Regelverk för returflödet av returenheter

Regelverk Returkunder 2015 1 (22) Regelverk för returflödet av returenheter Innehåll REGELVERK FÖR RETURFLÖDET AV RETURENHETER... 1 PRODUKTERNA... 2 1. SORTERING OCH STAPLING... 4 2. TRANSPORTSÄKRING... 7 3. KVALITETSAVVIKELSE... 9 4. WEBRAPPORTERING ANVÄNDA RETURENHETER... 10 6. BESTÄLLNING OCH FRAKTDOKUMENTATION... 11 7. ANSVAR FÖR FRAKTDOKUMENT... 12 8. GODSMÄRKNING AV TRASIGA ENHETER... 18 9. TRANSPORTBOKNING... 18 10. ANSVAR LASTNING... 18 11. ANSVAR LOSSNING... 19 12. INLEVERANS OCH FAKTURAUNDERLAG... 21 13. AVVIKELSEHANTERING... 22 Generella villkor: De villkor som finns i Returavtalet gäller för hantering av produkter från Svenska Retursystem AB. Syfte: Detta dokument är en bilaga till Returavtalet och skall ses som ett operativt regelverk för hantering av returenheter. Tel: 019-12 14 95 Fax: 08-55 77 84 81 Plusgiro: 475 06 57-1 Bankgiro: 5186-9923 Org.nr: 556536-3933

Regelverk Returkunder 2015 2 (22) Produkterna Artikelnummer Artikelbenämning Mått(BxDxH) (mm) Pant(SEK) Antal lådor/ modul Vikt/ modul Höjd(m) Antal lådor/ppl 2111902 2111906 2112902 2112906 2113902 2113906 Hellåda svart Modul på gråpall Hellåda svart Modul på EURpall DH 50/80 röd Modul på gråpall DH 50/80 röd Modul på EURpall DH 110/140 grön Modul, gråpall DH 110/140 grön Modul, EURpall 600x400x170 40 84 161 kg 1,25 168 st 600x400x50/80 40 104 150 kg 1,25 208 st 600x400x110/140 40 96 171 kg 1,25 192 st 2121902 Halvlåda svart Modul, gråpall 2121906 Halvlåda svart Modul, EUR pall 400x300x165 40 168 168 kg 1,25 336 st 2122902 2122906 2123902 2123906 LågHalvlåda röd Modul, gråpall LågHalvlåda röd Modul,EURpall Halvlåda DH blå Modul, gråpall Halvlåda DH blå Modul,EURpall 400x300x120 40 176 158 kg 1,25 352 st 400x300x50/80 40 184 153 kg 1,25 368 st 2221000 Returhalvpall osorterad Modul Pant Pall 800x600 200 16 186 kg 1,25 32 st Tel: 019-12 14 95 Fax: 08-55 77 84 81 Plusgiro: 475 06 57-1 Bankgiro: 5186-9923 Org.nr: 556536-3933

Regelverk Returkunder 2015 3 (22) Artikelnummer Artikelbenämning Mått(mm) Saldo Antal pall/modul Vikt/ modul Höjd(m) Antal pall/ppl 7002902 7004902 7000902 7000903 17st osort Gråpall 1200x800 1200x800 17 252 kg 2,55 17 17st inkurant Gråpall 1200x800 1200x800 17 252 kg 2,55 17 17st kurant Gråpall 1200x800 1200x800 17 252 kg 2,55 17 17st trasig Gråpall 1200x800 1200x800 17 252 kg 2,55 17 Tel: 019-12 14 95 Fax: 08-55 77 84 81 Plusgiro: 475 06 57-1 Bankgiro: 5186-9923 Org.nr: 556536-3933

Regelverk Returkunder 2015 4 (22) 1. Sortering och stapling Returenheterna skall sorteras var artikel för sig och staplas i moduler. En modul består av ett antal staplar returenheter (se bilder för respektive artikel). En modul returlådor ska lastas antingen på Grå Returhelpall, (saldot påförs tvättarna med automatik vid godsmottagning, dvs avsändarens saldo justeras utan att påföra pall via returportalen) alternativt på godkänd EUR-pall, vilka hanteras via DHL:s pallpool (PÖS). Observera! - Då returgods hanteras med automatik och förarlösa truckar, är det viktigt att alla EUR-pall är hela och av godkänd standard. En trasig pall behöver hanteras manuellt vilket medför merarbete och blockerar för övriga inleveranser. - Returer får ej ske på envägspall då detta kan medföra driftstörningar i produktionen. I de fall driftstörningar uppstår pga. returer på envägspall alt. trasig EUR-pall, debiteras returkund för de merkostnader som uppstår i samband med detta enligt punkt 3. Kvalitetsavvikelse. Tel: 019-12 14 95 Fax: 08-55 77 84 81 Plusgiro: 475 06 57-1 Bankgiro: 5186-9923 Org.nr: 556536-3933

Regelverk Returkunder 2015 5 (22) Hellåda (svart) på gråpall, 2111902: 4 staplar om 21st lådor (84st/modul). DH 50/80 (röd) på gråpall, 2112902: 4 staplar om 26st lådor (104st/modul). DH 110/140 (grön) på gråpall, 2113902: 4 staplar om 24st lådor (96st/modul). Halvlåda (svart) på gråpall, 2121902: 8 staplar om 21st lådor (168st/modul). Låg Halvlåda (röd) på gråpall, 2122902: 8 staplar om 22st lådor (176st/modul). Halvlåda DH (blå) på gråpall, 2123902: 8 staplar om 23 st lådor (184st/modul) Tel: 019-12 14 95 Fax: 08-55 77 84 81 Plusgiro: 475 06 57-1 Bankgiro: 5186-9923 Org.nr: 556536-3933

Regelverk Returkunder 2015 6 (22) Halvpallar ska inte lastas på EUR-pall eller Returhelpallen, utan är sin egen lastbärare.er halvpall som står dubbelstaplade En modul består av 2 staplar om 8st Vid lastningstillfället skall returenheterna vara färdigställda och staplade 2 moduler högt, vilket ger totalhöjd på 2,5 m. Endast moduler innehållande samma artikel får staplas ovanpå varandra. Endast moduler med samma typ av lastbärare får staplas ovanpå varandra. Staplarna skall vara raka och väl centrerade på lastbärarna. Trasiga lådor staplas sortrent i en modul. När det är en full modul, gör returkunden en manuell reklamation och ringer till kundservice för att rapportera sin hämtorder av trasiga lådor. Var noga med att märka upp dessa moduler på alla fyra sidor med en lapp i storlek av en A4 med texten Trasiga enheter. Pga. att modulerna ställs upp kortsida mot kortsida i SRS produktion, är det viktigt att märkningen syns även på långsidorna för att kunna urskilja trasiga moduler. Lådorna ska vara torra och fria från papper, skräp eller dylikt. Tel: 019-12 14 95 Fax: 08-55 77 84 81 Plusgiro: 475 06 57-1 Bankgiro: 5186-9923 Org.nr: 556536-3933

Regelverk Returkunder 2015 7 (22) 2. Transportsäkring Varje enskild modul ska transportsäkras innan lastning för att undvika att godset faller under transport eller hantering. 1) Moduler med lådor bandas horisontellt runt de övre lådlagren med mjukplastband på varje modul (se bild nedan). Det finns flertalet leverantörer på marknaden som levererar bra mjukplastband, kontakta exempelvis: Leverantör Hemsida/länk Produktnamn Sweja www.sweja.se http://shop.sweja.se/74/sanstrap-standard-770-100 Sanstrap Sök sanstrap under webbshoppen Eller gå direkt in på länken till vänster Visab www.visab.info Sanstrap Här får man ringa och beställa Boxon www.boxon.net Sanstrap Sanstrapbanden Hantering av Sanstrapbanden Observera! Helplastning av lådmoduler är ej tillåtet då det bl.a. skapar mer avfall och extraarbete vid avplastning.

Regelverk Returkunder 2015 8 (22) 2) Moduler med halvpall transportsäkras genom bandning med hårdplastband. På marknaden finns det band som kan spännas både manuellt och maskinellt. Exempel på leverantörer som säljer band och eventuell teknisk apparatur för att spänna banden är bland annat: Leverantör Hemsida Produktnamn Papyrus Sverige AB http://www.papyrus.com/svse/home.htm PG Packband P1225 ASM Sweden AB www.asmsweden.se VG-Band Exempel på spännband Observera! Använd ingen form av tejp vid förpackning och stapling av vare sig lådor eller halvpallar. Tejp fäster hårt mot returenheterna och lossnar inte under tvätt.

Regelverk Returkunder 2015 9 (22) 3. Kvalitetsavvikelse Bolaget förbehåller sig rätten att ta ut en avgift vid kvalitetsavvikelse i de fall kvaliteten på returgodset inte överensstämmer med ovan regler gällande lastning. Beloppet beror på avvikelsens omfattning, dock lägst 500 SEK/modul och högst 10 000 SEK/sändning. Avgift för kvalitetsavvikelse innefattar även ansvaret att skicka med rätt fraktsedel med godset. Se 10 Ansvar lastning, punkt 1.

Regelverk Returkunder 2015 10 (22) 4. Webrapportering använda returenheter Återrapportering sker genom att göra en beställning på Hämtning av pallar och lådor på orderportalen. Orderportalen finner du på http://kundorder.retursystem.se För inloggningsuppgifter kontakta Kundservice på kundservice@retursystem.se Beställningen ska vara utförd via web senast kl. 11.00 för att hämtning skall ske nästkommande vardag. Görs beställningen efter 11.00 sker hämtning ytterligare en vardag senare. 5. Optimal transportkvantitet Följande lastvolymer är optimala ur transportsynpunkt: 36 moduler = 18 pallplatser = 7,2 flm = en dragbil 60 moduler = 30 pallplatser = 12 flm= ett släp 66 moduler =33 pallplatser = 13,2 flm= en trailer 96 moduler = 48 pallplatser = 19,2 flm en dragbil med tillhörande släp

Regelverk Returkunder 2015 11 (22) 6. Beställning och fraktdokumentation Skapa hämtorder i SRS webbportal. Här beställer du hämtning av returenheter. När du trycker på hämtning kommer du till vyn beställ hämtning direkt.

Regelverk Returkunder 2015 12 (22) 7. Ansvar för fraktdokument Returkunden ansvarar själv för att skriva ut fraktdokumentens fyra delar (A, Ti, Tu och M) i samband med utlastning. Returkunden ansvarar för att hämtordern justeras till rätt artiklar innan utskrift. Den totala volymen justeras inte, utan bara innehållet. Handskrivna ändringar på fraktsedeln beaktas inte. Justera Hämtorder: Om innehållet på din förbokade hämtorder skiljer sig mot det som ska lastas: Justera hämtordern under Händelser i Portalen. Du justerar inte den totala volymen, utan bara vilken sorts moduler, och vilken mix. Detta skall ske i samband med utlastning då du är säker på vilka artiklar som lastas. Du kan uppdatera ordern flera gånger fram till dess att du skriver ut fraktdokumenten. När du skrivit ut fraktsedeln kan du inte ändra ordern igen, så var noga med att vänta tills du är säker på att innehållet stämmer.

Regelverk Returkunder 2015 13 (22) Gå in på Hämtning för att komma till dina hämtorder

Regelverk Returkunder 2015 14 (22) Gå in på aktuell order för att justera Gå in på Ändra för att ändra din hämtorder Mellan ca kl. 11.00-12-00 dagen innan hämtning, bokas transport av SRS. Ordern kan därför inte justeras av returkunden under just den här tiden.

Regelverk Returkunder 2015 15 (22) Du ändrar din order genom att välja eller ta bort aktuella moduler. Du kommer se hur sidan uppdateras allteftersom du gör dina ändringar.

Regelverk Returkunder 2015 16 (22) När ordern ser okej ut bekräftar du genom att klicka på Sänd beställning till SRS längst ner på sidan. Ordern uppdateras nu i vårt transportbokningssystem och det tar upp till 20 sekunder. Du kommer sedan tillbaka in till din ordervy. Där kan du välja att skriva ut din beställning.

Regelverk Returkunder 2015 17 (22) Skriv ut fraktsedeln: När du är inne på ordern kommer du längst ner i bild att se en knapp för att skriva ut fraktsedeln. Obs! När fraktsedeln har skrivits ut kan man inte längre ändra ordern. Fraktsedeln lagras i PDF-format och kan skrivas ut om igen.

Regelverk Returkunder 2015 18 (22) 8. Godsmärkning av trasiga enheter Returkunden ansvarar för att märka upp trasiga moduler med en lapp i storlek av en A4 med texten Trasiga enheter på modulens alla fyra sidor. Gäller alla returenheter, lådor, pallar, halvpallar. Pga. att modulerna ställs kortsida mot kortsida när de lastas in till produktion, är det viktigt att även långsidorna märks upp tydligt, så att vi kan urskilja den trasiga modulen. 9. Transportbokning SRS planeringsavdelning ansvarar för att boka transport med transportör efter att hämtorder är lagd i portalen. 10. Ansvar lastning Returkunden ansvarar för att: Det är rätt fraktsedel som skickas med godset. Varje order har ett unikt order- ID som kopplas till fraktsedeln. Varje fraktsedel är därför unik, och kan bara användas en gång. Fraktsedeln stämmer överens med de artiklar som lastats Fraktsedeln stämmer överens med det antal moduler som lastats Modulerna är torra och fria från emballagerester Gällande regler angående Sortering, stapling och lastsäkring följs. EUR-pallar hanteras enligt PÖS:s regelverk Chauffören signerar Returkundens fraktsedelskopia med läsbar namnteckning och datum. Tips: skriv upp dragbilens registreringsnummer på avsändardelen. Det ökar möjligheten att felsöka vid eventuell avvikelse.

Regelverk Returkunder 2015 19 (22) 11. Ansvar lossning Chauffören ansvarar för att: 1. Rätt antal kollin som lastas enligt fraktsedel lossas på angiven leveransadress. 2. Returgods som samlastas inte blandas på lastbil Tvättanläggning/Externlager ansvarar för att vid ankomstkontroll räkna och kontrollera att lossade returenheter och kolliraderna stämmer överens med avseende på:

Regelverk Returkunder 2015 20 (22) 1. antal godkända EUR-pall 2. artikelsort och antal kolli 3. totalt antal kolli 4. slutligen signeras fraktsedel av mottagaren med läsbar namnteckning och datum Avvikelser som avser antal kolli, jämfört med vad som står på fraktsedel från Returkund noteras på SRS och chaufförens exemplar och signeras av både mottagare och chaufför.

Regelverk Returkunder 2015 21 (22) Avvikelser på två moduler eller fler signeras av två olika personer på SRS vid godsmottagning. Godkända EUR-pallar kan underkännas av SRS tvätt efter att gods plockats av pallarna. Dessa justerar SRS i DHL:s PÖS. 12. Inleverans och fakturaunderlag Efter ankomstkontroll gör tvättanläggningen en inleverans av lådor/pallar i affärssystemet baserat på levererat gods. Arbetsdagen efter inleverans mailar SRS ett fakturaunderlag till Returkunden som då kan fakturera SRS för pantvärdet. Se separat faktureringsrutin. Fakturor kan mailas till Svenska Retursystem, då på adress: srs0000@privatgirot.se Vid frågor rörande fakturering kontakta kundservice

13. Avvikelsehantering Hantering vid mottagning av returgods på SRS, där lossade kollin med avseende på antal och/eller artikel INTE överensstämmer med Returkundens fraktsedel: 1. Kundservice kontaktar returkunden och återkopplar avvikelse för volym om två moduler eller mer. 2. Vid återkoppling tas hänsyn till att fraktdokumentation är korrekt ifylld i alla led och detta ligger till grund för beslut i avvikelser. 3. Utifrån att avvikelse uppmärksammats vid SRS ankomstkontroll görs ny beräkning för pantutbetalningen 4. Gällande EUR-pall hänvisar SRS till regelverket i PÖS (pallöverföringssystemet) vad gäller kvalitetskrav på godkända EURpall. Därvid gäller att SRS ankomstkontroll ligger till grund för bedömningen av kvaliteten.