Dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämndens verksamheter

Transkript

1 för barn- och utbildningsnämndens verksamheter Antagen av barn- och utbildningsnämnden , 78/2017 Gäller från

2 Alla handlingar som inkommit eller upprättats inom verksamheterna tillhör myndigheten och ska gallras/bevaras enligt den antagna dokumenthanteringsplanen. ar som ska bevaras måste skrivas ut på papper. Register som t.ex. IST Extens och Infomentor måste gallras. Inga personuppgifter som inte är aktuella får sparas i register enligt Personuppgiftslagen. Se särskilda riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST sid och för Infomentor sid Dokumenthanteringsplanen är uppdelad så att först kommer förvaltningsövergripande handlingar. Sedan följer verksamhetsspecifika handlingar uppdelat per verksamhet. För övriga ekonomi- och personalhandlingar som inte finns med i den här planen ska handlingsplan upprättad av ekonomikontoret respektive personalkontoret följas. överlämnande till et ska handlingarna vara gallrade. ar rörande person ska alltid ha personnummer och sorteras i personnummerordning. Användandet av sociala medier i tjänsten sker på uppdrag från närmaste chef. Det ska också anmälas till och godkännas av kommunens informationssekreterare och i övrigt följa kommunens riktlinjer för sociala medier samt att behandlingen av personuppgifter ska anmälas till nämnden. Gallring sker enligt antagna sregler. En gång i halvåret eller inför stora förändringar ska en skärmdump sparas och arkiveras. 1

3 ar hittas under förvaltningsövergripande om de rör fler verksamheter. Rör det bara en viss verksamhet hittas de i den verksamhetsspecifika delen Förvaltningsövergripande Sid. Allmänt 3-4 Personal 5-7 Verksamheter Central förvaltning 8-10 Förskola och fritidshem Grundskola inkl. förskoleklass Grundsärskola Antagningen, gymnasiet 24 Gymnasieskola Gymnasiesärskola Musikskola Vuxenutbildning inkl. sfi Särskild utbildning för vuxna Elevhälsan Bilagor Riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST Riktlinjer för behandling av personuppgifter i Infomentor Hantering av skolhälsovårdsjournaler Beslut om dokumenthantering

4 Förvaltning: Barn- och utbildning, Allmänt förvaltningsövergripande ( Arbetsplatsträff protokoll Kronologisk Korrespondens som inte är rutinmässig eller finns bevarad centralt Nyckellista Kronologisk Bok/pärm Inventarielistor Kronologisk Avtal Kronologisk Hyreskontrakt - ritningar Kronologisk 3 år Enligt samverkansavtalet Hålls aktuell Se anmärkning 2 år efter 2 år efter 3 år Om det förs på papper Om databehandling uppdateras, under ständig bearbetning Kommunens egna lokaler har tekniska kontoret original på Personalens utvärdering av verksamheten Mapp 3 år Sammanställningen splan kränkande särbehandling 3 år Brandsynsprotokoll X Gallras vid nästa syn Loggar, e-postlistor och cookies Digitalt Original hos räddningstjänsten KSAU /2003 3

5 Förvaltning: Barn- och utbildning, Allmänt förvaltningsövergripande ( Enkäter Sammanställning bevaras EU projekt beskrivning och originalcheck 3 år SAM - Delegation av arbetsuppgifter till lärare Kronologiskt i pärm Protokoll från rektorsgrupp och ledningsgrupper Kronologiskt 3 år 2 år Svar på enkäter gallras efter 2 år, sammanställningen bevaras 2 år efter Information och inlägg som kommunens skapat på ett socialt medium som kommunen ansvarar för Svar på inlägg på ett socialt medium som kommunen ansvarar för Skärmdump av sidor på sociala medier som kommunen ansvarar för En gång per halvår eller vid stor förändring Gallras fortlöpande vid Gallras fortlöpande vid En gång i halvåret eller vid stora förändringar ska en skärmdump av de sidor kommunen är aktiv på lämnas till et 4

6 Förvaltning: Barn- och utbildning, Personal förvaltningsövergripande ( Anställningsavtal Personnrordning Personuppgift t.ex. utdrag ur personregister och anställningshandlingar Reseräkningar för traktamente/arvode/resor förtroendevalda Personnrordning X Personnrordning Semesteransökan X Personnrordning Ledighetsansökningar enskilda angelägenheter X I personakt Ledighetsansökningar för längre pensionsgrundande X Personnrordning ledigheter Läkarintyg personal X Personnrordning Hälsodeklaration vid nyanställning samt ev. nyanställningsundersökningar Kronologisk Utfärdade betyg - intyg X Personnrordning Personakt Personnrordning Mappar Se personakt Se personakt Original i personakt Kopior kan gallras vid Original i personakt Kopior kan gallras vid 1 år Original till lönekontoret 1 år Original till den sökande Gäller ansökningar på papper, inte via Personec Original till den sökande 2 år (Rehab bevaras) Se personakt Se personakt Se personakt När person Original i personakt Kopior kan gallras vid Den intyget gäller behåller originalet Gallras efter 2 år om det inte ingår i rehabärende Original i personakt Original till vederbörande i personakt Förvaras på personalkontoret 5

7 Förvaltning: Barn- och utbildning, Personal förvaltningsövergripande Ansökningshandlingar och Curriculum Vitae CV som ej har fått tjänsten Ansökningshandlingar och Curriculum Vitae CV från person som får tjänst ( Digitalt I Aditro recruit 3 år KF 119/2006 gallras 2 år efter det att ansökningstiden gått ut. Om den sökande begär så ska ansökningshandlingarna återlämnas. Ansökningshandlingar, som inte avser viss ledigförklarad tjänst, får återlämnas eller gallras omedelbart. Digitalt Se Personakt Utvecklingssamtal personal Tystnadsplikt I personakt Fortbildningskort Bokstavsordning Individuella utvecklingsplaner Rehabiliteringsutredning X Hos pers. konsult eller akten Matrikelkort X Personnrordning Se personakt Original i personakt Skrivs ut på papper Personakt till när person slutar Under pågående utredning hos pers. konsulten. I akt efter avslutad utredning. Rensas då personakter avställs Original hos lönekontoret 6

8 Förvaltning: Barn- och utbildning, Personal förvaltningsövergripande ( Annonser om lediga tjänster Digitalt Refnr. ordning Förteckning tillsättningar Digitalt Förvaras ihop med annonserna Arbetsskadeanmälningar personal X Personnrordning 2 år i kommunens digitala system för rekrytering Offentliga jobb 2 år i kommunens digitala system för rekrytering Offentliga jobb Original hos personalavdelningen Tillbud personal Kronologiskt Original i personakt till sekr. i BUSG för sammanställning statistik Utdrag ur polisens belastningsregister X I personakt 1 år Är endast giltiga i ett år Delegationsbeslut personalärende Personalakt Fördelning av arbetsmiljöuppgifter till pedagoger Läsårsvis Intyg om legitimation och/eller examensbevis I personakt Rektors delegation till annan anställd I diariet Lämnas till BUK för diarieföring och arkivering. behålls i verksamheten. Viktigt med nytt datum när ny upprättas. 7

9 Förvaltning: Barn- och utbildning, Central förvaltning ( Protokoll BUN Kronologisk i kassavalv Föredragningslista och kallelse BUN Kronologisk i kassavalv Kallelsekopia inklusive kopior på handlingar BUN X Kronologisk Protokoll AU Kronologisk i kassavalv Föredragningslista och kallelse AU Kronologisk i kassavalv Kallelsekopia inklusive kopior på handlingar AU X Kronologisk Protokoll MBL Kronologisk i kassavalv Arkivlista avslutade ärende Digitalt Server Diariekort Digitalt Från år 2000 Ärendekort Server Diarieförda handlingar Sort. diarieplan Närarkivet 2 år 2 år Sitter ihop med protokollet 2 år 2 år 2 år Sitter ihop med protokollet 2 år Utskrift årligen Utskrift årligen 2 år 3 år Sortering efter diarienummer 2 år Sortering efter diarienummer 2 år 8

10 Förvaltning: Barn- och utbildning, Central förvaltning ( Diarieplan Digitalt Server Postlista Kronologisk Inkomna cirkulär X Kronologisk Inkomna nyhetsbrev mm X Kronologisk Inkomna medd. kännedom m.m. X Bokstavsordning Div. Kurs och konferensinbjudan X Bokstavsordning Kurspärm Underlag för beräkning av arvode och reseersättning för förtroendemän X Kronologisk Korrespondens av tillfällig betydelse Bokstavsordning Godkännande postöppning Mapp Sekretessbevis ledamöter Bokstavsordning Utskrift årligen 2 år Sorteras efter diarieplan Sitter främst bland diarieförda handl. 2 år Svenska kommunförbundet Utb. departementet, Skolverket, IT och lärande 10 år 2 år Original hos lönekontoret 2 år ny mandatperiod 9

11 Förvaltning: Barn- och utbildning, Central förvaltning ( Statistik uppgifter som lämnats till Statistiska centralbyrån Förteckning register över de elever som hör hemma i kommunen men går i skolan i annan kommun Barn- och utbildningsnämndens samverkanskommitté protokoll X Kronologisk Underrättelse från polisen Kronologisk Rapport anmälda delegationsbeslut Kronologiskt Anmälan av behandlingar av personuppgifter till personuppgiftsombudet Kronologiskt 1 år 3 år Original hos controller 2 år 2 år Original hos nämndsekreterare Beslut om utsedda beslutsattestanter Diarieförs 2 år Delegationsbeslut, förvaras i diariet Avrop på ramavtal gällande inventarier, material och Diarieförs 2 år Delegationsbeslut, förvaras i diariet tjänster inom ramen för fastställd budget Pressmeddelande Kronologiskt 2 år Insamlade handlingsplaner, riskanalyser och revisioner - SAM Kronologiskt 2 år 2 år Alla original av handlingsplaner, riskanalyser och revisioner samlas på förvaltningen 10

12 Förvaltning: Barn- och utbildning, Förskola och fritidshem ( förvaring Före ev. Förteckning över barn i respektive förskola och fritidshem Digitalt Läsårsvis Server Ansökningar om förskola eller fritidshem Kronologisk Schema barn Personnrordning Mappar Kölistor Digitalt Server 1 år Skrivs ut på papper för bevaring Tas ut 15 feb. och 15 sept. varje år 1 år efter Inaktuell = barnet är placerat, köplats uppsagd ny ansökan inte gjorts (Enligt RA-FS 2002:2) När ny lista upprättats. Internkontroll, arbetsmiljö, psykosocial arbetsmiljö 3 år Sammanställning bevaras. Förvaras hos rektor, kopia till BUSK Föräldraråd protokoll Kronologisk 3 år Närvaroschema tidigare dagjournal Kronologisk 2 år Besiktningsprotokoll t.ex. luft m.m. X Kronologisk Kemikalieförteckning + varuinformation Hålls aktuell Matavtal pedagogisk måltid Original hos tekniska- eller miljö kontoret Original skickas till lönekontoret 11

13 Förvaltning: Barn- och utbildning, Förskola och fritidshem ( förvaring Före ev. Tillstånd från föräldrarna att barn får åka i personalbil Avdelning Uppgifter om vårdnadshavares inkomster Bokstavsordning Ansökan och beslut om nedsättning eller befrielse av avgift Personnrordning Barnets akt Uppsägning av plats i förskola eller fritidshem Kronologisk ar och beslut om avstängning Personnrordning Barnets akt Verksamhetsplan/lokal arbetsplan/målformulering Kronologisk Närvaro vilande plats Kronologisk ar och beslut rörande barn med särskilda behov, åtgärdsprogram eller handlingsplan Avtal om barnomsorg Personnrordning Barnets akt Byte av omsorgsform Kronologiskt 10 år efter inkomståret 2 år 1 år När barnet slutar 3 år 10 år 1 år Efter barnet Se anmärkning 10 år 1 år Original i barnets akt Gallras 2 år efter avtalstidens utgång 12

14 Förvaltning: Barn- och utbildning, Förskola och fritidshem ( Före ev. Gallring Olycksfall barn Personnrordning 2 år Original i pärm hos förskolechef, i skolhälsovårdsjournalen för fritidsbarn. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll Tillbud barn Personnrordning Akt Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Delegationsbeslut angående barn Diariet eller elevakt 1 år Original bevaras i barnets akt. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG för sammanställning statistik Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Delegationsbeslut av barn- och utbildningschef diarieförs Delegationsbeslut av rektor eller förskolechef diarieförs och förvaras i elevakt 13

15 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass ( Beslut om anpassad studiegång, särskild undervisningsgrupp eller särskild undervisning Personnrordning ar om modersmålsundervisning Personnrordning Sammanställning av elever som får undervisning i svenska som andra språk Anmälan till sociala eller polis Personnrordning Intyg om avgång med ofullständigt slutbetyg Personnrordning Dokumentation av gjorda stödinsatser Personnrordning Protokoll från arbetslagskonferenser Kronologisk Protokoll från klasskonferenser/klassråd Kronologiskt Protokoll från lokala samverkansgrupper, föräldraråd eller elev-/elevsamråd /läsår 1 år Kronologisk Lokala arbetsplaner/verksamhetsplaner Kronologisk Efter elev Efter elev Jämställs med betyg Efter elev Efter åk 9 Original till nya kommunen. till vårdnadshavare och elevakt. Efter åk 9 3 år Lämnas till skoladministratörerna för förvaring och arkivering 3 år Lämnas till skoladministratörerna för förvaring och arkivering 3 år 3 år 14

16 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass ( Timplaner som visar tillämpningen av läroplanen 3 år Inte läro- och nationella kursplaner, de bevaras av regering skolverk Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Bokstavsordning 1 år Förteckning läromedel Kronologisk 1 år Följesedlarna bevaras Sammanställning över resultat samt elevlösningar i Per ämne Omgående nationella prov i svenska och svenska som andra språk Sammanställning över resultat i nationella prov i andra Per ämne Omgående ämnen än svenska och SvA Elevlösningar i nationella prov i andra ämnen än Per ämne 5 år Förvaras på skolan till det gallras svenska och SvA Kartonger Förteckning om elevers placering under PRAO SYV 3 år Olika från år till år alla har inte PRAO Sammanställning av diagnostiska prov eller screening Per år- Personnrordning Elevkort Digitalt Gallras 5 år efter år 9 3 år om officiell karaktär Övriga gallras vid Proven gallras 15

17 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar ( Per skola klass Betygskataloger + prövning Per klass Ledighetsansökan från elev Bokstavsordning In- och utflyttningsanmälan Bokstavsordning Avgångsbetyg X Per klass Dokumentation från utvecklingssamtal Klassvis 1 år Korrigering av första klasslistan under året så att komplett lista med ändringar finns efter läsåret Efter åk 9 Eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras Gallras dock tidigast vid läsårets slut Efter åk 9 Original till vederbörande Individuella utvecklingsplaner med skriftliga omdömen Digitalt efter åk 3, 6 och 9 Omgående Olycksfall elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Dock senast vid avslutad skolgång Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper Arkiveras efter åk 3, 6 och 9 Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll 16

18 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass ( Tillbud elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Blankett inskrivning av elev Personnrordning Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk ar rörande samtycken enligt PUL t.ex. för bilder på hemsidan Personnrordning ar och beslut om disciplinära åtgärder Personnrordning Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG för sammanställning statistik Undertecknad av båda vårdnadshavarna Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter elev Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Personnrordning Överklaganden X Personnrordning Efter åk 9 Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras 17

19 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass ( Delegationsbeslut angående elever Diariet eller elevakt Skriftliga bedömningar efter åk 9 vid betyg F Per klass Betygskatalog Delegationsbeslut av barn- och utbildningschef diarieförs Delegationsbeslut av bitr. barn- och utbildningschef, eller rektor förvaras i elevakt Efter åk 9 Original till elev i samband med slutbetyg. i betygskatalog. Förteckning över fördelning av premier och stipendier Per klass 1 år Förvaras med betygskatalogen Ordningsregler Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper vid läsårsstart Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) 1 år Den pedagog som producerar ett läromedel lämnar ett ex. för arkivering Terminsbetyg Beslut om svenska som andra språk Personnrordning ar rörande buss-/skolkort 2 år Om elev inte fått slutbetyg behålls terminsbetyget Ansökan om förlängt barnbidrag X Personnrordning 18

20 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola ( Protokoll från elevvårdskonferenser Personnrordning Protokoll från klasskonferenser Kronologisk Protokoll från arbetsenhetskonferenser Kronologisk er med bl.a. åtgärdsprogram Personnrordning När elev Ansökan till särskolan med underlag Personnrordning Beslut om mottagande i grundsärskolan Personnrordning Psykologiska utredningar Personnrordning Pedagogiska utredningar Personnrordning Medicinska utredningar Personnrordning Sociala utredningar Personnrordning Efter elev Originalet till elevakt när elev slutar 3 år (Minnesanteckningar behöver inte bevaras) 3 år (Minnesanteckningar behöver inte bevaras) När elev När elev När elev När elev När elev När elev In- och utskrivning i särskolan 19

21 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola ( Studieintyg om genomgången utbildning Personnrordning Förlängt barnbidrag X Personnrordning Betygskatalog Per klass Olycksfall elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Tillbud elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Beslut om anpassad studiegång Personnrordning ar om modersmålsundervisning och svenska som andra språk Personnrordning Anmälan till sociala eller polis Personnrordning När elev Åk 9 Efter åk 9 Ev. förkortningar och sifferkoder förklaras Efter elev Efter elev Efter elev Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll Jämställs med betyg 20

22 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola ( Intyg om avgång med ofullständigt slutbetyg Personnrordning Dokumentation av gjorda stödinsatser Personnrordning Elevvårdsöverläggningar/klassgenomgång/överlämning mellan stadier Protokoll från lokala samverkansgrupper, föräldraråd eller elev-/elevsamråd Kronologiskt Kronologisk Lokala arbetsplaner/verksamhetsplaner Kronologisk Kursplaner eller timplaner som visar tillämpningen av läroplanen Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Bokstavsordning Förteckning läromedel Kronologisk Förteckning om elevers placering under PRAO SYO Efter åk 9 Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg och följer detta Efter åk 9 3 år 3 år 3 år 3 år Inte läro- och nationella kursplaner, de bevaras av regering skolverk 1 år 1 år Följesedlarna bevaras Elevkort Digitalt Gallras 5 år efter år 9 3 år 21

23 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar ( Per skola klass Fotokatalog Årsvis Bokhylla Ledighetsansökan från elev Bokstavsordning In- och utflyttningsanmälan Bokstavsordning Skadeanmälan elev X Kronologisk Slutbetyg eller samlat betygsdokument X Per klass Dokumentation från utvecklingssamtal Klassvis 1 år Korrigering av första klasslistan under året så att komplett lista med ändringar finns efter läsåret 1 år Gallras dock tidigast vid läsårets slut 1 år Originalet via skolsköterskan till försäkringsbolaget, kopia till BUSK Efter åk 9 Original till vederbörande Individuella utvecklingsplaner med skriftliga omdömen Digitalt efter åk 3, 6 och 9 Blankett inskrivning av elev Personnrordning Överklaganden X Personnrordning Dock senast vid avslutad skolgång Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper Arkiveras efter åk 3, 6 och 9 Undertecknad av båda vårdnadshavarna Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras 22

24 Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola ( Delegationsbeslut angående elever Diariet eller elevakt Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Delegationsbeslut av barn- och utbildningschef diarieförs Delegationsbeslut av bitr. barn- och utbildningschef eller rektor förvaras i elevakt Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad Ordningsregler Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper vid läsårsstart Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) 1 år Den pedagog som producerar ett läromedel lämnar ett ex. till arkivet 23

25 Förvaltning: Barn- och utbildning, Antagningen ( Personlistor slutlig antagning Läsårsvis Ansökningshandlingar Läsårsvis Tidskriftssamlare Förteckning över elever på annan ort Läsårsvis Överklaganden Kronologisk Delegationsbeslut angående elever 3 år 3 år 1 år Antagna elever efter avslutad skola Ej antagna efter avlutat reservintag Antagningsstatistik, t.ex. antagna per utbildning och behörighet Digitalt 1 år 24

26 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola ( Protokoll från skolkonferenser Kronologisk Protokoll från klasskonferens Årskursvis Tjänstefördelning Personnrordning Personakt Elevlösningar, nationella prov i svenska och svenska som andra språk Sammanställning över resultat i nationella prov i svenska och svenska som andra språk Elevlösningar och sammanställning över resultat i nationella prov i andra ämnen än svenska Per ämne Kartonger Per ämne Kartonger Per ämne Kartonger Prövningar/betyg Personnrordning Timplaner Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Schema Digitalt Klassvis Schemaansvarig 3 år Original på rektorsexpeditionen 10 år Minnesanteckningar bevaras inte 5 år När person slutar 1 år 1 år 1 år Utskrift från Extens 5 år Tas ut på papper för arkivering efter avlutat skolgång, sätts separat 1 år 5 år Med uppgifter om tillval (även spec. och särskild undervisning) Nya scheman ca 5 ggr/år 25

27 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola ( Betygskatalog Klassvis-År 1 år Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. Slutbetyg/samlat betygsdokument, examens- och studiebevis X Klassvis 1 år Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkod förklaras. Original till elev Terminsbetyg Utdrag ur betygskatalog 1 år CSN statistik Program vid avslutning Kronologisk Busskort ansökan Klassvis Lån av bärbardator Lista Kontoansökan IT Klassvis Läromedelsbeställning + följesedel X Kronologisk 1 år 2 år Original till köparen Följesedlar och kopia av beställning bevaras 26

28 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola Agenda terminsvis ( / Digitalt Kronologisk Ansökningar och beslut om inackorderingsbidrag Bokstavsordning Individuell studieplan enligt SL 16 kap. 25 eller 17 kap. 7 3 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Digitalt Personnrordning 3 år 10 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper Åtgärdsprogram Personnrordning När elev Protokoll från möte kring enskild elev Personnrordning När elev Specialarbete/projektarbete Klassvis-År 3 år 5 år Förteckning sätts först i betygskatalog Praktikbedömningar Klassvis Avbrottselever utdrag ur betygskatalog Årskurs Personnrordning Gallras vid Olycksfall elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal 1 år Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll 27

29 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola ( Tillbud elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Protokoll från programråd Lämnas till Barn- och utbildnings kontoret Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 2 år Originalet lämnas till Barn- och utbildningskontoret för att meddelas till BUN och diarieföras Skolkataloger t.ex. fotokataloger eller motsvarande Kronologiskt 1 år ar rörande samtycke enligt PuL t.ex. för bilder på hemsidan Personnrordning ar och beslut om disciplinära åtgärder Personnrordning Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Samtycke bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter elev Delegationsbeslut angående elever Ej antagning som gallras vid Förteckning över Arbetsplatsförlagt lärande (APL) placeringar Program 1 år 28

30 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola ( Dokumentation för säkrade Arbetsplatsförlagt lärande 1 å (APL) platser Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foto, diabild, videoinspelning, multimediepresentation) Protokoll från elevsamråd Kronologiskt Elevkort Digitalt Gallras 5 år efter elev Individuellt val, utbudsbroschyr Kronologiskt 1 år 1 år Den pedagog som producerar ett läromedel lämnar ett ex. för arkivering 1 år Ansökan och beslut om stödundervisning När elev 29

31 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola ( Protokoll från elevvårdskonferenser Personnrordning Protokoll från arbetsenhetskonferenser Kronologisk er och Åtgärdsprogram Personnrordning När elev Ansökan till särskolan Personnrordning Beslut om mottagande av elev i gymnasiesärskolan Personnrordning Psykologiska utredningar Personnrordning Pedagogiska utredningar Personnrordning Medicinska utredningar Personnrordning Sociala utredningar Personnrordning Intyg om genomgången utbildning Personnrordning Efter elev Originalet till elevakt när elev slutar 3 år (Minnesanteckningar behöver inte bevaras) När elev När elev När elev När elev När elev När elev När elev In- och utskrivning i särskolan 30

32 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola ( Personuppgifter Personnrordning Förlängt barnbidrag X Personnrordning Betygskatalog Per klass Olycksfall elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Tillbud elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal ar om modersmålsundervisning och svenska som andra språk Personnrordning Anmälan till sociala eller polis Personnrordning Protokoll från lokala samverkansgrupper, föräldraråd eller elevråd/elevsamråd Kronologisk 1 år Ev. förkortningar och sifferkoder förklaras Efter elev Efter elev 3 år Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 31

33 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola ( Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Bokstavsordning 1 år Förteckning läromedel Kronologisk 1 år Följesedlarna bevaras Förteckning om elevers placering under APL Hos programutvecklare 3 år Individuella studieplaner enligt SL 18 kap. 15 Digitalt 3 år 10 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Per skola klass Skolkataloger Per skola, klass Boxar Fotokatalog Årsvis Bokhylla Ledighetsansökan från elev Bokstavsordning In- och utflyttningsanmälan Bokstavsordning Avgångsbetyg eller samlat betygsdokument X Per klass 1 år Korrigering av första klasslistan under året så att komplett lista med ändringar finns efter läsåret 1 år 1 år Efter elev Gallras dock tidigast vid läsårets slut Original till vederbörande 32

34 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola ( Dokumentation från utvecklingssamtal Klassvis CSN statistik 1 år Dock senast vid avslutad skolgång Program vid avslutning Kronologisk Busskort ansökan Klassvis Län av bärbar dator Lista Kontoansökan IT Klassvis Ansökningar och beslut om inackorderingsbidrag Bokstavsordning Avbrottselever studieplan med betyg Årskurs Personnrordning Överklaganden X Personnrordning Lokala arbetsplaner/verksamhetsplaner Kronologisk 3 år 10 år 3 år Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras 33

35 Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola ( Delegationsbeslut angående elever Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) 1 år Den pedagog som producerar ett läromedel lämnar ett ex. för arkivering 34

36 Förvaltning: Barn- och utbildning, Musikskola ( Protokoll från personalkonferenser Kronologisk Slutligt schema Per lärare Inventarieförteckning instrument Instrument + nr Kartotek Program för uppspelningar och konserter Kronologisk Elevkort Per skola ar 1 år 3 år Dagordningen sitter ihop med protokollet 3 år Ett ex. med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras 3 år 3 år Efter elev Uppgifter om inskrivningstermin, skola och instrument Elevförteckning Digitalt Per lärare 3 år Tas ut på papper för arkivering. Anmälan till musikskola Sort. I olika led 3 år Närvarolista elev Per lärare 3 år Under förutsättning att bearbetning, kontroll, redovisn. revision är slutförd Låneförbindelse instrument Instrumentordn. Listor obetalda avgifter X Kronologisk 3 år Bör finnas kvar tills kontroll och ev. krav verkställts Bevakning sköts av ek. kontoret 35

37 Förvaltning: Barn- och utbildning, Musikskola ( Kölista 1 lista Musse Combo utskick Kronologisk Antagning av elever till musikskolan 3 år Delegationsbeslut Avgiftsbefrielse i vissa fall 3 år Delegationsbeslut Avstängning från plats i musikskolan p.g.a. ej betalda avgifter Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Olycksfall elever Personnrordning Tillbud elever Personnrordning 3 år Delegationsbeslut Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara 1 år Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 1 år Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 36

38 Förvaltning: Barn- och utbildning, Vuxenutbildning inkl. sfi ( Protokoll från vux.konferenser ingår i vux.forum Årskursvis Lokala kursplaner bilaga till betyg Tjänstefördelning Personnrordning Svar på nationella prov, samtliga ämnen som genomförts inom vuxenutbildningen och svenska för invandrare Per ämne Kartonger Prövningar Personnrordning Kurslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Kursvis 5 år Original på rektorsexpedition Minnesanteckningar bevaras inte 1 år Läsårsvis nya planer 3 år Blad från schemaprogram 3 år 10 år 5 år Med uppgifter om tillval (även spec. och särskild undervisning) Betygskatalog Kursvis-År Omgående Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. Leverereras till et i juni och december. Slutbetyg/samlat betygsdokument X Kursvis Omgående Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. Original till elev. Leverereras till et i juni och december. Schema Digitalt 3 år Schemaansvarig 37

39 Förvaltning: Barn- och utbildning, Vuxenutbildning inkl. sfi ( CSN statistik CSN statistik Läromedelsbeställning + följesedel X Kronologisk Interkommunala ersättningar Språktester i svenska för invandrare (SFI) Kronologisk När eleven av sin utbildning Betyg/intyg SFI Personnrordning Närvarolistor Månad/år ar rörande samtycke enligt PuL t.ex. för bilder på hemsidan Personnrordning ar och beslut om disciplinära åtgärder Personnrordning Individuell studieplan enligt SL 20 kap. 8 Klassvis 2 år Original till köparen Följesedlar och kopia av beställning bevaras 3 år Förteckning eller register över elever som hör hemma i kommunen bevaras Omgående Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. Levereras till et i juni och december. 3 år Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter elev Omgående Levereras till et i juni och december. 38

40 Förvaltning: Barn- och utbildning, Vuxenutbildning inkl. sfi ( Elevlösningar och sammanställning över resultat i nationella slutprov/ämnesprov i svenska Elevlösningar och sammanställning över resultat i nationella prov i andra ämnen än svenska Per ämne Kartonger Per ämne Kartonger Överklaganden X Personnrordning Delegationsbeslut angående elever 5 år 1 år Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) Olycksfall elever Personnrordning Tillbud elever Personnrordning 1 år Den pedagog som producerar ett läromedel lämnar ett ex. för arkivering 1 år Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 1 år Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 39

41 Förvaltning: Barn- och utbildning, Särskild utbildning för vuxna ( Protokoll från elevvårdskonferenser Personnrordning Efter elev er/åtgärdsprogram Personnrordning När elev Ansökan till särskolan Personnrordning Beslut om mottagande av elev i särskild utbildning för vuxna Personnrordning Intyg om genomgången utbildning Personnrordning Personuppgifter Personnrordning Betygskatalog Per klass ar om modersmålsundervisning och svenska som andra språk Protokoll från lokala samverkansgrupper, eller elevråd/elevsamråd Personnrordning Kronologisk Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Bokstavsordning Originalet till elevakt när elev slutar När elev När elev In- och utskrivning i särskolan När elev 3 år Ev. förkortningar och sifferkoder förklaras Efter elev 3 år 1 år 40

42 Förvaltning: Barn- och utbildning, Särskild utbildning för vuxna ( Olycksfall elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Tillbud elever Personnrordning Se elevhälsovårdjournal Förteckning läromedel Kronologisk Individuella studieplaner Digitalt Klassvis Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Per skola klass Skolkataloger Per skola, klass Boxar Ledighetsansökan från elev Bokstavsordning In- och utflyttningsanmälan Bokstavsordning Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSG Sammanställning i BUSG-protokoll 1 år Följesedlarna bevaras Inaktualitet 1 år Korrigering av första klasslistan under året så att komplett lista med ändringar finns efter läsåret 1 år Gallras dock tidigast vid läsårets slut 41

43 Förvaltning: Barn- och utbildning, Särskild utbildning för vuxna ( Avgångsbetyg eller samlat betygsdokument X Per klass Avbrottselever studieplan med betyg Årskurs Personnrordning Överklaganden X Personnrordning Delegationsbeslut angående elever Efter elev 10 år Original till vederbörande Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) 1 år Den pedagog som producerar ett läromedel lämnar ett ex. för arkivering 42

44 Förvaltning: Barn- och utbildning, Elevhälsan ( Elevhälsovårdsjournaler / digitalt Intyg om allergi Födelsetal (Tillbud olycksfall elever t.o.m därefter hanterar föräldrarna anmälan till försäkringsbolaget) Personnrordning I elevhälsovårdsjournal Tester och utredningar av skolpsykolog Personnrordning Mappar Sammanställning av screening utförda av specialpedagog Läsårsvis Läs- och skrivutredningar utförda av specialpedagog Bokstavsordning Mappar Matematikutredningar utförda av specialpedagog Bokstavsordning Mappar Utvecklingsbedömning utförda av specialpedagog Bokstavsordning Mappar Utredningsmaterial kränkande behandling Personnrordning När elev 2 år 3 år efter elev 6 år Se beslut BUN och KF samt rutiner skolhälsovårdsjournaler, sid Datajournaler skriv ut på svenskt arkiv 80 papper för arkivering Efter år 9 Sorteras i personnummerordning innan de lämnas till et Efter år 9 Sorteras i personnummerordning innan de lämnas till et Efter år 9 Sorteras i personnummerordning innan de lämnas till et Efter elev Original utredning diarieförs på förvaltningen tillsamman med anmälan Förvaras i skolans elevakt/ förskolans barnakt 43

45 Förvaltning: Barn- och utbildning, Elevhälsan ( Pedagogisk och social bedömning Personnrordning Efter elev Förvaras i skolans elevakt/förskolans barnakt Utredning PUFF (hög frånvaro) Personnrordning Efter elev Förvaras i skolans elevakt Skolpsykologjournal med underlag som t.ex. testmaterial Personnrordning Mappar 3 år efter elev Sammanställning över journaler som överlämnats till annan huvudman, ska innehålla namn, personnummer, vart de överlämnas samt att samtycke inhämtats Kronologisk ordning Original lämnas till KF för beslut om avhändande. lämnas till et 44

46 Barn- o utbildningsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Rektorsassistenterna Centralarkivet BUN 41/2009 Dnr 2009/ Riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST - Extens, barnomsorgs- och elevregister Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för uppgifter i kommunens barnomsorgs- och elevregister. En arbetsgrupp har på uppdrag från chefsgruppen arbetat fram ett förslag på riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST-Extens, barnomsorgs- och elevregister, och hur personuppgifterna får gallras/flyttas. Beredning Förslag på riktlinjer förbehandling av personuppgifter i IST, barnomsorgsoch elevregister Arbetsutskottet 30/2009 Beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST-Extens, barnomsorgs- och elevregister och för hur personuppgifter får gallras/flyttas. 45

47 Riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST, barnomsorgs- och elevregister Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för uppgifter i IST, kommunens barnomsorgs- och elevregister. Enligt Personuppgiftslagen (1998:204) 9, ska den personuppgiftsansvarige se till att: a) personuppgifter behandlas bara om det är lagligt, b) personuppgifter alltid behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed, c) personuppgifter samlas in bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, d) personuppgifter inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in, e) de personuppgifter som behandlas är adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen, f) inte fler personuppgifter behandlas än som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen, g) de personuppgifter som behandlas är riktiga och, om det är nödvändigt, aktuella, h) alla rimliga åtgärder vidtas för att rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga med hänsyn till ändamålen med behandlingen, och i) personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. I fråga om första stycket d gäller dock att en behandling av personuppgifter för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål inte skall anses som oförenlig med de ändamål för vilka uppgifterna samlades in. Personuppgifter får bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål under längre tid än som sagts i första stycket i. Personuppgifterna får dock i sådana fall inte bevaras under en längre tid än vad som behövs för dessa ändamål. Personuppgifter som behandlas för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål får användas för att vidta åtgärder i fråga om den registrerade bara om den registrerade har lämnat sitt samtycke eller det finns synnerliga skäl med hänsyn till den registrerades vitala intressen. Barn- och utbildningsnämnden beslutade , 58, godkänna informationsblanketter om personuppgiftslagen i barnomsorgen och personuppgiftslagen i skolan som ska delas ut till samtliga barn/elever inom nämndens verksamheter eller till deras vårdnadshavare. Barn- och utbildningsnämnden beslutade , 48, om policy för skolornas/förskolornas webbsidor och för behandling av personuppgifter inom nämndens verksamhet. Barn- och utbildningsnämnden har en dokumenthanteringsplan för handlingar som inkommit eller upprättats inom verksamheterna som tillhör myndigheten och hur de ska gallras/bevaras. Utöver det behövs riktlinjer för hur personuppgifter i IST barnomsorgs- och elevregister får behandlas och för hur personuppgifter gallras/flyttas. 46

48 Riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST, barnomsorgs- och elevregister Grunduppgifterna i IST hämtas från befolkningsregistret som uppdateras en gång per vecka av skoladministratörerna. Ansvarig att beställa uppgifterna från Skatteverket är systemansvariga för IST. De fält för övrig information som finns i registret får endast användas för uppgifter om skolskjuts. Känsliga uppgifter som t.ex. uppgifter om sjukdom får inte läggas in. Ansvarig att ta ut lista för skolpliktsbevakning är systemansvarig. Rektor är ansvarig för att kontrollera uppgifterna på skolpliktsbevakningslistan. Barn och elever med skyddade personuppgifter hanteras manuellt i pärm som endast ett fåtal har tillgång till. Har de endast skyddad adress tas de med i IST men med en markering som ska fungera som en varningssignal så att en noggrann prövning görs innan några uppgifter om personen lämnas ut. Alla uppgifter som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen ska skrivas ut på papper svenskt arkiv 80 och följa tidsfristerna i dokumenthanteringsplanen. Personuppgifterna som är digitalt förvarade i registren i IST ska gallras enligt följande: 47

49 Register för /överflyttning Ansvarig Personalregistret Gallras direkt då person slutar Assistent för resp. enhet Personaluppgifter för tjänstlediga läggs Ej aktiv Assistent för resp. enhet Barnomsorgsregistret Gallras 10 år efter avlutad aktivitet Assistent för resp. enhet Barnomsorgskö Gallras efter 2 år. Systemansvarig Elevuppgifter grundskola, aktuella elevuppgifter Elevuppgifterna flyttas till AVG efter år 9 Assistent för resp. enhet år 1-9, läggs i enhet för respektive skola Register AVG Gallras efter 5 år. Systemansvarig Elevuppgifter, elever i grundskolan som flyttar Elevuppgifterna flyttas till enhet FLYTTAT direkt Assistent för resp. enhet till annan kommun vid flytt Register FLYTTAT Gallras 3 år efter flytt Systemansvarig Register EXTERN, elevuppgifter, elever Gallras en gång per år efter skolplikt upphört Systemansvarig som går i andra kommuner STÅL aktuella elevuppgifter gymnasiet Uppgifter flyttas till STUP, AVBROTT; AVG, AVGGR Assistent för resp. enhet när de inte är aktuella längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) STUP elevuppgifter, gymnasieelever med Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet studieuppehåll papper) AVBROTT elevuppgifter, gymnasieelever som Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet hoppar av, byter skola, flyttar papper) AVG elevuppgifter, gymnasieelever som Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet slutfört gymnasieutbildning (studenter) papper) AVG GR elevuppgifter, prövning vid gymnasiet Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet (för högre grundskolebetyg) papper) 48

50 GYMNASIESÄR aktuella elevuppgifter, Uppgifter flyttas till AVG GYMN SÄR när de inte är aktuella Assistent för resp. enhet Gymnasiesärskolan längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) AVG GYMN SÄR elevuppgifter, elever som Gallras 10 år efter avslutad aktivitet (handlingar som ska Assistent för resp. enhet gymnasiesärskolan bevaras skrivs ut på papper) SÄRVUX aktuella elevuppgifter, vuxenutbildning Uppgifter flyttas till AVG SÄRVUX när de inte är aktuella Assistent för resp. enhet för människor med utvecklingsstörning längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) AVG SÄRVUX elevuppgifter, elever som Gallras 10 år efter avslutad aktivitet (handlingar som ska Assistent för resp. enhet Särvux bevaras skrivs ut på papper) VUX aktuella elevuppgifter, vuxenutbildning Uppgifter flyttas till AVB VUX, AVG VUX när de inte är Assistent för resp. enhet aktuella längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) SFI aktuella elevuppgifter, svenska för invandrare Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet papper) VUX EXTERN elevuppgifter, elever på vuxen- Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet utbildning i andra kommuner papper) AVB VUX elevuppgifter, elever som avbrutit Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet vuxenutbildning papper) AVG VUX elevuppgifter, elever som slutfört Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet vuxenutbildning papper) AVG 98 VUX elevuppgifter, hopsamlade uppgifter Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet m elever i vuxenutbildning innan år 1998 papper) HUMU aktuella elevuppgifter, musikskolan Uppgifterna flyttas till HU MU HI när de inte är aktuella Assistent för resp. enhet längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) HU MU HI elevuppgifter, elever som Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut Assistent för resp. enhet musikskolan på papper) 49

51 Behandling av personuppgiftet i Infomentor Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för uppgifter i Infomentor. Enligt Personuppgiftslagen (1998:204) 9, ska den personuppgiftsansvarige se till att: a) personuppgifter behandlas bara om det är lagligt, b) personuppgifter alltid behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed, c) personuppgifter samlas in bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, d) personuppgifter inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in, e) de personuppgifter som behandlas är adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen, f) inte fler personuppgifter behandlas än som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen, g) de personuppgifter som behandlas är riktiga och, om det är nödvändigt, aktuella, h) alla rimliga åtgärder vidtas för att rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga med hänsyn till ändamålen med behandlingen, och i) personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. I fråga om första stycket d gäller dock att en behandling av personuppgifter för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål inte skall anses som oförenlig med de ändamål för vilka uppgifterna samlades in. Personuppgifter får bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål under längre tid än som sagts i första stycket i. Personuppgifterna får dock i sådana fall inte bevaras under en längre tid än vad som behövs för dessa ändamål. Personuppgifter som behandlas för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål får användas för att vidta åtgärder i fråga om den registrerade bara om den registrerade har lämnat sitt samtycke eller det finns synnerliga skäl med hänsyn till den registrerades vitala intressen. Barn- och utbildningsnämnden beslutade , 58, godkänna informationsblanketter om personuppgiftslagen i förskolan och personuppgiftslagen i skolan som ska delas ut till samtliga barn/elever inom nämndens verksamheter eller till deras vårdnadshavare. Barn- och utbildningsnämnden beslutade , 48, om policy för skolornas/förskolornas webbsidor och för behandling av personuppgifter inom nämndens verksamhet. Barn- och utbildningsnämnden har en dokumenthanteringsplan för handlingar som inkommit eller upprättats inom verksamheterna som tillhör myndigheten och hur de ska gallras/bevaras. Utöver det behövs riktlinjer för hur personuppgifter i Infomentor får behandlas och för hur personuppgifter gallras eller flyttas. 50

52 Riktlinjer för behandling av personuppgifter i Infomentor Grunduppgifterna i Infomentor från befolkningsregistret som uppdateras en gång per vecka av skoladministratörerna. Ansvarig att beställa uppgifterna från Skatteverket är systemansvariga för Infomentor. De fält för övrig information som finns i registret får endast användas för uppgifter om skolskjuts. Känsliga uppgifter som t.ex. uppgifter om sjukdom får inte läggas in. Barn och elever med skyddade personuppgifter hanteras manuellt i pärm som endast ett fåtal har tillgång till. Alla uppgifter som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen ska skrivas ut på papper svenskt arkiv 80 och följa tidsfristerna i dokumenthanteringsplanen. 51

53 Personuppgifterna som är digitalt förvarade i registren i Infomentor ska gallras enligt följande: Register för /överflyttning Ansvarig Personalregistret Gallras direkt då person slutar Skoladministratör för resp. enhet Personaluppgifter för tjänstlediga läggs Inaktiv Skoladministratör för resp. enhet Elevuppgifter grundskola, aktuella elevuppgifter Gallras efter år 9 Skoladministratör för resp. enhet år 1-9, läggs i enhet för respektive skola Elevuppgifter, elever i grundskolan som flyttar Elevuppgifterna flyttas till enhet SLUTAT direkt Skoladministratör för resp. enhet till annan kommun vid flytt Elevuppgifter gymnasiet, aktuella elevuppgifter, Gallras efter år 3 Skoladministratör på resp. enhet läggs i resp. elevträd Elevuppgifter, elever på gymnasiet som flyttar, Elevuppgifterna flyttas till enhet SLUTAT direkt Skoladministratör för resp. enhet hoppar av, byter skola Register SLUTAT Gallras 3 år efter elev oavsett klass Skoladministratör för resp. enhet 52

54 Barn- o utbildningsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Skolsköterskorna Arkivet BUN 63/2008 Dnr 2007/ Hantering av skolhälsovårdsjournaler Enligt Barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan ska idag originalet av skolhälsovårdsjournalen bevaras och endast kopior får lämnas ut. Skolsköterskorna har påtalat att de tycker att skolhälsovårdsjournalerna ska följa eleven under hela skoltiden och att det är så man gör i andra kommuner inom länet. Enligt Sveriges kommuner och landstings cirkulär 2005:23 bör uppgifter ur skolhälsovårdsjournalen följa eleven under hela skoltiden Överlämnande till annan skolhälsovård sker efter samtycke från vårdnadshavare/elev som nått sådan mognad att han/hon kan ta ställning ensam eller tillsammans med vårdnadshavare. Överlämnande av originaljournal till annan myndighets skolhälsovård kan ske först efter Kommunfullmäktiges beslut. Nämndsekreterare Lena Carlsson har tagit fram ett förslag på rutiner för hantering av skolhälsovårdsjournaler. Under arbetet med förslaget har ärendet diskuterats med jurister hos Sveriges kommuner och landsting, kommunens jurist, skolsköterskorna, kommunarkivet samt arkivarier i andra kommuner och i landstinget. Barn- och utbildningsnämnden beslutade , 55/2007, att föra bort ärendet från dagordning i avvaktan på träff med de andra kommunerna i länet. Kanslichef Magnus Blomberg och arkivtjänsteman Gunilla Malmström har varit på träff med andra kommuner. En ny patientdatalag har trätt ikraft. Enligt medicinskt ansvarig skolsköterska innebär inte den nya patientdatalagen någon ändrad rutin beträffande av journaler. Ett nytt digitalt journalsystem för skolhälsovården i Kalmar län är på gång. Beredning Lena Carlssons förslag på rutiner Arbetsutskottet 44/2008 Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna rutiner för hantering av skolhälsovårdsjournaler vid elevs flyttning m.m. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att tillsvidare inte gallra journaler. Barn- och utbildningsnämnden föreslår Kommunfullmäktige besluta att överlämnande av skolhälsovårdsjournaler i original får ske till annan myndighet 53