Diarienummer: 452-182-2015 1. Inledning Länsstyrelsen i Södermanlands län inbjuder till anbudsgivning när det gäller att bedriva skogsbrandsbevakning i Södermanlands län. Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande i enlighet med 15 kap lagen om Offentligt Upphandling (LOU ). Detta innebär bland annat att anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är därför av vikt att anbudsgivaren lämnar sitt bästa anbud från början. 2. Krav på anbudsgivaren Allmänna uppgifter Anbudsgivarens namn: Organisationsnummer: Kontaktperson: Telefon: E-post: Postadress: Evt. Hemsida: Entreprenören skall: vara registrerad i aktiebolags-, handelsbolags- eller föreningsregistret. skall ha giltiga tillstånd för denna typ av uppdrag enligt Transportstyrelsens bestämmelser, skall ha tillgång till två flygplan med kapacitet för, 4 timmars flygning i 80 knop, skall ha tillgång till minst fyra besättningar vars flygförare har certifikat att utföra de efterfrågade flygningarna i något av de offererade flygplanen. Entreprenören ska ha god kunskap i bevakningens utförande. Enligt 10 kap 1-3 Lagen om offentlig upphandling får anbudsgivare inte: vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tillsvidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud. vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. vara dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraftvunnen dom ha gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen Entreprenören skall ha fullgjort sina förpliktelser rörande socialförsäkringsavgifter och föreskrivna skatter. 3. Krav på anbudet anbudet skall lämnas som ett av behörig firmatecknare undertecknat original. En kopia av det fullständiga anbudet inklusive eventuella bilagor bifogas. anbudet skall innehålla all efterfrågad information. Endast anbud som inkommit i tid och som uppfyller skallkraven går vidare till utvärdering. anbudet skall avges på svenska språket. Anbudet ska vara giltigt i minst 20 dagar efter sista anbudsdag. Vid en eventuell rättslig prövning av Länsstyrelsens tilldelningsbeslut ska anbudets giltighetstid automatiskt förlängas till 20 dagar efter det datum förvaltningsrätten/kammarrättens dom vunnit laga kraft.
Anbudet skall innehålla: en kort företagspresentation, max en A4-sida, som bifogas anbudet. kopia på senast gällande registreringsbevis, av vilket behörig firmatecknare och organisationsnummer framgår, skall bifogas anbudet. Ifylld blankett 1 Teknisk anbud där Entreprenören angivit pris i SEK per flygtimme exklusive moms för anbudet ingående tjänst samt offererade flygplan och besättningar. ifylld och av skattemyndigheten undertecknad blankett SKV 4820. Skatteintyget får inte vara äldre än 60 dagar vid avlämnandet av anbudet. bevis om ansvarsförsäkring och belopp, eller motsvarande för utländskt företag. Entreprenörens årsredovisning för de senaste tre åren. lista på underleverantörer som anlitas för uppdraget och deras uppgifter. undertecknat avtalsförslag enligt Bilaga 1 kopia av giltigt flygcertifikat för offererade flygförare om Entreprenören offererar flygplan som ägs av annan måste Blankett 2 Intyg från flygplansägare att man avser att hålla flygplan tillgängliga för uthyrning till anbudslämnaren i upphandlingen av Skogsbrandbevakning med flyg i Södermanlands län från varje flygplansägare bifogas anbudet, kopia av giltigt tillstånd från Transportstyrelsen eller Luftfartsstyrelsen att bedriva den efterfrågade tjänsten. Varje offererad besättning måste innehålla en flygförare med certifikat att flyga minst en av de offererade flygplansmodellerna och en spanare. Ingen person får ingå i mer än en offererad besättning. Inget flygplan får offereras som ingen av de offererade besättningarna har certifikat att flyga. Offererade flygplan skall klara 4 timmars flygning i 80 knop. Om Entreprenören offererar flygplan som ägs av annan måste flygplan totalt finnas tillgängliga under hela bevakningsperioden. Entreprenören skall redovisa om miljöledningssystem eller miljöpolicy finns. Entreprenören skall redovisa om jämställdhetsplan finns. Entreprenören skall redovisa om mångfaldsplan finns. Blanketten SKV 4820 kan hämtas från www.skatteverket.se. Anbud som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att förkastas. 4. Anbudsutvärdering Utvärderingen sker efter värderingsprincipen ekonomiska mest fördelaktiga. Utvärderingen består i att snittpris för de två offererade flygplanens timpris ställs mot varandra där det anbud med billigaste snittpris vinner. 5. Avtalsvillkor För uppdraget skall de avtalsvillkor som anges i bilagan till förfrågningsunderlaget gälla. För att bekräfta att avtalsvillkoren accepteras skall anbudsgivaren underteckna det bifogade avtalsförslaget. Om kontraktshandlingarna innehåller uppgifter som strider mot varandra skall handlingarna gälla i följande ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: Avtalet Förfrågningsunderlaget Anbudet Kompletterande överenskommelser mellan parterna (t.ex. tidsplan) Avtal mellan parter kommer att vara giltigt först då båda parter undertecknat avtalet. Option på 1 års förlängning av avtalet kan bli aktuellt.
6. Administrativa förutsättningar och krav Anbudet skall ha kommit in till länsstyrelsen senast den 2015-03-31. Anbud som kommer in för sent kan inte prövas, oavsett orsak till förseningen. Upphandling sker enligt lagen om offentlig upphandling i form av direkt upphandling. Länsstyrelsen avser att teckna kontrakt med en anbudsgivare. I det fall anbudsgivaren har för avsikt att anlita underleverantörer ska detta anges i anbudet. Inga underleverantörer får anlitas utan Länsstyrelsens skriftliga medgivande. Detta gäller även underleverantörer. För att Länsstyrelsen ska kunna ge medgivande för anlitande av underleverantörer, ska dessa vara kontrollerade avseende fullgörande av sina skyldigheter enligt lag och avtal, med avseende på momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter. Alternativa anbud är inte tillåtna. Anbudet kan komma att antas utan föregående förhandling. En eventuell förhandling kan bara ske på initiativ av länsstyrelsen. Länsstyrelsen äger rätt att förkasta samtliga anbud och häva anbudsinfordran om anbuden inte uppfyller kvalitetskraven eller innefattar ett för högt pris. Länsstyrelsen äger även rätt att förkasta samtliga anbud och häva anbudsinfordran till följd av nya/förändrade interna förutsättningar eller påverkande beslut från omvärlden. Länsstyrelsens kontaktperson Eventuella frågor ställs till nedan angiven kontaktperson. Frågor ställs skriftligen och i så god tid att svar kan lämnas senast tre (3) kalenderdagar innan sista dag för inlämning av anbud. Frågor och svar som har betydelse för alla anbudsgivare kommer att skickas till respektive anbudsgivare via e-post. För att anbudet ska kunna prövas skall det vara inkommet till Länsstyrelsen i Södermanlands län senast den 2015-03- 31. Anbudet ska vara giltigt i minst 20 dagar efter sista anbudsdag. Vid en eventuell rättslig prövning av Länsstyrelsens tilldelningsbeslut ska anbudets giltighetstid automatiskt förlängas till 20 dagar efter det datum förvaltningsrätten/kammarrättens dom vunnit laga kraft. Kontaktperson: Tomas Birgegård Handläggare e-post: tomas.birgegard@lansstyrelsen.se Anbud lämnas på följande sätt: Anbudet lämnas via mejl med Upphandling brandflyg i ämnesraden till tomas.birgegard@lansstyrelsen.se. Anbudet skall vara skriven på svenska och undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. 7. Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar. Kommersiell sekretess Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter ovan nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.
För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlings-ärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. I det fall anbudsgivare väljer att begära kommersiell sekretess avseende delar av sitt anbud ska detta anges i särskild bilaga. Beslut Samtliga anbudsgivare får skriftligt besked om resultatet av upphandlingen snarast efter det att Länsstyrelsen fattat beslut om vilka anbud som antagits. 8. Kommersiella villkor Betalnings- och faktureringsvillkor Priserna för tjänsten ska anges netto exkl. moms. Betalning erlägges av Länsstyrelsen i Stockholms län mot faktura. Av fakturan skall framgå arten och omfattningen av utfört arbete. Uppdragsgivaren har rätt att fakturera månadsvis. Länsstyrelsen tillämpar 30 dagars betalningstid från inkommen faktura. Expeditions- och fakturaavgifter får ej debiteras Länsstyrelsen. Vid dröjsmål med betalning tillämpas räntelagens bestämmelser. Mervärdesskatt tillkommer på avtalad ersättning. Ersättningen enligt detta avtal kan maximalt uppgå till 285 000 kronor. Hävning, prisreduktion och skadestånd Länsstyrelsen har rätt att häva avtalet vid försenad eller delvis leverans av beställd tjänst. En tjänst anses inte vara levererad eller endast delvis levererad om den inte uppnår den kvalitet som uppdragsgivaren beställt. Vid delvis leverans har Länsstyrelsen rätt att välja mellan hävning av hela avtalet eller en prisreduktion motsvarande utförd tjänst i relation till beställd tjänst jämfört med kostnaden för att göra en kompletteringsbeställning hos en annan leverantör. Länsstyrelsen har även rätt till skadestånd motsvarande merkostnaden för att beställa motsvarande tjänst eller kompletteringsbeställning av tjänsten så att slutresultatet motsvarar det som har upphandlats. Skadeståndet ska motsvara ett eventuellt högre pris samt den arbetskostnad som Länsstyrelsen får på grund av beställningen. 9. Upphovsrätt Material, inklusive data, som produceras för utförande av uppdraget ska produceras för Länsstyrelsens räkning. Länsstyrelsen har upphovsrätt till uppdragstagarens arbetsresultat vilket bland annat innebär att Länsstyrelsen för statsverkets räkning får fritt nyttja arbetsresultatet och därvid överlåta upphovsrätten till annan. Uppdragstagaren får dock utan skriftligt medgivande av Länsstyrelsen publicera eller på annat sätt nyttja arbetsresultat med angivande av källan. Myndigheten får samtliga rättigheter såsom rätten att; mångfaldiga, visa och sprida det producerade materialet, fritt ändra och omarbeta det producerade materialets innehåll och layout, trycka nya upplagor samt omarbeta och distribuera det producerade materialet i olika mediaformer exempelvis så att produkten kan vidareförmedlas via internet eller i annan digital form. Länsstyrelsen ska även förvärva rättigheten att vidare överlåta rättigheterna enligt ovan. Uppdragstagaren ska till Länsstyrelsen överlämna digitala kopior i överenskommet format på allt material och all data som producerats i uppdraget.
10. Avbrytande av upphandlingen Länsstyrelsen äger rätt att förkasta samtliga anbud och upphäva anbudsinfodran till av nya förändrade interna förutsättningar eller påverkande beslut från omvärlden. I och med inlämnandet av anbud accepteras samtliga krav och villkor som framgår av förfrågningsunderlaget. Bilaga 1 Avtal om skogbrandbevakning med flyg Bilaga 2 Flygslinga för skogsbrandbevakning Bilaga 3 Blankett 1 Tekniskt anbud Bilaga 4 Blankett 2: Intyg från flygplansägare att man avser att hålla flygplan tillgängliga för uthyrning till anbudslämnaren i upphandlingen av Skogsbrandbevakning med flyg i Södermanlands län
Bilaga 1, Avtal om skogbrandbevakning med flyg 1 Avtalets omfattning Entreprenören skall under ledning av Länsstyrelsen svara för bevakningsuppdrag med flyg fram till 2015-12-31. Avtalet kan förlängas med maximalt ett år om Länsstyrelsen så begär. I uppdraget ingår att efter Länsstyrelsens anvisningar organisera, administrera och utföra skogsbrandbevakning i länet och i förekommande fall även i delar av angränsande län. I avtalet ingår endast uppdrag utförda åt och beordrade av Länsstyrelsen. I det fall entreprenören åtar sig uppdrag åt kommunala räddningstjänster eller andra aktörer ligger detta utanför detta avtal och kostnaden för dessa uppdrag får inte belasta Länsstyrelsen. I skogsbrandbevakningen ingår kvarstannande vid upptäckt brand tills dess inrapportering till SOS Alarm AB har genomförts. I skogsbrandbevakningen ingår även att på SOS Alarms eller räddningstjänstens begäran kvarstanna tills första räddningsenhet är på plats. Om flygplan därutöver stannar kvar i området på order av SOS Alarm, räddningsledare eller på eget initiativ för att utföra rekognoscering eller vägvisning ligger sådana uppdrag utanför detta avtal och kostnaden för dessa uppdrag får inte belasta Länsstyrelsen. 2 Bevakningens utförande Personal som utför uppdraget skall kunna kommunicera på svenska. Skogsbrandbevakning Flygslingan i bevakningsområdet omfattar en sammanlagd en sammanlagd flygsträcka på cirka 291 km Länsstyrelsen har möjlighet att förändra bevakningsslingan om så erfordras. Bedömningen för om skogsbrandbevakning skall utföras grundas huvudsakligen på SMHI:s prognoser för skogsbrandrisker. Bevakning blir aktuell då bevakningsområdet allmänt har stor brandrisk eller högre brandriskvärde (4, 5 eller 5E). Skogsbrandbevakningen ska utgå från MSB senast beslutade inriktning eller av länsstyrelsen beslutade rutin. Bevakning kan beroende på rådande läge utföras längs hela eller delar av slingan. MSB 2015 års inriktning. Brandrisk (enligt bedömning av i första hand dygnsprognoser för FWI) Antal flygningar 50 % eller mer av det område som bevakningsslingan 2 gånger per dygn längs hela slingan täcker har brandrisk 5 eller 5E Alternativt Brytpunkter som ligger i områden som har brandsrisk 5 eller 5E Överflygning med bevakning över de aktuella bryt-punkterna sker 2 gånger per dygn 25 % eller mer av det område som bevakningsslingan 1 gång per dygn längs hela slingan täcker har brandrisk 4
Alternativt Brytpunkter som ligger i områden som har brand risk 4. Brandrisk 1 3 i hela slingans område. Överflygning med bevakning över de aktuella brytpunkterna sker 1 gång per dygn Ingen bevakning Beslut om skogsbrandbevakning tas av länsstyrelsen i Södermanlands län. Bevakningen skall normalt påbörjas: vid en överflygning mellan kl. 12.30 13.30 vid två överflygningar mellan kl. 10.00 11.00 och kl. 16.00 17.00. Beredskap skall finnas för eventuell extra bevakning (exempelvis efter åska med blixtnedslag), som skall utföras på särskild anmodan från länsstyrelsens TiB. Brandflygchef/stf brandflygchef skall under bevakningsperioden 15 maj 15 september: varje morgon innan klockan 10 inhämta huruvida flygning skall ske eller ej, antal flygningar och tidpunkter när flygningar skall ha påbörjats hos TiB eller enligt annan fastställd rutin upprätta förteckning över flygförare och reserver med tel nr mm skall under bevakningsperioden vara anträffbar via telefon Spanare Vid flygning skall spanare alltid medfölja. Spanaren svarar för all verksamhet kring övervakningsuppdraget förutom flygning. Samband Rakelsamband skall kunna upprättas med kommunal räddningstjänst och SOS Alarm AB på aktuella kanaler. 2 st RAKEL tillhandahålls av Länsstyrelsen. Entreprenören svarar för installation av utrustningen samt att eventuella erforderliga godkännanden inhämtas. 4 Materiel I flygplan som är på bevakningsuppdrag skall topografiska kartan, räddningstjänstkartan, finnas över den slinga som bevakas och i förekommande fall även delar av angränsande län. Länsstyrelsen tillhandahåller även Entreprenören med följande: 2 st RAKEL terminaler Entreprenören svarar för att den materiel som erhålls som lån för bevakningsuppdraget, återlämnas i oskadat skick när avtalet upphört att gälla. 5 Ersättning och rapportering Ersättning Ersättning utgår enbart för flygtid. Det utgår inga andra ersättningar. Länsstyrelsen ersätter maximalt 30 minuters flygning till och från flygslingan per bevakningsuppdrag. Det åligger entreprenören att tillse att avtal om kostnadsersättning ligger inom ramen för vad Transportstyrelsens tillstånd medger. Ersättning kan utgå till entreprenören för den egentliga flygtiden under kompletterande utbildning (enligt fastställd utbildningsplan) för att kunna utföra skogsbrandbevakning med flyg. Ersättning kan medges för högst 10 tim per år, dessa räknas av mot eventuell flygtid för skogsbrandbevakning.
Ersättning utgår i samband med övning om högst 8 timmar per slinga och räknas inte in i de s.k. garantiflygtimmarna. De priser Entreprenören lämnat i sitt anbud skall vara giltiga under hela avtalsperioden (och dess eventuella förlängning) såvida inte flygbränslepriset (inklusive skatter och avgifter) ökat med mer än 4% jämfört med det flygbränslepris som gällde vid anbudstillfället. Om flygbränslepriset (inklusive skatter och avgifter) under avtalsperioden (och dess eventuella förlängning) ökat med mer än 4% har Entreprenören, från detta datum, rätt till uppräkning av timpriset. Uppräkningen av timpriset motsvarar den faktiska merkostnad som direkt hänför sig till skillnaden mellan det flygbränslepris som gällde vid anbudstillfället jämfört med det vid flygningen aktuella flygbränslepriset (inklusive skatter och avgifter). Rapporter/fakturering Rapportering och redovisning av brandflygets verksamhet innehållande uppgifter om upptäckta bränder, antal flygningar, flygtid mm skall ske månadsvis till Länsstyrelsen och på av Länsstyrelsen anvisade blanketter. Entreprenören ska fortlöpande mata in flygrapporter i MSB: centrala datasystem https://www.msb.se/sv/insats-- beredskap/naturolyckor/skogsbrand/skogsbrandflyg/ Vid upptäckt av brand ska Entreprenören via SMS/Mail eller annan överenskommen rutin meddela länsstyrelsen om upptäckt samma dag som upptäckt. I samband med denna rapportering faktureras också kostnader för genomförda flygningar. De fakturerade kostnaderna specificeras vad avser typ av kostnad. Flygtid redovisas som flygtid i luften och redovisas i timmar och minuter angivet i femminuters intervall. Inkomna fakturor betalas inom 30 dagar under förutsättning att de godkänns av Länsstyrelsen. Efter genomförd säsong och senast den 30 september skall en verksamhetsberättelse och sammanställning av säsongens skogsbrandflyg, redovisande säsongens alla flygkostnader, flygtid, verksamhet, upptäckta bränder mm redovisas på av Räddningsverkets fastställda blanketter och tillsändas Länsstyrelsen. 6 Utbildning Entreprenören ansvarar för att piloter och spanare får för uppdraget nödvändig utbildning och information i enlighet med uppgifter i MSB: s riktlinjer Skogsbrandbevakning med flyg Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps inriktning från 2015 Entreprenören svarar för framtagande av utbildningsplan som skall godkännas av länsstyrelsen. Entreprenören svarar för genomförande av utbildning. 7 Tillstånd/ försäkringar Entreprenören förbinder sig att teckna erforderliga försäkringar för de som utför tjänsten inklusive medföljande passagerare samt den materiel som används. För Länsstyrelsen För Anbudsgivare Ylva Sundholm
Bilaga 2 Flygslinga
Bilaga 3 Blankett 1 Tekniskt anbud Registreringbeteckning på offererade flygplan Flygplansmodell Pris per timme exklusive moms Offererade Besättningar (anges som flygförare + spanare) Flygförare Flygplansmodell Spanare Modeller som flygföraren har certifikat att flyga Aktuellt flygbränslepris (inklusive skatter och avgifter) se Bilaga 1, Avtal om skogbrandbevakning med flyg,5 Ersättning och rapportering Kryssa i för ja eller nej Ja Nej Vi har miljöledningssystem eller miljöpolicy Vi har jämställdhetsplan Vi har mångfaldsplan.. Underskrift firmatecknare
.. Namnförtydligande Bilaga 4 Blankett 2: Intyg från flygplansägare att man avser att hålla flygplan tillgängliga för uthyrning till anbudslämnaren i upphandlingen av Skogsbrandbevakning med flyg i Södermanlands län Fyll i flygplansägarens namn avser att till fyll i anbudslämnarens namn uthyra flygplan att användas för skogsbrandbevakning. Jag/Vi avser att hålla mina/våra flygplan tillgängliga för uthyrning till fyll i anbudslämnarens namn under perioden 15 maj till 15 september 2015 och eller 2016 enligt följande: Flygplanets registreringsbeteckning Flygplansmodell Antal dagar flygplanet kan hyras av anbudslämnaren för skogsbrandbevakning under perioden