Tjänsteskrivelse 2013-02-27 SN 2013.0059 Handläggare: Annika Ljungberg, Personalavdelningen Socialnämnden Arbetsmiljöplan 2013 Sammanfattning Enligt kommunens arbetsmiljöpolicy ska varje nämnd upprätta en arbetsmiljöplan för nämndens verksamhet. Denna ska innehålla en planering om hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras. Övergripande mål för socialförvaltningen är att minska sjukfrånvaron och förbättra andelen åtgärdade tillbud och arbetsskador. Syftet med planen är att säkerställa en säker och stimulerande arbetsmiljö för alla anställda inom förvaltningen. Alla ska verka för en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. En gång om året kommer arbetsmiljöstatistik över arbetsskador och tillbud att redovisas för socialnämnden. Arbetsmiljöfrågor behandlas på förvaltningens samverkansmöten. Beslutsunderlag Socialförvaltningens tjänsteskrivelse den 27 februari 2013 Arbetsmiljöplan den 27 februari 2013 Socialförvaltningens förslag till beslut Socialnämnden antar arbetsmiljöplan 2013 för socialförvaltningen. Karin Björkman Socialchef
1 (7) 2013-02-26 SN 2013.0059 Handläggare: Annika Ljungberg, Personalavdelningen Arbetsmiljöplan 2013 Enligt kommunens arbetsmiljöpolicy ska varje nämnd upprätta en arbetsmiljöplan för nämndens verksamhet. Denna ska innehålla en planering av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras. Arbetsmiljölagens syfte Lagens ändamål är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö, AML 1 kap 1. Arbetsmiljön ska hanteras som en naturlig del i den dagliga verksamheten och omfatta även de psykologiska och sociala förhållandena i arbetsmiljön, Arbetsmiljöverkets föreskrift om SAM (AFS 2001:01) AML anger i kap 3 2a att arbetsgivaren ska ha planer för sitt arbetsmiljöarbete. I internkontrollkungörelsen anges i 7 att arbetsgivaren ska upprätta årliga handlingsplaner beträffande de åtgärder som ska vidtas för att förbättra arbetsmiljön. Handlingsplanerna ska inte ta upp åtgärder som kan genomföras omedelbart eller är oberoende av annan planering i verksamheten. Handlingsplanerna ska ta upp alla slag av arbetsmiljöförbättrande åtgärder. Syfte med arbetsmiljöplan och SAM Socialförvaltingen vill genom arbetsmiljöplanen säkerställa en säker och stimulerande arbetsmiljö för alla anställda inom förvaltningen. Alla ska verka för en god fysisk och psykisk arbetsmiljö. Arbetsmiljön ska ge stimulans till arbetsglädje, goda arbetsresultat och utveckling. Arbetsmiljön ska vara säker och alla ska verka för att arbetsskador eller tillbud inte uppstår. Arbetet ska planläggas och anordnas så att den kan utföras i en sund och säker miljö. Medarbetarna har ett eget ansvar att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet.
2 (7) Övergripande mål 2013 Minska sjukfrånvaron Förbättra andelen åtgärdade tillbud och arbetsskador Aktiviteter för att uppnå målen: Skyddsrond ska genomföras 1 gång per år och protokollet ska diarieföras, och diskuteras i skyddskommittén. Utbilda chefer och skyddsombud i systematiskt arbetsmiljöarbete, riskbedömning. Inrätta en arbetsmiljögrupp som ska förbereda statistik-/analysrapporteringen till skyddskommitténs möten. Följa upp och analysera sjukfrånvaron i samband med delårsrapporter i ledningsgrupperna och skyddskommitté. Följa upp att samverkansavtalet implementerats i personalgrupperna. Erbjuda hälsoprofilsenkäter för att identifiera riskgrupper och erbjuda de i riskgrupp hälsoprofilsbedömningar. Erbjuda prova-på-aktiviteter. Medvetandegöra medarbetarna att det ingår i arbetet för alla att delta i de hälsobefrämjande insatser som bedrivs i förvaltningen. Hålla föreläsningar kring kost och motion. Fördjupa samarbetet med företagshälsovården med träffar vår och höst för att diskutera behov, nyttjande av tjänster och förebyggande insatser. Upprätta handlingsplaner utifrån resultatet i medarbetarundersökningen samt den obligatoriska planen för hälsoarbetet och stress. Alla arbetsskador och tillbud ska rapporteras i LISA. Förtydliga arbetsmiljöansvaret för cheferna kring tillbud och arbetsskador. Enheterna ska göra en riskbedömning inför sommaren.
3 (7) Ansvars- och beslutsgång En detaljerad beskrivning av ansvar och krav på kunskaper finns beskrivet i kommunens riktlinjer för arbetsmiljö. Varje chef ansvarar på sin beslutsnivå för att arbeta med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det innebär att varje chef ska undersöka, genomföra och följa upp sin verksamhet på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Regelbundna undersökningar, riskbedömningar och kontroll av genomförda åtgärder ligger i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Chefen ska dokumentera arbetet med arbetsmiljön. Arbetsmiljöproblem som enhetschef/områdeschef inte kan lösa på grund av resursbrist, kunskapsbrist eller av avsaknad av befogenhet ska returneras till förvaltningschef. Vid chefens frånvaro, exempelvis semester eller kortare sjukfrånvaro, finns utsedd ersättare. Arbetsmiljöuppgifterna övertas av ersättaren. Vid längre frånvaro, då vikarie krävs, säkerställs arbetsmiljöarbetet av tillfällig delegering. Cheferna ansvarar för att all personal sätter sig in i arbetsmiljöfrågor inom chefsområdet. Alla medarbetare ansvarar för att aktivt medverka i och arbeta utifrån arbetsmiljöriktlinjerna. Arbetsmiljöarbetet ska vara inkluderat i introduktionen för nyanställd personal. Systematiskt arbetsmiljöarbete över året Införande/genomförande Cheferna ansvarar för att all personal sätter sig in i arbetsmiljöfrågor inom chefsområdet. Detta ska ske inom samverkansorganisationen. Aktiviteter Arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del i det dagliga arbetet på samtliga nivåer i verksamheten. Förvaltningen vill öka medarbetarnas kunskap kring egenansvaret kring sin hälsa genom att arbeta med hälsobefrämjande åtgärder. Arbetsplatsträffar Arbetsplatsträffar, APT, ska hållas en gång per månad. Cheferna ska tillsammans med medarbetarna arbeta aktivt för att göra arbetsmiljöfrågorna levande på arbetsplatsträffar. Samverkansavtalet beskriver närmare detaljer kring APT.
4 (7) Förflyttningsteknik Alla medarbetare som arbetar med omvårdnad ska gå utbildning i förflyttningsteknik. Med hjälp av utbildad förflyttningstekniker ska utbildning i förflyttningsteknik ges till all nyanställd personal som inte genomgått detta innan. Kontinuerlig utbildning i förflyttningsteknik ska ske via den interna organisationen enligt handlingsplanen för förflyttningsteknik. Utvecklingssamtal Utvecklingssamtal ska erbjudas minst en gång per år. Då ges möjlighet att samtala enskilt om faktorer som kan påverka arbetsmiljön exempelvis kompetens, arbetsmängd och ledarskap. Samverkansavtalet beskriver ytterligare vad som gäller på socialförvaltningen. Upprätta handlingsplaner utifrån enhetens resultat 2013 ska alla enheter upprätta plan för hälsa och stress samt för identifierade områden på enheten. Dessa ska sammanställas och redovisas i samverkansgruppen. Kartläggning av friskfaktorer (blankett på Kikaren) Alla enheter ska göra en kartläggning av friskfaktorer. I det hälsofrämjande arbetet identifieras det som bidrar till att det fungerar bra och förstärks = friskfaktorer. Denna bedömning ska visa på det som fungerar bra och som kan bidra till att arbetsmiljön förbättras eller att en redan god arbetsmiljö bibehålls. Kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön, riskbedömning (blankett på Kikaren) Riskbedömning ska göras och därefter ska beslut fattas om åtgärder. Om man inte kan vidta åtgärder omgående upprättas en handlingsplan, där åtgärderna och uppföljning tidsbestäms och en ansvarig utses. Åtgärder som inte ryms i årets verksamhetsplanering förs in budgetarbetet till kommande år. Riskbedömningen och eventuella handlingsplaner följs upp på arbetsplatsträffar. Alla anställda ska känna till var dokumentationen av det systematiska arbetsmiljöarbetet finns att tillgå. Kartläggningar av individuella behov ska förvaras på ett sådant sätt att ingen förutom chefen kan läsa det. Den det berör ska ha en egen kopia. Protokoll från riskbedömning av den fysiska och psykosociala arbetsmiljön ska finnas på arbetsplatsen. Kartläggning av den fysiska miljön, skyddsrond (blankett på Kikaren) Skyddsrond ska genomföras minst en gång per år och planeras så att föreslagna åtgärder kan tas med i budgetarbetet. Skyddsombudet ska vara med, finns det inget skyddsombud ska huvudskyddsombudet kontaktas.
5 (7) Skyddsombudet kan, på förekommen anledning, begära att extra skyddsronder ska genomföras, enligt AML 6 kap 6a. För all kartläggning gäller Alla protokoll från skyddsrond eller riskbedömningar ska diarieföras och skickas till huvudskyddsombudet minst en gång per år. Om man inte omgående kan vidta åtgärder ska en handlingsplan upprättas där åtgärder och uppföljning tidsbestäms och en ansvarig utses. Stora ekonomiskt kostsamma åtgärder som inte ryms i årets verksamhetsplanering förs in budgetarbetet till kommande år. Det är viktigt att de friskfaktorer/risker som lyfts på arbetsplatsträffar, dokumenteras i anteckningarna så att de går att följa upp och att eventuella handlingsplaner kan följas. Identifierar man risker som absolut inte kan lösas genom samverkan på arbetsplatsträffar ska chefen lyfta dessa frågor till sin chef som tar det vidare till samverkan på förvaltningsövergripande nivå (skyddskommitté). Ansvarig områdeschef återkopplar till enhetschefen som tar upp det på arbetsplatsträff. När ska det göras? Vid behov Anmälan av arbetsskador och tillbud rapporteras i LISA, Rehabarbete utifrån riktlinjerna för rehabprocessen rapporteras i ADATO. Vid omdisposition av lokaler ska hänsyn tas till arbetsmiljön. Personalrepresentanter utsedda av berörd samverkansgrupp ska kontinuerligt delta i planeringsarbetet och beredas tillfälle att yttra sig över byggnadsritningar. Skyddsombud ska alltid delta. Dessa ska även delta vid eventuella nedläggningar av enheter, då flera enheter kan beröras samt vid omorganisationer. Personalens åsikter bör beaktas. Årlig statistik En gång varje år redovisar socialförvaltningen till nämnden arbetsmiljöstatistik över antal arbetsskador och tillbud. Löpande Arbetsplatsträffar tar upp arbetsmiljöfrågor en gång per månad och vid behov upprättas handlingsplaner. Se avsnitt samverkan nedan. Samverkansmöten på förvaltningsnivå tar upp arbetsmiljöfrågor en gång per månad. Samverkan Hanteringen av arbetsmiljöfrågorna följer samverkansavtalet. Dessa frågor diskuteras i samma forum som övriga verksamhetsfrågor.
6 (7) Arbetsplatsträffar Här sker det konkreta systematiska arbetsmiljöarbetet med undersökningar, riskbedömningar, åtgärder, handlingsplaner och uppföljning. Identifierar man risker som absolut inte kan lösas genom samverkan på arbetsplatsträff ska chefen lyfta dessa frågor till sin områdeschef som tar det vidare till samverkan på förvaltningsövergripande nivå (skyddskommitté). Samverkansgrupp på förvaltningsnivå Denna är skyddskommitté i arbetsmiljölagens mening. Samtliga frågor som är av förvaltningsövergripande karaktär behandlas här. Arbetsmiljöfrågorna ska beaktas i alla beslut. Gruppen ska noga följa utvecklingen i frågor som rör skyddet mot ohälsa och olycksfall samt verka för tillfredsställande arbetsmiljöförhållanden. Arbetsmiljöproblem som inte kan lösas på enhetsnivå lyfts hit. Skyddskommitténs uppgifter enligt AML 6 kapitel 9, vilket bland annat innebär uppföljningar av arbetsskador och tillbud, görs tre gånger per år på socialförvaltningen.
7 (7) Januari Uppföljning och revidering av arbetsmiljöplanen. Information ges i skyddskommitté. Februari Samverka uppföljning av 2012 arbetsmiljöplan, arbetsskador och tillbud och antagande av arbetsmiljöplan 2013 i skyddskommitté. Mars Redovisa uppföljningen av 2012 års arbetsmiljöplan, arbetsskador och tillbud och beslut om arbetsmiljöplan 2013 i socialnämnden. April Uppföljning av arbetsskador, tillbud och sjukfrånvaro i skyddskommitté. Maj Riskbedömning inför sommaren. Företagshälsovården besöker ledningsgrupperna. Sammanställning handlingsplaner medarbetarundersökningen. Juni Förvaltningens handlingsplan utifrån medarbetarundersökningen redovisas i nämnd. Juli Augusti Uppföljning av arbetsskador, tillbud sjukfrånvaro i skyddskommitté. September Företagshälsovården besöker ledningsgrupperna. December Uppföljning av arbetsskador, tillbud sjukfrånvaro i skyddskommitté. Uppföljning Arbetsmiljöplanen ska årligen utvärderas och revideras i januari och beslut tas i nämnden i februari eller mars.