Guide för behörighetssystemet i Matilda Guiden är uppdaterad t o m Matildaversion 4.7.0. Eftersom olika personer med olika arbetsuppgifter och funktioner inom kostverksamheten använder Matilda på olika sätt krävs det ett behörighetssystem som begränsar vilka delar i Matilda som får användas av olika personer. Genom behörighetssystemet kopplas behörigheter i programmet ihop med verkliga personer och bestämmer vad dessa får göra i Matilda och vilka parter de får agera som. Behörighetssystemet i Matilda är uppbyggt kring behörighetsgrupper med olika funktioner i Matilda. Se dokumentet Vad får behörighetsgrupperna göra? I varje organisation bör en person utses till Matildaadministratör och sköta administreringen av säkerhetssystemet. D v s registrera användare och underhålla behörigheter. Användaren kan inte göra något i systemet utan att tillhöra minst en behörighetsgrupp samt vara tilldelad en eller flera parter. Användaren kan vara medlem i flera grupper samtidigt. Behörighetsgruppen avgör vilka menyval, knappar och fönster som får användas. Det finns ingen begränsning på hur många användare som kan vara medlemmar i en grupp. Både användarid och gruppnamnet måste vara unika, det vill säga att inga användare eller grupper kan ha samma ID/namn. Om man försöker spara en användare eller en grupp med ett upptaget namn visas ett felmeddelande och namnet måste ändras innan det går att spara. Det går heller inte att redigera ett sparat användarid eller gruppnamn, då måste användarid eller gruppen först raderas och därefter återskapas. När användarid och grupper skall skapas kan bokstäverna A-Z och siffrorna 0-9 användas. Matilda levereras med ett antal behörighetsgrupper. Dessa grupper kan redigeras eller raderas precis som de grupper du själv skapar. De kommer dock att återställas vid en uppdatering av Matilda! Vill du ändra något i en grupp rekommenderar vi att du kopierar gruppen först, och utför förändringarna i kopian. Då sparas förändringen även efter en uppgradering. Om en användare har glömt sitt lösenord kan den som har behörighet att registrera användare kryssa lösen för användaren som får logga in med standardlösenordet XXXXXX. Därefter måste användaren välja ett nytt lösenord. Guiden innehåller följande avsnitt: Registrering av användare Ändra information om användare Ta bort användare Logga in i Matilda första gången Kryssa lösen för användare Skapa ny grupp Tilldela behörighet till grupper Kopiera grupp Ta bort grupp Inställningar av ID och lösenord Copyright 2011 FOODit Kostsystem AB 1
Registrering av användare 1. Gå in på menyraden Underhåll/Behörighetssystem/Användare för att öppna bilden Användare (1004). I tabellen visas alla användare som är anslutna till systemet. En person måste inte tillhöra någon grupp för att existera i systemet, därför visas alla användare i den här bilden. Det är möjligt att sortera användarna efter valfri kolumn genom att dubbelklicka på kolumnrubrikerna; Matilda3 och webmatilda. Man kan också klicka i checkboxarna Matilda3 eller webmatilda för att sortera användarna. 2. Klicka på knappen Ny användare för att öppna bilden Information om Användare (1005). 3. Fyll i AnvändarID. Du kan använda bokstäverna A-Z och siffror 0-9. AnvändarID måste börja med en bokstav. AnvändarID skall bestå av minst 2 tecken och max 10 tecken. Tänk på att AnvändarID måste vara unikt, det får inte finnas flera användare med samma ID. 4. Fyll i namn, telefonnummer och e-postadress. 5. Klicka i checkboxen Visa alla grupper för att se alla valbara grupper. 6. Koppla den nya användaren till en eller flera behörighetsgrupper för Matilda3 eller webmatilda genom att klicka i en eller flera rutor i kolumnen Tilldelad. 7. Klicka i checkboxen Visa alla parter för att se alla valbara parter. 8. Koppla den nya användaren till den eller de parter användaren får arbeta som i Matilda genom att klicka i en eller flera rutor i kolumnen tilldelad. 9. Klicka på Sök part för att öppna bilden Sök part (123) för att enklare söka efter de parter användaren får arbeta som i Matilda3 eller webmatilda. Copyright 2011 FOODit Kostsystem AB 2
10. Klicka på Uppdatera för att spara informationen. 11. Klicka på Stäng för att stänga bilden. 12. Den nya användaren visas därefter i bilden Användare (1004). Där kan man utläsa om användaren har tilldelats behörighet i Matilda respektive webmatilda eller både och. Ändra information om användare 1. Gå in på menyraden Underhåll/Behörighetssystem/Användare för att öppna bilden Användare (1004). 2. Markera en användare och klicka på knappen Ändra för att öppna bilden Information om Användare (1005). 3. Klicka i checkboxen Visa alla grupper för att se alla valbara grupper. 4. Klicka i checkboxen Visa alla parter för att se alla valbara parter 5. Justera informationen för användaren genom att klicka i eller ur rutorna med grupper och parter. 6. Avsluta med att klicka på Uppdatera för att spara informationen. Copyright 2011 FOODit Kostsystem AB 3
Ta bort användare Användare kan plockas bort från Matilda från två bilder, Användare (1004) och Information om användare (1005). 1. Gå in på menyraden Underhåll/Behörighetssystem/Användare för att öppna bilden Användare (1004). 2. Markera användaren som skall tas bort. 3. Klicka på Ta bort. 4. Svara Ja på kontrollfrågan om du vill ta bort användaren. 1. I bilden Information om användare (1005) är redan en användare vald. 2. Klicka på Ta bort. 3. Svara Ja på kontrollfrågan om du vill ta bort användaren. Copyright 2011 FOODit Kostsystem AB 4
Logga in i Matilda första gången 1. Klicka på ikonen Matilda för att öppna inloggningsbilden. 2. Fyll i AnvändarId. 3. Fyll i standardlösen (XXXXXX) i fältet Lösenord. 4. Klicka på Login. 5. Klicka OK på meddelandet om att lösenord måste bytas. 6. Fyll i standardlösen i fältet Befintligt lösenord. 7. Fyll i ett nytt lösenord i fältet Nytt lösen. 8. Upprepa det nya lösenordet i fältet Verifiera nytt lösen. 9. Avsluta med att klicka på OK. 10. Markera den part du vill arbeta som i bilden Välj Part (12). 11. Klicka på Välj för att komma in i Matilda. Copyright 2011 FOODit Kostsystem AB 5
Kryssa lösen för användare Om en användare glömmer sitt lösenord kan den som har behörighet att registrera användare kryssa lösen. Det innebär att lösenordet ersätts med standardlösenordet XXXXXX. (6 st X). När användaren loggar in med standardlösenordet måste han/hon byta till ett nytt lösenord. 1. Gå in på menyraden Underhåll/Behörighetssystem/Användare för att öppna bilden Användare (1004). 2. Markera användaren som har glömt sitt lösenord. 3. Klicka på Ändra för att öppna bilden Information om användare (1005) 4. Klicka på knappen Kryssa lösen för att ändra lösenordet till standardlösen. 5. När lösenordet är kryssat visas ett meddelande som talar om vilken användare lösenordet är kryssat för. 6. Nu kan användaren logga in med standardlösen (XXXXXX) och byta till ett nytt lösenord. Copyright 2011 FOODit Kostsystem AB 6
Skapa ny grupp 1. Gå in på menyraden Underhåll/Behörighetssystem/Grupper för att öppna bilden Grupper (1006). 2. Klicka på knappen Ny grupp för att öppna bilden Gruppadministration (1007). 3. Fyll i GruppID. Tänk på att GruppID måste vara unikt, det får inte finnas flera grupper med samma ID. 4. Fyll ev. i en Beskrivning av gruppen. 5. Koppla användare till den nya gruppen genom att klicka i rutan i kolumnen Tilldelad för de användare som skall kopplas till gruppen. Klicka i checkboxen Visa alla för att visa alla användare. 6. Klicka på Uppdatera för att spara den nya gruppen. Då släcks fältet med GruppID samtidigt som knappen Behörighet tänds. 7. Klicka på knappen Behörighet för att öppna bilden Bilder (1009). Tilldela behörighet till grupper När gruppen är sparad skall den tilldelas behörighet. Det innebär att du anger vilka bilder gruppen skall få behörighet till och vilken nivå av behörighet det skall vara. En användare kan vara medlem i flera grupper och att det är alltid den högsta behörigheten som gäller! Observera att behörighetsgrupper som skapas i Matilda inte kan kombineras med behörigheter från webmatilda. Vill man tilldela en användare behörighet till båda applikationerna, måste denna ingå i minst en av vardera behörighetsgrupper. I bilden Bilder (1009) visas alla bilder som finns i Matilda, som har någon typ av behörighetskontroll. Vissa bilder, till exempel bilder som presenterar sökresultat, har ingen behörighetskontroll då de inte kan orsaka någon förändring eller visa känslig information. I tabellen visas varje bild med BildID, Bild, vilken Funktion bilden har samt vilken Behörighet som finns att välja på eller är vald. Högst upp i hörnet står namnet på den grupp som skall tilldelas behörighet. Behörigheten finns i flera olika nivåer: Inget, Titta, Ändra och Ja. GLÖM INTE SPARA med jämna mellanrum då gruppen tilldelas behörighet. Då får du lättare överblick över hur mycket som är valt! Inget innebär att bilden inte ens kommer att öppnas. Titta innebär att användaren kommer att kunna öppna bilden, göra sökningar och titta på viss information men hon/han kan inte uppdatera eller radera information. Copyright 2011 FOODit Kostsystem AB 7
Ändra innebär att användaren har (oftast) full behörighet till bildens funktioner. Ja kan betyda två saker: generellt gäller att för bilder som inte har någon uppdatera/radera-funktion har användaren full behörighet i bilden om bilden är markerad med ett Ja. I vissa fall innebär det att användaren har behörighet till en viss funktion, ett tydligt exempel är Utskrift i Utleverans mot beställning (34). Där kan användaren ha bildbehörighet Ändra till bilden, men ändå kan han/hon inte skriva ut information från bilden - för det krävs även att Utskrift-funktionen har fått ett Ja i behörigheten. 1. Gå in på menyraden Underhåll/Behörighetsystem/Grupper/Gruppadministration för att öppna bilden Gruppadministration (1007). 2. Klickar på knappen Behörighet för att öppna bilden Bilder (1009). 3. Första gången en grupp skall få någon typ av behörighet är tabellen tom. Klicka i Visa alla bilder för att visa alla bilder. 4. Välj för vilken applikation, dvs. för Matilda3 eller webmatilda, du vill skapa behörighet för genom att klicka på pilen i fältet för Applikation. 5. Klicka på en rad i kolumnen Behörighet så visas en pil som fäller ner en rullgardinsmeny. 6. Välj behörighet genom att klicka på önskad behörighetsnivå. Det är endast de behörighetsnivåer som är aktuella för just den bilden/funktionen som visas. 7. Gå igenom hela tabellen och välj behörighetsnivå för varje bild. Avsluta med att klicka på Uppdatera för att spara informationen. Copyright 2011 FOODit Kostsystem AB 8
Kopiera grupp Om du inte vill skapa en helt ny grupp, utan vill använda någon av de grupper som följer med Matilda som bas och göra mindre förändringar, är det bäst att kopiera gruppen. 1. Gå in på menyraden Underhåll/Behörighetssystem/Grupper för att öppna bilden Grupper (1006). 2. Markera den grupp som skall kopieras. 3. Klicka på knappen Kopiera grupp för att komma vidare till bilden Kopiera Grupp (1013). 4. Fyll i det nya gruppnamnet som måste vara unikt, det får inte finnas flera grupper med samma namn. 5. Skriv ev. in en beskrivande text som talar om vilka uppgifter gruppen har. 6. Klicka på Kopiera. 7. Klicka OK på meddelandet som talar om att kopieringen är utförd. 8. Den nya gruppen ligger nu i listan med grupper i bilden Grupper (1006). 9. Justera gruppens behörighet i bilden Bilder (1009). För mer information se avsnittet Tilldela behörigheter till grupper. Copyright 2011 FOODit Kostsystem AB 9
Ta bort grupp Grupper kan plockas bort från Matilda i två bilder, Grupper (1006) och Gruppadministration (1007). 1. Gå in på menyraden Underhåll/Behörighetssystem/Grupper gör att öppna bilden I bilden Grupper (1006). 2. Markerar gruppen som skall tas bort. 3. Klicka på Ta Bort. 4. Svara Ja på kontrollfrågan om du vill radera gruppen. 1. I bilden Gruppadministration (1007) är en grupp redan vald. 2. Klicka på Ta bort. 3. Svara Ja på kontrollfrågan om du vill ta bort användaren. Copyright 2011 FOODit Kostsystem AB 10
Inställningar för ID och lösenord Standardinställningarna går att ändra i bilden Underhållsparametrar (1014) som öppnas från menyraden Underhåll/Underhåll av behörighetssystem/underhållsparametrar. I fältet Minsta antal tecken i ID bestämmer du hur många tecken ett användarid minst måste ha. Högsta antal tecken i ID är 10 stycken. I fältet Minsta antal tecken i lösenord bestämmer du hur många tecken lösenordet minst måste ha. I fältet Antal dagar lösenordet är giltigt bestämmer du efter hur många dagar som användaren måste byta lösenord. Ju högre säkerhetsnivå desto oftare bör lösenordet bytas. De tre sista dagarna före lösenordet slutar gälla får användaren en påminnelse om att byta lösenord. Om användaren inte har bytt lösenord under de tre dagar påminnelsen visas måste användaren byta lösenord nästa gång han/hon loggar in i Matilda. Antal dagar lösenordet är reserverat fungerar som en spärr så att det inte går att byta till samma lösenord vid byte av lösenord. Det valda antalet dagar anger hur många dagar lösenordet är spärrat och inte går att använda. GrantSql Om det finns flera olika användare i databastabellen som inte har blivit skapade genom Matilda, utan genom import, bör man köra en GrantSql för att ge de här användarna rätt behörighet. Copyright 2011 FOODit Kostsystem AB 11