Konstnärliga fakulteten Sida: 1 (15) Projektplan Konstnärliga fakulteten
Konstnärliga fakulteten Sida: 2 (15) Innehåll 1! Basfakta... 4! 1.1! Godkännande av projektplan och bilagor... 4! 1.2! Om dokumentet... 4! 1.3! Projektet, sammanfattning... 5! 2! Idé och mål... 6! 2.1! Bakgrund... 6! 2.2! Projektidé... 6! 2.3! Projektmål och prioritering... 7! 2.4! Avgränsningar... 7! 3! Leverans och överlämning... 8! 3.1! Leveransobjekt och godkännande... 8! 3.2! Överlämning, procedur... 9! 4! Organisation och bemanning... 9! 4.1! Projektorganisation... 9! 4.2! Ansvar och befogenheter... 10! 4.3! Lokalisering, utrustning samt lokaler... 12! 4.4! Bemanning... 12! 5! Tidsplan och resursbehov... 13! 5.1! Projekttidsplan... 13! 5.2! Beslutspunkter... 13! 5.3! Resursbehov... 13! 6! Arbetsformer... 14! 6.1! Projektets arbetssätt... 14! 6.2! Dokumentation... 14! 6.3! Ändringshantering... 14! 6.4! Kvalitetssäkring, Projektanalys... 14! 6.5! Informationsspridning... 15! 7! Projektrisker... 15! 8! Projektkalkyl... 15! 9! Referenser... 15!
Konstnärliga fakulteten Sida: 3 (15) Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar PA 1 09-12-09 Dokumentet skapat PA 2 10-02-15 Uppdaterat inför styrgruppsmöte 1, 2010-02-17 PA3 10-02-19 Uppdaterad med kommentarer från styrgruppsmöte 1
Konstnärliga fakulteten Sida: 4 (15) 1 Basfakta 1.1 Godkännande av projektplan och bilagor 1.1.1 Godkännande av projektplanen Projektplanen godkänd av: Beställare/Projektägare: Projektledare: Anna Lindal, dekanus Konstnärliga fakulteten Viktoria Björcke, Prové Management 1.1.2 Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Projekttidsplan A, 2010-02-19 2 Projektrisklista A, 2010-02-19 3 1.2 Om dokumentet Denna projektplan beskriver projektet Konstnärliga fakulteten. Projektet bedrivs i tre faser och som leverans från respektive fas ingår en detaljerad projektplanering för kommande fas. Projektplanen är därmed att betraktas som ett levande dokument som kommer att uppdateras i takt med projektets fortskridande. Denna version av projektplanen beskriver i huvudsak projektets första fas, Situationsanalysen.
Konstnärliga fakulteten Sida: 5 (15) 1.3 Projektet, sammanfattning 1.3.1 Projektets omfattning Projektet avser verksamhetsutveckling inom Konstnärliga fakulteten. Arbetet inkluderar översyn och utveckling av organisation, arbetssätt och roller. Syftet är att utveckla verksamheten innehållsligt och att effektivisera genom samordning. Arbetet förutsätter delaktighet från fakultetens medarbetare i arbetsgrupper och referensgrupper i utarbetandet av lösningar och engagemang hos alla berörda under realiseringen av föreslagna förändringar. 1.3.2 Framgångsfaktorer Eftersom projektet handlar om verksamhetsutveckling och kommer att påverka människor, organisation och arbetssätt är delaktighet, engagemang och kommunikation framgångsfaktorer. Projektet kommer därför att lägga stor vikt vid förankring och information. Andra viktiga framgångsfaktorer för ett lyckat förändringsarbete är att: skapa medvetenhet om värdet av utvecklingen vid fakulteten etablera en stark vägledande koalition ha en tydlig vision/mission och kommunicera den vara uthållig i utvecklingsarbetet 1.3.3 Samband med andra organisationer eller projekt Projektet utförs inom ramen för Konstnärliga fakulteten. Det kan komma att ha naturliga beröringspunkter med andra projekt inom universitetet, som t ex projekten kring Personaladministrativa processer Utbildningsadministrativa processer Projektet kommer även att beakta det utvecklingsarbete som sedan tidigare genomförts inom fakulteten.
Konstnärliga fakulteten Sida: 6 (15) 2 Idé och mål 2.1 Bakgrund Följande utgör bakgrund till projektet: Den konstnärliga fakultetens ledningsgrupp har fått ett uppdrag avseende utveckling av fakulteten formulerat i ett åttapunktsprogram, ref[1]. Fakulteten står inför en förstärkt konkurrenssituation Konstnärliga fakulteten vill vara ett attraktivt alternativ för studenter och lärare Det finns behov av ökat samarbete mellan institutionerna/ högskolorna/programmen 2.2 Projektidé Projektidén är att utveckla verksamheten innehållsligt genom att se över och utveckla organisation, arbetssätt och roller. Det finns också en önskan att effektivisera genom samordning. Denna effektivisering sker proaktivt. Förändringsarbetet skall präglas av förankring och transparens. Den önskade utvecklingen kan beskrivas av Strategisk utveckling Samordning av administration Möjliga förändringar i organisationsstruktur Roller och ansvar Tydlighet avseende ledning, styrning och beslut Projektet kommer att genomföras i tre faser beskrivna enligt nedan:
Konstnärliga fakulteten Sida: 7 (15) 2.3 Projektmål och prioritering En preliminär beskrivning av önskade effekter med verksamhetsutvecklingsarbetet är: Gemensam vision och värdegrund inom Konstnärliga fakulteten Utbilda morgondagens konstnärer för framtida föränderligt samhälle Utveckla relevant och ledande konstnärlig forskning och utveckling som påverkar och förändrar För att nå de önskade effekterna behöver man: Attrahera de bästa studenterna och lärarna En organisation som stödjer samarbete över institutioner/ämnen Ökad kvalitet i utbildningar Ökad intern och extern konkurrenskraft Frigjorda resurser till utbildning och forskning Erbjuda unika utbildningsmöjligheter Situationsanalysen inkluderar att genomföra ett arbete med att formulera och komma överens om önskade effekter. Projektmål för fas 1, Situationsanalysen, är att beskriva Konstnärliga fakultetens rådande situation, samt skapa en bild av ett önskat läge, i syfte att identifiera och fatta beslut om lämpliga åtgärder/aktiviteter för kommande verksamhetsutvecklingsarbete inom fakulteten. 2.3.1 Projektmålets prioritering <Redovisa balansen i projektets målbild mellan dimensionerna Resultat/Tidpunkt/Kostnad. Balansen bör framgå av projektdirektivet och anges lämpligen som decimaltal med summan = 1,0)> Prioritering: Resultat Tidpunkt Kostnad 2.4 Avgränsningar <Förtydliga projektets mål genom att ange vad som INTE ingår i åtagandet, dvs. vad andra projekt eller linjeinstanser ansvarar för.>
Konstnärliga fakulteten Sida: 8 (15) 3 Leverans och överlämning 3.1 Leveransobjekt och godkännande 3.1.1 Leveranser Fas 1 Syftet med denna fas är att beskriva förutsättningarna för det kommande verksamhetsutvecklingsarbetet genom att utforma en bild av nuläge och bild av önskade effekter. Leveranser: Beskrivning av önskade effekter av utvecklingsarbetet i form av en effektkarta Beskrivning av styrkor, svagheter, möjligheter och hot för Konstnärliga fakultetens verksamhet Intressentanalys som visar vilka intressenter det finns till Konstnärliga fakultetens verksamhet Beskrivning av viktiga framgångsfaktorer för respektive varumärke i verksamhetsutvecklingen Sammanställning av erfarenheter från omorganisationen vid HSM Kommunikationsplan för projektet Detaljerad projektplan för fas 2a Fas 2a Syftet med fas 2a fas är att ta fram en övergripande lösning utifrån de önskade effekterna. Leveranser: Definierade kriterier för beslut om lösning Komponenter Beslutsunderlag inför val av lösning Beslutad lösning Detaljerad plan för fas 2b Detaljplanering av fas 2a ingår som en leverans från fas 1, varför fler leveranser kan tillkomma. Fas 2b Syftet med fas 2b är att detaljera lösningen från fas 2a. Leveranserna i fas 2b är beroende av den lösning som väljs i fas 2a. Nedan följer exempel på möjliga leveranser: Detaljering av organisationsstruktur (om behov uppstår till följd av en ny organisation) Arbetssätt, processtruktur och gränssnitt Utformad struktur för forum Definition av roller och ansvar Definierat kompetensbehov per roll Bemanning av roller i ny organisation Lösning avseende lokaler (beroende på eventuella förändringar till följd av ny organisation) Riskanalys avseende lösningen Handlingsplan för realisering
Konstnärliga fakulteten Sida: 9 (15) Fas 3 Realisering i enlighet med plan framtagen i fas 2b. 3.2 Överlämning, procedur Överlämning av projektresultat sker löpande kopplat mot planerade styrgruppsmöten. 4 Organisation och bemanning 4.1 Projektorganisation Bild 2: Projektorganisation Projektforum för Situationsanalysen (fas 1) är Styrgrupp, Projektledning/projektsamordnare, Kommunikationsgruppen, Arbetsgrupp för Effekt- och intressentanalys, Arbetsgrupp SWOT samt Kvalitetssäkring. För projektets kommande faser kommer även referensgrupp/er och andra arbetsgrupp/er att bemannas.
Konstnärliga fakulteten Sida: 10 (15) 4.2 Ansvar och befogenheter 4.2.1 Beställare Ansvar Ansvara för att upprätta en projektbudget för projektets genomförande Utse representanter till projektets olika forum Ansvara för att förutsättningarna att genomföra projektet är tillgodosedda 4.2.2 Styrgrupp Ansvar Stödja projektledningens arbete Säkerställa att projektet har en fungerande ledning och att den är dimensionerad så att projektets leveranser kan genomföras Förankra projektresultat i GU: s ledning och organisation Att ta vidare projektets resultat till fakultetsnämnden, för beslut Befogenheter Godkänna och ändra projektplan Godkänna leverans och överlämning Hantera relationer med projektledning avseende resurser Bemanna projektledning och besluta om projektorganisation inkl arbets- och referensgrupper 4.2.3 Projektsamordnare Ansvar Vara projektets kontakt internt inom GU Delta i projektledningsmöten och andra aktiviteter inom projektets ram Ansvara för projektbibliotek Boka lokaler och utrustning till projektets olika möten Befogenheter Rapportera internt inom GU 4.2.4 Projektledning Ansvar Genomföra projektleveranser inom ramen för projektplanen Ansvara och förvalta projekt- och kommunikationsplan Leda och fördela arbetet i projektet Ta fram en projektorganisation och ett ändamålsenligt och dokumenterat arbetssätt för projektet Ansvara för att kommunikationsplan finns och efterlevs Identifiera och uppskatta resursbehov utifrån projektets leveranser Vidta lämpliga åtgärder vid projektstörningar Vara föredragande i styrgrupp Rapportera till beställare och styrgrupp
Konstnärliga fakulteten Sida: 11 (15) Befogenheter Styra, leda och fördela tilldelade resurser utifrån uppskattad budget Initiera ändringar i projektets organisation Äska medel från beställare utifrån identifierade resursbehov Precisera uppdragsdirektiv för arbetsgrupper 4.2.5 Kvalitetssäkring Ansvar Säkerställa att projektresultat möter GU: s behov Genomföra projektanalyser Följa projektets planerade aktiviteter och framarbetade resultat Föreslå eventuellt erforderliga åtgärder Befogenheter Genomföra projektanalyser med tillgång till projektledningen, nyckelpersoner, projekt- och resultatbiblioteket Identifiera, dokumentera och rapportera avvikelser från överenskommet arbetssätt till projektledningen. 4.2.6 Deltagare i arbetsgrupper Ansvar Delta i arbetsmöten och andra aktiviteter inom projektets ram för att arbeta fram erforderliga resultat. Att agera representativt i projektet. Befogenhet Komma överens med arbetsgivaren om det personliga åtagandets omfattning 4.2.7 Referensgrupp Uppgift Vara rådgivande avseende projektets framarbetade resultat Vid behov bidra med expertkompetens i arbetsgrupp 4.2.8 Kommunikationsgrupp Ansvar Upprätta kommunikationsplan tillsammans med projektledning Delta vid projektledningsmöten (fakultetsinformatören) Stötta projektledning och ledning i informationsfrågor I samråd med projektledning genomföra information och förankring internt och externt I samråd med projektledning föreslå och införa rutiner för informationsspridning
Konstnärliga fakulteten Sida: 12 (15) 4.3 Lokalisering, utrustning samt lokaler Projektet behöver tillgång till konferensrum med projektor (ca 10-12 platser) för arbetsmöten. 4.4 Bemanning Styrgrupp Anna Lindal, Dekanus (beställare) Johan Norrback, Prodekanus Magnus Peterson, Fakultetsdirektör Christina Rogestam, extern Maria Hirvi-Ijäs, extern Projektledning Viktoria Björcke, Prové Management Camilla Lindberg, Prové Management Karin Jonason, Prové Management Projektsamordnare Lena Sandstedt, Projektsamordnare KFN Kvalitetssäkring Ann-Charlotte Karlsson, Prové Management Kommunikationsgruppen Karoline Axelson, Informatör Konstnärliga fakultetskansliet Jessica Glanzelius, Informations- och kvalitetsansvarig, HDK Christina Dege, Koordinator, Högkolan för fotografi Anna Holgren, Valand Kerstin Nilsson, Informationschef, HSM Arbetsgrupp Effekt- och intressentanalys Anna Lindal, Dekanus Johan Norrback, Prodekanus Magnus Peterson, Fakultetsdirektör Erika Strand, HSM Leslie Johnson, Valand Gunilla Burstedt, Filmhögskolan Lotta Eklund, Litterär gestaltning Lasse Lindkvist, Högskolan för fotografi Eva Engstrand, Högskolan för design och konsthantverk Jeff Kaller, Steneby Christofer Näsholm, student Jonathan Silén, student Arbetsgrupp SWOT Anna Lindal, Dekanus Johan Norrback, Prodekanus Magnus Peterson, Fakultetsdirektör Erika Strand, HSM
Konstnärliga fakulteten Sida: 13 (15) Staffan Rydén, HSM Leslie Johnson, Valand Gunilla Burstedt, Filmhögskolan Lotta Eklund, Litterär gestaltning Lasse Lindkvist, Högskolan för fotografi Eva Engstrand, Högskolan för design och konsthantverk Jeff Kaller, Steneby Jonathan Silén, student Mikael Alexandersson, Dekanus Utbildningsvetenskapliga fakulteten, GU Björn Sandmark, Chef kulturförvaltningen Göteborg Ylva Gislén, Forskningschef, Dramatisk institutet Britta Lundgren, Dekanus Humanistiska fakulteten, Umeå Martin Hellström, Prodekanus Humanistiska fakulteten, GU Anders Jacobsson, dansare och producent, Hybris konstproduktion Ytterligare arbetsgrupper kommer att tillsättas under projektets gång. Referensgrupp/er är ännu ej utsedd/a. Intervjuer Intervjuer rörande erfarenhetsutbyte HSM (6 tillfällen)* Gruppintervjuer rörande varumärkenas påverkan (8 tillfällen)** *Intervjuer för erfarenhetsutbyte rörande omorganisationen vid HSM kommer att genomföras med: Johan Norrback, Prodekanus Gunilla Kaijser, Univ. Lektor, HSM Eva Nässén, Professor, HSM Hans Hedberg, Högskolerektor, Konstnärliga fakultetsnämnden N.N. N.N. **Kontaktpersoner för gruppintervjuer rörande varumärkena kommer att vara respektive prefekt. 5 Tidsplan och resursbehov 5.1 Projekttidsplan En detaljerad tidplan finns bilagd till projektplanen. 5.2 Beslutspunkter Se bilagd projekttidplan under rubrik Beslutspunkter. 5.3 Resursbehov Hela projektets omfattning över tid kan variera mellan 40-60 timmar/vecka beroende på fas i projektet, vilket stäms av regelbundet med beställaren.
Konstnärliga fakulteten Sida: 14 (15) Projektledningen utgörs av ett team. Beroende på arbetsuppgifter, fas och intensitet i uppdraget kommer teamet att arbeta tillsammans eller fördela uppgifterna. För- och efterarbete fördelas på teamet. 6 Arbetsformer 6.1 Projektets arbetssätt Arbetet bedrivs med hjälp av medarbetare från Konstnärliga fakulteten. Generella arbetsformer för projektet är: Arbetsmöten för att arbeta fram resultat Intervjuer för informationsinsamling och delaktighet Referensgruppsmöten för revidering av resultat och förankring Styrgruppsmöten för beslut avseende projektets start, fortskridande och godkännande av leveranser Projektledningen står för planering, förarbete, genomförande, efterarbete och dokumentation. Projektledningen agerar guide fram till lösning och realisering. 6.2 Dokumentation Dokumentmallar och erforderliga dokument hanteras enligt PPS-modell (GU:s projektmodell). Möten som genomförs inom projektet dokumenteras i form av anteckningar. 6.3 Ändringshantering Eventuella avvikelser eller ändringar hanteras via projektledningen och beslut om förändringar fattas av styrgruppen. 6.4 Kvalitetssäkring, Projektanalys 6.4.1 Projekt Projektarbetet följer på en övergripande nivå GUs projektmodell. På den mer konkreta nivån följer arbetet Provés Uppdragsprocess med tillhörande rutiner och checkpunkter. Vi arbetar med löpande uppföljning avseende status för projektet. Aktiviteter för kvalitetssäkring löper parallellt med projektaktiviteterna under hela uppdragsprocessen. Kvalitetssäkring innebär att en kvalitetssäkrare genomför regelbundna samtal med Provés projektteam för att säkerställa att leveransen kommer att uppfylla målbilden. Kvalitetssäkringen har en aktiv roll och påverkar aktiviteter och genomförande efter behov. 6.4.2 Resultat/Lösning Provés kvalitetssäkring omfattar avstämningar med projektteamet avseende lösningsförslag, leveranser, delleveranser och styrgruppsmöten. Kvalitetssäkraren för också dialog med kunden för att säkerställa att leveransen kommer att uppfylla målbilden.
Konstnärliga fakulteten Sida: 15 (15) 6.5 Informationsspridning Kommunikation är viktigt genom hela projektet och förändringsarbetet skall präglas av förankring och transparens. Förankring innebär att verksamhetens medarbetare är delaktiga i utformandet av förändringen och är engagerade i förändringsarbetet. Transparens innebär att medarbetare har insyn i projektets arbete och resultat. Projektledningen tar i samarbete med fakultetens kommunikationsgrupp fram en kommunikationsplan vilken följs under projektets gång. I kommunikationsplanen skall faktorer såsom vem/vilka som skall utforma informationen, påverka, besluta och/eller bli informerade beaktas. För att säkerställa fokus på kommunikation och information inom projektet deltar fakultetskansliets informatör vid varje projektledningsmöte. 7 Projektrisker Projektrisker identifieras vid styrgruppsmöte 1, 2010-02-17, se bilaga. 8 Projektkalkyl Extern resursåtgång för Situationsanalysen beräknas till 40-50 timmar/vecka. Konstnärliga fakultetens medarbetare involveras i följande moment: Intressentanalys (2 tillfällen) Effektanalys (2 tillfällen) SWOT-analys (1 tillfälle) Kommunikationsplan (2 tillfällen) Intervjuer rörande erfarenhetsutbyte HSM (4 tillfällen) Gruppintervjuer rörande varumärkenas påverkan (8 tillfällen) 9 Referenser Dokument som är referenser till i projektplanen: Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum 1 Presentation av åttapunktsprogrammet Ledningsgruppen Arken 10-11 augusti 2009