Dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämndens verksamheter

Transkript

1 för barn- och utbildningsnämndens verksamheter Antagen av barn- och utbildningsnämnden , Antagen av barn- 78/2017 och utbildningsnämnden Gäller , från /2018 Gäller från

2 Alla handlingar som inkommit eller upprättats inom verksamheterna tillhör myndigheten och ska gallras/bevaras enligt den antagna dokumenthanteringsplanen. ar som ska bevaras måste skrivas ut på papper. Register som t.ex. IST Extens och Infomentor måste gallras. Inga personuppgifter som inte är aktuella får sparas i register enligt Dataskyddsförordningen (GDPR). Se särskilda riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST sid och för Infomentor sid Dokumenthanteringsplanen är uppdelad så att först kommer förvaltningsövergripande handlingar. Sedan följer verksamhetsspecifika handlingar uppdelat per verksamhet. För övriga ekonomi- och personalhandlingar som inte finns med i den här planen ska handlingsplan upprättad av ekonomikontoret respektive personalkontoret följas. överlämnande till et ska handlingarna vara gallrade. ar rörande person ska alltid ha personnummer och sorteras i personnummerordning. Användandet av sociala medier i tjänsten sker på uppdrag från närmaste chef. Det ska också anmälas till och godkännas av kommunens informationssekreterare och i övrigt följa kommunens riktlinjer för sociala medier samt att behandlingen av personuppgifter ska anmälas till nämnden. Gallring sker enligt antagna sregler. En gång i halvåret eller inför stora förändringar ska en skärmdump sparas och arkiveras. 1

3 ar hittas under förvaltningsövergripande om de rör fler verksamheter. Rör det bara en viss verksamhet hittas de i den verksamhetsspecifika delen Förvaltningsövergripande Sid. Allmänt 3-4 Personal 5-8 Verksamheter Central förvaltning 9-12 Förskola och fritidshem Grundskola inkl. förskoleklass Grundsärskola Antagningen, gymnasiet 28 Gymnasieskola Gymnasiesärskola Musikskola Vuxenutbildning inkl. sfi Särskild utbildning för vuxna Elevhälsan Bilagor Riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST Riktlinjer för behandling av personuppgifter i Infomentor Hantering av skolhälsovårdsjournaler Beslut om dokumenthantering

4 Förvaltning: Barn- och utbildning, Allmänt förvaltningsövergripande Arbetsplatsträff protokoll Kronologisk Korrespondens som inte är rutinmässig eller finns bevarad centralt Nyckellista Kronologisk Bok/pärm Inventarielistor Kronologisk Avtal Kronologisk Hyreskontrakt - ritningar Kronologisk 3 år Enligt samverkansavtalet Hålls aktuell Se anmärkning 2 år efter 2 år efter 3 år Om det förs på papper Om databehandling uppdateras, under ständig bearbetning Kommunens egna lokaler har tekniska kontoret original på Personalens utvärdering av verksamheten Mapp 3 år Sammanställningen splan kränkande särbehandling 3 år Brandsynsprotokoll X Gallras vid nästa syn Loggar, e-postlistor och cookies Digitalt Original hos räddningstjänsten KSAU /2003 3

5 Förvaltning: Barn- och utbildning, Allmänt förvaltningsövergripande Enkäter Sammanställning bevaras EU projekt beskrivning och originalcheck 3 år SAM - Delegation av arbetsuppgifter till lärare Kronologiskt i pärm Protokoll från rektorsgrupp och ledningsgrupper Kronologiskt 3 år 2 år Svar på enkäter gallras efter 2 år, sammanställningen bevaras 2 år efter Information och inlägg som kommunens skapat på ett socialt medium som kommunen ansvarar för Svar på inlägg på ett socialt medium som kommunen ansvarar för Skärmdump av sidor på sociala medier som kommunen ansvarar för En gång per halvår eller vid stor förändring Gallras fortlöpande vid Gallras fortlöpande vid En gång i halvåret eller vid stora förändringar ska en skärmdump av de sidor kommunen är aktiv på lämnas till et 4

6 Förvaltning: Barn- och utbildning, Personal förvaltningsövergripande Anställningsavtal Personnrordning Personuppgift t.ex. utdrag ur personregister och anställningshandlingar Reseräkningar för traktamente/arvode/resor förtroendevalda Personnrordning X Personnrordning Semesteransökan Digitalt X Personnrordning 1 år Se personakt Se personakt Original i personakt Kopior kan gallras vid Original i personakt Kopior kan gallras vid 1 år Original till lönekontoret Ledighetsansökningar enskilda angelägenheter X I personakt Ledighetsansökningar för längre pensionsgrundande X Personnrordning ledigheter Läkarintyg personal X Personnrordning Hälsodeklaration vid nyanställning samt ev. nyanställningsundersökningar Kronologisk Utfärdade betyg - intyg X Personnrordning Personakt Personnrordning Mappar 2 år (Rehab bevaras) Se personakt Se personakt Se personakt När person Original till den sökande Original i personakt Kopior kan gallras vid Den intyget gäller behåller originalet Gallras efter 2 år om det inte ingår i rehabärende Original i personakt Original till vederbörande i personakt Förvaras på personalkontoret 5

7 Förvaltning: Barn- och utbildning, Personal förvaltningsövergripande Ansökningshandlingar och Curriculum Vitae CV som ej har fått tjänsten Ansökningshandlingar och Curriculum Vitae CV från person som får tjänst Digitalt I Aditro recruit 3 år KF 119/2006 gallras 2 år efter det att ansökningstiden gått ut. Om den sökande begär så ska ansökningshandlingarna återlämnas. Ansökningshandlingar, som inte avser viss ledigförklarad tjänst, får återlämnas eller gallras omedelbart. Digitalt Se Personakt Utvecklingssamtal personal Tystnadsplikt I personakt Fortbildningskort Bokstavsordning Individuella utvecklingsplaner Rehabiliteringsutredning X Hos pers. konsult eller akten Matrikelkort X Personnrordning Se personakt Original i personakt Skrivs ut på papper Personakt till när person slutar Under pågående utredning hos pers. konsulten. I akt efter avslutad utredning. Rensas då personakter avställs Original hos lönekontoret 6

8 Förvaltning: Barn- och utbildning, Personal förvaltningsövergripande Annonser om lediga tjänster Digitalt Refnr. ordning Förteckning tillsättningar Digitalt Förvaras ihop med annonserna Arbetsskadeanmälningar personal Digitalt I AFAförsäkringars KIA-system Tillbud personal Digitalt I AFAförsäkringars KIA-system i KIA i KIA i kommunens digitala system för rekrytering Offentliga jobb i kommunens digitala system för rekrytering Offentliga jobb Behöver inte skrivas ut på papper Behöver inte skrivas ut på papper Utdrag ur polisens belastningsregister X I personakt Anställande chef tar kopia samt sätter datum och namn på kopian Delegationsbeslut personalärende Personalakt Fördelning av arbetsmiljöuppgifter till pedagoger Läsårsvis Intyg om legitimation och/eller examensbevis I personakt 7

9 Förvaltning: Barn- och utbildning, Personal förvaltningsövergripande Rektors delegation till annan anställd I diariet Lämnas till BUK för diarieföring och arkivering. behålls i verksamheten. Viktigt med nytt datum när ny upprättas. 8

10 Förvaltning: Barn- och utbildning, Central förvaltning Protokoll BUN Kronologisk i kassavalv Föredragningslista och kallelse BUN Kronologisk i kassavalv Kallelsekopia inklusive kopior på handlingar BUN X Kronologisk Protokoll AU Kronologisk i kassavalv Föredragningslista och kallelse AU Kronologisk i kassavalv Kallelsekopia inklusive kopior på handlingar AU X Kronologisk Protokoll MBL Kronologisk i kassavalv Arkivlista avslutade ärende Digitalt Server Diariekort Digitalt Från år 2000 Ärendekort Server Diarieförda handlingar Sort. diarieplan Närarkivet 2 år 2 år Sitter ihop med protokollet 2 år 2 år 2 år Sitter ihop med protokollet 2 år Utskrift årligen Utskrift årligen 2 år 3 år Sortering efter diarienummer 2 år Sortering efter diarienummer 2 år 9

11 Förvaltning: Barn- och utbildning, Central förvaltning Diarieplan Digitalt Server Postlista Kronologisk Inkomna cirkulär X Kronologisk Inkomna nyhetsbrev mm X Kronologisk Inkomna medd. kännedom m.m. X Bokstavsordning Div. Kurs och konferensinbjudan X Bokstavsordning Kurspärm Underlag för beräkning av arvode och reseersättning för förtroendemän X Kronologisk Korrespondens av tillfällig betydelse Bokstavsordning Godkännande postöppning Mapp Sekretessbevis ledamöter Bokstavsordning Utskrift årligen 2 år Sorteras efter diarieplan Sitter främst bland diarieförda handl. 2 år Svenska kommunförbundet Utb. departementet, Skolverket, IT och lärande 2 år Original hos lönekontoret 2 år ny mandatperiod 10

12 Förvaltning: Barn- och utbildning, Central förvaltning Statistik uppgifter som lämnats till Statistiska centralbyrån Barn- och utbildningsnämndens samverkanskommitté protokoll X Kronologisk Underrättelse från polisen Kronologisk Rapport anmälda delegationsbeslut Kronologiskt Anmälan av behandlingar av personuppgifter till personuppgiftsansvarig Kronologiskt 1 år 2 år 2 år Original hos nämndsekreterare 2 år Registreras i Evolution Beslut om utsedda beslutsattestanter Diarieförs 2 år Delegationsbeslut, förvaras i diariet Avrop på ramavtal gällande inventarier, material och Diarieförs 2 år Delegationsbeslut, förvaras i diariet tjänster inom ramen för fastställd budget Pressmeddelande Kronologiskt 2 år Insamlade handlingsplaner, riskanalyser och revisioner - SAM Kronologiskt 2 år Alla original av handlingsplaner, riskanalyser och revisioner samlas på förvaltningen 11

13 Förvaltning: Barn- och utbildning, Central förvaltning Beslut från miljö- och byggnadsförvaltningen som anmälan om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd, tillsyn, förelägganden, fast årlig tillsynsavgift, kontroller, miljösanktionsavgift Per fastighet Beslut om bygglov och startbesked Kronologisk 2 år Original hos miljö- och byggnads- Nämnden. Digitalt kvar 12

14 Förvaltning: Barn- och utbildning, Förskola och fritidshem förvaring Före ev. Förteckning över barn i respektive förskola och fritidshem Digitalt Läsårsvis Server Ansökningar om förskola eller fritidshem Kronologisk Schema barn Personnrordning Mappar Kölistor Digitalt Server 1 år Skrivs ut på papper för bevaring Tas ut 15 feb. och 15 sept. varje år 1 år efter Inaktuell = barnet är placerat, köplats uppsagd ny ansökan inte gjorts (Enligt RA-FS 2002:2) När ny lista upprättats. Internkontroll, arbetsmiljö, psykosocial arbetsmiljö 3 år Sammanställning bevaras. Förvaras hos rektor, kopia till BUSK Föräldraråd protokoll Kronologisk 3 år Närvaroschema tidigare dagjournal Kronologisk 2 år Besiktningsprotokoll t.ex. luft m.m. X Kronologisk Kemikalieförteckning + varuinformation Hålls aktuell Matavtal pedagogisk måltid Original hos tekniska- eller miljö kontoret Original skickas till lönekontoret 13

15 Förvaltning: Barn- och utbildning, Förskola och fritidshem förvaring Före ev. Tillstånd från föräldrarna att barn får åka i personalbil Avdelning Uppgifter om vårdnadshavares inkomster Bokstavsordning Ansökan och beslut om nedsättning eller befrielse av avgift Personnrordning Barnets akt Uppsägning av plats i förskola eller fritidshem Kronologisk ar och beslut om avstängning Personnrordning Barnets akt Verksamhetsplan/lokal arbetsplan/målformulering Kronologisk Närvaro vilande plats Kronologisk ar och beslut rörande barn med särskilda behov, åtgärdsprogram eller handlingsplan Avtal om barnomsorg Personnrordning Barnets akt Byte av omsorgsform Kronologiskt 10 år efter inkomståret 2 år 1 år När barnet slutar 3 år 10 år 1 år Efter barnet Se anmärkning 10 år 1 år Original i barnets akt Gallras 2 år efter avtalstidens utgång 14

16 Förvaltning: Barn- och utbildning, Förskola och fritidshem Före ev. Gallring Olycksfall barn Personnrordning 2 år Original i pärm hos förskolechef, i skolhälsovårdsjournalen för fritidsbarn. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll Tillbud barn Personnrordning 1 år Original bevaras i pärm hos förskolechef, i skolhälsovårdsjournalen för fritidsbarn. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG för sammanställning statistik Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Delegationsbeslut angående barn Diariet eller elevakt Omgående Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Delegationsbeslut av barn- och utbildningschef diarieförs Delegationsbeslut av rektor eller förskolechef diarieförs och förvaras i elevakt 15

17 Förvaltning: Barn- och utbildning, Förskola och fritidshem Plan mot kränkande behandling enligt skollagen kap. 6 samt dokumentation av arbetet med aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen Före ev. Gallring Digitalt Kronologiskt Ska upprättas årligen. Ska innehålla åtgärder som påbörjas eller genomföras under det kommande läsåret. Skickas till förvaltningen senast 31 december. Arkiveras av nämndsekreterare i egen serie. Läggs ut på resp. enhets hemsida 16

18 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass Beslut om anpassad studiegång, särskild undervisningsgrupp eller särskild undervisning Förteckning av elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Personnrordning Ansökan om modersmålsundervisning 2 år Sammanställning av elever som får undervisning i svenska som andra språk Anmälan till sociala eller polis Personnrordning Efter åk 9 eller elev Jämställs med betyg Digitalt Personnrordning 1 år Tas ut av skoladministratörerna årligen för arkivering /läsår 1 år Intyg om avgång med ofullständigt slutbetyg Personnrordning Dokumentation av gjorda stödinsatser Personnrordning Protokoll från arbetslagskonferenser Kronologisk Protokoll från klasskonferenser/klassråd Kronologiskt Efter åk 9 eller elev Efter åk 9 eller elev Efter åk 9 eller elev Original till nya kommunen. till vårdnadshavare och elevakt. 3 år Lämnas till skoladministratörerna för förvaring och arkivering 3 år Lämnas till skoladministratörerna för förvaring och arkivering 17

19 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass Protokoll från lokala samverkansgrupper, föräldraråd eller elev-/elevsamråd Kronologisk Lokala arbetsplaner/verksamhetsplaner Kronologisk Timplaner som visar tillämpningen av läroplanen Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Bokstavsordning Förteckning läromedel Kronologisk Sammanställning över resultat samt elevlösningar i nationella prov i svenska och svenska som andra språk Sammanställning över resultat i nationella prov i andra ämnen än svenska och SvA Elevlösningar i nationella prov i andra ämnen än Per ämne svenska och SvA Kartonger 3 år 3 år 3 år Inte läro- och nationella kursplaner, de bevaras av regering skolverk 1 år Per ämne Omgående Per ämne Omgående 5 år Förvaras på skolan till det gallras Förteckning om elevers placering under PRAO SYV 3 år Olika från år till år alla har inte PRAO 18

20 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass Sammanställning av diagnostiska prov eller screening Per år- Personnrordning Elevkort Digitalt Gallras 3 år efter år 9 Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Per skola klass Betygskataloger + prövning Per klass Ledighetsansökan från elev Bokstavsordning In- och utflyttningsanmälan Bokstavsordning Avgångsbetyg X Per klass Dokumentation från utvecklingssamtal Klassvis Blankett inskrivning av elev Personnrordning Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk 3 år om officiell karaktär Övriga gallras vid Proven gallras 1 år Korrigering av första klasslistan under året så att komplett lista med ändringar finns efter läsåret Efter åk 9 Eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras Gallras dock tidigast vid läsårets slut Efter åk 9 Original till vederbörande Dock senast vid avslutad skolgång Undertecknad av båda vårdnadshavarna Omgående Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara 19

21 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass Individuella utvecklingsplaner med skriftliga omdömen Digitalt Gallras efter 3 år efter åk 9 eller elev Olycksfall elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Tillbud elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal ar rörande samtycken enligt GDPR t.ex. för bilder på hemsidan Personnrordning ar och beslut om disciplinära åtgärder Personnrordning Anmälningar och utredningar om kränkande behandling Personnrordning eller diskriminering Efter åk 9 eller elev Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG för sammanställning statistik Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter elev Lämnas även till nämnden och diarieförs 20

22 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass Överklaganden X Personnrordning Delegationsbeslut angående elever Diariet eller elevakt Skriftliga bedömningar efter åk 9 vid betyg F Per klass Betygskatalog Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras Delegationsbeslut av barn- och utbildningschef diarieförs Delegationsbeslut av bitr. barn- och utbildningschef, eller rektor förvaras i elevakt Efter åk 9 Original till elev i samband med slutbetyg. i betygskatalog. Förteckning över fördelning av premier och stipendier Per klass 1 år Förvaras med betygskatalogen Ordningsregler Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper vid läsårsstart Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) Terminsbetyg Beslut om svenska som andra språk Personnrordning ar rörande buss-/skolkort 2 år Om elev inte fått slutbetyg behålls terminsbetyget 21

23 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass Ansökan om förlängt barnbidrag X Personnrordning Ansökan och beslut om att gå om en årskurs Efter åk 9 eller elev Ansökan om förlängd skolplikt Personnrordning Ansökan om uppskjuten skolplikt Personnrordning Ansökan om förtida upphörande av skolplikten Personnrordning Ansökan om befrielse från skyldigheten att delta i obligatoriskt inslag i undervisningen Plan mot kränkande behandling enligt skollagen kap. 6 samt dokumentation av arbetet med aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen Gallras efter att delegationsbeslut har tagits Gallras efter att delegationsbeslut har tagits Gallras efter att delegationsbeslut har tagits Efter åk 9 eller elev Digitalt Kronologiskt Ska upprättas årligen. Ska innehålla åtgärder som påbörjas eller genomföras under det kommande läsåret. Skickas till förvaltningen senast 31 december. Arkiveras av nämndsekreterare i egen serie. Läggs ut på resp. enhets hemsida 22

24 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola Protokoll från elevvårdskonferenser Personnrordning Protokoll från klasskonferenser Kronologisk Protokoll från arbetsenhetskonferenser Kronologisk er med bl.a. åtgärdsprogram Personnrordning När elev Ansökan till särskolan med underlag Personnrordning Beslut om mottagande i grundsärskolan Personnrordning Psykologiska utredningar Personnrordning Pedagogiska utredningar Personnrordning Medicinska utredningar Personnrordning Sociala utredningar Personnrordning Efter elev Originalet till elevakt när elev slutar 3 år (Minnesanteckningar behöver inte bevaras) 3 år (Minnesanteckningar behöver inte bevaras) När elev När elev När elev När elev När elev När elev In- och utskrivning i särskolan 23

25 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola Studieintyg om genomgången utbildning Personnrordning Förlängt barnbidrag X Personnrordning Betygskatalog Per klass Olycksfall elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Tillbud elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Beslut om anpassad studiegång Personnrordning Förteckning av elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Ansökan om modersmålsundervisning 2 år När elev Åk 9 Efter åk 9 Ev. förkortningar och sifferkoder förklaras Efter elev Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll Jämställs med betyg Digitalt Personnrordning 1 år Tas ut av skoladministratörerna Årligen för arkivering 24

26 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola Anmälan till sociala eller polis Personnrordning Intyg om avgång med ofullständigt slutbetyg Personnrordning Dokumentation av gjorda stödinsatser Personnrordning Elevvårdsöverläggningar/klassgenomgång/överlämning mellan stadier Protokoll från lokala samverkansgrupper, föräldraråd eller elev-/elevsamråd Kronologiskt Kronologisk Lokala arbetsplaner/verksamhetsplaner Kronologisk Kursplaner eller timplaner som visar tillämpningen av läroplanen Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Bokstavsordning Förteckning läromedel Kronologisk Efter elev Efter åk 9 Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg och följer detta Efter åk 9 3 år 3 år 3 år 3 år Inte läro- och nationella kursplaner, de bevaras av regering skolverk 1 år Förteckning om elevers placering under PRAO SYO 3 år 25

27 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola Elevkort Digitalt Gallras 5 år efter år 9 Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Per skola klass Fotokatalog Årsvis Bokhylla Ledighetsansökan från elev Bokstavsordning In- och utflyttningsanmälan Bokstavsordning Skadeanmälan elev X Kronologisk Slutbetyg eller samlat betygsdokument X Per klass Dokumentation från utvecklingssamtal Klassvis 1 år Korrigering av första klasslistan under året så att komplett lista med ändringar finns efter läsåret 1 år Gallras dock tidigast vid läsårets slut 1 år Originalet via skolsköterskan till försäkringsbolaget, kopia till BUSK Efter åk 9 Original till vederbörande Individuella utvecklingsplaner med skriftliga omdömen Digitalt Gallras efter 3 år Blankett inskrivning av elev Personnrordning Dock senast vid avslutad skolgång Undertecknad av båda vårdnadshavarna 26

28 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola Överklaganden X Personnrordning Delegationsbeslut angående elever Diariet eller elevakt Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras Delegationsbeslut av barn- och utbildningschef diarieförs Delegationsbeslut av bitr. barn- och utbildningschef eller rektor förvaras i elevakt Omgående Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Ordningsregler Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper vid läsårsstart Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) Plan mot kränkande behandling enligt skollagen kap. 6 samt dokumentation av arbetet med aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen Digitalt Kronologiskt Ska upprättas årligen. Ska innehålla åtgärder som påbörjas eller genomföras under det kommande läsåret. Skickas till förvaltningen senast 31 december. Arkiveras av nämndsekreterare i egen serie. Läggs ut på resp. enhets hemsida 27

29 Förvaltning: Barn- och utbildning, Antagningen Personlistor slutlig antagning Läsårsvis Ansökningshandlingar Läsårsvis Tidskriftssamlare Förteckning över elever på annan ort Läsårsvis Överklaganden Kronologisk Delegationsbeslut angående elever 3 år 3 år 1 år Antagna elever efter avslutad skola Ej antagna efter avlutat reservintag Antagningsstatistik, t.ex. antagna per utbildning och Digitalt 1 år behörighet Ansökan om antagning på fri kvot 28

30 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola Protokoll från skolkonferenser Kronologisk Protokoll från klasskonferens Årskursvis Tjänstefördelning Personnrordning Personakt Elevlösningar, nationella prov i svenska och svenska som andra språk Sammanställning över resultat i nationella prov i svenska och svenska som andra språk Elevlösningar och sammanställning över resultat i nationella prov i andra ämnen än svenska Per ämne Kartonger Per ämne Kartonger Per ämne Kartonger Prövningar/betyg Personnrordning Timplaner Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Schema Digitalt Klassvis Schemaansvarig 3 år Original på rektorsexpeditionen 10 år Minnesanteckningar bevaras inte 5 år När person slutar 1 år 1 år 1 år Utskrift från Extens 5 år Tas ut på papper för arkivering efter avlutat skolgång, sätts separat 1 år 5 år Med uppgifter om tillval (även spec. och särskild undervisning) Nya scheman ca 5 ggr/år 29

31 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola Betygskatalog Klassvis-År 1 år Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. Slutbetyg/samlat betygsdokument, examens- och studiebevis X Klassvis 1 år Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkod förklaras. Original till elev Terminsbetyg Utdrag ur betygskatalog 1 år CSN statistik Program vid avslutning Kronologisk Busskort ansökan Klassvis Lån av bärbar dator Lista Kontoansökan IT Klassvis Läromedelsbeställning + följesedel X Kronologisk 1 år 30

32 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola Agenda terminsvis / Digitalt Kronologisk Ansökningar och beslut om inackorderingsbidrag Bokstavsordning Individuell studieplan enligt SL 16 kap. 25 eller 17 kap. 7 3 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Digitalt Personnrordning 3 år 10 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper Åtgärdsprogram Personnrordning När elev Protokoll från möte kring enskild elev Personnrordning När elev Specialarbete/projektarbete Klassvis-År 3 år 5 år Förteckning sätts först i betygskatalog Praktikbedömningar Klassvis Avbrottselever utdrag ur betygskatalog Årskurs Personnrordning Gallras vid Olycksfall elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal 1 år Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll 31

33 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola Tillbud elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Protokoll från programråd Lämnas till Barn- och utbildnings kontoret Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Skolkataloger t.ex. fotokataloger eller motsvarande Kronologiskt 1 år ar rörande samtycke enligt GDPR t.ex. för bilder på hemsidan Personnrordning ar och beslut om disciplinära åtgärder Personnrordning Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 2 år Originalet lämnas till Barn- och utbildningskontoret för att meddelas till BUN och diarieföras Omgående Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Samtycke bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter elev Delegationsbeslut angående elever Ej antagning som gallras vid Förteckning över Arbetsplatsförlagt lärande (APL) placeringar Program 1 år 32

34 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola Dokumentation för säkrade Arbetsplatsförlagt lärande (APL) platser Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foto, diabild, videoinspelning, multimediepresentation) Protokoll från elevsamråd Kronologiskt 1 å Elevkort Digitalt Gallras 5 år efter elev Individuellt val, utbudsbroschyr Kronologiskt 1 år 1 år Ansökan och beslut om stödundervisning När elev Förteckning av elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Ansökan om modersmålsundervisning 2 år Digitalt Personnrordning 1 år Tas ut av skoladministratörerna årligen för arkivering 33

35 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola Plan mot kränkande behandling enligt skollagen kap. 6 samt dokumentation av arbetet med aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen Digitalt Kronologiskt Ska upprättas årligen. Ska innehålla åtgärder som påbörjas eller genomföras under det kommande läsåret. Skickas till förvaltningen senast 31 december. Arkiveras av nämndsekreterare i egen serie. Läggs ut på resp. enhets hemsida 34

36 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola Protokoll från elevvårdskonferenser Personnrordning Protokoll från arbetsenhetskonferenser Kronologisk er och Åtgärdsprogram Personnrordning När elev Ansökan till särskolan Personnrordning Beslut om mottagande av elev i gymnasiesärskolan Personnrordning Psykologiska utredningar Personnrordning Pedagogiska utredningar Personnrordning Medicinska utredningar Personnrordning Sociala utredningar Personnrordning Intyg om genomgången utbildning Personnrordning Efter elev Originalet till elevakt när elev slutar 3 år (Minnesanteckningar behöver inte bevaras) När elev När elev När elev När elev När elev När elev När elev In- och utskrivning i särskolan 35

37 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola Personuppgifter Personnrordning Förlängt barnbidrag X Personnrordning Betygskatalog Per klass Olycksfall elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Tillbud elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Förteckning av elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Ansökan om modersmålsundervisning 2 år 1 år Ev. förkortningar och sifferkoder förklaras Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll Digitalt Personnrordning 1 år Tas ut av skoladministratörerna årligen för arkivering Anmälan till sociala eller polis Personnrordning Efter elev 36

38 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola Protokoll från lokala samverkansgrupper, föräldraråd eller elevråd/elevsamråd Kronologisk Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Bokstavsordning Förteckning läromedel Kronologisk Förteckning om elevers placering under APL Hos programutvecklare 3 år 1 år 3 år Individuella studieplaner enligt SL 18 kap. 15 Digitalt 3 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Per skola klass Skolkataloger Per skola, klass Boxar Fotokatalog Årsvis Bokhylla Ledighetsansökan från elev Bokstavsordning In- och utflyttningsanmälan Bokstavsordning 1 år Korrigering av första klasslistan under året så att komplett lista med ändringar finns efter läsåret 1 år 1 år Gallras dock tidigast vid läsårets slut 37

39 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola Avgångsbetyg eller samlat betygsdokument X Per klass Dokumentation från utvecklingssamtal Klassvis CSN statistik 1 år Efter elev Original till vederbörande Dock senast vid avslutad skolgång Program vid avslutning Kronologisk Busskort ansökan Klassvis Län av bärbar dator Lista Kontoansökan IT Klassvis Ansökningar och beslut om inackorderingsbidrag Bokstavsordning Avbrottselever studieplan med betyg Årskurs Personnrordning Överklaganden X Personnrordning 3 år 3 år Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras 38

40 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola Lokala arbetsplaner/verksamhetsplaner Kronologisk Delegationsbeslut angående elever 3 år Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Omgående Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) Plan mot kränkande behandling enligt skollagen kap. 6 samt dokumentation av arbetet med aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen Digitalt Kronologiskt Ska upprättas årligen. Ska innehålla åtgärder som påbörjas eller genomföras under det kommande läsåret. Skickas till förvaltningen senast 31 december. Arkiveras av nämndsekreterare i egen serie. Läggs ut på resp. enhets hemsida 39

41 Förvaltning: Barn- och utbildning, Musikskola Protokoll från personalkonferenser Kronologisk Slutligt schema Per lärare Inventarieförteckning instrument Digitalt Instrument + nr Kartotek Program för uppspelningar och konserter Kronologisk 1 år 3 år Dagordningen sitter ihop med protokollet 3 år Ett ex. med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras Hålls aktuell digitalt Elevförteckning Antagna vårtermin och hösttermin Digitalt Per lärare 3 år Tas ut på papper för arkivering. 3 år Anmälan till musikskola 3 år Avanmälan och ändringsanmälan 3 år Närvarolista elev Per lärare 3 år Under förutsättning att bearbetning, kontroll, redovisn. revision är slutförd Kvitto instrumentlån Instrumentordn. Kölista 1 lista 3 år Bör finnas kvar tills kontroll och ev. krav verkställts 40

42 Förvaltning: Barn- och utbildning, Musikskola Avgiftsbefrielse i vissa fall 3 år Delegationsbeslut Avstängning från plats i musikskolan p.g.a. ej betalda avgifter Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Olycksfall elever Personnrordning Tillbud elever Personnrordning Debiteringslistor Överenskommelse om notkopiering 3 år Delegationsbeslut Omgående Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara 1 år Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 1 år Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 41

43 Förvaltning: Barn- och utbildning, Vuxenutbildning inkl. sfi Protokoll från vux.konferenser ingår i vux.forum Årskursvis Tjänstefördelning terminsvis Personnrordning Svar på nationella slutprov, samtliga ämnen som genomförts inom svenska för invandrare Per ämne Kartonger Prövningar Personnrordning Kurslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar intagning Kursvis 5 år Original på rektorsexpedition Minnesanteckningar bevaras inte 3 år Blad från schemaprogram 3 år 3 år 3 år Med uppgifter om tillval (även spec. och särskild undervisning) Betygskatalog Kursvis-År Omgående Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. Levereras till et i juni och december. Slutbetyg/samlat betygsdokument/utdrag ur betygskatalog Schema Digitalt Schemaansvarig 1 år CSN statistik Digitalt inaktulitet X Kursvis Omgående Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. Original till elev. Levereras till et i juni och december. 42

44 Förvaltning: Barn- och utbildning, Vuxenutbildning inkl. sfi Läromedelsbeställning + följesedel X Kronologisk Interkommunala ersättningar Språktester i svenska för invandrare (SFI) Kronologisk När eleven av sin utbildning Närvarolistor Digitalt Månad/år ar rörande samtycke enligt GDPR t.ex. för bilder på hemsidan Personnrordning ar och beslut om disciplinära åtgärder Personnrordning Individuell studieplan enligt SL 20 kap. 8 Digitalt Klassvis Elevlösningar och sammanställning över resultat i nationella slutprov/ämnesprov i svenska Elevlösningar och sammanställning över resultat i nationella prov i andra ämnen än svenska Per ämne Kartonger Per ämne Kartonger Överklaganden X Personnrordning 3 år Förteckning eller register över elever som hör hemma i kommunen bevaras Gallras då elev 5 år 1 år Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter elev 1 år Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras 43

45 Förvaltning: Barn- och utbildning, Vuxenutbildning inkl. sfi Delegationsbeslut angående elever 1 år Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Omgående Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) Olycksfall elever Kronologisk Tillbud elever Kronologisk Ansökan till utbildning i svenska för invandrare Kronologisk Ansökan till vuxenutbildning Kronologisk 1 år Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 1 år Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 44

46 Förvaltning: Barn- och utbildning, Vuxenutbildning inkl. sfi Plan mot kränkande behandling enligt skollagen kap. 6 samt dokumentation av arbetet med aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen Digitalt Kronologiskt Ska upprättas årligen. Ska innehålla åtgärder som påbörjas eller genomföras under det kommande läsåret. Skickas till förvaltningen senast 31 december. Arkiveras av nämndsekreterare i egen serie. Läggs ut på resp. enhets hemsida 45

47 Förvaltning: Barn- och utbildning, Särskild utbildning för vuxna er Alfabetisk I arkivskåp Ansökan till lärvux Personnrordning Beslut om mottagande av elev i särskild utbildning för vuxna Personnrordning Intyg om genomgången utbildning Personnrordning Personuppgifter Personnrordning Betygskatalog Per klass Förteckning av elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Ansökan om modersmålsundervisning 2 år När elev När elev När elev När elev Personnummer måste framgå innan de lämnas för arkivering In- och utskrivning i särskolan 3 år Ev. förkortningar och sifferkoder förklaras Digitalt Personnrordning 1 år Tas ut av skoladministratörerna årligen för arkivering Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Bokstavsordning Förteckning läromedel Kronologisk 1 år 46

48 Förvaltning: Barn- och utbildning, Särskild utbildning för vuxna Olycksfall elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Tillbud elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Individuella studieplaner Digitalt Klassvis Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Per skola klass Avgångsbetyg eller samlat betygsdokument X Per klass Avbrottselever studieplan med betyg Årskurs Personnrordning Överklaganden X Personnrordning Inaktualitet Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 1 år Korrigering av första klasslistan under året så att komplett lista med ändringar finns efter läsåret Efter elev Original till vederbörande 10 år 1 år Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras 47

49 Förvaltning: Barn- och utbildning, Särskild utbildning för vuxna Delegationsbeslut angående elever 1 år Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) Plan mot kränkande behandling enligt skollagen kap. 6 samt dokumentation av arbetet med aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen Omgående Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Digitalt Kronologiskt Ska upprättas årligen. Ska innehålla åtgärder som påbörjas eller genomföras under det kommande läsåret. Skickas till förvaltningen senast 31 december. Arkiveras av nämndsekreterare i egen serie. Läggs ut på resp. enhets hemsida 48

50 Förvaltning: Barn- och utbildning, Elevhälsan Elevhälsovårdsjournaler / digitalt Intyg om allergi Födelsetal (Tillbud olycksfall elever t.o.m därefter hanterar föräldrarna anmälan till försäkringsbolaget) Personnrordning I elevhälsovårdsjournal Tester och utredningar av skolpsykolog Personnrordning Mappar Sammanställning av screening utförda av specialpedagog Läsårsvis Läs- och skrivutredningar utförda av specialpedagog Bokstavsordning Mappar Matematikutredningar utförda av specialpedagog Bokstavsordning Mappar Utvecklingsbedömning utförda av specialpedagog Bokstavsordning Mappar Utredningsmaterial kränkande behandling Personnrordning När elev 2 år 3 år efter elev 6 år Se beslut BUN och KF samt rutiner skolhälsovårdsjournaler, sid Datajournaler skriv ut på svenskt arkiv 80 papper för arkivering Efter år 9 Sorteras i personnummerordning innan de lämnas till et Efter år 9 Sorteras i personnummerordning innan de lämnas till et Efter år 9 Sorteras i personnummerordning innan de lämnas till et Efter elev Original utredning diarieförs på förvaltningen tillsamman med anmälan Förvaras i skolans elevakt/ förskolans barnakt 49

51 Förvaltning: Barn- och utbildning, Elevhälsan Pedagogisk och social bedömning Personnrordning Efter elev Förvaras i skolans elevakt/förskolans barnakt Utredning PUFF (hög frånvaro) Personnrordning Efter elev Förvaras i skolans elevakt Skolpsykologjournal med underlag som t.ex. testmaterial Personnrordning Mappar 3 år efter elev Sammanställning över journaler som överlämnats till annan huvudman, ska innehålla namn, personnummer, vart de överlämnas samt att samtycke inhämtats Kronologisk ordning Original lämnas till KF för beslut om avhändande. lämnas till et 50

52 Barn- o utbildningsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Rektorsassistenterna Centralarkivet BUN 41/2009 Dnr 2009/ Riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST - Extens, barnomsorgs- och elevregister Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för uppgifter i kommunens barnomsorgs- och elevregister. En arbetsgrupp har på uppdrag från chefsgruppen arbetat fram ett förslag på riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST-Extens, barnomsorgs- och elevregister, och hur personuppgifterna får gallras/flyttas. Beredning Förslag på riktlinjer förbehandling av personuppgifter i IST, barnomsorgsoch elevregister Arbetsutskottet 30/2009 Beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST-Extens, barnomsorgs- och elevregister och för hur personuppgifter får gallras/flyttas. 51

53 Riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST, barnomsorgs- och elevregister Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för uppgifter i IST, kommunens barnomsorgs- och elevregister. Behandlingen av personuppgifter ska följa dataskyddsförordningen (GDPR) och dataskyddslagen. Grunduppgifterna i IST hämtas från befolkningsregistret som uppdateras automatiskt via Skatteverket. De fält för övrig information som finns i registret får endast användas för uppgifter om skolskjuts. Känsliga uppgifter som t.ex. uppgifter om sjukdom får inte läggas in. Ansvarig att ta ut lista för skolpliktsbevakning är utsedd skoladministratör. Rektor är ansvarig för att kontrollera uppgifterna på skolpliktsbevakningslistan. Barn och elever med skyddade personuppgifter hanteras manuellt i pärm som endast ett fåtal har tillgång till. Alla uppgifter som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen ska skrivas ut på papper och följa tidsfristerna i dokumenthanteringsplanen. Personuppgifterna som är digitalt förvarade i registren i IST ska gallras enligt följande: 52

54 Register för /överflyttning Ansvarig Personalregistret Gallras direkt då person slutar Skoladministratör för resp. enhet Personaluppgifter för tjänstlediga läggs Ej aktiv Skoladministratör för resp. enhet Barnomsorgsregistret Gallras 10 år efter avlutad aktivitet Skoladministratör för resp. enhet Barnomsorgskö Gallras efter 2 år. Systemansvarig Elevuppgifter grundskola, aktuella elevuppgifter Elevuppgifterna flyttas till AVG efter år 9 Skoladministratör för resp. enhet år 1-9, läggs i enhet för respektive skola Register AVG Gallras efter 3 år. Systemansvarig Elevuppgifter, elever i grundskolan som flyttar Elevuppgifterna flyttas till enhet FLYTTAT direkt Skoladministratör för resp. enhet till annan kommun vid flytt Register FLYTTAT Gallras 3 år efter flytt Systemansvarig Register EXTERN, elevuppgifter, elever Gallras en gång per år efter skolplikt upphört Systemansvarig som går i andra kommuner STÅL aktuella elevuppgifter gymnasiet Uppgifter flyttas till STUP, AVBROTT; AVG, AVGGR Skoladministratör för resp. enhet när de inte är aktuella längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) STUP elevuppgifter, gymnasieelever med Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Skoladministratör för resp. enhet studieuppehåll papper) AVBROTT elevuppgifter, gymnasieelever som Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Skoladministratör för resp. enhet hoppar av, byter skola, flyttar papper) AVG elevuppgifter, gymnasieelever som Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Skoladministratör för resp. enhet slutfört gymnasieutbildning (studenter) papper) 53

55 AVG GR elevuppgifter, prövning vid gymnasiet Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Skoladministratör för resp. enhet (för högre grundskolebetyg) papper) GYMNASIESÄR aktuella elevuppgifter, Uppgifter flyttas till AVG GYMN SÄR när de inte är aktuella Skoladministratör för resp. enhet Gymnasiesärskolan längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) AVG GYMN SÄR elevuppgifter, elever som Gallras 10 år efter avslutad aktivitet (handlingar som ska Skoladministratör för resp. enhet gymnasiesärskolan bevaras skrivs ut på papper) SÄRVUX aktuella elevuppgifter, vuxenutbildning Uppgifter flyttas till AVG SÄRVUX när de inte är aktuella Skoladministratör för resp. enhet för människor med utvecklingsstörning längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) AVG SÄRVUX elevuppgifter, elever som Gallras 10 år efter avslutad aktivitet (handlingar som ska Skoladministratör för resp. enhet Särvux bevaras skrivs ut på papper) VUX aktuella elevuppgifter, vuxenutbildning Uppgifter flyttas till AVB VUX, AVG VUX när de inte är Skoladministratör för resp. enhet aktuella längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) SFI aktuella elevuppgifter, svenska för invandrare Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Skoladministratör för resp. enhet papper) VUX EXTERN elevuppgifter, elever på vuxen- Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Skoladministratör för resp. enhet utbildning i andra kommuner papper) AVB VUX elevuppgifter, elever som avbrutit Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Skoladministratör för resp. enhet vuxenutbildning papper) AVG VUX elevuppgifter, elever som slutfört Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Skoladministratör för resp. enhet vuxenutbildning papper) AVG 98 VUX elevuppgifter, hopsamlade uppgifter Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Skoladministratör för resp. enhet m elever i vuxenutbildning innan år 1998 papper) HUMU aktuella elevuppgifter, musikskolan Uppgifterna flyttas till HU MU HI när de inte är aktuella Skoladministratör för resp. enhet längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) HU MU HI elevuppgifter, elever som Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut Skoladministratör för resp. enhet musikskolan på papper) 54

56 Riktlinjer för behandling av personuppgifter i Infomentor Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för uppgifter i Infomentor. Behandlingen av personuppgifter ska följa dataskyddsförordningen (GDPR) och dataskyddslagen. Grunduppgifterna i Infomentor hämtas automatiskt via Extens. De fält för övrig information som finns i registret får endast användas för uppgifter om skolskjuts. Känsliga uppgifter som t.ex. uppgifter om sjukdom får inte läggas in. Barn och elever med skyddade personuppgifter hanteras manuellt i pärm som endast ett fåtal har tillgång till. Alla uppgifter som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen ska skrivas ut på papper och följa tidsfristerna i dokumenthanteringsplanen. 55

57 Personuppgifterna som är digitalt förvarade i registren i Infomentor ska gallras enligt följande: Register för /överflyttning Ansvarig Personalregistret Gallras direkt då person slutar Skoladministratör för resp. enhet Personaluppgifter för tjänstlediga läggs Inaktiv Skoladministratör för resp. enhet Elevuppgifter grundskola, aktuella elevuppgifter Gallras 3 år efter åk 9 Skoladministratör för resp. enhet år 1-9, läggs i enhet för respektive skola Elevuppgifter, elever i grundskolan som flyttar Elevuppgifterna flyttas till enhet SLUTAT direkt Skoladministratör för resp. enhet till annan kommun vid flytt Elevuppgifter gymnasiet, aktuella elevuppgifter, Gallras efter år 3 Skoladministratör på resp. enhet läggs i resp. elevträd Elevuppgifter, elever på gymnasiet som flyttar, Elevuppgifterna flyttas till enhet SLUTAT direkt Skoladministratör för resp. enhet hoppar av, byter skola Register SLUTAT Gallras 3 år efter elev oavsett klass Skoladministratör för resp. enhet 56

58 Barn- o utbildningsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Skolsköterskorna Arkivet BUN 63/2008 Dnr 2007/ Hantering av skolhälsovårdsjournaler Enligt Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan ska idag originalet av skolhälsovårdsjournalen bevaras och endast kopior får lämnas ut. Skolsköterskorna har påtalat att de tycker att skolhälsovårdsjournalerna ska följa eleven under hela skoltiden och att det är så man gör i andra kommuner inom länet. Enligt Sveriges kommuner och landstings cirkulär 2005:23 bör uppgifter ur skolhälsovårdsjournalen följa eleven under hela skoltiden Överlämnande till annan skolhälsovård sker efter samtycke från vårdnadshavare/elev som nått sådan mognad att han/hon kan ta ställning ensam eller tillsammans med vårdnadshavare. Överlämnande av originaljournal till annan myndighets skolhälsovård kan ske först efter Kommunfullmäktiges beslut. Nämndsekreterare Lena Carlsson har tagit fram ett förslag på rutiner för hantering av skolhälsovårdsjournaler. Under arbetet med förslaget har ärendet diskuterats med jurister hos Sveriges kommuner och landsting, kommunens jurist, skolsköterskorna, kommunarkivet samt arkivarier i andra kommuner och i landstinget. Barn- och utbildningsnämnden beslutade , 55/2007, att föra bort ärendet från dagordning i avvaktan på träff med de andra kommunerna i länet. Kanslichef Magnus Blomberg och arkivtjänsteman Gunilla Malmström har varit på träff med andra kommuner. En ny patientdatalag har trätt ikraft. Enligt medicinskt ansvarig skolsköterska innebär inte den nya patientdatalagen någon ändrad rutin beträffande av journaler. Ett nytt digitalt journalsystem för skolhälsovården i Kalmar län är på gång. Beredning Lena Carlssons förslag på rutiner Arbetsutskottet 44/2008 Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna rutiner för hantering av skolhälsovårdsjournaler vid elevs flyttning m.m. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att tillsvidare inte gallra journaler. Barn- och utbildningsnämnden föreslår Kommunfullmäktige besluta att överlämnande av skolhälsovårdsjournaler i original får ske till annan myndighet 57

59 under förutsättning att samtycke från vårdnadshavare/elev som uppnått sådan mognad att han/hon kan ta ställning ensam eller tillsammans med vårdnadshavare har inhämtats. Överlämnande av skolhälsovårdsjournaler gäller endast för upprättade journaler och beslut måste fattas årligen vid det tillfälle överlämnande ska ske, t.ex. inför skolstart. 58

60 Barn- och utbildningsförvaltningen er skolhälsovårdsjournaler er för hantering av skolhälsovårdsjournaler vid elevs flyttning mm erna bygger dels på att kommunens skolhälsovårdsjournal följer eleven vid flyttningar och dels på att landstinget i Kalmar län be att bevara samtliga barnhälsovårdsjournaler (BVC-journaler) för framtiden. 1. Efter överlämnande från barnhälsovården förvaras BVC-journalen tillsammans med skolhälsovårdsjournalen, men i eget omslag, lätt urskiljbar och handlingar får inte tillföras eller avlägsnas från BVC-journalen. 2. Denna dubbla journal följer barnet inom kommunens skolhälsovård till utgången av grundskolan. Till gymnasiet överlämnas skolhälsovårdsjournaler för elever från högstadieskolorna. Journaler för elever som inte går vidare på kommunens gymnasium arkiveras. Journaler för elever som går vidare på andra kommuners gymnasium överlämnas dit efter förfrågan, samtycke och beslut. BVC-journalerna i original återlämnas till landstinget för bevarande efter avslutad grundskola. Leveransen till landstinget ordnas av skolsköterskorna. 3. elevs flyttning inom kommunens skolor följer den dubbla journalen eleven. elevs flyttning till annan kommun inom länet medföljer den dubbla journalen under förutsättning av att samtycke från vårdnadshavare/elev som uppnått sådan mognad att han/hon kan ta ställning ensam eller tillsammans med vårdnadshavaren har inhämtats elevs flyttning till annan kommun utanför länet medföljer skolhälsovårdsjournalen samt kopia av BVC-journalen under förutsättning av att samtycke från vårdnadshavare/elev som uppnått sådan mognad att han/hon kan ta ställning ensam eller tillsammans med vårdnadshavare har inhämtats. BVC-journalen i original förvaras av skolsköterskorna inför levereras till landstinget. Inför varje skolstart fattar Kommunfullmäktige beslut att aktuella skolhälsovårdsjournaler enligt lista får överlämnas. Listan sammanställs av respektive skolsköterska och ska innehålla namn, personnummer, vart de överlämnas samt att samtycke inhämtats. av listan lämnas till kommunens arkiv. 59