Skolförvaltningen - Uppföljning

Transkript

1 Ärende 28 1(4) TJÄNSTESKRIVELSE Skolförvaltningen Anders Hallberg Ekonomichef Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Skolförvaltningen - Uppföljning Förslag till beslut Regionstyrelsen godkänner resultatet efter åtta månader och lägger ärendet till handlingarna. Verksamhet måluppfyllelse Driftnämndens mål till skolförvaltningen Av alla elever som fullföljer sin utbildning vid folkhögskolornas allmänna linjer ska 80 procent nå grundläggande behörighet för att öka möjligheten till vidare utbildning Alla elever som fullföljer sin utbildning vid Naturbruk Halland och som vid påbörjad gymnasieutbildning hade grundläggande behörighet från grundskolan, ska efter genomförda studier erhålla godkänd gymnasieexamen (slutbetyg sista årskullen gamla gymnasiet) Alla elever som fullföljer sin utbildning vid Naturbruk Halland och som vid påbörjad gymnasieutbildning inte hade grundläggande behörighet från grundskolan, ska efter genomförda studier minst 50 procent erhålla godkänd gymnasieexamen (slutbetyg sista årskullen gamla gymnasiet) Aktivt medverka till att öka elevers och studerandes anställningsbarhet Påbörja planeringen för miljöcertifiering Medarbetarna ska uppleva Region Halland som en bra arbetsgivare Ekonomi i balans Verksamhetsmålen utifrån driftsnämndens styrning bedöms i huvudsak uppnås: Måluppfyllelse på första målet blev 81 procent vilket är i nivå med uppsatt mål som var 80 procent. Måluppfyllelse på det andra målet blev 92 procent vilket är något lägre än uppsatt mål som var 100 procent. Måluppfyllelse på det tredje målet blev 27 procent vilket är lägre än uppsatt mål som var 50 procent. Måluppfyllelse inom områdena anställningsbarhet, miljö och inom medarbetareområdet bedöms nås.

2 2(4) Målet med ekonomi i balans bedöms inte nås. Orsaken är omställningstiden vid uppsägning av personal med hänsyn till de allt mindre årskullarna av elever som påbörjar sina gymnasiestudier. Den procentuella andelen av möjliga sökanden från hela årskullen bedöms ligga i nivå med de närmast föregående åren. Ekonomi Sammanfattning Skolförvaltningen har från och med 2013 infört det nya ekonomisystemet Agresso. Budgeten är periodiserad med tolftedelar. Personalkostnadernas avvikelse mot budget har minskat under semestermånaderna juni, juli och augusti men prognosen för året är ett underskott. Åtgärder har vidtagits, vissa får effekt i år. Resultatet är 0,3 mnkr efter åtta månader. Intäkternas avvikelse är minus 2,7 mnkr, personalkostnadernas avvikelse är plus 3,6 mnkr och övriga kostnaders avvikelse är plus 0,6 mnkr. I kontoklass 8, intäkter och kostnader utanför verksamhetsresultatet, redovisas en avvikelse om minus 1,2 mnkr. Intäkternas avvikelse beror i huvudsak på färre elever än budgeterat på naturbruksgymnasierna, och att EU-bidragen till naturbruksgymnasierna kommer i slutet av året. Avvikelsen i kontoklass 8 beror på att försäljningen av biogasanläggningen på Plönninge inte följer tidplanen. Vid budgetarbetet hösten 2012 konstaterades att naturbruksgymnasierna saknade 9,8 mnkr I januari 2013 och efter resultatet av ansökningarna efter omvalsperioden, maj 2013, försämrades de ekonomiska förutsättningarna ytterligare. Då bedömdes naturbruksgymnasiernas budget sakna totalt 13,5 mnkr 2013 för att vara i balans. Anpassning av bemanningen vid naturbruksgymnasierna har pågått i olika steg under våren och sommaren. Inom huvuddelen av verksamheten är förhandlingarna genomförda. Fortsatta överväganden kan behöva göras. Personalkostnaderna kommer att vara för höga tills anpassningen får full effekt. Investeringsbudgeten är 2,8 mnkr De investeringar som beviljats genomförs enligt plan. För helåret 2013 beräknas ett underskott på 4,4 mnkr. Naturbruksgymnasierna beräknas svarar för hela underskottet. Detta innebär att naturbruksgymnasiernas åtgärdsplaner bedöms kunna verkställas med en effekt på 9,1 mnkr under Åtgärdsplaner och dess effekter bifogas denna rapport. Naturbruk Resultatet efter augusti är minus 0,5 mnkr. Intäkterna är minus 2,9 mnkr. Personalkostnaderna är plus 2,2 mnkr. Personalkostnaderna är inte periodiserade vilket innebär att avvikelsen mot budget har minskat under semestermånaderna. Kostnaderna för material, tjänster och bidrag är plus 1,4 mnkr. I kontoklass 8, intäkter

3 3(4) och kostnader utanför verksamhetsresultatet, redovisas en avvikelse om minus 1,2 mnkr. Vid sammanställningen av 2013 års budget konstaterades att naturbruk saknade 9,8 mnkr. Anledningen är de allt mindre årskullarna av elever som påbörjar sina gymnasiestudier. Anpassningsåtgärder togs fram för att få en ekonomi i balans. Dessa åtgärder omfattar bland annat personalminskningar men kommer inte att få helårseffekt I januari månad konstaterades att elevunderlaget till höstterminen 2013 troligen blir ännu sämre än antagandet i slutet av Elevsiffrorna och budgeterade intäkter uppdateras löpande efter omvalsperiodens slut den 15 maj. Vid avstämning den 15 september, brytdatum för fakturering, är antalet elever vid naturbruksgymnasierna från höstterminen 441 vilket är 48 elever färre än vårterminen. För helåret 2013 beräknas ett underskott på 4,4 mnkr. Folkhögskolor Resultatet efter augusti månad är plus 0,7 mnkr. Intäkterna är plus 0,3 mnkr. Personalkostnaderna är plus 1,4 mnkr och övriga kostnader är minus 1,0 mnkr. Personalkostnaderna är inte periodiserade vilket innebär att avvikelsen mot budget har minskat under semestermånaderna. För helåret beräknas personalkostnaderna redovisa en marginell positiv avvikelse, utfallet 2013 är svårbedömt. Under året har genomförts personalförändringar i syfte att minska personalkostnaderna. Fler förändringar behöver övervägas inom bland annat inom kurs och konferensverksamheten. Dessa förändringar planeras få full effekt under För helåret 2013 beräknas ett nollresultat.

4 4(4) Figur 1. Sammanfattning budget, ekonomiskt resultat och prognos för skolförvaltningen, mnkr. Bilaga 1 Personal Bilaga 2 Åtgärdsplan Bilaga 3 Resultaträkning Skolförvaltningen Torbjörn Svanberg Förvaltningschef

5 1(5) Monika Sjögren Personalstrateg Datum Bilaga 2 till - Uppföljningsrapport 2, 2013, för Skolförvaltningen Sammanfattning Skolförvaltningen har 273 medarbetare med månadslön den 31 augusti 2013 vilket inte är i nivå med personalbudgeten. Efter åtta månader så finns en positiv budgetavvikelse för personalkostnader. På helår beräknas dock inte personalbudgeten vara tillräcklig. Skolförvaltningens sjukfrånvaro är 5,09 procent beräknat på de senaste 12 månaderna. Skolförvaltningen Inom Skolförvaltningen finns två folkhögskolor, Löftadalens folkhögskola och Katrinebergs folkhögskola samt de två naturbruksgymnasierna Plönningegymnasiet och Munkagårdsgymnasiet. Under första kvartalet har ett intensivt arbete pågått att anpassa verksamheten på Munkagårdsgymnasiet. Orsaken är en ansträngd ekonomisk situation samt ett vikande elevunderlaget till utbildningarna. Efter genomförda förhandlingar med de fackliga organisationerna konstaterades att tre gymnasielärare, en specialpedagog, två elevassistenter och en SYV var övertaliga. Efter ändringar i tjänster, uppsägning från medarbetare inom organisationen samt omplacering till de andra skolorna i förvaltningen och övriga arbetsplatser i Region Halland återstår en uppsägning av en gymnasielärare. Med anledning av nedläggningen av kostallet på Plönningegymnasiet har en ladugårdsförman varslats om uppsägning på grund av arbetsbrist. Personalförändringarna kommer inte få fullt ekonomiskt genomslag under 2013.

6 2(4) Personalstruktur Skolförvaltningen har 273 medarbetare med månadslön den 31 augusti Av dessa var 173 kvinnor (63,4 procent) och 100 män (36,6 procent). Skolförvaltningen har 247 medarbetare som är tillsvidareanställda och 26 medarbetare som är visstidsanställda. Av de tillsvidareanställda kvinnorna arbetar 99 heltid (61,9 procent) och 61 kvinnor arbetar deltid (38,1 procent). Skolförvaltningen har en relativt låg andel kvinnor som arbetar heltid. Tillsvidareanställda kvinnor som arbetar heltid har ökat från 2012 med 2,5 procentenheter och deltidsanställda har minskat motsvarande omfattning. Tillsvidare Heltid Heltid Deltid Deltid K M K M Totalt Administration-Ledning Ekonomi- och transportpersonal Hälso- och sjukvård 1 1 Undervisande personal Rehab/Paramedicin 3 3 Teknisk personal Sum: Visstidsanställda Heltid Heltid Deltid Deltid K M K M Totalt Administration-ledning 1 1 Ekonomi- och transportpersonal Hälso- och sjukvård Undervisande personal Teknisk personal Sum: Antalet månadsanställda föregående år den 31 augusti var 276. Detta innebär en minskning med 3 medarbetare. Den tillsvidareanställda personalen har minskat med 2 medarbetare och visstidsanställda visar vid mättillfället en minskning med 1 medarbetare. Genom att en stor del av den personal som var övertalig på Munkagårdsgymnasiet har gått vidare till andra anställningar inom förvaltningen blir det inga stora förändringar i förvaltningens personalstyrka. Antal tjänster är inte i nivå med budget för Efter åtta månader så finns en positiv budgetavvikelse för personalkostnader men på helår beräknas personalbudgeten inte vara tillräcklig. Personalkostnader omfattar förutom lön och sociala avgifter även kostnader för kompetensutveckling, resor eller dylikt.

7 3(4) Genomsnittligt antal anställda Genomsnittligt antal anställda under perioden var 279 personer (248 tillsvidareanställda och 31visstidsanställda). I sysselsättningsgrad motsvarar det 255,5 heltidstjänster. Förklaringen till att snittanställda är många fler än antal anställda under rubriken Personalstruktur är att det här är ett mått på genomsnittligt antal anställda under perioden, medan föregående rubrik behandlade antal anställda ett visst datum. Rapporten beräknar antalet anställningsdagar och jämför det med antal dagar i perioden. Om perioden är och en person har haft en anställning under perioden får den personen 31/365 = 0,08. Rapporten körs på samtliga anställda med månadsanställning, både tillsvidare och vikarier. Snittanställda fördelar sig på utvalda grupper på följande sätt. Genomsnittligt anställda K M Summa: Administration-Ledning 28,19 15,25 43,44 Ekonomi- och transportpersonal 38,14 5,50 43,63 HoS sjuksköterskor mfl 2,18 2,18 Undervisande personal 96,18 53,88 150,06 Rehab/Paramed 2,75 2,75 Teknisk personal 10,30 26,39 36,70 Summa: 177,74 101,02 278,76 Snittanställda per anställningstyp Anställningstyp Antal snittanställda Motsvarande heltidstjänster Tillsvidare 248,11 228,89 Visstid 27,57 24,49 Övrigt 3,08 2,14 Totalt 278,76 255,52

8 4(4) Sjukfrånvaro Skolförvaltningens sjukfrånvaro är 5,09 procent beräknat på de senaste 12 månaderna (mätperiod ). Den genomsnittliga sjukfrånvaron för kvinnor är 6,53 procent och 3,30 procent för män. Sjukfrånvaron har ökat från förra mätperioden med 0,79 procentenheter. Det finns en markant ökning av sjukfrånvaron i februari och mars 2013 då det var influensa som grasserade i Halland. Även arbetet med övertalighet pågick under denna period vilket i viss mån kan ha orsakat ökad sjukfrånvaro. Under mätperioden är den korta sjukfrånvaron, till och med 90 dagar, 55,55 procent och den långa sjukfrånvaron, 91 dagar och längre, är 44,45 procent. När det gäller ökad sjukfrånvaro och ökad korttidsfrånvaro följer Skolförvaltningen samma mönster som övriga Region Halland. Sjukfrånvarons utveckling och sept. okt nov dec jan febr. mars april maj juni juli aug ,86 4,75 4,14 3,94 5,11 5,60 4,59 4,56 3,79 3,74 2,85 2, ,90 4,88 5,10 4,60 4,60 6,51 6,05 5,41 5,13 4,49 3,19 Tidsanvändning Antal närvarotimmar inom Skolförvaltningen under de senaste 12 månaderna , är ,78 timmar, vilket motsvarar 80,16 procent av den totala tiden (närvaro plus frånvaro). Antal frånvarotimmar är ,21 timmar, vilket motsvarar 19,84 procent av total tid. Jämfört med samma mätperiod 2012 har närvarotimmarna minskat med 1,77 procentenheter och frånvarotimmarna ökat i motsvarande grad. De stora skillnaderna ligger i ökad sjukfrånvaro samt ökad frånvaro i övrig ledighet och komp.

9 5(4) Orsak - Huvudgrupp Arbetade timmar Procentandel Närvaro ,88 79,59 % Studier med lön/del av lön 2 420,90 0,57 % Totalt antal närvarotimmar ,78 80,16 % Semester ,16 5,98 % Sjukfrånvaro ,55 4,58 % Sjukersättning tillsvidare 1 476,27 0,35 % Lagstadgad ledighet ,42 3,04 % Övrig ledighet/komp ,62 5,75 % Sjukersättning tidsbegränsad 683,19 0,16 % Totalt antal frånvarotimmar ,21 19,84 % Summa: ,99 100,00 % Timavlönade Under perioden har Skolförvaltningen haft timanställningar motsvarande 10,80 helårstjänster. Huvuddelen av dessa anställningar har marknadsföringsuppdrag för skolorna Arbetade Antal årsarbetare timmar ,17 0, ,08 1, ,50 0, ,58 0, ,25 0, ,50 0, ,25 0, ,33 0, ,50 0, ,83 0, ,67 1,61 Summa: ,66 10,80 Skolförvaltningen Torbjörn Svanberg Förvaltningschef

10 ÅTGÄRDSPLAN 2013 Bilaga 1 Skolförvaltningen Region Halland Ärende 28 Beslut Effekt Utfall Nr Åtgärd fattat Besparing Yttel int Fr o m Sannolikhet Avveckling kostall % Förs. av maskiner vid avveckling kostall % Vinst vid förs av biogas Plönninge % Uppsägning av leasingavtal maskiner % Minskning av resurser till köket Mu % Anpassning av bemanning % Minskning av medel till läromedel % Minskning av medel till marknadsföring % Höjning av IKE med 2,31% i ställer för 1 % % Överenskommelse m kommuner om ers f priv o yrkelev % 0 11 Högre ersättning SPSM % Ersättining för folkhögskolekurs, studiemotiverande % Minskning av medel till fortbildning % Minskning av antal gästföreläsare % Öka antal egna kurser % Besparingar nya åtgärder % Lägre underhållskostnader på maskiner % Högre intäkter från jordbruksproduktionen %

11 Uppföljningsrapport 2, 8 månader Gula celler ifylls manuellt (kostnader minustecken, ex -100 (tkr)). Belopp i tusentals kronor (tkr). Raderna är enligt ny kontoövergruppsindelning 2013 enligt L-Bas Gula celler ifylls manuellt. Inmatning ska endast ske i detta blad. Filer Anders Faust och Kerstin Björkman tillhanda senast fredagen den 20 september. (Intäkter plus, kostnader minus) (Avvikelse, högre intäkter (+), högre kostnader (-)) Lösenord: RR 2013 Ange antal månaders uppföljning: Skriv in nämnd i cell C15 8 Ange nämndens namn flik Inmatning C15 41 Resultaträkning exkl för Skolförvaltningen mån utfall Utfall Budget Avvikelse 8 8 Års- Prognos Avvik (tkr) mån utfall mån budg budget intäkter såld vård 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, övriga intäkter , , ,0 880, , , , , ,0 Verksamhetens intäkter , , ,0 880, , , , , ,0 E därav externt , , , , , , , , ,0 MP3000 därav internt region 6 747, , , , , , , ,9 0, personalkostnad (-) , , ,0-523, , , , , , köp av verksamhet (-) 0,0 0,0 0,0 0, , , , ,0-42,5 56 läkemedel (-) 0,0 0,0 0,0 0,0-118,3-29,7-45,0-100,0-55,0 55,57-59 tekn.hjälpm., material (-) , , ,0-733, , , , ,3-69, fastighetskostn., leasing (- 0,0 0,0 0,0 0, , , , ,0 843, övr.verksamhetskostn. (-) , , , , , , , ,0 723,9 79 Avskrivningar (-) , , ,0-82, , , , ,0-500,0 Verksamhetens kostnader , , , , , , , ,6-800,0 E därav externt (-) , , , , , , , ,0-800,0 MP3000 därav internt region (-) , , , , , , , ,2 0,0 Verksamhetens nettokostn , , , , , , , , , Regionbidrag m m , , ,0 51, , , , , ,0 Summa finansiering , , ,0 51, , , , , ,0 E därav externt 97,0 85,0 39,0 46,0-29, , ,0 66, ,0 MP3000 därav internt region , , ,0 5, , , , ,0 0,0 Årets resultat/förändr av eget kapital 318, ,0 0, ,0 287,1-10,4 0, , ,0 Nettoinvesteringar tkr (obs utgift minustecken) -567, , ,0 149, , , , ,0 0, / UR 2 Skolförvaltningen - Bilaga 3 A / Inmatning

12 BU RR Ärende 28 RESULTATRÄKNING 2013 exkl förvaltningsinterna poster 8 MÅN Ange nämndens namn flik Inmatning C Utfall Utfall Budget * Avvikelse (tkr) månader månader månader månader Intäkter såld vård Övriga intäkter Verksamhetens intäkter därav externt därav internt region Personalkostnader Köp av verksamhet Läkemedel Tekniska hjälpmedel, material Fastighetskostnader, leasing Övriga verksamhetskostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader därav externt därav internt region Verksamhetens nettokostnad Regionbidrag m m Summa regionbidrag m m därav externt därav internt region Resultat * Periodiserad budget, januari-augusti , UR 2 Skolförvaltningen - Bilaga 3 B

13 BU PROG Ärende 28 RESULTATPROGNOS: MÅN exkl förvaltningsinterna poster Ange nämndens namn flik Inmatning C15 Prognos Årsbudget Avvikelse Avvikelse (tkr) Intäkter såld vård Övriga intäkter Verksamhetens intäkter därav externt därav internt region Personalkostnader Köp av verksamhet Läkemedel Tekniska hjälpmedel, material Fastighetskostnader, leasing Övriga verksamhetskostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader därav externt därav internt region Verksamhetens nettokostnad Regionbidrag m m Summa regionbidrag m m därav externt därav internt region Årets resultat , UR 2 Skolförvaltningen - Bilaga 3 C

14 SAMMANSTÄLLNING Ärende 28 RESULTAT månader ge nämndens namn flik Inmatning C (exkl förvaltningsinterna poster) delår helår Utfall 8 m Utfall 8 m 8 Avvik Utfall Prognos Budget Avvik (mnkr) budget * delår helår Verksamhetens intäkter 119,6 120,4 123,1-2,7 186,1 183,2 185,2-2,0 Verksamhetens kostnader -133,7-137,9-142,1 4,2-211,1-214,0-213,2-0,8 varav personal -73,0-75,7-79,3 3,6-118,3-120,7-119,0-1,7 varav avskrivningar -2,5-2,5-2,1-0,3-3,7-3,7-3,2-0,5 Verksamhetens nettokostnader -14,1-17,4-18,9 1,5-25,0-30,8-28,0-2,8 Regionbidrag 14,4 17,7 18,9-1,2 21,6 26,4 28,0-1,6 Resultat/förändring av eget kapital 0,3 0,3 0,0 0,3-3,4-4,4 0,0-4,4 Nettoinvesteringar -0,6-1,7-1,9 0,1-3,3-2,8-2,8 0,0 * Periodiserad budget, januari-augusti / UR 2 Skolförvaltningen - Bilaga 3 / Sammanställning