VALNÄMNDEN Tid och plats Beslutande Måndag 17 mars 2014 kl. 17:30-19:45 Sammanträdesrummet, kommunhuset Torsby Rune Mattsson (S), ordförande Lennart Eriksson (S) Tommy Persson (M), vice ordförande Kristina Berglund (M) Övriga deltagare Sture Persson (S) Eva-Lena Gustavsson, (S), 14 Per-Arne Ludvigsson, (M), 14-16 Per-Olof Nilsson, 14-16 Kicki Lech, arkivarie/registrator Johanna Lundkvist, kommunsekreterare Peter Stolpe, 14-16 Mats Sandberg, 14-16 Leif Börjars, 14-16 Edgar Amen, 14-16 Monica Olsson, 14-16 Carina Nordqvist, 14-16 Justerare Tid för justering Paragrafer Sekreterare Ordförande Justerare Lennart Eriksson 2014-03-31 14-31 fi!/ :t':!!t:ffk ~11;f;!Y1'tt..:l?.~&...~~........ Rune Mattsson ~l.1.~..r&.-~.~~............ Lennart Eriksson ANSLAG/BEVIS Beslutande organ Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp 2014-03-31 Datum då anslaget tas ned 2014-04-22 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift cel!c~.. g:i~~l... m m.
sid 2 Innehållsförteckning Ärende Sida 14 Information till de politiska partierna... 3 15 Information till valdistriktens ordförande... 4 16 Röstmottagare i Torsby kommun... 5 17 Extra rösträknare... 6 18 Delegering till valdistriktens ordförande... 7 19 Kommunens vallokaler... 8 20 Överenskommelse med biblioteket..... 9 21 Kommunens röstningslokaler... 10 22 Organisation för valdag och valnatt vid val till europaparlamentet..... 11 23 Val av ordförande och vice ordförande i valdistrikten... 12 24 Annonsering inför valen... 13 25 Arvode/ersättning till valarbetarna... 14 26 Kommunalt bud... 16 27 s dokumenthanteringsplan... 17 28 Kontaktperson i tillgänglighetsfrågor... 18 29 Övriga frågor... 19 30 Inkomna meddelanden, inbjudningar m.m... 20 31 Policy angående affischering och politisk propaganda vid valen 2014... 21
sid 3 14 Information till de politiska partierna Dnr VALN 2014/24 Rune Mattsson informerar om att reklam från de politiska partierna inte får synas från röstnings- och vallokaler. Det är tillåtet att dela ut valsedlar, men helst ska politikerna då bära banderoll. Partimedlemmar får heller inte stå utanför lokalen och verbalt göra reklam för sitt parti. Rune Mattsson informerar också om att det kommer bli förtidsröstning i Bograngen och Höljes den 17 maj mellan kl. 11.00-15.00. Förtidsröstningen i Sysslebäck kommer att ske i biblioteket. s beslut tackar för informationen.
sid 4 15 Information till valdistriktens ordförande Dnr VALN 2014/25 Rune Mattsson informerar om utbildningen som valnämnden kommer hålla i Vägsjöfors herrgård. Utbildningen riktar sig till valnämnden, röstmottagare och tjänstemän som arbetar med valet. Det är viktigt att alla valarbetare uppför sig vänligt, hjälpsamt och professionellt. Vallokalerna ska se likadana ut, ha bra ljus och det ska finnas bra skyltning o.s.v. Rune uppmanar valdistriktens ordförande att se över det material som finns sedan tidigare, för att se om det behövs kompletteras med något. När vallokalen stängt på valdagen, åker valdistriktets ordförande och vice ordförande till kommunhuset med rösterna. s beslut tackar för informationen.
sid 5 16 Röstmottagare i Torsby kommun Dnr VALN 2014/18 Följande är röstmottagare i Torsby kommun: Likenäs: Roland Rundh, Lars-Håkan Karlsson, Anna Melin- Nyström, Thomas Fröman. Oleby: May Wenche Borgler, Ann-Cathrin Olsson, Frida Rådström, Anders Järåsen. Stöllet: Eva Löthbrink, Rikard Hallbäck, Anders Pernefur, Marika Sundqvist. Svenneby: Elisabet Nykvist, Anita Brodin, Linda Adolfsson, Eva-Lena Adolfsson, Helen Nordqvist Sysslebäck: Peter Bengtsson, Leif Berglund, Rolf Johnsson, Britt Lindton, Ingrid Svanberg Torsby norra: Börje Asplund, Lisbet Persson, Julia Eriksson, Margot Enkvist Torsby södra: Maria Gripö, Pär Gripö, Bengt Jonsson, Gunilla Nilsson, Stig-Olov Welenstrand Vitsand: Stefan Jansson, Rolf Claesson, Ingemar Axelsson, Jerry Persson Östmark: Lennart Persson, Birgitta Sundberg, Hans Keck s beslut Ovanstående röstmottagare fastställs. Beslutet skickas till Kicki Lech
sid 6 17 Extra rösträknare Dnr VALN 2014/22 I de större valdistrikten finns behov av extra rösträknare. Till Svenneby valdistrikt föreslås en extra rösträknare, till Torsby norra och Torsby södra föreslås två extra rösträknare. s beslut 1. Gösta Kihlgren väljs som extra rösträknare till Svenneby valdistrikt. 2. Carin Ohlsson väljs som extra rösträknare till Torsby norra. Valdistriktets ordförande Carina Nordqvist får i uppdrag att ta fram en till rösträknare. 3. Per-Olof Nilsson får i uppdrag att ta fram rösträknare till Torsby södra. Beslutet skickas till Kicki Lech Carina Nordqvist Per-Olov Nilsson
sid 7 18 Delegering till valdistriktens ordförande Dnr VALN 2014/20 s beslut delegerar till ordförande i valdistrikten att vid behov förordna nya röstmottagare och rösträknare. Ordföranden ansvarar för personalens arbetstider och schemaläggning så att alla får raster inlagda under arbetstiden. Beslutet skickas till Kicki Lech
T orsby kommun sid 8 19 Kommunens vallokaler Dnr VALN 2014/2 Följande vallokaler föreslås: Distrikt Torsby norra Oleby Svenneby Torsby södra Vitsand Östmark Sysslebäck Likenäs Stöllet Lokal S*rneskolan Torsby Oleby Folkets Hus Holmesskolan Prostgårdslagårn Aspeds Skola Församlingshemmet Samverkanskontoret Transtrands Skola Stölletskolan s beslut Ovanstående vallokaler fastställs. Beslutet skickas till Kicki Lech
sid 9 20 Överenskommelse med biblioteket Dnr VALN 2014/17 Kicki Lech har tagit fram ett förslag till överenskommelse mellan valnämnden och kulturavdelningen avseende valen 2014. Överenskommelsen gäller användande av bibliotekens lokaler vid förtidsröstningen, både för valet till europaparlamentet i maj och för val till riksdag, kommun och landsting i september. Handlingar i ärendet Överenskommelse mellan valnämnden och kulturavdelningen s beslut Överenskommelsen mellan valnämnden och kulturavdelningen godkänns enligt bilaga. Beslutet skickas till Ingemar Nordström Kicki Lech
Datum Diarienummer VALN 2014/17 Överenskommelse träffad mellan valnämnden och kulturavdelningen avseende valen 2014 Följande överenskommelse är träffad mellan valnämnden och kulturavdelningen avseende val till europaparlamentet i maj 2014 och val till riksdag, kommun och landsting i september 2014. Avtalet omfattar nyttjande av bibliotekslokal och personalresurser i Sysslebäck och Torsby. 1. Kulturavdelningen, genom biblioteken i Sysslebäck och Torsby, upplåter lokaler för förtidsröstning i valen 2014 enligt bilaga 1. 2. Biblioteket i Sysslebäck ska, under perioden för förtidsröstning, utöver ordinarie öppettider ha öppet på tisdagar och torsdagar enligt bilaga 1. 3. Ersättning utgår för lokalhyra i del av lokal samt personalkostnader som härrör sig till merkostnader med sin grund i valen. 4. förordnar personal som ansvarar för röstmottagningen och bibliotekets personal ska genomgå valnämndens utbildning i röstmottagning för att vara behjälplig vid rästmottagningen. För valnämnden För kulturavdelningen (j)~/ld~ G~IA ~V~~1 ~~ Rune Matsson, ordförande Ing \ ar Nordström, kulturchef Torsby kommun 0560-16015 direkt valn@torsby.se Sida 1. 0560-16000 växel valn@torsby.se 1 (1) Besöksadress 685 80 Torsby 0560-16025 fax www.torsby.se Nya Torget 8, Torsby
Datum Diarienummer KST 2014/17 Bilaga 1 Förtidsröstning i biblioteken i Torsby kommun vid valen 2014 Val till europaparlamentet 25 maj. Förtidsröstning börjar 7 maj. Biblioteket i Sysslebäck Öppettider under förtidsröstningsperioden 7-24 maj: Måndagar 13.00-18.00 Tisdagar 15.00-18.00 Onsdagar 13.00-16.00 Torsdagar 15.00-18.00 Fredagar 13.00-16.00 Biblioteket i Torsby Öppettider under förtidsröstningsperioden 7-24 maj: Måndagar 08.00-18.00 Tisdagar 08.00-18.00 Onsdagar 08.00-18.00 Torsdagar 08.00-18.00 Fredagar 08.00-16.00 Lördagar 11.00-14.00 Torsby kommun 0560-16015 direkt valn@torsby.se Sida 1. 0560-16000 växel vain@torsby.se 1 (2) Besöksadress 685 80 Torsby 0560-160 25 fax www.torsby.se Nya Torget 8, Torsby
Val till riksdag, kommun och landsting 14 september. Förtidsröstning börjar 26 augusti. Biblioteket i Sysslebäck Öppettider under förtidsröstningsperioden 26 augusti - 13 september Måndagar 13.00-18.00 Tisdagar 15.00-18.00 Onsdagar 13.00-16.00 Torsdagar 15.00-18.00 Fredagar 13.00-16.00 Biblioteket i Torsby Öppettider under förtidsröstningsperioden 26 augusti - 13 september Måndagar 08.00-18.00 Tisdagar 08.00-18.00 Onsdagar 08.00-18.00 Torsdagar 08.00-18.00 Fredagar 08.00-16.00 Lördagar 11.00-14.00 2
sid 10 21 Kommunens röstningslokaler Dnr VALN 2014/4 Följande röstningslokaler föreslås: Öppna från 7 maj vid EU-valet, respektive 27 augusti inför allmänna valet: - Biblioteket i Sysslebäck - Biblioteket i Torsby - Kommunkontoret i Torsby Nedanstående lokaler är öppna för förtidsröstning vid EU-valet enligt nedan angivna tider. Motsvarande tider för val till riksdag, kommun och landsting beslutas senare. - Bygdekooperativet Södra Finnskoga, 17 maj mellan kl. 11.00-15.00. - Finnskogsjätten Höljes, 17 maj mellan kl. 11.00-15.00. - Kommunkontoret i Torsby, 25 maj mellan kl. 10.00-20.00. - Samverkanskontoret i Sysslebäck, 25 maj mellan kl. 08.00-21.00. - Stölletskolan, 25 maj mellan kl. 08.00-21.00. s beslut Ovanstående röstningslokaler fastställs. Beslutet skickas till Kicki Lech
sid 11 22 Organisation för valdag och valnatt vid val till europaparlamentet Dnr VALN 2014/19 s beslut Kommunkontoret i Torsby är valnämndens kansli under valdagen den 25 maj. Kansliet är bemannat kl. 08.00-21.0.00 av valhandläggare Kicki Lech, Johanna Lundkvist och Lilian Olovsson. Kommunkontoret är öppet för förtidsröstning mellan kl. 10.00-20.00. Ordförande Rune Mattsson och vice ordförande Tommy Persson nås på sina mobiltelefoner under hela dagen. anordnar transport med förtidsröster till valdistrikten på valdagen enligt följande: Torsby södra, Torsby norra och Svenneby: Tommy Persson och Rune Mattsson Östmark, Vitsand, Stöllet, Likenäs och Sysslebäck Marianne Ohlsson och Kristina Berglund Bilar är bokade till transporterna. Kl. 20.00 på valdagens kväll samlas valnämnden på kommunkontoret i Torsby för att ta emot valdistriktens röster. Samtliga valdistriktsordföranden och vice ordföranden måste följa med till kom:munkontoret i Torsby och lämna rösterna, på samtliga transporter måste det vara minst två personer. s ledamöter och ersättare ska vara beredda på att kallas in på valdagen om något oförutsett inträffar. Beslutet skickas till Ordföranden i samtliga valdistrikt s ledamöter och ersättare Kicki Lech
sid 12 23 Val av ordförande och vice ordförande i valdistrikten Dnr VALN 2014/21 Följande förslag finns på ordförande och vice ordförande i de olika valdistrikten: Ordförande Likenäs: Edgar Amen Oleby: Mats Sandberg Svenneby: Leif Börjars Sysslebäck: Sture Persson Torsby norra: Carina Nordqvist Torsby södra: Per-Olof Nilsson Vits and: Peter Stolpe Östmark: Per-Arne Ludvigsson Vice ordförande Jan-Anders Karlsson Anna Karin Eriksson Britt-Lis Adolfsson Kjell-Uno Lavberg Lena Börjesson Laila Björklund Jan Axelsson Shue Larsson s beslut Ovanstående ordföranden och vice ordföranden fastställs. Beslutet skickas till Kicki Lech
sid 13 24 Annonsering inför valen Dnr VALN 2014/23 s beslut Annonsering om öppettider i röstningslokaler och vallokaler ska ske på Torsby kommuns hemsida samt i TorsbyBladet 14 och 21 maj samt 3 och 10 september. Beslutet skickas till Kicki Lech Johanna Lundkvist Annette Lauritzen Karlsson
sid 14 25 Arvode/ersättning till valarbetarna Dnr VALN 2014/26 Kommunfullmäktige beslutade 2006-09-28 77 att ersättning till valförrättare utgår enligt nedan: 1. Ordförande 2 000 kr Vice ordförande 1500 kr ledamot/ersättare 1000 kr 2. Timarvode utgår till valförrättare på valdagen samt för erforderlig tid, enligt kommunens arvodesreglemente. Timarvodet grundar sig på minimilönen inom Kommunals avtalsområde, 109 kr/timmen. Personal som enbart anställs som rösträknare på kvällen får timarvode och obersättning enligt Kommunals avtal. För att förtydliga beslutet för kommunanställda som arbetar med röstrnottagning informerar ordföranden att kommunanställd har inte rätt till övertidsersättning/ob-tid för tiden för utbildning och arbetet med röstrnottagning. förordnar arbetet som röstmottagare utanför ordinarie anställning. har haft upp arvodena till ordförande, vice ordförande samt ledamot för aktualisering då det var 8 år sedan nivåerna beslutades senast. Efter diskussion i nämnden föreslår valnämnden till fullmäktige att de fasta arvodena skall lämnas oförändrade samt att timersättning skall erläggas enligt samma princip som förut, dvs motsvarande kommunals lägsta timlön. Handlingar i ärendet s protokoll 2009-04-21 8 Kommunfullmäktige 2006-09-28 77
sid 15 s beslut 1. Anställda inom Torsby kommun som arbetar med röstmottagning har inte rätt till övertid- och ob-ersättning för tiden som röstmottagare. 2. förordnar arbetet som röstmottagare och det är utanför ordinarie anställning. 3. Anställda inom Torsby kommun som enbart arbetar med rösträkning får 109 kr/tim plus 48,30 kr i ob-tillägg, totalt 157,30 kr 4. föreslår att kommunfullmäktige beslutar enligt nämndens förslag, d.v.s. att de fasta arvodena till ordförande, vice ordförande samt till ledamot ska lämnas oförändrade samt att timersättning skall erläggas enligt samma princip som förut, dvs motsvarande Kommunals lägsta timlön. Beslutet skickas till Kicki Lech HR-avdelningen Kommunstyrelsen
sid 16 26 Kommunalt bud Dnr VALN 2014/27 Det finns möjlighet att ha kommunalt bud vid röstning. De invånare som vill använda sig av kommunalt bud får kontakta kommunens valsamordnare Kicki Lech eller kommunsekreterare Johanna Lundkvist. s beslut Johanna Lundkvist och Kicki Lech utses till kommunalt bud för Torsby kommun. Beslutet skickas till Johanna Lundkvist Kicki Lech
sid 17 27 s dokumenthanteringsplan Dnr VALN 2014/13 Kicki Lech har tagit fram en ny dokumenthanteringsplan för valnämndens ärenden. Den senaste planen är från år 2003. Handlingar i ärendet Dokumenthanteringsplan för valnämnden s beslut Dokumenthanteringsplan för valnämnden, enligt bilaga, antas. Beslutet skickas till Kicki Lech
DOKUMENTHANTE~NGSPLAN KOMMUN MYNDIGHET FORSTA GILTIGHETSDATUM VERKSAMHET Torsb~kommun Serie, handlingar s protokoll inkl bilagor Format Papper Arkivläggningl placering Pärm, kronologisk ordning Förvaringsplats Gallring Anmärkning Centralarkiv Bevaras Skrivs ut på arkivbeständigt papper Föredragningslistor, dagordningar, kallelser Diarieförda handlingar DiQital Digital Papper Ordnat efter ärendenummer Server Server Hos registrator, flyttas till centralarkiv Gallras efter 2 Även utskrivna handlingar gallras år Bevaras Diarielistor Ärendenummerordning Diarieplansordning Korrespondens som tillhör diarieförda ärenden Digitalt Papper Papper Ordnat efter ärendenummer Ordnat efter ärendenummer Server Bevaras Centralarkiv Bevaras Skrivs ut på åldringsbeständigt papper Hos registrator, flyttas till centralarkiv Bevaras Övrig korrespondens som är av ringa och/eller tillfällig karaktär och som inte tillhör diarieförda ärenden Digitalt Papper - Pärm ----- På tjänstemans rum Gallras vid inaktualitet I I
Serie, handlingar Format Arkivläggning/p lacering Information, cirkulär, inbjudningar, skrifter etc Röstlängder Allmänna val EU-val Förvaringsplats Gallring Anmärkning Digitalt Server Papper Pärm Tjänstemans Gallras vid rum inaktualitet Digitalt Server Papper Arkivbox Centralarkiv Bevaras Röstlängder för förrättade val Folkomröstnin_gar Kvitton avseende mottagna Papper Arkivbox Gallras efter röster från Posten AB valperioden Valsedlar Papper Arkivbox Centralarkiv Bevaras Ett exemplar av varje valsedel bevaras Brevröster, för sent inkomna Papper Arkivbox Närarkiv Gallras när valet vunnit laga kraft Omslag med ytterkuvert från godkända bud röster Papper Arkivbox Närarkiv Gallras efter valperioden Omslag med budröster som underkänts och tagits omhand Papper Arkivbox Närarkiv Gallras efter valperioden Protokoll över mottagna förtidsröster Papper Arkivbox Närarkiv Gallras efter valperioden Väljarförteckningar Papper Arkivbox Närarkiv Gallras efter valperioden Kartor och kodförteckningar Papper Arkivbox Centralarkiv Bevaras Eller motsvarande information över valdistrikt Förteckning övar vallokaler Papper Arkivbox Centralarkiv Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Uppföljning av röstmottagningen ex: Protokoll vallokal Dagrapporter röstnin_9slokal Digital Server Papper Arkivbox Centralarkiv Bevaras Utgör planeringsunderlag till nästa val 2
Serie, handlingar Format Arkivläggning/p lacering Uppföljning av t.ex. lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner Kommunspecifikt informationsmaterial Anvisningar och utbildningsmaterial från bl.a. Valmyndigheten och länsstyrelsen, som enbart gäller ett val Reversal/kvittenser av mottagna valhandlingar från vald istrikten Förvaringsplats Gallring Anmärkning Papper Arkivbox Centralarkiv Bevaras Digitalt material som behöver bevaras skrivs ut på papper. Digital Server Papper Arkivbox Centralarkiv Bevaras Papper Arkivbox Centralarkiv Bevaras För allmänheten om t.ex. förtidsröstning och dubblettröstkort Gallras efter Särskilt för röstmottagare och avslutat val. kommunala bud. Papper Arkivbox Centralarkiv Gallras efter 10 år s kvittenser Papper Arkivbox Centralarkiv Gallras efter 10 år Oanvänt valmateriai såsom blanketter och kuvert Papper Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler Ekonomihandlingar (ex fakturor för lokalhyra) Papper Papper Arkivbox, scanningsordning Hos scanningsföretag Kan gallras efter avslutat val Gallras efter 10 år Valmyndigheten kan meddela vad som ska användas vid kommande val. Övrigt gallras. Administreras och hanteras av ekonomiavdelningen Digital Server Hyresavtal för vallokaler Papper Pärm Centralarkiv Gallras efter 2 år Förteckning över personer som Papper Arkivbox Centralarkiv Bevaras Kan ingå i s protokoll ljäns!gör i samband med val 3
Serie, handlingar Underlag för inmatning i valdatasystemet ex: Behörigheter Kontaktuppgifter Onsdagsresultat Statistik Format Papper_ Arkivläggning/p lacering Arkivbox - Förvaringsplats Centralarkiv -- Gallring Gallras efter valperioden Bevaras - Anmärkning 4
sid 18 28 Kontaktperson i tillgänglighetsfrågor Dnr VALN 2014/28 Det är viktigt att vallokaler och röstningslokaler är tillgänglighetsanpassade, detta för att det inte ska finnas några hinder för invånarna att rösta. Torsby kommun har en tillgänglighetssamordnare vid namn Gunilla Montim Halvardsson, som föreslås bli valnämndens kontaktperson i tillgänglighetsfrågor. s beslut Gunilla Montan Halvardsson blir valnämndens kontaktperson i tillgänglighetsfrågor. Beslutet skickas till Kicki Lech Gunilla Montån Halvardsson
sid 19 29 Övriga frågor Dnr VALN 2014/7 Samtliga vallokaler och röstningslokaler i kommunen ska inspekteras inför valen. Den 19 mars åker Gunilla Monteln Halvardsson, Kicki Lech, Rune Mattsson och Tommy Persson och inspekterar lokalerna i Östmark, Vits and, Stöllet, Likenäs och Sysslebäck s beslut tackar för informationen.
sid 20 30 Inkomna meddelanden, inbjudningar m.m. Dnr VALN 2014/10 Redovisade meddelanden som inkommit till valnämnden under tiden 2014-02-27. s beslut Redovisade meddelanden läggs till handlingarna.
sid 21 31 Riktlinjer för affischering och politisk propaganda vid valen 2014 Dnr VALN 2014/31 Vid val- och röstningslokaler i Torsby kommun får det inte finnas någon politisk propaganda inom synhåll från lokalen. Partiprogram är inte tillåtet att dela ut. Det är tillåtet att dela ut valsedlar, men då ska den som delar ut helst ha banderoll på sig, så att det syns vilket parti denne tillhör. s beslut Ovanstående policy om regler för affischering och annan politisk propaganda vid valoch röstningslokaler antas. Beslutet skickas till Kicki Lech De politiska partierna