Varberg och Falkenbergs kommuner

Transkript

1 Varberg och Falkenbergs kommuner Plats och tid Sammanträdesrum Albertina, Norrgatan 16 Varberg, kl. 13:30-15:20 ande Lena Carlbom, ordförande, Falkenberg (C) Ulla Svensson, vice ordförande, Varberg (S) Ingegerd Rönnbäck, Falkenberg (S) Rune Samuelsson, Falkenberg (M) Ingemar Andersson, Varberg (C) Madelene Thomsen, Varberg (M) Ersättare - ej tjänstgörande Gösta Alness, Varberg (M) Monika Törnwall, Falkenberg (MP) Anna Bresche, Falkenberg (S) Övriga deltagande Linda Jonsson Chef överförmyndarförvaltningen Annika Källberg Haknert, sekreterare Anna Ehrnberg, handläggare Sebastian Larsson handläggare, 68-71, Anna Thörn, handläggare, 68-71, 78, 113 Marianne Wallenberg, handläggare, Seat Veselinov, handläggare, Utses att justera Ulla Svensson Sekreterare Annika Källberg Haknert Paragraf Ordförande Lena Carlbom Justerande Ulla Svensson

2 Öfn 68 Godkännande av dagordning 1. Godkänna dagordningen. Beskrivning av ärendet Dagordningen godkänns.

3 Öfn 69 Anmälan om eventuellt jäv 1. Det finns inget beslut att rapportera. Beskrivning av ärendet Ingen av ledamöterna anmäler att jäv föreligger.

4 Öfn 70 Ordförandebeslut 1. Det finns inget beslut att rapportera.

5 Öfn 71 Information om dataskyddsförordningen 1.det finns inget beslut att rapportera. Beskrivning av ärendet Information till nämnden och förvaltningen angående dataskyddsförordningen vad den innebär och förberedelser inför den.

6 Öfn 72 Sammanfattning från länsträff och tillgänglighetsdag 1.Det finns inget beslut att rapportera Beskrivning av ärendet *Överförmyndarnämnden i Varberg/Falkenberg höll i länsträffen för Hallands län den 17 april. Överförmyndarnämnden tycker att det är bra med länsträffar. Det ger bl a möjlighet till erfarenhetsutbyte. Överförmyndarnämnden i Varberg/Falkenberg betonar vikten av bra tillgänglighet och geografisk närvaro, hög servicegrad och öppenhet. Hur utbildning av ställföreträdare arrangeras ser olika ut på respektive förvaltning. Förnärvarande arrangerar överförmyndarförvaltningen i Varberg/Falkenberg sina utbildningar i egen regi och tillhandahåller dem gratis. I Kungsbacka har överförmyndarnämnden lejt ut utbildningsinsatserna. Ställföreträdare får också betala för att gå utbildningen. *I Varberg arrangerade kommunen en tillgänglighetsdag den 13 april Fokus var främst på fysisk tillgänglighet bl a till Varberg Direkt och badanläggningar. Överförmyndarnämnden anser att det är bra att prata tillgänglighet och är positiva till att ha blivit inbjudna. Överförmyndarnämnden kan se ett värde i att vidareutveckla tillgänglighetsdiskussionen till att även omfatta andra perspektiv än fysisk tillgänglighet, såsom tillgänglighet för personer med psykisk ohälsa.

7 Öfn 73 Information från förvaltningen 1.det finns inget beslut att rapportera. Beskrivning av ärendet Linda Jonsson informerar nämnden om läget på förvaltningen. *Nästan alla ärenden, ca 60 st, avseende ensamkommande barn som är uppskrivna i ålder har avslutats fr o m april. Ungefär 5 st har överklagat överförmyndarnämndens beslut. *Granskningen av årsräkningar sker i ungefär samma takt som förra året. Generellt är det svårt att prioritera granskning av årsräkningar framför andra arbetsuppgifter. Förvaltningen har beslutat att införa granskningsveckor och ska börja med riktade utbildningar i redovisning varannan vecka. Sedan tidigare har handläggarna granskningsdagar en gång i veckan. En något högre sjukfrånvaro under våren, som inte är arbetsrelaterad, har gett en högre arbetsbelastning på förvaltningen. Detta har medfört att förvaltningen ligger sämre till med handläggningen över lag. *Överförmyndarförvaltningen har annonserat i lokaltidningar om ställföreträdare till svårare uppdrag. Ett tiotal intresseanmälningar har kommit in. Linda Jonsson går igenom dessa. Överförmyndarnämnden anser att det är viktigt att den gruppen av ställföreträdare som kan tänka sig att ta svårare uppdrag också erbjuds riktad utbildning t ex gällande psykisk ohälsa, hot och våld. Ställföreträdarna bör också få möjlighet till större tillgång till service från förvaltningen. Arvodet påverkas, enligt överförmyndarnämndens riktlinjer, utefter svårighet i uppdraget. Nämnden ställer frågor om förvaltningens uppfattning om hur vanligt det är att ställföreträdare blir utsatta för hot. Förvaltningens uppfattning är att det förekommer emellanåt. Ett par förvaltare har polisanmält sina huvudmän för hot

8 och det förekommer då och då att förvaltare begär sig entledigade p g a att de upplever sig hotade av sina huvudmän. Nämnden föreslår att det i samband med rekrytering av ställföreträdare kan tas upp att det kan förekomma hot i vissa svårare uppdrag.

9 Öfn 74 Månadsrapport februari fastställa månadsrapport för mars 2018 avseende Falkenbergs del av den gemensamma verksamheten. sunderlag Månadsrapport mars Falkenberg. Övervägande Redovisningen avser Falkenbergs del av den gemensamma verksamheten då Varberg inte redovisar månadsrapport för mars månad. Februari månadsrapport beslutas om i bilaga. Protokollsutdrag: Ekonomiavdelningen Falkenbergs kommun

10 Öfn 75 Verksamhetsplan Fastställa verksamhetsplan för år sunderlag Verksamhetsplan Beskrivning av ärendet Överförmyndarnämndens verksamhetsplan syftar till att konkretisera hur de (grund)uppdrag, mål och inriktningar som beskrivs i Mål- och inriktningsdokumentet ska nås och efterlevas. Planen beskriver också prioriterade fokusområden och tar ut riktningen för verksamheten den närmsta tiden. Den innehåller även en uppföljningsplan som visar hur grunduppdragen och måluppfyllelse ska mätas. Verksamhetsplanen följer värdkommunen Varbergs riktlinjer. Övervägande Verksamhetsplan lämnas i bilaga. Protokollsutdrag: Kommunkansliet Varbergs kommun Kommunkansliet Falkenbergs kommun

11 Öfn 76 Komplettering av Överförmyndarnämndens delegationsordning 1. Uppdatera delegationsordning på så sätt att överförmyndarchef, Linda Jonsson, ges rätt att teckna personuppgiftsbiträdesavtal i samband med tecknande av avtal om inköp eller försäljning av varor/tjänster. 2. Uppdatera delegationsordning på så sätt att överförmyndarchef, Linda Jonsson, ges rätt att teckna personuppgiftsbiträdesavtal som inte sker i samband med annat avtal. sunderlag Utdrag ur delegationsordning avsnitt bakgrund samt kommunallagen 6 kap och 7 kap Beskrivning av ärendet Delegationsordningen uppdaterades i sin helhet den Nämnden finner behov av att komplettera uppdateringen avseende 6 kap kommunallagen. Övervägande En nämnds möjlighet att delegera framgår av 6 kap kommunallagen. En nämnd får uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. En nämnd får även uppdra åt en anställd att besluta enligt 7 kap anderätten får inte delegeras när det gäller: -ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet -framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats -ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt -ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller -ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras.

12 En nämnd får uppdra åt ordföranden, eller en annan ledamot som nämnden har utsett, att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Med anledning av dataskyddsförordningen som träder i kraft den 25 maj 2018 ska överförmyndarnämnden teckna personuppgiftsbiträdesavtal med bl a företaget som tillhandahåller överförmyndarnämndens ärendehanteringssystem. Överförmyndarnämnden behöver uppdatera sin delegationsordning daterad på så sätt att överförmyndarchef, Linda Jonsson, ges rätt att teckna personuppgiftsbiträdesavtal i samband med tecknande av avtal om inköp eller försäljning av varor/tjänster. Behov finns även av att uppdatera delegationsordning på så sätt att överförmyndarchef, Linda Jonsson, ges rätt att teckna personuppgiftsbiträdesavtal som inte sker i samband med annat avtal.

13 Öfn 77 Dataskyddsombud överförmyndarnämnden 1. utse Marcus Andersson till dataskyddsombud för överförmyndarnämnden från och med 29 maj 2018 till och med 28 juni 2018, 2.utse Kerstin Glittmark till dataskyddsombud för överförmyndarnämnden från och med den 29 juni Beskrivning av ärendet Dataskyddsförordningen, GDPR, innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Förordningen börjar gälla 25 maj 2018 och ersätter då personuppgiftslagen, PuL. Respektive nämnd och bolag är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom sin verksamhet. Enligt dataskyddsförordningen ska varje nämnd utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska enligt dataskyddsförordningen, artikel 39, bland annat ha följande uppgifter: Att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet och de anställda som behandlar personuppgifter om deras skyldigheter enligt förordningen Att övervaka efterlevnaden av förordningen och ge information till och utbilda personal Att på begäran ge råd vad gäller konsekvensbedömningen avseende dataskydd och övervaka genomförandet Att samarbeta med tillsynsmyndigheten Att fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling, inbegripet förhandssamråd och vid behov samråda i andra frågor. Beskrivning av ärendet Dataskyddsförordningen, GDPR, innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Förordningen börjar gälla 25 maj 2018 och ersätter då personuppgiftslagen, PuL.

14 Respektive nämnd och bolag är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom sin verksamhet. Enligt dataskyddsförordningen ska varje nämnd utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska enligt dataskyddsförordningen, artikel 39, bland annat ha följande uppgifter: Att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet och de anställda som behandlar personuppgifter om deras skyldigheter enligt förordningen Att övervaka efterlevnaden av förordningen och ge information till och utbilda personal Att på begäran ge råd vad gäller konsekvensbedömningen avseende dataskydd och övervaka genomförandet Att samarbeta med tillsynsmyndigheten Att fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling, inbegripet förhandssamråd och vid behov samråda i andra frågor. En annan förändring är att de nya reglerna ställer krav på dataskyddsombudets kompetens och placering i organisationen. Den person som utses måste ha tillräcklig kunskap om dataskydd och ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer, sakkunskap och förmåga att utföra uppgifterna. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen och ska rapportera till organisationens ledning. Övervägande Efter diskussioner med kommunerna i Halland har man kommit överens om att anställa två gemensamma dataskyddsombud för Kungsbacka, Varberg, Falkenberg, Hylte och Laholm. Ett av ombuden ska främst arbeta mot Kungsbacka och Varberg och det andra mot Falkenberg, Hylte och Laholm. Målet är att de två dataskyddsombuden ska samverka och gemensamt ta ställning i övergripande frågeställningar. För Kungsbacka och Varberg har Kerstin Glittmark anställts och hon börjar sin tjänstgöring 29 juni Fram till detta datum föreslås att respektive nämnd utser befintligt personuppgiftsombud till dataskyddsombud. Nuvarande personuppgiftsombud för överförmyndarnämnden är Annika Källberg Haknert. Nuvarande personuppgiftsombud för kommunstyrelsen Varberg är Marcus Andersson. Ekonomi och verksamhet Kungsbacka och Varberg delar på kostnaden för det gemensamma dataskyddsombudet. Medel finns avsatta för tjänsten.

15 Protokollsutdrag: Kommunkansliet Varbergs kommun Kommunkansliet Falkenbergs kommun

16 Öfn Sekretessärenden enligt 32 kap. 4 Offentlighets- och sekretesslagen

17 Öfn 114 Skrivelser för kännedom a)utdrag ur sammanträdesprotokoll Varbergs kommun, kommunstyrelse Ks 21, Dnr 2017/0177, Årsredovisning 2017 för kommunstyrelsen b)utdrag ur sammanträdesprotokoll Varbergs kommun, kommunstyrelse Ks 59, Dnr KS 2018/0099, Månadsrapport för Varbergs kommun januarifebruari 2018 c)utdrag ur sammanträdesprotokoll Varbergs kommun, kommunstyrelser Ks 65, Dnr 2016/0533, Strategi mot våldsbejakande extremism d)utdrag ur sammanträdesprotokoll Falkenbergs kommun, kommunfullmäktige , KS , Politisk organisation e)inbjudan till kommunstyrelsens ordförande och kommunchef gällande utökad samverkan inom överförmyndarens verksamhet f)information från Migrationsverket, Två år med bosättningslagen så här kommer Migrationsverket att arbeta framöver g)skl:s cirkulär 18:14, Socialnämndens anmälningsskyldighet i frågor som rör god man, förvaltare samt vissa vårdnads- och förmynderskapsfrågor h)skl:s cirkulär 18:10 Överenskommelse om Traktamentsavtal TRAKT T i)skl:s cirkulär 18:17, Vårpropositionen och vårändringsbudgeten för 2018 j) Anteckningar från länsträff för Hallands län

18