Varberg och Falkenbergs kommuner

Transkript

1 Varberg och Falkenbergs kommuner Plats och tid Sammanträdesrum Albertina, Norrgatan 16 Varberg, kl. 13:30-14:50 ande Roger Kardemark, ordförande, Varberg (KD) Ralph Jirander, Varberg (M) Ingegerd Rönnbäck, Falkenberg (S) Ann-Christin Rosengren, Varberg (S) Micheline Atallah Chahoud, Falkenberg (S) Majvor Wallin, Falkenberg (S) Ersättare Ulla Svensson, Varberg (S) Rune Samuelsson, Falkenberg (M) Sven-Olof Myrén, Falkenberg (S) Övriga deltagande Veronica Engh, tf chef överförmyndarförvaltningen Annika Källberg Haknert, sekreterare Utses att justera Ann-Christin Rosengren Sekreterare Annika Källberg Haknert Paragraf Ordförande Roger Kardemark Justerande Ann-Christin Rosengren

2 Öfn 96 Godkännande av dagordning 1. godkänna dagordningen med tillägg av ett övrigt ärende. Ingegerd Rönnbäck anmäler ett ärende under övriga frågor i övrigt godkänns dagordningen.

3 Öfn 97 Anmälan om eventuellt jäv 1. det finns inget beslut att rapportera. Ingen av ledamöterna anmäler att jäv föreligger.

4 Öfn 98 Ordförandebeslut 1. Ett ordförandebeslut anmäles och lägges till handlingarna. sunderlag Ordförandebeslut den 13 maj 2019 angående tertialrapport Ett ordförandebeslut är fattat den 13 maj 2019 angående tertialrapport Ärendena anmäls till nämnden och lägges till handlingarna.

5 Öfn 99 Information från förvaltningen 1.Det finns inga beslut att rapportera. Överförmyndarförvaltningen informerade nämnden om; *Överförmyndarnämndens mål för 2020 ska tas fram. Arbete för att ta fram dessa påbörjas. *Datum för flytt till nya lokaler är bestämd till den juni. De nya förvaltningslokalerna kommer att vara i Stadshus A. *Överförmyndarförvaltningen kommer att hålla stängt v 24 för att kunna förbereda och genomföra flytten. *Plats för sammanträdet den 17 juni är ännu inte bestämd eftersom det blivit en miss i bokningen. Det finns förnärvarande ett begränsat antal sammanträdesrum i kommunens lokaler. Information kommer att lämnas till nämnden om lokal så fort det finns en lokal bokad.

6 Öfn 100 Remissvar: Motion om att polisanmäla ensamkommande som har ljugit om sin ålder. Dnr KS 2018/ Avge yttrande enligt bilaga , Motion om att polisanmäla ensamkommande som har ljugit om sin ålder. sunderlag Motion om att polisanmäla ensamkommande som har ljugit om sin ålder , begäran om yttrande , yttrande över att polisanmäla ensamkommande som har ljugit om sin ålder i bilaga. Motion har inkommit till kommunen den 12 oktober 2018 avseende att polisanmäla ensamkommande som har ljugit om sin ålder. Motionären vill att Varbergs kommun ska polisanmäla alla ensamkommande som ljugit om sin ålder för brott mot bidragsbrottslagen. De vill också att kommunen ska återkräva felaktigt utbetalda bidrag och/eller ersättningar från ensamkommande som ljugit som sin ålder. Yttrande Yttrande ges i bilaga daterad Protokollsutdrag: Kommunstyrelsens förvaltning Varbergs kommun

7 Öfn 101 Remissvar: Motion om sammanslagning av kommunens IT resurser, Dnr KS 2019/ Avge yttrande enligt bilaga : Motion om sammanslagning av kommunens IT resurser. sunderlag Motion om sammanslagning av kommunens IT resurser , begäran om yttrande , yttrande över sammanslagning av kommunens IT resurser i bilaga. Motion har inkommit till kommunen den 19 februari 2019 avseende sammanslagning av kommunens IT resurser. Motionären vill uppmärksamma att det idag finns olika IT relaterade avdelningar inom kommunens olika förvaltningar vilket de menar gör det svårare att få ett övergripande perspektiv på kommunens IT användande. Motionären menar att kommunens mål om att effektivisera verksamheterna med hjälp av digitaliseringstekniken blir betydligt svårare att uppnå genom att använda olika IT resurser inom olika förvaltningar. De menar också att skalfördelar och synergieffekter med en sammanslagen IT enhet går förlorade. Motionären vill att det utreds om en sammanslagning av all kommunal IT hantering till en central IT-avdelning med övergripande ansvar. Yttrande Yttrande ges i bilaga daterad Protokollsutdrag: Kommunstyrelsens förvaltning Varbergs kommun

8 Öfn 102 Ändrade telefontider till förvaltningen 1. Att ändra telefontider till förvaltningen enligt nedan förslag. Tillförordnad avdelningschef Veronica Engh har mottagit samtal från tillförordnad kanslichef Kristina Hylander angående de telefontider som förvaltningen har. Kanslichefen uppger att hon har varit i kontakt med kommundirektör Carl Bartler som har fått samtal från Varberg direkt om att det inte fungerar med de utsatta telefontiderna. Varberg direkt upplever att förvaltningen inte är tillgängliga under den utsatta tiden och de får ta emot en hel del samtal från personer som är missnöjda. Avdelningschefen har också varit i kontakt med Varberg direkt och de bekräftar bilden som har getts från kommundirektören via kanslichefen. De uppger att de dagligen får flera samtal från personer, både gode män och övriga, som är missnöjda över att det inte går att nå förvaltningen. De menar att allmänheten uppfattar telefontid som att det under den tiden ska kunna gå att nå någon på förvaltningen, vilket det inte alltid gör. Varberg direkt uppger också att de tidigare har varit i kontakt med förvaltningen gällande missnöjde med telefontiderna utan att ha fått något gehör och de har därför valt att ta det vidare till kommundirektören. Varberg direkts förslag är att förvaltningen minskar telefontiden och endast har öppet ett par timmar om dagen men att handläggarna då finns tillgängliga under dessa tider. De uppger att de har förståelse för att handläggarna inte kan finnas tillgängliga hela tiden under de utsatta tiderna som förvaltningen har idag (10-15), men menar då att det inte kan kallas för telefontider om inte handläggarna kan svara. Avdelningschefens uppfattning är att de telefontider som förvaltningen har idag inte är förenlig med varken förvaltningens, nämndens eller allmänhetens bästa. Inte nog med att telefontiderna inte kan upprätthållas av handläggarna, vilket leder till allmänt missnöjde bland kommuninvånarna, så får handläggarna inte heller den arbetsro de behöver för att kunna utföra sitt övriga arbete. Förvaltningens främsta uppgift får ändå anses vara att handlägga ärenden som inkommer till förvaltningen rörande förvaltarskap, godmanskap och

9 förmynderskap. Att finnas där som support för nämndens ställföreträdare och vara tillgängliga för allmänheten är något som nämnden givetvis är mån om men det måste finnas en balansgång mellan det och förvaltningens övriga arbete. På grund av ovanstående så lämnas härmed förslag på att ändra förvaltningens telefontider till att ha öppet mån-ons kl och tors kl Förvaltningen kommer framöver att arbeta hårt för att finnas på plats under de ovan föreslagna tiderna för att kunna svara i telefon. Förhoppningen är då att allmänheten ska känna att vi är mer tillgängliga men att handläggarna också ska känna arbetsro under övrig tid. Besökstiden kommer fortsatt att vara mån-fre kl och det går alltid att maila oss eller prata in meddelande på respektive handläggares telefon och bli uppringd.

10 Öfn 103 Medlemskap Föreningen Sveriges Överförmyndare 1. Bifalla medlemskap i Föreningen Sveriges Överförmyndare för överförmyndarnämndens samtliga ledamöter och ersättare under sunderlag Medlemsbrev Föreningen Sveriges Överförmyndare februari Föreningen Sveriges Överförmyndare är en ideell intresseorganisation för överförmyndare, nämndledamöter och tjänstemän. Föreningen syftar till att hjälpa sina medlemmar att fullgöra sina arbetsuppgifter genom intressebevakning, kompetenshöjning och erfarenhetsutbyte. Medlemsavgiften är 500 kronor per person och år. Medlemskapet är personligt. Övervägande Överförmyndarnämnden ser föreningen som en viktig kraft inom överförmyndarverksamheten och beslutar om medlemskap för samtliga nämndens ledamöter och ersättare enligt ovan.

11 Öfn Sekretessärenden enligt 32 kap. 4 Offentlighets- och sekretesslagen.

12 Öfn 111 Skrivelser för kännedom *Protokollsutdrag från Varbergs kommun kommunfullmäktige sammanträde den 23 april 2019 KS 2019/ Mål och inriktning *Budgetförutsättningar för åren , SKL cirkulär 19:21 *En förbättrad samordning av tillsynen och tillsynsvägledningen inom överförmyndarområdet, Statskontoret 2019:8 *Inbjudan till FSÖ-dagarna

13 Öfn 112 Inbjudan till FSÖ-dagarna. 1. det finns inget beslut att fatta. sunderlag Inbjudan till FSÖ-dagarna. Föreningen Sveriges Överförmyndare bjuder årligen in till en konferens, FSÖ-dagarna. I år är konferensen i Karlstad den augusti. Överförmyndarnämnden ger förvaltningen i uppdrag att närmare undersöka kostnaderna för att delta på konferensen med konferensavgift, hotell- och tågkostnader, samt vad det finns för utrymme i budgeten för att delta på konferensen. Överförmyndarnämnden kommer därefter att besluta hur många av nämndens ledamöter som nämnden har möjlighet att delta. Frågan tas upp igen på nästa sammanträde den 17 juni.

14 Öfn 113 Övriga frågor 1. i samband med nämndsammanträde den 17 juni bjuda överförmyndarnämndens ledamöter samt förvaltningens personal på en gemensam lunch. Ingegerd Rönnbäck anför att överförmyndarnämnden haft som tradition att vid sista sammanträdet inför sommaren samt inför jul bjuda förvaltningens personal samt samtliga förtroendevalda i överförmyndarnämnden på gemensam lunch. att bjuda de förtroendevalda i överförmyndarnämnden samt förvaltningens personal på gemensam lunch i samband med sammanträdet i juni.