reviderad Projektplan fas 3

Transkript

1 Konstnärliga fakulteten Sida: 1 (19) reviderad Projektplan fas 3 Konstnärliga fakulteten

2 Konstnärliga fakulteten Sida: 2 (19) Innehåll 1 Basfakta Godkännande av projektplan och bilagor Om dokumentet Projektet, sammanfattning Idé och mål Bakgrund Projektidé Önskade effekter och målbild Projektmål och prioritering Avgränsningar Leverans och överlämning Leveransobjekt och godkännande Överlämning, procedur Organisation och bemanning Projektorganisation Projektroller Projektforum Lokalisering, utrustning samt lokaler Bemanning projektroller Bemanning projektforum Tidsplan och resursbehov Projekttidsplan Beslutspunkter Resursbehov Arbetsformer Projektets arbetssätt Delaktighet Dokumentation Ändringshantering Kvalitetssäkring, Projektanalys Informationsspridning Projektrisker Projektkalkyl Referenser... 19

3 Konstnärliga fakulteten Sida: 3 (19) Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar PA Dokumentet skapat PA Revidering efter diskussion i fakultetsledningen PA Justeringar efter diskussion med Lena Sandstedt PA Justeringar efter diskussion i beredningsgruppen PA Reviderad projektplan utifrån beställarens önskemål PA Justeringar efter möte med Strategiska projektledningsgruppen PA Justering efter möte med Strategiska projektledningsgruppen PA Justering i samråd med fakultetsledning

4 Konstnärliga fakulteten Sida: 4 (19) 1 Basfakta 1.1 Godkännande av projektplan och bilagor Godkännande av projektplanen Projektplanen godkänd av: Beställare/Projektägare: Projektledare: Anna Lindal, dekanus Konstnärliga fakulteten Lena Sandstedt, Konstnärliga fakulteten Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Övergripande aktivitetsplan 2 Kommunikationsplan + handlingsplan fas 3 3 Projektrisker 1.2 Om dokumentet Denna projektplan beskriver projektet Konstnärliga fakulteten. Projektet bedrivs i flera faser och som leverans från respektive fas ingår en detaljerad projektplanering för kommande fas. Projektplanen är därmed att betraktas som ett levande dokument som kommer att uppdateras i takt med projektets fortskridande. Denna version av projektplanen beskriver projektets fas 3. Arbetet i projektet Konstnärliga fakulteten är under fas 3 fördelat ett antal olika delprojekt vars respektive delprojektplaner biläggs detta dokument.

5 Konstnärliga fakulteten Sida: 5 (19) 1.3 Projektet, sammanfattning Projektets omfattning Projektet avser verksamhetsutveckling inom Konstnärliga fakulteten. Syftet är att utveckla verksamheten innehållsligt och att effektivisera genom samordning. Arbetet förutsätter delaktighet från fakultetens medarbetare i arbetsgrupper och referensgrupper i utarbetandet av lösningar och engagemang hos alla berörda under realiseringen av föreslagna förändringar Framgångsfaktorer Eftersom projektet handlar om verksamhetsutveckling och kommer att påverka människor, organisation och arbetssätt är delaktighet, engagemang och kommunikation framgångsfaktorer. Projektet kommer därför att lägga stor vikt vid förankring och information. Andra viktiga framgångsfaktorer för ett lyckat förändringsarbete är att: skapa medvetenhet hos medarbetarna om värdet av utvecklingen vid fakulteten etablera en stark vägledande koalition ha en tydlig vision/mission och kommunicera den vara uthållig i utvecklingsarbetet För den Konstnärliga fakultetens projektarbete är viktiga framgångsfaktorer i fas 3: att så många medarbetare som möjligt har fått komma till tals via förankring och dialog att involverade i projektet finner utrymme och engagemang för delaktighet och att projektet tillförs tillräcklig och relevant kompetens och genomförandekraft att alla projektdeltagare har tydliga mandat att utföra givna uppgifter att det finns adekvat resurstilldelning (pengar, kvinno- och mantimmar, rätt kompetens, utrustning) för projektet att ansvariga för information och kommunikation i projektet ges tillräckligt utrymme för arbetet att nödvändiga beslut kan fattas under höstterminen 2011 för projektets fullföljande Samband med andra organisationer eller projekt Projektet utförs inom Konstnärliga fakulteten. Det kommer att ha naturliga beröringspunkter med andra projekt inom universitetet, som t ex utvecklingsinitiativet Göteborgs universitet förnyas och Campus Näckrosdammen.

6 Konstnärliga fakulteten Sida: 6 (19) 2 Idé och mål 2.1 Bakgrund Följande utgör bakgrund till projektet: Fakultetens ledningsgrupp har formulerat ett uppdrag i ett åttapunktsprogram avseende utveckling av fakulteten Fakulteten står inför en förstärkt konkurrenssituation Konstnärliga fakulteten vill vidareutveckla sin position som ett attraktivt alternativ för studenter och lärare Det finns behov av ökat samarbete mellan institutionerna/ högskolorna/programmen 2.2 Projektidé Projektidén är att utveckla verksamheten innehållsligt genom att se över och utveckla organisation, arbetssätt och roller. Det finns också en önskan att effektivisera genom samordning. Denna effektivisering sker proaktivt. Förändringsarbetet skall präglas av förankring och transparens. Den önskade utvecklingen kan beskrivas av Strategisk utveckling Samordning av administration Förändringar i organisationsstruktur Roller och ansvar Tydlighet avseende ledning, styrning och beslut Projektet genomförs i tre faser beskrivna enligt nedan: Resultatet av situationsanalysen, som delades in i fas 1a och 1b, har presenterats för fakultetens ledning och nämnd och dess resultat låg till grund för upplägget av fas 2a. Även fas 2, Utforma lösning, delades in i två etapper. Projektarbetet var under fas 2a fördelat i tre delprojekt; Ny organisationsstruktur, Basstruktur för ökad utbildningssamordning samt Lokaler/teknik/verkstäder. Fas 2b innefattade nio delprojekt: Kompetensgrupper, Institutionens organisering, TA organisation Rekrytering, Uppföljning, Information och kommunikation, Arbetsmiljö, Forskarutbildning samt Ekonomi. Resultaten från fas 2a och 2b ligger till grund för upplägget i fas 3 tillsammans med ett arbete rörande framtagning av aktivitetsplan för fas 3. Denna plan har tagits fram i samarbete med fakultetsledning och projektstyrningsgrupp.

7 Konstnärliga fakulteten Sida: 7 (19) 2.3 Önskade effekter och målbild Projektets önskade effekter har identifierades under projektets första fas och sammanställts i nedanstående effektkarta. Vilka effekter vill Konstnärliga fakulteten uppnå med verksamhetsutvecklingsprojektet? Läsanvisning: Kartan läses från vänster till höger à med leder till och från höger till vänster ß med kräver. Möjliggörare Önskade effekter Ledning och styrning KFN-vision som delas av alla medarbetare Förbättrad planeringsprocess Förmåga till proaktivitet Kultur och värderingar Respekt för olikheter Strategiskt samarbete inom fakulteten Tydligare och mer transparanta beslutsprocesser Vilja till verksamhetsutveckling och förändring Samarbete och samverkan Ökat samarbete mellan områden/ ämnen Gemensamma resurser: administration, teknik och lokaler Inspiration till nytänkande genom korsbefruktning Inspirationsutbyte och ökat nätverkande för studenter Utökat antal gemensamma kurser Ökat internationellt samarbete Förmåga att formulera vår konstärliga kompetens Minskade kostnader för infrastruktur genom samordning Profilering Resurser Ökad inverkan på Göteborgs universitet Mer resurser till kompetensutveckling av lärare Attrahera de bästa studenterna och lärarna Ökad intern och extern konkurrenskraft Organisation som stödjer samarbete över institutioner/ ämnen De bästa utbildningarna inom fakultetens ämnen Gemensam vision och värdegrund inom Konstnärliga fakulteten Konstnärliga fakulteten syns mer i omgivande samhället Tydliggörande av varje områdes identitet Balans i organisationen med självbärande enheter En organisation som präglas av transparens Organisation Föra olika kulturer närmare varandra Tydlighet i roller och ansvar mellan olika nivåer Minskad sårbarhet genom delad kompetens och resurs Administration Samordnat administrativt stöd Gemensamma och tydliga regler och arbetssätt/rutiner Effektivare administrativa flöden gentemot GU Utbildning och forskning Kvalitetsdiskussioner inom utbildning och forskning Mer resurser till konstnärliga utvecklingsprojekt Konstnärlig höjd och omvärldsanalys vid utformning av program Unika utbildningsmöjligheter Frigjorda resurser till utbildning och forskning En organisationsstruktur som leder till flexibilitet och enheternas strategiska utveckling Utbilda morgondagens konstnärer för framtida föränderligt samhälle Utveckla relevant och ledande konstnärlig forskning och utveckling som påverkar och förändrar En målbild som beskriver det konstnärliga området 2020 har också utformats Målbild Konstnärliga fakulteten Måldokumentet fastställdes av fakultetsnämnden Målbilden består av fem övergripande målformuleringar. Varje övergripande målformulering har ett antal underpunkter som beskriver vilken situation som måste råda för att det övergripande målet skall uppnås. De fem övergripande målen för Konstnärliga fakulteten 2020 är: Ämnesutvecklande och ämnesöverskridande utbildning och forskning Högsta kvalitet i utbildning och forskning utifrån dagens och framtidens krav Gemensam grund för den konstnärliga fakulteten Konsten, utbildningen och forskningen är en synlig och betydelsefull röst i samhället Effektivt utnyttjande av samtliga resurser för verksamhetens bästa För en mer detaljerad beskrivning av respektive mål, se referens 1.

8 Konstnärliga fakulteten Sida: 8 (19) Fakultetsnämnden fastställde dokumentet " vid Konstnärliga fakulteten ny organisation". Här beskrivs övergripande struktur och ledningsfunktioner samt tidsplan och process för förändringsarbetet. Såväl effekter som Målbild Konstnärliga fakulteten 2020 och vid Konstnärliga fakulteten ny organisation, är styrande dokument för projektet. 2.4 Projektmål och prioritering Övergripande målsättning för projektet är att dess samlade leveranser utgör ett led i att direktiv, önskade effekter och Målbild Konstnärliga fakulteten 2020 uppnås samt kommunikation och förankring sker löpande i enlighet med kommunikationsplanen. Vidare skall verksamhetsutvecklingen vara i linje med det arbete som sker inom universitetets utvecklingsinitiativ Göteborgs universitet förnyas. När fas 3 är genomförd råder följande situation: En ny övergripande organisation är etablerad på fakultets- och institutionsnivå De nya institutionerna, inkluderade institutionskollegierna, är etablerade och realiserade i enlighet med fakultetsnämndens beslut En ny teknisk och administrativ organisation införs i samordning med resultat från Göteborgs universitet förnyas Identitet och varumärken/namn är tydliggjort Projektmålets prioritering Prioritering: 0,3 Resultat 0,5 Tidpunkt 0,2 Kostnad 2.5 Avgränsningar Projektet har följande avgränsningar: Projektet förfogar inte över beslutet om omorganisationen eller beslutad organiseringsform, t. ex antal institutioner för att nå förväntade effekter. Projektet ansvarar inte för resurstilldelning till institutionerna. Eventuella omställningsfrågor för personal ingår inte i projektet, t ex övertalighet eller rekrytering. Kostnader för omflyttningar av personal, infrastruktur och ombyggnader ingår inte i projektet. 3 Leverans och överlämning 3.1 Leveransobjekt och godkännande Följande är de övergripande projektleveranserna:

9 Konstnärliga fakulteten Sida: 9 (19) Löpande styrning, koordinering och rapportering till styrgrupp samt stöd i projektarbetet. Leveransrapport för verksamhetsutvecklingsprojektet fas 3 Plan för att säkerställa det fortsatta utvecklingsarbetet Uppdaterad och genomförd handlingsplan för kommunikation för fas 3 Övriga leveranser beskrivs i respektive delprojekts direktiv. 3.2 Överlämning, procedur Överlämning av projektresultat sker löpande vid planerade styrgruppsmöten. Projektets slutpunkt är 30 juni 2012 då resultatet av projektets förändringsarbete lämnas över till linjeorganisationen. 4 Organisation och bemanning 4.1 Projektorganisation Projektorganisationen för fas 3 illustreras i nedanstående bild. D<"%.%81$0#"&1%29"(+-& 2%.$08,$;20& 4",+5**$%"& 6+7%.%)11& =0>2%/$;20&23?& 6+%$+".8,(& 1%29"(+*"#080.& & :1"%$;<& & 1%29"(+*"#080.& & & C">"%"0,.%)11& E%29"(+,$/2%#080.,- >2%)/&!"#$%"&!"#$%&"'%()* +(&,-.,/(*0******!"#$%"*!"#$%&"'%()* +(&,-.,/(*2*!"#$%"*!"#$%&"'%()* +(&,-.,/(*1* '$()*+"+,-."/"0,$//$& 1%23",,"%&& 6$/2%#080.&$<&"0?"+*8.$&1%23",,"%&

10 Konstnärliga fakulteten Sida: 10 (19) Projektet har en styrgrupp vars huvudsakliga uppgift är att godkänna projektplan och besluta om att framarbetade resultat lämnas över till linjeorganisationen. Projektorganisationen innefattar en strategisk projektledningsgrupp vars syfte är att utifrån ett strategiskt perspektiv leda och styra projektet samt löpande fatta projektbeslut. En operativ projektledningsgrupp har ansvaret för att operativt leda, styra, planera och samordna aktiviteter i projektet. Kopplad till projektledningen finns Information och kommunikation samt Arbetsmiljö. Arbetet inom Information och kommunikation syftar till att samordna informations- och kommunikationsinsatser kring projektet till organisationens medarbetare. Arbetsmiljö arbetar kontinuerligt arbetsmiljöfrågor kopplat till förändringsarbetet. Projektet har en referensgrupp som löpande bidrar med synpunkter och kan vara rådgivande kring projektets metod och resultat. Under fas 3, efter oktober månads nämndsbeslut, kommer olika samordningsprocesser att bedrivas i samverkan mellan beslutade institutioner. Fakultetsgemensamma processer kommer också att förekomma. Planerade processer fördelas i områdena Realisering institution, Organisering, Ledning och styrning, TA-verksamhet samt Varumärken/namn. Inom respektive delområde kan aktiviteter att bedrivas med olika metoder såsom via utredning, expertgrupp, arbetsgrupp eller annat. Tillsättning av delprojekt på fakultetsnivå beslutas av beställare. Tillsättning av delprojekt inom institution beslutas av prefekt. I syfte att samordna och rapportera arbetet inom projektet och mellan områden skapas ett projektsamordningsforum bestående av delprojektledare och projektledare. I detta forum ingår även projektkommunikatör, ansvarig för Arbetsmiljö samt delprojektstöd. För respektive forums ansvar och befogenheter se kapitel Projektroller Beställare a för att upprätta en projektbudget för projektets genomförande Utse representanter till projektets olika forum a för att förutsättningarna att genomföra projektet är tillgodosedda Projektledare Genomföra projektleveranser inom ramen för projektplanen a för och förvalta övergripande projektdokumentation Leda och fördela arbetet i projektet Utgöra stöd till beställare Ta fram förslag till en projektorganisation och ett ändamålsenligt och dokumenterat arbetssätt för projektet

11 Konstnärliga fakulteten Sida: 11 (19) Identifiera och uppskatta resursbehov utifrån projektets leveranser a för och leda strategiska projektledningsmöten a för och leda operativa projektledningsmöten a för och leda projektsamordningsmöten Vidta lämpliga åtgärder vid projektstörningar Bereda och vara föredragande i styrgrupp Rapportera till beställare och styrgrupp Rapportera till strategisk projektledning Befogenheter Styra, leda och fördela tilldelade resurser utifrån tilldelade resurser Initiera ändringar i projektets organisation Äska medel från beställare utifrån identifierade resursbehov Identifiera, dokumentera och rapportera avvikelser från överenskommet arbetssätt till strategisk projektledning och styrgrupp Delprojektledare Genomföra delprojektleveranser utifrån givet direktiv Upprätta delprojektplan inkl. aktivitetsplan, projektorganisation, ett ändamålsenligt och dokumenterat arbetssätt samt resursåtgång. Arbeta fram resultat i enlighet med uppdragsgivarens intention om delaktighet och öppenhet Sammankalla till arbetsmöten och andra delprojektaktiviteter Operativ handläggning och dokumentation av arbetsmöten och andra aktiviteter Leda och fördela arbetet inom delprojektet Påkalla behov av resurser hos projektledare Delta och rapportera vid projektsamordningsmöten Rapportera till projektledning (t ex status, progress, avvikelser) Vid behov och på uppdrag av projektledare eller beställare vara föredragande i styrgrupp och referensgrupp Informationsansvarig för delprojektet Arbeta fram resultat med utgångspunkt från ett helhetsperspektiv och Målbild 2020 Agera som ambassadör i projektet, dvs. aktivt arbeta med förankring på hemmaplan Sammanställa delprojektets resultat Befogenheter Styra och leda delprojektet samt fördela tilldelade resurser utifrån given budget Projektrådgivare : Bistå med råd avseende projektstruktur, arbetssätt och metoder Delta i operativt projektledningsforum Delta i strategiskt projektledningsforum

12 Konstnärliga fakulteten Sida: 12 (19) Delprojektstöd under definierad tidsperiod enligt beställarens beslut : Vara stöd till interimsledning avseende arbetssätt och metoder Vara stöd till delprojekten avseende arbetssätt och metoder Delta vid projektsamordningsmöten Projektkommunikatör Utforma kommunikationsplan, inkl handlingsplan, i samråd med kommunikationsgruppen Förvalta och ansvara för kommunikationsplan Kommunicera kring projektet i enlighet med plan Delta och rapportera vid operativa projektledningsmöten Vid behov och på efterfrågan av projektledare delta vid strategiska projektledningsmöten Delta vid projektsamordningsmöten Befogenhet Uppdatera projekthemsida Projektadministratör Vara behjälplig rörande kontaktinformation internt inom GU a för projektbibliotek a för projektadministration t ex boka projektdeltagare, lokaler och utrustning till projektets olika möten Dokumentera projektsamordningsmöten och styrgruppsmöten Befogenheter Uppdatera projektbiblioteket, diarieföra projektets dokumenterade leveranser Deltagare i projektarbetet Operativt delta i och genomföra uppgift/aktivitet enligt direktiv Arbeta fram resultat med utgångspunkt från ett helhetsperspektiv och Målbild 2020 Agera som ambassadör i projektet, dvs. aktivt arbeta med förankring på hemmaplan Befogenheter Komma överens med delprojektledare om det personliga åtagandets omfattning

13 Konstnärliga fakulteten Sida: 13 (19) 4.3 Projektforum Styrgrupp Stödja projektledningens arbete Säkerställa att projektet har en fungerande ledning och att den är dimensionerad så att projektets leveranser kan genomföras Förankra projektresultat i GU: s ledning och organisation Att ta vidare projektets resultat till fakultetsnämnden och andra beslutande instanser Befogenheter Godkänna och ändra projektplan Godkänna leverans och överlämning Strategisk projektledningsgrupp Strategiskt leda och styra projektet samt fatta projektbeslut Säkerställa projektleveranser inom ramen för projektplanen Precisera uppdragsdirektiv för delprojekt Bereda ärenden inför styrgruppsmöten Planera fortsatt verksamhetsutvecklingsarbete Befogenheter Fatta löpande operativa beslut i projektet Hantera relationer med operativ projektledning avseende resurser Bemanna och besluta om projektorganisation inkl projektledning, arbets- och referensgrupper Operativ projektledningsgrupp Operativt planera och samordna aktiviteter i projektet Resonera kring projektets upplägg, struktur och tillvägagångssätt Planera och strukturera projektleveranser inom ramen för projektplanen Planera och genomföra uppföljningsaktiviteter i projektet Vidta lämpliga åtgärder vid projektstörningar och rapportera avvikelser från överenskommet arbetssätt till strategisk projektledning och styrgrupp. Identifiera och uppskatta resursbehov utifrån projektets leveranser Information och kommunikation Samordna informations- och kommunikationsinsatser Utforma och förvalta kommunikationsplan Kommunicera kring projektet i enlighet med plan

14 Konstnärliga fakulteten Sida: 14 (19) Arbetsmiljö Samordna arbetsmiljöinsatser kopplat till utvecklingsarbetet Projektsamordningsforum Samordning och övergripande styrning utifrån delprojektens direktiv Delge och ta del av erfarenheter och reflektioner kring projektarbetet Befogenheter Initiera identifierade samordningsaktiviteter t ex informationsinsatser Koordinera aktiviteter mellan delprojekten Referensgrupp Uppgift Vara rådgivande avseende projektets metodik och framarbetade resultat Vid behov bidra med expertkompetens i delprojekt 4.4 Lokalisering, utrustning samt lokaler Projektet behöver tillgång till konferensrum med projektor (ca 6-8 platser) för operativa och strategiska projektledningsmöten, projektsamordningsmöten, styrgruppsmöten och eventuella arbetsmöten. 4.5 Bemanning projektroller Beställare Anna Lindal, dekanus Projektledare Lena Sandstedt, Konstnärliga fakultetskansliet Projektkommunikatör Carina Krantz, Konstnärliga fakultetskansliet ig Arbetsmiljö Anna-Karin Ingelström, Konstnärliga fakultetskansliet Projektrådgivare Viktoria Björcke, Prové Management Delprojektstöd konsultstöd, Prové Management

15 Konstnärliga fakulteten Sida: 15 (19) Projektadministratör Ann Garptoft, Konstnärliga fakultetskansliet Delprojektledare Utses av beställare 4.6 Bemanning projektforum Styrgrupp Anna Lindal, Dekanus (beställare) Johan Norrback, Prodekanus Magnus Peterson, Fakultetsdirektör Christina Rogestam, extern Maria Hirvi-Ijäs, extern Anne-Charlotte Karlsson, adjungerad Prové Management Studentrepresentant, Konstkåren Strategisk projektledningsgrupp Anna Lindal, Dekanus (beställare) Johan Norrback, Prodekanus Magnus Peterson, Fakultetsdirektör Lena Sandstedt, projektledare, Konstnärliga fakulteten Carina Krantz, projektkommunikatör, Konstnärliga fakulteten Viktoria Björcke, projektrådgivare, Prové Management Operativ projektledningsgrupp Lena Sandstedt, projektledare, Konstnärliga fakulteten Carina Krantz, projektkommunikatör, Konstnärliga fakulteten Viktoria Björcke, projektrådgivare, Prové Management Referensgrupp 1 Anna Lindal, Dekanus Johan Norrback, Prodekanus Magnus Peterson, Fakultetsdirektör Staffan Rydén, Högskolan för scen och musik Mats Olsson, Valand Gunilla Burstedt, Filmhögskolan Lotta Eklund, Litterär gestaltning Lasse Lindkvist, Högskolan för fotografi Eva Engstrand, Högskolan för design och konsthantverk Jeff Kaller, Steneby Jon Rundlöf, studentrepresentant/konstkårens ordförande Referensgrupp 2 Utses av beställare

16 Konstnärliga fakulteten Sida: 16 (19) Projektsamordningsgrupp Här ingår delprojektledare från aktuella delprojekt och ansvariga för arbetsgrupper eller andra projektprocesser. Respektive delprojekt kan komma att ytterligare ha referensgrupp/er specifika för delprojektet. Detta specificeras i respektive delprojektplan. 5 Tidsplan och resursbehov 5.1 Projekttidsplan Se bilaga. 5.2 Beslutspunkter Beslutspunkterna definieras i projekttidsplan. Se bilaga. 5.3 Resursbehov För övergripande projektledare beräknas max 40 timmar/vecka. För projektkommunikatör beräknas max 32 timmar/vecka. För projektadministration beräknas max 4 timmar/vecka. Resursbehov i respektive delprojekt specificeras i delprojektplaner. För extern projektrådgivning avsätts 8 timmar/vecka under projekttiden.

17 Konstnärliga fakulteten Sida: 17 (19) 6 Arbetsformer 6.1 Projektets arbetssätt Översiktligt består projektet av följande aktiviteter: Arbete inom de nya institutionerna Delprojektens arbetsmöten Delprojektens övriga aktiviteter Kommunikation och förankring Projektaktiviteter för helheten Projektledningsmöte (operativ och strategisk) Projektstyrningsmöte Referensgruppsmöte Styrgruppsmöten Delprojektens arbetsmöten och övriga aktiviteter beskrivs i delprojektplaner. Kommunikation och förankringsaktiviteter beskrivs i handlingsplanen för kommunikation. 6.2 Delaktighet Projektet möjliggör delaktighet via inbjudan till samtliga medarbetare att delta i arbetet genom t ex Realiseringsarbete inom institutionen Intervjuer för informationsinsamling Arbetsgrupper med tydliga direktiv för att arbeta fram resultat Referensgruppsmöten för förankring Kontinuerlig och frekvent information och dialog på olika nivåer 6.3 Dokumentation Dokumentmallar och erforderliga dokument hanteras enligt PPS-modell (GU:s projektmodell). Projektledningsmöten, projektstyrningsmöten och styrgruppsmöten dokumenteras i form av anteckningar. 6.4 Ändringshantering Eventuella avvikelser eller ändringar hanteras via projektledningen och beslut om förändringar fattas av styrgruppen. 6.5 Kvalitetssäkring, Projektanalys Projektarbetet följer på en övergripande nivå GU: s projektmodell.

18 Konstnärliga fakulteten Sida: 18 (19) 6.6 Informationsspridning Kommunikation är viktigt genom hela projektet och förändringsarbetet skall präglas av förankring och transparens. Förankring innebär att verksamhetens medarbetare är delaktiga i utformandet av förändringen och är engagerade i förändringsarbetet. Transparens innebär att medarbetare har insyn i projektets arbete och resultat. I projektets första fas arbetades en kommunikationsplan med tillhörande handlingsplan fram. Kommunikationsplanen och handlingsplanen är i första hand ett verktyg till stöd för de personer som ska kommunicera projektet. Kommunikationsplanen är avsedd att vara statisk och förändringar förankras i fakultetsledningen och planen versionshanteras. Det betyder att dokumentet uppdateras under projektets gång. Handlingsplanen revideras inför varje ny fas och den uppdateras även under projektets gång. Handlingsplanen styr informations- och förankringsinsatserna och kommer att uppdateras inför och kontinuerligt under fas 3. 7 Projektrisker Projektrisker avseende fas 3 uppdaterades och kompletterades vid styrgruppsmöte Se bilaga. Dokumentet uppdateras vid varje styrgruppstillfälle. 8 Projektkalkyl För extern projektrådgivning avsätts 8 timmar/vecka under projekttiden. Under en defininierad tidsperiod enligt beställarens beslut kan delprojektstöd tillkomma till en uppskattad nivå av ytterligare 12 timmar i veckan. Konstnärliga fakultetens medarbetare involveras i moment såsom: Projektledning och delprojektledning Realiseringsarbete inom institutionen Intervjuer för informationsinsamling Arbetsgrupper med tydliga direktiv för att arbeta fram resultat Referensgruppsmöten för förankring Kontinuerlig och frekvent information och dialog på olika nivåer

19 Konstnärliga fakulteten Sida: 19 (19) 9 Referenser Dokument som är referenser till i projektplanen: Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum 1 Målbild Konstnärliga fakulteten Beslutsdokument Konstnärliga fakultetsnämnden , vid Konstnärliga fakulteten ny organisation 3 Göteborgs universitet förnyas Beslutspm universitetsstyrelsen (diarienummer A1 2883/10) 4 Inriktning på fortsatt arbete med organisationsförändringen, RB , 1