Energismart genom upphandling inköpsprocessen

Forum för samverkan mellan kommuner Energismart genom upphandling inköpsprocessen

Handledningsmaterialet är framtaget av Katja Wessling, HandlingsForum Hållbar Utveckling Skånes kompetenscentra för hållbar upphandling hutskane.se, handlingsforum.se, info@hutskane.se Hanna Savola, Länsstyrelsen Skåne, lansstyrelsen.se Grafisk form: Sustainable Studio, Lund Finansierat av Energimyndigheten, energimyndigheten.se December, 2014 Länsstyrelserna leder och samordnar det regionala arbetet med att minska klimatpåverkan och klara energiomställningen. En av de utpekade åtgärderna i Skånes klimat- och energistrategi är Offentlig upphandling och verksamhet som förebild. För att stödja länets kommuner i användandet av inköpsprocessen som ett verktyg i energieffektiviseringsarbetet beviljades Länsstyrelsen Skåne medel från Energimyndigheten till projektet SILABE-GU (Skånskt ImplementeringsLAB för Energieffektivisering Genom Upphandling). Hanna Savola, klimat- och energistrateg, har ansvarat för projektet från Länsstyrelsens sida. Hållbar Utveckling Skåne har genom HandlingsForum (förening ens kompetenscentra för hållbara inköp) insikt och mångårig praktisk erfarenhet med att arbeta med kommuner och en hållbar inköpsprocess. HandlingsForum (tidigare MILOU) har drivit verksamhet kring hållbara inköp sedan 2008. Föreningen är ägd av Skånes kommuner, bildningsinstitut och företag och är en neutral och sammankallande part som tar tillvara skånska organisationers hållbarhetsbehov. Katja Wessling från HUT Skåne har agerat projektledare och facilitator för SILABE-GU. 2

Innehållsförteckning förord...4 energismart genom upphandling inköpsprocessen...6 Materialets olika delar... 6 Handledningsmaterial... 6 Material som stöd till handledaren... 6 Deltagarmaterial... 6 Vem drar med fördel igång forumet?... 7 Forumets facilitatorer... 7 Hur många kan delta?... 7 Målgrupp... 7 Resultat... 7 Fler möjliga resultat... 7 Översikt över forum-året... 8 Om energieffektivisering och inköpsprocessen...10 Energieffektivisering... 10 LCC Life cycle cost... 10 LCA Livscykelanalys... 10 Investeringens påverkan på resultaträkningen... 10 Inköpsprocessen... 11 Politiska policybeslut och mål... 11 Verksamhetsbeslut... 12 Lagen om offentlig upphandling LOU... 12 Uppföljning... 12 Behov... 12 Marknad... 12 Upphandling... 12 Avtal... 13 Beställning... 13 Leverans... 13 Faktura... 13 Användning och förbrukning... 13 Kunskap... 13 Styrning... 13 Kommunikation... 13 Om facilitering...15 Hur bidrar en facilitator?... 15 Kreativt spänningsfält... 16 Att blir duktig på att ställa frågor... 17 Forum-året i detalj...19 Praktiska tips... 19 Gör materialet till ert eget!... 19 Rummet för ert forum... 19 Tidsåtgång... 19 Dokumentation... 19 Maj: Förberedelser inför forum-året... 20 Maj oktober: Informationsmöten och överenskommelser... 21 Oktober: Forum 1... 23 Oktober december: Mellantid 1... 29 December: Forum 2... 30 December mars: Mellantid 2... 36 Mars: Forum 3... 37 Mars maj: Efterarbete... 40 Ordlista...42 Länkar...45

förord Detta utbildningsmaterial är ett resultat av ett projekt som Länsstyrelsen Skåne och HandlingsForum, Hållbar Utveckling Skånes kompetenscentra för hållbar upphandling genomfört mellan mars och december 2014. Deltagarna har arbetat med energieffektivisering genom inköpsprocessen i tre forum där deltagarna utforskat och delat kunskap och inspiration med varandra. De har också löst arbetsuppgifter i tiden mellan forumen. Arbetet har utförts både i helgrupp och mindre grupper. Processen har drivits av en facilitator/ processledare med stöd av en till två personer. Kommunerna som deltog; Eslöv, Helsingborg, Kristianstad, Landskrona, Lund, Skurup, Tomelilla och Östra Göinge har erbjudits ett coachande stöd under och mellan forumen. De har också uppmanats att stödja varandra vilket de gjort. Med stor generositet, nyfikenhet och öppenhet har de engagerat sig i kunskapsutbyten, utvecklat arbetet i sina kommuner och bidragit till det utbildnings material som tagits fram. Kommunerna har uppskattat arbetssättet att de själva driver processen framåt och vi ser att nätverket som skapats i projektgruppen kommer ha nytta och glädje av varandra även framöver. Kommunerna har valt att förbereda en upphandling och göra ett strategiskt eller organisatoriskt arbete. Utöver detta kan de välja hur engagerade de vill vara, då ambitionsnivåerna och arbetsbelastningen varierar bland deltagarna. En öppen och utforskande attityd etableras tidigt och ligger till grund för ett väl fungerande och värdeskapande community som har fokus på praktiskt utvecklingsarbete och erfarenhetsutbyte. Detta är inte ett utbildningsmaterial i stil med A Ö inom inköpsprocessen. Deltagarna får genom korta föreläsningar en gemensam nivå på sin grundläggande kunskap kring inköpsprocessen och energieffektivisering, men utöver det arbetar de praktiskt samt söker och utbyter kunskap. De får möjlighet att hitta sätt att möta behov som finns i deras verksamheter idag. Arbetet blir motiverande då det har verklig relevans för dem. Ansvarstagandet i projektet och omsorgen om andra kommuners behov har varit anmärkningsvärd. Låt materialet visa vägen! Det kan kännas trevande i början men det finns detaljerade beskrivningar av vad som ska göras på de tre forumen och i mellantiderna. Det arbetsmaterial som deltagarna behöver finns att ladda ner, likaså PPT-presentationer för alla moment under året. Vi rekommenderar dig att förbereda dig genom att läsa hela handledningsmaterialet och gå igenom det digitala material som finns att ladda ner till de respektive forumen och mellantiderna. Nu vill vi att detta material ska spridas, gärna nationellt! Materialet kan användas av grupperingar av kommuner och andra organisationer som gör upphandlingar. Det är bra om det är en van facilitator som ansvarar för forum-året men i och med att materialet är så detaljerat så kan även mindre vana facilitatorer hantera det. Kontakta oss gärna med frågor och synpunkter! December 2014 Katja Wessling, HUT Skåne, HandlingsForum Hanna Savola, Länsstyrelsen Skåne 4

nergieffektivisering enom inköpsprocessen energismart genom upphandling inköpsprocessen 5

Energismart genom upphandling inköpsprocessen Det här materialet är framtaget av HandlingsForum Hållbar Utveckling Skånes kompetenscentrum för hållbar upphandling i samarbete med Länsstyrelsen Skåne. Materialet är ett handledningsmaterial för att skapa och driva ett forum för kommuner som arbetar praktiskt och strategiskt med energieffektivisering i inköpsprocessen. Forumet ska ge möjlighet för kommunerna att utbyta erfarenheter och dela ny kunskap med personer från den egna och andra kommuner. Forumets syfte är att få kommunerna att arbeta mer medvetet med energieffektivisering genom inköpsprocessen. Energieffektivisering kan åstadkommas om man arbetar med hela inköpsprocessen som finns beskriven nedan. Det är viktigt att inte bara fokusera på upphandling. Forumet är praktiskt orienterat och pågår under tolv månader. Processen är framtagen utifrån en test som gjordes med ett tiotal kommuner i Skåne under 2014. I forumet hjälps deltagarna åt att hitta möjligheter och göra praktiska erfarenheter med att använda inköpsprocessen för energieffektivisering. Det ligger mycket fokus på deltagarnas egen kunskapsinhämtning syftet är att få fram kommunernas egna förslag på åtgärder för att förbättra och effektivisera genom inköpsprocessen. Materialets olika delar 1 2 3 Handledningsmaterial Handledningsmaterialet innehåller övergripande information om inköpsprocessen, energieffektivisering och facilitering. Materialet innehåller också det du behöver veta om arbetet under forum-året både övergripande och i detalj. Material som stöd till handledaren PPT-presentationer till varje del av forumet, mall för överenskommelse och inbjudningar etc finns som bilagor till handledningsmaterialet. De står listade under rubriken Digitalt material i varje kapitel. Deltagarmaterial Deltagarmaterialet är i de flesta fall underlag som deltagarna ska använda i sitt arbete, men kan också vara till exempel länkar till mer inspiration. De står listade under rubriken Digitalt material i varje kapitel. 6

Vem drar med fördel igång forumet? Forumet initieras och leds med fördel av en organisation som har kontakt med många kommuner, såsom SKL, länsstyrelserna eller oberoende organisationer som arbetar med energieffektivisering eller hållbara inköpsprocesser. Med fördel har forumet en huvudägare som förstår eller har möjlighet att snabbt undersöka kommunernas behov. Forumets facilitatorer Det finns olika sätt att driva forumet. En fördel med att vara två som delar på arbetet är att man kan vara bollplank till varandra och hjälpas åt att skapa en god upplevelse för de deltagande kommunerna. En extra person bör åtminstone anlitas för att hantera logistiken under Forum 2 om gruppen är stor. Läs mer om facilitering på sidan 13. Hur många kan delta? Sikta på att få runt tio deltagande kommuner med minst två personer från varje kommun. Under Mellantid 1 kan det hända att deltagarna identifierar andra personer från den deltagande kommunen som bör vara med. Dessa är välkomna, men det är inte önskvärt att ha en grupp på över 30 personer då arbetet sker i workshop-format. En framgångsfaktor i arbetet är en erfaren facilitator, men handledningsmaterialet är detaljerat och ska vara möjligt att hantera även för ovana! Målgrupp Forumet fungerar för både stora och små kommuner och för deltagare från olika förvaltningar i kommunen. Deltagarna bör ha olika roller i kommunen olika erfarenhet av inköpsprocessen. Exempel på avdelningar inom kommunen som är relevanta är fastighets-, miljöoch tekniska förvaltningar samt upphandlingsavdelningen som ofta sitter under en ekonomiavdelning. Förklaring av ikoner visar att det finns material att skriva ut både material som stöd till handledaren och deltagarmaterial. tips eller inspiration! Under försöksforumet i Skåne var det ett krav att minst två personer skulle delta från kommunen, men fler var välkomna. Det krävdes också att personerna aktivt skulle involvera personer från kommunen i arbetet även om dessa inte deltog i forumet. Viktigt är att kommunerna känner ansvar för att skapa ny kunskap. Forumprocessen kommer att hjälpa kommunerna till ny lärdom, men drivkraften att lära och ta reda på ny kunskap som gör det möjligt att agera annorlunda, kommer från deltagarna själva. Forumet samlar kommunerna för att identifiera och fokusera på de behov kommunerna har. I forumet möts alla där de är. Nyfikenhet, öppenhet och generositet är ledord under forum-året! Resultat Kommunerna kommer att få ökad medvetenhet kring energieffektivisering genom inköpsprocessen. De kommer också få praktisk erfarenhet av att arbeta med processen, prioritera rätt och utföra sitt arbete. Kommunerna får praktiska verktyg för prioritering, behovsanalys, energieffektivisering. Kommunerna kommer att få ett forum där de tryggt kan hantera interna utmaningar. Kommunerna kommer att få ett brett kontaktnät med andra kommuner där de kan hitta hjälp, våga testa nya saker och skapa synergier med andra. Fler möjliga resultat Se minskade kostnader om man räknar på produktens kostnader genom hela livscykeln från inköpet tills dess att den är förbrukad, inklusive driftskostnader. Lägst inköpspris betyder inte alltid lägst totalkostnad. Andra exempel på hur kommunen kan minska sina kostnader är att vara noga med behovsanalysen före upphandlingarna för att undvika onödiga inköp. Att arbeta för en hög avtalstrohet är ett annat bra exempel. Att vara förebild för företag och medborgare i kommunen genom att medvetet föregå med gott exempel och visa på hur man kan göra energieffektiva val. Att stärka näringslivet inom miljöteknik genom att kommunerna och andra offentliga upphandlare ökar efterfrågan på energieffektiva produkter och lösningar. Detta stärker miljöteknikföretagens konkurrenskraft på marknaden. Guiden är skriven med månadsangivelser i planeringen. Det går att starta ett forum-år när som helst, månadsangivelserna är ett riktmärke för antal veckor eller månader som behövs mellan de olika momenten. Fördelen med att starta forumåret i maj är att det passar bättre med tanke på sommaruppehåll. 7

Översikt över forum-året Processen består av ett eller två inledande informationsmöten och tre forum. Förberedelser och arbete mellan forumen ingår också. Detaljer som är viktiga att ha koll inför, under och efter varje del av processen finns i listor under respektive del. Det gäller även allt digitalt material som finns att ladda ner och skriva ut eller använda som presentation. När Vad Sida Maj Maj oktober Förberedelser inför forumåret Identifiera målgrupper och behov Identifiera intressenter och behov Informationsutskick Informationsmöten och överenskommelser Ta personlig kontakt med målgruppen Förbered och genomför två informationstillfällen Sätt rätt stämning Identifiera en kontaktperson i kommunen Få in överenskommelser från kommunerna Oktober Forum 1 Lägg grunden för öppet utbyte mellan deltagarna Identifiera nuläge Identifiera målbild Oktober december Mellantid 1 Gör intern avstämning och identifiera utmaningar Undersök något du vill veta mer om Förfina och färdigställ målbild och roadmap December Forum 2 Utmaningar och nya lösningar Verktyg och inspiration Strategier för det fortsatta arbetet December mars Mellantid 2 Kunskapsutbyte mellan kommunerna Förbered upphandling Förbered och genomför organisationsarbete och strategiskt arbete Mars Forum 3 Undersöka och dela nya lärdomar Plocka fram goda och lärorika exempel Avsluta och fira arbetet Maj Efterarbete Förbered och genomför extern kunskapsdelning Slutrapportering Beslut om forumets framtida existens 20 21 22 23 28 29 30 35 36 37 39 40 8

Om energieffektivisering och inköpsprocessen 9

Om energieffektivisering och inköpsprocessen Energieffektivisering Miljöutmaningen, med klimatfrågan i spetsen, är idag mer i fokus än någonsin och den offentliga sektorns inköp och användning av varor, tjänster och entreprenader står för en betydande del av problematiken. Genom att arbeta med inköpsprocessen kan offentliga verksamheter bli mer effektiva och smartare konsumenter. Genom att bli bättre på att definiera behov och ställa klokare krav vid inköp går det att minska energianvändningen och även att se till att förnybara energialternativ väljs framför andra. Kommunernas arbete i inköpsprocessen är en viktig drivkraft för att arbeta mot mer hållbara samhällen. LCC Life cycle cost Ett uppskattat sätt att arbeta med energieffektivisering är att använda sig av LCC (Life Cycle Cost) Livscykelkostnad. Det betyder att man räknar på den totala kostnaden av en produkt. I Sverige har kommunerna fått stöd av bland annat Energimyndigheten och det tidigare Miljöstyrnings rådet (MSR) med att göra beräkningar på totalkostnaden under en produkts livslängd i kommunen. De verktyg som Miljöstyrningsrådet tagit fram finns idag hos Konkurrensverket (KKV). I själva upphandlingen kan kommunen väga in dessa kalkyler och inte enbart ta hänsyn till inköpspriset. Kostnader som tas med i totalkostnadsberäkningar är inköp, livslängd, drift (exempelvis bränsle, energi), service, avfallshantering med mera. På så sätt kan en energisnål produkt med högt inköpspris uppvisa en lägre totalkostnad i jämförelse med en billigare produkt med högre energianvändning. LCA Livscykelanalys Vill man minska klimatpåverkan kopplat till produktens hela livscykel är det viktigt att skaffa kunskap om hela kedjan från råvaruutvinning till bortskaffning för att kunna ställa krav. Var kommer en produkt ifrån och var tar den vägen? Det är två enkla frågor som leder oss att undersöka en produkts eller service totala klimatpåverkan under sin livscykel. Här ingår också steget hur produkten ska hanteras när den inte går att använda eller reparera längre. Ur ett livscykelperspektiv går produkten från råvaruutvinning, via tillverkningsprocesser och användning till avfallshantering, inklusive transporter och energiåtgång i mellanleden exempelvis vid lagring. Livscykelanalyser kan göras på alla aktiviteter och produkter som till exempel mat, förpackningar, elektronik, bränslen, transporter etc. Det är viktigt att undersöka kommunens egen insikt i hur produkter används och om det är möjligt att förändra användandet radikalt. För detta kan kommunen använda sig av en gedigen behovsundersökning och till exempel undersöka om det är möjligt att efterfråga en funktion istället för en produkt. Detta kan öppna upp för företag med alternativa affärsmodeller och erbjudanden. Det kan vara komplicerat att göra exakta beräkningar för hela livscykeln men genom att beakta var i livscykeln miljöpåverkan är som störst, kan kommunen ställa sina krav där de gör störst nytta. Genom att använda LCA som verktyg kan man skaffa sig bättre kännedom om produkters klimatpåverkan under deras hela livscykel. Ett sätt kan vara att använda Naturvårdsverkets emissionsfaktorer en tabell som visar total klimatpåverkan i CO2-ekvivalenter för olika energislag. Investeringens påverkan på resultaträkningen Målet med energieffektiviseringsprojekt är sänka energianvändningen och därmed energikostnaden. Detta kan genomföras utan att de totala kostnaderna påverkas negativt så länge investeringens kapitalkostnad är lika med driftkostnadsbesparingarna. Förhållandet mellan en investering och driftkostnadsbesparing uttrycks på följande sätt: Inv.faktor = Vid en investering i ett energieffektiviseringsprojekt ökar avskrivningarna och räntekostnaderna enligt exemplet i tabellen samtidigt som driftkostnaderna sjunker. Investeringens storlek i exemplet i tabellen blir 500 om avskrivningstiden är 20 år och kalkylräntan är 3% enligt formeln eftersom investeringsfaktorn blir 12,5. Formeln för investeringsfaktorn kan tillämpas för både privata och offentliga beställare. För att bli framgångsrik i sitt energieffektiviseringsarbete är det viktigt att förstå och använda sig av rätt ekonomiska begrepp. Att blanda ihop kostnad och utbetalning 1 1 avskr.längd + r 10

samt avskrivning och amortering sätter ofta käppar i hjulet för att få genomfört lönsamma energieffektiviser ingsåtgärder. Lönsamma energieffektiviseringsprojekt handlar om att förflytta kostnaderna från onödiga driftskostnader till värdeskapande investeringar som blir nya kapitalkostnader utan att resultatet påverkas negativt. Det betyder att investeringen är lönsam redan från första dagen och inte när projektet är återbetalt eftersom de totala kostnaderna är lika redan dag ett och därefter sjunker med minskade räntekostnader över avskrivningstiden. RESULtaträkning normalt med PROJEKT INTÄKTER 1 000 1 000 Hyra 900 900 Övrigt 100 100 KOSTNADER 970 970 Driftkostnader 530 530 Personal 100 100 Tillsyn 50 50 Skötsel 50 50 Akut underhåll 50 50 Underhåll 80 80 Energi 200 160 ( 40) Övrigt Kapitalkostnader 440 440 Avskrivningar 400 400 Räntekostnad 40 40 Nya avskrivningar 25 (500/20) Nya räntekostnader 15 (500x3%) RESULtat FÖRE avsättningar & SKATT 30 30 Inköpsprocessen Inköpsprocessen ska vara förankrad i lagen om offentlig upphandling och är driven av politiska mål och verksamhetsmål. Utöver detta drivs inköpen i en cirkulär process illustrerad här intill. Nedan finns en beskrivning av alla delarna. Politiska policybeslut och mål Det politiska engagemanget är grunden för hur bra en kommun lyckas med sin miljöanpassade inköpsprocess. Genom policybeslut och mål sätts riktning och ambitionsnivå som ska avspeglas i upphandlingar och i resten av inköpsprocessen. Upphandlingspolicy, resepolicy, lokala miljömål och energistrategi är exempel på politiskt beslutade mål och dokument som kan påverka upphandling och offentlig konsumtion. Det är viktigt att besluten och målen är mätbara och tidssatta, samt att det är tydligt vem som ansvarar för genomförandet. Exempel på policybeslut och mål kan vara att energianvändningen i fastigheterna ska minska en viss mängd, att enbart miljöfordon ska användas i kommunen, att miljökrav ska ställas i upphandlingar där det är möjligt och så vidare. Det är mycket viktigt och värdefullt att politiker känner till att de kan använda inköpsprocessen som ett verktyg för att minska både kommunens miljöpåverkan och kostnader. Styrning Beställning Lagar (t.ex LOU) Avtal Leverans Användning / förbrukning Politiska policybeslut och mål Kunskap Upphandling Faktura Kommunikation Verksamhetsbeslut Marknad Behov Uppföljning Inköpsprocessen 11

Verksamhetsbeslut Förvaltningarna ska förverkliga de politiska ambitionerna och målen till exempel genom att besluta om att upphandla en viss miljöanpassad och/eller energieffektiv vara, tjänst eller entreprenad. På förvaltnings- och ledningsnivå beslutas det även hur kommunen ska organiseras och hur ekonomiska medel ska användas för att miljöanpassa inköpsprocessen. Ett miljöledningssystem kan vara ett verktyg för att arbeta med den miljöanpassade inköpsprocessen. Förvaltningscheferna spelar en mycket viktig roll för att uppmuntra och leda sina medarbetare för att de ska beställa och avropa från befintliga avtal med miljöhänsyn. Lagen om offentlig upphandling LOU LOU reglerar hur upphandlingen ska gå till hur miljökraven kan ställas och efterfrågan formuleras. Lagen reglerar alltså inte vad en kommun ska upphandla det bestämmer den själv. LOU begränsar inte möjligheterna att ställa miljökrav, utan sätter spelregler för hur det ska göras på precis samma sätt som för andra kvalitetskrav. Fem grundläggande principer i LOU styr hur upphandlingar ska gå till: Icke-diskriminering leverantörer ska kunna vara anbudsgivare oavsett land eller geografiskt läge. Likabehandling leverantörer ska behandlas lika och få samma information samtidigt. Transparens den upphandlande enheten ska vara öppen med information och i förfrågningsunderlaget ska samtliga krav finnas med klart och tydligt. Proportionalitet kraven som ställs ska ha ett naturligt samband till det som ska upphandlas och vara lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Ömsesidigt erkännande intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EESländer. Uppföljning För att veta om den miljöanpassade inköpsprocessen ger någon miljönytta eller andra fördelar är det viktigt med uppföljning och återkoppling. Uppföljningen kan omfatta flera delar i inköpsprocessen, till exempel att de politiska besluten och målen uppfylls och att de ställda miljökraven i upphandlingarna efterlevs av leverantörerna. Det är även viktigt att följa upp hur beställningarna från avtalen och köptroheten fungerar, samt om produkterna används på avsett sätt (exempelvis att biogasbilarna tankas med biogas och inte med bensin). Genom att återkoppla och berätta för berörda politiker, förvaltningar och enskilda medarbetare vad uppföljningen visar blir det lättare för verksamheterna att förändra och förbättra eller få känna sig stolta över vad de åstadkommit. Uppföljning är det enda sättet att få reda på vad som behöver förändras och göras bättre. Behov De viktigaste valen för att minska kommunens miljöpåverkan görs före upphandlingen. Ställ alltid frågorna: Vilket behov ska uppfyllas? Hur kan det uppfyllas på ett ekonomiskt, arbetsmiljö- och miljömässigt bra sätt? Exempel: En kommun har 25 bilar som används för att kunna träffas och hålla möten. Istället för att upphandla och byta ut de 25 bilarna mot nya, kan behovet uppfyllas på olika sätt. Kommunen kan upphandla färre bilar och skapa en bilpool för att nyttja dem bättre, upphandla cyklar som kan användas vid kortare resor, upphandla busskort och videokonferensanläggningar. Behovet kan alltså uppfyllas på olika sätt genom att tänka med ett ekonomiskt, arbetsmiljö- och miljömässigt perspektiv. Marknad Den upphandlande organisationen bör ha en god känne - dom om marknaden och veta vilka nya produkter och nya tekniker som är på gång. Det är viktigt att det läggs tid på denna omvärldsbevakning, till exempel genom att gå på mässor och seminarier, läsa facktidskrifter, möta leverantörer och branschorganisationer samt ta del av hur andra upphandlare gått till väga. I Miljöstyrningsrådets kriteriedokument finns marknadsanalyser, information om miljöpåverkan och motiv till miljökraven. Det är också möjligt för kommunen att skaffa ytterligare kunskap om marknaden genom att vid upphandling be leverantörerna själva räkna på byggnadens/lösningens energikostnad under dess livscykel. En framgångsfaktor i detta fall är att alla leverantörer använder sig av samma kalkylmetod. Upphandling Miljökraven ska ställas i enlighet med Lagen om offentlig upphandling och ge miljönytta, vara mätbara och uppföljningsbara. Exempel på miljökrav som kan ställas är: maximal energiförbrukning för en produkt, att livsmedlet ska vara ekologiskt producerat, att en städkemikalie inte får innehålla vissa ämnen, att en produkt ska upp fylla kriterier för miljömärken och så vidare. Krav kan också ställas på hur en tjänst eller en entreprenad ska utföras för att minimera miljöpåverkan. Man kan till exempel ställa krav på hur transporter kopplade till en viss vara eller tjänst ska ske, en aspekt som ofta glöms bort när man upphandlar växt-/akvarieservice, matthyrning och liknande. För att kunna ställa miljökrav krävs kompetens och resurser. Dels för att kunna förstå vad kraven innebär och vad de får för konsekvenser i upphandlingen, dels för att till exempel undersöka marknaden och följa upp att produkterna motsvarar de ställda kraven. Konkurrensverket erbjuder idag tillgång till Miljöstyrningsrådets information och kriterier som kan användas för 12

att energianpassa upphandlingen. De har även en helpdesk och är ett uppskattat stöd i detta arbete. I dagsläget finns planer på att flytta information och resurser kring upphandling till en separat myndighet. Avtal När upphandlingen är färdig skrivs ett avtal med en leverantör. De färdiga avtalen ska kommuniceras så att alla beställare vet om att de finns, var de kan hitta dem och hur de ska användas. Under avtalsperioden kan nya och mer miljöanpassade produkter komma ut på marknaden. Till exempel kommer det efterhand mer miljöanpassade mobiltele foner och nya mer energieffektiva ljuskällor. Se till att ha marknaden under bevakning och skapa en bra dialog med leverantören så att avtalssortimentet är uppdaterat. Beställning Beställarna spelar en mycket viktig roll och deras kompetens och inställning är avgörande för om miljöpåverkan kan minskas. Det måste vara lätt för beställaren att göra rätt och de behöver information, kunskap och styrning om hur och vad de ska beställa. Även om miljö krav har ställts i upphandlingen kan beställarna göra ytterligare miljömedvetna val. Det kan till exempel finnas avtal på både miljöbilar och konventionella bilar. Beställaren kan också göra miljömedvetna val genom att till exempel jämföra energiförbrukningen mellan produkter. Att välja tågresor framför flygresor och välja miljömärkta produkter är andra exempel. Stor miljönytta görs givetvis också när inköp helt kan undvikas. Kan behovet tillgodoses på annat sätt? Köptrohet mot avtalen är mycket viktig för att kunna minska miljöpåverkan. Om inköp görs utanför av talen eller på den avtalade leverantörens övriga sortiment är det inte säkert att miljöaspekter har vägts in. Hög köptrohet mot avtalen är självklart mycket viktiga även ur juridiskt och ekonomiskt perspektiv. Elektroniska beställningssystem underlättar för beställaren att göra rätt, det vill säga att beställa produkter från rätt sortiment till rätt pris hos avtalade leverantörer. Dessutom sparar kommunerna tid och resurser, främst i fakturaskedet då mycket görs per automatik. Elektroniska beställningssystem ger även bättre möjlighet för uppföljning. Leverans Som kommun kan du påverka antalet leveranser genom att påverka leverantören att förpacka och lasta varor på ett effektivt sätt. Samlastningscentraler är ett annat sätt att begränsa antalet leveranser i en kommun och skaffa större kontroll. Utöver detta är det viktigt att koppla samman det som levereras till kontraktsvillkoren med leverantören och söka förbättringar. Slutligen kan kommunen ge viten om leverantören inte levererar enligt avtal. Faktura När fakturor är kopplade till ett e-handelssystem som redovisar energieffektiva produkter och tjänster finns det bättre möjligheter att mäta hur kommunens konsumtion påverkar energianvändningen. Andra möjligheter är att effektivisera genom kortare hanteringstider, mindre fysisk post och kopplingar mellan fakturan och vad som faktiskt levererats. Användning och förbrukning Produkter som köps in ska användas och förbrukas klokt och miljömässigt. Till exempel ska gasbilen tankas med biogas, datorer och kopiatorer vara inställda på dubbelsidig utskrift och styr- och reglersystem vara optimerade. Om produkterna används felaktigt kan man gå miste om hela miljövinsten. För att kunna ställa miljökrav krävs det kompetens och resurser. Kunskap Kunskapen om energieffektivisering i inköpsprocessen utvecklas ständigt. Kommuner som gynnar ett lärande tillvägagångssätt där kunskapsutbyten sker mellan interna och/eller externa aktörer gör det möjligt att skapa energieffektivisering som leder till ekonomiska besparingar. Det största behovet är för aktörerna att lära sig genom praxis. Därför bör kommunerna gynna sammankomster där konkreta exempel diskuteras mellan aktörer med praktisk erfarenhet och ägarskap över det som diskuteras. Informationsträffar och utbildningar är ett bra komplement. Styrning Många kommuner saknar idag inköpschef i ledningsgruppen vilket minskar möjligheterna att göra inköp till en strategisk fråga. Kommunövergripande styrning för inköpsprocessen gör det lättare att resursfördela och prioritera i arbetet. Att koppla samman olika styrsystem exempelvis att koppla inköp till miljöledningssystem kan skapa tydligare prioriteringar och uppföljning som ger förbättring över tid. Kommunikation Kommunikation är viktigt då inköpsprocessen involverar många aktörer internt och externt. Aktörerna har olika expertis språk och sätt att kommunicera bör anpassas efter målgruppen. Externt behövs kommunikation med marknaden, experter av olika slag och erfarenhetsutbyten med aktörer som arbetar praktiskt med inköpsprocessen. Internt behövs återkoppling mellan exempelvis olika experter, beställare, upphandlare och politiker. Till exempel kan man behöva visa hur man skapar möjlighet för feedback och nya idéer till hur man kan förbättra processer, upphandlingsunderlag, etc. 13

Om facilitering 14

Om facilitering Forumet finns till för att skapa förbättring och förändring. Fördelarna med att driva ett forum är att deltagarna på ett effektivt och visuellt sätt snabbt förstår behov, får insikt i vilka förändringar man vill skapa och kommer fram till konkreta förslag och lösningar med inspiration från andra. Ett praktiskt tillvägagångssätt med avstamp i deltagarens egen verklighet ger motivation och skapar engagemang. För att driva ett effektivt forum behövs en facilitator som leder processen och guidar deltagarna. Viktigt för facilitatorn att komma ihåg: Facilitatorn är lyhörd för att se och möta deltagarna där de är i sin utveckling. Facilitatorn hjälper deltagarna att möta sina egna önskade resultat inte facilitatorns önskade resultat Facilitatorn guidar gruppen genom en agenda och går inte in i innehållsrelaterade ställningstaganden (se faktaruta nedan) Facilitatorn hjälper till att medla om det finns olika viljor och hjälper deltagarna att hitta en väg framåt. Facilitatorn håller sig så neutral som möjligt, lyssnar aktivt, ger feedback, håller gruppen på spåret, synliggör kunskap och erbjuder summering. Hur bidrar en facilitator? En facilitator bidrar genom att: Hjälpa kommunerna att definiera sina övergripande och specifika mål Hjälpa deltagarna att förstå sina behov och skapa planer för att prioritera och möta behov Guida deltagarna genom en process för att fatta bra beslut Reflektera och söka klarhet i det som sägs av deltagarna Ge överblick över det deltagarna går igenom Försöka få deltagarna att få överblick över vad de går igenom Så gott som möjligt stödja deltagarna till goda samarbeten Synliggöra antaganden och hjälpa deltagarna att testa dessa Synliggöra det deltagarna gör som fungerar Mest av allt behöver en facilitator uppskatta och uppmuntra de personer som arbetar i forumet. Och alltid ha utgångspunkten att deltagarna vill väl och bidra till att skapa ny kunskap och lärdom. Skillnaden mellan innehåll och process Innehåll = vad Ämnesområden för diskussion Uppgiften Problemet som ska lösas Beslutstaganden Vad som finns på agendan Process = hur Metoder och procedurer Hur relationer underhålls Verktyg som används Regler och normer Gruppdynamik 15

KREATIVT SPÄNNINGSFÄLT Deltagarna har olika drivkrafter och det kan du se när du studerar samarbetena under forumets gång. Vi har alla en blandning av drivkrafter men i samarbetssituationer kommer ofta en viss drivkraft fram. Deltagare med olika drivkrafter bidrar till kreativa möjligheter, men kan också skapa friktion på olika sätt. Nedan finns en beskrivning av drivkrafterna. Här illustrerar vi drivkrafterna i form av en streckgubbe. Streckgubbens ben, huvud, hjärta och trollstav representerar de drivkrafter som kan finnas hos deltagarna. Som facilitator är det viktigt att tänka på hur alla deltagarna kan få sina behov mötta under arbetets gång. Benen representerar den drivkraft vissa deltagare har att göra konkreta saker på en gång. De vill komma igång snabbt och göra något praktiskt annars blir de rastlösa. Dessa deltagare vill fysiskt röra sig framåt. Huvudet representerar den drivkraft vissa deltagare har att vilja studera en situation först innan något görs. De vill förstå situationen, se mönster och synergier och gillar att tänka strategiskt. Dessa del tagare arbetar helst med sin hjärna. Hjärtat representerar den drivkraft vissa deltagare har att få samarbetet att känns bra. Det är viktigt för dem att ha möjlighet att relatera känslo mässigt till de andra deltagarna. För dessa deltagare är det viktigt att hjärtat är med! Trollstaven representerar den drivkraft som vissa deltagare har att skapa radikala förändringar. De vill till roten av utmaningen och göra något som verkligen gör skillnad. De representeras här som streckgubbens trollstav som kan förändra saker och ting. Du kan använda frågor för att arbeta med friktioner mellan olika drivkrafter målet är att skapa kreativa nya lösningar. Du kan genom frågor belysa drivkrafterna, ge legitimitet åt dem och hjälpa deltagarna att undersöka hur deras olika behov och tillvägagångssätt kan mötas. I delar av processen har du aktiviteter som riktar sig mer åt till exempel en huvud -person mer än en ben -person. Det kan då vara bra att berätta att andra övningar kommer senare där ben -personen får komma mer till sin rätt. 16

Att bli duktig på att ställa frågor Man blir aldrig duktig nog på att använda sig av frågor, så var hela tiden uppmärksam på vad som fungerar och vad du kan förbättra gärna tillsammans med din kompanjon om ni är två som driver forumet. Frågor ställs för att få fram fakta, förstå hur personer känner sig, få djupare och mer nyanserad förståelse och för att förstå vad som fungerar och inte fungerar. Indirekta frågor ställs för känslig information, till exempel Det finns oro över chefer som är autokratiska i många organisationer. Kan du relatera till den oron?. Trollerifrågor hoppar över barriärer i tanken: Om tid och pengar inte vore faktorer vilken produkt eller lösning skulle ni då vilja ha? När en fråga kommer upp kan du be gruppen att svara. Om frågor inte har svar kan du be någon/några i gruppen att undersöka om de kan få fram ett svar. Du kan också svara själv, men det är då bra om du aviserar att du kliver ur rollen som facilitator och tar en annan roll som expert för en liten stund. Ge uppskattning för de svar som kommer fram. Öva dig på att ställa tydliga frågor. Dela upp frågorna så att det kan komma fram några svar i taget. Ställ utmanande frågor som stimulerar till eftertanke. Ställ relevanta frågor med ett klart syfte utifrån deltagarnas kunskap. Undvik att ställa knepiga eller listiga frågor som kan lura deltagarna eller få dem att känna sig dumma. Du kan också be deltagarna att hjälpa dig att formulera en bra, relevant fråga. FRÅGOR KAN ANVÄNDAS på OLIKA SÄTT: Om du vill få alla att tänka så riktar du frågan mot gruppen. Ge möjlighet för deltagarna att svara frivilligt: Vilka erfarenheter finns av detta i gruppen? Stimulera en person att svara genom att rikta frågan: Hur ska vi hantera detta Bengt? Tillgå en resurs som finns i gruppen: Anna, du har mycket erfarenhet av dessa lagar, vad skulle du göra i den här situationen? ÖPPNA OCH STÄNGDA FRÅGOR HAR OLIKA FUNKTIONER STÄNGD FRÅGA Förklaring En stängd fråga behöver bara ett ord som svar. De stänger diskussionerna och kan vara bra för att göra ett sista beslut eller stämma av. Frågorna börjar ofta med: Är, Kan, Hur många etc. Exempel Är alla med? Kan vi enas om det? Förstår ni instruktionerna? ÖPPEN FRÅGA En öppen fråga kräver mer än ett ja eller nej och får deltagarna att tänka efter. Frågorna börjar ofta med; Vad, Hur, När och Varför. Observera att frågan Varför i vissa sammanhang upplevs som provocerande och kan ge ett försvarsliknande svar. Ibland är bättre att fråga Hur kommer det sig att. Vad har ni för idéer kring hur ni förklarar detta internt? Hur tänker ni kring det här ämnet? Vad skulle ni kunna göra istället? Vilka resultat förväntar ni er? Vilka framtidsbilder ger det er? När ni får den responsen, vad kan ni göra då? Vilka andra möjligheter finns? Hur kommer det sig att det utvecklade sig på det viset? 17

Forum-året i detalj 18

Forum-året i detalj Praktiska tips Gör materialet till ert eget! Materialet är ett stöd för att snabbt komma igång och driva processen. Det digitala materialet består av PPTfiler, illustrationer och förslag på innehåll i överenskommelser och e-post i vissa fall. Sätt gärna er prägel på arbetet och de dokument ni använder er av, genom att lägga till logotyper och liknande. Rummet för ert forum Se till att ni har ett flexibelt rum där ni både kan arbeta i små grupper vid bord, men också sätta stolarna i cirkel utan bord eller i små grupper med stolar. I rummet ska alltid finnas tillgång till: En projektor för att visa presentationer Väggar där man kan tejpa fast arbetsmaterial och blädderblocksark En whiteboard Minst ett blädderblocksställ WiFi till deltagarna och de som presenterar Pennor i olika färger och tjocklekar Tejp och klister Postit-lappar i flera olika färger stora och små Tidsåtgång Tidsåtgången för genomförandet av forumen finns angivet nedan. Det är bra att vara två vid forumen, en facilitator och en som dokumenterar resultatet samt agerar som stöd. Hur mycket tid kommunerna lägger ner beror på deras ambitionsnivå. En del av arbetet kan göras ganska informellt, till exempel vid möten med kollegor i kommunen på fikaraster och liknande. Andra delar av arbetet har sin utgångspunkt i arbete som kommunerna ändå skulle gjort. Dokumentation Under det årslånga forumet kommer en hel del material att produceras. Detta ska dokumenteras och göras tillgängligt för alla deltagare exempelvis på en intern kommunikationsplattform, Google drive eller Dropbox. Så långt som möjligt bör de som driver forumet fotografera material och process. Detta kan användas för att visa vad som skett och blir en bra tillbakablick vid Forum 3 i slutet av året. Ett inspirerande sätt att dokumentera är att göra one-shot-videos med en smartphone. Det är en teknik som både deltagare och facilitator kan använda sig av för illustrera arbetet som gjorts. På nära håll filmar man material som producerats, talar om vad som gjorts och utvecklats i max 3 minuter. Filmen kan sedan delas med en länk i e-post eller på en hemsida eller till och med användas för att sammanfatta en dag. Se tydliga instruktioner här: https://www.tii.se/one-shot-video Så långt som möjligt bör de som driver forumet fotografera material och process. 19

Maj: Förberedelser inför forum-året Identifiera målgrupper och behov Identifiera intressenter och behov Informationsutskick Frågor som ska besvaras i denna delfas Vilken målgrupp och vilka behov har målgruppen? Vilka andra aktörer berörs och bör hållas informerade om arbetet? Vilken kommunikationsplattform ska användas under forum-året? Viktigt Prioritera arbetet med att förbereda en kommunikationsplattform och att samla ihop kontaktinformation till målgrupper och intressenter. Arbetet kommer att gagna er längre fram! Tidsåtgång Cirka 3 dagar Exempel på digitala lösningar Digitala projektplattformar: Basecamp.com Podio.com Skicka och dela digitala dokument: Wetransfer.com Sprend.se Docs.google.com Digitala webinars: Gotomeeting.com Lync Skype Handfasta resultat 2 kommunikationslistor en med möjliga deltagare och en med intressenter och organisationer som stödjer projektet. 1 kommunikationsplattform (e-postlista och Google docs eller annan kommunikationsplattform) Tid Början av maj VaD Identifiera kontaktytor till målgrupp Skapa två kontaktlistor för utskick: en för projektet och en för externa intressenter. Det är viktigt att information om projektet når upphandlare, fastighets/tekniska förvaltningar, ekonomiavdelningar samt miljökontor. Glöm inte bort att det finns organisationer med befintliga utskickslistor som de kan skicka till (kommunförbund, länsstyrelser osv). Underskatta arbetet med att få fram bra utskickslistor. Mitten av maj Beslut om kommunikations- och projektplattform Minimum för kommunikation i projektet är en e-postlista till deltagarna. Stora dokument och utskick bör hanteras utanför e-postlistan för att komma fram då många kommuner har begränsningar på filstorlekar i sina e-postsystem. Finns resurser till en digital projektyta kan det med fördel användas. Länsstyrelserna har tillgång till projektplattformar som även kan användas av externa parter. Det finns också olika betallösningar att tillgå. Mitten av maj Informationsutskick Informationsblad som förklarar projektet går ut i ett e-postutskick till relevanta nätverk och e-postlistor. Be även om hjälp av andra aktörer att sprida informationsbladet. Saknas webplattform som kan hantera inbjudningar och man inte vill använda sig av e-post till det ändamålet är exempelvis eventbrite.com eller simplesignup.se enkla webbaserade lösningar för inbjudningar. 20

Maj oktober: Informationsmöten och överenskommelser Ta personlig kontakt med målgruppen Förbered och genomför två informationstillfällen Sätt rätt stämning Identifiera en kontaktperson i kommunen Få in överenskommelser från kommunerna Frågor som ska besvaras i denna delfas Vad erbjuds? Vilken typ av forum är detta, vilken hjälp kan förväntas? Vad krävs och förväntas vid deltagande? Viktigt Mellan maj och augusti förbereder ni för att få deltagare till forumen. Ni gör utskick, gör i ordning en överenskommelse som kommunerna ska skriva på om de är intresserade av att delta samt förbereder minst två informationsmöten för kommunerna. Under informationsmötena är det bra att etablera det förhållningssätt som är önskvärt under forum-året. Tips är att använda forumet till att vara undersökande, samman förande och ha en prestigelös attityd. Fokus för informationsmötena är att informera om Det kan behövas en kortare föreläsning om hållbara upphandlingar riktat till upphandlare, miljöstrateger och/eller politiker. Miljöstyrningsrådet har tagit fram ett utbildningsmaterial till och en presentation för klassrumsmiljö (bifogat som pdf- och ppt-fil) en kortare variant lipper i PPT Forum 1. forumet, men om ni kan, kanske redan vid detta tillfälle också hjälpa och stötta deltagarna utifrån där de står: Undersökande: Vad pågår i kommunerna idag? Vilka frustrationer finns? Vilka möjligheter finns? Sammanförande: Var finns liknande behov? Vilka personer har frågor gemensamt där de kan utbyta erfarenheter med varandra? Prestigelöst: Under forum-året kommer det att vara viktigt att kommunerna hittar sätt att agera därifrån de är. Det kan vara bra att tydliggöra att det är okej att inte vara knivskarpt organiserad när det gäller inköp, att inte ha full koll på vilka styrdokument som finns, hur inköpsprocessen fungerar och liknande. Det är okej både att man är välorganiserad och oorganiserad. Målet med forumet är bland annat att få ett tydligare nuläge. Det är det första kommunerna kommer att arbeta med. Tidsåtgång Cirka 2 ½ dagar Handfasta resultat Överenskommelser för deltagande Digitalt material E-postinbjudan informationsmöte (pdf) Informationsmaterial (pdf) Överenskommelse (pdf) PPT informationsmöte (ppt) E-post inbjudan Forum 1 (pdf) Tid VaD Slutet på maj Skicka ut inbjudan till projektet via e-post och eventuellt per post till kommunerna. Fördelen med vanlig post som inte är adresserad till en specifik person är att den registreras och hamnar i de formella kanalerna i kommunen tills rätt mottagare hittats. Preliminärboka lokal för cirka 30 personer till två 1½ timme långa möten den tredje veckan i augusti Början på juni Skicka ut en påminnelse om informationsmötena Under sommaren Skicka ut en påminnelse om informationsmötena Förbered överenskommelse till kommunerna för att bekräfta deltagande. Pilotprojektet visade att det är viktigt för att inte tappa kommuner på vägen och för att ha projektet ordentligt förankrat i kommunen. Första veckan i augusti Skicka ut en påminnelse om informationsmötena Andra veckan i augusti Kontakta de som har rummet och se till att det blir möblerat som ni vill (eller gör det själva samma dag). Beställ fika om det behövs Tredje veckan i augusti Skicka material i förväg per e-post till deltagarna Förbered rummet: Bäst är om rummet är möblerat så att alla kan se varandra. Med max 25 deltagare fungerar ett stort styrelserumsbord, U eller halvcirkel. Med fler deltagare försök att placera deltagarna i grupper inte på rad, för att öka kommunikationen mellan dem. 21

Genomförande av informationsmöten Detta är ett detaljerat schema för hur informationsmötena kan drivas för att redan nu skapa en bra relation till kommunerna och undersöka deras behov. Tid Introduktion 30 min VaD Förmedla information om forumet samt att sätta en öppen, undersökande, sammanförande, och prestigelös stämning för forum-året. Under informationsmötet får kommunerna kunskap och beslutsunderlag inför forumet. Steg 1 Låt PPT-presentationen guida er genom informationsmötet. Steg 2 Presentera dig själv så som du vill att deltagarna ska presentera sig (namn, organisation, varför de är där, ett behov/något de vill lära sig som de ser i sin kommun). *Försök identifiera vilka som har något gemensamt om detta är tydligt. Testa om det du tänker stämmer. Det verkar som om x kommun och x kommun har samma behov där stämmer det? Steg 3 Ge information om hur ni i dagsläget ser på behovet hos kommunerna. Fråga om kommunerna uppfattar situationen på samma sätt. Steg 4 Information om vem som finansierar forumet och vad de har för motivation till detta. Information 20 min Få deltagarna att förstå vad de kan få ut av att delta i forumet. Steg 1 Dela ut informationsmaterialet och PPT-presentation till deltagarna Steg 2 Presentera forumet med hjälp av materialet. Ställ frågor längs vägen för att stämma av och engagera deltagarna. Behov 40 min Under denna del av introduktionsmötet kan du utnyttja tillfället att bättre förstå kommunernas behov och få idéer kring vilka upphandlingar som kan vara aktuella att arbeta med. Steg 1 Lista behov och tänkbara upphandlingar som kommunerna har och markera vilka kommuner som har behovet på ett blädderblock eller en whiteboard Steg 2 Har de något de behöver svar på eller behöver få förtydligat? Svara så gott det går, anteckna frågor ni inte har svar på och be att få återkomma. Viktigt att verkligen återkomma till den som ställde frågan så att de känner sig sedda. Efterarbete efter informationsmöten Spara listade behov i digitalt format för senare användande. Skicka ut ett tack via e-post med presentationer och informationsmaterial bifogat (om de inte skickades innan mötet). Kontakta och tala med de som vill vara med, men inte deltagit i informationsmötena och svara på samtal från kommunerna vid behov. Samla in alla påskrivna överenskommelser från deltagande kommuner fyra veckor innan Forum 1. Sammanställ utskickslistor samt inbjudan till Forum 1 med anmälningslänk där man ska ange fullständig kontaktinformation och kostkrav. Be gärna deltagarna skicka in en bild på sig själva som du kan använda tillsammans kontaktuppgifterna och dela ut till alla deltagare. Detaljerad inbjudan skickas ut fyra veckor innan Forum 1. Räkna med att det kan tillkomma personer från kommunerna under forumets gång beroende på hur kommunernas behov utvecklar sig. 22

Oktober: Forum 1 Lägg grunden för öppet utbyte mellan deltagarna Identifiera nuläge Identifiera målbild Frågor som ska besvaras i denna delfas Vilka är vi/de, vilka roller har vi? Var är vi på väg? Vad kan vi göra tillsammans? Viktigt Under Forum 1 skapar ni förutsättningar för goda relationer samt ett gott arbetsklimat. Det är viktigt att visa mänsklighet och öppna upp för att det är okej att inte veta allt och att göra fel. Deltagarna och ni som faciliterar ska eftersträva att lära er och förstå. Tidsåtgång 2 ½ dagar Handfasta resultat Lista på förväntningar Bild på nuläget i kommunerna Bild på framtida möjligheter och utmaningar Lista med områden som är av intresse på strategiskt och praktiskt plan Målbild Första tankar kring vem som kan tänkas beröras av arbetet i, och eventuellt utanför, kommunen Lista på resurser och förväntningar gruppen har Digitalt material PPT Forum 1 (ppt) Behovsdefinition (pdf) SPOT-analys (pdf) Läroklimat (pdf) Överenskommelse (pdf) Målbild (pdf) Roadmap (pdf) PPT till deltagarna (ppt) Uppgift Mellantid 1 roadmap internt Uppgift Mellantid 1 med annan kommun Utvärdering (pdf) Praktiskt Tryck upp namnlappar Deltagarlista för avkryssning Deltagarlistor till deltagarna med kontaktinformation (gärna med bild) Skriv ut behovsdefinitionen 1 ex/deltagare Skriv ut SPOT-analys, roadmap och målbild på A3, 1 ex/kommun Skriv ut alla kommuners överenskommelser Gör en PPT med vad de olika kommunerna angivit för upphandling och strategiskt arbete på överenskommelsen. Vykortstjocka papper (3 per person) Se till att rummet är möblerat i en halvcirkel eller flera halvcirklar om fem stolar var om det är en stor grupp. Bestäm vem som gör vad i detalj, se till att ni inte glömmer detaljer som vem som tar emot deltagarna etc. Det blir enklare att improvisera om ni diskuterat detaljerna i förväg. Sätt upp tre blädderblocksark på väggen för förväntningar, resurser/bidrag/kompetens och läroklimat Sätt på en annan vägg upp följande rubriker i en kvadrat: styrkor, svagheter/problem, hot och möjligheter Skicka ut ett tack till deltagarna, bifoga utvärdering 23