Administrera i Hälsoportalen
Innehåll IKONFÖRTECKNING 3 ANSTÄLLDA 4 Sök anställd 4 Ändring av personuppgifter 6 Ändring av personliga kontakter 7 Noteringar 9 Krav på intyg 10 Lägg till anställd 11 Avsluta anställda 13 AVSLUTA SJUKANMÄLNINGAR FÖR AVSLUTADE ANSTÄLLDA 14 KONTAKTER 15 Uppdatera kontakt 16 Lägg till kontakt 21 Avdelningskontakter 22 Rehabkontakter 23 ADMINISTRERA AVDELNINGAR 24 Flytta en avdelning från avdelningar utan grupptillhörighet till en befintlig avdelningsgrupp 25 Flytta en avdelning från en avdelningsgrupp till en annan 26 Namnbyte på avdelning 27 CFAR 27 Lägga till en ny avdelningsgrupp 28 Lägga till en ny avdelning 28 Ta bort en avdelningsgrupp eller en avdelning 30 2
Ikonförteckning Visa information Visa personuppgifter. Visa den anställdes sjukhistorik. Ikonen blir röd vid upprepande sjukfrånvaro. Visa detaljer på den aktuella sjukanmälan. Ändra/Spara Ta bort/radera uppgifter. Spara uppgifter. eller Redigera uppgifter. Byt eller koppla från kontaktperson på anställda Kontakttyper 3
Anställda Under denna rubrik kan du söka fram anställda för att se och/eller ändra personuppgifter, samt lägga upp eller ta bort anställda. Sök anställd Du kan söka enskilda anställda genom olika sökmotorer, eller en kombination av dessa. Personnummer Förnamn Efternamn Anställnings id Anställningstyp Telefon- eller mobilnummer Att tänka på personnumret måste skrivas in tolvsiffrigt i en följd. 4
Du kan söka fram alla anställda genom att skriva in 19 i rutan för personnummer. Om du ska söka fram anställda på en specifik avdelning/ar kan du klicka på knappen Välj avdelningar. Då får du fram en lista där du kan bocka i önskad avdelning/ar. Sökmöjliget finns även på kostnadsställe om det finns inlagt i portalen. Om du vill söka fram en anställd som slutat tar du först bort bocken i det förinställda valet Visa endast aktiva medarbetare. Knappen Återställ tar bort gjorda val. Listan med anställda kan sorteras efter ex. Namn, Personnummer, Anst id, Avdelning, det gör du genom att klicka på rubriken. Om du inte gjort ett aktivt val sorteras listan efter namn. Du ser den anställdes sjukhistorik genom att klicka på ikonen får du upp den anställdes personuppgifter.. Genom att klicka på ikonen 5
Ändring av personuppgifter Om du ska ändra en uppgift på en anställd, söker du först fram henne/honom (se sid 4, Sök enskild anställd). Genom att klicka på ikonen bredvid namnet, får du fram den anställdes personuppgifter. Klicka sedan på knappen Redigera personuppgifter. Det är även här du ändrar kontakter som ligger på personnivå (se sid 7, Ändring av personliga kontaker). Ändringar av avdelningskontakter görs under rubriken Kontakter (se sid 15, Kontakter) Du ändrar uppgifterna genom att skriva över de gamla. När ändringarna genomförts, måste du alltid klicka på knappen Spara anställd. 6
Ändring av personliga kontakter Om du ska ändra en personlig kontakt på en anställd, söker du fram den anställde (se sid 4, Sök enskild anställd). Genom att klicka på ikonen bredvid namnet får du fram den anställdes personuppgifter. Klicka sedan på knappen Redigera personuppgifter. Personliga kontakter finner du längst ner i formuläret, använd rullisten längst till höger. Tillägg av personlig kontakt gör du genom att klicka på knappen Lägg till kontakt. Du kan ta bort en befintlig personlig kontakt genom att klicka på ikonen soptunnan. När 7
När du klickat på Lägg till kontakt får du upp formuläret nedan. Sök i första hand i rutan för adress, skriv in mailadressen, mobil- eller faxnumret. Du kan välja att bara skriva in de första tecknen på adressen och sedan klicka på sök Du markerar kontakten du vill lägga till genom att sätta en bock i rutan bredvid kontaktnamnet och klicka på knappen Lägg till. Kontakten sparas när du klickar på knappen Spara anställd. 8
Noteringar Möjlighet finns att lägga in noteringar på varje anställd. Detta noteringsfält finner du bredvid personuppgifterna. Noteringarna görs genom att klicka på knappen Läs/Skriv. Antalet noteringar som är gjorda visas bredvid rubriken Noteringar: Vill du bara läsa noteringarna klickar du på knappen Läs/Skriv för att sedan klicka på den notering du vill läsa. Tänk på att en notering kan läsas av de som har behörighet att se den ans tällde i Hälsoportalen. Du tar bort en notering genom att klicka på soptunnan. 9
Krav på intyg Om en anställd har krav på läkarintyg, från en viss dag under en viss period, har du möjlighet att registrera in det i Hälsoportalen. Då påminner våra sjuksköterskor den anställde om detta vid sjukanmälningstillfället. Denna funktion ligger på sidan för den anställdes personuppgifter. Du får upp rutan för registrering genom att klicka på knappen Ändra. Fyll i start- och slutdatum, samt med en siffra från vilken sjukdag intyget gäller. Ex. 1. Klicka sedan på knappen Spara. 10
Lägg till anställd Högst till höger på sidan Sök anställd hittar du knappen Lägg till anställd. Genom att klicka på denna får du fram ett tomt formulär. Att tänka på när du lägger in anställda: Personnumret måste läggas in tolvsiffrigt i följd, utan bindestreck, ex 198604190000. Mobilnummer och telefonnummer måste läggas in för att tjänsten återuppringning ska kunna genomföras. Kontrollera att kontaktuppgifterna är de rätta så att sjuk- och friskmeddelanden levereras till rätt mottagare. 11
Du skriver in personuppgifterna i fälten och väljer avdelning genom att klicka på knappen Välj avdelning. Då får du upp en lista på Era avdelningar. Välj avdelning genom att klicka i rutan vid avdelningsnamnet. Om den valda avdelningen har avdelningkontakter, visas dessa direkt i formuläret. Funktionen för att lägga till personliga kontakter finns också i detta formulär (se sid 7, Ändring av personliga kontakter). För att spara klickar du på knappen Spara anställd. 12
Avsluta anställda Sök fram den anställde och klicka på ikonen för att få fram den anställdes personuppgifter. Klicka sedan på knappen Ta bort. I den ruta som kommer upp skriver du in den anställdes slutdatum Ex. 2013-01-05 och sparar. Att tänka på: Om den anställde är öppet sjuk, får du fram en informationsruta som ber dig avsluta sjukanmälan via funktionen Avsluta sjukanmälningar (se sid 14). Om du inte avslutar en sjukanmälan för en anställd som slutat lig ger den kvar och belastar frånvarostatistiken. 13
Avsluta sjukanmälningar för avslutade anställda Här ser du en lista över de anställda som har blivit avslutade med öppna sjukanmälningar. Du avslutar sjukanmälningarna genom att klicka på redigeringsikonen längst till vänster. Då får du fram en ruta för att lägga in datum och klockslag för sista sjukdag, ex 2012-06-30 17:00. När datumet och klockslaget är inlagt, klicka på rutan Avsluta sjukanmälning. Har Ni inte med klockslag i Er tjänst skriver Ni in klockslaget 00:00. 14
Kontakter Sidan Kontakter är som en adressbok över de mailadresser, mobilnummer och ev. faxnummer som finns upplagda som mottagare för sjuk- och friskmeddelanden och meddelanden vid upprepad sjukfrånvaro och sjukdom längre än 28 dagar. Här kan du även göra redigeringar av befintliga kontakter, ta bort dem helt från systemet och lägga upp nya. Du kan även lägga till eller ta bort avdelningar från kontakter. Både för utskick av sjuk- och friskanmälningar samt för mail vid upprepad sjukfrånvaro och sjukdom längre än 28 dagar. Du kan endast koppla ifrån personliga kontakter via denna sida. Det första du ser är en sökfunktion, via denna kan du antingen söka fram en specifik kontakt, eller ta fram alla kontakter på en specifik kontakttyp. Skriv in adressen i adressfältet och klicka på Sök eller välj bara kontakttyp och klicka på Sök. 15
Uppdatera kontakt Om du önskar ta bort en kontakt helt från systemet klickar du på soptunnan kontakten från samtliga anställda och de avdelningar kontakten är kopplad till.. Då försvinner Om du ska redigera en befintlig kontakt, ex. ändring av kontaktens adressuppgift eller namnbyte klickar du på redigeringsikonen. 16
Här kan du också lägga till eller koppla bort kontakten från avdelningar. Detta genom att klicka på knappen Välj avdelningar Via denna sida kan du även lägga till eller koppla bort kontakten för utskick av rehabmejl, d v s mejl vid upprepad sjukfrånvaro och sjukdom längre än 28dagar. Klicka på krysset bredvid berörd funktion då får du fram knappen Välj avdelningar. Här kan du även finna funktion för att koppla till eller från kontakten för utskick av Påminnelse om sjukintyg och kopia på mejl till Försäkringskassan. Dessa går som standard ut till de som erhåller sjuk- och friskanmälningar, men du kan lägga till kontakten som en extra mottagare genom att klicka på krysset. Då får du fram knappen Välj avdelningar. 17
När du klickat på knappen Välj avdelningar får du upp rutan nedan. För att få fram avdelningarna, klickar du på den lilla svarta pilen. Då kommer avdelningarna fram till höger i rutan, sätt en bock i rutan vid den/de avdelningar som ska kopplas till och klicka på knappen Klar Då blir ditt val synligt, glöm inte att klicka på Spara 18
Via ikonen kan du genomföra ett byte av kontaktperson för enskilda anställda, d v s lägga någon annan som personlig kontakt för berörda anställda. Du kan också koppla från kontakten från berörda anställda genom att klicka på soptunnan bredvid den anställdes namn. Den aktuella kontaktpersonen står som överskrift i det blåa fältet. Sätt en bock i rutan vid namnet/namnen de anställda som ska byta kontaktperson. Sök sedan fram den nya kontaktpersonen via sökfunktionen och sätt en bock i rutan bredvid namnet på den nya kontaken. Klicka sedan på knappen Genomför byte. Då kommer den nya kontaktpersonen att ligga som personlig kontakt på valda anställda. I exemplet nedan byter Cecas Cecarsson kontakt, från Karl Karlsson till Monika Åkvist Johansson som då kommer att erhålla sjuk- och friskanmälningar om Cecas Cecarsson blir sjuk/frisk. 19
Genom att klicka på siffrorna under rubrikerna Personlig, Avdelning eller Rehab får du fram en lista som visar vilka anställda och/eller avdelningar som är kopplade till kontakten. Här kan du koppla bort enskilda anställda eller avdelningar från kontakten genom att klicka på soptunnan bredvid den anställdes eller avdelningens namn. 20
Lägg till kontakt Klickar på knappen Lägg till kontakt uppe till höger för att få fram en ruta där du kan lägga till nya kontakter. Du skriver in namnet på kontaktpersonen i fältet Kontaktnamn. I fältet Adress fyller du i kontaktuppgifterna: emailadressen, mobilnumret eller faxnumret. Välj sedan typ av kontakt i rullistan: email, sms, eller fax. Du kan direkt koppla kontakten till en avdelning/ar genom att klicka på knappen Välj avdelningar. Då får du fram en lista över Era avdelningar. Välj avdelning/ar genom att klicka i rutan vid avdelningsnamnet, rutan blir då markerad med en bock. Klicka sedan på knappen Klar.Om kontaktpersonen finns med som anställd i systemet kan du koppla kontaktuppgifterna till henne/honom. Detta för att kontaktuppgifterna ska försvinna via automatik om kontakten avslutas som anställd. Behövs dock inte för att tjänsten ska fungera. Kom ihåg att klicka på knappen Spara kontakt 21
Avdelningskontakter Via denna flik kan du se och administrera kontaktuppgifterna som ligger på avdelningsnivå. Genom att klicka på plustecknet bredvid avdelningsgruppen får du fram avdelningarna under repektive grupp. För att administrera kontakter på en specifik avdelning klickar du på det lilla krysset vid avdelningsnamnet. Du kan redigera en kontakt genom att klicka på pennan bredvid kontaktnamnet (se sid 16, Uppdatera kontakt). Genom att klicka på knappen Administrera får du fram ett formulär där du kan söka fram och lägga till kontakter och/eller ta bort befintliga kontakter från avdelningen genom att klicka på soptunnan. 22
Rehabkontakter Under denna rubrik kan du se vilka som ligger som rehabkontakter på respektive avdelning och du kan även administrera dessa. Genom att klicka på plustecknet bredvid avdelningsgruppen får du fram avdelningarna under respektive grupp. För att administrera rehabkontakter på en specifik avdelning klickar du på pennan. Då får du fram ett formulär som fungerar på samma sätt som administrationen av avdelningskontakter (se sid 22, Avdelningskontaker). 23
Administrera Avdelningar Via denna funktion kan du lägga upp nya avdelningar och koppla dessa till en avdelningsgrupp. Du kan också skapa nya avdelningsgrupper och ta bort befintliga avdelningar. Det är flera viktiga saker att tänka på när man jobbar i denna funktion: Administration av avdelningar och avdelningsgrupper kan påverka användarkonton till Hälsoportalen. Om du lägger upp en ny avdelning måste denna kopplas till de användare som ska ha tillgång att se denna i Hälsoportalen. Ta därför kontakt med vår kundtjänst för att få hjälp med detta. Om du ska lägga upp en ny avdelning och dina anställda uppdateras via fil måste du först säkerställa att avdelningsnamnet stämmer med det avdelningsnamn som genereras vid filkörningen. Om en avdelning ska tas bort måste först alla avdelnings- och rehabkontakter kopplas bort. Säkerställ också att det inte ligger några anställda kvar på avdelningen. 24
Flytta en avdelning från avdelningar utan grupptillhörighet till en befintlig avdelningsgrupp Om du ska flytta en avdelning som ligger under Avdelningar utan grupptillhörighet klickar du först på det ligga krysset för att få fram avdelningarna. Klicka sedan på ikonen med anteckningsblocket och pennan, bredvid avdelningsnamnet så får du fram ett formulär som heter Uppdatera avdelning. Här kan du flytta avdelningen till en avdelningsgrupp genom att sätta en bock vid namnet på gruppen, klicka sedan på knappen Uppdatera. 25
Flytta en avdelning från en avdelningsgrupp till en annan Du kan flytta avdelningar från en avdelningsgrupp till en annan genom att klicka på anteckningsblocket vid den avdelningsgrupp som avdelningen/arna ska flyttas till. Då får du fram en ett formulär, som till vänster innehåller tillgänliga avdelningsgrupper/avdelningar och till höger de avdelningar som tillhör aktuell avdelningsgrupp. För att flytta en avdelning till aktuell grupp sätter du en bock i rutan bredvid avdelningsnamnet och sedan klickar på pilen som pekar åt höger. För att flytta en avdelning från den aktuella avdelningsgruppen klickar du på krysset till höger om avdelningsnamnet. Då hamnar avdelningen i Avdelningar utan grupptillhörighet. Du kan ta bort samtliga avdelningar från en befintlig avdelningsgrupp genom att klicka på knappen Ta bort alla. Klicka alltid på knappen Uppdatera för att slutföra uppdateringen. 26
Namnbyte på avdelning Du kan byta namn på en befintlig avdelning genom att klicka på anteckningsblocket bredvid avdelningsnamnet så att du får upp formuläret Uppdatera avdelning Skriv in det nya namnet över det gamla och klicka sedan på knappen Uppdatera. CFAR CFARnummer läggs in om Ni tecknat en samverkansöverenskommelse med Försäkringskassan. Då har man åtagit sig att lämna CFAR-nummer i samband med sjukanmälan. CFAR-nummer består av åtta siffror och är Statistiska centralbyråns (SCB) åttasiffriga identifikationsnummer för arbetsställen. Detta är obligatoriskt för arbetsgivare med samverkansöverenskommelse. CFAR kan läggas in på grupp- eller avdelningsnivå. 27
Lägga till en ny avdelningsgrupp Genom att klicka på knappen Ny avdelningsgrupp kan du lägga till en ny grupp och samtidgt koppla avdelningar till denna. Skriv avdelningsgruppens namn i fältet Namn och flytta ev avdelningar till gruppen (se sid 26). Klicka sedan på knappen Spara Lägga till en ny avdelning Genom att klicka på knappen Ny avdelning, kan du lägga till en ny avdelning. Skriv avdelningens namn i fältet Namn. När du lägger upp en ny avdelning kan du direkt koppla avdelningen till önskad avdelningsgrupp genom att klicka på avdelningsgruppen så att den blir markerad. Klicka sedan på knappen Spara. 28
Tänk på att: Om du ska lägga upp en ny avdelning och Era anställda uppdateras via fil måste du först säkerställa att avdelningsnamnet stämmer med det avdelningsnamn som genereras vid filkörningen. En ny avdelning ska troligtvis kopplas på någon användare som ska ha tillgång till att se denna i Hälsoportalen. Gör då en beställning via webbinloggsmallen. 29
Ta bort en avdelningsgrupp eller en avdelning Du kan ta bort en avdelningsgrupp genom att klicka på soptunnan ligger i gruppen under Avdelningar utan grupptillhörighet. då hamnar avdelningarna som Om du ska ta bort en avdelning klickar du på ikonen med anteckningsblocket och pennan bredvid avdelningsnamnet. Då får du fram formuläerat Uppdatera avdelning För att ta bort avdelningen klickar du på knappen Ta bort. Innan du tar bort avdelningen måste du säkerställa att det inte ligger några anställda kvar på avdelningen. Koppla även bort ev kontaktuppgifter som ligger på avdelningsnivå (se sid 22 avdelningskontakter) 30