Administrativa föreskrifter

Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2014-01-09 Upphandlande organisation Region Skåne, Koncerninköp Upphandling Arbetskläder Regionservice Otto Andersson 1302227 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen Administrativa föreskrifter 1. Allmän orientering 1.1. Upphandlingsobjekt och omfattning Upphandlingen avser inköp av arbetskläder för Regionservice personal. Region Skåne garanterar inga volymer. Leverantören ska tillgodose Region Skånes verkliga behov. Avtalet börjar gälla från och med det är undertecknat av behöriga företrädare för båda parter och gäller i två (2) år med rätt för Region Skåne till förlängning upp till två (2) år. Avtal kommer att tecknas med en leverantör. Detta Förfrågningsunderlag omfattar följande dokument: 1. Administrativa föreskrifter 2. Kravspecifikation arbetskläder 3. Avtalsmall 4. Kontaktuppgifter 5. Uppförandekod 6. Undertecknande anbud 1.2. Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Region Skåne, org nr 232100-0255, genom Koncerninköp. 1.3. Region Skånes uppdrag Region Skåne ansvarar för hälso-och sjukvård och regional utveckling. Inom hälso-och sjukvård ingår sjukhus, primärvård, tandvård, habilitering och hjälpmedel och psykiatri. Inom regional utveckling ingår kollektivtrafik, kultur, näringsliv och miljö. Mer information om Region Skånes verksamheter finns på www.skane.se. 1.4. Region Skånes kvalitetsarbete Region Skånes verksamhet baseras på en strategisk plattform med visionen Livskvalitet i världsklass som i sin tur bygger på det regionala utvecklingsprogrammet med de långsiktiga målen för Skåne Tillväxt, Attraktionskraft, Bärkraft och Balans. Utskrivet: 2014-01-09 10:06 Sida 1 av 10

Hälso- och sjukvården i Skåne styrs av beslutet om Skånsk Livskraft vård och hälsa, en patientfokuserad hälso- och sjukvård som också förstärks av värderingarna i SOSFS 2011:9, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, se vidare på www.skane.se/utvecklingscentrum under rubriken Förbättringsarbete/God Vård. 1.5. Region Skånes miljöarbete Region Skåne bedriver ett offensivt miljöarbete med utgångspunkt i miljöpolicy och miljöprogram för Region Skåne 2010-2020. I miljöprogrammet finns fyra övergripande miljömål, som här beskrivs i korthet: 1. Fossilbränslefri, klimatneutral och klimatanpassad verksamhet Verksamheten ska senast år 2020 vara fossilbränslefri i energianvändning och transporter, inklusive kollektivtrafiken. Samtliga fordon som ägs, hyrs eller används i Region Skånes verksamheter ska senast år 2020 drivas av fossilbränslefria drivmedel. Den klimatpåverkan som Region Skåne direkt och indirekt orsakar genom materialanvändningen förebyggs genom bra produktval. 2. Hälsosam miljö Kemiska produkter som har miljö- eller hälsofarliga egenskaper undviks vid upphandling. Region Skåne vill prioritera närproducerade livsmedel och har en ambition att år 2016 köpa minst 50 procent ekologiska livsmedel. 3. Hållbar resursanvändning Region Skånes ambition är att upphandla produkter och material som är resurssnåla och tillverkade av förnybara råvaror. 4. Stark miljöprofil Samtliga förvaltningar inom Region Skåne är senast år 2013 miljöcertifierade enligt ISO 14001. Miljö- och hälsokrav ingår vid upphandling av varor och tjänster. För mer information om Region Skånes miljöarbete, se vidare på http://www.miljo.skane.se. 1.6. Region Skånes arbete för tillgänglighet Region Skåne arbetar aktivt med att de internationella och nationella handikappolitiska målen ska beaktas och uppnås i verksamheterna och i samhället. Alla verksamheter inklusive bidragsfinansierade och regionägda bolag samt de Leverantörer som har avtal med Region Skåne, har ett uppdrag att vara tillgängliga med en miljö som inte funktionshindrar. Tillgänglighetsarbetet bedrivs i enlighet med Region Skånes handikappolitiska program Tillgänglighet för alla, se vidare på http://www.skane.se/sv/om_region_skane/styrande_dokument/1-regionovergripande-st yrdokument/ 2. Upphandlingens genomförande 2.1. Upphandlingsförfarande Denna upphandling följer Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) i de avsnitt som gäller för upphandlingar över tröskelvärdet. Upphandlingen görs som ett Öppet förfarande Öppet förfarande medger ej förhandling, därför är det av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag uppfylls och att bästa villkor lämnas i anbudet. Utskrivet: 2014-01-09 10:06 Sida 2 av 10

2.2. Offentlighet och sekretess Upphandlingen följer reglerna i Offentlighets- och Sekretesslagen (2009:400). Absolut sekretess gäller tills dess att tilldelningsbeslut har fattats i upphandlingen eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Huvudregeln är att alla handlingar efter fattat tilldelningsbeslut blir offentliga. 2.3. Anbudsprövning Prövningen av anbud sker enligt följande: 1. Kontroll mot uppställda kvalificeringskrav. 2. Prövning om anbud uppfyller ställda ska-krav på varan/tjänsten. 3. Utvärdering enligt punkten Utvärderingskriterier. Upphandlande myndighet kan komma att tillämpa regeln om begränsad kontroll enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Detta innebär att handlingar enbart kontrolleras när det gäller den eller de Anbudsgivare som myndigheten avser att tilldela avtal. Anbud som inte uppfyller samtliga ställda ska-krav kommer inte att beaktas. 2.4. Obligatoriska uteslutningsgrunder En Anbudsgivare ska enligt Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 1 uteslutas från att delta i upphandlingen om denne: * är medlem i en kriminell organisation, eller * är dömd för brott som innefattar korruption, givande av muta, bedrägeri eller penningtvätt. Genom att Anbudsgivare svarar nej på frågan försäkras att inte något av förhållandena i Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 1 föreligger för varken anbudsgivaren eller för hos anbudsgivaren verksam person. Med verksam person avses ägare/delägare eller den som genom sin befattning företräder anbudsgivaren, eller den som är aktuell för att utföra uppdrag för anbudsgivarens räkning. Föreligger obligatorisk uteslutningsgrund enligt ovan? (/ svar) Föreligger obligatorisk uteslutningsgrund? (/ svar) 2.5. Övriga uteslutningsgrunder En Anbudsgivare kan enligt Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 2 uteslutas från att delta i upphandlingen om denne: * är i konkurs eller likvidation, eller * är under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller underkastats näringsförbud, eller * är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövning, eller * inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt. Utskrivet: 2014-01-09 10:06 Sida 3 av 10

Genom att svara nej på frågan försäkras att inte något av förhållandena i Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 2 föreligger för varken anbudsgivaren eller hos anbudsgivaren verksam person. Med verksam person avses ägare/delägare eller den som genom sin befattning företräder anbudsgivaren, eller den som är aktuell för att utföra uppdrag för anbudsgivarens räkning. Föreligger övrig uteslutningsgrund enligt ovan?. I de fall Anbudsgivaren ej kan garantera att ovanstående ej föreligger, ska skäl anges i frågans kommentarsfält. (/ svar) Föreligger övrig uteslutningsgrund? (/ svar) 2.6. Kontroll av anbudsgivarens juridiska ställning Anbudsgivaren ska vara registrerad hos Bolagsverket, i näringslivsregistret samt vara godkänd för F-skatt. Undantag från kravet på registrering i näringslivsregistret medges för enskild näringsidkare. Anbudsgivaren ska ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende betalningar för sociala avgifter och skatter. Region Skåne kontrollerar Anbudsgivarens juridiska ställning i Creditsafe eller hos Bolagsverket. Kompletterande information avseende momsregistrering och registrering i arbetsgivarregistret hämtas från Creditsafe eller Skatteverket. Eventuella skatteskulder kontrolleras hos Skatteverket. Det är önskvärt att utländska Anbudsgivare som inte kan uppfylla kraven i första stycket bifogar intyg från behörig myndighet i det land där Anbudsgivaren är verksam. Intygen ska stärka att Anbudsgivaren där har betalt föreskrivna skatter och avgifter och att Anbudsgivaren är registrerad i den officiella förteckningen över näringsidkare i det land där leverantören är verksam. Dokumentationen får i sådana fall inte vara äldre än fyra (4) månader vid anbudstidens utgång. I de fall utländsk Anbudsgivare ej inlämnat intyg ska denne på anmodan från Region Skåne inom fem (5) dagar inlämna/tillhandahålla efterfrågade intyg. Uppfyller Anbudsgivaren ställda krav gällande juridisk ställning? (/ svar) 2.7. Kontroll av anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en god och stabil ekonomisk ställning som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll. Kraven på ekonomisk ställning uppfylls genom att Anbudsgivaren har en kreditvärdighet på minst 40 enligt en kreditupplysning hos Creditsafe eller motsvarande rating hos likvärdigt kredit-upplysnings-institut. Region Skåne kommer att ta särskild hänsyn till nyckeltalen soliditet och kassalikviditet. I de fall då Anbudsgivarens kreditvärdighet understiger 40 (hos Creditsafe), soliditet understiger 15 procent och/eller kassalikviditet understiger 1,0 kommer en bedömning av företagets samlade kreditvärdighet att göras. Region Skåne kontrollerar Anbudsgivarens ekonomiska ställning hos Creditsafe. Region Skåne förbehåller sig rätten att begära in kompletterande information för att kunna bedöma Anbudsgivarens ekonomiska ställning. Region Skåne ska ha möjlighet att kontrollera Utskrivet: 2014-01-09 10:06 Sida 4 av 10

Anbudsgivarens uppgifter. Kontrollen kan innebära att den aktuella Anbudsgivarens revisorer och/eller bank kontaktas och att en kassaflödesanalys genomförs. Har Anbudsgivaren sämre kreditvärdighet än den ovan nämnda finns möjlighet för Anbudsgivaren att på annat sätt styrka sin ekonomiska ställning, vilket kan ske genom exempelvis garanti från moderbolag, utdrag från bank och/eller utlåtande från revisor. Region Skåne gör då en bedömning av Anbudsgivarens kreditvärdighet utifrån uppställda krav och inlämnade uppgifter. I de fall då en Anbudsgivarens ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag, bifogas intyg om detta med anbudet. Intyget ska vara undertecknat av behörig företrädare för moderbolaget. Kraven ska i detta fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av moderbolaget. Anbudsgivaren ska på begäran lämna information om vilka bankgarantier eller motsvarande som kan ställas som säkerhet. Uppfyller Anbudsgivaren ställda krav gällande ekonomisk ställning? (/ svar) 2.8. Etiska och sociala krav 5. Uppförandekod ska accepteras som en del av avtalet och signeras vid avtalstecknandet. Anbudsgivaren accepterar 5. Uppförandekoden som en del av avtalet. (/ svar) 2.9. Anbudsgivarens kvalitetsarbete Anbudsgivaren ska ha certifierat kvalitetsledningssystem eller på annat sätt arbeta med kvalitetsledning inom sin organisation. Det är önskvärt att Anbudsgivaren beskriver sitt kvalitetsledningssystem. Detta kan i annat fall begäras in i efterhand. (Fritextsvar) Det är önskvärt att Anbudsgivaren bifogar kvalitetscertifikat. Finns giltigt tredjepartcertifikat är det tillräckligt att bifoga detta. (Bifogat dokument) 2.10. Anbudsgivarens miljöarbete Region Skånes Leverantörer anmodas verka för att målen i Region Skånes miljöprogram nås. Beakta särskilt målet att år 2016 ska minst 75 procent av alla transporter ske med förnybara bränslen. Anbudsgivaren ska ha certifierat miljöledningssystem eller på annat sätt arbeta med miljöledning inom sin organisation. Det är önskvärt att Anbudsgivaren beskriver sitt miljöledningssystem. Detta kan i annat fall begäras in i efterhand. (Fritextsvar) Det är önskvärt att Anbudsgivaren bifogar miljöcertifikat. Finns giltigt tredjepartcertifikat är det tillräckligt att bifoga detta. (Bifogat dokument) Utskrivet: 2014-01-09 10:06 Sida 5 av 10

2.11. Underleverantörer Nyttjas underleverantörer ska detta anges nedan tillsammans med kontaktuppgifter och organisationsnummer. Kommer underleverantör nyttjas för hela eller delar av uppdraget? Om JA, ange omfattningen av underleverantörens uppdrag i kommentarsfältet samt kontaktuppgifter och organisationsnummer. (/ svar) 2.12. Utvärderingskriterier Region Skåne kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som har lägst pris. Priset per klädesplagg kommer att multipliceras med en uppskattad volym per år och sedan summeras ihop till ett jämförelsevärde. Det anbud med lägst jämförelsevärde och som uppfyller ställda krav har lämnat anbudet med lägst pris. (Se även 2. Kravspecifikation) Avtal kommer att tecknas med en Anbudsgivare Om anbudsutvärderingen visar att två eller flera anbud är exakt lika kommer valet av Leverantör att ske genom lottning. 2.13. Upplysningar, frågor och tilldelningsbeslut I upphandlingssystemet TendSign registrerar Anbudsgivaren en person som användare av systemet, denne person blir även Anbudsgivarens kontaktperson för upphandlingen. All kommunikation från Region Skåne till Anbudsgivaren under upphandlingen, inklusive tilldelningsbeslut, sker till denne kontaktperson hos Anbudsgivaren. Den e-postadress som anges i TendSign för kontaktpersonen kommer att användas vid kommunikation från Region Skåne. Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Region Skåne besvarar frågor via samma funktion och endast svar lämnade via TendSign är bindande. Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar. Eventuella oklarheter eller otydligheter i förfrågningsunderlaget meddelas Region Skåne snarast möjligt via TendSigns frågor och svarsfunktion. Det åligger Anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter gällande upphandlingen har tillkommit innan anbudstiden går ut. Frågor ska ställas senast: Anbudsgivaren accepterar ovanstående krav avseende upplysningar, frågor och tilldelningsbeslut (/ svar) 2.14. Avbrytande av upphandling Region Skåne förbehåller sig rätten att avbryta hela eller delar av denna upphandling, om politiska beslut fattas eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. Överskrider lämnat anbudspris förutsättningarna för beräknad budget förbehåller sig Region Skåne rätten att avbryta upphandlingen. Utskrivet: 2014-01-09 10:06 Sida 6 av 10

2.15. Ersättning för upprättande av anbud Kostnader och/eller förluster, som kan uppkomma för Anbudsgivaren med anledning av och i samband med upprättande och inlämnande av anbud eller andra aktiviteter i anslutning härtill ersätts inte. 2.16. Anbudstidens utgång Anbud som kommit in för sent får inte prövas av Region Skåne. Anbud ska vara Koncerninköp, tillhanda senast 2013-12-09 2.17. Anbudets giltighet Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock längst 6 månader efter nedan angivet datum. Anbudet ska vara bindande t o m. 2014-03-10 Anbudsgivaren accepterar krav avseende anbudets giltighet (/ svar) 2.18. Preliminär tidplan Anbud in: XXXX-XX-XX Beräknad dag för beslut: XXXX-XX-XX Avtalsstart: XXXX-XX-XX Anbudsgivaren ska beakta stående tidplan och vara tillgänglig för eventuella förtydliganden under denna tid. 2.19. Tilldelningsbeslut och tecknande av avtal Tilldelningsbeslut innebär inte att avtal är ingånget. Avtal är ingånget först när det är undertecknat av båda parter. 2.20. Avtalsmall Anbudsgivaren ska acceptera 3. Avtalsmall i sin helhet. Anbudsgivaren accepterar 3. Avtalsmall i sin helhet. (/ svar) 2.21. Kravacceptans Anbudsgivaren ska acceptera upphandlingens samtliga ska-krav. (/ svar) 2.22. Elektronisk signering av avtal Region Skåne avser fr.o.m 2013 signera avtal elektroniskt (e-signering) i TendSign. För att kunna utföra e-signering i TendSign ska Anbudsgivaren ha konto för ChamberSigns Utskrivet: 2014-01-09 10:06 Sida 7 av 10

signeringstjänst CSign som är integrerad i TendSign. Konto hos och signering av Region Skånes avtal via TendSign/CSign är kostnadsfritt för Anbudsgivaren. Kontot skapas kostnadsfritt hos ChamberSign Sverige AB med e-legitimation. ChamberSign rekommenderar att den som skapar kontot använder sin personliga e-legitimation som utfärdas av bankerna och Telia. Registrera kontot vid CSign www.csign.se, klicka på knappen Registrera konto eller gå direkt till https://online.csign.se, välj Baskonto och fyll i uppgifterna. Vid kontoregistrering kontrollerar CSign automatisk firmateckningsrätter med Bolagsverket genom företaget Soliditet. Är den som registrerar kontot firmatecknare, är kontot klart att användas direkt. Saknas firmateckningsrätt meddelas detta vid bekräftelsen av kontoregistreringen och kontoinnehavaren anmodas att skicka in en fullmakt till ChamberSign. Fullmaktsmall kan laddas ner vid http://www.csign.se/support/dokument/. Fullmakten kan faxas alternativt skickas per post till ChamberSign. Alla avtal signeras i TendSign efter att Anbudsgivaren fått en inbjudan per e-post, därefter arkiveras dessa hos TendSign. Support för tjänsten ges av ChamberSign Sverige AB, via www.csign.se/support eller telefon 08-19 11 19. Är du ett utländskt företag, saknar du en svensk e-legitimation eller saknar du som person firmateckningsrätt, behöver du tidsmässigt planera och ha framförhållning: 1. Skaffa en svensk e-legitimation. 2. Använda en alternativ signeringsmetod, ex köpa in en Yubikey från ChamberSign AB 3. Utfärda en fullmakt till en person som redan har någon av metoderna ovan 4. Du som har en giltig e-legitimation men saknar firmateckningsrätt, få en fullmakt utställd från ditt företags firmatecknare och faxa in den till ChamberSign. 3. Anbudsutformning 3.1. Anbudets form och innehåll Anbud ska lämnas elektroniskt via www.tendsign.com. Anbud ska vara signerat av behörig företrädare för Anbudsgivaren via 6. Undertecknande anbud. Om behörigheten ej framgår av Bolagsverkets uppgifter bör fullmakt bifogas som styrker denna. Behörighet ska kunna styrkas på begäran. Samtliga krav i underlaget besvaras och redogörs för direkt i det elektroniska underlaget. Anbudsbilagor bifogas vid begäran i underlaget alternativt vid längre redogörelser eller verifikation av uppgifter såsom dokumentation, certifikat, intyg eller liknande. Anbudet ska vara avfattat på svenska. Broschyrmaterial och produktblad får utöver svenska även inlämnas på engelska. Vid behov av översättning har Region Skåne rätt att kräva att Anbudsgivaren på egen bekostnad inom 10 dagar översätter anbudet till svenska. I Förfrågningsunderlaget finns det krav både i de strukturerade dokumenten samt övriga dokumentdelar tillhörande Förfrågningsunderlaget. Det är därför av största vikt att Anbudsgivaren noga läser igenom samtliga dokumentdelar som ingår i Utskrivet: 2014-01-09 10:06 Sida 8 av 10

Förfrågningsunderlaget för att inga ställda krav ska förbises. Anbudsgivaren har tagit del av informationen gällande att krav kan finnas både i strukturerade dokument och övriga dokument tillhörande förfrågningsunderlaget. (/ svar) Anbudsgivaren intygar att den person som registrerat anbudet har formell behörighet och handlar inom befogenhetens inskränkningar. (/ svar) Anbudsgivaren ska bifoga 6. Undertecknande anbud påskriven av behörig firmatecknare. (Bifogat dokument) I det fall behörighet att underteckna anbudet framgår av fullmakt är det önskvärt att denna bifogas här. (Bifogat dokument) Är 6. Undertecknande anbud signerad av behörig företrädare för Anbudsgivaren? (/ svar) 3.2. Support TendSign Support för hantering av upphandlingssystemet, i vilket det elektroniska anbudet lämnas, sker via Visma TendSign på telefonnummer 013-47 47 520 eller e-post tendsignsupport@opic.com. 3.3. Kontaktuppgifter Anbudsgivaren ska bifoga 4. Kontaktuppgifter ifylld här (Bifogat dokument) Anbudsgivaren har bifogat 4. Kontaktuppgifter ifylld (/ svar) 3.4. Filformat De dokument i förfrågningsunderlaget som ska besvaras, ska besvaras i elektronisk form. Det är önskvärt att de bifogas anbudet i samma format som de har i förfrågningsunderlaget. Exempel: Det är önskvärt att 4. Kontaktuppgifter besvaras i Word-format och sedan bifogas anbudet i Word-format, ej pdf. Anbudsgivaren accepterar ovanstående krav avseende filformat. (/ svar) 4. Produktkrav 4.1. Produktspecifika krav Produktspecifika krav framgår av 2. Kravspecifikation arbetskläder Utskrivet: 2014-01-09 10:06 Sida 9 av 10

Textilierna och tillbehören, däribland reflexer, ska vara anpassade för användningsområdet och klara industritvätt. Textilier ska med bibehållen form och funktion tåla minst 100 tvättcyklar i 60 grader. Anbudsgivaren ska bifoga dokumentation som visar att kravet uppfylls för byxor och tröjor. (Bifogat dokument) Utskrivet: 2014-01-09 10:06 Sida 10 av 10