ETT b o k n i n g s p r o g r a m s p e c i e l lt a n p a s s at f ö r svenska kyrkans verksamhet Aveny Bokning b e s tä l l n i n g av b e g r av n i n g a r f r å n b e g r av n i n g s by r å e r
2 a v e n y b o k n i n g
a v e n y b o k n i n g Begravningsbyråbeställningar Med Aveny Bokning kan vi erbjuda en särskild funktion för beställning av begravningar. Det innebär att det går att erbjuda begravningsbyråerna en 24-timmarstjänst och samtidigt förenkla och effektivisera bokningsprocessen i samband med begravningar. Principen är att tillgängliga begravningstider publiceras via internet. Efter inloggning med lösenord kan begravningsbyråer välja bland tillgängliga tider och beställa begravningen. För att publicera tider och lägga beställning används WebAveny Bokning. Det innebär att funktionen är enkel och intuitiv och kan användas av begravningsbyråernas personal utan någon större utbildningsinsats. Då begravningsbyrån lagt sin beställning tas den emot, kontrolleras och godkänns av bokaren. Därmed sker all administrativ hantering under ordnade former. 3
a v e n y b o k n i n g Publicering av tider för begravning För att erbjuda begravningstider till byråerna måste alla tider som skall vara bokningsbara läggas in. Bokaren börjar med att boka en begravning och klicka för flaggan uppe till höger i bilden. Om flaggan är förbockad så kommer tiden att vara möjlig att beställa för begravningsbyrån i WebAveny. Därefter väljer man om det bara skall gå att beställa begravningar som är kremeringar alternativt jordbegravningar. Här kan man komplettera med präst, musiker och/eller vaktmästare om detta redan är känt. För att snabbt och smidigt boka in andra återkommande begravningstider används funktionen repeterande aktivitet. Klicka på och ange tid och intervall. Tider som är ett på förhand bestämt antal dagar från dagens datum och som inte är beställda kommer automatiskt att tas bort. Hur många dagar bestämmer användaren själv. Detta innebär inte att alla begravningstider behöver göras tillgängliga utan här väljer man alltså själv vilka tider som skall publiceras via WebAveny. 4
a v e n y b o k n i n g Bestäm tid för begravning Genom att ge begravningsbyrån tillgång till WebAveny Bokning kan byråns personal själv se och boka tillgängliga begravningstider. I månadsbilden ser man vilka dagar det finns lediga tider. Dessa dagar visas med gul bakgrund. I exemplet ovan visas tre olika begravningstider med tre olika bakgrundsfärger. Blå bakgrundsfärg innebär att det är en tidigare beställd bokning som är beställd eller bokad av den egna begravningsbyrån. Vit bakgrundsfärg innebär att det är en tidigare publicerad bokning som är beställd eller bokad av annan byrå. Man ser om det är en kremering eller jordbegravning. Gul bakgrundsfärg innebär att det är en ledig tid. Håller man markören över tiden så ser man aktuell personal och om det är en kremerings- eller jordbegravningstid Förutom dessa tre färger kan även grå bakgrundsfärg förekomma. Det sker när en begravningstid ligger för nära i tiden och därför inte längre kan bokas. 5
a v e n y b o k n i n g Fyll i beställningsformuläret Begravningsbyråns personal kan nu reservera en begravningstid genom att markera en ledig tid (gul bakgrundsfärg) i kalendern. Därefter fylls beställningsformuläret i med alla kända uppgifter. De uppgifter som är markerade med * framför ledtexten i ovanstående bild är obligatoriska och måste alltså vara ifyllda för att beställningen skall kunna sparas. 6
a v e n y b o k n i n g Mottagning av begravningsbeställning Så snart bokaren loggar in i Aveny Bokning eller så fort en begravningsbeställning gjorts av begravningsbyrån visas en textruta i bilden hos bokaren. Bokaren använder nu rutinen Begravningsbeställningar i Aveny Bokning och får där först upp en förteckning över inkomna beställningar. Bokaren väljer en beställning och får fram det ifyllda formuläret från begravningsbyrån under fliken Beställning. För att aktivera beställningen och göra en begravningsbokning av. den så trycker bokaren på knappen Bokningen kan därefter kompletteras. Om den personen som avlidit finns i Avenys adressbok markeras den som avliden. Därmed finns det ingen risk att något utskick görs av misstag från Aveny-programmen. 7
Ett gränslöst program www.eniac.se sales@eniac.se Telefon 031 708 29 50 Telefax 031 708 29 55 Krokslättstorg 5 431 37 Mölndal