Redovisningsrevision 2012 Granskning av lönehantering vid mer än en arbetsgivare Revision KPMG AB Antal sidor: 7 Antal bilagor: 1
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 3 6. Metod 3 7. Projektorganisation 3 8. Iakttagelser och synpunkter 3 8.1 Utvärdering/måluppfyllelse och strategi 4 8.2 Avtalshantering och förvaltning 4 8.3 Debiteringar från universitet 5 8.4 Redovisning 5 Bilaga Överenskommelse
1. Sammanfattning Enligt vår övergripande bedömning finns det förbättringspotential i systemet med kombinationstjänster 1. Vi har inte iakttagit några avvikelser från avtal eller praxis beträffande lönehanteringen för kombinationsanställda. Syftet med denna rapport är, förutom att bedöma kontrollmiljön i systemet med kombinationstjänster, också att bidra till vidareutvecklingen av s rutiner och processer inom det granskade området genom att redovisa vissa noteringar vi gjort i samband med vår granskning. I det följande sammanfattas dessa noteringar och rekommendationer. Vi hänvisar till avsnitt 8 för ytterligare information. Utvärdering/måluppfyllelse och strategi En övergripande policy, regelverk eller motsvarande saknas för den kliniska delen. I policyn kan exempelvis hanteras frågor kring vilka kombinationstjänster som ska finnas, övergripande målsättning och metoder för utvärdering och bedömning. Här bör också tas upp frågor som under vilka förutsättningar och villkor regionen ska finansiera en hundraprocentig tjänst mot Lunds universitet. Vi föreslår också att målsättningen med kombinationstjänster tydliggörs och att en utvärdering sker i konsensus mellan universitet och regionen. Avtalshantering och förvaltning Vi föreslår att regionen inventerar aktuella avtal och upprätthåller ett samlat register över gällande avtal med universitetet. I registret bör det i vart fall framgå vilka kliniker som har kombinationsanställda och även i övrigt finansierar andra typer av specialtjänster. Debiteringar från universitetet Ersättningen för specialtjänster som professorstjänster sker oftast genom en rekvisition från universitetet och utfärdande av betalningsorder av regionen. I många fall saknas det hänvisning till gällande avtal på betalningsorder/rekvisition vilket kan försvåra en uppföljning. Vi anser att det alltid ska finnas en hänvisning till aktuellt avtal. Som vi uppfattat det kan det finnas oklarheter och svagare kontroll av debiteringen från universitetet avseende tjänster som finansieras via ALF 2. Vi rekommenderar att avtalskopior av uppdragsavtal avseende inhyrd personal ska bifogas fakturan som underlag till debiterade kostnader från Lunds universitet. Redovisning Bokföringen i huvudboken är inte alltid konsekvent då exempelvis kostnader för överläkartjänster debiteras på konto för inhyrd personal (läkare) eller på konto för övrig inhyrd personal. Vi föreslår att betalningsordern bör vara förifylld med rätt konto till rätt typ av tjänst för att möjliggöra en konsekvent uppföljning av kostnader och bokföring. 1 Begreppet kombinationstjänster kommenteras vidare i avsnitt 4 2 ALF beskrivs vidare i avsnitt 8.3 1
2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska Lönehantering vid mer än en arbetsgivare. Uppdraget ingår i revisionsplanen får år 2012. Regionen upprätthåller, i nära samspel med medicinska fakulteten vid Lunds Universitet, ett antal så kallade kombinationstjänster 3 för professorer och lektorer. Det finns även andra anställda som har uppdrag åt både ( regionen ) och Lunds Universitet ( universitetet ). Det finns en risk att kontrollen blir svår då det kan uppstå komplikationer och oklarheter mellan olika arbetsgivare. Syftet med granskningen är att undersöka om hanteringen av löner till personer som får lön både från regionen och universitet sker i enlighet med gällande avtal mellan parterna och i överensstämmelse med relevanta regelverk och praxis. Häri omfattas en bedömning av den övergripande kontrollmiljön, avtalsöverensstämmelse, redovisning och om möjligt också om det kan finnas förbättringspotential i vissa avseenden. 4. Avgränsning Granskningen avgränsas till hantering av löner till personer (kombinationstjänster/ kombinationsanställda) med lön från både regionen och universitetet. Vi noterar att kombinationsanställda omfattar de statligt anställda lärare, forskare etc som är anställda på universitetet men som utför så kallad klinisk tjänstgöring på regionens förvaltningar. Man har en delad anställning där två tredjedelar av tjänsten omfattar anställning på universitetet och en tredjedel omfattar anställning hos sjukvården, vilket kan vara SUS 4, Labmedicin Skåne, Psykiatri Skåne och Primärvården Skåne. Granskningen omfattar inte: Anställda (deltid) på regionen som eventuellt också utför arbete på universitetet. Anställda på universitetet som eventuellt också utför arbete på regionen (motsvarande deltid eller heltid). Granskningen omfattar inte heller frågor kring lönesättningar av grundarvoden och liknande för kombinationstjänster. Det kan naturligtvis finnas fall då personer utför motsvarande en heltidstjänst på regionen men också är anställda på universitet. De anses inte vara kombinationsanställda. De får ingå i den normala kontrollen på regionen av att arbetsprestationer levererats. Om det finns personer som är 3 I det följande används begreppen kombinationstjänst och kombinationsanställda synonymt. 4 Skånes Universitetsjukhus 2
anställda på regionen och utför arbete där motsvarande heltidstjänst omfattas de personerna inte heller av denna rapport. Systemet med kombinationsanställda är en mångfacetterad verksamhet. Rapporten gör därför inte anspråk på fullständighet. Dock är vårt mål att använda den kunskap vi erhållit för att bidra med konstruktiva kommentarer och rekommendationer. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten med kombinationstjänster uppfyller: En god övergripande kontrollmiljö via förekomst av policy och tillämpningsregler. En riktig redovisning i huvudbok (konto). I granskningen ingår också att bedöma om hanteringen är i överensstämmelse med avtal mellan parterna och förekommande interna regelverk. Vi har också i förekommande fall utvärderat om det kan finnas förbättringspotential i vissa avseenden. 6. Metod Granskningen har genomförts i november och december 2012 genom: Dokumentstudier av relevanta dokument. Intervjuer och korrespondens med berörda ansvariga personer. Därutöver har vi bedömt relevanta kontroller som vi i övrigt anser säkerställer en fullständig och riktig redovisning. Verifieringen sker genom intervju. Bedömning av kontrollens effektivitet och testning sker genom stickprov. 7. Projektorganisation Granskningen har genomförts av revisor Håkan Fransson, certifierad kommunal revisor Carola Freij, under ledning av auktoriserad revisor Michael Brunosson. Alla personerna är verksamma vid KPMGs Växjökontor. 8. Iakttagelser och synpunkter Situationer där universitetet erhåller ersättning för forskningsstöd eller där personer är kombinationsanställda utgör en mångfacetterad verksamhet. Nedanstående synpunkter gör därför inte anspråk på fullständighet. Enligt den information vi erhållit upprätthåller regionen via bland annat SUS 107 kombinationstjänster för professorer och lektorer. En kombinationsanställning är enligt högskoleförordningen en tjänst som en professor eller lektor får kombinera med anställning inom en sjukvårdsenhet för utbildning och forskning inom det medicinska vetenskapsområdet. Enligt 3
praxis är den tjänsten tredelad. En tredjedel ska ägnas åt undervisning, en tredjedel åt forskning och en tredjedel åt kliniskt arbete. Huvudarbetsgivare är universitetet i Lund. Utöver kombinationsanställda kan det vara så att regionen åtagit sig att finansiera vissa för regionen särskilt angelägna professurer, t ex inom thoraxkirurgi, som därför universitetet debiterar regionen kostnaden för enligt avtal. 8.1 Utvärdering/måluppfyllelse och strategi Kombinationsanställningar kan variera till sitt faktiska innehåll. Arbetsskyldigheten för den kliniska delen är inte närmare reglerad. Teoretiskt skulle det kunna vara så att universitetet subventionerar insatt arbetstid om huvuddelen av arbetet avser den kliniska delen medan motsatsen också skulle vara möjlig om huvuddelen av arbetet avser forskning och undervisning. En övergripande policy, regelverk eller motsvarande kan exempelvis hantera frågor kring vilka kombinationstjänster som ska finnas, övergripande målsättning och metoder för utvärdering och bedömning. Här bör också tas upp frågor som under vilka förutsättningar och villkor regionen ska finansiera en hundraprocentig tjänst från universitetet (se vidare avsnitt 8.3 nedan). I Region Skånes organisation för forskning, utveckling och utbildning 2010-06-22, sid 4, omnämns kombinationstjänsterna och att det är viktigt med ett strategiskt perspektiv och en tydlig målsättning i samverkan med medicinska fakulteten vid universitetet 5. Detta dokument bör med fördel kunna kompletteras med ovan nämnda. I överenskommelse mellan sjukvårdshuvudmannen och den kombinationsanställde ska regleras vilka principer som ska gälla för arbetsskyldighet etc enligt fastställd blankett som ska finnas som underlag till anställningen (bilaga 1). Enligt vår uppfattning bör det finnas en målsättning med kombinationsanställdas tjänster. Målsättningen bör sättas i konsensus med universitetet. Målsättningen bör sedan följas upp genom en egen utvärdering utifrån fastställt frågeformulär ( self-assessment ) och utvärderas årligen. Klinikchefen bör sedan i förekommande fall lämna en andra kommentar på utvärderingen samt lämna en signatur som bekräftelse på utvärderingen ( sign-off ). 8.2 Avtalshantering och förvaltning Kombinationstjänster hanteras på klinikerna. Godkännande av kostnader, avtalsunderlag m m dokumenteras lokalt. Enligt vår uppfattning bör regionen överväga att inventera aktuella avtal och upprätthålla ett samlat register över gällande avtal med universitetet. I registret bör det i vart fall framgå vilka kliniker som har kombinationsanställda och även i övrigt finansierar andra typer av specialtjänster. 5 En forskningspolicy daterad 2009-02-05 finns antagen av regionen. 4
8.3 Debiteringar från universitet Förutom kombinationsanställdas lön som bekostas av regionen finns det finansieringsöverenskommelser mellan universitet och regionen där regionen tar hela personalkostnaden till exempel för vissa professorstjänster. Ersättningen för dessa tjänster sker oftast genom en rekvisition från universitetet och utfärdande av betalningsorder av regionen. I många fall saknas det hänvisning till gällande avtal på betalningsorder/rekvisition vilket kan försvåra en uppföljning. Vi anser att det alltid ska finnas en hänvisning till aktuellt avtal. Det förekommer fakturor från universitetet där debitering sker för inhyrd personal som ska finansieras via ALF-avtalet 6. ALF-avtalet tillåter i princip inte finansiering av statligt anställd personal. Det kan dock vara så att regionen använder inhyrd personal som ersättning för tjänster som inte regionen självt kan tillsätta av olika skäl. Vidare får inte universitetet fakturera för lönekostnader avseende ALF. Enligt vår bedömning kan inte ALF-medel bestrida kostnader Som vi uppfattar det finns det här en del svagheter i kontrollen av debiterade kostnader. Som underlag till debiterade kostnader från universitetet bör krävas bifogade avtalskopior av uppdragsavtal avseende inhyrd personal. 8.4 Redovisning Bokföring på huvudbokskonton sker oftast på konton för inhyrd personal eller läkare. Dock är bokföringen inte alltid konsekvent då exempelvis kostnader för överläkartjänster debiteras på konto för inhyrd personal (läkare) eller på konto för övrig inhyrd personal. För en konsekvent uppföljning av kostnader och bokföring bör exempelvis betalningsordern vara förifylld med rätt konto för att användas till rätt typ av tjänst. KPMG dag som ovan Michael Brunosson 6 ALF-avtalet är avtalet mellan svenska staten och vissa landsting om samarbete om grundutbildning av läkare, medicinsk forskning och utveckling av sjuk- och hälsovården. 5