Plats och tid: Stadhuset, sammanträdesrum Grön, 2014-02-25, kl. 16:00 ande: Hans Hammargren (FP) Bo Lager (M) Lars-Olle Tuvesson (S) Gunilla Lindström (M) Lars Linde (C) Bertil Burström (KD) Bengt Sävström (S) tjg. för Susanne Jönsson Ersättare: Bengt Ståhl (M) Annely Silfwerax (C) Bertil Andersson (KD) Ann-Britt Arvidsson (S) Övriga närvarande: Anna Ilirzon, tjänsteman Gaelle Syde, tjänsteman Utses att justera: Bo Lager (M) Paragrafer: 1-9 Sekreterare Ordförande Justerare _ Gaelle Syde _ Hans Hammargren _ Bo Lager (M) 1
ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justering har tillkännagivits genom anslag Organ: Sammanträdesdatum: 2014-02-25 Datum för anslags uppsättande: 2014-02-28 Datum för anslags nedtagande: 2014-03-24 Förvaringsplats för protokollet: kanslienheten Underskrift Gaelle Syde 2
Innehållsförteckning 1 Val av justerare 4 2 Föredragningslistan 5 3 Fastställande av ordförande i valdistrikt 2014/67 6 4 Upphandling av sortering, förvaring samt transport av förtidsröster 7 5 Styrmodellen Ratten 2014 8 6 Arkivansvarig och arkivredogörare 9 7 Rapport 2014 från PUL ombud 2014/38 10 8 Valsedlarnas upplägg i vallokaler 11 9 Kommunala bud 12 För kännedom: Länsstyrelsens valkonferens 4 mars 2014 För kännedom: Onsdagsräkning, 28 maj 2014 3
VN 1 Val av justerare Bo Lager (M) utses att justera protokollet. 4
VN 2 Föredragningslistan godkänner föredragningslistan. 5
VN 3 Dnr KS 2014/67 Fastställande av ordförande i valdistrikt Samtliga ordförande som inte fallit för åldersstrecket tillfrågades om de var intresserade av att arbeta i vallokal vid valen 2014. sunderlag Förteckning över föreslagna ordförande i respektive valdistrikt. beslutar att anta föreslagna valdistrikts ordförande till valen 2014, samt att bemyndiga valnämndens presidium att besluta om ordförande till Hjärnarp N valdistrikt. 6
VN 4 Upphandling av sortering, förvaring samt transport av förtidsröster har vid de senaste valen upphandlat tjänsten sortering av förtidsröster. I år föreslår kommunledningskontoret att även upphandla förvaring samt transport av förtidsröster. beslutar att bemyndiga kanslichef Lena Tebring att för s räkning upphandla samt teckna avtal avseende sortering, förvaring samt transport av förtidsröster vid valen 2014 7
VN 5 Styrmodellen Ratten 2014 Kommunfullmäktige antog den 22 juni 2009 en ny styrmodell för Ängelholms kommun. Enligt styrmodellen ska nämndmålen revideras varje år. har dock fått dispens åren då det inte var val. 2014 är ett super valår vilket ställer högre krav på valnämnden. beslutar att arbeta för att öka valdeltagandet. Mätningen sker per valdistrikt, för kommunalvalet och i jämförelse med valet 2010 att andel underkända röster ska minska i jämförelse med valet 2010 att som åtgärdsplan för detta sprida information till väljarna om hur man röstar samt anordna en praktiskt inriktad utbildning för valförrättare 8
VN 6 Arkivansvarig och arkivredogörare Kommunstyrelsen har beslutat om arbetsuppgifter för arkivansvariga och arkivredogörare. Det ankommer varje myndighet/bolag att se över sin arkivorganisation och utse dessa funktioner. beslutar att utse förvaltningssekreterare, Gaelle Syde som arkivredogörare och kanslichef, Lena Tebring som arkivansvarig för 9
VN 7 Dnr KS 2014/38 Rapport 2014 från PUL ombud Personuppgiftsombud Hans Gåsste rapporterar att kommunens behandling av uppgifter enligt Personuppgiftslagen (PUL) är ändamålsenlig och korrekt. Ombudet bedömer att det finns en god personuppgiftskultur i kommunen, men påpekar generellt vikten av kontinuerligt arbete med att ajourhålla myndighetens behandlingar. sunderlag Tjänsteutlåtande från kommunledningskontoret, daterat den 21 februari 2014 beslutar att med godkännande lägga rapporten för valnämnden till handlingarna, samt att notera informationen avseende övriga nämnder 10
VN 8 Valsedlarnas upplägg i vallokaler Ängelholms kommun består av 22 valdistrikt. Valsedlarnas placering ska fastställas för att undvika att de sorteras olika i varje vallokal. beslutar att valsedlarna skall sorteras i bokstavsordning samt kolumnvis et expedieras till: Valdistriktsordförande 11
VN 9 Kommunala bud Varje kommun har möjlighet att utse kommunala bud. Förra valet valde Ängelholms kommun att ersätta institutionsröstning med kommunalt bud. beslutar att för valen 2014 erbjuda kommunala bud att utse valnämndens första och andra vice ordföranden till kommunala bud et expedieras till: Bo Lager, första vice ordförande Lars-Olle Tuvesson, andra vice ordförande 12