' GJ ~""y SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sammanträdesdatum. '- TRANAs KOMMUN 2015 11 02 Sida 16 (36)." KOMMUNSTRYRELSENS AU 246 Dnr 646/15 Förslag till riktlinjer för uppvaktning Kansli- ch persnalchef Maria Ejhed redgör för ärendet. Persnalchef har på uppdrag av kmmunchef gjrt en översyn av kmmunens regler/plicys lör uppvaktning med mera, Syftet med uppdraget har varit att skapa enhetliga riktlinjer när uppvaktning till medarbetare ska ske, samt underlätta för ansvariga sm svarar för uppvaktningen genm tydliga riktlinjer. Syftet med riktlinjerna är att uppmärksamma ch hedra medarbetare vid särskilda tillfällen. En anpassning har ckså skett utifrån kmmunens ledningsmdell, ch de kriterier sm anses utgöra plicy ch vad sm ska anses utgöra riktlinjer. Kriterierna för styrdkument har betydelse vilken beslutsnivå sm är behörig att fatta beslut Kmmunstyrelsen har i sin uppgift sm persnalrgan anses vara beslutande för uppvaktning med mera. Samråd har skett med kmmunfullmäktiges rdförande avseende förslaget ch i likhet med tidigare, kvarstår kmmunfullmäktiges presidium sm värd för middagen vid kmmunens högtidliga avtackning av medarbetare. Härvid föreslås därför att kmmunfullmäktige ges möjlighet att fatta beslut att tidigare regler avseende avtackning av medarbetare upphör att gälla. Kmmunstyrelsens arbetsutsktt har tidigare fattat beslut m uppvaktning efter 10 års tjänstgöring, dnr 66/02, så kallad förtjänstgåva. De nya riktlinjerna föreslås mfatta all anställd persnal. I likhet med tidigare mfattas ej uppdragstagare av riktlinjerna ch förtjänstgåvan är densamma. Uppvaktning föreslås ske när medarbetare slutar sin anställning genm uppsägning/pensin, när den sammanhängande anställningen varit i tre år eller längre. Utdelning av minnesgåva föreslås ske till all persnal sm avslutar sin anställning med pensin eller icke varaktig sjukersättning ch där den sammanhängande anställningstiden uppgår till minst 10 år. Gåvans eknmiska värde föreslås höjas ch knytas till prisbasbelpp, värdet föreslås vara 5 % av prisbasbelppet. Tidigare regler för minnesgåva föreslås upphöra. Enhetliga riktlinjer för kmmunens hedrande av brtgången medarbetare innefattas av bestämmelserna, samt klargörande att kmmunen ej uppvaktar vid födelsedagar eller ger julgåva. Kmmunstyrelsens arbetsutsktt föreslår kmmunstyrelsen besluta att anta förslag till riktlinjer för uppvaktning ch att dessa är gällande från ch med 2015 12-01 att uppvaktning efter 10 års tjänstgöring, dm 66/02, upphör att gälla från ch med att beslut fattas att anta bifgade riktlinjer för uppvaktning med mera att föreslå kmmunfullmäktige besluta att tidigare regler beträffande utdelning av minnesgåva upphör att gälla Expedieras IiiI Kmmunstyrelsen
'mft I A" : Tranås Kmmun 2015-10-26 ~~... Lr li' Kansli- ch persnalavdelningen Maria Ejhed persnalchef MM TJÄNSTEUTLÅTANDE An <. O ~ :1...9-2 t:, l.......::::&;;..,l.f-.b _(..0 -.-0., Kmmunstyrelsens arbetsutsktt Förslag till riktlinjer tör uppvaktning m m Persnalchef har på uppdrag av kmmunchef gjrt en översyn av kmmunens regler/plicys för uppvaktning m m. Syftet med uppdraget har varit att skapa enhetliga riktlinjer när uppvaktning till medarbetare ska ske, samt underlätta för ansvariga sm svarar för uppvaktningen genm tydliga riktlinjer Syftet med riktlinjerna är att uppmärksamma ch hedra medarbetare vid särskilda tillfällen. Övervägande En anpassning har ckså skett utifrån kmmunens ledningsmdell, ch de kriterier sm anses utgöra plicy ch vad sm ska anses utgöra riktlinjer. Kriterierna för styrdkument har betydelse vilken beslutsnivå sm är behörig att fatta beslut. Kmmunstyrelsen har i sin uppgift sm persnalrgan anses vara beslutande för uppvaktning m m. Samråd har skett med kmmunfullmäktiges rdförande avseende förslaget ch i likhet med tidigare, kvarstår kmmunfullmäktiges presidium sm värd för middagen vid kmmunens högtidliga avtackning av medarbetare. Härvid föreslås därför att kmmunfullmäktige ges möjlighet att fatta beslut att tidigare regler avseende avtackning av medarbetare upphör att gälla. Kmmunstyrelsens arbetsutsktt har tidigare fattat beslut m uppvaktning efter 10 års tjänstgöring, dnr 66/02, s k förtjänstgåva. De nya riktlinjerna föreslås mfatta all anställd persnal. I likhet med tidigare mfattas ej uppdragstagare av riktlinjerna ch förtjänstgåvan är densamma. Uppvaktning föreslås ske när medarbetare slutar sin anställning genm uppsägning/pensin, när den sammanhängande anställningen varit i tre år eller längre. Utdelning av minnesgåva föreslås ske till all persnal sm avslutar sin anställning med pensin eller icke varaktig sjukersättning ch där den sammanhängande anställningstiden uppgår till minst 10 år. Gåvans eknmiska värde föreslås höjas ch knytas till prisbasbelpp, värdet föreslås vara 5 % av prisbasbelppet. Tidigare regler för minnesgåva föreslås upphöra. Enhetliga riktlinjer för kmmunens hedrande av brtgången medarbetare innefattas av bestämmelserna, samt klargörande att kmmunen ej uppvaktar vid födelsedagar eller ger julgåva. Persnalchef förslår kmmunstyrelsens arbetsutsktt besluta: att förslå kmmunstyrelsen att anta bifgade riktlinjer ch att dessa är gällande från ch med 2015 12-01 att uppvaktning efter 10 års tjänstgöring, dnr 66/02, upphöra att gälla från ch med att beslut fattas att anta bifgade riktlinjer för uppvaktning m m att föreslå kmmunstyrelsen till kmmunfullmäktige föreslå besluta att tidigare regler beträffande utdelning av minnesgåva upphör att gälla I tjänsten Maria Ejhed persnalchef
Sida 1 (3) TRANAS KOrvlMUN Dkumenttitel: [Dcument: :Title] Förvaltning: Dkumenttyp: Beslutat av. [Metadata: :Förvaltning] [Dcument::DcumentType] [Rle::Gdkännare] Utfärdat av: Dkument-ID: Beslutsdatum [Rle: :Författare] [Dcument: :Number) [Dcument: :PublishDate] Ansvarig. Versin: Revideras: [Metadata :: Nämnd] [Dcument::Versin] [Dcument: :AlarmDate] Riktlinjer för uppvaktning, avtackning ch begravning m m Syfte Kmmunen vill uppvakta ch hedra med sin närvar sina medarbetare vid vid särskilda tillfällen, varvid riktlinjerna ska skapa en enhetlig ch väl planlagd hantering ch därvid en enhetlig persnalplitik inm mrådet. Ansvar ch befgenheter Riktlinjer för kmmunala uppvaktningar till anställda gäller från ch med 2015-12-01. All uppvaktning sker i kmmunstyrelsens namn utifrån att kmmunstyrelsen utgör kmmunens persnalrgan. Om medarbetare undanber sig uppvaktning ska detta respekteras. Samma persn kan inte tilldelas förtjänstgåva eller minnesgåva mer än en gång. Inm angivet uppvaktningsmråde m m anges vem/vilka sm är ansvariga ch vilka befgenheter dessa har Utförande Nedan beskrivs respektive uppvaktning m m. Förtjänstgåva Förtjänstgåva utges till medarbetare med 10 års sammanhängande anställningstid i Tranås kmmun. Uppvaktning sker genm att utdela ett tranåshalssmycke alternativt tranåsnål. Respektive förvaltningschef har till uppgift att verkställa uppvaktningen. Uppvaktningen kan med fördel ges vid någn förvaltningsgemensam aktivitet alternativt gemensam lunch. Eknmiavdelningen svarar för att årligen ta fram förteckning över anställda sm ska erhålla förtjänstgåva. Beställning av förtjänstgåva sker till data- service avdelningen. Kstnaden för förtjänstgåva belastar kmmunstyrelsen. Eventuella övriga kstnader belastar respektive förvaltning. Medarbetare sm avslutar sin anställning genm uppsägning/pensin Medarbetare sm avslutar sin anställning i kmmunen avtackas med blmmr av närmaste chef, när den sammanhängande anställningen varit i tre år eller längre. Uppvaktningen är lägre än 1 % av gällande prisbasbelpp ch uppvaktningen sker i samband med att anställningen avslutas. Minnesgåva till medarbetare sm avslutar sin anställning med pensin Minnesgåva ges till medarbetare sm avslutar sin anställning med pensin eller icke varaktig sjukersättning ch där den sammanhängande anställningstiden uppgår till minst 10 år.
Sida 2 (3) TRANAS KOMMUN Okumenttite/: [Dcument: :Title] Versin.: [Dcument::Versin] Medarbetaren erhåller en rekvisitin på valfri butik för inköp av gåva. Gåvan uppgår till ett värde av 5 % av aktuellt prisbasbelpp inkl mms. Belppet avrundas till närmaste hundratal krnr. Gåvan ska inhandlas vid ett inköpstillfälle ch i samma butik. Gåvan består av ett föremål sm medarbetaren själv väljer ut. Väljs resecheck tas den ut via kmmunens upphandlande resebyrå via rekvisitin. Gåvan får inte avse livsmedel, alkhl, tbak, presentkrt eller kntanter. Inköp av gåva ska göras inm 3 månader efter att rekvisitinen tagits emt. Om en dyrare gåva köps ska belpp överstigande, den summa sm uppges i rekvisitinen, betalas av medarbetaren direkt till butiken. Minnesgåva utdelas inte pstumt. Eknmiavdelningen tar årligen fram förteckning över medarbetare sm avgått med pensin eller icke varaktig sjukersättning ch uppnått gällande anställningstid. Data- service avdelningen svarar för det praktiska arrangemanget. Rekvisitiner utges i samband med att kmmunfullmäktiges presidium inbjuder till årlig uppvaktning. Utdelning av minnesgåva Kmmunen inbjuder medarbetare sm erhåller minnesgåva till en gemensam middag, där kmmunfullmäktiges presidium står sm värd. Data- service avdelningen är behjälplig med det praktiska arrangemanget. Medarbetare sm erhåller minnesgåva inlämnar sin gåva inslagen från butiken till data- service avdelningen. I samband med middagen överlämnas gåvan av kmmunfullmäktiges ch/eller kmmunstyrelsens rdförande. Finansiering av minnesgåva ch avtackning till medarbetare belastar kmmunstyrelsen. Begravning Kmmunen hedrar brtgången medarbetare med ett blmsterarrangemang vid jrdfästningen mtsvarande ett värde av högst 2,5 %av prisbasbelppet inklusive mms eller minnesgåva enligt den avlidnes eller anhöriges önskemål. Minnesgåva kan ges till minnesfnd, via inbetalning till rganisatiner med s k "90 knt" eller till föreningar sm beviljas föreningsstöd av kmmunen. Närmsta chef svarar för uppvaktningen ch närvarar vid begravningen1 Ledighet, utan lön, bör ges till de medarbetare sm vill delta i begravningen. Riktlinjer för flaggning finns ch närmsta chef svarar för att samhällsskydd ch beredskapsavdelning får infrmatin. Har medarbetaren flera lika uppdrag i kmmunen svarar den chef/rdförande för deltagande där medarbetaren har längst anställningstid alternativt den rdföranden m förtrendeuppdraget är längre. Den brtgångna medarbetaren kan ej erhålla mer än ett blmsterarrangemang eller en minnesgåva från kmmunen. Födelsedagar ch julgåva Kmmunen uppvaktar ej vid födelsedagar eller ger julgåva. Persnalarrangemang En gång per år får varje förvaltning ha ett persnalarrangemang. Syftet är att ge medarbetare tillfälle att umgås under lättsammare frmer ch främja samarbete. Riktlinjer för representatin ska följas. 1 Närvarn kan ersättas av kndleansbrev till dödsbet när begravning ej sker i Tranås KmmUll.
Sida 3 (3) TRANAS KOMMUN Dkumenttitet. [Dcument::Title) Versin: [Dcument::Versin] Kstnader Om ej annat anges belastar kstnader respektive verksamhet. Rutin ch beräkning Persnalrganet ansvarar för att en enhetlig tidsberäkning görs för att kunna erhålla förtjänstgåva eller minnesgåva. Anställningstid hs annan arbetsgivare ska vara kvalificerande för gåva i det fall kmmunen sedermera genm avtal övertagit ch frtfarande innehar arbetsgivareansvaret för denna verksamhet. Arbetstagare sm slutat före övertagandet tilldelas inte gåva. Eknmiavdelningen sammanställer en lista över de sm är berättigade att erhålla respektive uppvaktning. Kansli- ch persnalavdelningen har i uppgift att i övrigt stödja förvaltningarna med infrmatin, råd ch anvisningar i frågr sm rör de lika gåvrna.