Elektroniska lösningar som gör vardagen smidigare

Elektroniska lösningar som gör vardagen smidigare Lösningar för alla behov myschenker e-business EDI TA-system Vad passar för dig? Kundreferenser

Utveckla Planera Följa upp Beställa Kund Schenker Bevaka Olika företag, olika behov olika lösningar Oavsett vilket företag du jobbar på och hur dina transportbehov ser ut så har vi lösningar som kan hjälpa dig att effektivisera din logistik. På Schenker får vi in mer än 80 000 elektroniska beställningar av transporter och kringtjänster varje dag. Det gör oss till ett av Sveriges största e-handelsföretag. Vi har dessutom jobbat med elektroniska beställningar långt innan Internet fanns. Det här har gett oss en enorm erfarenhet av vad både små och stora företag behöver när det gäller elektroniska transportbeställningar. I den här broschyren går vi igenom olika typer av lösningar som passar företag i olika situationer. Med rätt elektronisk lösning kan du få massor av hjälp för att planera och utvärdera ditt arbete. Bättre planering är grunden För att planera dina transporter kan du enkelt ta reda på hur lång tid en transport tar, vad den kostar och hur mycket transporten påverkar miljön. Du får alltid uppdaterade priser och kan offerera och fakturera snabbare med exakta kostnader. Du kan välja att använda lösningarna externt, det vill säga koppla dem till t.ex. en webbshop. Då kan kunderna söka och få informationen direkt så det ser ut som om svaren levereras av din webbshop. Du kan också koppla e-lösningar till ditt affärssystem, så du enklare kan beställa transporter, planera leveranser och mycket mer. Enklare och billigare beställningar En stor och påtaglig fördel med elektroniska tjänster är förstås att det blir billigare. När du gör en beställning elektroniskt slipper du avgiften för manuell beställning. Välj om du vill boka från vår hemsida eller integrera bokningen i din webbportal eller ditt affärssystem. 2

Bevakning ger trygghet Både du och din kund kan följa en sändning under hela transportkedjan, även mellan olika länder. Välj om du vill se status på vår hemsida eller i ditt eget affärssystem. Du kan även prenumerera på vissa händelser via fax, e-post eller EDI. Om du vill så kan du också få trackinginformation direkt till din mobil. Uppföljning Våra e-tjänster ger dig möjlighet att samla en mängd information om dina transporter som kan användas till din egen uppföljning. Det kan handla om bokningshistorik, statushändelser, leveranskvittenser, debiteringar och fakturor med underlag. Utveckla Med våra e-tjänster blir det enklare att vara proaktiv i dina logistikaffärer. Du ser mönster, kan utveckla och föreslå nya lösningar för dina kunder. Oberoende av hur du vill gå vidare har du alltid möjlighet att utveckla ditt arbetssätt med oss. Vilken lösning ska jag välja? Läs gärna igenom broschyren och ta sedan kontakt med EDI-ansvarig på ditt närmaste Schenkerkontor, där får du mer information och hjälp att komma igång. Här går vi nu igenom våra vanligaste elektroniska lösningar: myschenker e-business EDI TA-system 3

myschenker en enkel och praktisk lösning På Schenkers webbplats finns mycket information samt e-tjänster som är tillgängliga för alla. Du kan till exempel boka och skriva ut frakthandlingar, beräkna hur stor miljöpåverkan din transport har, göra det möjligt för godsmottagare att betala efterkrav med bank- och kreditkort och mycket mer. Det enda du behöver är en dator och Internet. Vår webbplats erbjuder också tjänster som visar kundunik information, det vill säga information om just dina sändningar, kostnader med mera. Dessa tjänster tillsammans med de öppna tjänsterna har vi samlat på ett ställe myschenker. myschenker är en kostnadsfri och praktisk lösning som du snabbt och enkelt får tillgång till. Du styr själv över vilka på ditt företag som ska ha tillgång till de olika tjänsterna. Du kan även låta dina kunder ta del av hela eller delar av informationen, t.ex. sändningsstatus. Tjänster som ingår i myschenker Turlista för avgångs- och ankomstdagar Du kan planera för orderstopp och leveranser. Prisfråga Alltid uppdaterade priser. Beräkna vad en sändning kostar. Du offererar och fakturerar (inklusive fraktkostnader) din kund snabbare. Pallkundnummer Du ser mottagarens pallkundnummer eller kan kontrollera vem som har ett visst pallkundnummer. Boka transport Du avgör när bokningen ska ske. Du får ett snabbt och säkert informationsflöde utan väntetider. 4

Sändningsstatus Du (och om du vill även din kund) följer sändningen under hela transportkedjan, från bokning till leverans. Sändningsstatistik Ger kontroll av antal sändningar som har/inte har levererats under viss period. Transportinstruktion och kvittens Om oklarheter i transportuppdraget uppstår tar du enkelt fram din instruktion till Schenker samt uppgift om vem som kvitterat leveransen. Faktura och saldobesked Enklare och effektivare fakturahantering. Redan dagen efter transport kan du se debiteringsbeskedet med exakt fakturabelopp för eventuell vidarefakturering. Du kan även se pallsaldobesked och få kontroll på dina palltransaktioner. myschenker Kundnytta Med myschenker får du en samlad bild och kontroll över dina sändningar och transportkostnader. Såväl planeringssom uppföljningsarbetet effektiviseras. myschenker passar utmärkt för alla företag. T.ex. som enda lösningen för småföretagaren eller som ett komplement för stora företag där olika avdelningar behöver olika mycket information och service kring transporterna. Hur kommer jag igång med myschenker? Utse en administratör i din organisation (som kan bestå av flera företag). Administratören ansöker om behörighet per organisationsnummer på www.myschenker.se. Administratören får ett användarkonto, därefter har ni full access för tjänsterna och kan utse flera användare. Administratören kan delegera administratörsrättighet till flera användare inom stora organisationer. För mer information Kontakta Kundservice på ditt närmaste Schenkerkontor eller besök vår hemsida www.schenker.se. Du kan också gå direkt till myschenker på www.myschenker.se. 5

e-business när du vill gå ett steg längre Vår e-businesslösning är till för dig som vill integrera information om dina transporter antingen i dina interna system eller på din hemsida. Med Schenkers e-businessconcept kan du bygga in logistiklösningar i dina egna system och på så sätt öka servicen mot kunder och höja effektiviteten. Bättre service för webbshop Om du har en webbshop kan du ge dina kunder en högre servicenivå samtidigt som du automatiserar leveransprocessen genom att integrera Schenkers e-tjänster. I samma stund som dina kunder lägger sin beställning av varor kan du även låta dem välja transportsätt. De får direkt reda på vad transporten kostar samt när varan kommer att levereras. Dessutom kan din kund välja om han vill följa transporten och få avisering när godset är på väg. Här integreras alltså turlista, prisfråga, transportbeställning och statusfråga. Intern effektivisering i affärssystem Du kan även integrera e-business i ditt eget affärssystem. Då får du t.ex. en prisfrågetjänst i ditt system. Din säljpersonal lägger då alltid in rätt transportkostnad i sina offerter utan att behöva lämna offertmodulen i affärssystemet. Ett annat exempel är att din kundserviceavdelning kan se status på ordern även efter det att den lämnat er utlastning. Ni kan också bygga in en kontinuerlig uppdatering av transportstatus eller sända frågan när sökning sker på den interna ordern. e-business gör det också möjligt för dina anställda att söka i ert fraktavtal på ert Intranet, utan att behöva logga in på vår hemsida. Olika sätt att integrera med e-business I den enklaste formen av integration länkar du helt enkelt in våra tjänster till din egen webbplats. Det finns också en mer avancerad integration där du i stället för att använda våra funktioner på hem- 6

sidan bygger in en fråga i ditt system som sänds till vårt. Sedan returneras ett svar i t.ex. XML-format. Om du använder ett transportadministrativt system (TA-system) idag så kan du få ut mer av det med hjälp av e-business. e-business är kostnadsfritt, du laddar enkelt ned beskrivningarna från vår hemsida. För närvarande finns följande tjänster beskrivna med två olika metoder, WDR (Schenker Web Development Rules) och XML (extensible Markup Language): Turlista. Prisfråga. Bokning. Tracking. Advanced Tracking. Transportinstruktion/Kvittens. Faktura/Saldobesked. Ombudsregister. e-business Kundnytta Integration av Schenkers tjänster kan bli ett lyft för dina interna processer och kan få din webbshop att blomstra! Du som väljer att integrera idag kommer sannolikt att ha ett stort försprång till dina konkurrenter som inte gör det. Förutsättningar Våra tjänster når du genom att följa beskrivningarna. Eftersom vi hela tiden förbättrar tjänsterna vill vi att du registrerar dig med kontaktuppgifter så att vi kan informera om nyheter och förändringar i våra beskrivningar. Som kund till Schenker är det bara din egen vilja att bygga in våra funktioner som sätter gränserna. Om du har idéer om vad du vill göra men inte kan hitta informationen på vår hemsida är du välkommen att kontakta oss på e-handel@schenker.com. Hur kommer jag igång? Gå in på www.schenker.se och navigera till e-businessconcept och gå in under registrering och registrera dig. Sedan kan du gå in under teknik och hämta den dokumentation du är intresserad av. För att få lösenord till tjänsterna ska du ansöka om detta. Ansökningsformuläret finns under samma flik som registrering. 7

EDI grunden för elektroniska överföringar För att klara dagens krav på hastighet och precision är det ofta nödvändigt att jobba med EDI. En del av Schenkers produkter och tillvalstjänster går bara att beställa via EDI, vilket är den ena plattformen i Schenkers elektroniska tjänsteutbud. Den andra är vår webbplats. EDI betyder Electronic Data Interchange och är ett elektroniskt datautbyte av standardiserade och strukturerade meddelanden mellan olika datasystem. Det innebär att två av varandra oberoende system kan kommunicera på ett standardiserat sätt. EDI är därför grunden för all e-handel. Systemet har funnits sedan 70-talet, men exploderade när Internet kom. Idag kan alla som har en internetansluten dator använda EDI. Det gör det enkelt för dig att skapa hållbara rutiner för daglig hantering av stora informationsmängder. Lägre transportpris och säkrare leveranser Genom att sända instruktioner med hjälp av EDI till Schenker sänker du dina transportkostnader eftersom du då får lägre avgift än vid manuell beställning. Du sparar också tid eftersom dina arbetsmoment automatiseras av systemet. Din personal får mer tid till att ta hand om viktigare saker än rutinärenden. Du får också automatiska uppdateringar och kontroller både under och efter transporten, vilket ökar möjligheten till kontroll och uppföljning. Möjligheter med EDI Med stöd av EDI kan du: Boka transporter. Sända transportinstruktioner. Få elektronisk faktura. Följa transporter. Rekommenderade EDI-lösningar och verktyg För att du enkelt ska kunna hantera EDI-kommunikation till/från Schenker rekommenderar vi att du använder något av de transportadministrativa (TA) system som vi godkänt. Meddelanden/funktioner som har EDI-stöd Bokning Detta är ett meddelande vars funktion är att beställa hämtning av gods för vidare transport. Uppgifterna i meddelandet kan vara preliminära gällande mängder (t.ex. vikt, volym och kolliantal). Bokningsmeddelandet ersätter telefon- eller faxbokningar. Alla bokningar sker enligt lokala överenskommelser om t.ex. tidpunkt för senaste bokning, identitet för hämtningsadress, särskilda transporthjälpmedel med mera. Meddelandet heter IFTMBF. Bokningsbekräftelse För att bokningen ska vara giltig sänder Schenker en bokningsbekräftelse som innebär att vi bekräftar att vi kommer och hämtar godset. Meddelandet heter IFTMBC. 8

Transportinstruktion (innebär lägre kostnad!) I detta meddelande lämnas all information som är nödvändig för transportens utförande. Meddelandet är standard för transportbeställning när det gäller Schenkers landtransporter både inrikes och utrikes. Merparten av alla transportbeställningar sker idag med elektroniskt överförda transportinstruktioner. Här kopplas dina kollin ihop till uppdrag med adressuppgifter och instruktioner för transportens utförande. Det är en mängd uppgifter som krävs för en lyckad transport, men tack vare noggranna specifikationer och väl fungerande TA-system innebär detta inga problem trots höga krav på tempo och precision. Informationen ligger även till grund för sökning och uppföljning av t.ex. transportfaktura. Meddelandet heter IFTMIN. Transportstatus Detta meddelande innehåller godshändelser (t.ex. hämtat, omlastat, levererat). Meddelandet genereras med den frekvens du själv väljer (max 1 gång/30 min) och innehåller då alla händelser som har inträffat sedan föregående överföring. Med automatisk uppdatering av det egna systemet får du full kontroll över dina leveranser ända fram till slutmottagare. Meddelandet heter IFTSTA. e-faktura Med Schenkers e-faktura kan du enkelt följa upp dina transportkostnader och sköta din löpande bokföring samt betalning med högre effektivitet än vad som är möjligt med traditionell pappersfaktura. Detta meddelande innehåller en komplett specificerad faktura som skapas med samma frekvens som din pappersfaktura men kommer en dag tidigare p.g.a. postgången. Du kan med detta meddelande ersätta pappersfakturan om du begär att vi stänger av utskicket. Du kan också få den parallellt för att göra uppföljning, kontroll, kontering etc automatiskt i ditt (TA) system. Alla Schenkers TA-leverantörer kan hantera e-faktura från oss. Om du redan har ett TA-system så ta kontakt med din TA-leverantör och be om en presentation. Meddelandet heter INVOIC. Pre e-faktura (debiteringsbesked) Meddelandet innehåller dina sändningar med det pris som vi kommer att fakturera. Informationen produceras dagligen och innehåller alla nya sändningar sedan föregående debiteringsbesked. Detta innebär att du alltid har informationen dagen efter din transport påbörjades. Med denna information kan du t.ex. göra avstämning och fördelning eller utdebitering av transportkostnader med rätt värde kontinuerligt, i stället för att göra detta när vår faktura kommer. Meddelandet heter IFTMCS och finns endast för inrikes transporter. EDI Kundnytta I de flesta fall är det nödvändigt att jobba med denna teknik för att klara dagens krav på tempo och precision. Det är lätt att skapa hållbara rutiner för daglig hantering av stora informationsmängder. Du får en lönsam logistik där alla är vinnare! Förutsättningar Idag kan alla som har en dator med internetanslutning och en laserskrivare vara med. Alla EDI-meddelanden som hanteras måste följa Schenkers specifikationer som du får tillgång till på www.schenker.se. Hur kommer jag igång? Enklaste sättet är att gå in på www.schenker.se och kontakta någon av de TA-leverantörer som du finner länkar till där. Vill du ha rådgivning tar du kontakt med den EDI-ansvariga på närmaste Schenkerkontor. Kontaktinformation hittar du på www.schenker.se. 9

TA-system sparar tid och pengar Kraven på korta ledtider och möjligheten att spåra gods blir allt högre. Det ställer också högre krav på transportinstruktioner som fraktsedlar och transportetiketter. Ett bra och enkelt sätt att hantera detta är med ett transportadministrativt system, så kallat TA-system. Med ett TA-system sänker du dina transportkostnader eftersom du slipper avgiften för manuell beställning. Du samlar också all tänkbar information om dina transporter och kan se historik, följa upp transportkostnader, spåra godset och mycket mer i ett enda system. Olika leverantörer av TA-system Det finns ett antal TA-system på marknaden som har anpassade lösningar för Schenker. De som levererar dessa system följer Schenkers krav på godsmärkning och informationsöverföring. Det som skiljer systemen åt är ofta hur väl de kan integreras med din verksamhet och ditt affärssystem samt hur de fyller dina behov i stort. Ta därför god tid på dig när du väljer system. Det kan vara bra att börja med en webbaserad lösning tills du får en känsla för vad du behöver. Merparten av systemen är oberoende av vilket transportföretag du anlitar. Många fördelar med TA-system Alltid korrekt transportdokumentation och färdiga EDI-lösningar. Enkelt och snabbt att komma igång. Kan användas med olika transportföretag. Kan kopplas till order/affärssystem. Kan återkoppla till överliggande system som ordernummer och sändningsnummer m.m. Kan jobba dolt, helt eller delvis och kopplas till handscanner. Enkelt att spåra godset. 10

Ger sändningsrapporter och historik. Enkel import/export av kundregister (bra om du jobbar utan orderkoppling). Stöd för ordersammanställning, flera order till en sändning, tullklarering och liknande. Hanterar massutskrifter vid t.ex. reklamutskick. Automatisk leveransavisering till mottagaren, t.ex. via e-post eller fax. Integrerade kopplingar till Schenkers e-tjänster (tracking etc). Beräkning av fraktkostnader. Fakturauppföljning som exempelvis kontroll och matchning. Vill du ha hjälp att välja system Du kan välja mellan webbaserade system eller system som installeras lokalt på din dator eller i nätverk. Ett webbaserat system gör att du kan komma åt det från vilken internetansluten dator som helst. Du får ett lösenord som du loggar in med och sedan är det bara att börja använda det. De olika systemen skiljer sig också åt i funktionalitet och pris. Vi rådgör gärna med dig om systemval. Kontakta EDI-ansvarig på närmaste Schenkerkontor. TA-system Kundnytta Med ett TA-system skapar du dina transportbeställningar korrekta och kompletta med rätt dokument och EDI, vilket är en förutsättning för effektiv logistik. Effekten av ett TA-system är lätt att räkna hem, speciellt jämfört med ett egenutvecklat system. Förutsättningar Du behöver en persondator med anslutning till Internet (ev. filöverföringsprogramvara) samt en laserskrivare. Etikettmaterial för laserskrivare finns att beställa via www.schenker.se. Hur kommer jag igång? På www.schenker.se finns information om vilka TA-system som Schenker har godkänt och en översikt över vilka funktioner som finns att tillgå i de olika systemen samt länkar till systemens leverantörer. Du kanske redan har ett system från någon av dessa leverantörer, då behöver du bara en Schenkermodul. Vill du ha neutral rådgivning (från Schenker) så kan våra EDI-ansvariga hjälpa dig. Ta kontakt med ditt lokala Schenkerkontor så hjälper vi dig! 11

Vilken lösning passar ditt företag? Rätt & Slätt Småföretaget Rätt & Slätt använder myschenker. myschenker är ett utmärkt alternativ för fåmansföretag som inte kräver komplexa transportlösningar. Det är kostnadsfritt för Schenkers kunder och enkelt att komma igång med och använda. All support sköts av Schenker. Företagaren kan boka, räkna på pris, offerera, se sändningsstatus, se fakturor och mycket mer. Även företagarens kunder kan ta del av hela eller delar av informationen om han vill. Bokning Tracking Turlista Pris myschenker Leveranskvittens Faktura myschenker Råvara 1 Råvara 2 Råvara 3 Färdig produkt Inleverans Tillverkning Distribution Heavy Duty AB PROCESSER INKÖP FÖRSÄLJNING ORD På stora företag använder man ofta flera av Schenkers elektroniska tjänster. Olika avdelningar behöver olika mycket information och service. Här kan du se vilken tjänst olika avdelningar använder till vad. Vill du veta mer om hur Schenker kan hjälpa dig och ditt företag? Kontakta EDI-ansvarig på ditt närmaste Schenkerkontor. INFORMATION PRIS PRIS TID BOKNING myschenker TA-system e-business EDI 12

Webbshop Svensk Design Webbshop Svensk Design använder e-business. För dig som säljer över webben är Schenkers e-business ett lämpligt alternativ. Dina kunder bokar frakten direkt på din hemsida och får svar på frågor som: Vad kostar frakten, när är det framme och var är sändningen just nu? e-business är kostnadsfritt för Schenkers kunder. Tjänsten är enkel att använda datorerna pratar direkt med varandra. Ingen installation av programvara krävs. Vad kostar produkten? Information från e-business Pris När får jag leveransen? Turlista Köpare Jag vill beställa Var är min leverans? Webbshop Svensk Design Boka Tracking ER LAGER KUNDSERVICE EKONOMI UPPFÖLJNING FAKTURA- KONTROLL KONTERING BETALNING STATUS TRANSPORT INSTRUKTION STATUS LEVERANS PRIS DEBITERING STATUS TID KVITTENS TRANSP. FAKTURA TRACKING INSTR. STATISTIK 13

Kundcase Teknos Färg Teknos ligger i Tranemo och tillverkar och säljer färg för industri, yrkesmåleri och konsument. Vi köper stycke- och direkttransporter i Sverige samt utrikes direkttransporter till ett samlat värde av 12 miljoner kronor om året. Vi har använt myschenker i fyra år och det har många fördelar. Vi har all information samlad på ett och samma ställe. Vi kan enkelt beräkna fraktpriserna och kontrollera fakturorna. Dessutom kan vi alltid söka godset för att se var det befinner sig. myschenker passar oss bra och vi är nöjda! Mattias Dahl Transport- och lageransvarig Bergman & Beving Services Bergman & Beving Services ansvarar för koncernens utveckling, samordning och drift av tjänster inom områdena logistik, administration, produktinformation och IT. Vi köper såväl sjö, flyg som landtransporter. Vi har en hög frekvens av ankommande containers från Asien. Artiklarna lagerläggs vid centrallager och är sedan tillgängliga för snabb distribution till industrioch byggsektorn i Norden. Redan i början på 90-talet började vi använda några av de tjänster som Schenker idag marknadsför som e-tjänster. Våra transportadminstrativa lösningar hanteras huvudsakligen via TA-systemet Centiro. Detta system kommunicerar med Schenker bl.a. för beställning av transporter, elektronisk fakturering och leveransinformation (tracking). Funktionen för leveransinformation är integrerad i vårt eget e-handelssystem, Toolstore. Här kan våra kunder få detaljerad information om de sändningar som är på väg. Vi använder även funktionerna i myschenker. E-tjänsterna är en förutsättning för ett effektivt samarbete med våra samarbetspartners för transporter. Vi är mycket nöjda med de lösningar som vi använder och tycker samtidigt att det är positivt att tjänsterna ständigt är under utveckling. Mats Petersson Logistikutvecklingschef 14

Ordlista e-business Vårt koncept för hur man kostnadsfritt kan integrera våra e-tjänster till egen webbportal, webbshop eller eget affärssystem. Används även till TA-system. EDI-ansvarig Finns på varje distriktskontor och ansvarar för frågor kring elektroniska lösningar med kund. EDI (Electronic Data Interchange) Det är ett elektroniskt datautbyte av standardiserade och strukturerade meddelanden mellan olika datasystem. EDIFACT FN s regler för elektroniskt datautbyte för förvaltning, handel och transport. e-tjänst Vår benämning på online/webbtjänster som bokning, turlista, tracking m.fl. IFTMBC EDIFACT-meddelande för bokningsbekräftelsen. IFTMBF Meddelande för bokning av upphämtning av gods. IFTMCS EDIFACT-meddelande för debiteringsbeskedet. IFTMIN EDIFACT-meddelande för transportinstruktionen. Innebär lägre kostnad. INVOIC EDIFACT-meddelande för fakturan. myschenker Vår lösning för att samla alla öppna och behörighetsskyddade e-tjänster på ett ställe. TA-system (TransportAdministrativa) Fristående system för att hantera utskrift av transportdokument, bokning/transportinstruktion via EDI till Schenker (eller annan transportör) samt uppföljning m.m. Flera olika leverantörer av Schenker godkända TA-system finns på marknaden. Tracking Vår tjänst där du kan få aktuell status på transporten för en sändning, exemplevis avgått, under distribution, levererat m.fl. Transportinstruktion Det är den information som är nödvändig för transportens utförande. Informationen sänds i sin helhet med EDI till transportören, och delar av den finns även på dokument och transportetiketter (STE). WDR (Web Development Rules) Regelverk för hur Schenkers onlinetjänster är uppbyggda och hur man kommunicerar med dem. XML (extensive Markup Language) Metod för att strukturera och lagra information plattformsoberoende. IFTSTA EDIFACT-meddelande för status (tracking). Noteringar 15

Schenker AB e-services 412 97 Göteborg Tel 031-703 80 00 www.schenker.se Art. nr 1054 ASR Reklambyrå Mars 2007