SID 1 (15) Beteckning Lokalvård Rikspolisstyrelsen Stockholm 02:01 ANSÖKNINGSINBJUDAN Upphandling av lokalvårdstjänster till Rikspolisstyrelsen PVS-918 2402/12
SID 2 (15) INNEHÅLLSFÖRTECKNING UF UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER... 3 UF1 ALLMÄN ORIENTERING... 3 UF2 FRÅGOR UNDER ANSÖKNINGSTIDEN... 5 UF3 FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLINGSPROCESSEN... 5 UF3.1 Former för upphandling... 5 UF3.11 Upphandlingsförfarande... 5 UF3.12 Övriga förutsättningar för upphandlingen... 7 UF3.2 Underlag för ansökan... 8 UF3.21 Tillhandahållande... 8 UF3.22 Förteckning över i underlaget ingående handlingar... 8 UF3.23 Kompletterande underlag... 8 UF3.24 Frågor under ansökningstiden... 8 UF3.31 Ansökans form och innehåll... 9 UF3.32 Ansökningstidens utgång... 9 UF3.34 Anbudsansökans lämnande... 9 UF3.5 Prövning av inkomna ansökningar... 9 UF3.51 Prövning av anbudssökande... 10 UF3.513 Uteslutningsgrunder... 10 UF3.514 Registreringsskyldigheter... 11 UF3.515 Ekonomisk och finansiell ställning... 11 UF3.516 Företagets yrkesmässiga kompetens och erfarenhet... 12 UF3.517 Ansvarsförsäkring... 12 UF3.518 Personal och kompetenskrav... 13 UF3.5181 Arbetsledare... 13 UF3.5182 Lokalvårdspersonal... 13 UF3.5183 Förstärkningsresurser... 14 UF3.519 Ledningssystem... 14 UF3.5191 Kvalitetsledningssystem... 14 UF3.5192 Miljöledningssystem... 15 UF3.53 Meddelande om beslut... 15
SID 3 (15) UF UF1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Dessa föreskrifter är upprättade i enlighet med Upphandlingsföreskrifter ingående i AFF Städ 99 som är en mall ingående i AFF, avtal för fastighetsförvaltning. De koder och rubriker som ingår i detta dokument har dock i viss utsträckning behövts ändras för anpassas till valt upphandlingsförfarande. För upphandlingen gäller lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, LUFS. Förkortningar LUFS Lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet Pyramidregeln Det som skrivs under en kod och rubrik på högre nivå gäller för samtliga underordnade koder och rubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som t.ex. skrivs under koden UF, gäller således för UF3, UF3.1 o.s.v., om annat inte anges under dessa underordnade koder. ALLMÄN ORIENTERING Rikspolisstyrelsen, nedan kallad Beställare, inbjuder till att ansöka om att få lämna anbud i upphandling av lokalvårdstjänster för myndighetens fastigheter. Lokalvården i Beställarens lokaler bedrivs för närvarande av en upphandlad entreprenör. Detta kontrakt löper ut varför en ny upphandling genomförs. Inom kvarteret Kronoberg finns inrymt ett antal rättsvårdande myndigheter. Den totala ytan beräknas till ca 155 000 m² och antal anställda är ca 4 000 personer. Den verksamhet som bedrivs i lokalerna är polisiär och därför är kvarteret Kronoberg i Stockholm klassificerat som skyddsobjekt. Upphandlingen genomförs därför med tillämpning av LUFS. Lokalerna som verksamheten bedrivs inom består av kontor, kommunikationsytor, häkte, receptioner, kriminaltekniska laboratorium/undersökningsrum, garage, skjutbana, verkstäder, motionshallar, omklädningsrum, konferensrum, utbildningslokaler etc. På vissa av objekten finns arrester och laboratorier. Dessa lokaler ställer särskilda krav på den utförda lokalvården vad gäller både val av städmetod, utrustning och kvalitet på rengöring och sanering. Byggnaderna som bildar kvarteret Kronoberg är av olika åldrar varav den senaste är från år 2006 och den äldsta från början av 1900 talet. Det pågår kontinuerliga ombyggnationer i kvarteret för att anpassa lokalerna efter verksamheternas behov. Viss verksamhet utanför kvarteret Kronoberg inkluderas i denna upphandling vars totala lokalvårdsyta uppgår till ca 47 500 m². Den totala städytan för lokalvården är ca 202 500 m² men kan på grund av ombyggnation eller på grund av andra omständigheter såväl överskridas som
SID 4 (15) underskridas under ramavtalsperioden. Ramavtalet reglerar därav ersättningsnivån då lokalvårdsytan på grund av olika omständigheter ökas eller minskas. Den huvudsakliga lokalvården kommer att utföras i kvarteret Kronoberg med omslutande lokaler samt i Polishögskolan i Solna. Verksamheten på Polishögskolan minskar kraftigt under sommaren, juni till och med augusti, och kommer under denna tid kräva mindre frekvent lokalvård. Vissa lokalvårdstjänster bedrivs idag i egen regi och kommer att konkurrensutsättas tillsammans med denna upphandling. Detta innebär att upphandlingen till en mindre del omfattar verksamhetsövergång med övertagande av befintlig personal. Detta avser den lokalvård som bedrivs på hotellet i polishögskolan och omfattar 3 lokalvårdare. Vissa lokalvårdstjänster kommer att behöva genomföras under helg och kvällar. I upphandlingen ingår mindre lokalvårdsobjekt som är belägna på annan ort än i Stockholm. Dessa lokalvårdsobjekt omfattas av upphandlingen och Entreprenören ska på samma villkor utföra lokalvård inom dessa orter. Bland annat ingår följande lokalvårdsobjekt, tillhörande Polisen belägna på orter utanför Stockholm: Göteborg, 210 m 2 Linköping, 260 m 2 Malmö, 340 m 2 Umeå, 210 m 2 Västerås, 200 m 2 Rikspolisstyrelsen vill poängtera att objekt utanför Stockholm endast utgör en marginell del av upphandlingen. Anbudssökande som kvalificerats till fas 2 i upphandlingen kommer att erhålla mer detaljerad information om vilka lokalvårdsobjekt som ingår i upphandlingen. Uppdraget avser utförande av löpande lokalvård innefattande golvvård, utbyte och tvätt av entrémattor, inköp och påfyllnad av diverse förbrukningsartiklar såsom tvål, toapapper, pappershanddukar etc. Krav på tjänsten kommer att definieras och preciseras ytterligare och delges de Anbudssökande som selekterats till fas två (2) i upphandlingen. Från och med den 1 oktober 2013 kommer Säkerhetspolisen att flytta från kvarteret Kronoberg till en ny adress i Solna. De nya lokalerna kommer då att tas med i detta uppdrag. Denna upphandling omfattar inte fönsterputs. Vid genomförande av lokalvårdstjänster i kvarteret Kronoberg samt i Polishögskolan kommer Beställaren att tillgängligöra vissa lokaler och viss utrustning kostnadsfritt för entreprenören. Beställaren avser att ingå ramavtal med en Entreprenör. Ramavtalet ska gälla under tre (3) år från och med dag för undertecknande dock som tidigast den 31 mars 2013. Beställare äger därefter rätt att på oförändrade villkor förlänga ramavtalet två (2) gånger med två (2) år i taget. Längsta möjliga ramavtalstid är såldes sju (7) år.
SID 5 (15) UF2 UF3 UF3.1 UF3.11 FRÅGOR UNDER ANSÖKNINGSTIDEN Frågor under upphandlingen ställs skriftligen till B:s ombud: Namn: E-mail: AffärsConcept i Stockholm AB upphandling.rps@affarsconcept.se Vid kontakt via e-post anges Dnr: PVS-918 2402/12 Lokalvård Rikspolisstyrelsen i ämnesraden. FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLINGSPROCESSEN Former för upphandling Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för förhandlat förfarande i 4 kap. LUFS med tillämpning av reglerna för upphandling av tjänster över tröskelvärdet. Upphandlingen genomförs i följande två steg: Steg 1 Kvalificering av leverantörer. Intresserade Entreprenörer erbjuds genom en offentligt publicerad annons möjlighet att lämna en ansökan om att få delta i upphandlingen. I anbudsansökan ska Entreprenören redovisa att den har de kvalifikationer som krävs för uppdraget. Kvalifikationskraven framgår av avsnitt UF3.51, Prövning av anbudssökande. Steg 2 Anbudsfas. De Entreprenörer tillika Anbudssökanden som valts ut i kvalificeringsförfarandet inbjuds att lämna anbud. Nedan redovisas hur urvalet kommer att göras. Ett av Beställaren framtaget skriftligt förfrågningsunderlag kommer att bifogas inbjudan. Till förfrågningsunderlaget kommer bland annat översiktliga ritningar att bifogas varför Beställaren kommer ta ut en avgift på 2 000 kr för detta. Förfrågningsunderlaget kommer att innehålla förutsättningar och krav för det åtagande som upphandlingen avser. Lämnat anbud baseras på Beställarens förfrågningsunderlag. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Förfarande för kvalificering av Anbudssökande Efter ansökningstidens utgång öppnas inkomna anbudsansökningar varefter Beställaren genomför en genomgång för att klarlägga om de krav som ställts i ansökningsinbjudan är uppfyllda. Vid prövningen av de inkomna ansökningarna kan Beställaren komma att kontrollera riktigheten i av Anbudssökanden lämnade uppgifter. Kontrollen kan exempelvis innebära att Beställaren kontaktar i anbudet redovisade kontaktpersoner hos angivna referenskunder. I det fall felaktiga uppgifter har lämnas kan detta leda till att ansökan förkastas.
SID 6 (15) Beställaren kommer att erbjuda minst fem (5) Anbudssökanden (under förutsättning att antalet godkända ansökningar uppnår detta antal) och högst sex (6) Anbudssökanden möjlighet att lämna anbud i upphandlingen. Om antalet anbudssökande, som uppfyller de i annonsen angivna kraven och urvalskriterierna, de kvalificerade anbudssökande, är högre än det i annonsen angivna högsta antal som kommer att bjudas in, kommer Beställaren att tillämpa nedan angivna selekteringskriterium. Kriterierna nedan presenteras i den ordning som kommer att tillämpas vid urvalet bland inkomna ansökningarna. Selekteringskriterium 1 De anbudssökande som erbjudit en Arbetsledare som vars kompetens och erfarenhet överstiger ställda krav kommer att selekteras till fas 2 i upphandlingen. RPS kommer att göra en bedömning av erbjuden Arbetsledarens kompetens och erfarenhet. Kommentar: Bedömningen av selekteringskriterium 2 kommer att genomföras av en grupp sammansatt av minst två (2) personer. Gruppens deltagare kommer gemensamt att bedöma om erbjuden Arbetsledare har kompetens och erfarenhet som överstiger ställda krav och som medför ett mervärde för RPS. Bedömningen av Arbetsledarens kompetens och erfarenhet kommer att genomföras enligt skalan nedan. 2 poäng Innehar kompetens och erfarenhet som överstiger ställda krav och som medför ett mervärde för RPS. Mervärdet avser främst erfarenhet från lokalvårdsuppdrag som till sin art och omfattning motsvarar den lokalvård som bedrivs inom RPS samt att erbjuden Arbetsledare har utbildning och kompetens med inriktning inom lokalvård som överstiger ställda krav. 1 poäng Uppfyller ställda krav på kompetens och erfarenhet Selekteringskriterium 2 Om antalet ansökningar som uppfyller ställda krav fortfarande överstiger sex (6) stycken efter selekteringskriterium 1 kommer anbudssökande som erhållit högst poäng för angiven Arbetsledare från referenspersonernas omdömen i punkt UF3.5171 att selekteras till steg 2. Anbudssökande ska själv ombesörja för att inhämta referenspersonernas omdömen, se referensbilaga 1 och 2. Kommentar: Respektive referensperson ska bedöma fyra (4) påståenden om angiven Arbetsledares arbete i varje referensuppdrag (1 och 2). Referensbilagan ska innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och vara undertecknad av referenspersonen. Referenspersonen ska vara väl insatt i genomfört uppdrag som angiven Arbetsledare utfört och kunna svara på de frågor som anges i referensbilagan. Referenspersonen ska vara företrädare för uppdraget. Beställaren kan komma att ringa angivna referensperson för att verifiera lämnade uppgifter.
SID 7 (15) I varje referensbilaga finns fyra (4) bedömningsskalor som ger poäng (0-6 poäng). Maxpoäng som kan erhållas från samtliga två (2) referensbilagor är 48 poäng. Selekteringskriterium 3 Om antalet ansökningar som uppfyller ställda krav fortfarande överstiger sex (6) stycken efter selekteringskriterium 1 och 2 kommer lottning att ske bland de leverantörer som bedöms inneha samma kompetensnivå på erbjuden Arbetsledare enligt selekteringskriterium 1 och som erhåller samma poäng enligt selekteringskriterium 2. Detta för att möjliggöra för RPS att urskilja de leverantörer som ska selekteras till steg 2 i upphandlingen och inbjuds till anbudslämning. Påpekas att lottning endast kommer genomföras mellan anbudssökande som innehar samma poäng enligt selekteringskriterium 1 och enligt selekteringskriterium 2. UF3.12 Övriga förutsättningar för upphandlingen Säkerhetsskyddad upphandling Verksamheten hos Beställaren omfattas av säkerhetsskydd. Säkerhetsavtal och sekretessförbindelse Eftersom Entreprenören i sitt utövande av uppdraget kan komma att få del av hemliga uppgifter kommer ett säkerhetsskyddsavtal att tecknas med den Entreprenör och eventuell Underentreprenörer som efter genomförd prövning av inkomna anbud konstateras lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Säkerhetsprövning genomförs därför endast på Entreprenör samt eventuell anlitad Underentreprenörer som lämnat vinnande anbud i anbudsfas 2. säkerhetsskyddsavtal nivå tre (3) ingås mellan Beställaren och antagen Entreprenör samt eventuella Underentreprenörer. Entreprenörens samt eventuella underentreprenörers personal för fullgörande av uppdrag är skyldig att underteckna en sekretessförbindelse i enlighet med av Beställaren framtagen sådan. Begränsad kontroll Inför tilldelningsbeslutet kan Beställaren komma att begära in verifikation om att erbjudna lokalvårdare uppfyller uppställda krav genom inkommande av CV. I samband med detta kommer Registerkontroll genomföras på samtliga personer som avses utföra uppdrag hos Beställaren. (Begränsad kontroll enligt LUFS 12 kap. 20 ). Offentlighet och sekretess Beställaren omfattas av offentlighetsprincipen. Vilket bl.a. innebär att handlingar som kommer in till Beställaren blir allmänna handlingar, vilken allmänheten i regel har rätt att ta del av. För att en uppgift i en allmän handling ska kunna hemlighållas måste det finnas stöd i offentlighet- och sekretesslagen (2009:400).
SID 8 (15) Om en Anbudssökande anser att vissa uppgifter i ansökan (eller i anbudet i steg 2) bör hemlighållas, ska detta framgå i ansökan respektive i anbudet. Det ska dels preciseras vilka uppgifter som avses, dels anges på vilket sätt Anbudssökande kan komma att lida skada om uppgifterna röjs. Om Anbudssökande inte har några synpunkter i detta avseende kommer detta att tolkas att Anbudssökande inte har några invändningar mot att hela eller delar av ansökan lämnas ut. När Beställaren fattat tilldelningsbeslut upphör sekretessen för i upphandlingen inkomna handlingar. Det föreligger då en presumtion för att dessa handlingar kan lämnas ut. Endast om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om en uppgift röjs kan uppgifter i en handling hemlighållas. Det är Beställaren som fattar beslut om en handling kan lämnas ut. Beställaren gör en självständig bedömning av risken för skada. Ett beslut att inte lämna ut en allmän handling kan överklagas till domstol. Beställaren kan alltså inte garantera att handling kommer att hemlighållas. UF3.2 UF3.21 UF3.22 UF3.23 UF3.24 Underlag för ansökan Krav som ska uppfyllas av anbudssökande och eventuellt underleverantörer anges med Krav: i texten nedan och de/det bevis som krävs för att visa att kraven uppfylls anges med Bevis:. Tillhandahållande Underlag för ansökan om att få lämna anbud erhålls genom Visma Opic: Internet: E-post: www.opic.com request@opic.com Förteckning över i underlaget ingående handlingar 02:01 Ansökningsinbjudan (denna handling) 02:01:01 Ansökningsformulär 02:01:02 Referensbilaga 1 02:01:03 Referensbilaga 2 Kompletterande underlag Svar på inkomna frågor och andra förtydliganden eller kompletteringar av underlaget distribueras genom Visma Opic till samtliga Entreprenörer som anmält intresse för upphandlingen eller hämtat ut Ansökningsinbjudan. Endast förtydliganden eller kompletteringar som lämnats skriftligen på detta sätt är bindande för Beställaren. De Entreprenörer som erhållit underlaget på annat sätt än via Visa Opic, ansvarar själva för att kontrollera om tillkommande information har lämnats av Beställaren. Frågor under ansökningstiden Finner Entreprenör att underlaget i något avseende är oklart ska frågor ställas skriftligen till Beställaren enligt UF2.
SID 9 (15) Eventuella frågor emotses så snart som möjligt så att eventuella förtydliganden kan publiceras i god tid innan anbudet ska vara inlämnat. Frågor bör ha inkommit senast tio (10) dagar före sista ansökningsdag för att Beställaren ska kunna garantera att svar kan lämnas i tid. Svar på frågor publiceras senast sex dagar före sista ansökningsdag. Svar på inkomna frågor och andra förtydliganden eller kompletteringar av underlaget distribueras i enlighet med bestämmelsen i UF3.23. UF3.31 UF3.32 UF3.34 UF3.5 Ansökans form och innehåll Krav: Ansökan ska vara skriven på svenska och lämnas i ett skriftligt original. Därutöver lämnas även en digital kopia av ansökan på digitalt lagringsmedia, exempelvis en CDskiva eller ett USB-minne. Endast skriftligt original måste vara undertecknas av behörig företrädare för Anbudssökande. Bevis: Inlämnad ansökan är undertecknad av behörig företrädare, skrivet på svenska och innehåller ett original samt en digital kopia. Ansökan får inte lämnas via fax, e-post eller liknande elektronisk överföring. Anbudssökande uppmanas att lämna svaren i de kryss- och svarsrutor som återfinns i bilaga 02:01.01 Ansökningsformulär. Utelämnade uppgifter och dokument kan tolkas som att krav inte uppfylls eller accepteras vilket kan leda till att ansökan förkastas. Ansökningstidens utgång Krav: Anbudsansökan ska vara Beställaren tillhanda på den adress som anges nedan under UF3.34 senast 2012-09-10. Anbudssökande svarar för att ansökan inkommer i rätt tid. Ansökning som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas. Anbudsansökans lämnande Anbudsansökan lämnas eller skickas i en sluten försändelse märkt Dnr: PVS-918 2402/12 Anbudsansökan Lokalvård Rikspolisstyrelsen till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm I det fall Anbudssökande vill lämna anbud personligen görs detta till receptionen på Polhemsgatan 30 i Stockholm. Receptionen är normalt öppen på vardagar mellan kl. 06:00 20:00. Det är inte möjligt att lämna anbudsansökan på annat sätt (exempelvis via fax eller e- post) på grund av att sekretessen inte kan säkerställas. Prövning av inkomna ansökningar Det är av stor vikt att anbudsansökan innehåller samtliga efterfrågade uppgifter och redovisningar då utrymmet för kompletteringar är mycket begränsade.
SID 10 (15) Anbudssökande uppmanas därför att noggrant läsa ansökningsinbjudan och följa de instruktioner som lämnas. Vid prövningen av anbudsansökningarna kommer Beställaren att kontrollera om det finns grund att utesluta Anbudssökande på grund av omständigheter som anges i UF3.51. Därefter görs en prövning av Anbudssökandens tekniska och yrkesmässiga förmåga utifrån de urvalskriterier som Beställaren ställt i denna ansökningsinbjudan. UF3.51 Prövning av anbudssökande Nedan angivna krav ska Anbudssökande och dess eventuella Underentreprenörer uppfylla för att anbudsansökan ska tas upp till prövning. Svar och beskrivningar lämnas i bilaga 02:01:01 Ansökningsformulär. Anbudssökande har möjlighet att anlita Underentreprenörer för utförandet av delar av uppdragen under förutsättningar att denne redovisas i ansökan. Notera att vissa krav ska uppfyllas av samtliga företag. UF3.513 Uteslutningsgrunder Krav: Anbudssökande kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de omständigheter som räknas upp i 11 kap 1 LUFS föreligger. För uteslutning enligt 11 kap 1 LUFS krävs att lagakraftvunnen dom föreligger. Är Anbudssökande en juridisk person, ska Anbudssökande uteslutas även i de fall en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. 1. Deltagande i en kriminell organisation 2. Bestickning 3. Bedrägeri 4. Penningtvätt 5. Terroristbrott Om det finns grundad anledning anta att en Anbudssökande ska uteslutas med stöd av punkterna 1-5, får Beställaren begära att Anbudssökande visar att det inte finns någon grund för uteslutning. Krav: Anbudssökande kan komma att uteslutas om de omständigheter som uppräknas i 11 kap 2 LUFS föreligger eller om en företrädare för den juridiska personen är föremål för dessa omständigheter. Av Anbudssökande föreslagna Underentreprenörer kan komma att uteslutas om dessa är föremål för de omständigheter som räknas upp i nämnda lagrum. 6. Konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud 7. Föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande 8. Dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom 9. Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen 10. Inte vara så tillförlitlig som krävs för att inte riskera rikets säkerhet
SID 11 (15) 11. Inte fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter 12. Låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnar felaktiga upplysningar Beställaren kan komma att begära att Anbudssökande visar att det inte finns någon grund för att utesluta Anbudssökande med stöd av punkterna 6,7,8 och 11. Bevis: Anbudssökande ska i ansökningsformuläret bekräfta att ovanstående uteslutningsgrunder inte föreligger. Beställaren kommer att kontrollera att Anbudssökande och eventuella Underentreprenörer uppfyllt sina åtagande avseende skatter och socialförsäkringsavgifter genom inhämtande av utdrag från skatteverket (SKV 4820). Beställaren kan komma att ställa krav på att utländska Anbudssökande eller Underentreprenörer ska inkomma med motsvarande utdrag. UF3.514 Registreringsskyldigheter Krav: Anbudssökande ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registreringsskyldigheter. I det fall Anbudssökande avser att använda Underentreprenörer för att utföra delar av åtagandet ska även Underentreprenörerna uppfylla detta krav. Bevis: Beställaren kommer att kontrollera att Anbudssökande och eventuella Underentreprenörer uppfyller ovanstående krav. Utländska Anbudssökande måste till anbudet bifoga dokumentation som visar på att ovanstående krav är uppfyllt i hemlandet. Detsamma gäller för eventuella utländska Underentreprenörer. UF3.515 Ekonomisk och finansiell ställning Krav: Anbudssökande ska ha en stabil ekonomisk kapacitet så att denne med bibehållen kvalitet kan fullgöra uppdraget under hela ramavtalstiden. Anbudssökande ska dels uppfylla Bevis 1 dels något av Bevisen 2A, 2B eller 2C. Bevis 1: Anbudssökande anses uppfylla kravet om Anbudssökande under de två senast avslutade räkenskapsåren uppnått en årlig årsomsättning om lägst SEK 40 000 000 för den del av verksamheten som svarar för utförande av tjänster motsvarande de i Anbudsinbjudan. Uppgift om Anbudssökandens omsättning under två senaste åren och vilken andel av omsättning som härrör från lokalvård ska bifogas anbudet. Bevis 2A: Kravet anses uppfyllt om Anbudssökande inkommer med utdrag från kreditvärderingsinstitutet UC AB som visar att Anbudssökande innehar lägst riskklass 3 enligt UC. Utdraget får inte vara mer än tre månader gammalt från sista ansökningsdag. Bevis 2B: För det fall lägre kreditrating erhålls eller om Anbudssökande av olika skäl inte kan inkomma med utdrag från UC AB kan Anbudssökanden ändå anses ha uppfyllt kravet om anledningen till detta redovisas i anbudet och är hänförlig till andra faktorer än sådana som påverkar företagets ekonomiska stabilitet. Bevis 2C: Kravet kan dessutom uppfyllas om Anbudssökande innehar ett skriftligt kreditlöfte från bank eller annat finansieringsinstitut som uppgår till minst SEK 5 000 000 och som avser det kontrakt som omfattas av denna upphandling. Kopia på detta kreditlöfte ska bifogas anbudet.
SID 12 (15) UF3.516 Företagets yrkesmässiga kompetens och erfarenhet Krav: Entreprenör ska själv eller tillsammans med eventuella Underentreprenörer inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet tillräckliga för att utföra efterfrågat åtagande. Detta kontrolleras genom att följande krav uppfylls: Anbudssökande ska inneha minst fem (5) års dokumenterad erfarenhet av att bedriva lokalvårdstjänster Anbudssökande ska inneha erfarenhet av att bedriva verksamhet i flera orter, minst 3 (tre) olika orter Anbudssökande ska ha utfört minst två (2) referensuppdrag avseende lokalvård för externa uppdragsgivare som uppfyller följande krav: 1. De redovisade uppdragen ska till art motsvara det i ansökningsinbjudan beskrivna uppdraget 2. Uppdragen får inte vara äldre än tre (3) år räknat från sista ansökningsdag (de kan däremot vara pågående) 3. Uppdragen ska tillsammans motsvara lokalvård av minst 150 000 m 2 4. Anbudssökande ska ha utfört uppdragen enligt avtalade villkor (kontrolleras genom kontakt med uppdragsgivare) Anbudssökande ska utföra eller ha utfört minst ett (1) referensuppdrag avseende lokalvård för externa uppdragsgivare som uppfyller följande kriterier: 1. I referensuppdraget ska ha ingått lokalvård av laboratoriemiljö eller likvärdigt där kraven på städning är högre än normalt och städning utförs genom särskilt tillämpade städmetoder 2. Uppdraget får inte vara äldre än tre (3) år räknat från sista ansökningsdag (det kan däremot vara pågående) 3. Anbudssökande ska ha utfört uppdragen enligt avtalade villkor (kontrolleras genom kontakt med uppdragsgivare) Bevis: Anbudssökande ska i anbudsansökan bifoga beskrivning av anbudssökandens verksamhet, antal år anbudssökande utfört lokalvårdstjänster, beskrivning av tre (3) referensuppdrag enligt krav ovan och eventuella Underentreprenörer och omfattning av tjänster som kommer att läggas ut på Underentreprenörer. Anbudssökande ska beskriva ett uppdrag som utförts på flera orter för samma uppdragsgivare och hur kapacitets kommer att säkerställas under ramavtalsperioden. UF3.517 Ansvarsförsäkring Krav: Anbudssökande ska ha ansvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp på lägst 200 prisbasbelopp och självrisken ska vara högst tre prisbasbelopp. Belopp är gemensamt för person- och sakskada. Bevis: Anbudssökande ska i anbudet ange försäkringsbeloppet och självrisken samt bifoga en kopia på gällande ansvarsförsäkring.
SID 13 (15) UF3.518 Personal och kompetenskrav UF3.5181 Arbetsledare Krav: Minst en arbetsledare ska finnas tillgänglig via telefon dygnet runt. Frågor som uppstår med anledning av arbetets utförande ska av Beställaren framföras till av Entreprenören utsedd arbetsledare. Under dagtid då lokalvård utförs ska ansvarig arbetsledare finnas tillgänglig på kvarteret Kronoberg, alla arbetsdagar. Ansvarig arbetsledare är ansvarig för samtliga lokalvårdsobjekt inom och utanför Stockholm. Arbetsledare ska under tid då lokalvård utförs vara beredd att i bil och på kort varsel genomföra besiktningar och granska eventuella kvalitetsbrister i utförd lokalvård. För lokalvårdsobjekt utanför Stockholm ska Entreprenören på samma sätt säkerställa tillgängligheten av ansvarig person som med kort varsel ska inställa sig för besiktningar och granskningar av utförd lokalvård. Arbetsledare ska, senast vid arbetets påbörjande, ha genomgått städutbildning motsvarande innehållet i SRYs eller PRYLs yrkesbevis. Arbetsledare ska ha minst tre (3) års erfarenhet av arbetsledning i lokalvårdsuppdrag och totalt fem (5) års erfarenhet inom lokalvård. Anbudsgivare ska redovisa två olika referensuppdrag 1 för erbjuden arbetsledare. Av uppdragen ska framgå att namngiven arbetsledare utfört arbetsledande uppgifter vid utförande av lokalvårdstjänster för olika externa uppdragsgivare, innehaft rollen som arbetsledare. Uppdrag får inte vara äldre än tre (3) år räknat från sista anbudsdag Arbetsledare ska behärska svenska språket i tal och skrift. Bevis: Anbudssökande ska i sitt anbud bekräfta att ovan ställda krav är uppfyllda samt namnge och bifoga CV avseende erbjuden ansvarig arbetsledare, som styrker efterfrågad kompetens och erfarenhet med angivande av fullständig teoretisk kompetensbakgrund samt anställningar. Beställaren kan komma att begära in bevis på att kravet även uppfylls av eventuella övriga offererade arbetsledare. Redovisning av två referensuppdrag för erbjuden ansvarig arbetsledare där det framgår att angiven arbetsledare innehaft rollen som ansvarig arbetsledare, med angivande av kund (företag), tid för uppdragets utförande, namn och kontaktuppgifter till uppdragsgivare (kontaktperson) samt en kortfattad beskrivning av uppdraget som visar att referensuppdraget haft sådan omfattning som efterfrågas i kravet ovan. UF3.5182 Lokalvårdspersonal Krav: Lokalvårdspersonal som Entreprenören avser att använda, inklusive eventuella underentreprenörer, för att fullgöra lokalvård som ingår i åtagandet ska inneha adekvat utbildning och erfarenhet omfattande berörda arbetsuppgifter. 1 Dessa två referensuppdrag är de som sedan kan bedömas av referenspersoner i selekteringsfasen, steg 1, se punkt 3.11.
SID 14 (15) Personal som arbetar inom Beställarens fastigheter ska ha ett personcertifikat överensstämmande med branschstandard och kravspecifikation PRYL styrd av ISO/IEC 17024 eller likvärdigt. Detta ska på Beställarens begäran kunna uppvisas. Den lokalvårdspersonal som Entreprenören erbjuder ska, där arbetsuppgiften så motiverar, ha genomgått erforderlig utbildning för arbetsuppgifters fullgörande. Personal som utför uppdrag hos Beställaren ska inneha minst sex (6) månaders dokumenterad erfarenhet av lokalvård. Personal ska behärska svenska språket på ett sådant sätt att han/hon kan kommunicera på ett tillfredsställande sätt med övrig personal och Beställarens personal samt kunna läsa och förstå skriftliga instruktioner på svenska. Lokalvårdspersonal ska inför påbörjande av uppdrag underteckna en sekretessförbindelse framtagen av Beställaren. Beställaren kan komma att ställa krav på att erhålla CV för personal som avses att nyttjas vid fullgörande av uppdrag enligt detta åtagande. Förmågan att rekrytera och behålla kompetent personal på de olika objekten är nödvändig eftersom tillträde till lokalernas olika säkerhetszoner kräver mycket god framförhållning. Bevis: Anbudssökande ska i sitt anbud bekräfta att ovanstående krav kommer att uppfyllas av samtliga lokalvårdare som avses att nyttjas vid utförande av tjänster enligt ramavtalet. Anbudssökande ska inkomma med beskrivning av hur lokalvårdspersonal kommer att säkerställas för att utföra lokalvårdstjänster utan avbrott. UF3.5183 Förstärkningsresurser Krav: Anbudssökande ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Frånvaro av enskild person får inte medföra att anbudssökandes möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Kravet avser både Arbetsledare och annan personal för uppdragets utförande. Vikarie ska sättas in från första dagen vid frånvaro av ordinarie personal. Observera att förstärkningsresurser måste vara godkända och ha behörighet för inpassering i lokalerna. Med anledning av krav på spårbarhet, kvalitet och rättssäkerhet är behörigheten till vissa lokaler begränsad och kräver att endast introducerad och godkänd vikarie beviljas behörighet för inträde. Bevis: Anbudssökande ska i ansökan, lämna en beskrivning av de förstärkningsresurser som Anbudssökande förfogar över och metoder som Anbudssökande tillämpar för att säkerställa att Lokalvård alltid utförs utan avbrott. Beskrivningen ska vara så tydlig att det framgår att kravet ovan uppfylls. UF3.519 Ledningssystem UF3.5191 Kvalitetsledningssystem Krav: Anbudssökande ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete och tillämpa dokumenterade rutiner för att säkerställa att uppdraget genomförs på ett sådant sätt
SID 15 (15) att uppsatta kvalitetsnivåer och överenskomna villkor kan uppnås och upprätthållas. Kvalitetsarbetet ska omfatta rutiner för att mäta och följa upp resultat. Kvalitetskontroller av genomfört arbete kommer att genomföras en gång per månad med Entreprenörens arbetsledare samt företrädare för Beställaren. Kvalitetsansvarig hos anbudssökande ska ha den kompetens och erfarenhet som krävs för att fullgöra rollen som kvalitetsansvarig. Bevis: Anbudssökande ska i ansökan bekräfta att ovanstående krav är uppfyllt, beskriva sitt kvalitetsledningssystem eller bifoga certifiering enligt ISO 9100 samt ange vem som är kvalitetsansvarig för uppdraget. Anbudssökande ska också beskriva hur de avser säkerställa att avtalad kvalitet uppnås och upprätthålls. Anbudssökanden ska beskriva sina rutiner där uppföljning genomförs minst en gång per månad mellan Arbetsledaren och Beställaren. UF3.5192 Miljöledningssystem Krav: Anbudssökanden ska tillämpa ett strukturerat och systematiskt miljöarbete baserat på dokumenterade rutiner för att uppnå och upprätthålla miljömål samt att mäta och följa upp resultat. Anbudssökanden ska kontinuerligt utvärdera, rapportera och redovisa hur miljöarbetet fortskrider inom företaget, särskilt med avseende på av Anbudssökanden använda förbrukningsvarors miljöegenskaper och dess miljöpåverkan. Vid utförandet av uppdraget ska leverantören i tillämpliga delar följa Beställarens miljöpolicy. Miljöansvarig hos anbudssökande ska ha den kompetens och erfarenhet som krävs för att fullgöra rollen som miljöansvarig. Bevis: Anbudssökande ska beskriva sitt miljöledningssystem eller bifoga certifiering enligt ISO 14001 samt ange vem som är miljöansvarig för uppdraget. Anbudssökande ska också beskriva hur de avser att säkra att genomförda tjänster uppfyller ställda krav avseende upprätthållande av miljömål och mätning och uppföljning av resultat. UF3.53 Meddelande om beslut Efter prövning av inkomna ansökningar kommer beslut om vilka leverantörer som får en inbjudan att lämna anbud att fattas. Samtliga leverantörer som lämnat en anbudsansökan kommer att informeras om vilka Anbudssökanden som kommer att inbjudas att lämna anbud och skälen till detta.