöver större underskott p.g.a. omställningskostnader för lokaler har intäkterna minskat från Migrationsverket med anledning av att fler ungdomar än beräknat fått svenskt medborgarskap. Under år 2020 kommer 20 ungdomar att fylla 21 år och därmed lämna stödboendeformen för eget boende. Det innebär att personalresurserna behöver minska i takt med att ungdomsantalet minskar. Om fler ungdomar får svenskt medborgarskap under tiden de är placerade i stödboende eller på HVB innebär det ingen statlig ersättning för dessa ungdomar. Investeringsredovisning År: 2019 Enhet: Tkr Investeringsredovisning nämnd Inkomster Budget VR aug 2019 Prognos VR aug 2019 Avvikelse Utgifter Summa NETTOINVESTERINGAR Investeringsbudgen förväntas balansera budgeten vid årets slut. Hittills i år har investeringsbudgeten använts för att utrusta nya gruppbostäder, renovera verksamhetslokal samt till nytt arkiv. Åtgärder och konsekvenser Verksamheterna för barn och ungdom fortsätter förändringsarbetet för att komma till rätta med de höga kostnaderna för externa placeringar. Två processteam har bildats. Det ena arbetar med processer inför placering för att göra långsiktig och gemensam planering. Det andra processteamet arbetar för utveckling av öppenvård bl.a. genom samordnade insatser, råd och stöd samt samordnare. Inom missbruksvården har antalet externa placeringar minskat kraftigt under året genom framför allt förändrade arbetssätt och möjligheter på hemmaplan. Arbetet i processerna fortsätter för att vård, stöd och behandling ska bli mer verkningsfull för både klienter och ur ekonomiskt hänseende. Inom ensamkommandeverksamheten har förvaltningen tillsammans med serviceförvaltningen tagit fram plan för hur tomlokaler ska avyttras bl.a. sker försäljning av Kolbodagården. Arbete med omställning i verksamheten pågår ständigt med anledning av minskat antal ensamkommande ungdomar. 22

25 Personalredovisning Personalsammansättning Sysselsättningsgrupp: Månadsavlönade och vilande Anställningsform: Tillsvidare Avtal: Alla avtal Anställningstyp: Alla anställningstyper Period: Augusti År f: Antal personer Antal årsarbetare Antal personer Antal årsarbetare Kvinnor Män Totalt Antalet anställda i augusti i år är 56 personer färre än motsvarande tidpunkt förra året. Det kan till stor del förklaras med att personlig assistans gick över till Humana som utförare den 1 oktober Semesterrekryteringen har i år fungerat ännu bättre än tidigare år. Redan i början av maj var rekryteringen till allra största delen klar trots att söktalen går ner. Sedan förra året har de resurser som arbetar med rekrytering av semestervikarier placering på kommunledningskontoret. Det innebär att samordning av rekrytering till semestervikariat inom både social- och omsorgsförvaltningen sker i högre grad och det gör att träffsäkerheten i rekryteringen blir bättre ("rätt person på rätt plats"). Personlig assistans I maj fick medarbetare som är tjänstlediga för att flyttas över till Humana svara på en enkät om de tror att de kommer fortsätta sin anställning på Humana eller välja att komma tillbaka till Kalmar kommun. Medarbetarna ska lämna definitivt besked senast 30 september. Det preliminära resultatet visar att de flesta kommer att vilja återvända till kommunen. Sjukfrånvaro Sysselsättningsgrupp: Alla exkl. vilande Befattning: Alla befattningar Ålder: Totalt Period: Juli År: 2019 Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Kvinnor 8.29% 8.60% 7.87% 8.80% Män 5.08% 5.27% 4.41% 4.11% Totalt 7.40% 7.67% 6.92% 7.59% Den ackumulerade totala sjukfrånvaron till och med juli har i år ökat jämfört med föregående år. Det är den långa sjukfrånvaron som har ökat jämfört med föregående år samtidigt som den korta sjukfrånvaron har minskat något. Sjukfrånvaron är högre i åldersgruppen år och samt att den är högre bland kvinnor än bland män. 162 personer var sjuka i någon omfattning under juli månad. De åtgärder som de olika verksamheterna arbetar med har i flera fall gett resultat med sänkta sjuktal. Det är viktigt att fortsätta följa de rutiner som finns när det gäller tidiga insatser vid 23

26 sjukfrånvaro och tät uppföljning i rehabiliteringsärenden. I de fall det inte är möjligt för arbetstagaren att återgå till ordinarie arbete är rehabiliteringsprocessen ett stöd för att hjälpa vidare till annat arbete inom kommunen eller övriga arbetsmarknaden. Systematiskt arbetsmiljöarbete Förvaltningen fortsätter att följa årscykeln för systematiskt arbetsmiljöarbete som är framtaget. Utöver de punkterna pågår flera riktade arbetsmiljöinsatser. En arbetsgrupp inom verksamhetsområde barn har bildats för att fokusera på den psykosociala arbetsmiljön för socialsekreterare. Gruppen består av verksamhetschef, representant för enhetschefer, fackliga företrädare samt HR. Gruppens utgångspunkt i arbetet framåt kommer att vara Strategisk plan för personal- och kompetensförsörjning (dnr SN2017/ ). Projektet AdNos främja hälsa i arbetslivet har fortsatt under Projektet syftar till att stärka arbetsplatsers förmåga att hantera psykisk ohälsa. Inom socialförvaltningen är två arbetsplatser involverade men aktiviteterna som genomförs kan senare utföras på andra arbetsplatser. I nuläget har en metodbank arbetats fram med material för grupperna att använda. Det har även genomförts utbildningar för både individ, grupp och chefer. Bland annat Aktivt ansvar genom val. Arbetsmiljöhändelser I diagrammet nedan framgår att antalet rapporterade händelser har minskat sedan januari. Det är troligtvis ett resultat av att systemet KIA var nytt i början på året. KIA beskrevs i korthet i förra tertialrapporten. Både medarbetare och chefer var uppmärksamma på att rapportera de olika händelsetyperna. Minskningen kan också bero på att det faktiskt har inträffat färre händelser, men också en minskad benägenhet att rapportera. Generellt går anmälningarna ner under sommarmånaderna, till viss del beroende på det stora antalet semestervikarier som arbetar då. 24

27 Kvalitet, styrning och kontroll Kvalitet inom socialnämndens verksamhet uppnås: - när behovet hos dem vi finns till för tillgodoses, förväntningar infrias på ett kostnadseffektivt sätt samtidigt som krav och intentioner i lagar och mål uppfylls - när det sociala arbetets innehåll präglas av evidensbaserad praktik och ständiga förbättringar Enligt Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska vårdgivare eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ansvara för att det finns ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Kalmar kommun har ett gemensamt kvalitetsledningssystem som är certifierat enligt ISO Socialnämnden arbetar med att leva upp till Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem inom ramen för detta kvalitetsledningssystem samt genom egna tillägg. Det egentliga syftet med ledningssystem handlar om att skapa värde för dem vi finns till för - på det mest effektiva sättet. Ett ledningssystem ska således koppla ihop styrning och det vardagliga arbetet. Ett ledningssystem är ledningens verktyg för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten utifrån det kärnuppdrag verksamheten har. En stor del av nämndens kvalitetsarbete tar sin grund i målstyrningen eftersom de sex mål nämnden antagit som sina egna för att leverera en hög kvalitet i välfärden är kvalitetsmål. Under andra tertialet har tre möten "Ledningens genomgång" genomförts. Ledningens genomgång ska bidra till att säkerställa att fokus riktas mot tillfredsställelse av krav, behov och förväntningar hos kunder och andra relevanta intressenter, att beslut fattas med verkliga fakta som underlag samt att användning av resurser är kostnadseffektiv. För övrigt under tertial två har förvaltningen tryckt och spridit den värdegrundsbroschyr som blev resultatet av ett stort gemensamt arbete med att förtydliga vad den kommungemensamma värdegrunden "Vi möter dig med respekt och engagemang. Vi finns här för dig!" betyder för oss på socialförvaltningen. Broschyren har delats ut till alla medarbetare och kommer att delas ut till nya medarbetare som ett led i att förstärka vår gemensamma identitet och i vår strävan att vara en socialtjänst i toppklass. Socialförvaltningen har tagit fram en modell för att systematiskt följa upp varje nerbruten huvudprocess årligen. Det är nu beslutat att den första uppföljningen enligt denna modell kommer att ske i oktober. En grundlig och systematisk riskanalys har genomförts med anledning av att kopparnätet kommer att släckas ner. Tänkbara konsekvenser har identifierats och vikten av en utbyggnad av fibernätet har kommunicerats med kommunens centrala IT-funktion. Resultaten från Öppna jämförelser har publicerats och kommenterats ur ett lokalt perspektiv på Kalmar kommuns externa hemsida. Eventuella behov av fördjupad analys av resultaten kommer att ske vid årets analysdagar under oktober och november. Utöver det som beskrivits ovan har under tertial två processarbetet fortgått. De processer som ringats in nedan är de processer där arbete pågår som mest intensivt just nu. 25

28 Intern kontroll Den interna kontrollen är uppdelad på olika riskområden. Kontroller har utförts eller kommer att utföras, för de risker som bedömts ha höga riskvärden (9 eller högre). Bedömningen av granskningen efter andra tertialet är att de avvikelser som hittats har åtgärdats eller så finns en åtgärdsplan upprättad. Ett exempel på detta är kontrollmomentet över att risk finns för orationell hantering av lokaler. Granskningen visar att det finns tomma lokaler efter nedläggning inom verksamheten för ensamkommande barn, men plan har upprättats för hur detta ska åtgärdas. Några kontrollmoment ingår i det systematiska kvalitetsarbetet och har därför hanterats enligt årshjulet som styr det arbetet. Exempel på det är granskning och uppföljning av ej verkställda beslut. Inom området - Risk i finansiell hantering, har brister hittats i hanteringen av fakturor som avser representation. Flertalet fakturor har inte hanterats enligt gällande riktlinje. Uppgift om deltagare saknas alternativt har inte angetts på rätt sätt. Ofta finns endast namn angivet på arbetsgrupp men enligt regelverket ska namnet på varje person som deltagit noteras. Fakturor som rör resor, logi och kurser har däremot överlag hanterats på rätt sätt. Sedan i juni finns en uppdaterad kommungemensam riktlinje som beskriver vad som gäller vid representation. Information om riktlinjen kommer att lämnas till samtliga beslutsattestanter. Extra stickprovskontroller av fakturor kommer att ske för att säkerställa en korrekt hantering framöver. 26