2015-09-09, version 1 Användarmanual för
Innehåll Skolverkets Mina sidor en introduktion... 2 Behörigheter i Mina sidor... 3 Lägg upp en behörighetsstruktur för Mina sidor... 4 Vem får ett användarkonto på Mina sidor?... 5 Bjud in användare... 5 Godkänn användare... 7 Ansök om ett nytt användarkonto... 8 När ditt användarkonto blivit godkänt... 10 Koppla ett befintligt användarkonto till Mina sidor... 11 Vad du behöver för att logga in... 13 Logga in på Mina sidor... 14 Om du inte kan logga in på Mina sidor... 16 Generera nytt lösenord till annan användare... 17 Generera ny inloggningsmatris till annan användare... 18 1
Skolverkets Mina sidor en introduktion Skolverket vill att det ska vara lätt att ansöka om Statsbidrag och att handläggningstiderna ska bli så korta som möjligt. Därför har Skolverket påbörjat ett arbete med att utveckla en digital portal för e-tjänster som vi kallar Skolverkets Mina sidor, och statsbidraget för karriärtjänster är det första bidraget som får en helt digitaliserad handläggning. I och med detta kommer ni från och med hösten 2015 att kunna ansöka och rekvirera statsbidrag för karriärtjänster via Mina sidor. För att kunna göra det behöver ni lägga upp en behörighetsstruktur i systemet så att ni kan hantera era ärenden. 2
Behörigheter i Mina sidor För att kunna använda Skolverkets Mina sidor behöver varje huvudman först ha en person som får den högsta behörigheten för Mina sidor, ombud. Ett ombud är någon som har mandat att skriva under ansökningar och avtal och företräder organisationen i frågor som rör statsbidrag. Ombudet kan i sin tur ge andra i organisationen behörighet att arbeta i systemet. Det är Skolverket som bjuder in och godkänner personer att bli ombud i Mina sidor. För att ni ska ha möjlighet att enligt er egen delegationsordning fördela arbetet med hantering av statsbidrag på Mina sidor, finns fyra behörigheter: ombud, representant, uppgiftssamordnare och uppgiftslämnare. Här nedan presenteras rollerna i behörighetsordning från högst till lägst. Behörighet i Mina sidor Beskrivning av vem som bör få behörigheten Ombud Ett ombud är organisationens företrädare för alla bidrag och kan skriva under alla ansökningar och rekvisitioner av bidrag. Ett ombud är vanligtvis en skolchef, förvaltningschef, nämndordförande, VD, eller styrelseordförande. På Mina sidor kan ett ombud: lämna uppgifter i alla ärenden se och ändra allas uppgifter i samtliga ärenden skicka in alla ärenden Representant Representanter har beslutanderätt och rätt att företräda huvudmannen som firmatecknare. De har behörighet för ett specifikt bidrag och kan på Mina sidor: lämna uppgifter i ärende se och ändra allas uppgifter i ärende skicka in ärende Uppgiftssamordnare Uppgiftssamordnare kan vara utbildningsstrateger, utvecklingsledare, FOU-samordnare eller likande - någon som finns centralt i organisationen och har ansvar för att samordna bidragsansökningar. De har behörighet för ett specifikt bidrag och kan på Mina sidor: lämna uppgifter i ärende se och ändra allas uppgifter i ärende Uppgiftslämnare Uppgiftslämnare är exempelvis rektor eller skoladministratör som ska lämna uppgifter om enskilda lärare. De har behörighet för ett specifikt bidrag och kan: lämna uppgifter i ärende endast se de uppgifter de själva har lämnat i ett ärende Viktigt att tänka på: Utse gärna minst en representant, som utöver ombudet kan skicka in ett ärende 3
Lägg upp en behörighetsstruktur för Mina sidor Börja med att läsa igenom kapitlet Behörigheter och lägg sedan upp en plan kring hur just ni ska fördela arbetet med att söka statsbidrag via Mina sidor. Arbetsfördelningen ska passa just er delegationsordning och ni kan vara hur många eller hur få ni vill som arbetar med att söka bidrag. Det är exempelvis helt i sin ordning att en enda person fyller i alla uppgifter i en ansökan eller rekvisition och skickar in den, så länge som personen i fråga har behörighet att teckna firma för er organisation. Om ni i stället har behov av att många personer hjälper till med att lämna uppgifter och en specifik person som endast ska skicka in uppgifterna, behöver ni sannolikt en mer hierarkisk uppbyggnad av behörigheter för Mina sidor. Läs mer om vilka behörigheter som finns i systemet under nästa rubrik. Viktigt att tänka på: Planera er behörighetsstruktur för Mina sidor i god tid. 4
Vem får ett användarkonto på Mina sidor? Skolverket bjuder in en person från varje huvudman att ansöka om ett användarkonto med den högsta behörigheten för Mina sidor, ombud. Den som blivit inbjuden att bli ombud registrerar sina personuppgifter och skickar en ansökan till Skolverket om att få användarkonto på Mina sidor. När Skolverket godkänt ansökan får ombudet sina inloggningsuppgifter per e-post och sin inloggningsdosa per brev och kan nu bjuda in andra användare till Mina sidor. Tillvägagångssättet för att få ett användarkonto på Mina sidor är lika för de andra tre behörighetsnivåerna någon med högre behörighet kan bjuda in någon med lägre behörighet. Den som blivit inbjuden får ett e- postmeddelande med en länk till Mina sidor och en uppmaning om att registrera sina personuppgifter och ansöka om ett konto. När den som är inbjuden har skickat sin ansökan, får den som bjudit in personen ett e- postmeddelande med en uppmaning om att godkänna ansökan. Notera att detta av säkerhetsskäl måste göras inom två veckor, annars måste hela proceduren med att bjuda in och att ansöka om konto göras om. När ansökan är godkänd skickas inloggningsuppgifter per e-post till den som ansökt om ett konto. Viktigt att tänka på: När någon skickat sin ansökan om att få ett användarkonto, måste denna godkännas inom två veckor. Bjud in användare Du som har ett godkänt konto i Mina sidor, kan bjuda in fler användare med en lägre behörighet än vad du själv har. För att bjuda in användare, logga in på Mina sidor och klicka på Administrera användare högst upp på sidan. HÄR 5
På sidan för att Administrera användare klickar du på Lägg till & ta bort behörigheter. Notera att Statsbidrag och Karriärtjänster är förvalt, då det i nuläget är det enda bidraget på Mina sidor. Under varje behörighetstyp som är lägre än din egen, kan du bjuda in fler personer. HÄR Exempel på hur du bjuder in en person som ska vara uppgiftslämnare i bidraget: 1. Under Uppgiftslämnaret klickar du på +Lägg till. 2. Ange e-postadressen till den person du vill bjuda in och klicka på knappen Lägg till. 3. Ett e-postmeddelande skickas nu till personen du bjudit in. Meddelandet innehåller instruktioner med en länk. Personen i fråga måste nu registrera sina personuppgifter och skicka en ansökan om att få sitt konto godkänt av dig. 4. När den som blivit inbjuden har skickat sin ansökan får du e-post. Du måste nu inom två veckor godkänna personen du bjudit in. 5. När du godkänt ansökan får personen i fråga sina inloggningsuppgifter per e-post, och kan logga in på Mina sidor. 6
Godkänn användare När någon du bjudit in som användare har registrerat sina personuppgifter och ansökt om att själv få ett användarkonto, får du ett e-postmeddelande med en uppmaning att inom två veckor godkänna kontot på Mina sidor. För att godkänna någon som har ansökt om att få ett konto, logga in på Mina sidor och klicka på Administrera användare högst upp på sidan. HÄR Klicka på Godkänn & avslå användare. De personer i din organisation som ansökt om användarkonto och behörighet till Mina sidor listas under Ansökande användare. Markera en användare i listan och välj sedan att Godkänna eller Avslå med knapparna under listan. Även andra användare i organisationen kan via denna vy godkänna eller avslå de användare som du har bjudit in. HÄR 7
Ansök om ett nytt användarkonto För att logga in på Mina sidor krävs ett användarkonto med en inloggningsdosa eller en inloggningsmatris. För att få ett användarkonto behöver du en inbjudan från någon som redan är användare i din organisation. Inbjudan kommer per e-post med instruktioner och en länk till en sida där du gör din ansökan om att bli användare på Skolverkets Mina sidor. Länken leder till en sida som heter Ansök om behörighet till Skolverkets Mina sidor. Om du vill ansöka om ett nytt användarkonto, börjar du med att markera att du inte redan har ett konto. HÄR Fyll sedan i dina person- och kontaktuppgifter. När du fyllt i ditt personnummer hämtas ditt namn automatiskt från Skatteverket. Välj själv ett lösenord för ditt konto och notera lösenordet - du kommer att använda detta lösenord när du så småningom loggar in på Mina sidor. Avsluta med att godkänna Skolverkets villkor för hantering av användarkonton och klicka sist på knappen Skicka in ansökan. 8
När du klickat på knappen Skicka in ansökan visas en bekräftelse på att din ansökan blivit registrerad och information om vilka i din organisation som nu kan godkänna ditt användarkonto. Tänk på att din ansökan måste godkännas inom två veckor, annars måste hela proceduren med inbjudan och ansökan göras om. När den som bjudit in dig har godkänt ditt användarkonto får du ett e-postmeddelande med ett användarnamn och en länk till en utskriftsbar inloggningsmatris i PDF-format. Viktigt att tänka på: Lösenordet du själv anger för ditt konto är det som du kommer att använda vid inloggning på Mina sidor. 9
När ditt användarkonto blivit godkänt När ditt användarkonto har blivit godkänt får du ett e-postmeddelande med inloggningsuppgifter och en länk så att du kan skriva ut en inloggningsmatris. Länken i mejlet tar dig till sidan Hämta din personliga inloggningsmatris. Det bästa är om du har möjlighet att skriva ut din matris och sedan förvara den på ett säkert ställe se matrisen som en värdehandling. Om du har tillgång till skrivare, bekräfta detta genom att klicka i bekräftelserutan och sedan på knappen Gå vidare. På sidan Hämta din personliga inloggningsmatris klickar du på knappen Hämta din inloggningsmatris. Du får nu en PDF med en matris och kan skriva ut den på papper. 10
Koppla ett befintligt användarkonto till Mina sidor Om du sedan tidigare har en inloggningsdosa eller en inloggningsmatris Skolverkets bedömningsportal så kan du använda den även för Mina sidor. När du fått en inbjudan per e-post till Mina sidor, klickar du på länken i mejlet och hamnar på sidan Ansök om behörighet till Skolverkets Mina sidor. Välj alternativet att du har ett användarkonto och klicka sedan på knappen Logga in. HÄR Innan du kan fortsätta med inloggningen behöver du komplettera dina befintliga användaruppgifter med personnummer och befattning, samt godkänna villkoren för Mina sidor. 11
När du klickat på knappen Skicka in ansökan visas en bekräftelse på att din ansökan blivit registrerad och information om vilka i din organisation som nu kan godkänna ditt användarkonto. Tänk på att din ansökan måste godkännas inom två veckor, annars måste hela proceduren med inbjudan och ansökan göras om. När den som bjudit in dig har godkänt ditt användarkonto får du ett bekräftande e- postmeddelande. Nu kan du använda din inloggningsdosa eller inloggningsmatris, samt det användarnamn och lösenord du har sedan tidigare, för att logga in på Mina sidor. 12
Vad du behöver för att logga in För att logga in på Mina sidor behöver du ditt användarnamn och ditt lösenord samt en inloggningsdosa (används främst av ombud) eller en inloggningsmatris. Du som fått ett nytt användarkonto Logga in med inloggningsdosa Du behöver: användarnamnet som du fick i ett e-postmeddelande när du blev godkänd som användare. lösenordet du själv valde när du registrerade ditt användarkonto inloggningsdosan du har fått från Skolverket per post. Logga in med inloggningsmatris Du behöver: användarnamnet som du fick i ett e-postmeddelande när du blev godkänd som användare. lösenordet du själv valde när du registrerade ditt användarkonto Inloggningsmatrisen du själv skrivit ut. En länk till matrisen i PDFformat finns i det e-post meddelande du fick när ditt användarkonto blev godkänt. Du som använder ett befintligt konto från bedömningsportalen Logga in med inloggningsmatris Du behöver: Användarnamn Lösenord Inloggningsmatris Som rektor har du fått användarnamn, lösenord och matris från din huvudman. Om du är provadministratör har du fått dessa uppgifter från din rektor. 13
Logga in på Mina sidor Du loggar in på Mina sidor genom att gå till webbadressen minasidor.skolverket.se Välj först inloggningsmetod om du har en inloggningsdosa eller en inloggningsmatris. Ange ditt användarnamn och lösenord och klicka på nästa. Om du tappat bort ditt användarnamn eller lösenord, kontakta den som bjöd in dig som användare till Mina sidor för att få nya inloggningsuppgifter. 14
För dig som loggar in med inloggningsmatris: Ange tre koordinater från din inloggningsmatris. Om det exempelvis står A3 anger du den bokstav eller siffra som står i rutan där kolumn A möter rad 3. När alla matriskoordinater är ifyllda klickar du på knappen Logga in. För dig som loggar in med inloggningsdosa: Håll inne knappen på dosan tills att åtta siffror visas i dosans display. Skriv in siffrorna i fältet Engångskod och klicka på knappen Logga in. Engångskoden gäller endast för detta specifika inloggningstillfälle om du behöver en ny kod, gör om knapptryckningen på dosan. 15
Den första sidan behörigheterna ombud, representant och uppgiftssamordnare ser när ni loggat in på Mina sidors är en startsida som håller ett flertal funktioner. Här kan du bland annat administrera dina egna uppgifter (1), administrera andra användare (2), om du är behörig för flera organisationer ser du det här (3), du kan läsa mer om dina organisationer (4) och du kan ansöka eller rekvirera bidrag beroende på när du har loggat in (5). Om du inte kan logga in på Mina sidor Om du tappat bort ditt lösenord eller inloggningsmatris, kontakta den som bjöd in dig som användare till Mina sidor för att få nya inloggningsuppgifter. Om du har behörigheten ombud ska du kontakta Skolverket om du tappat bort dina inloggningsuppgifter. Om du har andra frågor eller inloggningsproblem, kontakta Skolverket. E-post: minasidor@skolverket.se Telefon: 08-527 332 00. 16
Generera nytt lösenord till annan användare Om någon har glömt bort sitt lösenord kan du generera ett nytt om personen har en lägre behörighet än vad du har. När du loggat in på Mina sidor klickar du på Administrera användare. HÄR Klicka på Hantera användarkonton. Här listas alla användare i din organisation. Välj den person som behöver ett nytt lösenord och klicka på Skicka nytt lösenord. HÄR 17
Generera ny inloggningsmatris till annan användare Om någon har tappat bort sin inloggningsmatris kan du generera en ny matris om personen har en lägre behörighet än vad du har. När du loggat in på Mina sidor klickar du på Administrera användare. HÄR Klicka på Hantera användarkonton. Här listas alla användare i din organisation. Välj den person som behöver en ny matris och klicka på Skicka ny inloggningsmatris. HÄR 18
E-post: minasidor@skolverket.se Telefon: 08-527 332 00 19