Datum Beteckning 2015-06-15 Projektplan Niclas Bendroth Clausenborg niclas.b.clausenborg@kfsk.se Kommunchefer, kommundirektörer och stadsdirektörer i de skånska kommunerna Erbjudande om deltagande i projekt för Strategiskt informationsförsörjning med sikte på ett långsiktigt digitalt bevarande i de 33 skånska kommunerna Kommunförbundet Skåne har, på uppdrag av sina medlemmar, tagit fram ett projektförslag som innebär att vi tillsammans med kommunerna undersöker hur vi kan förbereda kommunerna för ett införande av långsiktigt digitalt bevarande samt ger ett konkret förslag på hur ett införande av ett gemensamt skånsk långsiktigt digitalt bevarande kan gå till. Postadress: Box 53, 221 00 Lund. Besöksadress: Porfyrvägen 8, Lund. Telefon: 046-71 99 00 Telefax: 046-71 99 30 Plusgiro: 34 68 83-2 Bankgiro: 312-8154 Organisationsnummer: 837600-9109 E-post: kansliet@kfsk.se Webb: www.kfsk.se
2 Bakgrund Stora mängder information som produceras och hanteras i de olika kommunala verksamheterna hanteras och förvaras idag i digitala verksamhetssystem, i väntan på en lösning för långsiktigt digitalt bevarande, det som ofta, väldigt generaliserat, kallas earkiv. Det är en nödvändighet att offentliga handlingar förvaras på ett säkert sätt, håller hög kvalitet, är återsökningsbara och att äktheten går att garantera. Det är dessutom viktigt att upprätthålla en hög informationssäkerhet, inte minst för sekretesskyddad information. Det innebär stora kostnader för varje kommun att leva upp till lagens krav både vad gäller analoga och digitala handlingar. Arkiven ska dessutom tillhandahållas och vårdas av utbildad personal. Långsiktigt digitalt bevarande är ett nationellt prioriterat område där samverkan framhålls som en viktig framgångsfaktor av SKL och statens samverkansorgan, e-delegationen. De framhåller vikten av att information som skapas och hanteras digitalt också ska kunna bevaras, vara sökbar och möjlig att återanvända digitalt. I regeringens e-förvaltningsstrategi från 2012 slås det fast att: Sveriges mål är att vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Tillsammans med en arbetsgrupp med kommunala representanter och på ett seminarium våren 2015 med Skånes kommuner, har ett antal insatsområden identifierats som nödvändiga i processen att förbereda för införande av långsiktigt digitalt bevarande: kompetenshöjning, samordning av processer, identifiering av resursbehov och tekniska förutsättningar. Samtliga kommuner har behov av att bygga upp rutiner och struktur för ett långsiktigt digitalt bevarande av information. Därför har Kommunförbundet Skåne fått i uppdrag av medlemmarna att ta fram ett erbjudande för att tillsammans med de skånska kommunerna ta fram förutsättningar för och rekommendation till en gemensam strategi för informationsförsörjning och ett konkret förslag på en lösning för införande av långsiktigt digitalt bevarande.
3 Nyttoeffekter med långsiktigt bevarande Utöver de lagstadgade kraven på offentliga verksamheter att bevara handlingar över tid, så ger ett införande av en lösning för långsiktigt digitalt bevarande en rad mervärden: Bättre möjlighet att möta kravet på öppenhet, inte minst genom att information är strukturerad så att man automatiserat kan uppfylla offentlighetslagstiftningen. Enklare för organisationen att söka och återsöka information som arkiverats. Arkivdatat blir en aktiv informationsmängd i handläggningsarbetet. Effektivare resursutnyttjande av såväl arkivmedarbetarnas tid och kompetens, som lokalytor för arkiv. Ett digitalt arkiv bidrar till en mer transparent organisation och fungerar som basen i verksamhetens informationshantering och ett stöd i verksamhetens utveckling. Genom att ställa av utrangerade IT-baserade verksamhetssystem, kan licenskostnader minskas och tillgängligheten till gammalt data ökar då det kan återsökas via arkivsystemet. Håkan Sörman, VD SKL har uttalat att: Införande av e-arkiv har stor betydelse för ökad öppenhet och insyn i våra verksamheter och kommer att ge ett mycket positivt bidrag till vårt demokratiska samhälle. Det ger även en möjlighet att skapa bättre tillgång till information som främjar, forskning, utveckling och innovation. Fördelar med samverkan Den stora drivkraften i att samverka kring strategi, upphandling och drift, avseende långsiktigt digitalt bevarande, är ekonomin. Detta visas genom dels de förstudier som gjorts i Skåne Nordost och Nordväst, dels i SydArkiveras konceptstudie och kommentarer från R7 som är ett e-arkivsamarbete mellan sju landsting, bland andra Sörmland, Uppland och Jönköping. På SKL:s hemsida kan man läsa mera om bland annat R7: s tankar om samverkan kring digitala arkiv och långsiktigt bevarande. http://skl.se/naringslivarbetedigitalisering/digitalisering/earkiv/erfarenhetergodaexempel/eko nominardenstoradrivkraften.875.html SKL har speciellt fokuserat på att stödja kommuners och landstings arbete med långsiktigt digitalt bevarande och har bland annat, tillsammans med SKL Kommentus Inköpscentral, genomfört upphandlingar på olika delar av arkiv-system. Åsa Zetterberg som är sektionschef för CeSam Center för esamhället på SKL har sagt att Vi vill gärna uppmuntra kommuner och landsting att undersöka möjligheterna att gå ihop regionalt kring e-arkiv. Sektorn har mycket att vinna på att, som i detta fall, samverka kring gemensamma kravspecifikationer, upphandlingar och drift.
4 Syfte med projektet Projektet syftar till att förbereda kommunerna på ett införande av ett långsiktigt digitalt bevarande, genom att höja kunskapen, kompetensen och medvetenheten avseende strategisk informationsförsörjning, belysa de vägval som kommunerna måste göra för att kunna införa system för långsiktigt digitalt bevarande samt skapa förutsättningar för ett kontinuerligt erfarenhets- och kompetensutbyte mellan kommunerna. Mål med projektet Projektet ska ta fram förutsättningar för ett långsiktigt digitalt bevarande för de deltagande kommunerna och ge rekommendationer för framtida samverkansform, för en gemensam skånsk strategi för informationsförsörjning, samt för etablering av en lösning för ett långsiktigt digitalt bevarande. Inom ramen för detta ska projektet även arbeta med kompetensutvecklingsinsatser och informationsspridning med fokus på olika målgrupper i de deltagande kommunerna.
5 Aktiviteter i projektet Projektet ska utgå ifrån redan genomförda insatser i Skåne. Bland annat har Skåne Nordväst och Skåne Nordost redan genomfört förstudier, vars resultat utgör en grund i arbetet i detta projekt. Givetvis ska andra relevanta projekt och arbeten som genomförts i andra delar av landet också värderas och ingå i fundamentet för arbetet. För att undersöka förutsättningarna för införande av ett system för långsiktigt digitalt bevarande ska projektet: Föra en dialog med andra relevanta aktörer, bland andra Region Skåne och SydArkivera, för att ta del av deras verksamhet och kunskap och inte minst utvärdera möjligheten att använda sig av och delta i deras lösning. Planera för och genomföra utbildningar på olika nivåer och för olika kategorier av medarbetare. Fokus ligger på att erbjuda fortbildningstillfällen som utgår från respektive kommuns nuvarande kompetensnivå. Efter projektets inledande översyn av fortbildningsbehovet i de deltagande kommunerna kommer en utbildningsplan med konkreta fortbildningar att presenteras. I projektet ingår tre fortbildningsplatser för varje deltagande kommun Projektet kommer att, mot ersättning, tillhandahålla ytterligare fortbildningsplatser och tillfällen för de kommuner som har behov av ytterligare fortbildning. Etablera nätverk för tjänstemän i kommunerna med ansvar för arkivfrågor skapa ett interkommunalt kollegium, men även under projekttiden arrangera nätverksträffar för att diskutera det löpande arbetet kring strategi, implementering och underhåll av en framtida lösning för långsiktigt digitalt bevarande, samt diskutera och identifiera behovet av kompetensutveckling, såväl nu som framöver. Bedriva omvärldsbevakning för att säkerställa att den strategi och policy för långsiktigt bevarande som ska tas fram överensstämmer med etablerade standarder och metoder. Planera och arrangera minst tre seminarier för kunskapsspridande och erfarenhetsutbyte med målgrupp; verksamhetschefer, registratorer, arkivarier, IT-personal, kommunledning och politiker. Ta fram en kommunikationsplan och ett generellt informationsmaterial som stöd för förankringsarbetet internt i de deltagande kommunerna. Genomföra och stödja kommunikationsinsatser i de deltagande kommunerna. Ta fram en rekommendation för långsiktigt digitalt bevarande för deltagande kommuner omfattande; jämförelse av alternativ för samverkan avseende resursbehov, tidsåtgång och kostnad för deltagande kommuner, både i ett införandeprojekt och vid en framtida förvaltning av en lösning för långsiktigt digitalt bevarande, samt förslag på samverkansform.
6 Leveranser Efter projektets slut är följande genomfört/levererat: kompetenshöjande insatser för olika medarbetargrupper och utgående från kommunernas nuvarande kompetensnivåer. etablerat ett nätverk för strategisk informationsförsörjning och genomfört minst tre nätverksträffar genomfört minst tre seminarier för kunskapsspridande och erfarenhetsutbyte för verksamhetschefer, registratorer, arkivarier, IT-personal, kommunledning och politiker. I rapportform redogjort för förutsättningar och möjligheter för samverkansform och lösning för ett långsiktigt digitalt bevarande för de deltagande kommunerna. Rapporten ska även ge förslag på tidplan och projektplan samt kostnadsberäkning för ett konkret införande.
7 Förutsättningar för genomförande av projektet Kommunförbundet Skåne samordnar projektet och ansvarar för projektledning och administration men projektet finansieras av deltagande kommuner som också ställer personella resurser till projektets förfogande enligt specifikation nedan. Projektet leds av en styrgrupp bestående av kommunala tjänstemän med olika kompetenser: kommundirektör, arkivpersonal, IT-ledning. Varje deltagande kommun utser en samordnare kommunsamordnare för att hålla samman arbetet kring kartläggning av kommunens egna förutsättningar. Kommunsamordnaren blir kontaktpersonen mellan kommunen och projektet. Kommunsamordnaren bekostas av respektive kommun och beräknas behöva avsätta cirka ett par timmar i veckan. Projektet kommer också att behöva diskutera och utreda ett antal konkreta sakfrågor kring exempelvis juridik, ekonomi, teknik och arkivkunskap. Kommunerna förväntas därför bidra med sakkompetens för att, under två-tre mötestillfällen under projekttiden, tillsammans besvara de frågeställningar som uppkommer. För det löpande projektarbetet förväntas det behövas ca 2400 timmars arbete, fördelat på ca 10 personer som hyrs in av projektet, från de deltagande kommunerna. Kostnadsberäkningen för projektet baserat på att samtliga 33 kommuner deltar: Projektledning och administration 1 heltidstjänst, plus resor och administrativt stöd 1,0 mnkr Projektarbetsgrupp 1,2 mnkr totalt ca 2400 timmar fördelat på ca 10 personer. Köps in från deltagande kommuner. Baseras på en kostnad om 500 kr/timme. Utbildningar Inklusive tre utbildningsplatser per deltagande kommun 1,0 mnkr Totalkostnad för projektet 3,2 mnkr Med en fördelning på 50% grundkostnad, lika för alla kommuner, och 50% utgående från storlek skulle fördelningen per kommun bli Grunddel Storleksbaserad del 48 tkr/kommun 1,25 kr/invånare Tidplan Tidplanen för projektet är i huvudsak: 2015-06-15 2015-09-30 2016-01-01 (prel) 2016-12-15 (senast) Detta erbjudande kommuniceras till kommunerna Sista dag för att meddela eller avböja deltagande i projektet Projektstart Projektet avslutas och alla leveranser skall vara genomförda.