Snart dags att inventera!

Transkript

1 Snart dags att inventera! Systemet för våra Returpallar växer, fler och fler ser fördelarna och ansluter sig. Som användare i systemet har man det fulla ansvaret för sitt pallsaldo, utökningen av antalet produkter i systemet och den snabba expansionen av antalet användare gör det extra viktigt att användare har bra rutiner. Att säkerställa att saldot i Returportalen (administrationsgränssnittet på webben) överensstämmer med antalet returpallar som fysiskt finns i verksamheten bör vara en del av de dagliga rutinerna. Vi kommer under den 19 september 2012 att genomföra en inventering hos alla användare och vill med denna information redan nu förbereda er på detta samt be er se över era rutiner i förebyggande syfte. Observera att det endast är våra helpallar i plast som skall inventeras och endast sådana enligt bilderna här bredvid. Inrapporteringen av ert inventeringsresultat ska ske onsdagen den 19 september. En påminnelse kommer att komma vid inloggning på Returportalen. Observera att både den grå och den svarta pallen skall räknas separat. Systemet i korthet vikten av ett korrekt saldo Systemet för Returpallar går att likna vid ett stort nätverk, en pall fylls med varor och förflyttas inom nätverket av användare. Pallförflyttning sker både fysiskt och systemmässigt genom att användaren rapporterar godsleveranser i Returportalen. När en pall frigörs efter att ha tömts på varor sorteras den av användaren varefter Retursystem koordinerar denna frigjorda tompall mot ett behov av påfyllning av tompall hos en annan användare i systemet. Pallar som sorterats ut för att de är för smutsiga eller defekta hämtar Retursystem hem och tvättar. Det är viktigt för systemets kvalitet att användare sorterar ut pallar som inte är ok, dvs. för smutsiga eller trasiga att använda igen och rapporterar in dessa som icke kurant. Svart Returpall (1200 x 800 mm) Grå Returpall (1200 x 800 mm) Som användare är det viktigt att säkerställa att det fysiska pallflödet överrensstämmer med flödet i systemet. Får ni exempelvis fysiska pallar utan att bli påförda dessa i systemet är det viktigt att ni kontaktar avsändaren och påtalar att de måste påföra pallen även systemmässigt. Gör en användare i nätverket fel kan felet fortplanta sig vidare i kedjan. Det är därför viktigt att ni kontinuerligt stämmer av era fysiska inleveranser med vad som påförs er i Returportalen och vice versa. Inventeringar av Returpallar är något som skall genomföras på kontinuerlig basis för att upprätthålla ett bra välfungerande system och åtgärda differenser innan de eskalerar. Som användare i systemet har man en skyldighet att genomföra inventeringar på Retursystems begäran och vi hoppas att ni har förståelse för behovet av dessa. Sida 1 av 6

2 Förberedelser - inför inventeringen Redan veckorna innan det är dags för inventering bör ni påbörja arbetet med att förbereda och underlätta inför inventeringstillfället. Ni kan även använda nedanstående punkter som utgångspunkt för att skapa bra dagliga rutiner. Tänk på att gå igenom transaktioner och historik i god tid innan inventeringen skall genomföras så att utestående punkter hinner åtgärdas. 1. Stäm av inleveranser mot fraktsedlar Kontrollera och stäm av inleveranser i Returportalens inkorg mot era fraktdokument så att antalet Returpallar som påförs er systemmässigt överrensstämmer med fysiska inleveranser. Skulle ni upptäcka en avvikelse har ni möjligheten att inom 7 dagar från och med leveransdatum skicka en justeringsförfrågan till avsändaren. Instruktioner avseende justeringar hittar ni i FAQ-delen på Returportalen. Stäm löpande av era inleveranser i Inkorgen för att få en bra överblick över vilka leveranser som ni inte kontrollerat mot fraktdokument ännu. 2. Klara ut justeringar Eventuella justeringsförfrågningar (orangemarkerade) i din inkorg eller utkorg måste klaras ut med den andra parten innan inventeringen. Observera att inga saldon förändras i systemet förrän dess att båda parter klickat i att ni accepterat justeringen varpå den orangea färgen försvinner. Det är viktigt att ni vid inventeringstillfället inte har några justeringsförfrågningar kvar i er in- eller utkorg då detta kan påverka ert inventeringsresultat. OBS! Justeringar som inte är utklarade innan den 14 september kommer att regleras av systemet. För dessa gäller att det som mottagaren uppgett i justeringsförfrågan är det som gäller och vi kommer systemmässigt att justera utifrån denna princip den 17 september. Det är därför otroligt viktigt att ni går igenom era utestående justeringsförfrågningar innan detta datum. 3. Säkerställ flöden För att upprätthålla en bra saldosäkerhet är det viktigt att fysiska pallflöden överensstämmer med flöden i systemet. Får ni pallar fysiskt men ej blir påförda dessa i systemet måste ni snarast kontakta avsändaren och påtala att de måste registrera leveransen även systemmässigt i Returportalen. Använd gärna meddelandefunktionen i Returportalen för att Sida 2 av 6

3 komma i kontakt med andra användare i systemet. Kontaktuppgifter till användare i systemet hittar du även under Sök användare i Returportalen. 4. Rapportera godsleveranser Rapportera godsleveranser på Returportalen i anslutning till den fysiska leveransen. Släpar ni med att registrera leveranser i systemet kan ert saldo påverkas och differenser vid inventeringar kan uppstå. Det är viktigt att ni senast dagen innan inventeringstillfället rapporterar alla genomförda utleveranser. 5. Synkronisera företaget Utse en ansvarig som samordar inventeringen. Ingår ni i en koncern med flera lagerställen är det viktigt att ni centralt bestämmer en tidpunkt då alla enheter inventeras samtidigt. Detta för att minimera risken att räkna en fysisk pall två gånger. Ert inventeringsresultat jämförs med ert saldo klockan dagen innan. Detta gör att ni skall inventera de pallar som fanns hos er klockan dagen innan, inventeringen bör därför genomföras vid en sådan tidpunkt att inga in- och utleveranser har hunnit ske, förslagsvis direkt på morgonen. Vid inloggning i Returportalen kommer ni att få följande popup-meddelanden när inventeringsperioden börjar närma sig. När det är dags att inventera och rapportera möts ni av följande meddelande. Sida 3 av 6

4 Inventeringsinstruktion Hela systemet kommer att inventeras den 19 september Glöm inte att synkronisera hela företaget enligt punkt 5 på sida 2. Inventeringsresultatet rapporteras på Returportalen, där även datumet för inventeringen skall anges. Behöver du hjälp eller är det något du är osäker över hjälper kundservice gärna till, tel: Genomför de förberedande fem punkterna. Det är mycket viktigt att de fem förberedande punkterna är genomförda. Observera att alla genomförda utleveranser måste rapporteras senast dagen innan inventering. 2. Räkna pallar Räkna de pallar som ni hade hos er klockan 23 dagen innan. Det vill säga räkna inte med pallar ni fått till er efter klockan 23 och kom ihåg att lägga till eventuella pallar ni skickar från er efter klockan Vi föreslår därför att man genomför inventeringen så tidigt på dagen som möjligt. Det är viktigt att ni räknar svarta och grå returpallar för sig och skiljer på dessa när ni rapporterar in resultatet. 3. Rapportera resultat och inventeringsdatum via Returportalen Inventeringsresultatet rapporterar du smidigt via Returportalen. Klicka på rapportera inventeringsresultat i högermenyn Observera att det är viktigt att ni anger det datumet då inventeringen genomfördes. Ni får omedelbart ett meddelande om eventuella differenser när ni rapporterat in ert inventeringsresultat. Sida 4 av 6

5 Frågor och svar Här följer några frågor och svar, har ni ytterligare frågor är ni självklart välkomna att kontakta oss. Kundservice Måste vi inventera? Ja, som användare är man skyldig att inventera minst en gång per år och/eller på Retursystems begäran. Kan vi få byta inventeringstillfälle? Det finns mycket att vinna på att hela systemet inventerar under samma begränsade period, tack vare att alla användare gör sina förberedande 5 punkter under samma period blir inventeringsarbetet smidigare och effektivare. Om ni har mycket starka skäl till att vilja byta inventeringsdatum ber vi er kontakta oss för en diskussion. Vad händer om vi räknar fel? Vi tar hänsyn till viss feltolerans vid analysen av inventeringsresultatet. Hur ofta skall pallarna inventeras? Som användare i systemet är man skyldig att inventera minst en gång per år och/eller på Retursystems begäran. Vilket saldo jämförs inventeringsresultatet med? Inventeringsresultatet jämförs mot saldot föregående dag klockan eftersom att debitering sker utifrån det aktuella pallsaldot klockan Det är därför viktigt att ni genomför inventeringen tidigt på dagen och rapporterar in resultatet på rätt datum. Hur undviker vi att räkna samma pall två gånger? Samordna er inom företaget så att alla anläggningar inventerar vid samma tidpunkt. Vad händer efter inventeringen? Ert inventeringsresultat kommer att jämföras med systemsaldot klockan dagen innan. Vid eventuella differenser kommer saldot att justeras. I de fall det rör sig om en negativ differens, dvs att antalet fysiska pallar var lägre än det systemsaldot kommer en debitering att ske med motsvarande pallar á 600 kronor. Sammanvägs det totala inventeringsresultatet av båda palltyper? Antalet svarta respektive grå pallar skall räknas och rapporteras separat enligt instruktion. Skulle inventeringsresultatet visa på ett överskott av den ena palltypen och ett underskott av den andra kommer nettoresultatet av inventeringen att beaktas. Observera att om felet härrör från rapportering på fel palltyp kommer ingen debitering/kreditering göras på kapitalavgiften bakåt i tiden. Detta får i sådana fall regleras mellan avsändare och mottagare. Hur långt tillbaka i tiden görs eventuella justeringar? Vid utredning av en eventuell saldodifferens utgår vi ifrån den 6 mars 2011 då en total inventering genomfördes av hela systemet. Fel som härrör till längre tillbaka i tiden beaktas ej. Kan man utjämna resultatet mot förra inventeringen? Nej, det är inte tillåtet att kvitta eventuella saldodifferenser år till år. Varje inventering hanteras helt fristående med uppföljning av eventuella saldofel som härrör från tid efter förra inventeringstillfället. Sammanvägs det totala inventeringsresultatet inom samma företag? Kundnummer i systemet med samma organisationsnummer i våra system kan välja att bli justerade på aggregerad nivå vid en eventuell inventeringsdifferens. Hänsyn tas då till såväl plussom minusdifferenser inom företagets samtliga kundnummer i systemet och bedömning görs på nettoresultatet. Sida 5 av 6

6 Kan man rapportera inventeringsresultatet hur många gånger som helst? Nej, endast en inrapportering kan göras per kund. Vid behov av att ändra inventeringsresultatet görs detta via kontakt med vår kundservice. Sida 6 av 6