Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening Datum: 2012-12-13, kl. 17.15 Plats: IKDC Ordförande: Astrid Sjögren, TM13 Sekreterare: Sofie Tapper Jansson, TM14 Övriga närvarande: Siri Hönig, TM13 Johan Sterner, TM13 Eric Jonsson, TM14 Johanna Leonard, TM14 Melissa Denbaum, TM13 Hanna Svenstrup, TM14 Sammanfattning Under detta juliga och trevliga möte diskuterades hur TMS styrelse bör och skall arbeta med budget och bokföring. Slutsatsen blev att samtliga i styrelsen skall föra och kontinuerligt följa upp en budget för sin verksamhet. Under mötet informerade IT-ansvarig om att tmonline.se kommer ligga nere i tre dagar i v.51 för att en ny version av hemsidan skall lanseras innan jul. IT-utskottet skall även ta fram en grafisk profil till TMS i början av 2013. Kåravtalet har nu diskuterats av alla parter vilket resulterat i att det endast avser utbildningsmässiga frågor och är redo för underskrifter. Styrelsen ägnade en del av mötet åt att förbereda inför föreningsstämman och bestämde att verksamhetsberättelser skall lämnas till Astrid senast 4/2. Fyra propositioner skall skrivas av Johan och Astrid. TMS styrelse önskar en god jul och tackar för denna termin.
1. OFMÖ 2. Val av justerare 3. Godkännande av föredragningslistan 4. Beslutsuppföljning Samarbete med TLTH och LEK CRM-system 5. Budget och bokföring (diskussion) 6. Arbetet med nya hemsidan (information och diskussion) 7. Ny grafisk profil (information och diskussion) 8. Inför stämman: propositioner, verksamhetsberättelser och testamente (information och diskussion) 9. Information från Ordförande (information) 10. Information från TM Advisory (information) 11. Information från TM-dagen (information) 12. Information från Ekonomiansvarig (information) 13. Information från TM Marknadsföring (information) 14. Information från TM IT (information) 15. Information från TM Utbildning (information) 16. Information från TM Social (information) 17. Information från TM Alumni (information) 18. Information från Sekreterare (information) 19. Övriga frågor 20. Utvärdering av dagens möte 21. OFMA
1 OFMÖ Ordförande förklarar mötet öppnat. 2 Val av justerare Styrelsen valde Johan Sterner och Hanna Svenstrup som justerare. 3 Godkännande av föredragningslistan Styrelsen godkände föredragningslistan. 4 Beslutsuppföljning Samarbete med TLTH och LEK Den senaste versionen av avtalet skickades ut till styrelsen ett par dagar innan mötet. Det är nu ett avtal som behandlar endast studiebevakning, vilket både TMS och kårerna tycker är lämpligt. Punkten om nomineringsrätt till utbildningsutskottet på LundaEkonomerna och medverkan i SRX hos TLTH diskuterades och slutsatsen var att avtalet är bra i sin nuvarande form och kan skrivas under. Punkten tas bort från beslutsuppföljningen. CRM-system På grund av något bristande kommunikation har inte systemet köpts in än. Systemet skall vara igång till nästa möte. Punkten kvarstår på beslutsuppföljningen. 5 Budget och bokföring (diskussion) Rutiner kring budget och bokföring har saknats inom TMS en längre tid. För att styrelsen skall förbättra sitt budgetarbete har ekonomiansvarig skapat en budgetmall som i fortsättningen skall följas av varje styrelsemedlem. Johan poängterar att det viktiga är att budgeten följs upp under året för att underlätta arbetet med ekonomin. Förbättrade rutiner kring budgetarbete kommer leda till att TMS aktiviteter kan planeras och utvärderas ekonomiskt och att TMS medlemmar kommer få ökad insikt i TMS arbete och ekonomi. Från och med nu skall alla utskott föra en ordentlig budget med uppföljning. Ansvaret för att detta görs vilar på både ekonomiansvarig och varje utskottsordförande.
6 Arbetet med nya hemsidan (information och diskussion) För att kunna skapa och lansera den nya versionen av tmonline.se behöver ITutskottet stänga ner den gamla sidan i tre dagar under vecka 51. Detta för att det ligger mycket skräpkod i den gamla hemsidan och att det lättaste är att göra om den från scratch. Detta kommer dock inte påverka intranätet. Sidan kommer bli i Wordpress-format. TM-Online kommer finnas i en studentversion på svenska och en företagsversion på engelska. Styrelsen är positiv till förändringen och IT går vidare med arbetet. 7 Ny grafisk profil (information och diskussion) IT-utskottet planerar att skapa en grafisk profil för TM efter årsskiftet. Styrelsen fick se ett exempel på en grafisk profil och var enig om att det vore bra att skapa ett enhetligt intryck i skriftligt material inom föreningen. Punkten läggs upp på beslutsuppföljning. 8 Inför stämman: propositioner, verksamhetsberättelser och testamente (information och diskussion) Styrelsen beslutar att verksamhetsberättelser ska vara färdiga den 4 februari 2013. Ordförande uppmanar styrelsen att läsa förra stämmans handlingar för att få en känsla över hur en verksamhetsberättelse skall se ut. De avgående i styrelsen uppmanas att ha testamenten färdiga för överlämning till stämman 13/2, 2012. Fyra propositioner skall skrivas: - Valberedningens uppgift skall beskrivas i stadgarna (Astrid skriver propositionen). - Proposition om möjligheten att kandidera under stämman (skrivs av Astrid) - Proposition för uppföljning av ekonomi och budget (skrivs av Johan). - Proposition för redovisningsprincip till stadgarna (skrivs av Johan). Om någon i styrelsen vill skriva ytterligare propositioner ombeds de kontakta Astrid. Under denna punkt diskuterades även att styrelsen bör se till att valberedningen går ut med information om de valbara posterna till medlemmarna. Astrid tog på sig att sköta denna kontakt. 9 Information från Ordförande (information) Sedan förra mötet har Astrid skickat ut Placement Report till TM12 och har fått in runt 25 svar hittills. E.On-eventet har ägt rum och de verkade vara nöjda. Däremot är svarsfrekvensen på deras utvärdering låg och deltagarna skall påminnas. Dessutom har Astrid tagit över sekreteraruppgifterna och skickat ut ett nyhetsbrev sedan sist. Hon gjorde även ett inhopp och höll tal på En kväll med TM.
10 Information från TM Advisory (information) Johanna har gjort en ny prismodell för mentorerna och budgeten ser bra ut. Planen är att hålla speeddejting den 4 februari för TM14 och middagen ska inte hållas på Grand då mentorerna hellre ser studenternas miljö. Advisoryutskottet består nu av sju personer. 11 Information från TM-dagen (information) Anmälningar är utskickade, företagsvärdar är ordnade, en del sponsring är fixad, film är inspelad och trailer kommer i januari. Det går bra nu. 12 Information från Ekonomiansvarig (information) Accenture-eventet var lyckat, men tyvärr lite dålig uppslutning från TM13. Det är något att tänka på till nästa år. Johan har undersökt Innovation Engineeringkontot vidare och varit i kontakt med Fredrik Nilsson. Enligt honom kommer pengarna tillfalla TM Studenterna och den ursprungliga meningen var att det ska gynna studenternas lärande. Summan är 170 000 kr. En handledare för de senaste årens kurser ska dock få betalt först, vilket gör att denna summa kommer minska. Hur dessa skall användas skall övervägas av styrelsen och diskuteras under nästa styrelsemöte. 13 Information från TM Marknadsföring (information) En kväll med TM var väldigt lyckat. Frågestund med smågruppsrotation fungerade bra, studenterna fick på så sätt tala med flera TM:are. Siri och utskottet har tagit fram en ny informationsbroschyr som ska användas under våren, den är redan utplacerad på strategiska platser på LTH och EHL. Affischer är uppe på EHL inför ekonomernas ansökningar. Dessutom samarbetar Siri med IT-utskottet i utformningen av den nya hemsidan. De nya roll-upsen kommer förhoppningsvis vara levererade till TM-dagen. Ericsson kommer ha ett kvällsevent där den 7 februari vilket Johan och Astrid skall ta hand om. 14 Information från TM IT (information) Eric undrar vem det är som är ansvarig för vilka delar av hemsidan. IT-utskottet efterfrågar rutiner kring events/bilder/uppdateringar och föreslår att vi skall sätta
upp ett ramverk kring hur det skall hanteras. Dessutom vill Eric skriva en guide som gör det lätt för styrelsemedlemmar att lägga upp information på hemsidan. 15 Information från TM Utbildning (information) Kinautskottet ligger under TMU för TM14 och Sofie skall börja locka folk till att gå med i det. Sofie och Astrid skall försöka förbättra kontakten med programledningen och skall ordna ett möte i januari. 16 Information från TM Social (information) Julmyset var mysigt. Det har dock varit oklarheter kring hur uthyrningen av Café Bryggan fungerar. Siri upplyser om att det bör räcka att söka festtillstånd i receptionen. Vi skall inte behöva betala något till Café Bryggan. Hanna arbetar även med nya sportaktiviteter och hoppas på en utveckling mot lite mer extrema sporter som går att göra event av. 17 Information från TM Alumni (information) Inte närvarande. 18 Information från Sekreterare (information) Inte närvarande. 19 Övriga frågor Melissa välkomnar TM14 på minimässa som TM13 har i samband med sin projektledningskurs imorgon fredag 14 december i kårhuset. 20 Utvärdering av dagens möte Detta var ett produktivt, trevligt och juligt möte. 21 OFMA Ordförande förklarar mötet avslutat.
Sekreterare Ordförande Sofie Tapper Jansson Astrid Sjögren Justerat Johan Sterner Hanna Svenstrup