Protokoll nr 04-13 I samband med föreningsstyrelsens möte Stockholm 16-17 April 2013 1 Mötets öppnande, närvaroredovisning Anna Holgersson öppnar mötet. Föreningsstyrelsen Närvaro: AH Anna Holgersson 1208 Hansacompaniet Malmö MN Maria Nilsson 0163 Ringen Stockholm KL Karin Larsson 0606 Huskvarna RA Robert Adrell 1518 Alingsås MLB Mari-Louis Bengtsson 1305 Laholm ALPC Ann-Louise Persson Carter 1002 Karlskrona DP David Pettersson 2203 Sundsvall SS Sofia Sandberg 0215 Täby Stockholm NUB Nils Undall-Behrend 1250 Löddeköpinge (dag 2) AA Angelika Andersson 1424 Sisjön Göteborg (dag 2) Frånvaro: AL Andreas Ljungholm 0144 Jarlaplan Stockholm 2 Fastställande av dagordning Dagordningen kompletterades och godkändes. 3 Föregående protokoll Nr 03-13 gicks igenom korrigerades och godkändes. 4 Ekonomi Ekonomisk redovisning SPF. Redovisas i Maj. Redovisning kst.3250. Redovisas i Maj. c) Budgetuppföljning SPF. Redovisas i Maj. d) Tidsredovisning. Vi går igenom vår tidsredovisning för kst.3250. KL förklarar att vi har en avvikelse mot budget på kostnader med aktivitetsnummer 23001 och 23006 samt att problemet med poster utan aktivitetsnummer kvarstår. KL förtydligar dock, att vi totalt sett ligger inom ramarna för vår budget räknat i timmar, men att vi har avvikelser när det gäller kostnader. Detta kan förklaras med att den budgeterade kostnaden per timme (inklusive arbetsgivaravgifter) är satt till 200:- medans utfallet är något högre. e) Kostnadsredovisning SPF. f) Kostnadsredovisning klubb. g) Inkomna äskanden. 5 Kontakter med företagsrepresentanter DP har träffat Åsa Zettergren som är projektledare för nya sortimentsmodellen. DP informerade Åsa om de merkostnader som en del butiker har upplevt med
hanteringen av det nya infasningssättet. Artiklar med en hög efterfrågan skall veckovis fasas in i butikens sortiment, vilket kräver att hela varugrupper måste flyttas om. Butikens ekonomi räcker inte för att hantera detta varje vecka, om omfattningen av dessa artiklar är så stor som de hittills har varit. DP förklarade att de upplever att de artiklar som fasas in är sådana som tidigare har varit populära under en kort tid i samband med att en leverantör har marknadsfört dem. Åsa tog med sig synpunkten. 6 Samverkansråd Nästa möte är den 23 maj. 7 Samrådsmöte Nationellt samrådsmöte är planerat till den 24 april. SS har bokat en lokal och utformat ett program. Samverkansavtalet, information om avtalsrörelsen samt prioritering av avtalskraven står på agendan. 8 Klubbar Klubbesök SPF s kontaktombudsdagar KL- Jönköpings FK har haft en kontaktombudsdag den 8 april. Dagen bestod av information om motioner och avtalskrav samt ett besök av områdeschefen. c) Handlingsplan för klubbar Vi tittade på handlingsplanen för SPFs klubbar och kompletterade med vad som hänt sedan senaste uppdateringen. d) e) f) g) Inkomna protokoll MN redovisar inkomna protokoll. Borås Skövde FK 8/1-12 Jönköping/Sydost FK 12/11-12 Jönköping FK 10/12-12 Göteborgs FK 17/1, 13/2, 13/3, 19/4, 23/5 och 15/6-12 Kontorsklubben 8/2, 8/3-13 Jönköping FK 26/2-13 Stockholms FK 7/1, 14/2-13 Värmlands FK 12/3-13 Borås Skövde FK 3/4-13 Klubbordförandes e-post adress MN har uppdaterat sändlistan med nya klubbordföranden. Vi beslutar att SS uppdaterar denna lista fortsättningsvis eftersom SS även får till uppgift att läsa inkomna protokoll. Organisationsnummer MN förklarar att bankerna vill att vi registrerar ett organisationsnummer för varje klubb. KL bekräftar att så är fallet och tillägger att det är vid ändring eller ny öppnande av konto som bankerna har meddelat klubben om denna förändring. SS berättar att informationen finns på www.skatteverket.se där även en instruktion finns för hur man skall gå tillväga, med just en fackförening som exempel. Vi enas om att DP skickar ut informationen till klubbarna. SPF s kontaktombud uppdateras MN har uppdaterat bokhyllan med en del nya kontaktombud. Den är dock långt ifrån komplett. SS erbjuder sig att fortsätta uppdateringen genom Beslut Sidan 2 av 7
att ge klubbordföranden till uppgift att skicka in ombudens namn och sedan sammanställa dessa. 9 Kommittéer Personal- och samrådskontakt/posk. AA har planerat in en introduktionsdag där även föreningsstyrelsen skall delta en del av dagen. Ljung & Sjöberg är inbjudna samt en representant ifrån HR. Dagen är planerad till den 4 september. Arbetsmiljökommittén. KL redogör för arbetsmiljökommittén sammanträde den 28 februari. Alkohol & hälsa, stress, rehab, sjukfrånvaro, NKI, Wellnet, utvärdering av Agerus samt tillbud var ämnen som togs upp. Arbetsmiljökommitténs fullständiga protokoll finns att hitta under: /Personal/arbetsmiljö/arbetsmiljökommittén på vinet. c) Bolagsstyrelsen. AH redogör för bolagsstyrelsens sammanträde den 21 februari. Styrelsen fick en genomgång av resultaten ifrån Agerus undersökningen, vårt CSR arbete samt en presentation av utfallet av våra nyckeltal i företaget. I övrigt så diskuterades måltalen för OPI och NKI, status för hemleverans, IT-säkerhet samt att policyn för likabehandlande inom företaget fastställdes. d) Pensionsstiftelsen. Rapporter från styrelsemöten Systembolagets pensionsstiftelse 21 och 27 mars 2013. Under mars har stiftelsen haft två möten där stor tid har använts för att noggrant analysera och diskutera portföljens sammansättning för att utreda hur tillgångarna skall placeras både på kort och lång sikt för att ge en så riskfri och bra avkastning som möjligt efter de riktlinjer vi har. Årsredovisning 2012 för Systembolagets Pensionsstiftelse har godkänts och undertecknats. Förvaltningen har gett ett överskott på fyra procent. Per den 31 december 2012 uppgick marknadsvärdet av stiftelsens tillgångar till 1 883 miljoner kronor medan den pensionsskuld som stiftelsen har i uppdrag att trygga var av SPV beräknad, enligt Finansinspektionens anvisningar, till 1 775 miljoner kronor, vilket innebär en konsolideringsgrad på cirka 106 procent. Den första januari 2013 sänktes Finansinspektionens grundränta i de så kallade tryggandegrunderna som används för beräkning av pensionsskulden. Denna sänkning innebär att beräknade åtaganden kommer att öka med cirka 260 miljoner kronor. Systembolaget AB har beslutat att under 2013 avsätta kapital för att täcka detta. Olof Lindblad 10 Egna frågor SIFF/hälsopeng MN har efterlyst de pengar som avsattes till SIFF. Dessa pengar var avsedda för systembolagets medarbetare där syftet var att främja aktiviteter inom motion och hälsa. KL tar frågan med Jeanette Rubertsson. Verksamhetsplan MN har fått frågan om varför vi inte har någon verksamhetsplan i årsredovisningen. Frågan diskuteras och vi anser att det vore en bra idé att skriva ner det som beslutas på vår planeringskonferens även i en verksamhetsplan. Sidan 3 av 7
De långsiktiga mål som vi beslutar att arbeta med är idag inte samlade i något eget dokument. c) Protokoll till revisorer KL -Våra revisorer har efterlyst våra protokoll. Vi förtydligar att de självklart skall få ta del av våra protokoll, samt att det skall framgå av handboken. DP lägger till dem på sändlistan d) Ledighetsansökningar vid regionråd AH förklarar att flera ledighetsansökningar har fått avslag då de inkommit försent. Kallelsen till regionrådet har i dessa fall skickats ut två veckor i förväg. Företaget kräver dock att ledighetsansökan kommer in fyra veckor i förväg. MN tar frågan med Unionen. Beslut Handboken e) Femkamp 5 nov. Försäljningsledningen antog utmaningen, och evenemanget går av stapeln den 5 november. MN och SS står som arrangörer. f) Kurser för våra centralt förtroendevalda. MN- på Unionens hemsida så finns det kurser kopplade till den förtroendevaldes ansvar. Vi ser gärna att våra förtroendevalda går dessa kurser. MN och AA arbetar vidare med frågan. g) h) i) j) k) l) Hur ska vi göra med motionerna? Ska vi prata på alla? MN funderar på om vi behöver presentera vårt utlåtande på alla motioner. För att spara tid så skulle vi kunna fokusera på de motioner som har fått avslag nu när vi har så många. Vi diskuterar frågan och enas om att vi inte genomför den förändringen till RS i år, men att vi kan ta upp frågan på vår planeringskonferens. Ledighetsansökan för SPF ombuden MN har blivit kontaktad vid ett antal tillfällen då namnet i ledighetsansökningen inte stämmer överens med den person som skall vara ledig. Detta kan bero på att butiken nyligen har valt ett nytt ombud. DP skriver ett mail till klubbordföranden och bifogar även blanketten för ledighetsansökan. Hur ska demokratin se ut hos oss i FS? MN presenterar sina åsikter kring vissa typer av motioner. MN menar att många av dessa skulle kunna åtgärdas tidigare om vi hade fått reda på dem på ett annat sätt. MN föreslår också att vi i föreningsstyrelsen kan arbeta på ett liknande sätt. Vi diskuterar alternativa kanaler och syftet med att skriva motioner och hur vi upplever att det fungerar. Löneavdelningen arbetar för sänkt mertidsutag DP har fått indikationer på att löneavdelningen i större utsträckning än tidigare har synpunkter på de anställningsärenden som butikerna vill genomföra. I vissa fall så har den som utfört anställningen blivit övertalad att ändra en visstidsanställning till en tillsvidareanställning alternativt förändra sysselsättningsgraden. Följden har blivit att man har gått förbi LAS listan och förändrat butikens kontraktsbild utan samverkan. AH tar frågan i årsarbetstidsgruppen. Årets butik. Vem är det som driver på? MN har pratat med en nyanställd butikschef som hade förhört sig om vad som krävs för att bli årets butik. Den uppfattning som han fått var att det krävdes att man körde sitt eget race. Vi diskuterar och kommer fram till att vi har väldigt litet inflytande på hur tävlingen bedöms, men att bedömningsgrunderna inte speglar egna race utan är väldigt detaljerade. Utbildning FS Sidan 4 av 7
MN har planerat en utbildning för oss den 3 juni tillsammans med Therese Eck. Utbildningen handlar om retorik och det finns två alternativ att välja på. Öva inför grupp Hur bygger man upp en presentation Vi tycker att det andra alternativet känns bäst. MN meddelar Therese. ln1.15 11 Konferens 12 RS MLB bekräftar att större delen av de praktiska detaljerna är klara. Vissa frågetecken kring gåvor och blommar rätas ut och ett antal arbetsuppgifter delas ut och tider stäms av. Inkomna motioner från Gävle Uppsala FK Gävle Uppsala FK har skickat in ett antal motioner som har kommit oss tillhanda efter att vår motionsberedning avslutats och tryckts. Vi enas om att motionerna får behandlas nästa år. AH meddelar klubben. Värva och vårda medlemmar Värvningsgruppen i regionerna samt värvningsmaterial MN tipsar om att det finns en värvningsgrupp i varje region inom Unionen. De har tagit fram en folder som heter Unionens lilla guide till en bra början som går att beställa. DP skickar upplysningen till våra klubbordförande Egen broschyr till klubbarna MN berättar att det finns en möjlighet för våra klubbar att skapa en egen broschyr genom ett verktyg på Unionens hemsida. Broschyren kan innehålla text och presentation om klubben som klubben själv kan formulera. MN kollar om vi kan lägga till vår logga. 13 Avtalsfrågor och avtalsrörelse AH förklarar att de senast i delegationen har diskuterat delpensionslösningen och huruvida den påverkar märket eller inte. De har också så smått börjat diskutera vårt avtal, då detta skall avhandlas under juni. 14 Lönegruppen AH berättar att de vid sitt senaste möte diskuterat ett förslag på en lönefördelningsmodell. AH föreslår att vi avsätter tid på nästa möte där föreningsstyrelsen tillsammans med lönegruppen kan titta på modellen utifrån olika perspektiv. 15 Årsarbetstid Dispensansökningar AH meddelar att det redan kommit in dispensansökningar för extra mertid. Vi behöver enas om ett förhållningsätt för hur vi i framtiden skall hantera dispenser. Var och en framför sina tankar och AH tackar för dessa. Förhoppningsvis så kommer utvecklingen att stävjas i och med den satsning som företaget nu genomför i form av utbildning av butikschefer. 16 Handlingsprogrammet Vi kan konstatera att vi är klara. AH- Bra jobbat! 17 Information Sidan 5 av 7
c) SPF-nytt SS gör ett förslag till nästa möte E-post till klubbordföranden Ledighetsansökan, information om organisationsnummer och regionernas värvningsgrupp. Hemsidan SS: nytt datum 1 maj 18 Aktualiserades. De som kommer åt bokhyllan uppdaterar själva minneslistan, och röd markerar det som är nytt, övriga mailar KL. 19 20 c) Övriga frågor MN berättar att vi har en pågående strejk i Fränsta utanför Sundsvall. Tio medarbetare på ett callcenter strider för att få kollektivavtal med stöd ifrån Unionen. MN presenterar resultatet av den sammanställning hon gjort över helg och kvällsarbete under jul & nyår. SS berättar att ritbord och lekhörna fortfarande förekommer på en butik. MN tar frågan med Mia Kleregård. SPF s 100års jubileum Uppstart på junimötet. 21 Kalender: 2013 14-15/1 Föreningsstyrelsen sammanträder 7/2 Samverkansråd 11-12/2 Föreningsstyrelsen sammanträder 14/2 Bolagsstyrelsen telefonmöte 21/2 Bolagsstyrelsen sammanträder 18-20/3 Föreningsstyrelsens motionsberedning Skarpö 21/3 Pensionsstiftelsen sammanträder 27/3 Pensionsstiftelsen sammanträder 16-17/4 Föreningsstyrelsen sammanträder 17/4 Bolagsstyrelsen telefonmöte 24/4 Nationellt samrådsmöte 25/4 Bolagsstyrelsen årsstämma 3-6/5 FS sammanträder + RS Skarpö 22/5 Pensionsstiftelsen sammanträder 23/5 Samverkansråd 3/6 Arbetsmiljökommittén sammanträder 3-5/6 Föreningsstyrelsens Planeringskonferens 12-13/6 Bolagsstyrelsen sammanträder 9-10/9 FS sammanträder hos NUB 17/9 Arbetsmiljökommittén sammanträder 19/9 Bolagsstyrelsen sammanträder 26/9 Pensionsstiftelsen sammanträder 3/10 Samverkansråd 25/10 Bolagsstyrelsen telefonmöte 18-20/11 SPF-konferens Skarpö 28/11 Bolagsstyrelsen sammanträder 28/11 Arbetsmiljökommittén sammanträder Sidan 6 av 7
5/12 Pensionsstiftelsen sammanträder 12/12 Samverkansråd 22 Mötets avslutande Anna tackade och förklarade mötet avslutat. Mötessekreterare: Ordförande: David Petersson Anna Holgersson Sidan 7 av 7