BILAGOR Teknologkårens kårstyrelsemöte 2013-08-20
Tomas Vannucci Informationsenhetens ordförande 13/14 Johan Albihn Sociala enhetens ordföranden 13/14 2013-08-01 Marknadsföringsplan Sida 1 av 5 Bilaga 2.1.1 - Marknadsföringsplan 13/14 Inledning Inför verksamhetsåret 2013/2014 bestämde Kårfullmäktige att arvodera upp Informationsenhetens ordförande med syfte att stärka Teknologkårens varumärke, synliggöra det arbete som läggs ner samt öka medlemsantalet. Som ett led i detta så har denna marknadsföringsplan för verksamhetsåret 2013/2014 tagits fram, och är tänkt att samla de projekt, event och kampanjer som är tänkta att utföras under året med huvudsyfte att marknadsföra Teknologkåren. Grunden till marknadsföringsplanen är ett förbehållslöst spånande av idéer genomför av tillträdande kårstyrelse, och har sedan utvecklats och konkretiserats. Utelämnade är idéer som har bedömts leda till separata projekt helt under andra enheter än Informationsenheten. Marknadsföringsplanen är uppdelad i tre avsnitt; Löpande insatser, som kräver insatser från en större del av kårstyrelsen under en längre tid, Projekt, isolerade event vid specifika tillfällen, Projekt, menade att mynna ut i en produkt för framtiden, och Kampanjer, tidsbegränsade större insatser ledda av Informationsenhetens ordförande. Löpande insatser Förslagslåda Tidigare har det diskuterats om svårigheten i att gå upp till Kårstyrelsen med förslag eller synpunkter, och den större delen av de som kommer in kommer i nuläget istället via mail. En stor del kommer inte fram alls. Genom att skapa och marknadsföra en mailadress forslag@teknologkaren.se, på samma tema som fragor@tekn..., så kan man förhoppningsvis få in förslag och åsikter som annars riskerar att falla bort. Fråga Kåren I dagsläget är Teknologkårens organisation och arbete en mindre lättillgänglig historia, och den huvudsakliga vägen att hålla sig uppdaterad på en högre nivå är genom närvaro på Kårfullmäktige. Fråga Kåren går ut på att, genom att ta sig ut till studenterna, komma våra medlemmar närmare och öppna upp för frågor och diskussioner i ett öppnare forum. Tanken är att starta kampanjen med att under ex. en vecka ta sig ut till de naturliga samlingsplatserna på universitetet med en stor vit vägg och uppmuntra folk att skriva sina åsikter och idéer på den. Incitament kan ex. vara att man får en bulle om man skriver eller liknande. Efter en/två veckor, när detta har blivit förankrat så går man över till att ha en eller två personer på plats ute hos studenterna under lunchtid varje vecka. En dag i veckan kan räcka, och man kan byta plats och personer varje vecka enligt ett rullande schema. Uppdraget är att prata med studenterna och på sätt svara på frågor och ta till sig av förslag och idéer. Veckomail Veckomailet som idag skickas ut är i sig en bra marknadsföringskanal. Det som kan läggas till är möjligheten för statiska länkar med information som gäller under en längre tid. Idén är att längre projekt hamnar 1-2 veckor som nyheter och sedan flyttas informationen till hemsidan och en länk läggs synligt i veckomailet. På så sätt kan mer information förhoppningsvis nå ut, samtidigt som man gör veckomailet mer lättläst och slussar folk till hemsidan.
Tomas Vannucci Informationsenhetens ordförande 13/14 Johan Albihn Sociala enhetens ordföranden 13/14 2013-08-01 Marknadsföringsplan Sida 2 av 5 Facebook Meddelanden på facebook har hittills hållits på en sparsam nivå, avsedd för officiell marknadsföring och seriösa meddelanden. Genom att öka frekvensen, utan att bli oseriös, kan man nå ut med mer info till fler. En möjlighet är att koppla hemsidan till facebook, så att de nyheter som skrivs på hemsidan även länkas som nyheter på facebook. Viktigt är dock att det som hamnar på facebook är representativt, men man kan släppa något på etiketten, och att allt länkas vidare till hemsidan, det är dit vi vill få folkmassorna. Blogg/Krönika Under 2012/2013 gjordes försök med Hänt i veckan, en sida där det varje fredag skulle rapporteras i punktform vad varje enhet hade jobbat med under den gångna veckan. En vidareutveckling av detta skulle vara en bloggfunktion i en separat del av hemsidan där en person per vecka, förslagsvis den som har haft mest skoj för sig, får i uppgift att skriva om sitt och de andras arbete på ett fritt och avslappnat sätt. Självklart länkas även dessa inlägg till facebook. Twitter Under 2012/2013 påbörjades en kampanj där enhetsordförandena skaffade twitterkonton och i börjad tweetade om vad som hände under arbetsdagen. Detta dog ut med tiden, då det framkom att det inte var så många som följde dessa uppdateringar. Återupptar man dock detta koncept så har man en möjlighet att smidigt hålla medlemmarna uppdaterade om den dagliga verksamheten. Problemet är bara hur informationen ska nå ut och följas, något som kan lösas med ex. en Twitter-feed på hemsidan och/eller koppling av kontona till facebook. Punktinsatser Tentakaffe Konceptet med tentakaffe kan utvecklas inför framtiden. Under diskussioner med Unionen kom förslaget att dela ut kaffe/te utanför ex. F40, och på så sätt nå studenterna mer direkt i samband med tentamen. Muggarna som används i samband med tentakaffet kan dessutom ha både Teknologkårens och sponsorns logga på sig, och på så sätt fungera som mobila reklampelare. Påminnelsemail Då problemet länge har varit att nå studenter i årskurs 2-4 så behöver en insats göras på två fronter; att nå de som slutar vara medlemmar och att nå de som aldrig har varit medlemmar. För att nå de som slutar vara medlemmar så kan ett påminnelsemail om att betala kåravgift användas, kan vara automatgenererat från medlemsportalen i början på hösten. För att nå de som inte varit medlemmar tidigare kan ett riktat informationsmail användas, innehållandes info om vad man får för sitt kårmedlemskap och de fördelar som finns. Musikquiz Musikquiz har tidigare varit uppskattade arrangemang, och de kräver förhållandevis lite arbete från ledningsgruppens sida. Problemet har dock varit att vara ute i god tid och få ut marknadsföring. Genom att standardisera när quizen skall ske, t.ex. en gång per läsperiod, två veckor innan tentaperiod eller liknande, så kan man redan i början av året planera in datum, gå ut med information, planera i förväg och engagera sektioner och föreningar.
Tomas Vannucci Informationsenhetens ordförande 13/14 Johan Albihn Sociala enhetens ordföranden 13/14 2013-08-01 Marknadsföringsplan Sida 3 av 5 Projekt App Sedan några år tillbaka så har det pratats och planerats för en TKL-app, men arbetet har stått relativt stilla. Nu när hemsidan skall göras om så är det ett gyllene tillfälle att se vilka funktioner som kan/ska inkorporeras i en app. Ett par förslag på innehåll finns: Kalenderapp med notiser Nyhetsapp med RSS Ultima Thule-app Widget för Händer inom kåren Då det är framför allt information om event, och ett ökat deltagande på dessa, som behövs så kan kalenderappen vara det alternativ som är mest intressant i det här stadiet. En sådan app skulle i sådana fall kopplas till kalendern på hemsidan, och i möjligaste mån stödja push-notiser för att få ut uppdateringar. Lägger man till en funktion där man kan märka events med etiketter och lägga in beskrivningar, så får man en tjänst där studenter kan prenumerera på olika typer av event och få en stor del av den information de behöver direkt i mobilen. Maskot Under 2012/2013 planerades och presenterades Maskot-projektet. Tanken är att genom en case-tävling skapa en maskot att använda som komplement till den befintliga loggan, på samma sätt som sektionernas maskotar används. Förhoppningen är att genom detta skapa en tydligare kårgemenskap och öppna för nya traditioner centrerade runt maskoten. Projektet är grovplanerat, och behöver egentligen bara finjusteras och sättas i verket. Grafisk profil Den grafiska profil som Teknologkåren har idag är begränsad till TKL centralt, och passar sig bäst i officiella sammanhang. Genom att samordna med sektionerna så kan man sprida vissa grafiska element nedåt i organisationen (ex. låta sektionerna använda den utdragna hammaren i sin sektionsfärg som sidfot eller liknande). I samband med att maskotprojektet finns ett gyllene tillfälle att skapa även en mindre officiell grafisk profil för ex. sociala event och liknande, baserad på maskot och de element och färger som redan ingår i den grafiska profilen. Kampanjer Alice Under nolleperioden ligger fokus på att marknadsföra varumärket Teknologkåren. Kampanjen inriktar sig på att m.h.a. humor göra varumärket bekant utan att sprida någon information. Anledningen till den utelämnade informationen är att nya studenter, vilket är målgruppen, generellt inte är mottagliga eller intresserade informationen. White Rabbit Som ett komplement till Alice kommer denna kampanj endast fungera som ett vid behov material. Studenter som efterfrågar mer information kommer bli tillhanda hållna med sådan i form av flygblad.
Tomas Vannucci Informationsenhetens ordförande 13/14 Johan Albihn Sociala enhetens ordföranden 13/14 2013-08-01 Marknadsföringsplan Sida 4 av 5 Error Som ett försök till att öka studenternas påverkan på studierna lanseras en kampanj med fokus nått är fel. Syftet är att få in mer åsikter på utbildning och lärare så att vi kan jobba för att förbättra dessa. Detta kommer stärka vårt varumärke eftersom vi då får större chans att visa hur vårt grundsyfte sätts på prov och jobbar aktivt med mer uppmärksamhet. Nafsa Du vet inte vad du har förens det försvinner är fokusen under denna kampanj. Istället för att visa upp vad kåren gör visas istället vad vi har gjort, eller snarare skulle försvinna om vi inte hade existerat. Förhoppningsvis konkretiserar detta vårt arbete och gör våran verksamhet mer nödvändig i studenternas ögon. Studentgrupper vi inte når i dagsläget Ett antal studentgrupper har identifierats som är svåra för oss att nå ut till av olika anledningar. Exakt hur problemet skall bemötas är en fråga som behöver analyseras närmare framöver, men nedan följer en lista med tillhörande analys av orsaker. Grupp Anledning Åtgärd STUK-arbetare Ser sig inte som en del av kåren. Bättre rabatter via STUK. StiL-engagerade Fokuserar på StiLs sektionsliv och lockas inte av det vi erbjuder. Herr- och Damföreningar Är oftast inte engagerade inom vår verksamhet. Lockas inte av den verksamhet vi har. 2-4 årsstudenter Två typer; De som inte varit medlemmar innan och inte blir det för att våra åtgärder fokuserar på nya studenter, och de som har varit medlemmar men inte tycker att det gav tillräckligt mycket för att fortsätta. Off-campusstudenter Studieinriktade studenter Doktorander Kan inte ta del av en stor del av rabatter och evenemang pga avståndet. Känner sig kanske inte som en del av TKL, starkare band till sektionen. Fokuserar på sina studier och ser ingen anledning att ta del av rabatter som gäller studentlivet. Känner sig inte som studenter, och därmed inte en del av studentlivet. Särställning hos universitetet, många vet inte att de är en del av kåren.
Tomas Vannucci Informationsenhetens ordförande 13/14 Johan Albihn Sociala enhetens ordföranden 13/14 2013-08-01 Marknadsföringsplan Sida 5 av 5 Distare och Fristare Kan inte ta del av en stor del av rabatter och evenemang pga avståndet. Tidsplan
Bilaga 2.2.1 Kårstyrelsemöte 1 Sammanträdesdatum 2013-08-20 Sidan 1 av 25 Teknologkårens styrelse PROJEKTSPECIFIKATION/PLAN 2014 Dokumentnamn:.docx Ändrad: av Sanna Dahlberg Revision: 1
Distributionslista Namn (person/organisation/grupp) Kårstyrelsen: verksamhetsåret 2013/2014 LARVs projektgrupp 2014 Bilagor Dokumentnamn Arbetsbeskrivningar Budget Föreslagen projektgrupp 2014 Preliminär tidsplan LARV 2014 Policy för företagsrelationer Policy Teckensnitt Policy E-post och webb Policy LARVs grafiska profil Stadgar Kapitel10: Funktionärer Kommentar Dokumentbokstav A B C D E E E E H Revisionshistorik Utgåva Datum Utfärdare Status Kommentar 001 S Dahlberg Preliminär
SAMMANFATTNING Detta är ett dokument som sammanställts för att ge en bättre överblick över Luleå ARbetsmarknadsVecka (LARV) som projekt, för Teknologkårens ledningsgrupp samt LARVs projektgrupp. Denna projektplan är grunden till projektet och innehåller dels bakgrunden till hur projektet utvecklats över tiden och specifika funderingar inför LARV 2014. Detta är ett första utkast av projektplanen för LARV 2014 och detta dokument kommer vidare att revideras under projektets gång.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING... 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 DEFINITIONER OCH FÖRKORTNINGAR... 1 BAKGRUND... 1 IDÉ/SYFTE... 2 PROJEKTMÅL... 2 AVGRÄNSNINGAR... 3 2 PROJEKTORGANISATION, ROLLER OCH INTRESSENTER... 4 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 KÅRFULLMÄKTIGE... 4 KÅRSTYRELSEN... 4 RESERVATION FÖR: SAMRÅDSGRUPP... 4 PROJEKTLEDNING... 5 PROJEKTGRUPP OCH POSTBESKRIVNING... 6 LARV CREW... 7 INTRESSENTER... 7 3 PROJEKTBESKRIVNING METOD OCH GENOMFÖRANDE... 7 3.1 TIDSPLAN OCH BUDGET... 7 3.1.1 Omfattning... 8 3.1.2 Projektfaser och milstolpar... 8 3.1.3 Budget... 10 3.2 PROBLEM- OCH BAKGRUNDSANALYS... 10 3.2.1 Återkommande problem... 11 3.2.2 Webb-katalog... 11 3.3 SPECIELLA HÄNDELSER... 11 3.3.1 Projektledare, ny struktur för året... 12 3.3.2 Samrådsgrupp... 12 3.3.3 Kårobligatoriets fall... 13 3.3.4 Frågeställningar om kopplade projekt och aktiviteter... 13 3.4 DETALJPLANERING... 13 3.4.1 Statusrapporter och avstämningar... 14 3.4.2 Kommunikationsplan och mötesstruktur... 14 3.4.3 Marknadsföringsplan... 14 3.4.4 Uppföljnings- och utvecklingsplan... 14 3.5 FÖRVÄNTAT RESULTAT... 15 3.6 RISKER OCH MÖJLIGHETER... 15 4 ÖVERLÄMNANDE/PROJEKTAVSLUTNING... 15 4.1 4.2 4.3 AVTACKNING... 15 PROJEKTGRUPPENS ÖVERLÄMNINGSARBETE... 16 PROJEKTLEDARENS ÖVERLÄMNINGSARBETE... 16
Sida 1 av 25 1 Inledning Syftet med detta dokument är att beskriva och delvis informera om projektets planering och fortgång inför kommande LARV 2014. Detta dokument skall i första hand leda till ökad delaktighet i LARV genom ökad förståelse för projektet som helhet. Dokumentet är ämnat för Teknologkårens styrelse och LARVs projektgrupp. Övriga intressenter erhåller dokumentet på begäran. Mallen för detta dokument är upprättades av Sofie Bucht, 2011-07-20 och bygger på en generell projektplansmall med kompletteringar och tillägg efter behov. 1.1 Definitioner och förkortningar PL: Projektledare för LARV AO: Arbetsmarknadsenhetens ordförande ARG: ARbetsmarknadsGruppen inom Reftec ARGast : Arbetsmarknadsdagar.se KS : Kårstyrelsen LG: Ledningsgruppen LTU: Luleå Tekniska Universitet VO: Vice kårordförande Reftec: Samarbete mellan de sju naturvetarkårer på de största teknolog- och naturvetarlärosätena i Sverige. TKL: Teknologkåren vid Luleå Tekniska Universitet LS: Luleå studentkår UK: Utvecklingskonferens KF: Kårfullmäktige 1.2 Bakgrund LARV, Luleå ARbetsmarknadsVecka, har sedan 1983 arrangerats vid Luleå Tekniska Universitet (LTU) av Teknologkåren (TKL). LARV är en del i TKLs arbete som innebär att förbereda sina medlemmar på det stundande arbetslivet, syftet med projektet är att skapa en ökad studiemotivation och möjliggöra nätverks- och kontaktskapande som gynnar medlemmen vid sitt inträde i arbetslivet efter studierna. Det är ett uppskattat projekt och de allra flesta av studenterna som besöker mässan anser att den gynnar dem på olika vis. Projektets struktur och genomförande har i stora drag sett likadant ut från år till år. Det är upp till varje projektledare, eventuell styrgrupp och projektgrupp att vidareutveckla konceptet förutsatt att minimikraven från tidigare år uppfylls. Projektet har, trots sitt namn, varierat i omfattning och gått från att vara en vecka fylld av aktiviteter och mässdag till att enbart vara en mässdag. Inför LARV 2012 fanns önskemål om att återigen anordna evenemang under LARV veckan. Detta var uppskattat av de studenter som uppmärksammade att LARV återigen var en vecka, detta borde dock marknadsföras på ett annat sätt för att en större mängd studenter och medlemmar ska vilja delta.
Sida 2 av 25 Inför verksamhetsåret 2013/2014 har förstärkning på arbetsmarknadsenhet skett, rollen som arbetsmarknadsenhetens ordförande och projektledare för LARV har separerats. Tanken är att AOn i större utsträckning skall kunna fokusera på framtiden för enheten genom att arrangera fler arbetsmarkandsevent samt att utöka och utvecklas TKLs näringslivskontakter. Samtidigt som projektledaren för LARV kan fokusera på fortsatt dokumentation och utveckling av LARV projektet. Projektledaren för LARV 2014 ersätter AvO i ledningsgruppen och denna post kommer att vara 100 % arvoderad under verksamhetsåret 2013/2014. Det kommer under verksamhetsåret inte att tillsättas någon person på AvO-posten. 1.3 Idé/syfte LARV är i första hand till för TKL-medlemmar* skall verka för att båda parter, företag och student, får ut maximalt vid mötet skall skapa naturliga mötesformer mellan företag och student skall utveckla medlemmars färdighet att marknadsföra sig själva vilket ökar anställningsbarhet. skall vara professionellt genomfört * LARV är i första hand till för TKL-medlemmar och prioritet läggs på att bjuda in de företag som är av intresse för programstudenter under TKL. Däremot finns såväl intresse som vinning i att verka för ökad mångfald bland gästande företag både för medlemmar och företag. Källa: UK 2011, ARG, Stockholm 1.4 Projektmål LARV 2014 siktar på att fortsätta vara en vecka fylld av förberedande- och kringaktiviteter inför mässdagen. LARV 2014 har som mål att genomföras mellan den 20-24 januari 2014 med mässdag den 22 januari. LARV 2014 skall minst leva upp till LARV 2013 gällande upplevda kvalitet och verksamhetsnytta. LARV 2014 ska locka ett högt antal, väl förberedda besökare och förbereda gästande företagsrepresentanter i den utsträckning som anses vara möjlig. Projektet skall förbereda såväl studenter som gästande företag inför mässdagen sådant att bägge parter kan få ut maximalt av mötet. Projektet skall aktivt arbeta emot att ta fram koncept som möjliggör för naturliga mötesformer mellan studenter och potentiella arbetsgivare. LARV 2014 ska arbeta för att bjuda in företag av olika storlekar och geografiskt spridning. I samband med LARV 2014 skall företag få reda på fler möjligheter till att tillsammans med TKL genomföra evenemang vid LTU. Sektioner skall erbjudas möjlighet till delaktighet under LARV 2014 i form av särskilt skapade samarbeten. Mässområdet skall vara väl planerat. Såväl förberedande- som efterarbete skall vara planerat och förberett inför mässans start.
Sida 3 av 25 LARV-katalogen, skall finnas till handa i god tid och en särskild release av denna skall finnas med i marknadsföringsplanen. Under projektets genomförande skall en sammanfattande statusrapport genomföras inför samrådsgrupp utav projektgruppen vid minst ett tillfälle. Upprättade planer skall revideras ungefär halvvägs genom projektet. Upprättade avtal mellan LARV 2014 och företag, sponsorer och samarbetsparters skall uppfyllas och efterföljas. Avvikelser skall omedelbart utpekas och underrättas projektledare. Öppenhet och transparens skall genomsyra projektets alla olika delar. Projektet ska genomföras inom ekonomiska- och tidsmässiga ramar. Planer ska följas, revideras och uppfyllas samt dokumenteras för god kontinuitet och utveckling. En utredning av återkommande problem skall genomföras inför upprättande av detaljplaner, av och med, projektgruppen. Utvärderingar skall efter projektets slut genomföras, dokumenteras och sammanställas sett från företagsrepresentanterna, besökare samt engagerades aspekt. Efter avslutat projekt ska projektgrupp och samtliga inblandade känna sig nöjda med resultatet och berikade med nya erfarenheter och kunskaper. Projektet skall sträva efter att utreda missnöjdhet och i synnerhet anledning till avböjning till deltagande från företagen! Det skall, för god kontinuitet, finnas en väl dokumenterad projektplan, budget, tidsplan, utvärdering samt överlämningsdokument som skall vara av nytta för LARV 2015. I den mån möjligt skall förarbete för LARV 2015 utföras. (Särskilt inför projektets första 3 faser) LARV 2014 alla olika faser skall väl dokumenteras för att underlätta projektets gång inför kommande LARV projekt. 1.5 Avgränsningar Inför LARV 2012 undrade intressenter hur dåvarande projektgrupp såg på utökandet av antal företag. En utredning gjordes inför projektet av projektledaren, Sofie Bucht, av denna utredning kunde det sammanfattningsvis sägas att detta inte var önskvärt. Denna fråga borde dock diskuteras igen inför nästkommande LARV. Trots denna utredning ökade antalet deltagande företag med cirka 15 stycken under LARV 2012 vilket till stor del beroende på ett ökat tryck bland företagen att delta på LARV. Det var totalt 128 företag och intresseorganisationer som deltog i LARV 2012, tyvärr upplevdes lokalerna för mässan inte anpassade för denna kvantitet. En sammanställning av utvärderingarna visar på att det upplevdes mycket trångt på mässområdet av både företagsrepresentanter och besökare på mässan. Vid genomförandet av LARV 2013 låg fokusen på kvalitet snarare än kvantitet. Under LARV 2012 trängdes alla företag som var intresserade av att delta in i B- och C-huset under mässdagen. Trängseln och förändringar i mässkartan skapade både förvirring för besökare som för företagen, vilket sänkte känslan för kvalitet. Därför sänktes antalet deltagande företag och intresseorganisationer under LARV 2013 och det bestämdes en gräns på 105 stycken besökande företag. Detta i och med det upplevda problemet med trängsel och ventilationsproblem under LARV 2012.
Sida 4 av 25 På kort sikt ger fler företag extra klirr i kassan målet med projektet är dock att tänka mer långsiktigt och målet är att sikta på att återinföra och förbättra marknadsföringen av runt-omaktiviteterna. Dessa aktiviteter är tänkta att ge ett mervärde till mässan och leder förhoppningsvis till en positiv attityd från såväl företag som studenter. Förväntad men ej definitiv avgränsning: Problem från tidigare år är många, genom den särskilda problemanalysen vilken senare i detta dokument beskrivs vidare, eftersträvas det att avgöra problemens omfattning och huruvida projektgruppen kan arbeta med samtliga identifierade förbättringsområden med start från i år eller om en prioritering skall göras. Detta beror på vad projektgrupp och samrådsgrupp kommer fram till och att det finns resurser att tillgå. 2 Projektorganisation, roller och intressenter 2.1 Kårfullmäktige Fullmäktige är TKLs högst beslutande organ. Fullmäktige beskrivs under Teknologkårens stadgar kap 8 Ansvar: Befogenheter: Inrättande av tjänster inom TKL fattas av fullmäktige Fastställa övergripande riktlinjer, budget, verksamhetsplan och strategi för TKLs verksamhet. Följa upp och granska TKLs verksamhet Beslutar om ansvarsfrihet för kårstyrelsen 2.2 Kårstyrelsen Kårstyrelsen är kårfullmäktiges ställföreträdare. Kårstyrelsen äger mellan fullmäktiges sammanträden rätt att företräda TKL. Styrelsens uppgift är att leda och kontrollera verksamheten. LARV: Kårstyrelsen utformar detaljbudgeten för LARV Ansvar: Är ytterst ansvariga för projektet ekonomiskt Befogenheter: Besluta i valet av projektgruppsmedlemmar. 2.3 Reservation för: Samrådsgrupp Upprättande av samrådsgrupp är önskat; Gruppen består av:
Sida 5 av 25 Tidigare AO/projektledare Kanslichef Representanter ur KS Representant ur näringsliv Gamla projektgruppsmedlemmar 2.4 Projektledning Projektledare för LARV väljs av och ansvarar inför KF. Under verksamhetsåret 2013/2014 kommer projektledaren för LARV att ersätta AvO i ledningsgruppen samt att denna post kommer att vara 100 % arvoderad. I sitt arbete med projektet skall projektledaren sträva emot att: Ansvar: Leda projektet öppet och vara rakt och tydlig i sin kommunikation Lita på, och delegera ansvar med arbetsuppgifter till medlemmar i projektgruppen Arbeta för god stämning och sammanhållning i projektgruppen Genomföra projektet inom ramar av projektplanen och TKLs stadgar Är föredragande i samrådsgrupp Som LARVs ansikte utåt är det i första hand projektledaren (ihop med projektgruppsmedlemmen anmälningsansvarig) som har kontakt med externa parter utöver samarbetspartners och företag. Exempelvis media, besök hos nätverk eller med intresseorganisationer och studenter. Projektledaren sammankallar möten med samrådsgrupp, projektgrupp och andra inblandade vid behov och ansvarar för att dessa möten protokollförs. Projektledaren tillgodoser projektgrupp och samrådsgruppen samt intressenter med information eller det stöd som behövs i genomförandet av projektet. Ansvarar över inbjudan och den direkta kontakten med företag. Svarar på frågor som rör projektet då denna ej faller under någon specifik post. Projektledaren ansvarar (ihop med anmälningsansvarig) om arbetsmarknadsdagar.se; inbjudan och anmälan. Identifiera och införa förbättringar i arbetssätt Informera samrådsgrupp, KS om projektlägets fortlöpande Skapa rutiner för projektets genomförande Säkerställa att projektgruppen följer budget och de uppsatta projektmålen Säkerställa att projektet genomförs enligt sunda ekonomiska värderingar Säkerställa att överenskomna metoder och hjälpmedel används Föreslå utformning och förbättringar inför nästkommande LARV Befogenheter: Beslutsfattande rörande löpande kostnader som belastar resultatenheten LARV
Sida 6 av 25 Att vid behov ändra arbetsmarknadsmässan LARV och projektets organisation och delegera ansvar Genomföra eventuella förhandlingar (ihop med VO vid avtalsskrivning) angående projektet Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra arbetet i projektgruppen Handläggning av samarbetsavtal och frågor som tillkommer samrådsgrupp för LARV Föreslå förbättringar till nästkommande LARV Hanterar beslutade avvikelser 2.5 Projektgrupp och postbeskrivning Projektmedlemmar svarar inför projektledaren och kårstyrelsen. Antalet projektdeltagare regleras i en reviderad projektplan. Projektgruppens medlemmar bör betraktas som funktionärer/permanent projektgrupp under TKL. Dessutom ska projektgruppsmedlem följa TKLs policy för företagsrelationer. Ansvar: Genomföra det gemensamt planerade arbetet med mässan och dess kringarrangemang Arbeta fram underlag för beslut i samrådsgrupp Befogenheter: Införskaffa nödvändiga hjälpmedel till gruppen som är av ringa ekonomisk betydelse I samråd med projektledare godkänna inleveranser Postbeskrivningar föreslås enligt nedan: Vice projektledare Hjälper projektledare i sitt arbete, teambuilding, dokumentation av möten och avtackning Företagskontaktsgruppen Anmälningsansvarig Företagsvärdsansvarig Sponsringsansvarig Inbjudan, kontakt mellan företag och projektgruppen samt ARGast Företagsvärdarna Spons och give-aways Marknadsföringsgruppen Marknadsföringsansvarig Grafiskform IT-ansvarig Marknadsföringsplan, rekrytering och utvärderingar Allt grafiskt material, profilprodukter, fotografering av engagerade Hemsidan, utveckling och uppdatering och katalogen vidareutveckling och kontinuerlig uppdatering och wifi Mässtödsgruppen
Sida 7 av 25 Mässbyggnadsansvarig Gods Uppbyggnad av mässområdet, el och säkerhetsansvarig Gods och hyra av möbler Servicegruppen Receptionsansvarig Personliga samtal, receptionerna och taxiverksamhet Bankettansvarig Kvällen före, lunchen, banketten, lounger och garderober Eventansvarig Event under LARV-veckan, förberedande och avslutande För mer ingående beskrivning av posterna i projektgruppen se bilaga A; Arbetsbeskrivningar 2.6 LARV CREW LARV CREW består av engagerade studenter som fungerar som medhjälpare till projektgruppen i form av värdar, chaufförer och övriga funktionärer. Crew medlemmar rekryteras av projektgruppen och hjälper till att genomföra ett välfungerande och uppskattat LARV. 2.7 Intressenter LTU Luleå kommun och stad Företag Andra mässor Andra kårer, då särskilt LS 3 Projektbeskrivning metod och genomförande Genomföra enligt faserna i tidsplan med start i närmare funderingar och analys av punkterna 3.1 3.6. 3.1 Tidsplan och budget I bilagorna B och C finns en mer utförlig beskrivning av budgeten och tidsplan nedan sammanfattas dessa i kortare drag.
Sida 8 av 25 3.1.1 Omfattning Projektet pågår under perioden 4 juni 2013 31 mars 2013 och delas upp i sex faser. Följande är en grovplan över de milstolpar som förväntas spikas under planeringsfasen och detaljplaneringen. 3.1.2 Projektfaser och milstolpar Projektet delas upp i sex faser: rekrytering, uppstart, förstudie och planering, genomförande, kontroll och avslut. Vissa av dessa faser genomför parallellt med varandra under projektets gång. Fas 1 Rekrytering Vecka 14-34 Speciella händelser; diskuteras mellan projektledare och ledningsgrupp samt projektledare och samråd/styrgrupp. Problem och synpunkter på projektet lyfts. Under rekryteringsfasen ska följande genomföras: Poster beskrivas, hemsida uppdateras, klart med info, mail och headhunting under de två första veckor i september. Prioriterade poster att tillsätta är marknadsförings- och anmälningsansvarig Intresseanmälan och intervjuer för projektgrupp genomförs Projektgrupp väljs Fas 2 Uppstart Vecka 34 - Projektdeltagare samlas och startar upp projektet formellt. Välkomna och kickoff på väl utvald plats. Gå igenom tidsplan, budget, marknadsföringsplan gemensamt. Helhetssyn, förståelse för hela projektet. Befogenhets- och ansvarsfördelning samt gemensam diskussion om projektregler, innehåll och genomförande men även avgränsningar. På ett ungefär kunna meddela tidsplan och datum för besök på andra mässor! SWOT gemensamt Teambuilding Utbildning/workshops Projektgrupp söker egna medhjälpare Stämma datum för hur ofta projektgruppen skall ses och även vilken kommunikationskanal som kommer att vara den som främst nyttjas Sätta upp inofficiella spelregler för projektgruppen Inbjudan till mässutställare går ut Fas 3 Förstudie och planering Vecka
Sida 9 av 25 Förstudie: Problem- och bakgrundsanalys och speciella händelser. Projektgruppen i samråd med vad ledningsgrupp sagt. Projektledaren träffar och beslutar i samråd med samrådsgrupp. Kontakta gamla LARVare för tips och idéer Avtal och prissättning. Policys, instruktioner, stadgar och reglementen som på något vis rör LARV skall av projektledare undersökas vidare och resultat av dessa ingå i en reviderad version av projektplanen. Riskanalys gemensamt Utdelning av resurser; exempelvis tillgång till lokaler på kortet, telefon och mailadresser. Ansvar och befogenheter. Utbildning/workshops/personliga statusrapporter/samtal Upprätta checklistor, detaljplaner med tidsplan; fullständig planering av de moment och processer som förekommer inom genomförandet. Fas 4 Genomförande Vecka 3-5 Projektet verkställs, med avseende på uppfyllelse av de uppsatta projektmålen. Fas 5 Kontroll Vecka 5-13 Kontrollfasen är en process som pågår kontinuerlig under planerings och genomförandefasen. Denna fas försäkrar att målen nås genom att övervaka och mäta framsteg så att eventuella misstag kan åtgärdas. Statusrapporter och revidering av planer enligt; Statusrapport Avstämning Revidera planer och riskanalys Fas 6 - Avslut Vecka 5-13 Genomgång av ekonomi, faser och utvärderingar. Arbete inför nästa år! Tack, intyg och återlämning av prylar Uppföljning och utvärderingar genomförs Sammanställning av resultat och utvärderingar, dokumenteras och formellt avslut Avslut projektgrupp gemensam aktivitet, gåva och intyg Milstolpar Reviderad version av projektplan klar Marknadsföringsplan presenteras Avtal och prissättning Intresseanmälan öppnar
Sida 10 av 25 3.1.3 Budget Intresseanmälan stänger Katalogrelease Kvällen före Mässdag Bankett Överlämning Utvärderingar Avtackning Rambudgeten är upprättad av KF 2012/2013, detaljbudget av KS 2012/2013. Det budgeteras för 100 gästande företag vilket antas överskridas med cirka tio företag. Dessutom kan det förväntas uppstå differenser i andra budgetposter. Dessa under- respektive överskott i budgetposterna förväntas jämna ut sig sådant att ett positivt resultat på minst det budgeterade erhålls. En fullständig överblick över budgeten finns som återfinns i bilaga B i detta dokument, i korta drag som följer: LARV 2014: Summa intäkter 2 074 125 Se budget i bilaga B Summa kostnader 2 074 125 Anslag Kåren centralt 1 107 333 3.2 Problem- och bakgrundsanalys En särskild problem- och bakgrundsanalys finns det anledning till att upprätta för att upprätthålla men även öka kvaliteten på LARV och stärka dess varumärke. Utföra dessa problemanalyser i samverkan med projekt- och samrådsgrupp i sin helhet och postspecifikt. Generellt ska projektet sträva mot att vara en vecka, bibehålla sin storlek och att projektet ska få en omstrukturering i arbetsfördelning i och med förändringar i TKLs ledningsgrupp. Orsak till variation i omfattning av arbetsfördelning i projektgruppen ska undersökas. Oavsett om alla problem kan lösas i år eller ej kommer en utredning och identifiering av dessa gynna LARV (i det långa loppet) då ett behov uppfylls, resurser sparas och företag är positiva till ansträngning. LARV 2014 gynnas av att en väl insatt projektledare, en som har förståelse för helheten i projektet och kan leverera ett bra resultat i slutändan. Förmodligen löser sig vissa av de redan identifierade problemen, så som problem med kommunikation även att arbetsbördan för årets projektledare är omfördelad och denne endast kommer att ha sitt fokus på projektet LARV.
Sida 11 av 25 3.2.1 Återkommande problem Företag retar sig på återkommande problem vilka tillsynes enkelt kan ändras på med hjälp av en bättre kommunikation, ökat informationsflöde och sammanhållning i projektgruppen. I dagsläget redan identifierade problemområden: Internationella studenter Marknadsföring och marknadsföringsplan Katalog Kommunikation och informationsflöde Utvärdering Kartor Logi Lokaler; placering, buller och ventilation Prissättning: Små- och medelstora företag samt icke-vinstdrivande organisationer Tidsplan Innovations rum 3.2.2 Webb-katalog Avtackning LARV- crew Inför LARV 2012 så gjordes en undersökning inom projektgruppen och mellan andra kårer för att utvärdera om det var möjligt att utveckla en webbkatalog. Detta genomfördes och inför LARV 2013 var tanken att fokusen skulle ligga på att vidareutveckla denna vilket tyvärr aldrig gavs tid för i och med kompetensbrist inom området. Inför LARV 2014 måste ITansvarig fokusera på att utveckla katalogen så att den blir smidigare att använda och att en sökfunktion görs möjlig. Fördelar med att ha en webbkatalog är att företagen blir mer synliga och deras information blir åtkomlig under en längre tidsperiod, vilket i sin tur troligtvis medför att LARV kan få in anmälningar tidigare. En webbaserad katalog är mest gynnsam ur ett ekonomiskt perspektiv tillskillnad mot för en tryckt samt ur miljösynpunkt. IT-ansvarig för LARV 2014 kommer att försöka fokusera på att utveckla en sökfunktion av vilka program de olika företagen finner relevanta för sitt kompetensområde, då detta är något som studenterna har efterfrågat sen katalogen lanserades. Hur lätt katalogen är att uppdatera för kommande engagerade studenter är också en fråga som måste utvärderas vidare. 3.3 Speciella händelser Under året har viss förändring inom TKLs organisationsstruktur skett vilka påverkar LARV. Nedan återges viss bakgrund och tankar kring punkter vilka bör tas ställning till innan projektets uppstart!
Sida 12 av 25 3.3.1 Projektledare, ny struktur för året Inför LARV 2012 omstrukturerades TKLs ledningsgrupp och AO fick därmed en vice AO som skull understödja i alla delar av arbetsmarknadsenheten. AvO blev i och med detta också vice projektledare för LARV. När denna arbetsfördelning utvärderades efter LARV 2012 insåg man att detta inte var den mest lämpliga arbetsfördelningen inom enheten. Inför LARV 2013 var tanken att AvO skulle sträva mot att bygga upp ett arbetsmarknadsutskott för att utveckla och bredda enheten. Tanken med AvO-posten var även att denne skulle understödja sektionernas arbetsmarknadsutskott. Under projektet LARV 2013 uppstod det problem på arbetsmarknadsenhet och avhopp skedde. I och med detta beslutade KF att posten AO skulle delas och att det inför verksamhetsåret 2013/214 även skulle tillsättas en 100 % arvoderad projektledare för LARV 2014. 3.3.2 Samrådsgrupp Det har från år till år varierat gällande en styrgrupps alternativt i form av en samrådsgrupps existens. Funderingar kring inrättande av en ny samrådsgrupp finns och är baserad på LARV 2012 års projektledares åsikter. Bakgrund: Tidigare har styrgruppen varit sammansatt av personer vilka är ytterst ansvariga samt kan tilldela resurser för projektet och har utgjorts av; Ansvar: Projektledaren, kanslichef, representanter från KS och förvaltningsutskott samt externa individer med erfarenhet från projektet. Säkerställa att projektets resultat är i linje med TKLs verksamhet. Befogenheter: Fastställa budget, plan och instruktioner för projektet. Utse projektgruppensmedlemmar. Allmänt för en styrgrupp gäller att: Styrgruppen ska bidra med kunskap och erfarenhet, värdera och prioritera olika vägval samt vara kommunikatörer av resultat. Ändringarna som gjordes bidrog till dessa förändringar: Motivering: Gruppen bidrar med kunskap och erfarenhet av projektet. Gruppen arbetar med det visionära och strategiska arbetet med LARV och har även det övergripande ansvaret för uppföljningen av projektet och utredning av projektledarens arbete med projektet. Gruppen hjälper projektledare med att värdera och prioritera vägval. Med förändringar fungerar det mer som en samrådsgrupp och förlorar sin funktion att styra genomförandet. Vinsten i förändringen är främst förkortade beslutsprocesser och en plattare struktur vilket ökar motivation för projektgruppen vid sidan av det ökade inflytandet. Mindre styrning och mer rådgivning, alltså.
Sida 13 av 25 Med större ansvar över uppföljning bidrar samrådsgruppen till god kontinuitet och kontinuerlig utveckling av projektet. Deltagarna i samrådsgruppen erbjuds efter projektet att delta på bankett och får särskilt tack/intyg för sin delaktighet i LARV 2014 som projekt. Instruktioner, policys och reglementen ska vidare undersökas för att se till så att samrådsgruppen är dokumenterad 3.3.3 Kårobligatoriets fall Medlem och icke-medlem Medlemmar i projektgrupp kan närmast betraktas som funktionärer under TKL och föreslås därmed följa de riktlinjer som återfinnes i TKLs stadgar om funktionärer, kapitel 10. TKL lever tack vare sina medlemmar och mycket tack vare ett fungerande LARV. Ett medlemskap visar på en förståelse för TKLs arbete och utan TKL hade LARV i dess form idag, inte funnits. Det är något av en självklarhet att engagerade i projektgruppen är kårmedlemmar/stödmedlemmar eller blir det i samband med uppstartsfasen av LARV 2014. Värdar och andra engagerade kommer att uppmuntras till att bli kårmedlemmar och förhoppningsvis skapar en delaktighet i LARV och den insikt i TKLs organisation som krävs för att välja att bli medlem. Medlemmar bör premieras med olika förmåner under samtliga aktiviteter kopplade till LARV, detta genom att erbjudas vissa förmåner såsom exempelvis; förtur till aktiviteter, gåvor eller utbildningar som anordnas under LARV-projektet. Dock ej gästföreläsningar i samarbete med företag. Företagen önskar att de inte ska användas som incitament för medlemsförmåner** ** Det undanbedes att LARV använder företagen i sig som incitament för favorisering av medlem jämt emot annan student. LARV skall med fördel värna om medlemmar först men detta genom att ge medlemmen andra former av förmåner. Källa: UK 2011, ARG, Stockholm Det kommer även i rekrytering av engagerade till LARV 2014 att premieras kårmedlemmar vid exempelvis matchning mellan företag och företagsvärdar och även vid utdelning av intyg. 3.3.4 Frågeställningar om kopplade projekt och aktiviteter Ska LARV 2014 helt gå i tema? Hur ska man arbeta för att få exjobbskvällen att bättre kopplas ihop som ett komplement till LARV. Teambuilding med Uniaden, hur ska vi arbeta för att utveckla våra projektgrupper och även LARV som projekt. Armada, kontaktskapande och utveckling av projektgruppen genom erfarenhets- och kunskapsutbyte mellan projektgrupperna inom Reftec. 3.4 Detaljplanering Under fas två, uppstart, skall detaljplaner upprättas med projektgruppen och postspecifika. Alla projektmedlemmar skall även ta kontakt med dess företrädare.
Sida 14 av 25 Detaljplanerna skall upprättas men projektplanen, marknadsföringsplanen och arbetsbeskrivningarna som grund. De bör innefatta; Bakgrundsanalys Deadlines Resursbehov 3.4.1 Statusrapporter och avstämningar Varje vecka kommer gruppledarna i projektet ha avstämningsmöte i form av en lunch med projektledare och vice projektledare. Inom varje grupp kommer sedan gruppledarna ansvara för att avstämningsmöten och deadlines hålls. Hur ofta hela projektgruppen kommer att träffas och ha ett avstämningsmöte bestäms i samband med uppstarten av projektet i samråd med hela projektgruppen. 3.4.2 Kommunikationsplan och mötesstruktur Upprättas av projektledare i samråd med vice innan uppstart av projektet. Planen skall innehålla rutiner och instruktioner för informationsflöde under projektets gång mellan projektmedlemmar och olika grupper. 3.4.3 Marknadsföringsplan Är en detaljplan som skrivs av marknadsföringsansvarig. Att under alumniträffar erbjuda alumner möjlighet att komma upp hit i samband med LARV! Föreläsning inför eller efter mässdagen. Kontakt med LTU, alumni Inkludera plan för kommunikation med internationella studenter. Inkludera datum för anmälan 3.4.4 Uppföljnings- och utvecklingsplan För god kontinuitet och kvalitetssäkring och utveckling av LARV är det ytterst viktigt att uppföljning av projektet genomförs. Plan för underlag och genomförande av utvärderingar skall göras. Inkludera besökande, företag och engagerade i projektet. Varje projektmedlem ska vid avslut av projektet boka in ett möte med projektledaren och tillsammans utvärdera projektet som helhet men även den enskildes post. Materialet från dessa utvärderingar sammanställer marknadsföringsansvarig och inkluderar dessa i dennes överlämning inför nästa års marknadsföring och rekrytering av projektgrupp. Vidare arbete i ARG och andra sätt nätverka för att knyta kontakter inför framtiden. Planen skall även inkludera mätning av projektmål. Uppföljnings- och utvecklingsplan är mycket viktiga inför kommande LARV projekt och kommer att bifogas i överlämningen till nästkommande PL.
Sida 15 av 25 3.5 Förväntat resultat Förväntar stort engagemang från företag tack vare gott läge, finansiellt samt i tiden. Med ett stort deltagande förväntas projektet klara budgeten samtidigt som projektet lever upp till målen. 3.6 Risker och möjligheter Risker som redan idag kan identifieras rör främst rekrytering, tidsplan och katalog. I och med det olyckliga avhoppet av AO verksamhetsåret 2012/2013 står projektet inför risken att detta kommer att påverka LARV 2014, eftersom problem uppstått i vad gäller utvärdering av LARV 2013 men även försening av intyg och förvirring i vem projektgruppsmedlemmarna skulle vända sig till när längre inte fanns en projektledare. Detta kan komma att påverka projektet LARV 2014 negativt. Genom avhopp av AO genomfördes aldrig en riktig överlämning av projektet vilket i sig kan ses som en riskfaktor. Att projektledaren för LARV 2014 tillsattes senare än vanligt kan även komma att påverka projektet genom att det uppstår problem med att följa den uppsatta tidsplanen och projektet inte följer det uppsatta faserna enligt projektplanen. Med rätt antal, motiverade och engagerade projektmedlemmar kan det förväntas ett gott resultat. Risken finns dock att rekryteringsfasen drar ut på tiden. Detta leder till att projektledare får påbörja arbete med postspecifika uppgifter vilket försvåra och försenar arbetet. Tidigare har även engagemang hos projektgrupp dalat. Avhopp har inom projektgruppen skett alltför ofta. För att undvika att sådant sker under LARV i år ser projektledare till att ha god kommunikation och kontinuerliga personliga möten med samtliga engagerade för att stämma av att arbetsbördan ej blir annat än överenskommet. Eventuella avvikelser kan då tidigt åtgärdas. Katalogen medför nästa stora risk. En katalog som kommer studenter till handa för sent i projektets gång gör nästan mer ont än gott. Ett sätt att minimera risken är att tillsätta en arbetsgrupp med utsedd ansvarig arbetsledare. Det finns alltid en risk att LARV får få besökande företag. Med god framförhållning och kommunikation/service förväntas denna risk minska. En tidsplan följs sällan till fullo men i strävan mot att hålla sig inom tidsramarna och enligt planen genomförs avstämningar eller statusrapporter. En mer omfattande och postspecifik riskanalys görs tillsammans med projektgrupp. 4 Överlämnande/projektavslutning 4.1 Avtackning Genom att genomföra en bra avtackning till de som engagerar sig under LARV 2014 skapar man förhoppningsvis ett intresse för fortsatt engagemang inom LARV 2015 eller inom TKLs organisation. Intyg och give-aways skall delas ut till de engagerade i projektet, detta är viktigt att lägga tid på. Ett bra avslut på projektet kan vara avgörande för att öka intresset av framtida deltagande i LARV. Ett av projektets mål är även att alla engagerade skall känna sig nöjda och tillfreds med slutresultat, ett uppskattat avslut av projektet är viktigt för att detta mål skall nås.
Sida 16 av 25 4.2 Projektgruppens överlämningsarbete När mässdagen är genomförd har projektgruppen egentligen sin viktigaste uppgift kvar, överlämningsarbetet. Detta är att utvärdera projektet, skriva sin överlämning till efterträdaren, uppdatera sin arbetsbeskring och nominera kandidater inför nästkommande projektgrupp. Överlämningarna och arbetsbeskrivningarna skall följa den formalia som TKLs policy anger. Detta arbete är vitalt för att LARV ska kunna fortsätta att utvecklas och kunskap och erfarenheter tas tillvara. Besökare, företag och engagerad skall inte behöva uppleva att samma problem återkommer år efter år. Utvärdering sker genom utvärderingsmöte med hela projektgruppen. Det är viktigt för LARV som projekt av utvärderingarna utförs och sammanställs allt för att kunna maximera mötet mellan studenter och företag. Projektet LARV skall ständigt sträva efter att utvecklas och vara ett projekt i tiden. 4.3 Projektledarens överlämningsarbete Sammanställning av projektgruppens dokument skall göras för att ge en överskådligare bild för nästa projektledare och projektgrupp. Utvärdering skall baseras på företagens, studenternas, projektgruppens samt övriga engagerades åsikter och skall läggas till grund för en utvärdering av hur projektgruppens sammansättning har fungerat och hur den borde vidareutvecklas för att kunna utveckla LARV som projekt.
Sida 17 av 25 Bilaga A Arbetsbeskrivningar!!!
Sida 18 av 25 Bilaga B Konto LARV 04 Budget Intäkter 3660 Anmälningsavgifter 100 17 500 1 750 000 kr 3663 Extra Monteravgift 189 500 kr 3670 LARV Huvudsamarbetspartner 75 000 kr 3664 Dagsbiljetter 103 125 12 875 kr 3665 Bar 150 65 9 750 kr 3640 Middagsbiljetter 50 720 36 000 kr 3560 Kopior (tjänster) 1 000 kr Summa intäkter 2 074 125 kr Kostnader 4072 Upptakt 8 264 kr 4078 Projektgruppen 52 232 kr 4085 Avtackningsfest 4 132 kr 4086 Aktiviteter 20 000 kr 4087 Värdar 91 800 kr 4155 Utbildningar 1 300 kr 4265 LARV projektet till förfogande 5 000 kr 4266 Middag 303 000 kr 4267 Lunch och fika 47 690 kr 5420 ARGast 36 000 kr 5460 Förbrukningsmaterial 2 000 kr 5792 Hus, gods och transporter 107 000 kr 5810 Resor 4 000 kr 6070 Representation 1 000 kr 6211 Telefon 1 500 kr 6231 www-system/ dataprogram 2 000 kr 6250 Porto 1 500 kr 6520 Kopior 1 500 kr 6522 Tryckkostnader 88 000 kr 7211 Arvode 157 635 kr 7510 Arbetsgivargifter 24 422 kr 7320 Traktamente 1 000 kr 7620 Friskvård 1 3 370 3 370 kr 7832 Avskrivningar 2 447 kr 6996 Anslag kåren centralt 1 107 333 kr Summa kostnader 2 074 125 kr 0 kr
Sida 19 av 25 RESULTAT Beräkningsunderlag Antal á-pris 3663 Extra monteravgift Monteryta (m2) 50 2 250 112 500 kr Hyra utrustning 25 000 kr Extra värdar 2 000 kr Barbord och barstolar 50 000 kr Summa 189 500 kr 4072 Upptakt LARV-projektgruppen 13 636 8 264 kr Summa 8 264 kr 4078 Projektgruppen Representationskläder 13 2 200 28 600 kr Resor 13 1 500 19 500 kr Fri disp. gemensamma akt 13 318 4 132 kr Summa 52 232 kr 4085 Avtackningsfest LARV-projektgruppen 13 318 4 132 kr Summa 4 132 kr 4087 Värdar Väska/Presenter 200 250 50 000 kr Tröja företagsvärd 120 150 18 000 kr Tröja medhjälpare 30 500 15 000 kr Övrigt LARV crew 50 150 7 500 kr Informationsmaterial 130 10 1 300 kr Summa 91 800 kr 4155 Utbildningar Projektgrupp LARV 13 100 1 300 kr Summa 1 300 kr 4266 Middag Mat, bankett 400 350 140 000 kr Dryck 400 150 60 000 kr Kvällen före 300 120 36 000 kr Underhållning och dekoration 40 000 kr Hyra 13 000 kr Hedersgäster 10 500 5 000 kr Bar 9 000 kr Summa 303 000 kr 4267 Lunch och fika Lunch 502 60 30 120 kr Fika 502 35 17 570 kr
Sida 20 av 25 Summa 47 690 kr 5792 Hus, gods och transporter Vakter och bärhjälp 5 000 kr Hyra div materiell 15 000 kr Diverse inköp 1 000 kr Gods 10 000 kr Busscharter/bilhyra 10 1 200 12 000 kr Drivmedel 4 000 kr Hyra barbord och barstolar 60 000 kr Summa 107 000 kr 6211 Telefon Projektgruppen, telefon 13 300 3 900 kr Summa 3 900 kr 6522 Tryckkostnader Material till bankett Katalog Inbjudningar och tackkort Affischer Banderoll Marknadsföringsmaterial Summa 28 500 kr 10 000 kr 1 500 kr 8 000 kr 15 000 kr 25 000 kr 88 000 kr
Sida 21 av 25 Bilaga C Föreslagen projektgrupp LARV 2014 Vice projektledare Josefine Pettersson Företagskontaktgruppen Anmälningsansvarig Företagsvärdsansvarig Sponsringsansvarig Marcus Levin Jakob Eriksson Kim Stenholm Servicegruppen Receptionsansvarig Cecilia Crampelle Eventansvarig Bankettansvarig Marika Gille PR-gruppen PR-ansvarig Grafiskform Johan Pihl IT-ansvarig Mässgruppen Mässbyggnadsansvarig Godsansvarig Johan Koskitalo Jenny Strandberg
Bilaga 2.3.1 Informationsenheten Återkommande Som en grund till all information finns teknologkaren.se. Dess funktion är att samla all statisk information och även sprida nyheter till studenter, företag och andra intresserade. Detta kräver administrering och kontinuerlig service. Teknologkåren ska kontinuerligt ansvara för- och uppdatera hemsidan så att materialet är korrekt och tillgänglig för alla studenter. Teknologkårens grafiska profil är skapad för att ge ett professionellt utseende mot både studenter, företag och LTU. För att underhålla vårt varumärke är det därför viktigt att efterfölja denna profil. Teknologkåren ska ansvara för att den centrala enheten följer den grafiska profilen vid offentliga tryck eller dokument. För att exponera Teknologkårens arbete måste informationsvägarna kontinuerligt förnyas och förändras för att behålla studenternas intresse. Teknologkåren ska jobba för att hitta nya intresseväckande informationskanaler. Omvärld Teknologkåren ska se till att externa aktörer har god inblick i verksamheten, detta för att säkerställa ett gott rykte runtom i världen. Företag ska även vara informerade och ha tillgång till information om kåren och vad kåren kan göra för dessa. Teknologkåren ska se till att företag ser kåren som någonting nödvändigt och att vi kan och ska hjälpa dem med marknadsföring ut mot studenter. Teknologkåren ska ge externa parter tillgång till information som kan vara nyttig för både dem och våra medlemmar. För att underhålla och öka förtroendet av Teknologkåren ska alla enheters arbete exponeras ut mot medlemmarna. Att kontinuerligt redovisa både pågående och slutförda projekt är väsentligt. Teknologkåren ska verka för att exponera sitt arbete. Teknologkårens funktion är att förbättra studenternas studietid. Detta måste marknadsföras mot studenterna för att påminna om Teknologkårens väsentlighet. Teknologkåren ska verka för att öka medvetenheten om Teknologkårens funktion. För att genomföra vårt arbete ska vi se till att så många studenter som möjligt ansluter sig till Teknologkåren. Informationen mot nya och gamla studenter ska visa varför det är nödvändigt att gå med i kåren. Teknologkåren ska arbeta för att studenter vid Luleå tekniska universitet är medvetna om de fördelar det innebär att vara medlem. Kårerna informerar är ett återkommande samarbete mellan det båda kårerna. Det är en uppskattad informationsbroschyr som sänds till alla nyantagna på LTU. Även om Luleå Studentkår