Verksamhetsplan fo r Akademisto d

Transkript

1 Verksamhetsplan fo r Akademisto d Bakgrund Verksamhetsplan för Avdelningen Akademistöd utgår från verksamhetsplan och budget för Verksamhetsstöd (dnr ). Ytterst baseras den på vision och verksamhetsplan för Högskolan i Borås och förhåller sig även till högskoleövergripande handlingsplaner för hållbar utveckling, jämställdhet och lika villkor, policy för internationalisering, samt akademiernas verksamhetsplaner och handlingsplaner. Verksamhetsbeskrivning Avdelningen Akademistöd ska på ett professionellt, högskoleövergripande och verksamhetsnära sätt stödja de administrativa behov som rör utbildning, forskning och internationalisering. Avdelningen utgörs av högskolans alla utbildningsadministratörer och utbildningshandläggare som hanterar utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning och verksamhetsförlagd utbildning; administratörer som utgör stöd till akademiernas ledningsfunktioner och centrumbildningar; forskningshandläggare som stödjer forskning och forskarutbildning; och internationella koordinatorer som ombesörjer hanteringen av in- och utresande studenter samt övrigt internationaliseringsarbete. Ledningen består av en avdelningschef och sammanlagt sex för utbildningsadministrationen, Forskarstöd, och International Office. En biträdande avdelningschef med personalansvar för Forskarstöd och International Office är för närvarande under rekrytering. Avdelningens mål Att genom professionellt stöd till utbildning, forskning och internationalisering, tillsammans med övrig verksamhet, uppnå visionen om att bli det tredje universitetet i Västsverige. Fokusområden Utifrån verksamhetsstödets såväl som avdelningens mål arbetar Akademistöd för att skapa gemensamma arbetssätt och rutiner inom avdelningen och ut mot verksamheten på övriga högskolan i syfte att minska sårbarheten, balansera arbetsbelastningen och ytterligare höja rättssäkerheten i handläggningen. Akademistöds verksamhet förhåller sig till följande områden i verksamhetsstödets VP: 1. Stöd för forskning och forskarutbildning 1.1 Vidareutveckla stöd för forskarutbildning genom fortsatt arbete med övergripande rutiner samt översyn av stöd vid granskningar (Akademistöd/Forskarstöd och Utbildningsstöd)

2 1.4. Vidareutveckla stöd för forskares publicering och användning av informationsresurser genom samordning av forskningsstödet inom VS (Bibliotek och Akademistöd/ Forskarstöd) 2. Stöd för studentens lärande 2.1 Vidareutveckla och samordna ett enhetligt studentstöd (Akademistöds utbildningsadministration och International Office) 3. Effektivt stöd med relevant kvalitet till akademier och ledning 3.2 Implementera och vidareutveckla kvalitetsledningssystem för VS verksamhet i enlighet med gällande regler inom högskolan och beslutade riktlinjer. Vi kommer inom avdelningen, under 2018, arbeta fram en modell för hur avdelningen ska arbeta avvikelsehantering. (Avdelningschefer) 3.5 Övergång från projekt till förvaltning av Ladok3 (Utbildningsstöd med stöd av Akademistöds utbildningsadministration) 3.9 Implementering av system och arbetssätt för digital tentamen (VS-stab tillsammans med Studentcentrum, CSIT, Akademistöds utbildningsadministration och Utbildningsstöd) Funktionsspecifika aktivitetsplaner Funktionsspecifika aktivitetsplaner för utbildningsadministrationen, Forskarstöd och International Office presenteras i bilagorna 1-3. Avdelningens arbetsmiljöarbete Utifrån medarbetarenkäten 2017 identifierades ett antal områden i behov av utveckling, vilket följdes upp i enskilda intervjuer med medarbetarna. Sammanställningen av intervjuerna diskuterades vidare under utvecklingsdagarna 8-9/11, vilket resulterade i en avdelningsövergripande handlingsplan för arbetsmiljö med konkreta förbättringsförslag gällande stabilitet och arbetsro, former för fungerande arbetssätt och delaktighet, samt socialt klimat och samhörighetskänsla inom avdelningen (se bilaga 4). Arbetsmiljöfrågor av mer generell karaktär behandlas genom löpande samverkan med skyddsombud och genom verksamhetsstödets arbetsmiljökommitté. Process för förankring i medarbetargruppen Avdelningen har i detta arbete delats in i tvärgrupperingar som har arbetat fram avdelningens gemensamma, övergripande mål. Därefter har avdelningens olika funktioner tagit fram respektive fokusområden med tillhörande aktiviteter. Verksamhetsplanen följs upp i utvecklingssamtal och i upprättandet av individuella utvecklingsprogram i syfte att förtydliga och förstärka avdelningens uppdrag samt skapa en röd tråd från högskolans övergripande mål ner på individnivå. Catarina Lindhé Avdelningschef

3 Bilaga 1 Aktivitetsplan fo r utbildningsadministrationen Stöd för studentens lärande 2.1. Vidareutveckla och samordna ett enhetligt studentstöd Utveckla enhetliga och proaktiva rutiner gällande avdelningens verksamhet i nära samverkan med kärnverksamheten Hösten 2020 Anpassa avdelningens rutiner utifrån GDPR (ny dataskyddsförordning) och ny förvaltningslag 2018 Utgöra stöd vid start av lärarutbildning i Skövde Utgöra stöd vid eventuell uppstart av polisutbildning 3 Effektivt stöd med relevant kvalitet till akademier och ledning Våren 2018 Våren Implementera och vidareutveckla kvalitetsledningssystem för VS verksamhet Utgöra administrativt stöd vid granskningar och audits genom att exempelvis ta fram statistik och bereda underlag Utgöra stöd i övergången till nytt TFU 3.5. Övergång från projekt till förvaltning av Ladok3 Utveckla enhetliga rutiner och lathundar gällande Ladok3 Arbetsgrupp i samarbete med berörda Hösten 2020 Följa upp och anpassa supportstrukturen inom och utanför avdelningen gällande Ladok3 avdelningar i samarbete med berörda avdelningar Anpassa avdelningens verksamhet utifrån funktionaliteten hos Ladok3 Avdelningschef 3.9 Implementering av system och arbetssätt för digital tentamen Utgöra stöd i upphandlings- och implementeringsprocessen av digital tentamen Arbetsgrupp i samarbete med berörda Anpassa avdelningens arbetssätt utifrån digital tentamen och eventuell ny lärplattform avdelningar Avdelningschef

4 Bilaga 2 Aktivitetsplan fo r Forskarsto d Stöd för forskning och forskarutbildning 1.1 Vidareutveckla stöd för forskningsutbildning genom fortsatt arbete med övergripande rutiner samt översyn av stöd vid granskningar Vidareutveckla processer och enhetliga rutiner Ladok3: Framtagande av manualer. I fokus aktivitet/försörjning och registrering av kurser Utveckla verktyg för att stödja akademiernas kontinuerliga utvärdering av forskarutbildning Synkning av checklistor inom t ex disputation. Skapa ett enhetligt arbetssätt med höjd för vissa akademi- och FU-specifika variationer. En fil med grundrutiner och därutöver specifikation över akademi- och FU-specifika variationer Arbeta fram mallar för t ex kallelser, protokoll och brev Kvalitetssäkra och genomlysa administrativt stöd Utveckla gemensamt filarkiv via ordnad struktur och kommunikationsarea, t ex G: eller PingPong En versionshantering av alla dokument på G (prioritering checklistor) Utveckla en gemensam databas med information kopplat till doktorander. Data avser specifik doktorand och statistik för olika doktorandgrupper Fokuserat stöd för varje forskarutbildning i samregi med respektive studierektor Vidareutveckla administrativt stöd till doktorander och studierektorer inom forskarutbildning Utveckla digital ISP i samråd med forskningssamordnare Gå igenom samtliga F1-F20-blanketter Vidareutveckla arbetssätt och arbetsmetoder Integrera struktur och arbetsmetodik för arbetsgruppen, såsom minnesanteckningar Genomföra riskanalys i forskarstödsgruppen för att utröna kritiska områden och göra arbetssituationen mindre sårbar Bygga vidare på och vidarutveckla sammanhållningen inom Forskarstöd, t ex vid introduktion av ny personal Funktionsansvarig Våren skyddsombud Funktionsansvarig Våren 2018 Våren 2018

5 1.1.4 Delegering och arbetsbeskrivning Skapa målvakter för olika ansvarsområden (LADOK, IO, GIO, biblioteket, andra funktioner, vägledande principer, arbetsmiljö med mera.) Målvakten ansvarar för att uppdatera gruppen om förändringar, rutiner och annat av vikt Hantera frågan kring räckvidden för forskningshandläggarens mandat och reda ut ansvarsförhållandet för densamma Vidareutveckla synliggörande och samverkan Funktionsansvarig Funktionsansvarig I dialog med kommunikation och övriga parter, Forskarstöd bidra till att synliggöra forskarutbildningarna och forskarskolor via information och marknadsföring Identifiera och etablera symbolvärden för Forskarstöds synliggörande och delaktighet, såsom att synas tillsammans vid spikningar, doktorandintroduktioner och events Forskarstöd 1.4 Vidareutveckla stöd för forskares publicering och användning av informationsresurser Etablera och vidareutveckla dialogen med biblioteket Forskarstöd kring samordning av relevant forskarstöd Vidarutveckla samarbetet med Kommunikation vad Forskarstöd gäller forskares publicering och användning av informationsresurser Se över behov och vidareutveckla det forskarnära stödet som en del av översyn på en VS-övergripande nivå i samverkan med andra aktörer inom VS och i samråd med akademier och forskargrupper utifrån befintliga och framtida resurser Gemensam process Biblioteket, GIO och Forskarstöd Hösten Stöd för (doktorand-) studentens lärande 2.1. Vidareutveckla och samordna ett enhetligt (doktorand-) studentstöd I samregi med forskningssamordnare fortsätta bidra till utvecklingen av akademins webbplats för doktorander, handledare och administratörer Vidareutveckla samverkan med International Office vad gäller översyn av servicenivå för inresande personal och doktorander (gemensam nivå, grundstruktur, vem gör vad) Forskarstöd

6 Bilaga 3 Aktivitetsplan fo r International Office Stöd för (den internationella) studentens lärande 2.1 Vidareutveckla och samordna ett enhetligt studentstöd Upprätta rutiner och årshjul för program och processer som International Office ansvarar för Ta fram och kommunicera konkreta erbjudanden vad gäller studier och praktik kopplat till respektive utbildning Utvärdera behovet av plattform för information till utresande studenter Analysera och utvärdera befintliga systemstöd samt bevaka utveckling av Ladok3 Upprätta rutiner och en gemensam servicenivå för utresande och inresande personal, i samarbete med Forskarstöd Stötta akademierna i att utveckla och kvalitetssäkra internationalisering i utbildningarna, exempelvis genom avtalsöversyn, utvecklande av mobilitetsfönster och internationalisering på hemmaplan. Finna former för enhetlighet i rutiner. Dokumentera avvikelser samt specificera metod för avvikelsehantering. för International Office + för Forskarstöd

7 Handlingsplan för förbättringsarbete Arbetsbelastning & bemanning VAD HUR Ansvarig Datum påbörja Uppföljning Datum avsluta Kommentarer Finns behov av stabilitet och arbetsro. Önskemål om arbetsbeskrivningar/ uppdragsbeskrivningar per befattning. Samt i vissa fall diskussion med kärn. Avdelningschef VT2018 våren 2018 HT2018 Tas upp i samband med utv samtal våren Upplevelse av att vi har hög personalomsättning och att "folk flyttas runt". Ökad delaktighet i diskussioner kring lösningar. Avdelningschef HT2017 löpande HT2018 Färre rekryteringar under Ökad stabilitet inom avd. Kompetens försvinner när medarbetare slutar. Ökad delaktighet i diskussioner kring lösningar på bemanningsproblem. Proaktiv plan för personalomsättningar, vid sjukdom/frånvaro. Utveckla strategier för bemanning för ökad och långsiktig stabilitet. Avdelningschef HT2017 löpande HT2018 Mindre personalomsättnin g och minskat behov av stöd till andra avdelningar bidrar till stabilitet. AS ger stöd till andra avdelningar inom VS. Detta leder till att fler och fler uppgifter "läggs över" på AS. Uppdrag och arbetsuppgifter kommer direkt från kärnverksamheten. Behov av att kunna säga nej till kärnverksamheten när önskemål om uppgifter meddelas direkt till medarbetare. Risk för splittrade och "spretiga" tjänster. Behov av tid för reflektion. Behov av förbättrad funktionalitet i Ladok3. Systemet är för närvarande tungrott, många funktioner är underutvecklade och behörigheterna och möjligheterna är högst begränsade. Arbetsbelastningen har ökat markant sedan införandet av Ladok3. Diskussion, på avdelningschefsnivå, om gränssättning och tydliggörande. Tydliggöra funktionsansvarsrollen i fråga om arbetsfördelning och i kommunikation med akademiernas företrädare. Enskild medarbetare ska inte behöva "stå ensam" i diskussion med kärnverksamheten. Catarina för diskussionen direkt med kärn. Avdelningschef HT2017 löpande HT2018 Framför allt utveckling av Ladok3 minskar behovet av stöd till andra avd. Avdelningschef och i samarbete Önskemål om arbetsbeskrivningar/ Avdelningschef och uppdragsbeskrivningar per befattning. Samt i i vissa fall diskussion med kärn. samarbete Stående punkt i samband med personalmöten, med möjlighet att lyfta allehanda frågor. VT2018 löpande HT2018 Funktionsansvarsr ollen ska tydliggöras över hela HB. Görs också lokalt och löpande vid behov. Avdelningschef HT2017 löpande VT2018 Påbörjat men hanteras även löpande när behov uppstår. Avdelningschef och i samarbete Tillsammans med andra berörda Avdelningschefer avdelningar och kärnverksamheten, försöka inom VS få till utvecklad förbättring hos Ladokkonsortiet. HT2017 löpande HT2018 Översyn vid behov + extra genomlysning i samband med utv samtal. VT2018 halvårsskiftet VT2018 Reviderad mötesstruktur med start våren HT2017 löpande HT2018 Påbörjat och har bidragit till en rad förbättringar gällande central support redan från årsskiftet 17/18. Utökad funktionalitet när Lund går in våren 2018.

8 Handlingsplan för förbättringsarbete Arbetssätt & delaktighet VAD HUR Ansvarig Datum påbörja Uppföljning Datum avsluta Kommentarer Tydliggörande av funktionsansvarsrollen. Både muntlig och skriftlig beskrivning. Avdelningschef Löpande HT2018 Upplevs som att det fungerar bra idag, och att man fått starkare team. Rutiner och arbetssätt. Arbetsgrupper, avdelningsövergripande. Avdelningschef, Pågår sedan tidigare Löpande HT2018 Underlättar för nyanställda, och de som introducerar. Ledarskapet mer "nära". Rekrytering av biträdande avdelningschef. Avdelningschef Pågår HT17 våren 2018 HT2018 Biträdande chef börjar i april Upplevelse av att det förekommer orättvisa när "folk Intressebank, där man kan anmäla intresse för Avdelningschef VT2018 våren 2018 HT2018 Finns idag. Frågan diskuteras enskilt i flyttas om" och får nya uppdrag. andra uppgifter. samband med utvecklingssamtal samt när behov uppstår. Information och delaktighet i akademiernas aktiviteter varierar. Behov av förståelse och respekt för varandras arbete, mellan kärn och Akademistöd. Önskemål om ökad delaktighet på vissa av akademiernas möten. Kompetensutvecklingsmöjligheter och resurser. Ökad kunskapsöverföring mellan medarbetare för att minska sårbarheten vid sjukdom och/eller personalomsättning. Vid personalomsättning, tjänstledigheter osv, säkerställa att det inte uppstår "luckor" utan att arbetet kan fortskrida med bemanning. Utökat samarbete mellan avdelningarna inom VS. Fortsatt diskussion med akademiernas företrädare om fördelarna. Avdelningschef Sker regelbundet löpande HT2018 pågående Fortsatt dialog med akademiernas företrädare Avdelningschef Sker regelbundet löpande HT2018 pågående om fördelar. Enskild punkt på dagordningen för ömsesidigt Avdelningschef, våren 2018 HT2018 A3 PED har fått tydligare struktur för informationsutbyte. sitt ledningsråd och nu bjuds AS in två gånger per termin. Särskilt för utbildningsadministrationen, vilka Avdelningschef, VT2018 våren 2018 HT2018 Finns idag. Frågan lyfts dock särskilt möjligheter till kompetensutveckling finns det? och framöver och diskuteras enskilt i enskilda medarbetare samband med utvecklingssamtal. Tydliga rutiner och gemensamma behörigheter/åtkomst till system. Proaktiv plan och tydlig kommunikation vid förändringar. Identifiera respektive avdelnings gränser och ansvarsområden samt se till helheten. Avdelningschef, och enskilda medarbetare HT2017 löpande HT2018 FS och IO jobbar redan till stor del i team, även utb adm. Avdelningschef HT2017 löpande HT2018 Hanteras genom flexibilitet inom avdelningen. Viktigt bevaka arbetsbelastningen för berörda. Avdelningschefer inom VS HT2017 löpande HT2018 Extra fokus i år på Ladok3 och avvikelsehantering.

9 Handlingsplan för förbättringsarbete Socialt klimat & medarbetarskap VAD HUR Ansvarig Datum påbörja Uppföljning Datum avsluta Kommentarer Lön och ingångslön skiljer sig. Diskussion i samband med lönesättande/-lönesamtal. Avdelningschef våren 2018 HT2018 Tas upp i utv samtal och lönesamtal. Behov av ökad kännedom kring vem som gör vad. Svårt känna tillhörighet med AS när avdelningen sitter fysiskt utspridda och alla träffas gemensamt endast några gånger per år. Uppdragsbeskrivningar för att öka kunskapen internt vem som gör vad. Avdelningschef, Avdelningschef, HT2017 våren 2018 HT2018 Tydligare info på webb? Ökad stabilitet inom avd under HT2017 Fortsätta med nya mötesformen. Varannan vecka, akademivis och funktionsövergripande. Utveckla med att avsätta tid på slutet med specifika frågor, exvis Ladokproblem. halvårsskiftet HT2018 Utvärdera mötesstrukture n efter våren. International Office behov av att sitta i gemensam lokal, som komplement till placering inom akademierna. Fortsatt arbete med koppling till inplaceringstestet. Avdelningschef Pågående våren 2018 HT2018 Inväntar förslag från arkitekterna. Feedback är viktigt. Stötta varandra i vardagen. Gemensamt Pågående löpande HT2018 Ta upp särskilt i utv samtal. Viktigt att belysa och behålla det som fungerar bra. Identifiera vilka styrkor som finns på avdelningen och diskutera strategier för att behålla och utveckla dessa. Gemensamt Pågående våren 2018 HT2018 Ta upp i utv samtal.