Förfrågningsunderlag 2009-06 Förfrågningsunderlag 2009-06 Förfrågan avser: Projektledare Köpare Fiber Optic Valley AB Anbud tillhanda senast 2009-06-05 Anbudets giltighetstid 120 dagar efter sista anbudsdag Anbudsmärkning Anbud och omslag märks med Anbud samt ärendenummer 2009-06 Frågor Frågor ställs till Fiber Optic Valley AB snarast möjligt dock senast 2009-05-28. Se administrativa föreskrifter. Bilagor Bilaga 1: Anbudsformulär 2009-06 Fiber Optic Valley Stationsgatan 7 SE-824 43 Hudiksvall Sweden Phone +46 (0)650 55 66 18 Fax +46 (0)650 60 10 05 info@fiberopticvalley.com www.fiberopticvalley.com
Fiber Optic Valley Stationsgatan 7 SE-824 43 Hudiksvall Sweden Phone +46 (0)650 55 66 18 Fax +46 (0)650 60 10 05 info@fiberopticvalley.com www.fiberopticvalley.com 1 Information... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte med upphandlingen... 3 1.3 Volymer och ekonomisk omfattning... 4 1.4 Avtalstid... 4 2 Administrativa föreskrifter... 4 2.1 Upphandlingsförfarande... 4 2.2 Anbudsformulär och anbudets utformning... 4 2.3 Adressering... 5 2.4 Frågor och kompletteringar... 5 2.5 Sekretess... 5 2.6 Ersättning för anbudsgivning... 6 3 Skallkrav på anbudsgivaren... 6 3.1 Allmänna krav... 6 4 Huvudområden... 7 5 Utvärdering av anbud... 7 5.1 Teknisk förmåga och kapacitet... 7 5.2 Kriterier... 8 6 Avtalsvillkor...10 6.1 Pris...10 6.2 Prisändringar...10 6.3 Fakturering och betalningsvillkor...10 6.4 Försäkringar...11 6.5 Uppföljningsmöten...11 6.6 39 MBL...11 6.7 Överlåtelse av avtal...11 6.8 Uppsägning...11 6.9 Omförhandling...11 6.10 Ändringar och tillägg...12 6.11 Hävning...12 6.12 Tvist...12 Bilagor...12
Sida 3 (12) 1 Information Fiber Optic Valley AB erbjuder Er att lämna anbud på de tjänster som beskrivs nedan under punkt 4 Huvudområden I detta förfrågningsunderlag benämns Fiber Optic Valley AB som Köparen och den leverantör som lämnar anbud på utförande av uppdraget för Anbudsgivaren. 1.1 Bakgrund Fiber Optic Valley AB äger och driver ett antal forsknings- och utvecklingsprojekt inom fiberoptik och bredband som huvudsakligen finansieras av offentliga anslag och projektmedel. Bolaget omsätter cirka 23 miljoner kronor och har 8 anställda. I projekten deltar ett stort antal intressenter från näringsliv, forskning och samhälle. Företaget förvaltar också Fiber Optic Valley Innovationssystem som 2004 utsågs till VINNVÄXT-vinnare av VINNOVA, den myndighet som skall främja svensk innovation. Som regionalt innovationssystem verkar Fiber Optic Valley i regionen mellan Sundsvall och Gävle. Mer information om Fiber Optic Valleys verksamhet finns på www.fiberopticvalley.com 1.2 Syfte med upphandlingen Fiber Optic Valley bedriver med partners och intressenter en omfattande projektverksamhet. För att maximera verksamhetsnyttan och kvalitet i projektportföljen finns behov av Projektledare. Vi kan tänka oss att dela uppdraget på flera leverantörer. Vi har möjlighet att utse flera Projektledare i olika projekt och inom olika geografiska områden.
Sida 4 (12) 1.3 Volymer och ekonomisk omfattning Budget Total budget för Projektledare är 500 kkr under 2009 inkl resor och övriga omkostnader. 1.4 Avtalstid Uppdraget är tänkt att påbörjas 2009-06-08 och löpa fram till utgången av 2009 med option för köparen att förlänga avtalet årsvis. 2 Administrativa föreskrifter 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen omfattas inte av LOU (Lagen om offentlig upphandling) men kommer att följa dess principer. Anbudsgivare beaktar speciellt följande: Fullständigt anbud lämnas skriftligt på svenska. Anbud lämnas i tid. Ange företagsnamn och organisationsnummer. Anbudet lämnas som ett undertecknat original samt digitala kopior på allt material. 2.2 Anbudsformulär och anbudets utformning I anbudsformuläret (se bilaga 1) anges de uppgifter och redogörelser som efterfrågas i denna upphandling. Svara genom att kryssa i de ja/nej rutor som finns i anslutning till varje krav samt fyll i de uppgifter och redogörelser som efterfrågas. Observera att samtliga skallkrav skall uppfyllas utan förbehåll. Fyll gärna i svarsfälten elektroniskt men skriv sedan ut och underteckna den. Om anbudsformuläret inte används så bör anbudet följa samma uppställning och numrering. Tänk på att det är innehållet som utvärderas, ingen hänsyn tas till påkostade anbud.
Sida 5 (12) 2.3 Adressering Ansökan märks med aktuellt ärendenummer och skickas till: Fiber Optic Valley AB Anbud 2009-06 Stationsgatan 7 824 43 Hudiksvall 2.4 Frågor och kompletteringar Vid eventuella frågor om upphandlingen ber vi Anbudsgivaren att skicka sin frågeställning till Fiber Optic Valley AB via e-post eller brev. Vid frågor skall hänvisning göras till ärendebeteckning, rubrik, bilaga etc. Postadress är: Fiber Optic Valley AB Stationsgatan 7 824 43 Hudiksvall Märk kuvertet: Förfrågan 2009-06 E-postadress är: info@fiberopticvalley.com Kontaktperson: Elisabeth Stenman, 070-217 96 28 Om underlaget behöver kompletteras med anledning av frågor eller av någon annan anledning, kommer detta att publiceras under respektive ärende på Fiber Optic Valleys webbsajt, www.fiberopticvalley.com Anbudsgivare ansvarar själva för att bevaka publicering av kompletteringar samt frågor och svar. 2.5 Sekretess Anbudsgivare som vill skydda uppgifter i anbudet kan i anbudet ange vilka uppgifter han vill skydda och vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs. Köparen lämnar inget förhandsbesked om uppgifter kommer att sekretessbeläggas.
Sida 6 (12) 2.6 Ersättning för anbudsgivning Ersättning för anbudsgivning lämnas inte. 3 Skallkrav på anbudsgivaren 3.1 Allmänna krav Anbudsgivaren skall ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter. I de fall Anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra delar av uppdraget skall även underleverantören uppfylla dessa krav. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga: Begäran om upplysningar vid upphandling, blankett Begäran/Svar Offentliga uppgifter (SKV 4820). Blanketten finns att hämta på Skatteverkets webbplats www.skatteverket.se. Blanketten skall bifogas anbudet och vara ifylld av Skatteverket. Intyget får vara högst tre månader gammalt. Eftersom blanketten enbart är tillämpbar i Sverige skall utländsk Anbudsgivare bifoga motsvarande intyg. Kopia på högst 3 månader gammalt registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet (för svenska företag Bolagsverket). Ifyllt anbudsformulär utan reservationer (se bilaga 1).
Sida 7 (12) 4 Huvudområden Följande funktioner efterfrågas: 1. Projektledare (omfattning 1-6 månader) Konsulten Bör både kunna planera och vara beredd att leda/genomföra planerade projekt i samarbete med våra medfinansiärer. Bör utreda och utveckla projektideér tillsammans med våra projektfinansiärer Det är en fördel om man lett projekt inom IT och nätinfrastruktur men även generella projektledare kan komma i fråga. Det är även en fördel om man kan leda internationellt sammansatta projekt. Det är en fördel om man genomfört en ansökan av något EU projekt helst även internationellt Bör vara beredd att ta tjänstledigt så att man kan genomföra ett länge projekt på upp till 3 år som projektanställd hos FOV eller deltagande medfinansiär. Svar med konsultprofil/cv på tänkbara personer samt vilka av ovanstående kriterier man uppfyller och timpris. 5 Utvärdering av anbud En grundförutsättning för att ett lämnat anbud ska beaktas vid utvärderingen är att samtliga skallkrav i punkt 3 är uppfyllda. Detta gäller såväl krav på Anbudsgivaren som krav på anbudet. Om inte samtliga skallkrav är uppfyllda, eller om anbudet innehåller reservationer, är det stor risk att anbudet kommer att förkastas. 5.1 Teknisk förmåga och kapacitet De personer som anlitas för utförandet förväntas ha flerårig vana av liknande arbeten samt ha relevant utbildning eller arbetslivserfarenhet. Anbudsgivaren bör ha erfarenhet av liknande åtaganden. För att styrka detta kan lämpligen tre referenser lämnas från liknande uppdrag och förteckning över uppdrag som genomförts. Köparens egen erfarenhet av Anbudsgivaren räknas också som referenser. Köparen förbehåller sig också rätten att inhämta egna referenser.
Sida 8 (12) 5.2 Kriterier Nedan angivna kriterier kommer att gälla för utvärderingen. Anbuden får anbudspoäng enligt en femgradig skala (1-5) under varje kriterium. Anbudspoängen viktas beroende på kriterium. Det anbud som erhåller flest viktade anbudspoäng efter utvärderingen kommer att antas. 5.2.1 Pris Vikt: 40-60% Priset skall anges i SEK och inkludera omkostnader såsom sociala avgifter, personförsäkringar för egen personal, ansvarsförsäkring etc. Anbud med högre timpris tilldelas poäng i direkt relation till det lägsta priset enligt följande formel: (Lägst timpris / timpris) x 5 poäng Därefter sker viktningen och anbudet tilldelas viktade anbudspoäng. Exempel: En anbudsgivare lämnar ett timpris om 700 kr, vilket är det lägsta av bland samtliga anbud. Detta anbud tilldelas 5 anbudspoäng före viktning. En annan anbudsgivare lämnar ett genomsnittligt timpris på 800 kr. Denna tilldelas 4,38 poäng ((700/800) x 5) före viktning. Poäng efter viktning (om viktning 50 % används) för kriteriet är 2,19 (4,38 x 0,5). Maximal poäng efter viktning för kriteriet är i detta exempel 2,5 (5,0 x 0,5). 5.2.2 Kompetens och erfarenhet Vikt: 40-60% Den Anbudsgivare som bedöms ha bästa erfarenheterna av nedan uppräknade kommer att få mest poäng vid utvärderingen: Störst erfarenhet av liknande uppdrag samt störst relevant kompetens hos de personer som kommer att arbeta med uppdraget ger maximal poäng. Underlaget för utvärderingen är de Exempel på uppgifter som styrker kompetens och erfarenhet: CV Referenser från tidigare uppdragsgivare Köparens egen erfarenhet av anbudsgivaren
Sida 9 (12) uppgifter som lämnas under punkt 4 i anbudsformuläret (se bilaga 1). Vi förväntar oss att de personer som kommer att arbeta med uppdraget har erfarenhet av liknande uppdrag samt ha relevant utbildning eller arbetslivserfarenhet. Köparen bildar en referensgrupp som sköter utvärderingen av anbud. Utvärdering sker av ovanstående fyra punkter på följande sätt: 1 poäng med tvekan godkänd 2 poäng godkänd 3 poäng bra 4 poäng mycket bra 5 poäng utmärkt Maximal poäng efter viktning för kriteriet är 2,5 om viktning 50 % används (5 x 0,5).
Sida 10 (12) 6 Avtalsvillkor Denna upphandling avslutas genom att Fiber Optic Valley AB tecknar avtal med den eller de Anbudsgivare som tilldelas uppdraget i upphandlingen. Anbudsgivaren blir därmed Leverantör. Uppdraget är tänkt att påbörjas 2009-06-08 och till utgången av 2009 med option för Köparen att förlänga avtalet ett år. 6.1 Pris Pris anges exklusive mervärdesskatt. 6.2 Prisändringar Fast pris gäller i ett år från avtalstecknandet, därefter kan prisjustering vara möjlig. 6.3 Fakturering och betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter fakturans ankomstdag och fullgjord, godkänd leverans. Fakturan skall vara i SEK. Faktura skall skickas löpande till Köparen. Fakturering sker enligt Köparens önskemål och instruktioner. Utöver krav enligt svensk skattelagstiftning ska fakturan förses med uppgifter om: Kundnummer Följesedelnummer Antal arbetade timmar Kostnad per timme Vad som utförts När arbetet har utförts Om fakturan saknar dessa uppgifter kommer den att returneras till Leverantören för komplettering. Dröjsmålsränta enligt räntelagen. I de fall dröjsmålsränta krävs skall det vara en räntefaktura per för sent betald faktura, inte i form av samlingsfaktura. Fakturerings-, uppläggnings-, expeditionsavgift, frakter, påminnelse- eller andra avgifter godkänns inte och får inte debiteras.
Sida 11 (12) 6.4 Försäkringar Leverantören är ansvarig för skador som uppstår när arbete utförs. Försäkring skall därför finnas hos Leverantören. Bevis om försäkring skall på begäran skickas till Köparen. 6.5 Uppföljningsmöten Senast 6 månader efter avtalsstart bör Leverantören ansvara för att sammankalla till uppföljningsmöte. 6.6 39 MBL Leverantören får inte vidta åtgärd som kan antas åsidosätta lag eller kollektivavtal för arbetet eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom den bransch som tjänsten avser. Detta gäller dock endast om åtgärden grundar sig på omständigheter som sägs i LOU. Leverantören skall kräva samma utfästelse av den som Leverantören kan komma att anlita som underleverantör. Om Leverantören bryter mot vad som anges ovan får Köparen häva avtalet. 6.7 Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Köparens skriftliga medgivande. 6.8 Uppsägning Om Leverantören under avtalsperioden inte uppfyller de åtaganden som avtalet omfattar skall skriftlig erinran ske av Köparen. Om Leverantören efter fyra veckor efter erinran skickats fortfarande inte uppfyller sina åtaganden kan uppsägning ske med 3 månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden fortsätter avtalets villkor och priser att gälla. 6.9 Omförhandling Part får påkalla omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar parternas gemensamma förutsättningar. Anmälan om omförhandling skall ske så snart det åberopade
Sida 12 (12) förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse. 6.10 Ändringar och tillägg Parterna skall skriftligen komma överens om ändringar och tillägg. 6.11 Hävning Köparen har rätt att omedelbart häva avtalet om Leverantören: är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning, föremål för ackord eller tillsvidare inställt betalningar eller har näringsförbud är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation etc. är dömd för brott avseende aktuell yrkesutövning är belastad med allvarliga fel i yrkesutövning är i skuld för skatter och avgifter är i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker eller bristerna avseende betalning upprepas bryter mot antidiskrimineringslagstiftning eller för övrigt har sådana ekonomiska svårigheter att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. 6.12 Tvist Tvist mellan Köparen och Leverantören i anledning av ingånget avtal löses av Tingsrätt med tillämpning av svensk rätt. Hudiksvall 2009-05-15 Fiber Optic Valley AB Bilagor 1. Anbudsformulär