Licenshantering i HogiaLön Plus

Licenshantering i HogiaLön Plus I HogiaLön Plus finns tillägget licens (observera att detta inte är detsamma som den licens du hämtar via ditt sexsiffriga licensnummer) som har arbetats fram för att du skall få en bättre överblick över dina databaser. Licenshanteringen anpassar ditt serviceabonnemang till din aktuella företagssituation. I och med licenshanteringen slipper du också se inaktiva gamla databaser i samband med att du öppnar upp ditt program. Du registrerar endast de företagsdatabaser som du arbetar med aktivt och låter de övriga ligga vilande. I programmet finns en licensfil som skall hålla reda på aktiva databaser och antalet anställda i respektive databas. I korthet innebär detta att första gången du startar HogiaLön Plus måste du skapa en licensfil och sedan registrera de databaser som du kommer att arbeta med. Hur du gör detta beskrivs utförligt i detta material. Om du ändå undrar över något efter att du läst detta är du välkommen att besöka vår websida www.kundtorg.hogia.se Där kan du genom att logga in med ditt kundnummer och de tre första bokstäverna I företagsnamnet alltid hitta aktuell information och tydliga guider som underlättar ditt arbete. En datormiljö kan se ut på många olika sätt. Det vanligaste är att man arbetar i något slags nätverk. Det vill säga att du och dina kollegor sitter och arbetar vid era personliga datorer medan själva företaget I HogiaLön Plus, den så kallade databasen, finns på en server någon annanstans i huset. Arbetsstationen (så kallad klient) Server Observera Om du arbetar i nätverk är det viktigt att tänka på att licensfilen måste sparas ned på en plats så att alla HogiaLön Plus-användare kan komma åt den. 1

Steg för steg - för dig med HogiaLön Plus - SQL Licenshantering för administratören Observera Den som gör de första två punkterna på denna lista måste ha administratörsrättigheter på datorn och på servern. Uppdatera HogiaLön Plus (www.kundtorg.hogia.se) Programmet HogiaLön Plus Licens installeras automatiskt på samma ställe där ditt löneprogram ligger. Skapa en licensfil Skapa en mapp någonstans i nätverket och kontrollera att den är utdelad till alla HogiaLön Plus-användare så att de kommer åt att läsa och ändra i mappen (dela ut en mapp - se avsnittet Vanliga frågor längst bak i materialet). Ge mappen gärna något lämpligt namn så att det är lätt att veta vad den används till till exempel HLP_Licens. Öppna Licenshanteraren (Start Hogia HogiaLön Plus Licens). Skapa ny licensfil skall endast göras en gång. En och samma licensfil används för samtliga databaser för samtliga användare. När du trycker OK får du en kontrollfråga: Svara Ja för att fortsätta skapa licensfilen. 2

När du pekat ut sökvägen och trycker OK är licensfilen sparad och licenshanteraren öppnas automatiskt redo för att registrera dina databaser. Registrera databaser Registrera databaser i programmet Licenshanteraren Första gången du går in i Licenshanteraren är fönstret Företagslista tomt. Allt eftersom du registrerar dina databaser så kommer fönstret att fyllas med dina företag. Observera Föregående års databaser behöver du registrera för att kunna ta ut rapporter och dylikt över årsskiftet. 3

Gå till menyn Arkiv och välj Registrera SQL databas. Ange vilken server du skall koppla upp dig mot. Windows autentisering: Används om du inte behöver göra någon speciell inloggning mot SQL-servern. Den inloggning du gör för att logga in på företagets nätverk när du startar datorn på morgonen gäller även för SQLservern. SQL Server autentisering: Används om du behöver ange ett specifikt användarnamn och lösenord för SQLservern. Prova gärna din uppkoppling för att se att den finner vad du söker genom att klicka på Testa. Markera de databaser du vill kunna komma åt och arbeta med. Klicka på Registrera. Observera Du kan gå tillbaka hit och registrera /avregistrera företag allt eftersom arbetet förändras. 4

Längst ned till vänster i bild står Antal anställda. Detta är ett räkneverk som räknar upp den totala mängden anställda i samtliga registrerade databaser. Övningsföretaget och tidigare år av samma företag påverkar inte antalet. Det är denna siffra som styr vilken licens du behöver av HogiaLön Plus för att kunna arbeta och i slutänden skriva ut Kontrolluppgifter. Övningsföretag: För att programmet skall känna av att den specifika databasen är ett testföretag krävs att företaget har ett namn som börjar med ordet Övningsföretag (ej känsligt för små/stora bokstäver) samt att databasnamnet uppfyller samma krav. Tidigare år: För att programmet skall veta vad som är ett så kallat Tidigare år måste databasen uppfylla något av nedanstående krav: har ett årtal i namnet (exempelvis Lasses Såg AB(20XX) att räkenskapsåret i databasen är äldre än föregående år. Exempel: Om det nuvarande räkenskapsåret är 2019, så räknas 2019 som innevarande år, 2018 är föregående år och alla gamla år fram till och med 2017 räknas som tidigare år och som i och med det ej påverkar räkneverket för Antalet anställda. Nu är exempelföretaget Lasses Såg AB och föregående år av samma företag registrerat och klart. Nu är det bara att gå in och arbeta som vanligt. Tips! Du som har många SQL-databaser som du arbetar med parallellt kan uppleva att det blir väntetider vid inloggningen i HogiaLön Plus. Anledningen till detta är att programmet gör en kontroll mellan ditt användarnamn och behörigheten till var och en av licensfilens alla registrerade SQL-databaser. Behörighetskontrollen är nödvändig för de företag där endast vissa administratörer skall kunna komma in i och arbeta i vissa företag. Om det inte spelar någon roll att alla löneadministratörer kommer åt alla databaser så finns en funktion under menyvalet Avancerat här i Licenshanteraren som heter Lista SQLdatabaser utan behörighetskontroll som kan vara bra att känna till. I och med att du markerar denna funktion så görs ingen behörighetskontroll varje gång du öppnar programmet och väntetiden kortas ned. 5

Licenshantering för löneadministratörer När administratören uppdaterat HogiaLön Plus, sparat ned licensfilen och registrerat alla databaser är allt redo för dig som löneadministratör att gå in och arbeta som vanligt i löneprogrammet. Det enda du behöver göra innan du kan arbeta vidare är att peka ut var företagets licensfil finns någonstans. Starta HogiaLön Plus Första gången du öppnar HogiaLön Plus efter uppdatering så får du ett nytt fönster där licensfil efterfrågas. Ange sökväg till licensfil Klicka på knappen Bläddra och sök dig fram till den mapp där licensfilen skall vara sparad. Kontakta din tekniker eller den administratör som sparat ned Licensfilen och ta reda på vad servern och mappen heter (Ex: \\servernamn\hlplicens\) Markera licensfilen och klicka på knappen Öppna. Sökvägen är nu sparad. Nu ser du HogiaLön Plus inloggningsfönster. Här listas alla de databaser som är registrerade i nuläget. Saknar du någon databas kan du via programmet PA Licens registrera dessa i efterhand. För att gå vidare och arbeta i HogiaLön Plus markerar du aktuell databas och klickar Ok för att komma in och arbeta som vanligt med löneberedning och så vidare. 6

Steg för steg - för dig med HogiaLön Plus - Access Licenshantering för administratören Observera Den som gör de första två punkterna på denna lista måste ha administratörsrättigheter på datorn och på servern. Uppdatera HogiaLön Plus Versionerna finns på vårt kundtorg på webben; www.kundtorg.hogia.se. Licenshanteraren installeras automatiskt på samma ställe där ditt löneprogram ligger. Skapa en licensfil Accessanvändare behöver inte skapa någon speciell mapp för licensfilen då den med fördel kan sparas ned direkt i samma mapp där HogiaLön Plus databaser sparats. Då licensfilen fylls med information om registrerade databaser så är det bra om det tas en backup av licensfilen emellanåt. Antingen gör ni detta manuellt genom att helt enkelt kopiera filen, döpa om den och spara ned filen på ett annat ställe än där den skarpa filen ligger. Du kan också välja att spara ned filen på ett ställe där ni i normala fall också tar återkommande backuper (nattbackup och så vidare). Öppna Licenshanteraren (Start Alla program Hogia PA HogiaLön Plus Licens) Skapa ny licensfil Skall endast göras en gång. En och samma licensfil används för samtliga databaser för samtliga användare. När du trycker OK får du en kontrollfråga: Svara Ja för att fortsätta att skapa licensfilen. Klicka dig fram till den plats på nätverket där du vill spara ned filen. 7

Du kan med fördel spara ned filen i Datamappen där dina företagsdatabaser ligger. När du pekat ut sökvägen och trycker OK är Licensfilen sparad och det är fritt fram att lägga till databaser. Funktionen att lägga till databaser kan antingen göras av administratören eller av löneadministratörerna själva i programmet Licenshanteraren. Alla som installerat den nya versionen av HogiaLön Plus har också fått programmet Licenshanteraren och kan då gå in och registrera/avregistrera databaser. Registrera databaser Registreringen av databaser sker i programmet Licenshanteraren. Första gången du går in i Licenshanteraren är fönstret Företagslista tomt. Allt eftersom du registrerar dina databaser så kommer fönstret ovan att fyllas med dina företag. Observera Du behöver registrera föregående års databaser för att kunna ta ut rapporter med mera över årsskiftet. 8

Gå till menyn Arkiv Registrera Accessdatabas. Klicka dig fram dit där dina företagsdatabaser ligger. Exempel \\servernamn\program\hlplus\data Tryck OK. Kontrollera att sökvägen pekar rätt. (Om du har databaser i undermappar som du vill komma åt så bockar du i rutan Sök i underkataloger). Klicka sedan på Sök. Om din sökväg pekar mot en lokal hårddisk (till exempel C:) reagerar programmet med att be dig kontrollera din sökväg. Då det är vanligast att databaserna finns på en nätverksplats finns denna kontroll för att hjälpa dig rätt om du av misstag angivit fel sökväg. 9

Har du angivit fel sökväg svarar du Nej på frågan och går tillbaka till Arkiv - Registrera Accessdatabaser och pekar ut den korrekta sökvägen. Har du däremot en så kallad Enanvändarlicens och databaserna ligger på din lokala dator så svarar du Ja på frågan och går vidare. När programmet sökt färdigt så ser du alla de oregistrerade HogiaLön Plusdatabaser som finns på den angivna platsen. Markera genom att bocka i rutorna framför namnet på de databaser som du vill kunna arbeta med och klicka sedan på Registrera. Observera Du kan gå tillbaka hit och registrera /avregistrera företag allt eftersom arbetet förändras. Längst ned till vänster i bild står Antal anställda. Detta är ett räkneverk som räknar den totala mängden anställda i samtliga registrerade databaser. 10

Övningsföretaget och tidigare år av redan uppräknat företag påverkar inte antalet. Antalet anställda styr vilken licens du behöver av HogiaLön Plus för att kunna arbeta och i slutänden skriva ut Kontrolluppgifter. Övningsföretag: För att programmet skall känna av att den specifika databasen är ett testföretag krävs att företaget har ett namn som börjar med ordet Övningsföretag (ej känsligt för små/stora bokstäver) samt att databasnamnet uppfyller samma krav. Tidigare år: För att programmet skall veta vad som är ett så kallat Tidigare år måste databasen uppfylla något av nedanstående krav: har ett årtal i namnet (exempelvis Lasses Såg AB(20XX) ) att räkenskapsåret i databasen är äldre än föregående år. Exempel Om det nuvarande räkenskapsåret är 2019, så räknas 2019 som innevarande år, 2018 är föregående år och alla gamla år fram till och med 2017 räknas som tidigare år och som i och med det inte påverkar räkneverket för Antalet anställda. Nu är exempelföretaget Lasses Såg AB och föregående år av samma företag registrerat och klart. Nu är det bara att gå in och arbeta som vanligt. 11

Licenshantering för löneadministratörer När administratören uppdaterat HogiaLön Plus, sparat ned licensfilen samt registrerat alla databaser kan du som löneadministratör att gå in i programmet och börja arbeta som vanligt. Det enda du behöver göra är att peka ut var filen Licensefile.xml finns i nätverket. Följ punkterna nedan. Starta HogiaLön Plus Första gången du öppnar HogiaLön Plus efter uppdateringen så öppnas ett nytt fönster där den efterfrågar en licensfil. Ange sökväg till licensfil Klicka på knappen Bläddra och sök dig fram till den mapp där licensfilen skall vara sparad. Vanligtvis är filen sparad där dina HogiaLön Plus databaser ligger. (Exempel: \\servernamn\program\hlplus\data) men kontakta gärna din tekniker/administratör för att få reda på den exakta sökvägen. Klicka på nedåtpilen i den vita rutan vid Leta i. Klicka dig fram dit där licensfilen är nedsparad. Markera licensfilen och klicka på knappen Öppna. Sökvägen är nu sparad. 12

Logga in i HogiaLön Plus För att komma vidare så att du kan arbeta i HogiaLön Plus markerar du aktuell databas och klickar Ok för att komma in och arbeta som vanligt med löneberedning och så vidare. 13

Vanliga frågor Varför kan jag inte skapa en mapp i nätverket? Om du inte kommer åt avsedd mapp där licensfilen skall ligga eller om du själv försöker skapa en mapp på nätverket för att spara ned licensfilen och detta inte går har du förmodligen inte tillräckliga rättigheter i nätverket. Kontakta din administratör och kontrollera att du har läs- och skrivrättigheter på angiven plats. Mappen där Licensfilen sparas måste vara utdelad till de personer/den grupp av personer som skall arbeta med HogiaLön Plus. För att se vilka personer som har behörighet till aktuell mapp gör du så här: Markera mappen, högerklicka och välj Egenskaper och gå sedan till fliken Säkerhet, knappen Redigera. 14

I bilden ovan är mappen utdelad så att endast Eva och administratörer i nätverket kommer åt att läsa från mappen. För att styra utdelningen så att avsedda personer ska komma åt den så klickar du på knappen Lägg till. Klicka på Avancerat för att gå vidare och söka i nätverket efter dina användare. 15

Ange namn (eller grupp) och klicka på Sök nu. Markera personen (gruppen) och klicka OK för att komma tillbaka till första rutan där nu personen (gruppen) skall ligga upplagd. 16

Bocka för Ändra, Läsa och köra, Läsa och Skriva i kolumnen Tillåt vilket räcker för den normala användaren. Släpper du på fullständig behörighet finns alltid risken att filen kan tas bort av någon av misstag. Lägg sedan upp en person som ska vara administratör och ge den personen fullständig behörighet. Klicka på knappen Verkställ och stäng med OK. Hur hittar jag en sparad licensfil? Ställ dig i Utforskaren och använd sökfältet. Sök efter Alla filer och mappar. Filen heter: licensefile.xml Sök på den server, eller på din lokala hårddisk, där du tror dig ha lagt den. Finner du en licensfil som ligger på fel ställe har du två alternativ; antingen flyttar du befintlig fil till rätt ställe eller också tar du bort denna och skapar en ny via Licenshanteraren. Fördelen med att flytta filen istället för att ta bort den, är att du då inte riskerar att ta bort en licensfil där någon redan har registrerat databaser. Tar du bort en fil med registrerade databaser så måste dessa databaser registreras på nytt. Om du vill flytta en befintlig Licensfil söker du fram den (till exempel enligt beskrivningen ovan). Markera filen, högerklicka och välj Klipp ut. Klicka dig fram via mappstrukturen till vänster i bilden ovan till rätt ställe där Licensfilen skall sparas ned. Högerklicka och välj Klistra in. 17

Varför ser jag inte mappen där licensfilen ligger? Du har antagligen inte läs-/skrivrättigheter till mappen. Kontrollera med administratören att denne har delat ut mappen till de användare som skall komma åt den. För mer information om utdelade mappar se första frågan i avsnittet Vanliga frågor. Vad gör jag om jag råkat radera min licensfil? Har du tidigare tagit en backup på licensfilen så kan du spara ned kopian på korrekt plats i nätverket och kontrollera att namnet är; licensefile.xml Har du ingen kopia på filen så får skapa en ny licensfil och registrera dina företag på nytt. Följ guiden i detta dokument från början. Varför blir mina rapporter i HogiaLön Plus över årsskiftet fel? Öppna licenshanteraren (Start Alla program Hogia PA HogiaLön Plus Licens) och kontrollera att aktuellt företags föregående år är registrerat. Om inte se tidigare beskrivning i detta dokument hur du registrerar databaser. Varför tar det så lång tid för HogiaLön Plus att lista mina företag? När du loggar in i HogiaLön Plus så gör programmet en kontroll mellan ditt användarnamn och behörigheten till var och en av licensfilens registrerade databaser. Behörighetskontrollen är nödvändig för de företag där endast vissa administratörer skall kunna komma in i och arbeta i vissa företag. Om det inte spelar någon roll att alla löneadministratörer kommer in i alla lönedatabaser så kan du i programmet Licenshanteraren (Start Alla program - Hogia PA HogiaLön Plus License) markera Lista SQLdatabaser utan företagskontroll (under menyvalet Avancerat). På detta sätt görs ingen behörighetskontroll varje gång du öppnar programmet och väntetiden kortas ned. Störst skillnad märker du om du har många databaser. Varför säger HogiaLön Plus att min licens är för liten? Licenshanteraren och/eller Hogia Licensing har jämfört storleken på din licens med summan av antalet anställda i dina aktiva/registrerade databaser. HogiaLön Plus har funnit att antalet anställda överskrider licensens storlek. Om du misstänker att detta inte är korrekt till exempel att programmet förutom dina aktiva databaser även tagit med anställda i er Övningsdatabas i summeringen. Läs avsnittet om att registrera databaser i dokumentet och se om ni har ett felaktigt namn på Övningsföretaget. Kontakta din support via mail eller telefon. Hur vet jag vilken storlek på licensen jag har? Du går in I ditt program och går till menyn Hjälp och väljer Om HogiaLön Plus. Där står den mesta information du kan behöva om ditt program. Vid Antal anställda ser du din aktuella licensstorlek utskriven i siffor. 18