Nedläggning av faderskapsutredning

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Birgitta Jansson SN 2019/ Socialnämnden Nedläggning av faderskapsutredning Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Bakgrund Om modern vid ett barns födelse inte är gift, om faderskapspresumtionen ifrågasätts, eller om faderskapet hävts av domstol är socialnämnden skyldig att försöka utreda vem som är far till barnet och se till att faderskapet fastställs. Utredningen bör bedrivas skyndsamt och vara slutförd inom ett år från barnets födelse, om inte särskilda skäl föranleder annat 2 kap 8 FB. Socialnämnden får lägga ner en påbörjad faderskapsutredning om det visar sig omöjligt att få nödvändiga upplysningar för att bedöma faderskapet, det framstår som utsiktslöst att försöka få faderskapet fastställt i domstol, modern eller särskilt förordnad vårdnadshavare har lämna samtycke till adoption av barnet enligt 4 kap. 5 a FB eller det av särskilda skäl finns anledning att anta att fortsatt utredning eller rättegång skulle vara till men för barnet eller utsätta modern för påfrestningar som innebär fara för hennes psykiska hälsa. Birgitta Jansson Enhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilagor Utredning daterad Socialförvaltningen Enhetschef Familjerätt Tel vx Birgitta.Jansson@kalmar.se

2 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Birgitta Jansson SN 2019/ Socialnämnden Nedläggning av faderskapsutredning Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Bakgrund Om modern vid ett barns födelse inte är gift, om faderskapspresumtionen ifrågasätts, eller om faderskapet hävts av domstol är socialnämnden skyldig att försöka utreda vem som är far till barnet och se till att faderskapet fastställs. Utredningen bör bedrivas skyndsamt och vara slutförd inom ett år från barnets födelse, om inte särskilda skäl föranleder annat 2 kap 8 FB. Socialnämnden får lägga ner en påbörjad faderskapsutredning om det visar sig omöjligt att få nödvändiga upplysningar för att bedöma faderskapet, det framstår som utsiktslöst att försöka få faderskapet fastställt i domstol, modern eller särskilt förordnad vårdnadshavare har lämna samtycke till adoption av barnet enligt 4 kap. 5 a FB eller det av särskilda skäl finns anledning att anta att fortsatt utredning eller rättegång skulle vara till men för barnet eller utsätta modern för påfrestningar som innebär fara för hennes psykiska hälsa. Birgitta Jansson Enhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilagor Utredning daterad Socialförvaltningen Enhetschef Familjerätt Tel vx Birgitta.Jansson@kalmar.se

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Birgitta Jansson SN 2019/ Socialnämnden Stämningsansökan till Kalmar tingsrätt med anledning av överflyttning av vårdnad enligt 6 kap. 7 Föräldrabalken Förslag till beslut Socialnämnden antar upprättat förslag till stämningsansökan dnr 2019/0101 och överlämnar den till Kalmar tingsrätt. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Bakgrund Socialnämnden har enligt 5 kap 2 socialtjänstförordningen skyldighet att göra en anmälan eller ansöka hos domstol om någon åtgärd behöver göras i fråga om vårdnad. Om en förälder vid utövande av vårdnaden om ett barn gör sig skyldig till missbruk eller försummelse eller i övrigt brister i omsorgen om barnet på ett sätt som medför bestående fara för barnets hälsa eller utveckling, skall rätten besluta om ändring av vårdnaden med stöd av 6 kap 7 Föräldrabalken. Birgitta Jansson Enhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilagor Stämningsansökan daterad Socialförvaltningen Enhetschef barn o fam insats Tel vx Birgitta.Jansson@kalmar.se

4 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Carina Björkman SN 2019/ Socialnämnden Umgängesbegränsning enligt 14 andra stycket punkt 1 LVU Förslag till beslut Socialnämnden beslutar enligt socialförvaltningens förslag. Bakgrund Socialnämnden har enligt 14 LVU ett ansvar för att den unges behov av umgänge med föräldrar och vårdnadshavare så långt som möjligt tillgodoses. Om det är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med vård enligt denna lag får socialnämnden 1. besluta hur den unges umgänge med vårdnadshavare och med föräldrar som har umgängesrätt reglerad genom dom eller beslut av domstol eller genom avtal skall utövas, eller 2. besluta att den unges vistelseort inte ska röjas för föräldrar eller vårdnadshavare Socialnämnden ska minst en gång var tredje månad överväga om ett sådant beslut som avses i andra stycket fortfarande behövs. Lag (2003:406) Carina Björkman Nämndsekreterare Cecilia Frid Socialchef Bilagor Utredning daterad Socialförvaltningen Administrativa enheten Tel vx Carina.Bjorkman@kalmar.se

5 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Carina Björkman SN 2019/ Socialnämnden Umgängesbegränsning enligt 14 andra stycket punkt 1 LVU Förslag till beslut Socialnämnden beslutar enligt socialförvaltningens förslag. Bakgrund Socialnämnden har enligt 14 LVU ett ansvar för att den unges behov av umgänge med föräldrar och vårdnadshavare så långt som möjligt tillgodoses. Om det är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med vård enligt denna lag får socialnämnden 1. besluta hur den unges umgänge med vårdnadshavare och med föräldrar som har umgängesrätt reglerad genom dom eller beslut av domstol eller genom avtal skall utövas, eller 2. besluta att den unges vistelseort inte ska röjas för föräldrar eller vårdnadshavare Socialnämnden ska minst en gång var tredje månad överväga om ett sådant beslut som avses i andra stycket fortfarande behövs. Lag (2003:406) Carina Björkman Nämndsekreterare Cecilia Frid Socialchef Bilagor Utredning daterad Socialförvaltningen Administrativa enheten Tel vx Carina.Bjorkman@kalmar.se

6 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2018/ Tel Socialnämnden Ej verkställda beslut kvartal Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna informationen avseende ej verkställda beslut för 4:e kvartalet och överlämna denna till kommunfullmäktige. Sammanställningen skickas även till kommunrevisorerna. Bakgrund Socialnämnden ska kvartalsvis redovisa ej verkställda beslut till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Besluten ska även redovisas till kommunens revisorer samt rapporteras till kommunfullmäktige. Detta enl. 28 f-h, lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS samt 16 kap 6 f-h, socialtjänstlagen, SoL. De beslut som inte har verkställts inom tre månader från datum då beslut togs samt avbrott i verkställigheten som har varat mer än tre månader ska rapporteras. I bifogad fil finns redovisning av de beslut som rapporterats till IVO för 4:e kvartalet Redovisningen avser ärenden som tidigare rapporterats med datum för när de verkställts, ärenden som kvarstår som ej verkställda samt ärenden som tillkommit under senaste kvartalet. Maria Minich-Karlsson Verksamhetsutvecklare Cecilia Frid Socialchef Bilaga: Statistikrapport ej verkställda beslut kvartal Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggar Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

7 Rapport ej verkställda beslut 4:e kvartalet 2018 Socialnämnden ska kvartalsvis redovisa ej verkställda beslut till IVO, inspektionen för vård och omsorg. De beslut som inte har verkställts inom tre månader från datum då beslut togs samt avbrott i verkställigheten som varar mer än tre månader ska rapporteras. Ej verkställda beslut enligt SoL per (Kvartal ) Bistånd SoL OF IFO Datum för gynnande beslut Datum för avbrott Datum för verkställighet Datum för avslut utan verkställighet Kontaktfamilj IFO M Kontaktfamilj IFO M Kontaktfamilj IFO M Öppenvård IFO K Öppenvård vuxen (NY) Öppenvård vuxen (NY) Öppenvård vuxen (NY) IFO K IFO K IFO K Kontaktperson SoL K Kön Dagverksamhet OF K Bostad OF K Bostad för vuxna OF K Bostad för vuxna OF K Bostad för vuxna OF K Kontaktperson (NY) Kontaktperson (NY avbrott) Kontaktperson (NY avbrott) Kontaktperson (NY avbrott) OF M OF M OF M OF M Två ärenden gällande kontaktfamilj avslutades då vårdnadshavare tog tillbaka samtycke till insatsen. En kontaktperson SoL verkställdes. Tre beslut om öppenvårdsbehandling IFO tillkom på grund av kö till insatsen ATV, alternativt till våld. Ett beslut tillkom om kontaktperson IFO, som senare verkställdes. Ett beslut om dagverksamhet avslutades utan verkställighet då beslutet var tidsbegränsat. Två bostad för vuxna erbjudna bostad from 1/ Ett beslut om kontaktperson OF har tillkommit. Tre beslut om kontaktperson OF gällande avbrott har tillkommit. Två avser att kontaktpersonen slutat med uppdraget och ett avser att kontaktpersonen har avlidit. Två av beslutet avseende kontaktperson OF har tidigare missats att rapporteras av rekryterare, därav äldre datum. Både dessa beslut bedöms som svåra att verkställa. 1

8 Ej verkställda beslut enligt LSS per (Kvartal ) Bistånd Datum för gynnande beslut Datum för avbrott Datum för verkställighet 2 Datum för avslut utan verkställighet Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson M Kontaktperson K Kontaktperson K Kontaktperson ** K Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson delvis K Verkställt ** Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson M Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson M Kontaktperson M Kontaktperson K Kontaktperson delvis Verkställt ** K Kontaktperson ** K Kontaktperson ** K Kontaktperson K 30** Kontaktperson M Kontaktperson delvis verkställt ** M Kontaktperson M Kontaktperson K Kontaktperson delvis K Verkställt ** Kontaktperson M Kontaktperson K Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson (NY) Kontaktperson (NY) Kontaktperson (NY) Kontaktperson (NY) Kontaktperson (NY) M M M K K Kön

9 Dagverksamhet M Dagverksamhet K Dagverksamhet M Dagverksamhet K Dagverksamhet M Dagverksamhet (NY) M Dagverksamhet M (NY) Ledsagarservice M Korttidsvistelse M Stödfamilj Korttidsvistelse M Korttidsvistelse M Markeringen * innebär förhandsbesked ** innebär delvis verkställt beslut. Ej verkställda beslut enligt LSS per (Kvartal ) Bistånd Datum för gynnande beslut Datum för avbrott Datum för verkställighet Bostad för Vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för Vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för Vuxna Bostad för Vuxna Bostad för Vuxna Bostad för Vuxna (NY) 3 Datum för avslut utan verkställighet M M M M K M M * K * K Tackat nej K M M M * M * M * K M Kön

10 Markeringen * innebär förhandsbesked Kontaktperson LSS När det gäller kontaktpersoner inom LSS så förekommer det att tilltänkta kontaktpersoner tackar nej till uppdrag antingen i samband med förfrågan eller efter att kontaktpersonen träffat den enskilde. Fem ärenden är delvis verkställda. Majoriteten av ärendena gällande kontaktperson har ej verkställts p.g.a. resursbrist men det föreligger även andra skäl såsom att tilltänkt kontaktperson först tackar ja, sen avböjer. Åtta ärenden är verkställda sedan förra kvartalet. Fyra ärenden är avslutade av annan orsak. I något fall önskade den enskilde inte längre insatsen. I något fall flyttade den enskilde till annan kommun och avslutade insatsen på egen begäran. I något fall var beslutet tidsbegränsat. Sju ärenden avseende beslut om kontaktperson är i behov av omprövning av handläggare p.g.a ändrade förhållanden för den enskilde, såsom försämrad hälsa och behov. Rekryterare har påtalat detta för ansvariga handläggare. I två ärenden bor den enskilde i en gruppbostad. Det har tillkommit fem nya ärenden om kontaktperson. Fyra av dessa är avbrott i verkställigheten. Dels på grund av att kontaktperson slutat/blivit sjukskriven, men även att en av kontaktpersonen avlidit. Ett av de nya tillkomna besluten om kontaktperson har hunnit bli verkställt under kvartalet. Daglig verksamhet Två beslut om daglig verksamhet har tillkommit. Båda dessa beslut har missats att rapporteras som ej verkställda beslut. Detta då enhetschef dokumenterat i Procapita och då markerat beslutet som verkställt. Det har då inte kommit upp i sökningar gällande ej verkställda beslut. Både dessa beslut är verkställda kvartal 4. I fyra av besluten om daglig verksamhet har verkställighet ej skett på grund av omständigheter hos den enskilde såsom: pågående missbruk, sjukskrivning på grund av operation. I ett beslut vill den enskilde inte ha någon kontakt med daglig verksamhet. Ledsagarservice: Den enskilde har inte förstått vad insatsen innebär enligt enhetschef inom verkställigheten. LSS barn Ett av ärendena rörande korttidsvistelse har verkställts. I ett av ärendena har beslutet avslutats utan verkställighet då barnet omhändertogs enligt LVU (lagen om vård av unga). 4

11 Bostad vuxen Verkställighet har skett i ett ärende. I två av ärendena har beslut om bostad avslutats på den enskildes egna begäran. Det har tillkommit ett nytt ärende där den enskilde erbjudits bostad from 1 februari Fem ärenden är förhandsbesked om bostad med särskild service för vuxna. Fyra av dessa ärenden väntar på bostad för vuxna som ska påbörjas årsskiftet 2018/

12 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2017/ Tel Socialnämnden Socialnämndens årsrapport 2018 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner årsrapport 2018 med uppföljning av verksamhetsplan samt kvalitetsberättelse och överlämnar den till kommunstyrelsen för kännedom. Socialnämnden godkänner uppföljning av den interna kontrollen för år 2018 och överlämnar den till kommunstyrelsen för kännedom. Bakgrund Socialförvaltningen har tagit fram ett förslag till årsrapport för verksamheten Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar samt sammanfattning av ekonomi och personal redovisas i rapporten. Årsrapporten sammanfattar också utfallet av de nämndsmål, aktiviteter och uppdrag som förvaltningen arbetat med under året för att stödja kommunfullmäktiges övergripande mål i Verksamhetsplan med budget 2018 och ekonomisk planering Årsrapporten omfattas även av en kvalitetsberättelse där det framgår hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under året. Sammanfattning av utförda kontrollmoment utifrån den beslutade internkontrollplanen 2018 ingår också i årsrapporten. Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggar Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

13 SN 2017/ (2) Bilagor Socialnämndens årsrapport 2018 inkl. bilaga 1,4, 5 och 6 Bilaga 2 Kvalitetsberättelse 2018 (separat PDF-fil) Bilaga 3 Uppföljningsrapport intern kontroll 2018 (separat PDF-fil)

14 Årsrapport 2018 Socialnämnd

15 Innehåll Sammanfattning... 2 Måluppföljning... 4 Väsentliga händelser...19 Ekonomiskt utfall...20 Personalredovisning...23 Kvalitet, styrning och kontroll...26 Bilagor...27 Bilaga 1 Driftredovisning...27 Bilaga 2 Kvalitetsberättelse...27 Bilaga 3 Uppföljningsrapport Intern kontroll Bilaga 4 Ekonomiska nyckeltal..27 Bilaga 5 Femårsöversikt...27 Bilaga 6 Verksamhetsstatistik :29 1

16 Sammanfattning Socialnämnden ansvarar för de uppgifter som kommunen har avseende; stöd och service till personer med omfattande och varaktiga funktionsnedsättningar samt hälsooch sjukvård inom detta verksamhetsområde individ- och familjeomsorg såsom missbruk och beroendevård, ekonomiskt bistånd, social barnoch ungdomsvård, samt våld i nära relationer mottagande av ensamkommande barn och ungdomar tillstånd och tillsyn för alkohol, tobak och receptfria läkemedel Väsentliga händelser För att möta ökade och förändrade krav på socialtjänsten beslutades att införa ett processorienterat arbetssätt. I början av året genomfördes en omorganisation som påverkade samtliga verksamhetsområden. Arbete har pågått under hela året och bl. a har all personal fått utbildning i det processorienterade arbetssättet. Kvalitativa och ekonomiska effekter av arbetet har börjat synas bl. a. för processen inom ekonomiskt bistånd. Inom ensamkommandeverksamheterna fortsatte det omfattande omställningsarbetet under året i och med minskat antal anvisade ungdomar till kommunen, samt minskade statliga ersättningsnivåer från Migrationsverket. Personlig assistans lades efter upphandling ut på entreprenad till Humana AB under juni respektive oktober. Ett stort förberedelsearbete gjordes under året kring brukare och personal. Verksamhetschef har under hösten haft tät dialog och uppföljning med Humana. Fortsatt volymökning inom funktionshinderomsorgen har skett under året och en anledning är försäkringskassans förändrade tillämpning inom personlig assistans. Under året har en ny servicebostad och ett boendestöd startat inom socialpsykiatri. En ny familjecentral i Lindsdal och ett nytt boende för vuxna personer med missbruk har också startat under året. För att uppnå kraven om att vara en kunskapsbaserad och säker socialtjänst har förvaltningen arbetat med införande av systematiska och evidensbaserade arbetssätt (t. ex. Signs of safety och Individens behov i centrum). Arbetet fortsätter under Den nya lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård har inneburit förändringar inom både handläggning och insatser. Förändringarna har bidragit till att det inte funnits några kostnader för betalningsansvar till landstinget under året. Ekonomiskt utfall Socialnämnden har under året haft fortsatt stora utmaningar i att nå en budget i balans och nämnden redovisar ett underskott på -19,0 mnkr för Huvudsakligen beror detta på tre orsaker. Det ena är förändringar i nationell politik gällande mottagande av asylsökande som har inneburit svårigheter att planera och dimensionera verksamheten. Intäkterna för verksamheten har minskat kraftigt när antalet asylsökande har minskat och Migrationsverkets ersättningsnivåer har sänkts. För 2018 visar verksamheten en negativ avvikelse mot budget och omställningsarbetet fortsätter under Den andra orsaken är att planerade organisatoriska förändringar inte har kunnat komma till stånd med anledning av förseningar av övergång till entreprenaddrift av personlig assistans. Full besparingseffekt för övergång till entreprenaddrift av verksamheten för personlig assistans förväntas först under senare delen av :29 2

17 Den tredje anledningen är ökade kostnader för placeringar av såväl barn som vuxna på institution och familjehem vilket medför underskott jämfört med budget. Positiva trender är att utbetalt ekonomiskt bistånd fortsatt att minska under året samt att verksamheter för personer med funktionsnedsättning och socialpsykiatri visar ett överskott jämfört med budget. Åtgärder och konsekvenser Omställning av verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar för att minska kostnaderna till den lägre ersättningsnivån påbörjades 2017 och har fortsatt under Ytterligare förändringar vidtas under våren Förseningen av övergången till entreprenaddrift av personlig assistans har gjort att effekten av besparingen förskjutits och inte ger fullt ekonomiskt resultat förrän under senare delen av Verksamheterna för barn och ungdom respektive vuxna personer med missbruk fortsätter sina förändringsarbete för att komma till rätta med de ökade kostnaderna för placeringar. Inom barn och ungdom pågår analys av nuläge och en handlingsplan har tagits fram för att öka hemmaplanslösningar och minska antalet placeringar. Inom vuxna missbruk har utredningar visat behov av en boendeform som kan ersätta vissa placeringar. Ett nytt boende med denna inriktning startade därför i december Målet är att det nya boendet bidrar till att vårdkedjan i den interna missbruksvården blir mer heltäckande. Fortsatt analysarbete och utveckling av uppföljning behövs dock, för att vård, stöd och behandling ska bli mer verkningsfull för både klienter och ur ekonomiskt hänseende :29 3

18 Måluppföljning Socialnämnden har antagit de mål som fullmäktige tilldelat nämnden inom de fokusområden fullmäktige ansett vara aktuella för nämnden. För varje tilldelat fullmäktigemål beskriver förvaltningen vad verksamheten gör för att bidra till målet. Utöver fullmäktigemålen har socialnämnden sex egna verksamhetsspecifika mål med tillhörande indikatorer. Målen ska säkerställa att socialförvaltningen lever upp till de lagkrav på god kvalitet som socialnämnden har. Målen är övergripande och långsiktiga. Nedan bild visar översiktligt socialnämndens mål. Indikatorer till de verksamhetsspecifika målen arbetas fram årligen i samverkan mellan nämnd och förvaltningen och används för att styra verksamhetens inriktning och mäta resultat. Nedan följer en uppföljning av socialnämnden egna mål och mål tilldelade av fullmäktige :29 4

19 Socialnämndens verksamhetsspecifika mål Mål Socialnämndens vård och omsorg ska vara kunskapsbaserad Vården och omsorgen ska baseras på bästa tillgängliga kunskap och bygga på både vetenskap och beprövad erfarenhet. Uppföljning Nämndsmålet följs och mäts med hjälp av följande indikatorer: Medarbetare som uppfyller krav på kompetens i verksamhetsbeskrivning/processpecifikation, Implementering av Signs of Safety, Personalomsättning, Utbildning via Kunskapsguiden, Metodstöd FIA. Samlad bedömning: Nämndens mål om en kunskapsbaserad vård och omsorg har genom indikatorernas målvärde uppfyllts. Genom förvaltningens aktiva arbete för att definiera kompetenskrav samt att möjliggöra kompetenshöjande insatser så uppnås indikatorernas målvärden för en kunskapsbaserad verksamhet. Nedan följer resultat för respektive indikatorer. Att definiera nödvändig kompetens i verksamhetsbeskrivningar eller processpecifikationer gör det möjligt att mäta hur många som har formell behörighet och annan nödvändig kompetens. Formell kompetens uppnås av 95 procent av förvaltningens totala personalstyrka. Verksamhetsspecifik kompetens uppnås till eller över målvärde 85 procent inom två av tre verksamhetsområden. Resultatet för verksamhetsspecifik kompetens inom verksamhetsområde funktionsnedsättning ligger i dagsläget på mellan procent. Anledningen är ett brett och skiftande behov av specifik kompetens. Åtgärder för att öka verksamhetsspecifik kompetens inom VO funktionsnedsättning har påbörjats under 2018 genom att skapa förutsättningar för webb baserad utbildning. Totalt uppfyller formell- och verksamhetsspecifik kompetens inom förvaltningen indikatorns målvärde 85%. Signs of safety är ett säkerhetsorienterat, samarbetsstyrt och styrkebaserat arbetssätt. Fokus ligger på att göra barn, föräldrar och andra involverade, delaktiga och engagerade i samtal och dialog runt den oro som finns för barnet eller den unge. För att mäta hur väl implementeringen av Signs of Safety har lyckats har en enkät tagits fram. Enkäten har gått ut till alla medarbetare som genomgått utbildning i Signs of Safety 2017/2018. Målvärdet för enkäten var att 90% av alla medarbetare som har genomgått utbildning ska ha nått steg 1 i definierad kompetenstrappa Målvärdet uppnåddes vilket är ett mycket gott resultat. Ett stabilt och utvecklande ledarskap gör att personalomsättningen för socialsekreterare är under 10% vilket uppnår målvärde. Alla enheter med indikatorn utbildning via kunskapsguiden har genomförda eller planerade teman och utbildningar. Flera av enheterna har genomfört utbildningar och har nya inplanerade. Exempel på utbildningar som genomförts är; sex mot ersättning, människohandel med barn och unga, psykisk ohälsa, migration och trauma, mäns våld mot kvinnor, samtal och råd om bra matvanor. Arbetet väntas ge god effekt för en större användning av kunskapsguiden och en kunskapsbaserad verksamhet. FIA (Förutsättningar Inför Arbete) är en bedömningsmetod för att kartlägga biståndsmottagares behov av stöd i fråga om sociala förhållanden, arbete och arbetsmarknadsinsatser. Arbetet med att implementera metoden har initierats under 2018 men ska ses som en långsiktig satsning på ett systematiskt arbetssätt. Arbetet har även breddats till att inkludera SUE (systematisk uppföljning ekonomiskt bistånd) och ytterligare kunskapsinhämtning om systematisk uppföljning. För att möjliggöra användning av FIA har enhetschefer samt socialsekreterare genomfört utbildning i systematisk uppföljning på Socialstyrelsen. En arbetsgrupp med ytterligare medarbetare har bildats och webutbildats samt övat i användande av FIA. Aktiviteterna ger förutsättningar för att FIA ska kunna implementeras i verksamheten. Status :29 5

20 Socialnämndens vård och omsorg ska vara säker Vården och omsorgen ska vara säker. Riskförebyggande verksamhet ska förhindra skador. Verksamheten ska också präglas av rättssäkerhet. Nämndsmålet följs och mäts med hjälp av följande indikatorer: Riskanalyser och handlingsplaner, Barnets bästa har beaktats, Domar i förvaltningsdomstol, Utredningar enligt IBIC, Avvikelser i LISA/Tyck till, Verkställda vräkningar av barnfamiljer, Verkställda vräkningar insats långsiktig boendelösning. Samlad bedömning: Nämndens mål om att vården och omsorgen ska vara säker har genom indikatorernas målvärde uppfyllts. Indikatorerna visar att förvaltningen har ett etablerat riskbaserat tänkande och kan genom granskning och systematiskt utredningarbete säkerställa myndighetsutövningens rättssäkerhet. Nedan följer resultat för respektive indikatorer. Riskanalyser är en implementerad del i det riskbaserade tänkandet för att få en säker socialtjänst. Minst en riskanalys med handlingsplan har genomförts under året i nästintill alla verksamheter som tilldelats indikatorn. I de fåtal verksamheter som ännu inte genomfört finns en planering för att genomföra en riskanalys. I flera verksamheter har fler än en riskanalys genomför för att förebygga risker vid förändringar i verksamheten och används som ett verktyg för att planera en säker verksamhet. Aktgranskningarna visar att det i nästan alla akter framgår att barnets bästa har beaktats. Indikatorns målvärde att alla aktgranskningar ska visa att barnets bästa har beaktats blir till viss del missvisande då vissa beslut ex. arvode till uppdragstagare, öppna utredning särskilt förordnad vårdnadshavare etc. är beslut som inte kräver att barnets bästa beaktas. Detta gör att rapporteringen av indikatorns resultat till viss del blir missvisande. Domar i förvaltningsdomstol syftar till att verksamheten ska präglas av rättssäkerhet. Indikatorn mäter andel domar i förvaltningsdomstol i enlighet med socialnämndens beslut. Målvärdet är att 98 procent ska vara i enlighet med socialnämndens beslut. 159 domar är redovisade, varav 6 ärenden fått bifall för sin sak i förvaltningsrätten. En dom har beviljats prövningstillstånd i kammarrätten. Detta innebär att 96,2 procent bekräftat nämndens beslut. Bedömning har gjorts att vissa beslut behöver avgörande i högre instans, då rättsläget kan vara oklart och vägledning kan behövas. Samlad bedömningen är därav att resultatet indikerar en rättssäker handläggning. Utredningar enligt IBIC (Individens Behov I Centrum) i LifeCare avser antal utredningar som gjorts enligt det systematiska arbetssättet IBIC sedan 1: a mars I handläggning av ärenden inom socialpsykiatri har samtliga nya ansökningar skett enligt IBIC i LifeCare. I handläggning vid nya ärenden inom funktionsnedsättning fanns tekniska problem i början av mätperioden vilket medfört att målvärdet på 100 procent inte varit möjligt att uppnå. Idag återstår inga tekniska hinder. Dock kan ansökningar om Tillfälliga utökning av personlig assistans i de fall då ärendet behöver hanteras extra skyndsamt fortfarande handläggas i ProCapita. Detta för att den enskilde aldrig ska bli lidande av att det sker ett systembyte. Allt eftersom alla handläggarna inom funktionsnedsättning blir vana med systemet LifeCare kommer även dessa alltid hanteras där. Båda indikatorer gällande vräkningar syftar till att vräkningar inte ska verkställas utan att förebyggande åtgärder vidtagits och dokumenterats enligt skriftlig rutin. Målvärdet är för både vräkning av barnfamiljer samt vräkningar inom insatsen långsiktig boendelösning är 0, vilket motsvarar utfallet och därav uppnår målvärde :29 6

21 Socialnämndens vård och omsorg ska vara individanpassad Vården och omsorgen ska ges med respekt för individens specifika behov, förväntningar och integritet. Individen ska ges möjlighet att vara delaktig. Nämndsmålet följs och mäts med hjälp av följande indikatorer: Genomförandeplan - inflytande och delaktighet, uppföljning, utveckling och bibehållande av funktioner, Brukarundersökning IFO- upplevelse av att kunna påverka typ av stöd och hjälp, Placerade vuxna och barn rustade att möta livet gällande bostad och sysselsättning, Brukarundersökning funk - Trygghet, Bemötande, Självbestämmande. Samlad bedömning: Nämndens mål om att vården och omsorgen ska vara individanpassad är inte genom indikatorernas målvärde helt uppfyllt. Genomförandeplaner och granskningen av dessa görs idag inte i den omfattning som satt kvantitativt målvärde. Dock visar granskade genomförandeplaner en förbättring av kvalitet. De frågor som valts ut som indikatorer från brukarundersökningarna har ett resultatvärden som ligger i nivå eller strax under målvärde. Sammanvägt kan inte målet individanpassat anses vara helt uppnått men har en positiv utveckling. Nedan följer resultat för respektive indikatorer. Indikatorerna för genomförandeplan bygger på att journalgranskningar görs enligt rutin. Granskningarna utgör underlaget för bedömning av hur väl arbetet med inflytande och delaktighet, uppföljning, utveckling och bibehållande av funktioner fungerar och beskrivs. Idag sker inte granskningar i den omfattning som rutinen föreskriver. Detta är något förvaltningen uppmärksammat i tidigare uppföljningar och har som åtgärd arbetat fram en handlingsplan med aktiviteter som ska stärka kunskapen kring dokumentation. Som en del av handlingsplanen har samtliga enhetschefer inom funktionsnedsättning och socialpsykiatri genomgått en utbildning i dokumentation samt IT system och tilldelats verktyg för fortsatt arbete för att öka kunskapen kring dokumentation i verksamheterna. Kommande aktivitet är också en översyn av journalgranskningsblanketten samt ombudsträffar. Trots att antalet granskningar inte når det kvantitativa målvärdet rapporterar samtliga verksamhetsområden att innehållet i de granskningar som genomförts visar en trend där kvaliteten i de genomförandeplaner som granskats har förbättrats under I brukarundersökning för IFO gav frågan upplevelse av att kunna påverka typ av stöd och hjälp ett resultat på 76 procent positiva svar. Resultatet är strax under det målvärde som var satt till 80 procent. Flera aktiviteter pågår inom IFO för att ge klienterna en ökad upplevelse av att kunna påverka typ av stöd och hjälp bland att med hjälp av förhållningssättet Signs of Safety. Exempelvis arbetar samtliga medarbetare aktivt med att vara flexibla med tider och platser för möten utifrån klientens behov. GDPR som trädde i kraft under 2018 ses som en faktor som försvårar möjligheten till att individanpassa sätten att kommunicera med klienter och brukare har för första året en brukarundersökning genomförts för placerade unga vuxna och barn. Två frågor har ställts för att bedöma hur väl de är rustade att möta livet gällande bostad och sysselsättning. Totalt målvärde för båda frågorna var 80 procent positiva svar. På frågan; hur nöjd är du med den hjälp du får för att i framtiden kunna bo i egen bostad blev resultatet blev att 95 svarade positivt. På frågan; hur nöjd är du med den hjälp du får för att planera din framtid blev resultatet för hvb ensamkommande 60 procent positivt svarande och inom hvb (Aquarellen) och stödboende 95 procent positivt svarande. Sammanvägt når frågorna målvärdet. Brukarundersökning inom funktionshinderområdet har i målarbetet fokuserat på upplevelse av trygghet, självbestämmande och bemötande. Under 2018 har undersökningen skett inom gruppbostad och boendestöd. Målvärde för resultaten för samtliga tre frågor var 80 procent positiva svar. Resultaten för självbestämmande blev inom gruppbostad 78 procent positiva svar och inom boendestöd 80 procent :29 7

22 positiva svar. Resultaten för bemötande blev inom gruppbostad 65 procent positiva svar och inom boendestöd 79 procent positiva svar. Resultaten för trygghet blev inom gruppbostad 64 procent positiva svar och inom boendestöd 75 procent positiva svar. Sammanslaget når inte resultaten upp till satt målvärde. I förvaltningen finns en medvetenhet kring att dessa områden utgör särskilda utmaningar och de utgör därför också en naturlig del i kommande förbättringsarbete. Socialnämndens vård och omsorg ska vara effektiv Vården och omsorgen ska utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt för att nå uppsatta mål. Nämndsmålet följs och mäts med hjälp av följande indikatorer: Arbetssätt och mål, Ledarskap, Sjukfrånvaro, Kostnad per närvarodygn korttidsvistelse, Dygnskostnad intern HVB, Kostnad daglig verksamhet LSS egen regi, Kostnad för HSL-insatser i särskilt boende, Vuxna biståndsmottagare med långvarigt respektive mycket långvarigt ekonomisk bistånd/försörjningsstöd, Genomsnittlig biståndsperiod, Placering för vuxna personer med missbruk i internt HVB/externt HVB/familjehem, Dygnskostnad bostad socialpsykiatri. Samlad bedömning: Nämndens mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv är inte genom indikatorernas målvärde helt uppfyllt. Utmaningar kring placerade vuxna med missbruk samt dygnskostnader för HVB och korttidsvistelse kvarstår. Detta dock visar kostnad för daglig verksamhet och HSL en positiv utveckling. Även ledarskap och arbetssätt och mål har en positiv utveckling och når eller når nära målvärde. Nedan följer resultat för respektive indikatorer. Arbetssätt och mål har målvärdet 4,0 procent i medarbetarundersökningen. Resultat för respektive VO är; Barn-och Familj 3,8 procent, Vuxna 3,7 procent och Funktionsnedsättning 3,9 procent. Totalt hamnar resultatet strax under målvärdet. Planering för att förbättra resultatet är ett fortsatt fokus på processorienterade arbetet för att tydliggöra vad som är våra uppdrag, förankra och delaktiggöra arbete med mål, indikatorer och aktiviteter. Ledarskap har målvärdet 4,0 i medarbetarundersökningen. Resultat för respektive VO är; Barn och Familj 4,0 procent, Vuxen 4,0 procent och VO funktionsnedsättning 4,0 procent. Detta innebär att målvärdet är uppnått. Socialnämndens samlade mål var att minska sjukfrånvaron från 7,5 till 6,5 procent. Resultatet tom november är 6,9.Trots en mycket positiv trend under 2018 når därför förvaltningen inte målet om en minskad sjukfrånvaro med en procentenhet. Kostnaderna för Daglig verksamhet sjönk med 30 kr/dygn 2018 och närmade sig därmed medelkostnaden i KPB är lägre än samtliga kommuner i jämförelsekommunerna KKKVH. Kostnadsnivån för HSL-insatser ökar i hela riket medan Kalmar har en lägre ökning än medelökningen. Dygnskostnader på korttidsvistelse har stora utmaningar i och med ett stort antal barn med dubbla beslut, korttidsvistelse och personlig assistans. Dessa barn har stora behov av tillsyn och omvårdnad. Arbete pågår med att se över bemanningskrav i förhållande till antal barn och deras behov. Fortsatt arbete inom korttidsverksamheterna för att minska kostnaderna där ett fördjupat analysarbete har påbörjats med stöd av verksamhetsutvecklare. Det arbetet kommer att fortgå under 2019 Dygnskostnad på HVB har en stor osäkerhet i antal ungdomar som anvisas samt antal ungdomar som lämnar p.g.a. exempelvis återförening. Stora utmaningar finns i att beräkna rätt bemanningskrav utifrån osäkerheten i antal ungdomar månad för månad. Hittills i år har kommunen anvisats 1 ungdom. All varslad personal har ännu inte andra fasta placeringar utan bekostas till viss del av verksamheten. Det är höga lokalkostnader för HVB som har avvecklats och står tomma :29 8

23 Dygnskostnaden på internt HVB för ensamkommande följs upp kontinuerligt av verksamhetschef tillsammans med stödfunktioner och enhetschef. Det finns i dagsläget ett HVB kvar och det kommer att avvecklas under mars 2019 på grund av det låga antal ensamkommande barn i behov av HVB. Placering för vuxna personer med missbruk i internt HVB/externt HVB/familjehem internt har följande resultat. Utnyttjandet av Smedbacken har under tertial 3 ökat med 4,5 procent och hamnar därav på totalt 80,5 procent. Antal placeringar i externt HVB har målvärde 7 men resultatet (snitt för 11 månader) var 9. Antalet placeringar i familjehem hade målvärde 5 som innebar en minskning från tidigare år. De ökade dock från årets inledning 7 8 placeringar, till att under mars-aug variera mellan 10 14, för att därefter minska till 6-8 per månad. Hemmaplanslösningar undersöks alltid i första hand. Placeringar i familjehem respektive HVB görs i regel för att förebygga LVM genom kortare frivillig placering. Dygnskostnaden för bostad socialpsykiatri 2017 var 2106 kr/i jämförelse med Kalmar som helhet 2042 kr/dygn och KPB 2400 kr/dygn. Dygnskostnaden ligger därmed inte i nivå med Kalmar som helhet, men bra till i förhållande till KPB. Genomsnittet socialpsykiatrin har ökat ungefär lika mycket som Kalmars genomsnitt mellan 2016 och Socialnämndens vård och omsorg ska vara jämlik Vården och omsorgen ska tillhandahållas och fördelas på lika villkor för alla. Vuxna biståndsmottagare med långvarigt eller mycket långvarigt försörjningsstöd - svårigheter har funnits att få fram mätetal inom området för att följa hur trenden ser ut. I jämförelsetal ser vi dock att resultaten förhåller sig relativt väl kopplat till jämförelsekommunerna. Den systematiska uppföljningen under hösten har fokuserat på målgruppen sjukskrivna, detta är personer som ofta tenderar att bli långvariga ärenden inom ekonomiskt bistånd. Intensivt arbete har skett med att stödja personer med långvarigt behov till psykiatrisk utredning. Nämndsmålet följs och mäts med hjälp av följande indikatorer: Förbättringsåtgärder ur ett jämlikhets-/jämställdhetsperspektiv, Bedömning av ungas behov, Från daglig verksamhet eller sysselsättning till företagsgrupp alt individuell placering, Boendeplatser LSS utan hot eller våld, Utbetalning försörjningsstöd ej hushåll/registerledare. Samlad bedömning: Nämndens mål om att vården och omsorgen ska vara jämlik har genom indikatorernas målvärde uppfyllts. Det pågår mycket blandade aktiviteter som ger ett gott resultat för målet om en jämlik socialtjänst. Nedan följer resultat för respektive indikatorer. Förbättringsåtgärder ur ett jämlikhets-/jämställdhetsperspektiv pågår inom hela förvaltningen för att bidra till målet om en jämlik socialtjänst. Exempel på genomförda aktiviteter under året är: ensamkommandeverksamheterna inför ett årshjul för jämställdhetsintegrering med syfte att systematisera arbetet med jämställdhetsfrågor både i personalgrupper och i arbetet med den enskilde ungdomen. Arbete med BARNKASAM samt att bättre kunna kommunicera med föräldrar och barn med annat ursprung genom bättre och flexiblare utrustning exempelvis vid telefontolk är andra exempel. Arbete med det "omvända perspektivet" vilket innebär att när man bedömer den ena förälderns problematik ska man alltid vända på det och tänka hur vi hade bedömt samma problematik hos den andra föräldern pågår inom familjerätten. De personliga ombuden inom VO Barn och Familj har under året arbetat med frågor som gjort dem väl insatta i HBTQ-perspektivet. Inom VO funktionsnedsättning har arbetet med förbättringsåtgärder upplevts svårare. Ombud har utsetts under året och planeringen för dessa är stödja utvecklandet av en diskussion i verksamheterna kring jämställdhet utifrån kommunikation, bemötande och inte bara insats. Indikatorn bedömning av ungas behov syftar till att skapa arbetssätt som snabbt hjälper ungdomar som ertappats med att ta droger samt att hitta mer flexibla sätt att arbeta med målgruppen. För att lyckas med detta har en arbetsgrupp bildats :29 9

24 med representanter från handläggning och insatser för ungdomar samt från ADM. Deras arbete har resulterat i en ny rutin för snabb väg till hjälp för ungdomar som ertappats med att ta droger. Implementeringen av denna har påbörjats. Underlaget för att bedöma boendeplatser LSS fria från hot eller våld är tvetydligt och behöver säkerställas för en exakt rapportering av resultat. Det finns mycket få inrapporterade situationer där hot eller våld mellan brukare förekommit under Samtidigt visar KKiK att 10 av 32 Bostäder med särskild service haft någon form av situation med våld under Målvärdet för antal brukare som går från DV/sysselsättning till företagsgrupp alternativt individuell placering DV var 10 individer och uppnås genom resultatet 11 individer. Det inför 2019 en ambition att öka antalet individer ytterligare så fler individer får komma vidare till företagsgrupp eller individuell placering. Dels för den enskildes personliga utveckling men också för att uppnå bättre ekonomi och resursanvändande. Socialnämndens vård och omsorg ska vara tillgänglig Vården och omsorgen ska vara tillgänglig och ges i rimlig tid. Ingen ska behöva vänta oskälig tid på den vård eller omsorg som hen har behov av. Utbetalning försörjningsstöd ej hushåll/registerledare. Analys har gjorts av ett antal utredningar där det funnits både sökande och medsökande, om båda vuxna i hushållet får likvärdigt fokus och utrymme i utredningarna. Analysen har följts av workshop, där bedömningen är ett relativt bra synliggörande av båda parter i ett hushåll. Nämndsmålet följs och mäts med hjälp av följande indikatorer: Utredningstid, Verkställighets-/väntetid, Brukarundersökning IFO - handläggares tillgänglighet, Rekrytering av familjehem, Digital ansökan. Nämndens mål om att vården och omsorgen ska vara tillgänglig har genom indikatorernas målvärde uppfyllts. Utredningstid och verkställighetstid uppnår målvärde och brukarundersökningen visar att tillgängligheten inom IFO upplevs som mycket god. Utmaningen inom området är att öka antalet familjehem och arbeta mer med att erbjuda tillgänglighet genom digitalisering. Nedan följer resultat för respektive indikatorer. Målvärde för indikatorer gällande verkställighetstid och utredningstiden uppnås inom samtliga verksamhetsområden. Målvärdet för LSS barn var 90 dagars verkställighetstid och resultatet var 44 dagar. Målvärde för LSS vuxen var 90 dagar utredningstid resp. 90 dagar väntetid och resultatet för utredningstiden är i genomsnitt 68 dagar och väntetid 38 dagar. Målvärdet för boendestöd är att tiden ska understiga 30 dagar. Resultat är medelvärde om 26 dagar. Målvärde för verkställighetstid inom socialpsykiatrin boende enligt SoL eller LSS är max 90 dagar. Årets resultat är medelvärde om 31 dagar, att jämföra med förra årets 40 dagar. Rekrytering av familjehem har inte nått upp till målvärdet om sex nya familjehem utan har i dagsläget rekryterat tre stycken. Fler familjer än de som har rekryterats har lämnat intresse att bli familjehem men många av familjerna matchar inte uppdragen och bedöms som olämpliga som uppdragstagare. Brukarundersökningen IFO gällande handläggares tillgänglighet har målvärdet 80 procent positivt svarande. Resultat för VO Vuxen blev 85 procent och 78 procent för VO Barn och Familj. Sammanvägt nås målvärdet 80 positivt svarande. Arbete med införande av digital ansökan pågår. Ställningstagande finns att göra huruvida digital ansökan ska göras via e-plattform eller via leverantör av verksamhetssystem. Implementeringen kommer att innebära delvis förändrade arbetsmetoder med minskade kontroller för personer som söker digitalt. Förhoppningen är att digital ansökan ska innebära att ytterligare tid frigörs till socialt förändringsarbete. Planeringen är att beslut kan tas under första halvåret 2019 om hur fortsatt process ska se ut :29 10

25 Mål som fullmäktige tilldelat socialnämnden Ordning och reda i ekonomin Kommunerna ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på både lång och kort sikt. God ekonomisk hushållning har både ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsperspektiv. Socialförvaltningen använder bl.a. Kostnad per brukare (KPB) för att följa verksamhetens kostnader i jämförelse med föregående år och med andra kommuner. Tertial två redovisades Kalmars resultat gällande KPB med föregående år. Tertial tre redovisas Kalmars resultat i jämförelse med övriga deltagande kommuner. Titel Beskrivning Kommentar Status Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv och de ekonomiska indikatorer som är kopplade till detta mål. Se uppföljning av socialnämndens mål om effektiv vård och omsorg under rubriken "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Ett grönare Kalmar Kalmar ska fortsätta vara en av Sveriges grönaste kommuner och ett föredöme inom miljöområdet. Socialförvaltningen har antagit de mål som fullmäktige tilldelat nämnden inom fokusområdet. Till varje mål finns aktiviteter som beskriver på vilket sätt socialförvaltningen inom ordinarie verksamhet, försöker bidra till att uppnå målen som ska leda till ett grönare Kalmar. Titel Beskrivning Kommentar Status Avfallet Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Cykeltrafiken Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Energianvändningen Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Fossilbränslefri kommun 2030 Klimatneutrala resor och godstransporter Underlag till uppföljning hämtas även från socialnämndens aktiviteter gällande socialförvaltningens bidrag till ökad cykeltrafik, kollektivtrafik samt klimatneutrala resor och transporter. Fullmäktige har som mål att år 2020 ska alla kommunala samhällsbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. SN har antagit målet som sitt eget och ska arbeta för att nämndens Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet samt aktiviteterna kopplade till ökad cykeltrafik, kollektivtrafik samt klimatneutrala resor och transporter. Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet :29 11

26 Kollektivtrafik Vattenanvändningen samhällsbetalda personresor och godstransporter är klimatneutrala år Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Titel Status Färdiggrad Cykeltrafiken Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet om ökad cykeltrafik Kommentar: Utlåning av cyklar i tjänsten har ökat under En enkätundersökning som genomförts under 2018 gällande cykelvanor visar att fler även väljer cykel som kommunikationsmedel till och från arbetet. Kollektivtrafik Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet om ökat kollektivtrafikåkande. Kommentar: Genomföra en mindre undersökning om det är möjligt att genomföra tjänsteresor (hembesök) med kollektivtrafik. Klimatneutrala resor och godstransporter Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet om klimatneutrala resor och godstransporter. Kommentar: Inventering av samtliga bilar i socialförvaltningen är genomförd och alla bilar har en plan för fossilfri resa. Socialnämndens handlingsplan om klimatneutrala samhällsbetalda resor och godstransporter 2020 Beskrivning: Ta fram en handlingsplan för hur SN ska uppnå fullmäktiges mål om att nämndens samhällsbetalda personresor och godstransporter ska vara klimatneutrala Kommentar: Inventering av samtliga bilar i socialförvaltningen är genomförd och alla bilar har en plan för fossilfri resa. Fossilbränslefri kommun 2030 Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet om fossilbränslefri kommun 2030 Kommentar: Inventering av samtliga bilar i socialförvaltningen är genomförd och alla bilar har en plan för fossilfri resa. Energianvändningen Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet om minskad energianvändning. Kommentar: Alla lokaler som socialförvaltningen hyr på Norravägen 37 har under 2018 utrustats med LED belysning. Vattenanvändningen Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet om minskad vattenanvändning. Kommentar: Socialförvaltningen har under 2018 fört en dialog med fastighetsägare för att påverka medvetenhet och handling gällande minskad vattenanvändning. Detta ska ses som en ständigt och kontinuerligt återkommande aktivet. Avfallet Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet om minskat avfall. Kommentar: :29 12

27 Miljöutbildning för alla miljöombuden har genomförts under året. Alla fraktioner ska kunna sorteras i lämpliga kärl eller finnas på en återvinningsplan för hur de ska hanteras på huvudkontoret. Ett växande, attraktivt Kalmar Kalmar ska vara en växande och attraktiv kommun. Det är en förutsättning för att vara med i kampen om framtida etableringar, inflyttare och satsningar på infrastruktur. Socialförvaltningen har antagit de mål som fullmäktige tilldelat nämnden inom fokusområdet. Till varje mål finns aktiviteter som beskriver på vilket sätt socialförvaltningen inom ordinarie verksamhet, bidrar till att uppnå målen som ska leda till ett växande attraktivt Kalmar. Titel Beskrivning Kommentar Status Arbetslöshet Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Företagsklimatet Kalmar ska vara en av de 30 bästa kommunerna avseende företagsklimat. Kalmar - En plats för alla Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara jämlik och indikatorerna: Andel personer som är akut hemlösa. Andel personer som intensivkonsumerar alkohol. Andel flickor och pojkar som använder narkotika. Andel flickor och pojkar som röker. Riskabla alkoholvanor. Tillgänglighet Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara tillgänglig och de indikatorer som är kopplade till detta mål. Tryggaste residenskommun Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Se socialnämndens aktiviteter kopplade till målet. Se uppföljning av socialnämndens mål om tillgänglig vård och omsorg under rubriken "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Se socialnämndens aktivitet kopplad till målet. Titel Status Färdiggrad Arbetslöshet Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet om ökad sysselsättning. Beskrivning: Ungdomskoordinatorns arbete och resultatet av det. Kommentar: Aktiviteten att ansöka om ett projekt med syfte att effektivisera etableringen och möjlighet till självförsörjning för ensamkommande barn vid 21 års ålder är genomfört med resultatet att bidrag har beviljats för projektet tom Aktiviteten att tydliggöra ungdomskoordinatorns uppdragsbeskrivning är genomfört. Aktiviteten att för ungdomskoordinatorn strukturera möjligheter till uppföljning av projektet är genomfört. Tryggaste residenskommun Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet om tryggaste residenskommun - Nattvandring :29 13

28 Kommentar: Socialförvaltningen har ett fungerande samarbete med IFK Kalmar som utför 55 nattvandringar under året. Intensiteten är högre under riskkvällarna. Nattvandringen bedöm bidra väl till målet om att vara den tryggaste residenskommunen. Företagsklimatet Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet Företagsklimatet - Vidmakthålla eller öka NKI för serveringstillstånd i Öppna jämförelser. Beskrivning: Tillsyn alkoholservering och tillsyn tobak och detaljhandel (antal företagsbesök i fullmäktigemålet). Kommentar: Tillståndsenheten har under hösten arbetat fram en ny "hemsida" under Kalmar kommuns näringslivssidor på internet. Vidare har en e-tjänst för serveringstillstånd tagits fram och skall publiceras efter årsskiftet. Det planeras även en narkotikautbildning för restaurangpersonal till våren Det bedöms vara en aktivitet som bidrar positivt till företagsklimatet och således möjligheten att vidmakthålla ett högt NKI. Kalmar - En plats för alla Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet "Kalmar - En plats för alla" - Hemlöshetsstatistik Kommentar: Mätning av akut hemlöshet som förvaltningen gör visar ingen oroväckande trend. Uppdraget från kommunfullmäktige att utreda frågan kring härberge är slutfört. Förslaget är att inte arbeta vidare för härbärge hos Stadsmissionen. Den åtgärd som bedöms ha bäst effekt på hemlöshet är tillskapandet av stödboende för personer med missbruk. Detta boende startade därav den 3 december-18. Åtgärder som behöver vidtas framåt för att motverka hemlöshet, är dels övergripande kommunalt arbete för bostadsförsörjning som inkluderar alla grupper, dels att utveckla stödboendeformen för personer som behöver stöd i sin bostad. Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet "Kalmar - En plats för alla" - Familjestödsprogram Beskrivning: Aktivitet med koppling till Drogpolitiska programmet och flickor och pojkars användning av alkohol, narkotika och tobak. Kommentar: Socialförvaltningen erbjuder föräldrar att delta i olika föräldrastödsgrupper under året såsom; COS (Circle of secutity -Trygghetscirkel), COPE (Community parent education program, föräldrastöd för föräldrar med barn 3-12 år som upplever behov av stöd i sitt föräldraskap) och Komet (för föräldrar som upplever att de ofta hamnar i konflikt med sina barn). Grupperna är uppskattade och efterfrågade och bidrar till ett gott förebyggande arbete. Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet "Kalmar - En plats för alla" - Utveckla samverkan för tidig upptäckt Beskrivning: Aktivitet med koppling till Drogpolitiska programmet och flickor och pojkars användning av alkohol, narkotika och tobak. Kommentar: Socialförvaltningens förebyggarenhet deltar i ett flertal samverkansgrupper med olika parter för samverkan kring tidig upptäckt, bla BRÅ, Kalmar mot droger, TIK-möten (trygghet i Kalmar), Områdesgrupper samt Dialogmöten med gymnasieförbundet. Samverkansgrupper uppkommer även vid mer akut behov såsom gruppen som funnits under året kring Oro på Baronen. Samverkan fungerar bra och upplevelsen är att alla berörda tar ansvar för sina uppdrag vilket bidrar till en god samverkan. Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet "Kalmar - En plats för alla" - Tillsyn tobak Kommentar: Under hösten planerades för att samtliga försäljningsställen skulle få ett kombinerat tillsyn och informationsbesök gällande den nya tobakslagstiftningen. I och med att Riksdagens beslut om ny lagstiftning dröjde till långt in i december så har enbart påtalade tillsynsbesök gjorts under hösten. Inför år 2019 kommer ett stort arbete få läggas på ansökningar av tobakstillstånd enligt den nya lagstiftningen samt uppföljning av tillståndsansökningar. Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet "Kalmar - En plats för alla" :29 14

29 - Fortsatt utveckling av SMADIT Kommentar: Aktiviteten beskriver socialförvaltningens del i att bidra till målet "Kalmar - En plats för alla" - Fortsatt utveckling av SMADIT. Länsstyrelsen har samordningsansvaret för SMADIT. Allt färre SMADIT har dock kommit till förvaltningens Alkohol- och drogmottagning (ADM), som är mottagare för SMADIT-anmälningar från polisen. Detta har framförallt berott på polisens omorganisering. Länsstyrelsen har initierat en omstart av SMADIT och workshop har hållits. Nätverk har bildats i norra och södra länet, där enhetschef för Alkohol- och drogmottagningen är representant. Det finns även ett nätverk tillsammans med Kronoberg, som tillhör samma polisdistrikt som Kalmar län. IFO-chefsnätverket har valt ut representanter till arbetsgrupp för att uppdatera SMADIT-överenskommelsen. I workshop och nätverk har en viktig punkt varit hur vi snabbt når de personer som SMADIT-meddelas till kommunen. Ett sätt är att som kommun ha en högre tillgänglighet att nå personerna även på helger, tanken är att de ska ha en kontakt med kommunen inom 24 timmar. För Kalmars del är nu bestämt att Sydostjouren tar kontakt, om SMADIT kommer in i början av helgen. Dialog finns mellan Sydostjouren och ADM och dess chefer. Inför storhelgerna har rutiner säkerställts, så att personer som rapporterats via SMADIT, får kontakt med Sydostjouren när inte ADM är i tjänst. Sammanfattningsvis har aktiviteter bidragit till fortsatt utveckling av SMADIT för Kalmar. Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet "Kalmar - En plats för alla" - Ha med ANDT-perspektivet i AdNnos Beskrivning: Ha med ANDT-perspektivet i arbetsmiljöarbetet i ADNOS. Kommentar: För att sprida kunskap om AdNos, har en av de deltagande enhetscheferna informerat kollegor vid ett av verksamhetsområdets strategimöten. Denna information har dock varit av övergripande karaktär och inte specifikt kopplat till ANDT-perspektivet. Förutom aktivitet som redovisats i tertial 2, att ha med frågor om alkoholvanor och hälsobefrämjande levnadsvanor vid medarbetarsamtal, har inte ytterligare aktiviteter gällande ANDTperspektivet i AdNos tillkommit. En slutsats är att AdNos hade behövt ha ANDT-perspektivet med i sitt grundläggande upplägg, då ANDT-perspektivet är något som berör alla. Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet "Kalmar - En plats för alla" - Tillsyn alkoholservering Kommentar: 91 tillsynsbesök har gjorts under året därav ett flertal tillsammans med Räddningstjänsten. Tillsynen har även varit riktat mot ungdomsevenemang så som gymnasieskolornas årliga pubrunda, Linnéstudenternas Garden Party och efterfesten i samband med rugby matchen sista torsdagen i november. Antalet tillsynsbesök blev något färre än fjolåret men tillsynsplanens mål uppnådes. Socialförvaltningens aktivitet som bidrag till målet "Kalmar - En plats för alla" - BIM-grupper (stödgrupper för barn till missbrukande föräldrar) Beskrivning: Aktivitet med koppling till Drogpolitiska programmet och flickor och pojkars användning av alkohol, narkotika och tobak. Kommentar: BIMgrupper (stödgrupper för barn och ungdomar i missbruksmiljö) har genomförts vid 4 tillfällen under vår och höstterminen. Enkäter från genomförda grupper visar en hög nöjdhet hos de barn och unga som deltagit, vissa barn väljer även att gå flera terminer. Hög kvalitet i välfärden I Kalmar ska allas liv präglas av trygghet, kvalitet, tillgänglighet och delaktighet. Medborgare i Kalmar ska känna sig trygga med att kommunens välfärdsverksamheter alltid finns när enskilda behöver den och att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Socialnämnen har inte några tilldelade fullmäktigemål inom fokusområdet Hög kvalitet i välfärden. Ett uppdrag om härbärge/stödboende har givits socialnämnden. Socialnämnden har samlat sina långsiktiga mål, som alla rör hög kvalitet i välfärden, under "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Målen är att Socialnämndens vård och omsorg ska vara Kunskapsbaserad, Säker, Individanpassad, Effektiv, Jämlik :29 15

30 och Tillgänglig. Målen styrs, följs och mäts med indikatorer som tas fram årligen genom samverkan mellan nämnd och förvaltning. Titel Beskrivning Kommentar Status Uppdrag - Funktionsnedsättningsfrågor Uppdrag - Härbärge/stödboende Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med socialnämnden utarbeta en lokal strategi för frågor runt funktionsnedsättning. Kommunfullmäktige ger socialnämnden i uppdrag att tillsammans med frivilligorganisationer utreda möjligheten att tillskapa platser i härbärge/stödboende till hemlösa. Socialförvaltningen har via en utsedd förvaltningsrepresentant varit ett stöd till ansvarig tjänsteman på kommunledningskontoret för att arbeta fram en lokal strategi för funktionshinderfrågor. Det förberedande arbetet är nu avslutat och nämnden inväntar att strategin ska gå ut på remiss. Socialförvaltningen ser därför sin del i uppdraget som genomfört. Uppdraget från kommunfullmäktige att utreda härbärgesfrågan är slutfört. Resultatet från utredningen är att socialförvaltningen inte kommer att arbeta vidare för härbärge hos Stadsmissionen. Istället har förvaltningen startat en bostad med särskild service för personer med skadligt bruk/beroende eller samsjuklighet, där personer som är eller riskerar bli hemlösa samt behöver stöd för att behålla sin bostad kan erbjudas boende och stöd. Boendet innefattar korttidsplatser Verksamhet, medarbetare och arbetsmiljö Kalmar kommun ska vara ett föredöme som arbetsgivare. Vi ska vara en attraktiv, effektiv och utvecklande arbetsplats som präglas av hög kompetens, öppenhet, delaktighet, jämställdhet och trygghet. Socialnämnden har inom 2018 års målarbete gjort en särskild satsningen för att lyfta förbättringsåtgärder för en jämlik och jämställd vård och omsorg. Förvaltningen arbetar också med ett värdegrundsarbete som stärker samsyn kring engagemang och trygghet gentemot de vi är till för såväl som i ett medarbetarperspektiv. Titel Beskrivning Kommentar Status E-hälsokommun Kalmar ska bli årets e- hälsokommun år Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara tillgänglig. Heltid som norm Målet är uppfyllt. Se uppföljning av socialnämndens mål om tillgänglig vård och omsorg och indikatorn; digital ansökan "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter" :29 16

31 Jämställdhetssäkrad verksamhet Hållbart medarbetarengagemang Riktade insatser som uppföljning av sjukskrivningar och analys ur ett jämställdhetsperspektiv Sjukfrånvaron Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad år 2022, vilket innebär att alla verksamheter säkerställer: *Likvärdig service och bemötande *Likvärdig myndighetsutövning *Likvärdig resursfördelning *Jämställd fördelning av makt och inflytande till alla kvinnor och män, flickor och pojkar oavsett bakgrund och tillhörighet. Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara jämlik. Öka indexet för Hållbart medarbetarengagemang (HME). Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv och indikatorerna: Arbetssätt och mål, medarbetarskap samt ledarskap. Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv och indikatorn: sjukfrånvaro Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Underlag till uppföljning hämtas från socialnämndens mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv och indikatorn: Sjukfrånvaro. Se uppföljning av socialnämndens mål om jämlik vård och omsorg under rubriken "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Se uppföljning av socialnämndens mål om effektiv vård och omsorg och indikatorerna; arbetssätt och mål samt ledarskap under rubriken "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Se uppföljning av socialnämndens mål om effektiv vård och omsorg och indikatorn; sjukfrånvaro under rubriken "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Se uppföljning av socialnämndens mål om effektiv vård och omsorg och indikatorn; sjukfrånvaro under rubriken "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Titel Utfall Mål Sjukfrånvaron SOC - Sjukfrånvaro 6.9% 6.5% Hållbart medarbetarengagemang SOC - Ledarskap (medarbetarenkät) 4.0% 4.0% SOC - Arbetssätt och mål (medarbetarenkät) 3.8% 4.0% Riktade insatser som uppföljning av sjukskrivningar och analys ur ett jämställdhetsperspektiv SOC - Sjukfrånvaro 6.9% 6.5% E-hälsokommun SOC - Digital ansökan Kommentar: Arbetet med digital ansökan har inletts genom att kartlägga tekniska förutsättningar samt rådande arbetssätt. Studiebesök i andra kommuner har genomförts för att se över vilka andra digitala lösningar som kan kopplas till :29 17

32 en digital ansökan. Digital ansökan för försörjningsstöd är prioriterat att färdigställas SOC - Digitaliseringsstrategi Kommentar: En strategi för förvaltningens arbete med e hälsa och handlingsplan har arbetats fram av förvaltningen IT strateg. Strategin ska ses som socialförvaltningens sätt att ta sig an den kommunövergripande digitaliseringsstrategin :29 18

33 Väsentliga händelser Processorienterat arbetssätt För att möta ökade och förändrade krav på socialtjänsten beslutades att införa ett processorienterat arbetssätt. I början av året genomfördes en omorganisation som påverkade samtliga verksamhetsområden. Socialförvaltningen har gått från att vara funktionsindelad till att stödja det processorienterade arbetssättet. Under första halvåret lades stort fokus på att skapa struktur och samhörighet i de nya verksamhetsområdena. Parallellt har arbete pågått med att kartlägga de olika processerna. Under hösten genomfördes utbildning för samtlig personal i det processorienterade arbetssättet. Kunskapsbaserad socialtjänst För att uppnå kraven om att vara en kunskapsbaserad och säker socialtjänst har förvaltningen arbetat med införande av systematiska och evidensbaserade arbetssätt. Under året har stor satsning skett på införandet av IBIC (individens behov i centrum) som är ett arbetssätt där fokus ligger på att socialtjänstens stöd ska utgå från den enskildes behov. Förändringen innebär både en ny struktur för handläggning och genomförandeplanering och berör ca 750 medarbetare som arbetar med målgruppen vuxna personer med funktionsnedsättning. Införandet fortsätter även under Inom området barn och unga har ett aktivt arbete pågått under året med att implementera metoden Signs of Safety som används i arbetet med barn och unga som far illa. Metoden skapar förutsättningar för ett bra samarbete med familjer och deras nätverk. Metoden är ett lösningsfokuserat, samarbetsstyrt och nätverksinriktat arbetssätt och används både inom handläggning och insats. Inom handläggning av ekonomiskt bistånd har bedömningsmetoden FIA (förutsättningar inför arbete), börjat användas för att kartlägga biståndsmottagares behov av stöd ifråga om sociala förhållanden, arbete och arbetsmarknadsinsatser. Metoden ger ökade möjligheter att utforma individuella stöd- och hjälpinsatser till klienter. Entreprenaddrift av personlig assistans Personlig assistans lades efter upphandling ut på entreprenad 2018 till Humana AB. Ett stort förberedelsearbete gjordes under året kring brukare och personal. Humana tog över assistansberättigade med anhöriganställda den 1 juni och övriga assistansberättigade med personal den 1 oktober. Verksamhetschef har under hösten haft tät dialog och uppföljning med Humana. Volymökning inom funktionshinderomsorgen Fortsatt volymökning inom funktionshinderomsorgen har skett under året och en anledning är försäkringskassans förändrade tillämpning inom personlig assistans. Flera enskilda personer har under året blivit av med sina statliga assistansbeslut. Det har medfört att dessa personer beviljats andra insatser som tex bostad med särskild service. Den dagliga verksamheten har under året haft en fortsatt stor volymökning till följd av många nya beslut. Stor utmaning ligger i att öka antalet individuella placeringar. För att möta volymökning inom socialpsykiatri, har två nya verksamheter tillkommit under året, en servicebostad och en boendestödsgrupp. Det ytterligare boendestödet behövdes dels för volymökning, dels för att kunna möta utökade eller nya behov i samband med ny lag kring utskrivning från sjukhus. Lagen har även inneburit förändringar inom handläggningen då en koordinatorfunktion tillskapats för att möta den förkortade tidsfristen för kommunens förberedelse inför utskrivningar. Under 2018 har det inte funnits några kostnader för betalningsansvar till landstinget :29 19

34 Utveckling av vård på hemmaplan vuxna Placeringskostnader inom missbruksvården har ökat under året, gäller både HVB- och familjehemsplaceringar. Utredningar har visat behov av en boendeform i den interna vårdkedjan och i december startade ett stödboende för vuxna personer med missbruk. Utveckling av vård på hemmaplan barn Inom barn- och ungdomsvården har organisationsförändringen (som inneburit att all myndighetsutövning och alla insatser numera finns inom samma verksamhetsområde), skapat bättre förutsättningar att gemensamt utveckla området med ett tydligt fokus på att trygga, säkra och stödja barn och ungas levnadsvillkor. Ett stort fokus har varit att öka insatserna på hemmaplan för att minska externa placeringar, framförallt HVB- placeringar. Ett analysarbete av nuläge samt faktaunderlag har lett fram till processteam för det fortsatta arbetet. Förändringar inom insatserna har skapat förutsättningar för en ökad bredd av behandlingsinsatser till familjer samt utökat fältarbete kvällstid. En ny Familjecentral har startat upp i Lindsdal under året. Det innebär att det nu finns fem familjecentraler i Kalmar kommun. Avveckling av verksamhet inom verksamheten ensamkommande barn Inom verksamheten ensamkommande barn och ungdomar fortsatte omställningsarbetet under året i och med minskat antal anvisade ungdomar till kommunen, samt minskade statliga ersättningsnivåer från Migrationsverket. Sedan 2017 har sju HVB-hem avvecklats. Projektmedel har beviljats för att möjliggöra extra resurser för att arbeta med ungdomarnas etablering inför vuxenlivet. Ekonomiskt utfall Driftredovisning Driftredovisning nämnd Budget VR dec 2018 Prognos VR dec 2018 Avvikelse Intäkter Personalkostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Övriga kostnader Summa KOSTNADER Summa RESULTAT År: 2018 Ansvar: 20 SOCIALNÄMND Projekttyp: Drift Enhet: Tkr Socialförvaltningen redovisar totalt ett underskott om -19,0 mnkr. Intäkterna är -10,0 mnkr lägre än budgeterat vilket beror på minskade intäkter från Försäkringskassan, på grund av att några brukare blivit av med beslut om assistans, samt att verkställigheten av den kommunala personliga assistansen övergick till entreprenör under året. Övergången till entreprenad förklarar också lägre personalkostnader jämfört med budget, +16,0 mnkr. Övriga kostnader visar ett underskott på -28,1 mnkr vilket består av högre kostnader för placeringar av barn och ungdomar, vuxna personer med missbruk samt ensamkommande ungdomar, samt lägre kostnader för utbetalt ekonomiskt bistånd. Positiv avvikelse för lokalkostnader är kopplat till lägre kostnader för andrahandskontrakt :29 20

35 Gemensamt De gemensamma verksamheterna redovisar ett underskott på -3,6 mnkr. Övergång av verksamheten för personlig assistans till entreprenad blev försenad p.g.a. överklagande. Viss besparing har kunnat genomföras under 2018, men underskott med -6,0 mnkr kvarstår. Omställningskostnader kommer att uppstå i samband med verksamhetsövergången, varför full besparingseffekt förväntas först under senare delen av Övriga gemensamma verksamheter visar positiv avvikelse mot budget, +2,4 mnkr. Överskottet kan bl. a. hänföras till positivt utfall för nämnden, vakanser och arbetsmarknadsprojekt som avslutats under året. Funktionsnedsättning LSS och SoL Verksamheterna inom funktionsnedsättning LSS och SoL visar sammantaget ett överskott med +1,4 mnkr vid årets slut. Överskott består bland annat av vakans p.g.a. svårighet att rekrytera inom hälso- och sjukvård. Personlig assistans redovisar en positiv avvikelse vid årets slut vilket beror på retroaktiva intäkter från beslut om personlig assistans från Försäkringskassan. Några personer inom bostad vuxen behöver extra resurser p.g.a. förändrat vårdbehov, men totalt visar bostad för vuxna på budget i balans. Kostnaderna för korttidsvistelse för funktionsnedsatta barn visar ett resultat i budgetbalans. I jämförelse med övriga landet ligger kostnaderna för korttidsvistelse i Kalmar högre än genomsnittet i Kostnad per brukare (KPB). Flera av personerna har ett stort omvårdnadsbehov och kräver hög personaltäthet, men man arbetar för att få ner kostnaden. Utifrån KPB är daglig verksamhet prioriterat under året och bl. a. har genomgång av närvarostatistik i alla verksamheter medfört att en viss förtätning kunnat genomföras vilket påverkar ekonomin positivt. Bostad barn har en negativ avvikelse vilket beror på brukares förändrade vårdbehov. Boendestöd har sammantaget ett underskott. Orsaker är att volymökningen inte varit lika stor som beräknat inom socialpsykiatrin, samtidigt som ny boendestödsgrupp startade i början av året. Däremot har volymökning skett under året bland personer inom funktionsnedsättning vuxen som fått boendestöd. Det budgeterade anslaget för volymökningar på 18,0 mnkr har avropats från centrala medel under året. I antal är det beslut inom boendestöd och daglig verksamhet och sysselsättning som ökat mest. Inom daglig verksamhet har antalet platser utökats genom förstärkning inom befintliga verksamheter och en ny verksamhet har startat. Ett nytt boendestöd har startat inom socialpsykiatri och inom vuxna personer med funktionsnedsättning verkställs de nya boendestödsbesluten av geografiskt närbelägna servicebostäder. Ny servicebostad inom socialpsykiatri startade i början av året. Försäkringskassans striktare bedömning av personlig assistans enligt SFB medför att kommunens beslut om personlig assistans LSS har blivit mer omfattande i antal timmar per person och volymökningen i timmar har därför varit större än planerat. Två nya omfattande beslut bostad barn köps från extern utförare sedan halvårsskiftet. I de volymökningar som planerades för senare delen av 2018 fanns två bostäder för vuxna personer med funktionsnedsättning. Den ena bostaden startar i början av 2019 och den andra väntas starta senare under Sammantaget räckte anslaget för volymökning, men helårseffekt av 2018 års ökningar och förskjutning av viss verksamhet gör att volymökning 2019 kommer att bli större än tidigare beräknat :29 21

36 Individ- och familjeomsorg Verksamheterna inom individ- och familjeomsorgen redovisar ett underskott på -8,0 mnkr. Den sociala barn- och ungdomsvården samt missbruk och beroendevården redovisar underskott medan ekonomiskt bistånd visar överskott. Inom den sociala barn- och ungdomsvården har kostnaderna för externa HVB-placeringar ökat under året. Kostnaderna för familjehemsvården har också ökat under Kostnaderna för arvoden för familjehem har pressats upp i och med svårigheter att rekrytera familjer till uppdragen. Flera placeringar är mycket krävande vilket påverkar storleken på arvodet till familjehemmen. Antalet konsulentstödda familjehem har ökat från 27 under 2017 till 31 under Kostnaden för ett konsulentstött familjehem är upp till tre gånger så hög som för ett internt familjehem. Öppna verksamheter för barn och ungdomar samt familjerätt redovisar ett positivt resultat jämfört med budget. Den sociala barn- och ungdomsvården redovisar ett underskott med -13,0 mnkr. Kostnaderna för placeringar på institution och familjehem för vuxna personer med missbruk har ökat jämfört med föregående år. Ökningen beror bland annat på att flertalet av de som placerats är bostadslösa och de har i regel behov av stöd i sitt boende. Den interna missbruksvården visar sammantaget en positiv avvikelse. Bidragande orsak till överskottet är vakanser i samband med rekrytering efter pensionsavgångar. Totalt för missbruk och beroendevården redovisas ett underskott med -7,3 mnkr. Ekonomiskt bistånd har en positiv avvikelse på +12,3 mnkr. Utbetalningarna fortsätter ligga på en lägre nivå jämfört med åren dessförinnan, och resultatet har stadigt förbättrats under året. Arbetet fokuserar på att klienterna ska nå självförsörjning. Samarbete med andra aktörer fortsätter, för att ge stöd till de grupper som är längst från arbetsmarknaden. Den goda arbetsmarknaden, framförallt för de yngre målgrupperna, bidrar också till lägre kostnader för ekonomiskt bistånd :29 22

37 Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar Verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar redovisar en negativ avvikelse med -8,9 mnkr. Omställningsarbetet för att anpassa verksamheten till minskat antal ungdomar, samt sänkta ersättningsnivåer från Migrationsverket, har pågått under hela året. Andelen ungdomar har fortsatt att minska och stora utmaningar har funnits för att klara verksamheten med tillräckligt god vård på den låga statliga ersättningen. Flera ungdomar har ett sämre mående bland annat på grund av den långa asylprocessen och de har behov av ett större stöd. Dessutom kvarstår stora kostnader för tomma lokaler med långa hyresavtal samt för viss personal i omställningsarbetet som ännu inte fått annan anställning. Investeringsredovisning Investeringar har gjorts inom utrustning och möbler till nya verksamheter och lokaler, samt renovering av förhyrd lokal. Satsningar har skett bl a för ökad säkerhet genom larm- och passagesystem i nya lokaler. Investeringsredovisning nämnd Budget VR dec 2018 Prognos VR dec 2018 Avvikelse Inkomster Utgifter Summa NETTOINVESTERINGAR År: 2018 Ansvar: 20 SOCIALNÄMND Projekttyp: Investering Enhet: Tkr Åtgärder och konsekvenser Omställning av verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar för att minska kostnaderna till den lägre ersättningsnivån påbörjades 2017 och har fortsatt under Ytterligare förändringar vidtas under våren Förseningen av övergången till entreprenaddrift av personlig assistans har gjort att effekten av besparingen förskjutits och inte ger fullt ekonomiskt resultat förrän under senare delen av Verksamheterna för barn och ungdom respektive vuxna personer med missbruk fortsätter sina förändringsarbete för att komma till rätta med de ökade kostnaderna för placeringar. Inom barn och ungdom pågår analys av nuläge och en handlingsplan har tagits fram för att öka hemmaplanslösningar och minska antalet placeringar. Inom vuxna missbruk har utredningar visat behov av en boendeform som kan ersätta vissa placeringar. Ett nytt boende med denna inriktning startade därför i december Målet är att det nya boendet bidrar till att vårdkedjan i den interna missbruksvården blir mer heltäckande. Fortsatt analysarbete och utveckling av uppföljning behövs dock, för att vård, stöd och behandling ska bli mer verkningsfull för både klienter och ur ekonomiskt hänseende. Personalredovisning Rekrytering och personalförsörjning Under 2018 har rekryteringsläget förbättrats gentemot tidigare år och ligger på en förhållandevis låg stabil nivå. Förvaltningen har under 2018 arbetat med de strategiska planer som togs fram under 2017 för att strukturerat arbeta med att attrahera och behålla enhetschefer och socialsekreterare/biståndshandläggare genom alternativa karriärvägar, mentorskap, kontinuerlig och systematisk kompetensutveckling. Rekrytering av semestervikarier inför varje semesterperiod innebär ett omfattande arbete. Det är fortfarande svårt att rekrytera semestervikarier. En förklaring liksom tidigare år är att årskullarna i de ungdomsgrupper som söker semestervikariat har blivit mindre. En annan förklaring är den ökade konkurrensen om arbetskraften från den stora tjänstesektorn och den i övrigt gynnsamma :29 23

38 arbetsmarknaden för arbetstagare. Socialförvaltningen fortsätter sin strävan i att vara en attraktiv arbetsgivare. Omställningar i verksamhet Förvaltningens omfattande arbete med att lösa övertalighet inom ensamkommandeverksamheterna samt nya placeringar för anställda inom personlig assistans, har gett resultat. Under 2018 har arbetet med att hitta varaktiga placeringar för övertalig personal från ensamkommandeverksamheterna fortlöpt. I nuläget är det enbart ett fåtal personer som saknar ny fast placering. I samband med att förvaltningen lade ut personlig assistans på entreprenad valde 41 personer att stanna kvar som anställda i kommunen. Av dessa har cirka tio personer nu fått arbete på omsorgsförvaltningen eller utbildningsförvaltningen. Resterande har fått tillsvidare alternativt tidsbegränsade anställningar inom socialförvaltningen. Kompetensutveckling Två grupper i Lärande På Arbetsplatsen (LPA )startade under En på våren och en på hösten, totalt 24 deltagare. Varje grupp går veckor. Syftet med utbildningen är att ge medarbetare (tillsvidareanställda samt timanställda med >1000 timmar anställning) betyg i vård- och omsorgskurser på gymnasial nivå och därmed formell behörighet som omsorgsassistent. Studierna kopplas till det dagliga arbetet och hänsyn tas till de kunskaper och erfarenheter deltagaren har i sitt yrkesområde. Under studietiden har deltagarna tillgång till lånelitteratur och dator. Den stora utbildningsinsatsen som påbörjades 2017 för socialsekreterare inom barn- och ungdomsvård i Signs of Safety har fortsatt under Vissa socialsekreterare kommer att delta i en fördjupningsutbildning samtidig som nya medarbetare fångas upp för att genomföra grundutbildningen. Implementeringen av det nya arbetssättet Individens behov i centrum (IBIC) startade hösten 2017 och kommer att pågå fram till Totalt kommer ca 750 medarbetare få en utbildningsinsats i både IBIC som arbetsmetod och i det nya IT-systemet LifeCare. Personalsammansättning I december 2018 var 1107 personer tillsvidareanställda på socialförvaltningen, varav 74 procent är kvinnor och 26 procent är män. Andelen män har ökat med en procentenhet i jämförelse med föregående år. Antalet anställda har minskat två år i rad. Anledningen till det är att personlig assistans har lagts ut på entreprenad och verksamheten inom boenden för ensamkommande barn och ungdomar har avvecklats i stor utsträckning. Sedan 2016 har antalet årsarbetare minskat med 84 personer. Antal personer Antal årsarbetare Antal personer Antal årsarbetare Kvinnor Män Totalt Ansvar: SOCIALNÄMND Verksamhet: Verksamhetsstruktur Sysselsättningsgrupp: Månadsavlönade och vilande Anställningsform: 1 Tillsvidare Avtal: Alla avtal Anställningstyp: Alla anställningstyper AID: Alla etiketter exkl Period: December År: 2018 Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete Socialförvaltningen är en av två förvaltningar som deltar med två pilotgrupper i projektet AdNos främja hälsa i arbetslivet, vilket finansieras av Europeiska socialfonden. Syftet med projektet är att ökad :29 24

39 kunskap om vilka arbetsförhållanden och friskfaktorer som leder till att medarbetarna förblir friska, trivs och mår bra. Projektet påbörjades 2017 och kommer att avslutas i mars Resultat från projektet så här långt är bland annat olika kompetensutvecklingsinsatser för medarbetare, individuellt och i grupp samt utbildning för chefer/ledare. Det finns ett antal färdiga metodstöd som projektets pilotarbetsplatser har testat: Guide för bättre arbetsplatsträffar, möten och nya mallar. Ny handlingsplan till medarbetarenkäten och uppdatering av Så kan du arbeta med resultatet i medarbetarenkäten. Vad betyder aktivt medarbetarskap för oss? Inventera era friskfaktorer. Under 2018 genomfördes en medarbetarenkät. Resultatet är i flera delar positivt. Områden att jobba vidare med under 2019 är bland annat medarbetarskap, ledarskap samt arbetssätt och mål. I verksamhetsområdena arbetar man på olika sätt med hälsofrämjande insatser. För verksamhetsområde barn och familj består arbetet bland annat av att kartlägga friskfaktorer såsom hälsosamma scheman samt aktiviteter för trivsel och god arbetsmiljö (lagutveckling, värdegrundsarbete, spelregler). Verksamhetsområde vuxen arbetar med att sänka sjukfrånvaro genom att varje enhet tar fram aktiviteter kopplade till aktuella mål. Inom verksamhetsområdet funktionshinder tar enheter med hög sjukfrånvaro fram handlingsplaner för att arbeta med konkreta åtgärder för att sänka sjuktalen. Kalmar kommun införde under 2018 nya rutiner i samband med sjukfrånvaro och återgång i arbete. I korthet innebär dessa; tidig kontakt i sjukperioden mellan arbetsgivare och den som är sjuk, arbetsgivaren ska upprätta en plan för återgång i arbete Adato (IT-stöd för rehabiliteringsärenden) påminner chefen efter fyra istället för sex sjukfall under en 12-månadersperiod. Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron bland medarbetarna på socialförvaltningen 2018 var 6,9 procent vilket är minskning med 0,6 procentenheter jämfört med 2017 års nivå som var 7,5 procent. Kalmar kommuns genomsnittliga sjukfrånvaro blev 6,2 procent. Målet för 2018 var att minska sjukfrånvaron med 1 procentenhet. Sjukfrånvaron har minskat bland såväl kvinnor som män. Den lägre sjukfrånvaron beror i huvudsak på att den långa sjukfrånvaron, mer än 59 dagar har sjunkit. En av anledningar till det är ett aktivt arbete med att hitta lösningar för medarbetare som inte har möjlighet att återgå till ordinarie arbete. Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Kvinnor 8.31% 8.43% 8.50% 7.81% Män 4.59% 5.28% 5.07% 4.52% Totalt 7.33% 7.56% 7.55% 6.92% Sysselsättningsgrupp: Alla exkl. vilande Ansvar: SOCIALNÄMND Verksamhet: Verksamhetsstruktur Befattning: Alla befattningar Ålder: Totalt AID: Alla etiketter exkl Period förgående: November År: 2018 Systematiskt arbetsmiljöarbete :29 25

40 Socialnämnden har det yttersta arbetsmiljöansvaret och det ansvaret går efter delegation till förvaltningschef som i sin tur delegerar det ut i organisationen till verksamhetschefer och enhetschefer. I pågående målarbete är ett flertal av indikatorerna kopplade till att förbättra resultatet i de kommande medarbetarenkäterna. Förvaltningen påbörjade 2017 ett mer aktivt arbete med det förvaltningsövergripande systematiska arbetsmiljöarbetet som har fortlöpt under året som gått. I den årliga enkäten som följer upp det systematiska arbetsmiljöarbetet har 29 chefer och 29 skyddsombud svarat. Det motsvarar cirka hälften av förvaltningens chefer och innebär att möjligheten att dra mer generella tillförlitliga slutsatser är begränsad. Resultatet visar på att förvaltningen behöver fokusera på ökad kunskap inom området och säkerställa en ökad svarsfrekvens i kommande uppföljningar. Under 2018 gick 15 av förvaltningens chefer kommunens SAM-utbildning tillsammans med ungefär lika många skyddsombud. Arbetsmiljöhändelser Arbetsmiljöhändelser är ett samlingsnamn för riskobservationer, tillbud, olycksfall och arbetssjukdom. Under 2018 anmäldes 413 arbetsmiljöhändelser, vilket är 100 färre än föregående år. I december 2018 infördes ett nytt förenklat system för inrapportering av arbetsmiljöhändelser, KIA. Förhoppningen är att det ska öka benägenheten att göra anmälningar då det är ett viktigt verktyg för att upptäcka brister och förbättra arbetsmiljön. Förvaltningens chefer och skyddsombud har tillsammans fått utbildning i KIA under hösten. Kvalitet, styrning och kontroll Kvalitetsberättelse Socialnämnden upprättar varje år en kvalitetsberättelse. Kvalitetsberättelsen beskriver hur socialnämndens arbete med att utveckla verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående år, vilka åtgärder som vidtagits och vilka resultat som uppnåtts. Kvalitetsberättelsen ska vara utformad så att informationsbehovet hos externa och interna intressenter tillgodoses. Att upprätta en kvalitetsberättelse som motsvarar ovan beskrivning är en skyldighet enligt Socialstyrelsens föreskrifter för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Kvalitetsberättelsen återfinns i sin helhet som bilaga Kvalitetsberättelse. Kvalitetsberättelsen visar att socialnämnden överlag har en ändamålsenlig verksamhet. Intern kontroll I bifogad bilaga "Uppföljningsrapport intern kontrollplan 2018" framgår utfallet av genomförda kontroller under året. Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att rutiner följs, att minska riskerna för oavsiktliga fel samt nå en ökad effektivitet. Sammanfattningsvis bedöms den interna kontrollen vara god men vissa områden bör förbättras. Kostnad per brukare Det finns ett antal ekonomiska nyckeltal för att följa hur kostnadseffektiva verksamheterna är och som ger oss möjlighet att jämföra oss med t.ex. våra jämförelsekommuner, se ett urval i bilaga "Ekonomiska nyckeltal". Bland annat deltar socialförvaltningen varje år i kostnad per brukare (KPB) som är en metod för kostnadsberäkning av insatser och för hur dessa insatser kan kopplas till brukare. För 2017 ligger de flesta insatser inom funktionsnedsättning LSS och SoL som genomsnittet eller lägre. Inom individ- och familjeomsorg följs bland annat nettokostnadsavvikelsen :29 26

41 Bilagor Bilaga 1 Driftredovisning Sid 28 Bilaga 2 Kvalitetsberättelse Se separat fil Bilaga 3 Uppföljningsrapport Intern kontroll 2018 Se separat fil Bilaga 4 Ekonomiska nyckeltal Sid Bilaga 5 Femårsöversikt Sid 31 Bilaga 6 Verksamhetsstatistik Sid :29 27

42 Bilaga 1 Driftredovisning Nettobudget 2018 Nettokostnad 2018 Avvikelse netto GEMENSAMT INKL NÄMND, TILLSYN, DROGFÖREB NÄMNDSVERKSAMHET DROGFÖREBYGGANDE ALKOHOLTILLSYN GEMENSAMT ARBETSMARKNADSÅTGÄRDER SUMMA FUNKTIONSNEDSÄTTNING LSS O SOL VÅRD OCH OMSORG SoL & HSL BOSTAD SÄRSK SERV LSS VUXEN BOSTAD SÄRSK SERV LSS BARN PERSONLIG ASSISTANS ENL LSS O SFB KORTTIDSVISTELSE LSS DAGLIG VERKSAMHET LSS BEMANNINGSSERVICE LSS ÖVRIGA INSATSER ENL LSS INSATS SoL T PERS M FUNKTNEDS SUMMA INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG INSTVÅRD VUXN MISSBRUKARE INSTVÅRD BARN OCH UNGDOM FAMILJEHEMSV VUXNA MISSBR FAMILJEHEMSV BARN O UNGA ÖPPNA INSATSER VUX MISSBR ÖPPNA INSATSER BARN, UNGA ÖVRIG VUXENVÅRD EKONOMISKT BISTÅND FAMILJERÄTT SUMMA FLYKTINGMOTTAGANDE SUMMA :29 28

43 Funktionsnedsättning LSS och SoL Bilaga 4 Kalmar fortsätter ligga på en lägre dygnskostnad för bostäder totalt jämfört med jämförelsekommunerna och KPBsnittet. Den sammanlagda kostnaden för boende med särskild service påverkas dels av dygnskostnaden för grupp- respektive servicebostad men till stor del även av förhållandet mellan antalet grupprespektive servicebostäder. Kalmar har legat högre än genomsnitt i KPB inom daglig verksamhet, men 2017 vände kostnaderna nedåt, medan snittet och jämförelsekommunerna ökade sina kostnader per dygn. Kostnad för boendestöd per brukare har minskat de senaste åren i Kalmar och ligger nu något lägre än genomsnittet. Kostnaderna påverkas främst av beslutens omfattning i timmar samt på beslutens längd. Några större beslut har avslutats under 2015 och 2016 och ersatts av andra beslut. Kostnaden för närvarodygn i korttidsvistelse har minskat men ligger fortfarande över genomsnittet bland deltagande kommuner. Flera av personerna med beslut korttidsvistelse har också personlig assistans. Dessa barn har ofta ett stort omvårdnadsbehov vilket medför krav på hög personaltäthet i verksamheterna :29 29

44 Individ- och familjeomsorg Bilaga 4 Nettokostnadsavvikelsen jämför nettokostnad med förväntad kostnad givet ett antal strukturella faktorer. Positiv avvikelse indikerar högre kostnadsläge än statistiskt förväntat och negativa värden ett lägre kostnadsläge än statistiskt förväntat. Kalmar har haft en positiv avvikelse under många år, men 2017 sänktes kostnaderna jämfört med andra och Kalmar har ett lägre kostnadsläge än förväntat. Jämförelsekommunerna Karlskrona och Kristianstad, och liknande kommuner IFO har positiv nettokostnadsavvikelse. * Liknande kommuner IFO: Mölndal, Sollentuna, Östersund, Norrtälje, Gotland, Skellefteå, Hässleholm Nettokostnaderna för Individ- och familjeomsorg i Kalmar minskar medan jämförelsekommunernas kostnader ökar. Ser man på de olika delarna så är det kostnaderna för ekonomiskt bistånd som minskar mellan 2016 och Samma tendens finns i de flesta jämförelsekommunerna, men inte lika mycket, varför total nettokostnad inte minskar för dem :29 30

45 Bilaga 5 Femårsöversikt Driftsresultat tkr Förbrukning av ram % 102,4% 101,4% 100,0% 99,7% 99,4% Antal årsarbetare Personalkostnad i % av total kostnad 60,6% 60,1% 57,7% 61,5% 61,7% Sjukfrånvaro i % 6,9% 7,5% 7,6% 7,4% 7,1% Måluppfyllelse i % 83,0% 17,0% 14,0% 26,0% 11,0% Ekonomiskt bistånd, netto tkr Genomsnittlig utbet av ek.bistånd brutto per hushåll kr Vuxna missbruk, beslut om omedelbara omhändertagande, LVM Barn o unga, ansökan om vård enligt LVU, lagen om vård av unga Mottagna ensamkommande flyktingbarn, antal Bostad vuxna LSS* Daglig verksamhet LSS* Boendestöd SoL, timmar * Bostad vuxna LSS och Daglig verksamhet LSS avser verkställda beslut 31 december resp år :29 31

46 Statistik myndighetshandläggning Bilaga 6 Institutionsvård barn/ungdomar Antal unika personer Antal behandlingsplaceringar Antal utredningsplaceringar Nettokostnad tkr Familjehemsplaceringar barn/ungd ej ensamk Internt familjehem, 31/ Nettokostnad tkr internt familjehem Konsulentstött fam.hem, antal unika Nettokostnad tkr konsulentstött familjehem Externa placeringar vuxna personer med missbruk Antal personer Nettokostnad tkr Barn och familj Antalet utredningar barn och familj Antalet utredningar ensamkommande flyktingbarn Beslut om omedelbara omhändertaganden, LVU Ansökan om vård enligt LVU Vuxna personer med missbruk Antalet utredningar Beslut om omedelbara omhändertagande LVM Ansökningar om LVM Familjerätt Utredningar om fastställande av faderskap Samarbetssamtal Vårdnad boende umgänge Snabbupplysningar till domstol Budgetrådgivning Antal ärenden Varav skuldsanering :29 32

47 LSS-handläggning o socialpsykiatri Ansökningar enl LSS bou Ansökningar enl LSS vuxna (inkl förhandsbesked) Ansökningar enl SOL barn 10 Ansökningar enl SOL vuxna 196 Antalet månader som hushåll erhållit Antal Andel Antal Andel Antal Andel försörjningsstöd inkl flykting hsh 2018 fös 2018 hsh 2017 fös 2017 hsh 2016 fös månad % % % 2 månader 80 10% % % 3 månader 79 10% 99 9% 118 9% 4 månader 71 9% 72 7% 82 6% 5 månader 57 7% 67 6% 86 7% 6 månader 38 5% 43 4% 62 5% 7 månader 49 6% 43 4% 49 4% 8 månader 44 5% 37 3% 55 4% 9 månader 51 6% 56 5% 60 5% 10 månader 47 6% 79 7% 59 5% 11 månader 63 8% 75 7% 68 5% 12 månader 68 8% % % Summa % % % Antalet unika hushåll per familjetyp inkl flykting Endast barn Ensam kvinna med barn Ensam kvinna utan barn Ensam man med barn Ensam man utan barn Gift/sambo med barn Gift/sambo utan barn Summa Utbet ekonomisk bistånd Bruttokostnad tkr Nettokostnad tkr Brutto till etabl flyktingar (finansieras via etableringsers) :29 33

48 Statistik insatser barn och unga Aquarellen Antal inskrivna Pojkar/flickor 19/26 19/24 23/29 Snittbeläggning/dygn 6,3 8,11 5,4 Antal vårddygn Antal familjer Ensamkommande flyktingbarn Antalet mottagna Antalet anvisade Antal inskriva i interna boende 1 jan Antal inskrivna i interna boende 31 dec Antal placerade i konsulentst. familjehem under året Antal placerade i interna familjehem under året Antal placerade i nätverkshem under året Antal placerade i externa HVB-hem under året Stödboende internt Stödboende externt 1 0 Familjepedagoger Antal familjer Pojkar/flickor 57/75 96/56 Behandlarna Antal familjer Pojkar/flickor 128/139 71/79 Multiversum Antal ärenden Pojkar/flickor 36/32 47/41 Familjerådgivning Antal besök ATV Aktuella under året Barn individuellt Pojkar/flickor 6/18 5/17 5/8 Barn i grupp Kvinnor individuellt Kvinnor i gruppbeh Män individuellt Män i gruppbeh :29 34

49 Handläggare Datum Kerstin Lagerlund Kvalitetsberättelse 2018 Socialförvaltningen Kalmar kommun Socialförvaltningen Adress Kalmar Besök Fabriksgatan 31 Tel vx

50 2 (22) Innehåll Inledning... 3 Kvalitetsledningssystemet... 3 Uppdrag, krav och mål för socialnämnden... 4 Helt uppfyllda mål... 5 Delvis uppfyllda mål... 6 Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad... 7 Processer och rutiner... 7 Rutinbeskrivningar... 8 Standarder... 8 Systematiskt förbättringsarbete... 8 Riskanalys... 8 Egenkontroll... 9 Nationella jämförelser Revisioner Inhämtande av synpunkter från brukare Kvalitetsuppföljning Ej verkställda beslut Utredning av avvikelser lex Sarah Förbättringar IBIC Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Personalen ska arbeta enligt processer och rutiner Kompetensutveckling Dokumentationsskyldigheten... 22

51 3 (22) Inledning Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete förskriver att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ansvarar för att det finns ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Ledningssystemet ska stödja verksamhetens arbete med att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Arbetet med att utveckla och säkra kvalitet ska dokumenteras och det bör varje år upprättas en kvalitetsberättelse (Kap. 7 SOSFS 2011:9). Av kvalitetsberättelsen bör det framgå: - hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår, - vilka åtgärder som vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet och - vilka resultat som uppnåtts Kalmar kommun har ett gemensamt kvalitetsledningssystem som är certifierat enligt ISO 9001 och ISO Socialnämnden arbetar med att leva upp till Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem inom ramen för kommunens gemensamma kvalitetsledningssystem. Utöver arbetet med att uppnå de krav som ställs i lagar och föreskrifter för socialnämndens ansvarsområde, enligt kommunens reglemente får socialnämnden också ett antal obligatoriska fullmäktigemål att arbeta med. Utöver det antar socialnämnden varje år specifika mål för nämndens verksamhet. För att följa och mäta resultat av dessa kopplas ett antal indikatorer till nämndsmålen. I denna kvalitetsberättelse avser socialförvaltningen beskriva hur föregående års kvalitetsarbete bedrivits, vilka åtgärder som vidtagits och vilka resultat det gett. Kvalitetsledningssystemet Socialnämndens kvalitetsledningssystem dokumenteras huvudsakligen i Kalmar kommuns och socialförvaltningens verksamhetshandbok. I verksamhetshandsboken har förvaltningen samlat alla de dokument, riktlinjer, processer, rutiner och checklistor som beskriver och styr förvaltningens arbetssätt. Enligt Socialstyrensens föreskrifter för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är det processerna som är grunden verksamheten. ISO 9001:2015 ställer också krav på att verksamheten fokuserar på processerna. Socialförvaltningens sätt att beskriva arbetssätt har

52 4 (22) därför i förskjutits från att lägga tonvikten på skriftliga rutiner till att fokusera på förvaltningens processer. Tidigare hade socialförvaltningen som ambition att under 2017 införskaffa ett IT-stöd som stöder ett processorienterat arbetssätt. Det beslutades att upphandlingen istället skulle ske kommungemensamt. Planerna på upphandling avbröts under Istället beslutades att utveckla arbetet med digitaliseringen av processerna med stöd av införande av Office 365. Det arbetet kommer att drivas kommungemensamt med anledning av de avvikelser kommunen fick i samband med externrevision Socialförvaltningen kommer att spela en betydande roll i det arbetet. Under 2018 färdigställdes ett arbete med att förtydliga socialförvaltningens ledningssystem. Dokumentet heter Socialförvaltningens ledningssystem för kvalitet ett beskrivande ramverk. Ramverket syftar till att tydliggöra vad ledningssystemet består av och hur det ska användas och därmed underlätta förståelsen för hur vi behöver arbeta systematiskt med att hela tiden säkra och förbättra vår kvalitet. Socialförvaltningens ramverk utgör förlaga till ett kommungemensamt ramverk som förväntas bli färdigt och fastställas under Uppdrag, krav och mål för socialnämnden I Socialtjänstlagen, Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade samt i Hälso- och sjukvårdslagen anges att verksamhet som bedrivs enligt dessa lagar ska vara av god kvalitet. Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden uppnå kvalitet genom att uppfylla de krav och mål som gäller för verksamheten. Socialstyrelsen har definierat begreppet god kvalitet utifrån aktuell lagstiftning för området med hjälp av kvalitetsdimensioner. Dimensionerna tydliggör att socialtjänstens verksamhet ska vara kunskapsbaserad, individanpassad, säker, tillgänglig, effektiv och jämlik för att kunna sägas uppnå god kvalitet. Socialnämndens målstyrning är ett av de viktigaste redskapen för att säkerställa att, samt följa upp hur, nämnden lever upp till de redan givna kraven i lagstiftningen och därmed de uppgifter som getts nämnden via kommunfullmäktiges reglemente. Eftersom kvalitetsdimensionerna som beskrivits ovan ger nämnden denna möjlighet beslutade nämnden att 2016 förändra målstyrningen och låta dessa kvalitetsdimensioner utgöra socialnämndens mål långsiktiga mål. Socialnämndens mål är alltså att bedriva en kunskapsbaserad, säker, individanpassad, effektiv, jämlik och tillgänglig vård och omsorg. Detta sätt att styra med gemensamma mål som gäller över tid, ger socialnämnden möjlighet att hålla ihop nämndens mångfacetterade uppdrag och skapa samsyn inom förvaltningen. För att ytterligare

53 5 (22) förstärka detta och för att knyta ihop och integrera de olika styrande delarna använder socialförvaltningen ett visionshus. Visionshuset syftar till att visulisera socialnämndens roll i kommunen och i visionen Ett Kalmar för alla. En del i visionshuset är socialnämndens mål vilka utgör byggstenarna för hur uppdraget ska fullgöras med strävan mot visionen. Visionshuset kompletterades under 2018 med att förtydliga att vårt arbetssätt är processorienterat. Socialnämndens mål är i sig inte mätbara, så för att mäta måluppfyllelse och för att kunna följa resultaten kopplas indikatorer till målen. Med indikatorerna ges nämnden möjlighet att styra och rikta in sig på specifika utmaningar eller identifierade förbättringsområden, trender och tendenser m.m. Indikatorerna erbjuder således möjlighet till effektiv styrning mot målen. Vid uppföljning ger indikatorerna en sammanvägd bild av hur nämndens måluppfyllelse ser ut. Indikatorer och mål följs upp tertialsvis och rapporteras till nämnden och till kommunledningen. Nedan följer en tabell som beskriver vilka av socialnämndens mål som är helt uppfyllda och delvis uppfyllda samt kommentarer till varje mål. Under 2018 hade nämnden inga ej uppfyllda mål. Helt uppfyllda mål Mål Socialnämndens vård och omsorg ska vara kunskapsbaserad. Vården och omsorgen ska baseras på bästa tillgängliga kunskap och bygga på både vetenskap och beprövad erfarenhet. Socialnämndens vård och omsorg ska vara säker. Vården och omsorgen ska vara säker. Riskförebyggande verksamhet ska förhindra skador. Verksamheten ska också präglas av rättssäkerhet. Socialnämndens vård och omsorg ska vara jämlik. Vården och omsorgen ska tillhandahållas och fördelas på lika villkor Kommentar Till målet har nämnden kopplat indikatorer om: Medarbetare som uppfyller krav på kompetens i verksamhetsbeskrivning/processpecifikation, Implementering av Signs of Safety, Personalomsättning, Utbildning via Kunskapsguiden, Metodstöd FIA. Sammanfattningsvis bedöms målet var uppfyllt. Avvägningen görs då nämnden har en mycket hög andel personal med formell grundkompetens samt att tre av de fyra verksamhetsområdena har en hög andel personal med verksamhetsområdesspecifik kompetens. Till målet har varje verksamhetsområde verksamhetsområdesspecifika indikatorer. Indikatorerna berör Riskanalyser och handlingsplaner, Barnets bästa har beaktats, Domar i förvaltningsdomstol, Utredningar enligt IBIC, Avvikelser i LISA/Tyck till, Verkställda vräkningar av barnfamiljer, Verkställda vräkningar insats långsiktig boendelösning. Sammanfattningsvis bedöms målet vara uppfyllt. Indikatorerna visar att förvaltningen har ett etablerat riskbaserat tänkande och kan genom granskning och systematiskt utredningarbete säkerställa myndighetsutövningens rättsäkerhet. Till målet jämlik har nämnden kopplat indikatorer om: Förbättringsåtgärder ur ett jämlikhets-/jämställdhetsperspektiv, Bedömning av ungas behov, Från daglig verksamhete eller sysselsättning till företagsgrupp alt individuell placering, Boendeplatser LSS utan hot eller våld, Utbetalning försörjningsstöd ej hushåll/registerledare.

54 6 (22) för alla. Socialnämndens vård och omsorg ska vara tillgänglig. Vården och omsorgen ska vara tillgänglig och ges i rimlig tid. Ingen ska behöva vänta på oskälig tid på den vård eller omsorg som hen har behov av. Sammanfattningsvis bedöms nämndens mål om att vården och omsorgen ska vara jämlik genom indikatorernas målvärde, ha uppfyllts. Det pågår mycket blandade aktiviteter som ger ett gott resultat för målet om en jämlik socialtjänst. Till målet om att vara tillgänglig har nämnden bl a kopplat indikatorer som mäter Utredningstid, Verkställighets- /väntetid, Brukarundersökning IFO - handläggares tillgänglighet, Rekrytering av familjehem, Digital ansökan. Sammanfattningsvis bedöms nämndens mål om att vården och omsorgen ska vara tillgänglig genom indikatorernas målvärde ha uppfyllts. Utredningstid och verkställighetstid uppnår mål för ledtid inom samtliga verksamhetsområden och brukarundersökningen visar att tillgängligheten inom IFO upplevs som mycket god. Utmaningen inom området är att öka antalet familjehem och arbeta mer med att erbjuda tillgänglighet genom digitalisering. Delvis uppfyllda mål Mål Socialnämndens vård och omsorg ska vara individanpassad. Vården och omsorgen ska ges med respekt för individens specifika behov, förväntningar och integritet. Individen ska ges möjlighet att vara delaktig. Kommentar Till målet har nämnden kopplat indikatorer om: Genomförandeplan: inflytande och delaktighet/uppföljning- /utveckling och bibehållande av funktioner, Brukarundersökning IFO: upplevelse av att kunna påverka typ av stöd och hjälp, Placerade vuxna och barn rustade att möta livet gällande bostad och sysselsättning, Brukarundersökning funktionsnedsättning: Trygghet, Bemötande, Självbestämmande. Sammanfattningsvis bedöms målet om att vara individanpassad, genom indikatorernas målvärde, inte vara helt uppfyllt. Genomförandeplaner och granskningen av dessa görs idag inte i den omfattning som uppsatt kvantitativt målvärde. Dock visar den granskning som är gjord att genomförandeplanerna håller en högre kvalitet. De frågor som valts ut som indikatorer från brukarundersökningarna har ett resultatvärde som ligger i nivå eller strax under målvärde. Sammanvägt kan inte målet individanpassat anses vara helt uppnått men har en positiv utveckling.

55 7 (22) Socialnämndens vård och omsorg ska vara effektiv. Vården och omsorgen ska utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt för att nå uppsatta mål. Till målet effektiv har nämnden kopplat indikatorer som Arbetssätt och mål, Ledarskap, Sjukfrånvaro, Kostnad per närvarodygn korttidsvistelse, Dygnskostnad intern HVB, Kostnad daglig verksamhet LSS egen regi, Kostnad för HSL-insatser i särskilt boende, Vuxna biståndsmottagare med långvarigt respektive mycket långvarigt ekonomisk bistånd/försörjningsstöd, Genomsnittlig biståndsperiod, Placering för vuxna personer med missbruk i internt HVB/externt HVB/familjehem, Dygnskostnad bostad socialpsykiatri. Dessa indikatorer ger en ganska heltäckande bild av hur effektiv nämndens verksamhet kan anses vara. Sammanfattningsvis bedöms nämndens mål om att vården och omsorgen ska vara effektiv, genom indikatorernas målvärde, inte vara helt uppfyllt. Utmaningar kring placerade vuxna med missbruk samt dygnskostander för HVB och korttidsvistelse kvarstår. Dock visar kostnad för daglig verksamhet och HSL en positiv utveckling. Även ledarskap och arbetsätt och mål har en positiv utveckling och når eller når nästan målvärde. Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden anpassa ledningssystemet till verksamhetens inriktning och omfattning. Det ska bestå av de processer och rutiner som behövs i verksamheten för att säkra verksamhetens kvalitet. Processerna och rutinerna är ledningssystemets grundläggande delar. Processer och rutiner Det som sagts ovan innebär att nämnden måste identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. En process är en kedja av aktiviteter som i ett återkommande flöde använder information och resurser för att utifrån ett givet behov skapa det värde som tillfredsställer behovet. En process kan med andra ord sägas vara det överenskomna arbetssätt som används av alla på samma sätt, för att skapa värde för den som processen är till för. Socialförvaltningen har en sammanhållen struktur för hur förvaltningen arbetar med ett processorienterat arbetssätt, det vill säga hur förvaltningen kartlägger, styr och leder verksamheten med hjälp av processer. Förvaltningens organisation bygger sedan 2018 på en processorientering istället för en funktionsindelning. Denna förändring har, förutom genom omorganisation, genomförts med kompetensutveckling inom processorientering till alla medarbetare. Processledare, processägare och verksamhetsutvecklare har träffats och träffas regelbundet för att stötta och driva processorienteringen vidare. Utgångspunkten för vilka processer som behövs för att säkerställa verksamhetens kvalitet är socialförvaltningens huvudprocess. Under

56 8 (22) huvudprocessen finns elva identifierade nedbrutna huvudprocesser. Under 2018 har ett intensivt arbete med processutveckling skett inom ett flertal av de nedbrutna huvudprocesserna. Alla processer kommer vara kartlagda Rutinbeskrivningar Det har tagits fram ett stort antal rutiner i förvaltningen genom åren och sättet att göra det varierar till viss del. Det stora antalet rutiner samlas i den digitala verksamhetshandboken som med anledning av sin bristande överskådlighet inte bidrar med att säkra att rutinen alltid är känd av dem som behöver använda den. I arbetet med att skapa ett processorienterat ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete förändras sättet att ta fram rutiner. Rutinerna ska kopplas till aktuella steg i processerna för att medarbetare ska få stöd i att utföra arbetet. Ett IT-system för processer som ger denna möjlighet är ett utvecklingsområde. Standarder Enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska ledningssystemet byggas upp utifrån kraven som ställs i föreskriften. Olika standarder och modeller för kvalitets- och verksamhetsutveckling kan ge stöd i detta arbete. Kalmar kommuns övergripande verksamhetsledningssystem är uppbyggt för att motsvara kraven i ISO 9001 och Kraven i Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete uppfylls inte per automatik genom en standard eller annan modell. För att göra det måste den som bedriver verksamhet säkerställa att ledningssystemet utformats så att det systematiskt kan säkra att verksamheten uppfyller de krav och mål som framgår av lagar och andra föreskrifter som styr verksamheten. Det har socialförvaltningen arbetat med i samband med den förändrade målstyrningen och processorienteringen. Systematiskt förbättringsarbete Riskanalys Enligt föreskrift 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS, fortlöpande identifiera händelser, som om de inträffar, skulle kunna leda till att verksamheten inte kan leva upp till de krav och mål som ställs i lagar och andra föreskrifter. Att göra riskanalyser innebär att vara framåtblickande för att på så sätt förebygga att händelser inträffar som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Riskanalyser ska enligt föreskriften omfatta verksamhetens samtliga delar. Även

57 9 (22) ISO 9001:2015 och 14001:2015 föreskriver ett riskbaserat tänkande. Standarden ställer krav på organisationen att förstå sina förutsättningar och bestämma risker som underlag för planering. Det innebär att riskbaserat tänkande ska tillämpas när processer för kvalitetsledningssystemet planeras och införs. Det i sin tur kommer att bidra till att avgöra omfattningen av dokumenterad information. Kvalitetsledningssystemet syftar mycket till att fungera som ett förebyggande verktyg. Ett riskbaserat tänkande i sig får förebyggande effekter. I samband med att socialförvaltningen kartlägger sina processer ingår det som ett steg i det arbetet att identifiera möjliga risker, prioritera dessa samt göra eventuell handlingsplan för att hantera riskerna så att negativa händelser inte inträffar. Under 2018 har verksamheterna för tredje året också inventerat risker och möjligheter med hjälp av SWOT-analyser i samband med framtagande av verksamhetsplan och målarbete för nästkommande år. Dessa risker och utmaningar är sammanfattade under rubriken Utmaningar och prioriteringar i Verksamhetsplan med internbudget, Socialnämnden, De risker som inte hanteras och följs i processarbete eller som indikatorer i målstyrningen hanteras som kontrollmoment i Internkontrollplanen. Egenkontroll Enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden genomföra egenkontroll. Egenkontroll är systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet. Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. En form av egenkontroll, förutom t.ex. tertialuppföljning och revisioner, som nämnden utför är Aktgranskning och Journalgranskning. Dessa är mycket viktiga då det är ett sätt att säkra att de vi finns till för får det stöd och den hjälp de har rätt till, samt att rättsäkerheten upprätthålls genom korrekt dokumentation av handläggning och utförande av insats. Avvikelser som upptäcks vid akt- och journalgranskning ska rapporteras som avvikelser i Tyck till. Fokus i journalgranskningarna ligger på hur målformuleringar i genomförandeplanen beskriver utveckling och bibehållande av funktioner samt hur den enskilde utövat inflytande och delaktighet över sin insats. Dessa kontrollpunkter i egenkontrollen används som indikatorer i målstyrningen Ett stort antal av de avvikelser som rapporterats under 2018 i samband med journal/aktgranskning handlar i de flesta fall om brister i ovan nämnda indikatorer. Se under rubriken Internrevision för att se vad förvaltningen har vidtagit för åtgärder med anledning av dessa avvikelser.

58 10 (22) Nationella jämförelser Socialförvaltningen deltar i både Öppna jämförelser och Kommunens kvalitet i korthet (KKiK). Förvaltningen har börjat använda dessa resultat på ett mer systematiskt sätt genom de analysdagar som alla chefer, stödfunktioner samt politiker är involverade i. Väsentliga resultat från denna typ av undersökningar tas på så sätt med i kommande års målarbete och det ges bättre möjlighet att omsätta dem i systematiskt förbättringsarbete. Resultat i Öppna jämförelser Socialförvaltningen lämnar in resultat i sex olika öppna jämförelseundersökningar. Det handlar om barn och ungdomsvård, stöd till personer med funktionsnedsättning, missbruks- och beroendevård, ekonomiskt bistånd, hemlöshet och våld i nära relationer års resultat visar att det även fortsättningsvis är ett utvecklingsområde att använda resultat från systematisk uppföljning för att utveckla verksamheten inom samtliga områden. Under 2019 planerar man inom missbruk- och beroendevården samt inom ekonomiskt bistånd att arbeta med systematisk uppföljning och använda resultaten för att förbättra och utveckla verksamheten. Resultat i KKiK Socialförvaltningen har i sitt målarbete valt att ha flera av KKiK:s mått som indikatorer för att på så sätt kunna följa utvecklingen mer kontinuerligt än bara vid en årlig mätning. Mått som finns med i målarbetet är exempelvis utredningstid, väntetid, utbetalt försörjningsstöd, frågor från brukarundersökningarna m.fl. Under 2018 lades också fokus på KKiK måttet Boendeplatser enl. LSS 9.9 där hot eller våld mot brukare inte förekommit på boendet med anledning av att resultatet i KKiK-mätningen 2017 inte var bra. Detta mått utgjorde därför en indikator i målstyrningen under målet jämlik vård och omsorg. Uppföljningar under året tyder på en minskning av hot- och våldssituationer i LSS bostäderna. Under 2019 behöver nämnden titta närmare på områdena: Kvalitetsaspekter LSS grupp- och serviceboende, Kostnad funktionsnedsättning totalt samt Ej återaktualiserade personer med försörjningsstöd ett år efter avslutat försörjningsstöd där Kalmar tillhör de 25 procent som uppvisar sämst resultat. Se vidare under rubriken Brukarundersökningar för fler resultat som presenteras i KKiK.

59 11 (22) Revisioner Extern revision För andra året reviderades Kalmar kommun enligt de nya standarderna från Inom socialförvaltningen reviderades följande delar: -Ledningen: (Ledningen, Tillståndsenheten) (Administrativa enheten) -Verksamhetsområde barn och familj (enhet 251 och 258) -Verksamhetsområde funktionsnedsättning och hälso- och sjukvård (enhet 516 och 527), -Verksamhetsområde vuxen (enhet 352 bostadsfrågor, enhet 315) Revisionen genomfördes av Qvalify. Avvikelserna som meddelats har kommungemensam karaktär istället för att flera liknande avvikelser skrivits på flera förvaltningar/enheter. Socialförvaltningen fick dock en avvikelse som är enhetsspecifik. Elva avvikelser delades ut totalt. Revisorerna påpekar generellt att: delar av systemet ser mycket bra ut men det finns kritiska områden som inte fullt ut har kopplats på ledningssystemet, detta gäller främst strategisk ledning och styrning samt processtyrning. De resultat från externrevisionen som har störst relevans för socialförvaltningen har redovisats för nämnd i januari 2019 med beskrivning av åtgärder. Intern revision Under 2018 utfördes 26 revisioner. De flesta av de totalt 89 avvikelserna förekom inom området "Stöd" där bristerna framförallt berörde att styrande dokument inte är kända och därför inte följs eller är kända men av olika anledningar ändå inte efterföljs. Inom området "Organisationens förutsättningar" uppmärksammades brister i kännedom om och användning av, eller brist på, kartlagd process som medför att vi inte säkerställer att vi lever upp till de krav som intressenter har på våra processer. Inom området "Planering" framkommer brister i ett riskbaserat tänkande och att kännedom om våra kvalitetsmål är låg. Brister inom arkivhantering uppmärksammes då detta område fokuserades. Analys kring avvikelserna för respektive verksamhetsområde är genomförd. I analyserna konstateras att det tar tid att styra genom värderingar (visionshuset) och införa ett systematiskt förbättringsarbete (t ex riskanalyser). Det är ett ständigt pågående arbete.

60 12 (22) Det kan konstateras att det finns ett mönster mellan avvikelser som framkommit genom internrevision och de avvikelser som inrapporteras via avvikelsehanteringssystemet Tyck till. Många avvikelser handlar om brister kring dokumentation. Förvaltningen har med anledning av det tagit fram ett stödmaterial till enhetschef i vägledning till personal. Enhetschefer har genomgått utbildning under Under våren 2019 kommer 160 dokumentationsombud genomgå utbildning. Socialförvaltningen har efter genomförd internrevision efterfrågat upplevelsen och förståelsen av revisionen för att fånga upp deras upplevelse och eventuella förbättringsförslag. 70 procent av de svarande tyckte att de fått en mycket god eller god förståelse för varför socialförvaltningen arbetar med att revidera verksamheten. 60 procent upplevde att internrevisionen i sin helhet var positiv. Resultaten från internrevisionen har presenterats för nämnden i januari Inhämtande av synpunkter från brukare Brukarundersökningar Socialförvaltningen deltog under 2018 för tredje gången i de nationella brukarundersökningar som Sveriges kommuner och landsting (SKL) samordnar. Brukarundersökningarna har genomförts inom individ- och familjeomsorgen samt inom omsorgen om personer med funktionsnedsättning. Brukarundersökning IFO Resultaten inom IFO totalt visar, i nationell jämförelse, att vi ligger bland den tredjedel av kommuner som placerar sig i mellanskiktet (gult skikt) på alla frågor utom en. När det gäller de gula resultaten handlar det inte om att vi försämrat oss nämnvärt utan att andra kommuner förbättrat sina resultat. På frågan Hur lätt eller svårt är det att få kontakt med socialsekreteraren (till exempel via telefon, sms eller e-post)? placerar vi oss bland den tredjedel som har sämst resultat (rött skikt). Här har vi dessutom försämrat vårt resultat markant jämfört med åren innan. Inom alla frågområden svarar män och kvinnor ungefär lika på frågorna. I Kalmar genomfördes utöver de nationella enkäterna samma enkät inom familjerätt, LSS barn utredning, utredning socialpsykiatri samt utredning funktionsnedsättning vuxen. Resultaten från dessa undersökningar redovisas inte i Kolada. Med dessa resultat inräknade, blir vårt sammanlagda resultat bättre men inte så bra att det placerar oss

61 13 (22) högre än den sämsta tredjedelen. Däremot ligger Kalmar bland den tredjedel kommuner som har flest antal svar och högst svarsfrekvens vilket också kan ha en inverkan på övriga resultat i jämförelse med andra kommuner med lågt antal svar och svarsfrekvens. Brukarundersökning funktionsnedsättning - gruppbostad Inom LSS har brukarundersökning genomförts under 2018 i gruppbostad och inom boendestöd. När det gäller undersökning inom gruppbostad placerar vi oss i jämförelse med andra kommuner, bland den tredjedel som hamnar i mitten (gult skikt). Sämst resultat får vi på frågan om personalen pratar så brukaren förstår. Endast 65 procent av de svarande har svarat ja på den frågan. Det är också en markant skillnad mellan kvinnors och mäns upplevelse. Endast 46 procent av de svarande kvinnorna anser att personalen pratar så att de förstår. Kvinnornas upplevelse är också sämre vad gäller känslan av trygghet med personal jämfört med männens. Endast 65 procent av de svarande kvinnorna känner sig trygga med alla i personalen. Diskrepans mellan könen finns också när det gäller vetskapen om vem brukaren kan kontakta om något är dåligt i hemmet. I Kalmar svarar 80 procent av kvinnorna och 93 procent av männen, att de vet vem de kan kontakta. Brukarundersökning funktionsnedsättning boendestöd När det gäller undersökning inom boendestöd placerar Kalmar sig i mellanskiktet inom tre av de sju frågeområdena i nationell jämförelse. I resterande fyra frågeområden hamnar vi bland den tredjedel med svagast resultat. Brukarens känsla av trygghet med alla i personalen är den fråga som får sämst resultat. Färre kvinnor än män känner sig trygg med all personal (73 procent jämfört med 78 procent). Såväl kvinnor som män upplever brister i förståelse för vad personalen säger. Av alla svarande har 79 procent uppgett att personalen pratar så att de förstår.

62 14 (22) När det gäller trivsel visar det sig att kvinnorna med boendestöd i Kalmar trivs mindre bra hemma än männen. Endast 73 procent av kvinnorna jämfört med männen (91 procent) trivs. Även uppfattningen om brukaren får den hjälp hen vill ha skiljer sig markant mellan könen. Av kvinnorna anser 77 procent att de får den hjälp de vill ha jämfört med 93 procent av männen. De ovan noterade förbättringsområden och de könsskillnader som identifieras kan och bör verksamheterna arbeta med i sitt målarbete. Delaktighetsmodellen Socialförvaltningen beslutade 2015 att införa delaktighetsmodellen inom område funktionsnedsättning. Delaktighetsmodellen är ett arbetssätt för att öka möjligheten till delaktighet för brukare. Delaktighetsmodellens bärande idé är att stödja och träna brukarnas förmåga att uttrycka och formulera sina behov och önskemål tillsammans med andra brukare som de delar vardagen med. Delaktighetsmodellens delaktighetsslingor är en metod för att underlätta brukarnas väg mot empowerment och involverar personalen i denna utveckling. Modellen bygger på dialogsamtal (delaktighetsslingor) som förs i mindre grupper, brukare för sig och personal för sig, innan alla träffas för ett gemensamt samtal. Alla samtal leds av en vägledare som inte är personal till brukarna. Samtalen centreras kring ett särskilt valt vardagligt tema med intresse för brukarna. Under 2018 genomfördes elva delaktighetsslingor, med fortsättning på temat från 2017: trygghet i boendet alternativt pratar personal så att brukaren förstår. Utöver detta genomfördes uppföljningar på 2017 och 2018 års delaktighetsslingor. Nio vägledare har varit aktiva till och från under året. Tre vägledare har tillfälligt lämnat uppdraget på grund av föräldraledighet, tjänstledighet eller annan personlig angelägenhet. I början av 2018 utbildades två medarbetare till kursvägledare som i sin tur utbildat fem nya vägledare senare under våren. Under 2019 är det upp till verksamhetschefer, enhetschefer eller andra berörda att beställa slingor utifrån verksamheternas behov.

63 15 (22) Temat är därmed frivilligt. I dagsläget är sju slingor beställda. Några av dessa beställningar vill fokusera på förra årets tema trygghet i boendet, medan de andra vill välja helt fritt, exempelvis gemensamma aktiviteter. Vägledarna kommer även fortsatt att genomföra uppföljningar på delaktighetsslingorna. Brukarråd Socialnämnden ansvarar för två brukarråd, LSS-råd och Psykiatriråd. Mot bakgrund av inventerade behov av samverkansformer har en försöksverksamhet pågått under Upplägget i försöksverksamheten har gått ut på att varje brukarorganisation som ingår i de ursprungliga brukarråden tilldelas två kontaktpersoner (en tjänsteman och en politiker). Kontaktpersonerna har i uppdrag att: - Skicka ut remiss för synpunkter till brukarorganisationer gällande kommunens planerade aktiviteter. (Uppbyggnad av ny verksamhet, utvecklingsarbeten etc.). - Informera samt besvara, återkoppla och vid behov vägleda eller vidarebefordra frågor från brukarorganisationer. - Samordna årliga besök hos brukarorganisationer. Besöken sker två ggr per år. - Vidareförmedla eventuella behov från brukarorganisationer om gemensamt brukarråd med andra brukarorganisationer. Två utvärderingar har gjorts under 2018 som resulterat i att den samverkansform som prövats får goda resultat när den väl fungerar. Det har emellertid varit svårt att få igång samverkan under försöksåret i den mening att det i flera fall funnits svårighet i att etablera kontakt och dialog mellan kontaktpersonerna och anhörig- och brukarorganisationerna. Nämnden beslutade i december 2018 att återuppta arbetet under våren 2019 för att ta ställning till utvärdering och förslag till fortsättning. Kvalitetsuppföljning Särskild kvalitetsuppföljning görs av förvaltningen i upphandlad verksamhet inom verksamhetsområde funktionsnedsättning. Kvalitetsuppföljningarna som redovisades i februari 2018 redogjorde för att verksamheternas kärnverksamhet verkar välfungerande i förhållande till yttre krav. Verksamheterna tog emot tips och förslag till sitt kontinuerliga förbättringsarbete som de redogjort för i handlingsplan, i några fall även åtgärder utifrån frågeställningar eller

64 16 (22) brister som framkommit. I flera fall gav verksamheterna också själva exempel och tips för kommunen att ta nytta av. Under 2018 har kvalitetsuppföljningar genomförts vid de dagliga verksamheterna Miniprint, Del-Ta, Mossegården, Lustgården samt vid gruppbostäderna Birgittagården och Gula gatan. Resultatet av uppföljningarna redovisas i socialnämnden i mars Upphandlad verksamhet i form av HVB för barn och unga, finns i Kalmar kommun i en gemensam upphandling via SKL Kommentus. Deltagande kommuner har gemensamt tagit fram rutiner för hur uppföljningen av leverantörernas verksamheter ska gå till. Verksamhetsuppföljningar som genomförts har alla deltagande kommuner tillgång till via en databas. Kalmar kommuns uppdrag i denna verksamhetsuppföljning har lösts genom samverkan i länet. Upphandlad verksamhet i form av HVB för vuxna, finns i Kalmar kommun i en gemensam upphandling via SKL Kommentus. Verksamhetsuppföljningar som genomförts har alla deltagande kommuner tillgång till via en databas. Kalmar kommun omfattas även av den särskilt upphandlade Uppföljandekontrollen via SKL Kommentus, vilket innebär ett ramavtal som består av en konsulttjänst, där konsultens uppdrag är att kontrollera, granska och upptäcka avvikelser. Med konsulttjänsten uppmärksammas kommunen på eventuella brister i HVBverksamheterna, så att förbättringar kan göras. Det innebär en kvalitetssäkring som blir en säkerhet för de barn, ungdomar eller vuxna som ska bo där. Rutiner för särskild kvalitetsuppföljning i upphandlad verksamhet avseende Kvinnojouren i Kalmar togs fram under Verksamheten har genom bidrag från socialstyrelsen upprättat ett kvalitetsledningssystem och en verksamhetshandbok som socialförvaltningen fått ta del av. Kvalitetsuppföljning genomfördes Vid kvalitetsuppföljningen framkom flera förbättringsområden, bland annat tillgängligheten hos kvinnojouren. Regelbundna träffar är nu inplanerade under 2018 och båda parter är måna om ett gott samarbete. Ej verkställda beslut Förvaltningen har under året vid varje kvartalsredovisning haft ej verkställda beslut att rapportera. Under 2018 har förvaltningen som mest haft 80 ej verkställda beslut (kvartal fyra) jämfört med 2017 då förvaltningen hade som mest 60 ej verkställda beslut (kvartal tre). Årets ej verkställda beslut gäller främst brist på kontaktperson LSS, bostad för vuxna LSS men även dagverksamhet. Merparten av beslut som inte kunnat verkställas är, precis som under 2017, inom LSS. Under 2018 verkställdes 39 stycken beslut och 26 beslut avslutades

65 17 (22) utan att verkställas. Anledningar till detta kunde vara att den enskilde tog tillbaka sin ansökan eller flyttade från kommunen. Utredning av avvikelser Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. Det har under året inkommit synpunkter enligt nedan sammanställning. I tabellen framgår också de interna avvikelser som observerats och rapporterats. SOCIALNÄMND Period: Förbättringsförslag Beröm Klagomål Avvikelse Total Summa Bemötande/tillgänglighet Handläggning Inte kommunens verksamhet 1 1 Offentlig miljö 1 1 Verksamhet Summa Totalt Summa totalt Summa totalt Klagomål, beröm och förbättringsförslag kan framföras av alla intressenter med syfte att den som bedriver verksamhet ska kunna få en bred återkoppling på hur verksamheten bedrivs och få kännedom om ifall verksamheten avviker från krav och mål som gäller för verksamheten. I kolumnen Avvikelser i ovan sammanställning samlas interna synpunkter på att något brister i verksamhetens kvalitet. Det är förvaltningens systematiska sätt att hantera brister. Tabellen visar att nämnden tar emot färre förbättringsförslag och fler klagomål jämfört med För tredje året i rad hanterar förvaltningen fler avvikelser i synpunktshanteringssystemet. Förvaltningen ser dessa resultat som en positiv trend på att avvikelser ses som en möjlighet att på ett systematiskt sätt jobba med förbättringar och riskförebyggande. Nedan följer en tabell över hur inkomna klagomål och interna synpunkter fördelats under året mellan socialnämndens verksamhetsområden och avdelningar.

66 18 (22) Förutom ovan angivna avvikelser hanteras också HSL avvikelser. Avvikelser inom Hälso- och sjukvård Typ Antal 2017 Antal 2018 Fall Läkemedel Totalt Förvaltningsledningen har tidigare konstaterat att verksamhetsområden behöver fortsätta att utveckla sätt att använda resultatet för att analysera trender och tendenser. För att kunna identifiera förbättringsområden behöver även inkomna avvikelser tematiseras. Denna möjlighet ges inte dagens synpunktshanteringssystem utan måste lösas utanför systemet. Under 2018 påbörjades ett sådant arbete inom varje verksamhetsområde. Resultatet av dessa analyser har redovisats på lednings genomgång. Arbetet behöver fortsätta att utvecklas och förfinas. Under 2019 kommer ett nytt synpunktshanteringssystem att implementeras. Det är oklart om socialförvaltningen helt kommer att hålla sig inom det kommungemensamma sättet eller om det kompletteras med ett annat system som är anpassat efter socialnämndens uppdrag.

67 19 (22) lex Sarah Under 2018 har elva lex Sarah rapporter upprättats och utretts inom socialförvaltningen. Det kan jämföras med 27 rapporter under 2017 och 17 rapporter under Av årets elva händelser har åtta anmälts till IVO (Inspektionen för vård och omsorg). IVO har godkänt socialförvaltningens utredningar utan krav på komplettering. Fyra rapporter gäller ett och samma ärende. IVO har beslutat att följa upp berörd verksamheten med tillsyn. Fyra av händelserna har inträffat inom verksamhetsområde Barn och familj, fyra inom Funktionsnedsättning och HSL och tre inom verksamhetområde Vuxen. Typ av händelse Verksamhetsområde Anmälan till IVO Brister i dokumentation, brister i arbetsrutiner Barn och familj Ja Brister i dokumentation och arbetsrutiner Funktionsnedsättning och HSL Nej Brister i dokumentation, psykiskt övergrepp, brister i Funktionsnedsättning och HSL Ja bemötande Brister i dokumentation, brister i arbetsrutiner Barn och familj Ja Brister i bemötande, psykiskt övergrepp, brister i Vuxen Ja dokumentation Brister i utförande av insats. Brister i dokumentation. Funktionsnedsättning och HSL Nej Brister i bemötande. Brister i arbetsutiner Brister i dokumentation. Brister i arbetsrutiner. Barn och familj Ja Brister i utförande av insats. Brister i dokumentation. Funktionsnedsättning och HSL Ja Bristande individanpassning av stödet till den enskilde. Vuxen Ja Brister i bemötande, psykiskt övergrepp, Brister i Barn och familj Ja arbetsutiner Under utredning Vuxen Nej Kunskapen om lex Sarah som en del av avvikelsesystemet måste hela tiden hållas aktuell genom att enhetschef, enligt rutin, informerar baspersonal minst en gång per år på t.ex. arbetsplatsträff. För att underlätta detta arbete har det under året producerats en webintroduktion till lex Sarah som ligger i den digitala verksamhetshandboken. Det har också skapats en lex Sarah grupp bestående av verksamhetsutvecklare, verksamhetsstrateg och administrativ chef, för att kvalitetssäkra och utveckla arbetet med lex Sarah utredningar. Förbättringar Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden genomföra systematiskt förbättringsarbete utifrån riskanalyser, egenkontroll, utredning av rapporter samt klagomål och synpunkter. Systematiskt förbättringsarbete är en viktig del i det processorienterade arbetssättet som förvaltningen är mitt uppe i att implementera. I samband med processkartläggning identifieras förbättringsområden och dessa tas om hand på ett systematiskt sätt i processkartlägg-

68 20 (22) ningen. Det är viktigt att verksamheten fortsätter jobba med ständiga förbättringar efter att processkartläggningen är färdig och processen ska etableras. IBIC Individens behov i centrum (IBIC) är ett arbetssätt där fokus ligger på att socialtjänstens stöd ska utgå från den enskilde behov. Metoden bygger på en systematisk dokumentation i en processmodell som är framtagen av Socialstyrelsen. Målgruppen för IBIC är vuxna individer inom verksamheterna funktionsnedsättning och socialpsykiatri. Implementeringen av IBIC startade hösten 2017 och kommer att pågå fram till För att IT-systemet på ett bra sätt ska kunna utgöra ett stöd för det nya arbetssättet övergår berörda verksamheter från ProCapita till LifeCare. Totalt kommer ca 750 medarbetare få en utbildningsinsats i både IBIC som arbetsmetod och i det nya ITsystemet LifeCare. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska medarbetare inom socialnämndens verksamhet medverka till att verksamheten och de insatser som genomförs är av god kvalitet. För utförande av uppgifter av god kvalitet inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. För att uppnå god kvalitet ska personalen, enligt föreskriften, arbeta i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Genom att påbörja en processorientering inom socialförvaltningen ges medarbetare en större möjlighet att medverka i kvalitetsarbetet. I en processorienterad organisation utgör de som utför det egentliga prestationsarbetet en viktig del i det strukturerade arbetet med att fastställa gemensamma arbetssätt, rutiner, mål och värderingar utifrån de lagar och krav som finns på verksamheten. En ökad delaktighet ger en större tydlighet och ett större engagemang i att skapa samsyn kring vilka arbetssätt som ska råda och vad som fungerar i det dagliga arbetet med klienterna/brukarna. Under 2018 har alla medarbetare delaktiggjorts i denna satsning genom utbildning. Under 2019 behöver alla områden som är processkartlagda arbeta med att implementera processerna. För att lyckas med det måste personalen ges förutsättningar för att och ta ansvar för att medverka i arbetet.

69 21 (22) Personalen ska arbeta enligt processer och rutiner Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete beskriver vikten av att personalen arbetar i enlighet med fastställda processer och rutiner. Det innebär att de arbetar systematiskt på ett likartat sätt för att uppnå kvalitet. Det underlättar i sin tur ett systematiskt förbättringsarbete genom att arbetssätt kan följas upp, utvärderas och vid behov förändras. Den som bedriver verksamhet bedömer vilka utbildningsinsatser eller andra åtgärder som behövs för att säkerställa att personalen arbetar i enlighet med fastställda processer och rutiner. I verksamhetsbeskrivning dokumenteras tydligt vilken specifik kunskap som behövs för att arbeta i processen/verksamheten. Det är mot denna aktuella beskrivning som medarbetarnas kompetens hela tiden kan jämföras. Detta har utgjort en indikator under målet Kunskapsbaserad under 2017 och gör det även Från och med 2019 kommer kritisk kompetens att dokumenteras i processerna. Det handlar om att tydliggöra vilken kompetens som krävs för att säkerställa processen. Kompetensutveckling Socialförvaltningen har en gemensam kompetensutvecklingsplan för hela förvaltningen. Denna bygger på identifierade kompetensbehov i de olika verksamhetsområdena samt på de kontinuerliga behov av lagstadgade utbildningar som finns. Utvecklingsområden för förvaltningen är att på ett systematiskt sätt följa upp antalet genomförda utbildningar samt innehållslig utvärdering av dessa. Ett basutbildningskoncept togs fram 2015 för baspersonal inom område funktionsnedsättning. Arbetet med konceptet har dragit ut på tiden. Utbildningarna i block 1 och block 2 har publicerats på Piren under hösten 2018, de resterande blocken publiceras efter hand som de färdigställs under våren Under 2018 påbörjades också ett arbete med framtagande av introduktion/basutbildning i handläggning, handläggningsprocess, förvaltningslag, sekretess, akt/arkiv samt utlämnande av handlingar. Det slutliga syftet med uppdraget var att foga samman introduktions- och basutbildning för socialsekreterare och biståndshandläggare med introduktions- och basutbildning riktad till medarbetare inom verksamheter med insatser till personer med funktionsnedsättning. Under 2018 har satsningar inom Signs of safety, Psyk-e och MI fortsatt.

70 22 (22) Dokumentationsskyldigheten Enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet dokumenteras. Förutom denna årliga kvalitetsberättelse genomför socialförvaltningen enligt ISO standard, månatligen ledningens genomgång. Dessa dokumenteras i protokoll. Årlig bedömning, analys och slutsats av kommunens verksamhetsledningssystem dokumenteras i en för ändamålet avsedd enkät årligen i februari månad.

71 Organisationsenhet: Socialnämnd År och fas: Intern kontroll Inmatning Uppföljning Intern kontroll Filtrerade risker grupperade på kategori sokat, :51 1

72 Omvärldsrisk Risk - Förändrat ersättningssystem för ensamkommande Lägre ekonomisk ersättning för socialförvaltningen - Personell övertalighet och pågående hyreskontrakt som ej kan avslutas trots minskat behov och de kostnader i samband med det. Process: Svara för vård, omsorg och sociala tjänster (Huvudprocess) Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor då omställningsarbete inte hinner få full effekt förrän under andra halvåret Konsekvensen bedöms som stor då risk finns att all personal inte kan erbjudas tillsvidareanställning samt att det blir budgetunderskott för socialnämnden. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Budgetuppföljning Prognos över de ekonomiska konsekvenserna sker i samband med den månatliga ekonomiska uppföljningen. Kostnaderna överstiger intäkterna med 8,8 mnkr i bokslutet. Det beror på att den nya ersättningsnivån från Migrationsverket inte täcker kommunens kostnader för verksamheten. Omställningsarbete har pågått under hela året för att komma till rätta med differensen. Utfallet har redovisats regelbundet både till socialnämnd och kommunstyrelse i samband med budgetuppföljningar. Utfallet bedöms därför som ej acceptabelt men förvaltningen har vidtagit de åtgärder som varit möjliga. Risk - Förändrad tillämpning av LSS-lagstiftning gällande personlig assistans - Brist på bostad med särskild service kan uppstå - Kostnadsökning Process: Svara för vård, omsorg och sociala tjänster (Huvudprocess) Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det skett en förändring av tillämpningen av LSS-lagstiftningen. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom följdeffekterna riskerar att bli stora i form av bl a kostnadsökningar. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av kostnader och ärenden personlig assistans Kontroll av kostnad och ärenden gällande personlig assistans där Försäkringskassan gjort en förändrad bedömning Kostnaderna har ökat och detta har regelbundet redovisats i samband med budgetuppföljningar. Anledningen till ökningen är att vissa brukare inte längre blir beviljade statlig personlig assistans utan istället är berättigade att få kommunala insatser. Det gör att den kommunala kostnaden har ökat och bedömningen blir därför att utfallet ej är acceptabelt. Kommunen kan dock inte påverka kostnadsökningen. sokat, :51 2

73 Risk - Brist på bostäder Brist på bostäder - försvårar flytt från bostad med särskild service till ordinärt boende - gör att servicebostäder beviljas till personer som har rätt till insatsen men som inte vill ha det stöd som ingår i bostaden - riskerar att leda till att personer med samsjuklighetsproblematik inte får sina behov tillgodosedda - Stort ökat antal unga vuxna ensamkommande riskerar att bli kvar i HVB/stödboende Process: Svara för vård, omsorg och sociala tjänster (Huvudprocess) Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som liten då tillgången på bostäder har förbättrats. Konsekvensen bedöms som mycket stor om en brukare/klient inte får bostad då det är en grundläggande förutsättning för att individers behov ska bli tillgodosedda. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Hemlöshetsstatistik Redovisning av hemslöshetsstatistik. Socialförvaltningen mäter förändringar i hemlöshetsstatistiken regelbundet. Mätningarna utgår från tre av socialstyrelsens fyra formulerade situationer för att motverka hemlöshet och utestängning från bostadsmarknaden. De mätningar som skett visar att det inte finns något stort antal hemlösa personer i Kalmar kommun och att siffrorna legat på likartad nivå under lång tid. Utfallet bedöms som acceptalbelt. Risk - Bristande samverkan med Landstinget i Kalmar län Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde i kraft 1 januari Risk finns att antalet dagar från att den enskilde är utskriven till dess att betalningsansvaret infaller överskrider överenskommelsen. Gäller främst inom socialpsykiatri och missbruksvård. De hårdare kraven på betalningsansvar kräver ett fungerande samarbete med Omsorgsförvaltningen. Sedan 1 januari 2018 har socialnämnden ett utökat ansvar för spelmissbruk. I samband med detta nya ansvar behöver samverkan med Landstinget inkludera även detta. Socialförvaltningens sätt att kontrollera samverkan med Landsting och Omsorgsförvaltning är att årligen utvärdera faktisk samverkan i jämförelse med innehållet i samverkansöverenskommelserna. Process: Svara för vård, omsorg och sociala tjänster (Huvudprocess) Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Underliggande kontrollmoment: sokat, :51 3

74 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning av samverkansöveren skommelser Socialförvaltningens sätt att kontrollera samverkan med Landsting och Omsorgsförvaltning är att årligen utvärdera faktisk samverkan i jämförelse med innehållet i samverkansöverenskommelserna. Genomgång har skett av överenskommelse med länets kommuner och landstinget. De förändrade reglerna kring utskrivning från sluten hälso- och sjukvård har kunnat hållas. Kontinuerlig avstämning har skett med omsorgsförvaltningen kring gemensam gränsdragningsproblematik och gemensamma frågor. Utfallet bedöms som acceptabelt. sokat, :51 4

75 Verksamhetsrisk Risk för att inköp inte sker enligt avtal Det finns risk för att inköp inte sker enligt de avtal som kommunen tecknat. Samtliga avtal finns inte samlade i systemstöd och vilka avtal som tecknats kanske inte är känt av de som gör inköp. Det finns också risk för att tecknade avtal inte sägs upp i tid, omförhandlas eller förlängs då de återfinns på olika ställen och inte är samlade i systemstöd. Process: Tillhandahålla varor och tjänster (Stödprocess) Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att avtal inte följs, sägs upp i tid eller förlängs bedöms som mycket stor då inköp sköts av flera olika personer på förvaltningen och därmed ökar risken att avtalen inte är kända. I riskanalysen har också framkommit att samtliga avtal inte finns samlade i systemstöd vilket ökar sannolikheten för brister i hanteringen (mänskliga faktorn). Konsekvensen om kommunen inte följer avtal, säger upp dem i tid eller förlänger dem bedöms ha stor påverkan på verksamheten och kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Inköpskort används på rätt sätt Kontroll av att inköpskort inte används hos leverantörer där kommunen har avtal. Inköpskort används ibland för inköp hos leverantör där kommunen har ramavtal. Det innebär att rabatter som följer med avtalet inte kan utnyttjas. Under året har tre kontroller gjorts och inköp där kommunen har avtal har skett hos ca 10 leverantörer. Utfallet bedöms som acceptabelt då inköpssummorna är låga. Information och förtydligande till kortinnehavaren bör dock lämnas kontinuerligt. Risk för att tagna beslut inte verkställs Det finns risk för att tagna beslut inte verkställs eller att det finns tveksamheter om vad som är beslutat. Process: Stödja och utveckla den demokratiska processen (Stödprocess) Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då kommunen har systemstöd för hantering av nämndsadministrationen samt att rutiner för detta finns och är kända i verksamheten. Uppföljning görs av att tagna beslut har verkställts eller på annat sätt hanterats. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som mycket allvarlig då verksamheten inte skulle arbeta med rätt saker eller mot fastställda mål. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Ej verkställda beslut Ej verkställda beslut redovisas till socialnämnden och till IVO. Ej verkställda beslut rapporteras till Inspektionen för vård och omsorg kvartalsvis. Under året har förvaltningen erhållit vite pga att beslut om kontaktpersoner ej kunnat verkställas. Utfallet bedöms därför som ej acceptabelt. Särskild utredning pågår för att undersöka orsaker. sokat, :51 5

76 Risk för att informationen inte når fram eller inte tas emot Det finns risk för att informationen som kommunen vill kommunicera inte når fram eller inte tas emot då det finns flera olika informationskanaler. Risken ökar också i och med att informationsflödet är högt i samhället och det kan vara fel tid att informera, fel informationskanal eller missar målgruppen av annan anledning. Det finns också risk för att kommunikationen inte sker på det mest kostnadseffektiva sättet. Process: Informera och kommunicera (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då informationsflödet är högt i samhället och informationskanalerna är många. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som allvarlig då påverkan på verksamheten kan bli stor beroende på vad som informeras om. Det har förekommit att post inte kommit fram till adressat. Viktigt att följa upp avvikelser och klagomål som avser brist i postrutinen Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Avvikelser och klagomål Avvikelser och klagomål som handlar om att post inte nått fram eller tagits emot. Avvikelser har inkommit om att post inte kommit fram till adressat. En rutin för posthanteringen har tagits fram för att tydliggöra vem gör vad. Utfallet bedöms som acceptabelt. Risk för att kommunen inte kan säkerställa personalförsörjningen med rätt kompetens Det finns risk att kommunen inte kan rekrytera personal eller behålla personal med rätt kompetens. Många yrkesgrupper är starkt eftertraktade på arbetsmarknaden och konkurrensen från andra organisationer är hög. Kommunen måste vara en attraktiv arbetsgivare samt se till att kommunens verksamheter är i ständig förändring med nya lagstadgade krav. Kommunen måste kontrollera att kompetensutveckling av personalen sker i den utsträckning som behövs för att klara yrkesrollen som annars kan leda till ökade avvikelser, lägre effektivitet och övriga kvalitetsbrister. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor eftersom kraven på våra verksamheter förändras ofta och behov av personal uppstår nästan varje dag i en kommun. Konsekvensen om vi inte klarar av att säkerställa personalförsörjningen bedöms ha en allvarlig påverkan på verksamheten då avsaknad av personal med rätt kompetens kan betyda att kommunens mål inte nås. Underliggande kontrollmoment: sokat, :51 6

77 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Säkerställa personal och kompetens Kontroll av hur sommarvikarier upplevt socialförvaltningen utifrån att vara en attraktiv arbetsgivare. Uppföljning av strategisk personal- och kompetensförsörjningsplan både för IFO och enhetschefer. Genom enkät som lämnats till alla semestervikarier har synpunkter inkommit och beaktats för kommande rekryteringar. Personalens kompetens följs upp med hjälp av indikatorer i målarbetet. Krav på grundkompetens uppfylls. För att följa upp verksamhetsspecifik kompetens behövs göras ytterligare inventering vilket kommer att ske under 2019 då ett nytt IT-system införs. Förvaltningen har jobbat med systematisk kompetensutveckling och karriärvägar för att i rekrytering attrahera nya medarbetare rätt kompetens. Utfallet bedöms som acceptabelt. Risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls Det finns risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Arbetsmiljön gäller både fysiska som psykosociala förhållanden. En god arbetsmiljö ger engagerade medarbetare som bidrar till verksamhetens kvalitet, resultat och mål. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att kommunen som organisation inte kan uppfylla kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet i sin helhet bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet med flera olika arbetsställen och mycket personal. Konsekvensen om kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls bedöms ha allvarlig påverkan på verksamheten i form av minskad trivsel, ökad sjukfrånvaro, högre personalomsättning samt ökad risk för tillbud och arbetsskador. Detta kan leda till bristande måluppfyllelse, minskad kvalitet och sämre resultat i kommunens verksamheter. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Uppföljning av att rutiner för systematiska arbetsmiljöarbetet följs. Uppföljning sker årligen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Sjukfrånvaron har följts upp kontinuerligt vid varje budgetuppföljning. Pga bristande IT-stöd har förutsättningarna inte varit optimala för att följa rutinen för tillbud. I och med att nya IT-stödet KIA införs kommer tillbuden lättare att kunna följas upp. Socialförvaltningen har också fastställt och arbetat utifrån en årscykel för det systematiska arbetsmiljöarbetet vilket lett till ökad systematik i arbetet sokat, :51 7

78 Legal risk Risk för att direktupphandling inte sker Det finns risk för att direktupphandling inte görs enligt gällande lagkrav. Lagens krav är inte kända hos alla som gör inköp. Det finns också risk att de direktupphandlingar som görs inte redovisas till upphandlingsenheten. Process: Tillhandahålla varor och tjänster (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att reglerna för direktupphandling inte följs bedöms som stor då det är många personer som gör inköp och kunskapen om gällande lagstiftning varierar. Sannolikheten att genomförd direktupphandling inte redovisas till upphandlingsenheten bedöms också som stor då dessa rutiner inte är kända i verksamheten samt på grund av den mänskliga faktorn. Konsekvensen om direktupphandling inte sker eller redovisas bedöms som allvarlig då detta kan leda till ekonomisk skada för kommunen samt förtroendeskada. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll om direktupphandling skett Leverantörsfakturor kontrolleras för att se om direktupphandling följt rutinen. Stickprovskontroller har skett för verksamheter/tjänster där det förekommer mest upphandlingar t ex handledning, hjälpmedel samt inköp inom fastighets- och teknikenheten. I stort följs rutinen för direktupphandlingar men det finns brister inom varje granskad verksamhet. Ytterligare information och utbildning behövs till berörda chefer. Det behövs även ett bättre IT-stöd för direktupphandlingar. Utfallet bedöms därför som ej acceptabelt. Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning Det finns risk för att diarieföring, arkivering, bevarande och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning och våra antagna dokumenthanteringsplaner. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende dokumenthanteringsplaner och lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Process: Hantera ärenden och dokument (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att kommunen skulle bryta mot lagstiftningen bedöms som stor då osäkerhet finns hos personalen om vad som ska diarieföras och inte samt vad som ska gallras och inte. Utbildning och information sker till personal varmed sannolikheten bedöms som lägre än tidigare år. Konsekvensen om kommunen bryter mot lagen bedöms som stor och kan leda till allvarlig förtroendeskada för kommunen. Det är också allvarligt om dokument som ska diarieföras/bevaras inte återfinns. Underliggande kontrollmoment: sokat, :51 8

79 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av dokumenthantering splan Genomgång av förvaltningens dokumenthanteringsplan. Socialnämnden fastställer årligen en dokumentationsplan. Det innebär att nämnden även beslutar om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument. Inför fastställandet kontrolleras planens innehåll med berörda tjänstepersoner. Några större avvikelser har inte hittats därför bedöms utfallet som acceptabelt. Risk för felaktiga behörigheter i system Felaktig behörighet i IT-system riskerar att leda till sekretessbrott och andra överträdelser av befogenheter. Process: Leverera IT-stöd (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta ska inträffa bedöms som stor. Behörigheter sätts idag helt utan automatik vilket borgar för misstag vid behörighettilldelning samt att förändringar inte hanteras enligt gällande rutiner. Detta innebär i sin tur att felaktiga behörigheter kan finnas utan möjlighet till uppföljning. Det är också svårt att följa upp att behörigheter rensas när medarbetare slutar eller byter tjänst. Konsekvensen bedöms som allvarlig då det kan leda till lagbrott och överträdelser av befogenheter. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av personal som slutat eller bytt anställning Kontroll av att personal som slutat eller bytt anställning har rätt behörighet i verksamhetssystemen Procapita. Kontroll sker regelbundet av behörigheter i verksamhetssystemen. Regelbunden loggning sker av användare enligt fastställd rutin. Användare som inte varit aktiva under en viss period avaktiveras. Utfallet bedöms som acceptabelt. Risk för mutor, jäv och oegentligheter Kalmar kommun har antagit riktlinjer mot mutor och jäv samt tillhörande handlingsplan som en del i ett aktivt förebyggande arbete. Det finns risk för att dessa inte följs. För att ytterligare förebygga oegentligheter ska varje nämnd bedöma risken för mutor, jäv och oegentligheter inom sin verksamhet. Ett aktivt, förebyggande arbete mot korruption i kommunal verksamhet skyddar medborgarna mot slöseri och ineffektivitet. Medborgarnas förtroende för kommunen fordrar att de anställda och förtroendevalda inte påverkas av ovidkommande önskemål, mutbrott, favorisering av en enskild leverantör eller ovidkommande hänsyn i tjänsteutövningen. Process: Tillhandahålla varor och tjänster (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten för att detta skulle inträffa bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet, hanterar många inköp och har många anställda. Konsekvensen anses bli allvarlig eftersom det skulle innebära enorma förluster i såväl kapital som anseende om detta skulle inträffa. Det är lätt att skada förtroendet för en verksamhet men mödosamt och tidsödande att bygga upp igen. Underliggande kontrollmoment: sokat, :51 9

80 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Årlig genomgång av riktlinje till alkoholhandläggare Administrativ chef går igenom riktlinjen en gång per år på APT tillsammans med alkoholhandläggare. Genomgång av riktlinjen för mutor och jäv har ägt rum i samband med arbetsplatsträff för alkoholhandläggarna. sokat, :51 10

81 IT-risk Risk för att IT-system inte stödjer verksamheten Risk för att IT-system inte stödjer användarna och därmed verksamheten. Detta kan innebära att arbetsuppgifter inte kan utföras på ett optimalt sätt, till exempel om användare inte hittar den information som han/hon söker. Process: Leverera IT-stöd (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då verksamheten hanterar ett stort antal IT-system och personalen i ett flertal fall är sällananvändare. Kommunen har en löpande dialog med leverantörer av IT-system angående förbättringsförslag vilket minskar sannolikheten för att detta inträffar. Konsekvensen om IT-systemen inte stödjer verksamheten bedöms ha stor påverkan då det kan orsaka störningar, minskad effektivitet och felhantering. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning av vilka IT-system som inte stödjer verksamheten Kontroll av avvikelser och klagomål som berör IT-system som inte stödjer verksamheten. I samband med att GDPR började gälla i maj 2018 har inventering gjorts av alla förvaltningens IT-system. Inventeringen innebär även att nyttan av IT-systemen prövats. Inventeringen resulterade i att några IT-system har avvecklats. Utfallet bedöms som acceptabelt. Risk för att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar Risk för oklarheter i befogenheter och ansvar gällande IT-system. Systemförvaltning av IT-system ligger i vissa fall ute på enheterna som använder/har köpt in systemen. Oklarheter kan då uppstå om vilka befogenheter systemförvaltaren respektive kommunens IT-avdelning har och vem som är ansvarig för vad. Process: Leverera IT-stöd (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då påtalande har gjorts vid ett flertal verksamheter under riskanalysens genomförande. Det saknas en systemförvaltarmodell och de nyligen framtagna dokumenten inom informationssäkerhet behöver implementeras. Konsekvensen om detta inte fungerar bedöms som allvarlig då verksamhetens effektivitet påverkas. Underliggande kontrollmoment: sokat, :51 11

82 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning av systemförvaltning Systemförvaltarmodell ska tas fram och implementeras under året. Kontroller sker av att roller och ansvar dokumenteras i systemförteckning. En kommungemensam systemförvaltarmodell har antagits under året. Modellen är otydlig i vissa delar. Bla har inte systemägarfrågan klargjorts för system som används av flera förvaltningar. IT-enheten har i uppdrag att utreda frågan. I samband med GDPRs införande har även inventering gjorts och ansvarsfördelning har dokumenterats för samtliga system. Eftersom vissa oklarheter finns i ansvarsfördelningen är utfallet ej acceptabelt. sokat, :51 12

83 Risk i finansiell rapportering Risk för brister i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk för att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk för att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk för att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta sker bedöms som stor då det är många personer som hanterar verifikationer, fakturor och avtal. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till förtroendeskada eller ekonomisk skada för kommunen. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Attestförteckning Kontrollera att attestförteckning är uppdaterad av nämnd. Redovisning har skett till nämnden varje månad då det skett förändringar i beslutsattestförteckningen. Inga avvikelser har noterats. Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13 och för att representation, kurser, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Det finns också risk för att leverantörsfakturor inte betalas i tid. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta inträffar bedöms som mycket stor då hantering av leverantörsfakturor sker av ett stort antal personer och flertalet av dessa har inte detta som sin huvudsakliga arbetsuppgift. Konsekvensen om detta inträffar bedöms bli allvarlig då detta kan leda till ökade kostnader för kommunen i form av räntor och påminnelseavgifter samt att redovisningen inte är tillförlitlig vilket kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Representation, kurser och resor Kontrollera att syfte och deltagare är angivet på underlaget till fakturorna. Stickprovskontroll har skett för att kontrollera att det finns anteckningar i samband med representation, kurser och resor. 45 % av fakturorna har anteckningar skett på korrekt sätt. 40% av fakturorna finns anteckningar men de är ej fullständiga. 15% av fakturorna finns inga anteckningar. Det har blivit något bättre än förra året men utfallet bedöms fortfarande som ej acceptabelt. Kommungemensam rutin bör förtydligas. Därefter kan information/utbildning ges till beslutsattestanter. sokat, :51 13

84 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Förfallna fakturor Kontroll av leverantörsfakturor i Procapita Kontrollera att det inte finns några förfallna leverantörsfakturor vid månadsbryt. Kontroll av leverantörsfakturor som hanteras i Procapita, bl a om leverantör har F-skattesedel. Stickprovskontroller har skett vid månadsskiften. I samband med omorganisation av fakturaadministrationen ökade antalet förfallna fakturor. Det med anledning av att det tog några månader innan den nya organisationen hittade sina former. I slutet av året har antalet förfallna fakturor minskat. Utfallet bedöms därför som acceptabelt. Stickprovskontroller har gjorts av 10 fakturor per tertial. Inga avvikelser har hittats. Utfallet bedöms därför som acceptabelt. Risk för brister i redovisningen Det finns risk för att redovisningen och underlagen till denna brister. Främst avser detta bokföringsorder. Det finns också risk för brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor så rättelse av fel och löpande redovisning sköts av ett flertal personer. Sannolikheten att dokumentationen brister bedöms också som stor utifrån tidigare genomförda kontroller. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder samt att kommunen bryter mot gällande lagstiftning. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Bokföringsorder Avstämning av balanskonton Kontroll av rättelse och omföring av bokföringsorder kan härledas till ursprunget. Tillse att balanskonto stäms av regelbundet och mot korrekta underlag. Kontroll har gjorts av bokföringsorder enligt instruktion. Inga avvikelser har hittats. Utfallet anses därför vara acceptabelt. Avstämning har genomförts regelbundet. Vid delårsbokslut och bokslut har avstämning med bilagor tagits fram enligt de kommunala anvisningarna. Utfallet bedöms som acceptabelt. Risk för brister i hantering av kundfakturering Det finns risk för att fakturering inte sker i rätt tid eller inte alls och att debiterade avgifter inte följer beslutade taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroendet för kommunen kan skadas. Det kan också innebära förlorade intäkter. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att det finns brister i hanteringen av kundfakturering bedöms som stor då det kan hända några gånger om året. Den största delen av faktureringen sker i försystem utifrån förbrukning och här är sannolikenheten mindre om gällande rutiner följs. Sannolikheten att detta skulle inträffa är störst vad gäller ströfakturering där inget försystem initierar fakturering utan den initieras av en tjänsteperson. Konsekvensen bedöms bli allvarlig eller få stor påverkan på verksamheten om vi inte fakturerar i rätt tid eller till fel belopp eller glömmer att fakturerar helt. Felaktig fakturering leder till ökad administration om vi måste göra kreditar och att förtroende för kommunen skadas. Vi kan också förlora intäkter p g a detta vilket kan påverka verksamheten. sokat, :51 14

85 Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Korrekt debiterade avgifter Rutiner för ströfaktu rering Kontrollera att debiterade avgifter stämmer överens med beslutade taxor och avtal. Uppföljning mot budget för att fånga upp avvikande intäkter, dvs intäkter som inte debiterats. Inga avvikelser har rapporterats angående felaktiga debiterade avgifter. Utfallet bedöms vara acceptabelt. I samband med budgetuppföljning sker kontroll av intäktskonton. Utfallet bedöms vara acceptabelt. Risk för brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål Det finns risk för att kontanter eller andra stöldbegärliga föremål inte hanteras enligt gällande rutiner och riktlinjer. När det gäller kontanter finns det också risk för att handkassorna redovisas i fel period och momsen därmed blir felaktig. Det finns också risk för att förteckningen över handkassor eller andra stöldbegärliga föremål inte är aktuell och handkassorna/föremålen därmed försvinner. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten att detta inträffar bedöms som liten då kommunen har bra rutiner och riktlinjer för detta som följs. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som mycket allvarlig då detta skulle kunna skada förtroendet för kommunens verksamhet. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Handkassor Kassakontroll av handkassor. Kontroll av ansvarig för kassan. Kontroll av utbetalningsadress. Kontroll av kassaansvariga har skett vid ett tillfälle under året. Kontroll har skett mellan förteckning och ekonomisystemet. I majoriteten av handkassorna finns inga anmärkningar. Några handkassor har inte formellt överlämnats till ny kassaansvarig. Några handkassor har inte används under året och kommer därför att föreslås avslutas. Utfallet bedöms som acceptabelt. Risk för brister i hantering av lön Personalkostnader utgör den andelsmässigt största delen av kommunens kostnader, cirka 80%. Processer från anställning till utbetald lön innefattar flera steg beroende av den mänskliga faktorn. I de fall processerna inte följs eller blivit föråldrade kan detta generera fel vid löneutbetalningar eller få stor påverkan för den anställde eller arbetsgivaren. Det finns risk att frånvaro såsom sjukfrånvaro, semester och föräldraledighet inte rapporteras som det ska. Det finns också risk att redovisningen av lönen blir fel. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att lönehanteringen skulle bli felaktig bedöms som stor då många moment kräver handpåläggning och det finns då risk för fel beroende av den mänskliga faktorn. Konsekvensen bedöms bli allvarlig då detta kan påverka kommunens förtroende samt i vissa fall den anställdes ekonomi. En felaktig sokat, :51 15

86 hantering kan leda till att fel lön utbetalas och att beslut fattas på felaktiga grunder om redovisningen av lönen hanterats fel. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning av löneutbetalningar Kontroll av att utbetalning sker till rätt personer Chefer ska i samband med budgetuppföljningarna även kontrollera personalrapport i beslutsstödsystemet Hypergene. Där finns uppgifter om vilka som fått utbetalning av lön varje månad. Dessutom kontrollerar lönehandläggarna löneutbetalningar varje månad. Utfallet bedöms som acceptabelt. sokat, :51 16

87 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Johnny Lesseur SN 2019/ Socialnämnden Delegeringsbestämmelser socialnämnden; förordnande av ledamot att fatta beslut i ärenden där socialnämndens beslut inte kan avvaktas Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att ledamöterna Anette Petersson Moberg (C) och Maria Persson Engman (V) förordnas att fatta beslut i ärenden där beslut inte kan avvaktas enligt 6 1och 2 st LVU, 11 1, 2 och 3 st, LVU, 27 1 och 2 st LVU, 43 2 p LVU samt 13 LVM. Bakgrund I delegeringsbestämmelserna finns en nivå 3 b som avser namngivna ordinarie ledamöter som förordnats att fatta beslut i ärenden enligt LVU och LVM i de fall där socialnämndens beslut inte kan avvaktas. Delegeringsbestämmelserna behöver revideras med anledning av ny mandatperiod för socialnämnden. Tidigare förordnade ledamöterna Eric Ciardi (C) och Liselotte Ross (V) är sedan inte längre förtroendevalda i socialnämnden. Johnny Lesseur Förvaltningssekreterare Cecilia Frid Socialchef Socialförvaltningen Box 834, KALMAR, Besök: Nygatan 36, Kalmar Tel vx Fax johnny.lesseur@kalmar.se

88 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Carina Björkman SN 2018/ Socialnämnden Rapport tillbud och arbetsskador 2018 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp och dokumentera det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enligt socialförvaltningens årscykel ska tillbud och arbetsskador rapporteras till socialnämnden i februari, maj och september. Resultatet för september december 2018 sammanställs och redovisas för socialnämnden. Cecilia Frid Socialchef Bilagor Tillbud och arbetsskador september december 2018 Socialförvaltningen Administrativa enheten Tel vx Carina.Bjorkman@kalmar.se

89 Tillbud och arbetsskador september - december 2018 Socialnämnden

90 I underlaget saknas delvis uppgifter för tillbud i december. Orsaken är att ett nytt system infördes från 1 december Från 1 januari 2019 kommer fullständig utdata kunna redovisas för samtliga arbetsmiljöhändelser (tillbud, olycksfall, färdolycksfall, riskobservationer och arbetssjukdomar)

91 Antal tillbud rapporterade i Hypergene I det nya systemet KIA har 20 tillbud rapporterats in under december