ATT SKAPA EN NY PLANERINGSGRUPP och koppla ihop allt. OBS! Tänk på att läsa igenom allt sakta och följ sedan instruktionen. Gul mapp Planeringsgrupp Kloss blå grön gul Grundschema blå röd vit randig Avstämningsperiod gul med klocka i Varje år lägger man upp en ny Planeringsgrupp. Detta görs så nära årsskiftet som möjligt med startdatum i slutet av november för de som har långa planeringar, och slutdatum senast den 31 januari för alla enheter. Räkna ut när er avstämningsperiods sista datum är och anpassa den nya planeringsgruppen 2016 efter det. Exempel på en fyra veckors period: Om den gamla planeringen slutar 2015 09 13 då ska den nya avstämningsperioden börja från och med 2015 09 14 och till och med 2015-10-11 OBS viktigt! Se till att det inte blir dubbla avstämningsperioder med samma datumintervall i den gamla och den nya avstämningsperioden. OBS! ALLTID start en måndag och slut en söndag. Gör så här: Ställ markören på den gula mappen på ditt arbetsställe. Högerklicka och dra markören till Ny. Fortsätt dra den till höger och klicka en gång på Planeringsgrupp. Se bild ovan. På rad ett står det Text skriv namnet på ditt arbetsställe exempel: Grillby htj 16 OBS! Endast plats för 12 tecken. Korta ner texten men VIKTIGT är att året 16 finns med. På rad två står det Klartext här finns plats för 40 tecken. Skriv hela namnet på ditt arbetsställe och hela årtalet. Exempel: Grillby hemtjänst 2016 OBS! det måste stå 2016 bakom texten. Tryck på spara och uppdatera se bild sid 2. Ny kloss 2016 finns nu i organisationsträdet under den gula mappen. 1
Uppdatera Spara Ställ markören på den nya trefärgade klossen 2016 blå gul grön som finns i organisationsträdet och högerklicka. Dra markören till NY och fortsätt dra till höger och klicka en gång på Grundschema. Skriv ENDAST i från och med datum när det ska börja gälla och låt det stå Gäller TV i till och med rutan. Fyll i det nya grundschemat på samma sätt som det gamla om det inte blivit några förändringar. Grundschema och Avstämningsperiod samma startdatum. Fyll i Antal rader = antal personer. Fyll i Heltid 40.00 = arbete dagtid måndag fredag eller 37.00 = helgarbete obekväm arbetstid eller 36.33 = nattarbete. Fyll i Antal veckor som schemat gäller exempel 4 veckor 16 veckor och fyll i Startvecka. OBS! Ett exempel: Schemat börjar alltid en måndag. Titta noga efter vilken vecka ni befinner er i på schemat som ni arbetar i. Är det vecka 1 då skriver ni en etta i det vita fältet bredvid Startvecka, men är det er vecka tre på schemat då skriver ni en trea där. Annars kommer ni in fel i schemat. Beräkna startvecka automatiskt och Rullande schema brukar alltid vara i bockat automatiskt. Om inte så bocka i det. Tryck på spara och uppdatera se bild ovan. 2
Ställ markören på nya trefärgade klossen 2016 blå gul grön och högerklicka. Dra markören till Ny och fortsätt dra musen till höger och klicka en gång på Avstämningsperiod. Skriv i samma från och med datum i Avstämningsperioden som i grundschemat startar alltid en måndag och fyll i till och med datum slutar alltid en söndag. Titta så att från o med datum och till o med datum stämmer med antal veckor ni har i ert grundschema. Kontrollera med en almanacka. Spara och uppdatera se bild ovan till höger. OBS! Låt Planeringsstatus stå kvar i Planeringsschema till tre veckor innan det börjar gälla. Dubbelklicka på det gamla grundschemat 2015 och bild ovan kommer fram. OBS! Ställ markören mitt på siffran ett då syns en svart pil. Tryck ner muspekaren håll den nere hela tiden släpp inte taget, dra pilen rakt ner genom alla siffrorna. Raderna blir lila. Släpp muspekaren på den sista siffran och stå kvar på den, högerklicka och klicka en gång på kopiera. OBS! Tappar man taget på muspekaren och bara första raden blir lila, klicka en gång på bilden var som helst i det gröna fältet och gör om igen. Alla rader ska vara lila. Dubbelklicka nu på det nya grundschemat för 2016 och ställ markören mitt på siffran ett då syns en svart pil, högerklicka och klicka en gång på klistra in. Nu ska allas tider finnas på respektive rad. Titta att det stämmer. OBS! Namnen följer inte med. Klicka en gång på rad ett under Identitet det blir en svart ram runt och skriv in namnet på den person som går på rad ett. Klicka en gång på rad två och skriv in nästa namn gör på samma sätt med de övriga namnen. När man skrivit det sista namnet på sista raden, klicka en gång på raden ovanför och sedan på spara och uppdatera. Se bild ovan till höger. Då ska alla namnen stå kvar annars gör man om det på samma sätt igen. 3
Stäng det gamla grundschemat 2015 gör så här. Ställ markören på grundschemat där det står TV, se pil nedan. Högerklicka och klicka en gång på Ändra. Fyll i till och med datum det ska vara samma datum som Avstämningsperiodens till och med datum. Det vill säga det ska stå 2014-09-28 som i exemplet nedan. Klicka på Ändra. Den nya perioden börjar den 2014-09-29 och ska ligga under den nya planeringsgruppen för 2016. Viktigt där den gamla datumperioden slutar börjar den nya. Dubbelklicka på den aktuella Avstämningsperioden i organisationsträdet, som ni arbetar i nu. Bilden ovan kommer upp. Klicka på en person i taget och raden blir gulfärgad. Klicka en gång på Personal klicka en gång på Placeringar och klicka en gång på Bryt placering. Läs fortsättningen på nästa sida. 4
OBS! Innan du bryter placeringen Klicka på anställningsfliken och titta att det är den aktuella anställningen och rätt anställningsnummer. Klicka på Placeringar och klicka på raden för din enhet där det står till och med TV den blir gulfärgad. Klicka på bryt placering och sedan på den lilla kalendern bredvid Bryt placeringen från och med samma datum som den nya Avstämningsperioden börjar ALLTID en måndag. Klicka en gång på Bryt. Det kommer nu upp en ny rad. Läs fortsättning på sidan sex innan ni läser sammanfattningen. Sammanfattning OBS! Flera av er skapade nya planeringsgrupper förra året 2015 och detta ska göras varje nytt år och gärna i november eller januari. Om man lägger upp en ny i november eller januari beror på hur många veckor som varje enhets Avstämningsperiod är. Man kan räkna ut innan när Avstämningsperiodens sista datum är och anpassa den nya perioden efter det. OBS! En rekommendation är inte lägga upp för många Avstämningsperioder framåt och inte fastställa dem förrän cirka tre veckor innan periodens startdatum. Exempel om man behöver göra förändringar i schemat eller lägga in en brytpunkt. Ett fastställt schema ändrar man ALDRIG tillbaka till planeringsschema. Då kan arbetstider och kvoter förändras. Tider låser sig på webben. OBS! För er som använder resursbehov så är det viktigt att lägga upp en ny planerings grupp 2016 även här. Gör på exakt samma sätt som ni gjorde med grundschema och planering. Men nu väljer ni Resursbehov och klickar en gång. Följ instruktionerna på sidan ett. 5
Dubbelklicka på den nya raden och det kommer bilden ovan kommer upp. Titta att det står rätt anställningsnummer högst upp och att från och med datum stämmer. OBS! där det står till och med ska det stå Gäller TV. Klicka en gång på Välj som finns bredvid Planeringsgrupp, då kommer organisationsträdet fram. Klicka en gång på er nya kloss 2016 i trädet. Exempel: Fanna/Korsängen 2016 och tryck på Välj längst ner på sidan. Om ni använder Grundschema Klicka en gång på Välj som finns bredvid Schema då kommer organisationsträdet fram igen. Klicka en gång på er nya kloss 2016 på samma sätt och klicka en gång på Välj längst ner på sidan. Klicka en gång på den lilla pilen bredvid Schemarad och markera rätt person på rätt radnummer. Fortsätt på samma sätt tills alla personerna är klara. OBS! Glöm inte att Spara och uppdatera då och då. OBS! Om personerna inte är knutna till ett grundschema eller schemarad utan bara till en planering fyll då endast i planeringsgrupp 2016. Kontakta Yvonne Lif vid frågor på telefonnummer 0171 625914 6
7 2015-10-14