Varberg och Falkenbergs kommuner

Transkript

1 Varberg och Falkenbergs kommuner Plats och tid Sammanträdesrum Albertina, Norrgatan 16 Varberg, kl. 13:30-14:50 ande Lena Carlbom, ordförande, Falkenberg (C) Ulla Svensson, vice ordförande, Varberg (S) Ingegerd Rönnbäck, Falkenberg (S) Rune Samuelsson, Falkenberg (M) Ingemar Andersson, Varberg (C) Madelene Thomsen, Varberg (M) Ersättare - ej tjänstgörande Gösta Alness (M), Varberg Malin Kjellberg, Varberg (S) Monika Törnwall, Falkenberg (MP) Övriga deltagande Utses att justera Linda Jonsson Chef överförmyndarförvaltningen Annika Källberg Haknert, sekreterare Anna Thörn, Sebastian Larsson, Madelene Thomsen Sekreterare Annika Källberg Haknert Paragraf Ordförande Lena Carlbom Justerande Madelene Thomsen BEVIS/ANSLAG Protokollet är justerat. Justering har tillkännagetts genom anslag. Organ Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum 11 december 2017 Datum då anslaget sätts upp 19 december 2017 Datum då anslaget tas ned 10 januari 2018 Förvaringsplats för protokollet Överförmyndarförvaltningen, Norrgatan 16 Varberg Underskrift Annika Källberg Haknert

2 Öfn 218 Godkännande av dagordning 1. Godkänna dagordningen Dagordningen godkänns.

3 Öfn 219 Anmälan om eventuellt jäv 1. Det finns inget beslut att rapportera. Ingen av ledamöterna anmäler att jäv föreligger.

4 Öfn 220 Ordförandebeslut 1. Det finns inget beslut att rapportera.

5 Öfn 221 Information från förvaltningen 1.det finns inte något beslut att rapportera. Linda Jonsson, chef överförmyndarförvaltningen, informerar överförmyndarnämnden. *Två personer har anställts på förvaltningen från den 1 februari En tjänst är en tillsvidareanställning. Den andra tjänsten är ett vikariat för Veronica Engh som ska gå på föräldraledighet under våren *Förnärvarande är det 10 årsräkningar som inte är färdig granskade. Alla årsräkningar är påbörjade. Dessa förväntas bli klara före årsskiftet om handlingar som behövs för att kunna granska dem inkommer. *Mycket fokus ligger på att bli klara med återsökning av arvode till gode män för ensamkommande barn. Detta är en prioriterad uppgift eftersom återsökningarna måste vara Migrationsverket tillhanda senast den 31 december *Förvaltningen planerar att ha tre utbildnings/informationstillfällen avseende årsräkningar under våren Det kommer då att finnas möjlighet att ställa frågor kring sin årsräkning. Informationstillfällen kommer att ges såväl i Varberg som Falkenberg. Ställföreträdare är välkomna till den informationsträff som passar oavsett kommuntillhörighet. *Inför granskningen av årsräkningar nästa år kommer kompletta årsräkningar att prioriteras vid granskning framför de där komplettering behöver göras. Information har gått ut till ställföreträdarna om detta.

6 Öfn 222 Personuppgiftsbiträdesavtal Draftit 1. teckna personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören Draftit AB, AVT , bilaga C. sunderlag sförslag 3 juli Personuppgiftsbiträdesavtal Draftit AB, AVT , bilaga C. Licensavtal Draftit AB, AVT Varbergs kommun har tecknat ett avtal med Draftit AB som levererar ett ITbaserat stöd för dataskyddsarbete. Draftit är en så kallad molntjänst, vilket innebär att exempelvis processorkraft, lagring och funktioner tillhandahålls av leverantör som tjänster över Internet. Den som använder en molntjänst för personuppgiftsbehandling är personuppgiftsansvarig för behandlingen även om den utförs av molntjänstleverantören eller dess underleverantör. Leverantören och alla underleverantörer som anlitas för behandlingen är den personuppgiftsansvariges personuppgiftsbiträden. Det är den personuppgiftsansvarige som ansvarar för att personuppgiftslagen andra lagar följs. Den personuppgiftsansvarige ska göra en laglighetskontroll sant genomföra en risk- och sårbarhetsanalys för att bedöma om det är möjligt att anlita molntjänstleverantören för behandling av de tänkta personuppgifterna, vilken säkerhetsnivå som är lämplig och vilka åtgärder som behöver vidtas. Ekonomi och verksamhet Kommunen har köpt en licens för att kunna använda Draftits moduler för Dataskydd och Förteckning i 14 månader till en kostnad av kr. Övervägande De personuppgifter som kommer att hanteras i systemet är främst uppgifter om kontaktpersoner i verksamheten, till exempel namn, telefonnummer och

7 mejl. Bedömningen är att det inte finns några risker med behandlingen och att den är laglig enligt personuppgiftslagen. Enligt personuppgiftslagen är dock respektive nämnd att betrakta som personuppgiftsansvarig och behöver därmed teckna ett separat personuppgiftsbiträdesavtal med Draftit. att teckna personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören Draftit AB. Protokollsutdrag: Kommunstyrelsen

8 Öfn Sekretessärende enligt 32 kap. 4 Offentlighets- och sekretesslagen.

9 Öfn 231 Skrivelser för kännedom a)utdrag ur kommunstyrelsens sammanträdesprotokoll Falkenberg den 14 november Statligt stöd för integration handläggning på överförmyndarnämnden, KS b)utdrag ur kommunfullmäktiges sammanträdesprotokoll den 28 november , Budget 2018, budgetramar 2019 och kommunplan Kommunal skattesats (AU 329, KS 266) KS , KS c)missiv till kommuner från Migrationsverket, Delutbetalning av statlig ersättning ska minska kommunernas ersättningsanspråk.

10 Öfn 232 Ägarsamråd 1. det finns inget beslut att rapportera. Ulla Svensson informerade om ägarsamrådet. Vid ägarsamrådet hölls bl a en allmän presentation av den gemensamma överförmyndarnämnden mellan Varberg och Falkenberg. Ett nytt samverkansavtal kommer att beslutas, utkastet innehåller ett förslag om att överförmyndarnämnden härefter ska närvara vid ägarsamråden mellan Varberg och Falkenbergs kommuner som hålls två gånger per år. Nästa ägarsamråd hålls i Falkenberg den 10 april 2018.

11 Öfn 233 Presidieträff med kommunernas revisorer 1.det finns inget beslut att rapportera. Överförmyndarnämnden har tidigare fått information om att presidieträff med kommunernas revisorer ska hållas den 21 februari 2018 kl 10:45. Byggnadsnämnden har ställt frågan till överförmyndarnämnden om eventuellt byte av tid mellan nämnderna skulle vara möjlig. Aktuell tid skulle i så fall vara den 13 februari kl 9:00. Om inga hinder föreligger för de som ska vara med kan överförmyndarnämnden byta tid.