Driftnämnden Regionservice

Transkript

1 1(18) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Monica Liljeroth, Ekonomichef DNRGS Stab, Regionservice Till Regionstyrelsen Driftnämnden Regionservice Uppföljningsrapport 1 period 1-4 år 2011

2 2(18) Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Uppföljning av uppdrag 3 Regionstyrelsens uppdrag till Driftnämnden Regionservice 3 Uppföljning av uppdraget 4 Måluppföljning 4 Nöjda kunder 4 Nya uppdrag och affärer 5 Kundrelationer 6 Stark ekonomi 6 Bidra till god vård och regionens utveckling 6 Stolta och engagerade medarbetare 7 Bilagor

3 3(18) Sammanfattning Driftnämnden Regionservice redovisar ett positivt resultat på 5,2 mnkr för period 1-4. Verksamhetens intäkter exklusive förvaltningsinterna poster uppgår till 134,8 mnkr medan kostnaderna inklusive finansnetto uppgår till 129,6 mnkr. Resultatet för rullande 12 månader är -0,3 mnkr. Resultatet inkluderar en lämnad återbäring på 14,1 mnkr till vården som reglerades under verksamhetsåret Vår prognos för 2011 är ett nollresultat. Det överskott som genereras lämnas som återbäring till våra kunder inom hälso- och sjukvården i Region Halland. Med anledning av omorganisationen som genomfördes i samband med regionbildningen så har Regionservice budgeterade omsättning ökat med 34% jämfört med år Kommentar [HN1]: +5,2 efter 4 månader * 3 = ca +15 Resultat R12 = -0,3 inkl 14,1 återbäring Antagen återbäring 2011 = 14 mnkr HS budgeterat återbäring 10 mnkr Prognos resultat 2011 = +15 Avgår budgeterad återb HS = -10 mnkr Ny prognos ReS 2011 = +5 mnkr Uppföljning av uppdrag Regionstyrelsens uppdrag till Driftnämnden Regionservice Driftnämnden Regionservice är Region Hallands serviceorganisation och leverantör av administrativt stöd. Nämndens första uppdrag är att leverera ett kostnadseffektivt serviceutbud till rätt kvalitet, för att stödja regionens kärnverksamhet och bidra till en fungerande vård till nytta för hallänningen. Driftnämnden Regionservice ska, med utgångspunkt från regionens övergripande mål, erbjuda försörjnings- och administrativa stödfunktioner till regionens verksamheter. Driftnämnden Regionservice ska kontinuerligt arbeta med att utveckla sina servicetjänster till verksamheten i egen regi. Utvecklingsarbetet ska ske tillsammans med driftnämnderna och dess förvaltningar. Driftnämnden Regionservice ska kontinuerligt jämföra sitt serviceutbud avseende kvalitet, effektivitet och kostnad med motsvarande utbud hos andra leverantörer och nämnden ska, efter samråd med regionstyrelsen, kunna konkurrensutsätta delar av verksamheten när behov konstateras. Driftnämnden Regionservice erhåller inte något regionbidrag för att driva sin verksamhet utan ska finansiera sin verksamhet med intäkter för utförda tjänster. Nämnden ska upprätta internavtal med verksamheten i egen regi.

4 4(18) Driftnämnden Regionservice har inte något avkastningskrav utan förväntas prissätta sina tjänster i en sådan nivå att nämnden, eller nödvändiga avsättningar för investeringar, lämnar ett nollresultat. Driftnämnden Regionservice ska om ett överskott genereras efter samråd med regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen återbetala detta till verksamheten. Driftnämnden Regionservice ska ha beredskap att ta emot ytterligare stödfunktioner efterhand som Region Halland renodlar och effektiviserar i sin verksamhet. Driftnämnden Regionservice ska söka möjligheter till effektiv samverkan med andra offentligt finansierade organisationer. Uppföljning av uppdraget Regionservice kommer under 2011 att leva upp till uppdraget enligt ovan. Vi har noterat vissa justeringar i uppdraget jämfört med tidigare år. De mest betydande förändringarna är att det nu är Driftnämnden Regionservice som i samråd med regionstyrelsen beslutar om serviceutbud ska konkurrensutsättas. Dessutom noteras skrivningen om att Driftnämnden Regionservice ska vara beredd på att ta emot ytterligare stödfunktioner, utöver de verksamheter som tillkommit inför verksamhetsåret Vår inriktning är att fortsätta utveckla kostnadseffektiva stödprocesser till nytta för kärnverksamheten. Vi har som ambition att partsgemensamt etablera nya produkter, i synnerhet inom segmentet för vårdnära tjänster. Serviceorganisationen värderar ständigt hur detta produktområde kan utvecklas och etableras som en effektiv stödprocess till förmån för verksamheten. Utvecklingen mot mer integrerade servicelösningar på uppdragsplatserna, oftast beskrivet som Facility Management, är också en tydlig trend som finns i allt större omfattning i vår omvärld. Måluppföljning Nöjda kunder Regionservice mäter kontinuerligt kundernas tillfredsställelse genom en kundnöjdhetsmätning. Vid genomförda mätningar har vi noterat en ökande andel tillfredsställda kunder där andelen nöjda eller mycket nöjda kunder uppgår till drygt 90 % där resultatet avser mätningar som gjordes 2007 och 2009.

5 5(18) Från och med 2011 ingår Regionservice i ett nationellt samarbete för benchmarking av olika stödfunktioner. Detta har bland annat inneburit att det sker mätningar av kundnöjdhet på vissa utbudsområden där både vårdpersonal och patienter ingår som respondenter. Det är första gången som Regionservice mäter kundnöjdhet där patienter ingår som målgrupp. Resultatet från undersökningen sammanställs av företaget Ernst & Young som är samordnare av programmet. Nya uppdrag och affärer Under innevarande verksamhetsår har vi fått ytterligare bevis på kundernas förtroende för vår leveransförmåga. Från och med årsskiftet kompletterades Regionservice med administrativa enheter som IT-service, Ekonomiservice, Löneservice samt Kurs och konferens. Det här innebar ett tillskott på ca 100 medarbetare och vi tolkar överföringen av enheter och personal som att regionledningen har förtroende för Regionservice förmåga att utveckla och effektivisera dessa områden till verksamhetens nytta. Regionservice har utfört konsultuppdrag där vi bistått verksamheter med kvalificerad logistikservice i samband med större omflyttningar av arbetsplatser. Uppdragen har avsett planering och samordning av flyttningar samt även mer ingående stöd för berörd avdelnings flödesprocesser. Ett bra exempel på ett sådant uppdrag var den omflyttning av administrativa verksamheter i Region Halland som genomfördes under våren och där Regionservice hade planeringsansvar och medverkade till att över 170 arbetsplatser kunde vara i tjänst efter flyttningen utan nämnvärda störningar. När det gäller Regionservice ambition att etablera utbud för s k vårdnära tjänster har detta medverkat till att tjänsten Förrådsservice har blivit sanktionerat av ledningen för Hallands sjukhus som prioriterad metod för att säkra och effektivisera förrådsförsörjningen på sjukhuset. Planen är nu att bredda underlaget och erbjuda denna service till flera vårdenheter, primärt i Halmstad men därefter till de andra sjukhusen i länet. Regionens införande av tjänstelegitimation (SITHS-kort) har inneburit att Regionservice fått uppdraget att svara för framtagande och annan hantering kring denna ID-handling. Detta innebär ett nytt tjänsteområde som påverkar samtliga anställda och därför kräver omsorg och noggrannhet hos berörd servicepersonal. Regionservice har fått förfrågan att vara Region Hallands beställarombud för gemensamma postfrågor.

6 6(18) Det finns även ett regiongemensamt projekt för läkemedelsförsörjning där serviceorganisationen medverkar och som också kan innebära kommande serviceuppdrag. Kundrelationer Regionservice har sedan driftstarten identifierat arbetet med kundrelationer som särskilt betydande och det finns tydligt fokus på att underhålla, stärka och utveckla relationen till de mest betydande kunderna. Rutiner för hur detta ska ske finns beskrivet i Regionservice ledningssystem. Denna strategi och dess tillämpning har vad vi kan bedöma varit framgångsrik. Den har skapat ett starkt förtroende hos de mest betydande internkunderna och det har gynnat Regionservice och kunderna i Region Halland. Och hallänningen. Stark ekonomi Verksamheternas arbete med att effektivisera och förbättra driftservicen genererar positiva resultat. Samtliga avdelningar och serviceområden är resultatenheter och arbetar kontinuerligt med månatliga uppföljningar. Rapporterna innehåller kommentarer, statistik och analyser. Vid negativt resultat så ska avdelningen redovisa vilka åtgärder som krävs för att komma tillrätta med underskottet. Regionens mål: verksamhetens kostnader inklusive avskrivningar och finansnetto i relation till verksamhetens intäkter bör långsiktigt vara högst 99% och för år 2011 högst 100%. Regionservice kostnader i relation till intäkterna för period 1-4 uppgår till 96,5%. Det genomsnittliga värdet över den senaste treårsperioden uppgår till 96,6% vilket uppfyller kravet på högst 100% på lång sikt. Vid beräkningen så har hänsyn tagits till de återbäringar som lämnats till vården. Bidra till god vård och regionens utveckling Det finns formulerade mål och beslut där Driftnämnden Regionservice på tydligt sätt bidrar till god vård för hallänningen och Region Hallands utveckling. Ett av de mer betydande målen är att minska energianvändningen med 16 % under perioden Det här målet och dess uppfyllelse sker i samverkan med Regionfastigheter där uppnått resultat under 2011 ska vara 2 %. Ett annan viktigt mål är att 25 % av inköpsvärdet av livsmedel i kostproduktionen ska vara ekologiska produkter.

7 7(18) Driftnämnden Regionservice har sedan tidigare beslutat att lägga ut förrådsförsörjningen i regionen på entreprenad. Efter genomförd upphandling och efterföljande avtalstecknande har nu ansvaret för drift av förrådsverksamhet outsourcats till en privat entreprenör. Motivet för beslutet är att effektivisera förrådsförsörjningen och skapa förutsättningar för betydande förbättringar. Stolta och engagerade medarbetare Målsättningen för Regionservice är att skapa arbetsplatser där det är roligt att ta ansvar och där alla har goda möjligheter att utvecklas, trivas och känna stolthet i arbetet. Vi ger varje medarbetare möjlighet och förutsättningar att påverka utformningen av sitt eget arbete och den egna arbetssituationen och detta görs främst i dialog mellan chef och medarbetare och i dialog med arbetslaget. Initiativkraft och kreativitet ska släppas fram och uppmuntras. Våra mål i verksamhetsplanen görs tydliga för medarbetarna och följs upp löpande. Utifrån målen skapar vi engagemang i arbetet och i utvecklingen för att nå såväl Regionservice mål som Region Hallands övergripande mål. Kompetensförsörjningen är en viktig och strategisk fråga för oss inom Regionservice. Kompetensutveckling för enskilda medarbetare och grupper har avgörande betydelse för verksamhetens utveckling. Alla medarbetare ges möjlighet till yrkesmässig och personlig utveckling i sitt arbete. Vi försöker att beakta kvinnors och mäns särskilda villkor, erfarenheter och perspektiv i arbetslivet. Detta skapar möjligheter att bättre tillvarata verksamhetens samlade kompetens. Vi har alla olika bakgrund, erfarenheter och sätt att tänka. Genom att ta tillvara varandras olikheter ökar vi förmågan att utveckla kvaliteten i verksamheten. Vi ser olikheterna som en styrka i organisationen. Regionservice verksamheter är under ständig utveckling och förändring. Framtidens utmaningar innebär behov av flexibla lösningar. Lärande och utveckling är därför viktiga och naturliga delar i medarbetarens arbete. Utifrån verksamhetens behov, resurser och planerade förändringar är det av vikt att medarbetaren själv tar stort ansvar för sin egen kompetensutveckling. Genom vårt ledningssystem arbetar vi med ständiga förbättringar av vår verksamhet. Medarbetarna medverkar aktivt i verksamhetens förändringsarbete och har en skyldighet att vara delaktiga i hälso- och arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen. Vi värnar om arbetsmiljön och personalens hälsa och försöker på bästa sätt förebygga och minimera organisationens ohälsotal. Sjukfrånvaron har glädjande nog minskat successivt inom förvaltningen under de senaste åren och redovisar en god trend även under årets första tertial.

8 8(18) Alla medarbetare ges minst en gång per år möjlighet till utvecklings- och lönesamtal. Individuella kompetensutvecklingsplaner upprättas. Arbetsplatsträffar genomförs regelbundet inom hela förvaltningen. Resultatet i medarbetarenkäten Springlife följs upp och utmynnar i åtgärder och handlingsplaner för att förbättra verksamhetens enkätresultat. Lönekartläggning görs centralt varje år och i det fall osakliga löneskillnader har uppstått ska handlingsplaner upprättas för att åtgärda detta inom en tre års period. Några osakliga löneskillnader har ej uppstått hittills inom Regionservice. Vi tror att Region Hallands satsning på en gemensam värdegrund kan stärka organisationens identitet, skapa trivsel och arbetsglädje och därmed skapa förutsättningar för att göra ett gott resultat och nå våra mål. Värdegrundsarbetet blir mest lyckat om den utgör en naturlig del i det vardagliga arbetet. Halmstad Halmstad Driftnämnden Regionservice Regionservice Jan Berge Ordförande Sören Frankki Förvaltningschef

9 9(18) Bilagor Prestationsredovisning REGIONSERVICE Jan-apr Jan-apr Verksamhetsstatistik Teknisk service Arbetsorder (st) Timmar (st) Kostservice* Dygnsportioner (st) Teleservice Anknytningar (st) Transportservice** Godstransporter (mil) Städservice Städad yta (kvm) * Alternativa frukostbrickor ingår ** Endast egen regi - transporter utförda av entreprenörer är inte medräknade Investeringsredovisning Investeringar 4 månader delår Driftnämnden Regionservice helår Utfall 4 m Utfall 4 m Budget Avvik Utfall Prognos Budget Avvik (mnkr) m delår helår Nettoinvesteringar -0,9-0,3-0,7 0,4-1,4-2,7-2,7 0,0

10 10(18) Ekonomiredovisning Resultat (mnkr) Resultat Resultat Period.budget Avvikelse apr apr apr apr ,9-0,3-0,5 0,2 Resultat Resultat Period.budget Avvikelse jan-apr jan-apr jan-apr jan-apr ,5 5,2-1,4 6,6 Resultat Rullande Årsprognos Årsprognos bokslut 12 mån apr budg avvik 2010 resultat ,3-0,3 0,0 0,0 Jämförelse med motsvarande period föregående år (%) Kostnadsökning Lönekostnad Lönekostnad jan-apr apr jan-apr (4-7) (40-43) (40-43) 44,2% 40,0% 36,6% Kommentar Landstingsservice redovisar ett positivt resultat på 5,2 mnkr efter period 4. Resultatet för rullande 12 månader är -0,3 mnkr och det inkluderar en lämnad återbäring till vården på totalt 14,1 mnkr som reglerades verksamhetsåret Våra intäkter har ökat med 41,8% jämfört med samma period förra året. Ökningen beror framförallt på den omorganisation som genomfördes då ca 100 medarbetare kom över till Regionservice. Beräknad omsättning för de nya verksamheterna uppgår till ca 96 mnkr. Kostnaderna har ökat med 44,2% jämfört med samma period förra året. Merparten av kostnadsökningen kan i härledas till omorganisationen. Under våren har vi gått över till en extern förrådsvaruleverantör vilket för tillfället innebär att vi har vissa omställningskostnader inom Logistikverksamheten. Prognosen för år 2011 är ett nollresultat. Enligt beslut av Driftnämnden Regionservice så lämnas eventuellt överskott som återbäring till vården i Region Halland.

11 11(18) RESULTATRÄKNING 2011 exkl förvaltningsinterna poster Driftnämnden Regionservice 4 MÅN Utfall Utfall Budget * Avvikelse (tkr) månader månader månader månader Patientavgifter Intäkter såld vård Övriga intäkter Verksamhetens intäkter därav externt därav internt LT Personalkostnad Material, varor Tjänster, material Ers/avg f köpta tjänster, bidrag Avskrivningar Verksamhetens kostnader därav externt därav internt LT Verksamhetens nettokostnad Finansiering intäkter Finansiering kostnader Summa finansiering därav externt därav internt LT Resultat * Periodiserad budget, januari-april.

12 12(18) RESULTATPROGNOS: MÅN exkl förvaltningsinterna poster Driftnämnden Regionservice Prognos Årsbudget Avvikelse Avvikelse (tkr) Patientavgifter Intäkter såld vård Övriga intäkter Verksamhetens intäkter därav externt därav internt LT Personalkostnad Material, varor Tjänster, material Ers/avg f köpta tjänster, bidrag Avskrivningar Verksamhetens kostnader därav externt därav internt LT Verksamhetens nettokostnad Finansiering intäkter Finansiering kostnader Summa finansiering därav externt därav internt LT Årets resultat

13 13(18)

14 14(18) BALANSRÄKNING (TKR) Utfall Utfall TILLGÅNGAR Förändring Anläggningstillgångar Maskiner och inventarier , , ,2 Summa , , ,2 Omsättningstillgångar Förråd och avräkningskonton , , ,2 Kundfordringar 6 355, , ,9 Övriga kortfristiga fordringar 39, , ,3 Interimsfordringar, förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 6 259, , ,8 Kassa och bank 13, , ,6 Summa , , ,4 SUMMA TILLGÅNGAR , , ,6 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Eget kapital , ,1-255,8 Årets förändring av eget kapital 5 457, ,9 238,5 Summa , ,0-17,3 Långfristiga skulder Långfristiga skulder , , ,2 Summa , , ,2 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder , , ,2 Genomgångs- och avräkningskonton 8 649, , ,8 Moms och särskilda punktskatter 0,0 0,0 0,0 Personalens skatter, avgifter och löneavdrag 0,0 0,0 0,0 Övriga kortfristiga skulder 1 109, ,8-542,9 Interimsskulder, upplupna kostnader och förutbetalda intäkter , , ,2 Summa , , ,1 SUMMA EGET KAPITAL , , ,6 OCH SKULDER

15 15(18) Personalredovisning Med anledning av förändrad organisationsstruktur fr o m har Regionservice ingen möjlighet att göra relevanta jämförelser och analyser från föregående år. Personalstruktur: Regionservice har 501 tillsvidareanställda och 21 visstidsanställda. Vid årsskiftet tillkom nya verksamheter till Regionservice vilket har medfört en ökning av antalet tillsvidareanställda från 412 till 501. Av de tillsvidareanställda är 68,7% kvinnor och 31,3% män. Tva/Visstid AID-Gruppering Antal Tillsvidare Administration-Ledning 157 Ekonomi- och transportpersonal 219 Rehab/Paramed 1 Teknisk personal 124 Tillsvidare Sum: 501 Tva/Visstid AID-Gruppering Antal Visstid Administration-Ledning 10 Ekonomi- och transportpersonal 5 Teknisk personal 6 Visstid Sum: 21 Genomsnittligt antal anställda: Tillsvidareanställda = 496,23 Visstidsanställda = 18,23 Tillsvidare Anställningstyp text Snittanst Snittanst x Ssgr Innehavare Regionservice 459,85 424,65 Innehavare Summa: 459,85 424,65 Anställningstyp text Snittanst Snittanst x Ssgr Tidbgr ökn syss Regionservice 17,00 15,25 Tidbgr ökn syss Summa: 17,00 15,25 Anställningstyp text Snittanst Snittanst x Ssgr Tv tidsb chef Regionservice 19,38 19,38 Tv tidsb chef Summa: 19,38 19,38 Summa: 496,23 459,28

16 16(18) Visstid Anställningstyp text Snittanst Snittanst x Ssgr Allm visstid Regionservice 9,96 8,72 Allm visstid Summa: 9,96 8,72 Anställningstyp text Snittanst Snittanst x Ssgr Provanst Regionservice 1,20 1,02 Provanst Summa: 1,20 1,02 Anställningstyp text Snittanst Snittanst x Ssgr Vik månadslön Regionservice 7,08 6,56 Vik månadslön Summa: 7,08 6,56 Summa: 18,23 16,29 Övriga Anställningstyp text Snittanst Snittanst x Ssgr Allm visstid v Regionservice 2,00 2,00 Allm visstid v Summa: 2,00 2,00 Anställningstyp text Snittanst Snittanst x Ssgr Vik bottbef vil Regionservice 3,00 3,00 Vik bottbef vil Summa: 3,00 3,00 Summa: 5,00 5,00 Timavlönade: Antal timanställda motsvarar cirka 12,09 tjänster hittills under året. Närvarotimmar timanställda Omräknat till årsarbetare / 1760 År Mån Arbetade timmar Timlön Tjänster ,71 4, ,07 3, ,59 3,87 Summa: ,37 12,09

17 17(18) Närvaro- och frånvarotid: Regionservice har en närvarotid om 73,83% och en frånvarotid om 26,17%. Tidsanvändning Grupper Arbetade timmar Närvarotid Arbetad tid ,01 Kompetensutveckling 758,75 Mer-/Övertid 2 069,99 Timlön ,37 Närvarotid Sum: ,12 Tidsanvändning Grupper Arbetade timmar Frånvarotid Lagstadgad ledighet 8 119,00 Semester ,80 Sjukfrånvaro ,85 Övrigt 6 003,71 Frånvarotid Sum: ,36 Sum: ,48 Sjukfrånvaro: Den genomsnittliga sjukfrånvaron för kvinnor är 7,94% hittills under året. Motsvarande siffra för männen är 7,23%. Sjukfrånvarons andel av arbetstiden totalt Kvinnor Orsaker Sjukfrånvarotim Procentandel Sjukfrånvaro ,4 7,94% Övrig tid ,2 92,06% Procentandel: 100,00% Män Orsaker Sjukfrånvarotim Procentandel Sjukfrånvaro 6 122,45 7,23% Övrig tid ,06 92,77% Procentandel: 100,00%

18 18(18) Sjukfrånvaro per åldersgrupp Orsaker Sjukfrånvarotim Procentandel Sjukfrånvaro 1 182,56 7,02% Övrig tid ,54 92,98% Procentandel: 100,00% Orsaker Sjukfrånvarotim Procentandel Sjukfrånvaro 1 985,68 5,33% Övrig tid ,84 94,67% Procentandel: 100,00% Orsaker Sjukfrånvarotim Procentandel Sjukfrånvaro 5 137,58 7,83% Övrig tid ,83 92,17% Procentandel: 100,00% Orsaker Sjukfrånvarotim Procentandel Sjukfrånvaro 5 835,15 6,67% Övrig tid ,69 93,33% Procentandel: 100,00% Orsaker Sjukfrånvarotim Procentandel Sjukfrånvaro 5 081,88 12,86% Övrig tid ,65 87,14% Procentandel: 100,00% Orsaker Sjukfrånvarotim Procentandel Sjukfrånvaro 192 3,50% Övrig tid 5 296,71 96,50% Procentandel: 100,00% Inhyrd personal: Logistikservice har vid enstaka tillfällen hyrt in bilförare för transporter bland annat från företaget LT-resurs för att täcka vissa arbetstoppar. Vid teknisk service har LFUentreprenörer anlitats till uppgifter som bedömts nödvändiga och kostnadseffektiva. IT-service har hyrt in personal från Maxkompetens för vissa IT-arbeten.