Teknisk hjälp för SLU:s administrativa dokumentmallar

Biblioteket Teknisk hjälp för SLU:s administrativa dokumentmallar för dig som använder Microsoft Word 2010 Ulla Ekström Alnarp 2015

Teknisk hjälp för SLU:s administrativa dokumentmallar Technichal help on administrative style sheets of SLU Ulla Ekström ulla.ekstrom@slu.se Utgivningsort: Alnarp Utgivningsår 2015 Omslagsbild: Ulla Ekström Bibliografisk referens: Ekström, U. (2015). Tekniskt hjälp för SLU:s administrativa dokumentmallar - för dig som använder Microsoft Word 2010. Alnarp: Sveriges lantbruksuniversitet. Nyckelord: Tekniskt hjälp, Microsoft Word Sveriges lantbruksuniversitet Swedish University of Agricultural Sciences Biblioteket

Förord Detta dokument är en teknisk hjälp för dig som använder SLU:s administrativa dokumentmallar. Alla beskrivningar och bilder avser Microsoft Word 2010. Dokumentet har kommit till efter att en särskild dokumentmallsgrupp vid SLU har uppdaterat de dokumentmallar som användes tidigare. Hjälpdokumentet är skrivet i SLU-bibliotekets dokumentmall för studentarbeten och rapporter version 4.3. Alnarp i september 2015 Ulla Ekström

Innehållsförteckning/Table of contents 1 Inledning 4 1.1 SLU:s administrativa dokumentmallar 4 1.2 Vad är en dokumentmall och varför gör man den? 4 2 Handhavande av dokumentmallarna 6 2.1 Hitta SLU:s dokumentmallar och öppna en ny fil 6 2.2 Spara den nya dokumentfilen 6 2.3 Spara en egen dokumentmall 8 2.4 Klistra in text från ett annat dokument 8 2.5 Skapa en pdf-fil 8 2.5.1 Spara som pdf i Word 9 2.5.2 Använd Adobe Acrobat Professional för att skapa pdf-fil 9 2.6 Textrutor med information och instruktioner 9 2.7 Inmatningsfält 9 2.7.1 Förflyttning mellan inmatningsfält 9 2.7.2 Oanvända inmatningsfält 10 2.8 Formatmallar 11 2.8.1 Välja formatmall 11 2.8.2 Specialanpassade formatmallar 11 2.8.3 Radbrytning eller styckebrytning? 11 2.8.4 Listor 12 2.8.5 Citat 12 2.9 Tabeller 13 2.9.1 Visa stödlinjer 14 2.9.2 Förflytta sig i en tabell 14 2.9.3 Inmatningsfält i tabellceller 14 2.9.4 Infoga en ny rad i en tabell 15 2.9.5 Ta bort tabellrader 16 2.9.6 Kopiera text från en tabell till en annan 16 2.9.7 Flytta tabellrader i dispositionsläge 17 2.10 Automatisk innehållsförteckning 17 2.11 Makron 18 2.12 Fler tips och trix för effektivare skrivarbete 19 2.12.1 Använd tangentbordet för att förflytta markören och markera text 19 2.12.2 Lär dig tangentbordskommandon 20 2.12.3 De dolda formattecknen 20

1 Inledning 1.1 SLU:s administrativa dokumentmallar Det finns 13 olika dokumentmallar för administrativa ändamål. De finns alla även i engelsk översättning. Dokumentmallarna är skapade för att användas i Microsoft Word. De tekniska anvisningarna i denna hjälpskrift avser tillvägagångssättet i version 2010 av den svenska språkversionen av programmet. För att dokumentmallarna ska vara tydliga och lätta att använda, har några av Words många funktioner använts. Det underlättar arbetet väsentligt att vara bekant med hur funktionerna fungerar. De beskrivs i kapitel 2 i denna sammanställning. Funktionerna är textrutor, innehållande information och instruktioner, inmatningsfält med beskrivande ledtext, formatmallar, tabeller, automatisk innehållsförteckning, makron. Se i tabell 1 vilka funktioner som ingår i vilka dokumentmallar och läs vid behov på inför det arbete du ska utföra. 1.2 Vad är en dokumentmall och varför gör man den? I en dokumentmall samlar man alla de egenskaper som man vill att ett dokument ska ha. Det kan röra sig om bredd på marginaler, utformning av sidhuvud och sidfot, paginering, formatmallar för olika typer av text och annat. Dokumentmallsfilen sparas i ett särskilt filformat, så att själva mallfilen inte ändras, då man skapar ett nytt dokument baserat på den. 4

Dokumentmallar använder man för att alla dokument av en viss typ ska likna varandra och vara igenkännbara för läsaren. Vidare säkerställer de att alla delar som ska finnas i dokumenten kommer med. De underlättar också för den som skriver, eftersom skribenten inte behöver fundera på utformningen utan kan koncentrera sig på innehållet. Tabell 1. Tillgängliga dokumentmallar och funktioner som har använts i dem Dokumentmall Textrutor Inmatningsfälmallar Format- Tabeller Automatisk Makron innehålls- förteckning Begäran X X Beslut X X Beslut förenklad X X Brev X X Generell X X Intyg X X Kallelse och föredragningslista X X X X X Kallelse förenklad X X X X LFN och DN Kallelse förenklad X X X arbetsbrupper PM X X X X X Protokoll X X X X X X Styrande X X X Yttrande X X X 5

2 Handhavande av dokumentmallarna 2.1 Hitta SLU:s dokumentmallar och öppna en ny fil Alla medarbetare som har en SLU standard-pc 1 har tillgång till de administrativa dokumentmallarna genom att de skjuts ut till vars och ens dator. För att öppna en ny kopia av den mall du behöver, gör så här: 1. Klicka på fliken Arkiv > Nytt. 2. Upptill i den panel som öppnas, klicka på Mina mallar. 3. Välj önskad dokumentmall i fönstret Nytt. Mallfiler som har filändelsen.dotm innehåller makron. Alla SLU:s administrativa dokumentmallar innehåller minst ett makro. Du kan få upp tre olika rutor med upplysningar och frågor om makron. De visas i figur 1 på nästa sida. Klicka på knapparna OK, Aktivera innehåll och Ja, för att aktivera makrona, så som visas i figuren. Anledningen till att du får denna information och dessa frågor är att datorvirus kan spridas med makron i Office-programmen. Därför ska du inte aktivera makron i filer, vars ursprung du inte känner till. 2.2 Spara den nya dokumentfilen I alla dokumentmallarna finns ett makro (avsnitt 2.11) som, då du sparar filen, automatiskt ger den ett namn och ett filformat. Filnamnet är det samma som du har skrivit i rubriken (Titel/dokumentnamn). Du kan skriva in ett annat namn om det passar dig bättre. Filformatet är vanligen docx. Om filen innehåller makron, som du kan behöva använda sedan filen är sparad, väljer spara-makrot filformatet docm i stället. 1. I annat fall, hämta filerna på Medarbetarwebben > Stöd och service > Kommunikation < Grafisk profil och varumärke > Mallar > Wordmallar för dokumentation. 6

Figur 1. Informationsrutor som frågar om man vill aktivera makron i mallfilen. Klicka på de inringade knapparna. Figur 2. Dialogrutan Spara som där dokumentets titel automatiskt använts som filnamn. 7

2.3 Spara en egen dokumentmall Du kanske vill spara din egen dokumentmall, där vissa uppgifter, som alltid återkommer, finns inskrivna från början. Gör så här: 1. Öppna en kopia av dokumentmallen i fråga. 2. Fyll i uppgifterna du vill ha förifyllda. 3. Klicka på fliken Arkiv > Spara som. 4. Fyll i ett namn på din dokumentmall. Ha gärna med den versionsangivelse, som finns i namnet på den ursprungliga mallfilen, så ser du lätt om det kommer ut en ny version av dokumentmallen. 5. Viktigt! Välj filformat Makroaktiverad Word-mall (*.dotm). 6. Då ska filen automatiskt sparas i mappen Templates (alternativt Mallar). I annat fall, skriv in %appdata%\microsoft\templates i adressfältet i dialogrutan Spara som och tryck på Retur för att komma dit. Klicka sedan på Spara. 2.4 Klistra in text från ett annat dokument Om du klistrar in text från ett annat dokument, som inte är en administrativ SLUdokumentmall, kommer avvikande formatering från källdokumentet att följa med. Det kan ge dig stora problem med formateringen. Därför ska du alltid klistra in sådan text som oformaterad text. Gör så här: 1. Kopiera texten i källdokumentet. 2. Placera markören i måldokumentet, där du vill ha texten. 3. Klicka på den lilla pilen under knappen Klistra in på fliken Start. 4. Välj alternativet Behåll endast text (T), det är knappen med ett versalt A på. 2.5 Skapa en pdf-fil Vissa dokument ska finnas tillgängliga i elektronisk form och då lämpligen i pdfformat. I några av dem finns en innehållsförteckning med klickbara länkar som leder till ifrågavarande rubrik i dokumentet. För att inte klickbarheten ska förloras i konverteringen från Word till pdf, måste konverteringen göras på rätt sätt. Det finns två användbara metoder, välj den du föredrar. 8

2.5.1 Spara som pdf i Word Gör så här: 1. Klicka på Arkiv > Spara som. 2. Välj alternativet PDF (*pdf) i listan med filformat. 3. Spara. 2.5.2 Använd Adobe Acrobat Professional för att skapa pdf-fil Notera att du inte kan använda Acrobat Reader för att skapa pdf-filer. Det måste vara programmet som heter just Professional som används. Det kan alla anställda få i sina datorer. Gör så här: 1. Klicka på fliken Acrobat. 2. Klicka på knappen Skapa PDF. 3. Välj namn på filen och spara den. 2.6 Textrutor med information och instruktioner I dokumentmallarna finns information och instruktioner i textrutor. I vissa fall även information om version av dokumentet. Textrutan ska förstås inte finnas kvar i den slutliga versionen av av dokumentet. När du inte behöver den längre, klicka på linjen som omger rutan och tryck på Delete-knappen. 2.7 Inmatningsfält Det första du möter då du öppnar en ny dokumentmall och har aktiverat makron är dokumentets huvud med SLU:s logotyp och ett blåmarkerat inmatningsfält för text, där det finns plats att skriva namn på fakultet, institution eller centrumbildning. Sådana inmatningsfält finns i alla de administrativa dokumentmallarna, på platser där du förväntas fylla i text. Kännetecknande för inmatningsfälten är att de innehåller gråfärgad ledtext och omges av hakparenteser. 2.7.1 Förflyttning mellan inmatningsfält Det enklaste och snabbaste sättet att förflytta sig från ett inmatningsfält till nästa är att trycka på tabb-tangenten. Backa till föregående fält med Shift+Tabb. Den metoden fungerar från de allra flesta inmatningsfält för text. Dock inte alla, och det 9

beror på att det finns tre typer av inmatningsfält för text. De är användbara i olika situationer. 1. Inmatningsfält som inte medger någon form av manuell rad- eller styckebrytning. Endast automatisk radbrytning fungerar. Tabba dig vidare! 2. Inmatningsfält som medger manuell rad-brytning. Tabba dig vidare! 3. Inmatningsfält som medger såväl manuell rad-brytning som stycke-brytning. Det går inte att tabba sig vidare till nästa inmatningsfält om man har skrivit något i fältet annars går det. Ett tryck på tabb-tangenten flyttar markören till nästa tabbläge. Om du märker att du just har skrivit i ett inmatningsfält av typen 3, kan du ta dig till nästa inmatningsfält genom att använda piltangenterna klicka med musen i fältet. Läs i avsnitt 2.8.3 om skillnaden mellan rad- och stycke-brytning. 2.7.2 Oanvända inmatningsfält Ta alltid bort, eller dölj, inmatningsfält som inte ska användas, t.ex. inmatningsfältet för bilagenamn i dokumentmallen för begäran, om bilagor saknas. Ett icke ifyllt inmatningsfält kommer annars att synas i utskrift. Ställ markören i fältet och tryck två gånger på backstegs-tangenten, så tas det bort. Det går också bra att markera ett inmatningsfält och omgivande text/rubriken ovanför och ta bort allt samtidigt. Ett inmatningsfält kan döljas i utskrift om man skriver ett mellanslag i det. Då finns fältet kvar och upptar utrymme i dokumentet 2. Huruvida det är önskvärt eller inte, får avgöra om fältet ska finnas kvar. Ett annat slags inmatningsfält, som återfinns i styrande dokument, är det som innehåller en lista med alternativ att välja mellan. Klicka på pilen i högerkanten av inmatningsfältet och välj relevant alternativ. 2. Om du sparar dokumentet med ett annat namn (Spara som ), kommer inmatningsfältet att visas igen, så mellanslaget behöver skrivas på nytt. Lätt att missa, så var uppmärksam på det. 10

2.8 Formatmallar När man har formaterat en text med teckensnitt, teckenstorlek, stil etc. och sparat inställningarna under ett namn, t.ex. Min rubrik, har man skapat en formatmall. För att använda formatmallen, placerar man markören i ett stycke, som ska vara en rubrik, och väljer formatmallsnamnet Min rubrik i en lista med formatmallsnamn.vips, är rubriken rätt formaterad! 2.8.1 Välja formatmall Det finns flera sätt att komma åt listan med tillgängliga formatmallar i Word men det mest närliggande är kanske att titta i snabbformatsgalleriet på Startfliken. Veckla ut listan och välj den formatmall du vill använda. På knapparna för respektive formatmall ges exempel på hur texten ser ut, då formatmallen används. 2.8.2 Specialanpassade formatmallar I alla SLU:s administrativa dokumentmallar är de i programmet medföljande formatmallarna Rubrik 2 och Rubrik 3, punkt- och nummerlistor samt citat anpassade efter SLU:s grafiska profil. I dokumentmallarna för kallelse finns också de SLUegna formatmallarna Rubrik kursiv, Rubrik med bokstav och Rubrik med siffra.. Rubriker som inleds med en siffra eller en bokstav numreras automatiskt, d.v.s. om man lägger till eller tar bort en rubrik, som är belägen mellan två andra rubriker, numreras efterföljande rubriker om. Vill du veta vilken formatmall som har använts för att formatera ett stycke? Gör så här: 1. Veckla ut snabbformatsgalleriet på Start-fliken. 2. Välj alternativet Använd formatmallar 3. Panelen Använd format öppnas. 2.8.3 Radbrytning eller styckebrytning? Efterhand som du skriver i ett ordbehandlingsprogram, hamnar texten på en ny rad varje gång föregående rad är full. Programmet radbryter texten automatiskt. Ibland kan du själv vilja att en bit text ska börja på en ny rad, t.ex. i en adress. Då måste du lägga in en manuell radbrytning. Den måste du hålla isär från styckebrytningen. Det är två olika funktioner, som får olika konsekvenser för texten. 11

Efter en manuell radbrytning fortsätter du att skriva i samma stycke som förut. Texten på den nya raden hör ihop med texten tidigare i stycket. Texten formateras likadant, därför att du använder samma formatmall. Du åstadkommer en manuell radbryning genom att trycka på Shift+Enter. Efter en styckebrytning skriver du i ett nytt stycke. Nytt stycke används för att strukturera texten. Text som står i samma stycke hör ihop och är innehållsmässigt skild från det som står i andra stycken. Undantag är t.ex. då man använder en punkt- eller nummerlista, som ju innehållsmässigt kan höra ihop med stycket som föregår den. Där ligger varje led i ett eget stycke. Då man vill använda en annan formatmall, måste man göra en styckebrytning först. Rubriker ligger i egna stycken. Du skapar ett nytt stycke genom att trycka på Enter. 2.8.4 Listor Ibland är det praktiskt att presentera något i form av en lista, punktad eller numrerad. I SLU-dokument vill vi formatera listor lite annorlunda än så som Microsoft har formaterat de medföljande listorna. Därför behöver du använda dina kunskaper om formatmallar, när du gör en lista. Välj formatmall Numrerad lista eller Punktlista i snabbformatsgalleriet på Startfliken. När du ska skriva vanlig text igen, välj formatmallen Normal för textstycket. Mer om nummerlistor Om du gör flera nummerlistor i ett arbete, numreras punkterna löpande genom dokumentet. Om du vill att numreringen i en ny lista ska börja på 1, gör så här: 1. Placera markören i det första stycket i listan. 2. Klicka på pilen bredvid knappen Numrerad lista i gruppen Stycke på fliken Start. 3. Välj alternativet Ange startvärde för numrerad lista. 4. Ange att numreringen ska börja med 1. 5. Acceptera att formatmallen Numrerad lista uppdateras, om du får den frågan 2.8.5 Citat Citat återges alltid ordagrant. Ett kort citat anges inom citattecken. I svensk text används tecknet före och efter citatet. Om det finns ett citat i citatet, avgränsas det med tecknet. Exempel: Efter den ovanligt fina sommaren är det många som 12

kommer tillbaka till jobbet med inställningen att de har laddat batterierna och är redo för nya tag. 3 För citat, som är längre än ca två rader, finns en särskild formatmall där stycket är indraget i vänsterkanten. Du hittar formatmallen Citat i snabbformatsgalleriet på Start-fliken. Nedanstående citat kommer från sidan 45 i SOU 2015:35 4. En högre andel av de boende i glesbygd är företagare jämfört med riket som helhet. För många människor på landsbygden är det nödvändigt att vara mångsysslare och att kombinera olika verksamheter för att kunna försörja sig. Därför handlar servicefrågorna inte bara om att människor ska ha tillgång till matvaror och annan grundläggande service. De handlar också om att landsbygdsföretag ska ges rimliga förutsättningar för sin verksamhet och möjlighet att utvecklas. Ovanstående citat är hämtade från externa källor. Om du citerar ett internt dokument, är det sannolikt mest smidigt att lägga referensen i en parentes direkt efter citatstexten. Exempel här Referenser till citat ur externa källor Det måste alltid framgå varifrån ett citat är taget. Du kan antingen i anslutning till citatet - skriva en hänvisning till en fotnot där hela referensen skrivs in eller skriva hela referensen i en parentes direkt efter citatet. Välj metod utifrån att läsaren inte ska bli störd av referensen i sin läsning. En referens ska skrivas så att läsaren kan återfinna källan och den citerade texten. Det finns olika sätt att skriva referenser till externa källor. SLU-biblioteket ger stöd för det s.k. Harvardsystemet åt studenter och forskare. Där kan du, som administratör, också hitta tips om vilka uppgifter som behöver finnas med i en tydlig referens. Från SLU-bibliotekets startsida på webben (eller länken i detta dokument) letar du dig fram via Sök- och skrivguiden > Referera > Exempel på referenser enligt Harvard. Där finns tips på hur olika typer av referenser anges, bl.a. lagar, offentliga dokument och webbsidor. Ibland kan det vara bra att ha med sidnumret i referensen men det är inte alltid nödvändigt. 2.9 Tabeller Tabeller är användbara för många ändamål men de kräver också en del kunskap av den som arbetar med dem. I dokumentmallarna för kallelse, förenklad kallelse och 3. Freitas J. de (2010). Svårt att lagra solenergin, Sydsvenskan, 31 augusti. 4. Utredningen Service i glesbygd (2015). Service i glesbygd. Stockholm: Fritzes. (Statens offentliga utredningar 2015:35), del 1 av 2. 13

protokoll är tabellerna redan infogade och formaterade, så de momenten slipper du tänka på. 2.9.1 Visa stödlinjer I en utskriven kallelse eller protokoll vill man inte ha linjer som visar alla tabellceller men då man arbetar med tabellen underlättar det att se dem. Därför kan man visa stödlinjerna. De syns på skärmen men inte i en utskrift. Gör så här, om du saknar stödlinjer i tabellerna: 1. Placera markören i en tabell. 2. Gå till fliken Tabellverktyg/Layout. 3. Klicka på knappen Visa stödlinjer. 2.9.2 Förflytta sig i en tabell Tabb-tangenten är ett smidigt verktyg för att flytta markören från en tabellcell till nästa i samma rad. När markören står i sista cellen på en rad, hoppar den till första cellen på nästa rad. Står markören i den sista cellen i tabellen, skapas en ny rad vid tryck på Tabb. Tryck på Shift+Tabb för att flytta markören till föregående tabellcell. Om det finns text i den tabellcell som markören flyttar till, blåmarkeras den och om du då skriver något, tas den ursprungliga texten bort. Med piltangenterna upp respektive ner förflyttar du enkelt markören mellan tabellceller i samma kolumn. Dock inte alltid en hel cell i taget, finns text i cellen avancerar markören en rad för varje tryck på piltangenten. Självklart kan du också använda musen. Ska markören flyttas en lång sträcka, kan ett musklick vara den snabbaste metoden. 2.9.3 Inmatningsfält i tabellceller Inmatningsfält i tabellceller krånglar till arbetet, eftersom det kan verka mer oförutsägbart hur markören förflyttar sig. Men det finns en logik, som har med de olika typerna av inmatningsfält (avsnitt 2.6) att göra. Låt oss ta protokollmallen som exempel, eftersom tabellen för själva protokollet är den mest komplicerade du kan träffa på i de här dokumentmallarna. Sannolikt börjar du med att skiva det första paragrafnumret i första inmatningsfältet i tabellens första cell. Tryck på tabb och markören hoppar till nästa inmatningsfält, i samma cell, och du skriver in beslutet att öppna sammanträdet. Du trycker på tabb igen och hela den andra tabellcellen blåmarkeras. Eftersom det andra inmatningsfältet i den första tabellcellen är av typen man kan göra styckebrytningar i (avsnitt 2.6), övergår tabb-tangenten från att röra sig mellan inmatningsfält till att röra sig mellan tabellceller. Du ska inte ta bort texten Föredragande:, använd därför piltangenterna för att navigera till inmatningsfältet. Tryck 14

en gång på vänsterpil och två gånger på pil ned, så hamnar markören i inmatningsfältet. När du kommer till paragrafen Protokoll för föregående möte och ärendeparagraferna, behöver du navigera med piltangenterna redan i första tabellcellen på raden. Mellan föredragande och SLU ID, i paragrafradens andra cell, går det lika bra med tabb som med piltangent. Ovanstående kan sammanfattas så här: Om inmatningsfältet är av typen som medger endast radbrytning, automatisk eller manuell (typ 1), förflyttar ett tryck på tabb-tangenten markören till nästa inmatningsfält. Om inmatningsfältet är av typen som medger styckebrytning (typ 3), förflyttar ett tryck på tabb-tangenten markören alltid till nästa tabellcell, oavsett om det finns text i inmatningsfältet eller ej. Se också figur 3, som grafiskt illustrerar hur markören flyttar sig, då du trycker på tabb-tangenten. Från inmatningsfält av typ 1 och 2 hamnar man i nästa inmatningsfält Från inmatningsfält av typ 3 hamnar man i nästa tabellcell. Figur 3. Grafisk illustration av hur markören flyttar sig mellan inmatningsfält och tabellceller då man trycker på tabb-tangenten (dubbla pilar). 2.9.4 Infoga en ny rad i en tabell Du kan lätt infoga nya, tomma rader i en tabell. Beroende på var i tabellen du vill ha den nya raden/de nya raderna, gör du på lite olika sätt. I slutet av tabellen Placera markören i den sista tabellcellen på den sista raden och tryck på tabbtangenten. 15

Mitt i en tabell på vanligt Word-sätt Gör så här: 1. Placera markören i början av den rad som ska hamna direkt efter den nya raden. Om du vill infoga flera rader, markera så många rader som du vill ha nya. 2. Gå till fliken Tabellverktyg/Layout. 3. Klicka på knappen Infoga ovanför. Den här metoden fungerar i alla tabeller. De nya raderna formateras i enlighet med de befintliga. Mitt i en tabell med de specialgjorda makrona I SLU:s föredragningslista och protokoll är cellinnehållet lite mer komplicerat. Därför finns ett makro (avsnitt 2.11), som infogar såväl en ny rad som rätt innehåll i tabellcellerna i den nya raden. Så här startar du makrot: 1. Placera markören i början av den rad som ska hamna efter den nya raden. Du kan inte välja hur många rader du vill infoga. I föredragningslistan infogas tre nya rader, i protokollet en. 2. Gå till fliken Start. 3. Klicka på knappen Infoga ny punkt (i föredragningslistan) respektive Infoga ärende (i protokollet). 2.9.5 Ta bort tabellrader Gör så här: 1. Markera den/de tabellrader som ska tas bort 2. Gå till fliken Tabellverktyg/Layout. 3. Klicka på knappen Ta bort och välj Ta bort rader. 2.9.6 Kopiera text från en tabell till en annan Tabellerna i kallelsen för kallade till ett möte och i protokollet för närvarande vid mötet är gjorda så att det ska gå lätt att kopiera text mellan dem. Gör så här: 1. Markera tabellraderna som ska kopieras. Ta inte med rubrikraden. Kopiera texten. 2. Placera markören i första cellen på den rad där inklistringen ska börja. Klistra in texten. 16

2.9.7 Flytta tabellrader i dispositionsläge Kanske behöver du, efter att ha klistrat in namnen på personer kallade till ett möte i ett protokolldokument, flytta en persons namn från t.ex. listan med närvarande ledamöter till den med förhindrade. Det går förstås bra att klippa och klistra men det finns ett sätt till. Du kan visa dokumentet i dispositionsläge och dra rader till rätt plats. Gör så här: 1. Gå till fliken Visa. 2. Klicka på knappen Disposition. 3. Håll musknappen nedtryckt över punkten till vänster om den tabellrad du vill flytta och dra raden till önskad plats, i samma tabell eller i en annan. 4. Klicka på knappen Stäng på fliken Disposition för att återgå till det föregående visningsläget. Figur 4. En tabell som den ser ut i dispositionsläge. Dra med musen i punkten bredvid Nicklas Bengtssons namn för att flytta det från tabellen för närvarende suppleanter till den för förhindrade. Dispositionsläget kan också användas för att flytta t.ex. en rubrik med tillhörande text från en plats i ett dokument till en annan. 2.10 Automatisk innehållsförteckning Automatisk innehållsförteckning används i dokumentmallarna för PM och protokoll. De dokumenten kan bli långa och en innehållsförteckning underlättar att hitta i dokumentet. Words automatiska innehållsförteckning är inte helautomatisk, du måste själv ge kommandot för uppdatering. Innehållsförteckningen är beroende av att man har använt formatmallarna för rubrikerna 2 och 3. Gör så här: 17

1. Placera markören i innehållsförteckningen, förteckningen gråmarkeras och en blå flik ska bli synlig. (Klicka annars i förteckningen igen.) 2. Klicka på knappen Uppdatera tabell på den blå fliken. 3. Välj, i förekommande fall, Uppdatera hela tabellen. Från innehållsförteckningen leder länkar till de rubricerade avsnitten i filen. Tryck på Ctrl och klicka samtidigt på en rubrik för att komma till det avsnittet. 2.11 Makron Du kommer inte att behöva använda makron, annat än för att infoga tabellrader i föredragningslistan och i protokollet. Det kanske ändå är intressant att veta vad makron är och vilka makron som finns i de filer du arbetar med. Ett makro kan beskrivas som ett litet program som utför en serie wordkommandon då det sätts igång. Det finns olika sätt att starta ett makro, ett tangentbordskommando eller en knapp i menyfliksområdet är ett par metoder. Varje gång du öppnar en ny kopia av en administrativ dokumentmall kommer ett makro att agera automatiskt. Det placerar markören i det första inmatningsfältet, så det blåmarkeras. Det underlättar för dig, som vill tabba dig fram mellan inmatningsfälten i början av dokumentet. Makrot finns i alla dokumentmallarna. Ett annat makro, som finns i alla dokumentmallarna, är det som träder i kraft då du vill spara en fil första gången. Makrot hämtar den text som du använder som titel/dokumentnamn och använder den som förvalt namn på filen. Det går att ändra det föreslagna filnamnet om du skulle vilja. Makrot väljer också filformat på det sparade dokumentet, så att inte makron inaktiveras i filer där de behöver vara kvar. I dokumentmallarna för kallelse/föredragningslista och för protokoll, finns makron som infogar nya rader i tabellerna och förser de nya raderna med den text som behövs. Se avsnitt 2.9.4 för att se hur du använder makrona. 18

2.12 Fler tips och trix för effektivare skrivarbete 2.12.1 Använd tangentbordet för att förflytta markören och markera text Datormusen är ett redskap som både älskas och skys. Den ger stora möjligheter och kan underlätta vid datorarbete. Men när man skriver och redigerar text, stjäl det mycket tid att flytta handen mellan tangentbordet och musen. Frekvent musarbete kan också leda till överbelastningsskador i armen. Därför är det bra att lära sig att använda tangentbordet så mycket som möjligt. När du skriver och redigerar text, kan du använda tangentbordet så här: Piltangent höger respektive vänster flyttar markören ett tecken. Ctrl+piltangent höger respektive vänster flyttar markören ett ord. Piltangent upp respektive ned flyttar markören en rad. Ctrl+piltangent upp respektive ned flyttar markören ett stycke. Home respektive End flyttar markören till början respektive slutet av raden. Ctrl+Home respektive Ctrl+End flyttar markören till början respektive slutet av dokumentet. PgUp respektive PgDn flyttar markören en sida uppåt respektive nedåt. Ctrl+PgUp respektive Ctrl+PgDn flyttar markören till början av föregående respektive början av nästa sida. Lägg till Shift till ovanstående kombinationer utom den sista för att markera texten. Figur 5. Dessa tangenter är de viktiga, då du vill använda tangentbordet för att flytta markören ochmarkera text. 19

2.12.2 Lär dig tangentbordskommandon Många av Words kommandon, som du utför genom att klicka på en knapp, kan du också aktivera med ett tangentbordskommando, även kallat snabbkommando. Vanliga exempel är: Ctrl+N öppna ett nytt dokument med dokumentmallen Normal. Ctrl+S spara dokumentet. Ctrl+C kopiera text eller bild. Ctrl+X klippa ut text eller bild. Ctrl+V klistra in text eller bild. Ctrl+H sök efter text och ersätt den med annan text. Men dessa är inte de enda som finns. Peka med muspekaren på några av knapparna i menyfliksområdet, så hittar du fler, som du kanske kan ha nytta av. Exempel på Start-fliken är: Ctrl+F fet stil. Ctrl+K kursiv stil. Ctrl+R högerjustera text. Om du vill driva tangentbordsanvändningen till sin spets, kan du lära dig att använda alt-tangenten. Med den kan du aktivera alla Words kommandon med hjälp av tangentbordet. Här kommer ett exempel: Tryck på alt-tangenten en bokstav visas för varje flik. Tryck på tangenten W Start-fliken träder fram och bokstäver visas för varje objekt på den fliken. Tryck på tangenterna Z och 5 en meny fälls ut under knappen Redigering. Tryck på tangenterna F och D för att söka en ny meny fälls ut, där du väljer sökmetod genom att skriva ytterligare en bokstav. 2.12.3 De dolda formattecknen De dolda formattecknen är symboler som du kan välja att visa eller dölja på skärmen. De skrivs aldrig ut, vare sig på papper eller till en pdf-fil. Då du visar formattecknen, kan du se vilka funktioner du har använt för att formge dokumentet. Några exempel på de vanligaste och viktigaste: Styckebrytning (tangent: Enter) Manuell radbrytning (tangent: Shift+Enter) Mellanslag (tangent: Mellanslag) Tabb (tangent: Tabb) Sidbrytning (tangent: Ctrl+Enter) Cellslutstecken finns i tabellceller 20

För att visa eller dölja de dolda formattecknen, klickar du på knappen Visa alla på fliken Start. 21