Introduktion till Mamut Business Software Ekonomistyrning, logistik och personal Version: 11.1 Partnr.: MBS.MAN.FIN.111.SE I
EKONOMISTYRNING, LOGISTIK OCH PERSONAL Producent och distributör: Postadress Mamut AB Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr Box 7654 111 35 Stockholm 103 94 Stockholm Tel.: 08-411 61 90, Fax: 08-566 991 01 Internet: www.mamut.se E-post: mail@mamut.se Mamut Supportcenter: Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr 111 35 Stockholm Tel: 08-566 991 70, Mamut Lön Support Tel: 08-566 991 72 Fax: 08-566 991 71 Hemsida: www.mamut.se/support E-post: support@mamut.se Försäljning: Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr 111 35 Stockholm Tel: 08-566 991 10, Fax: 08-566 991 11 Hemsida: www.mamut.se E-post: sales@mamut.se 2006 Mamut AB. Alla rättigheter. Med reservation för ändringar. Mamut och Mamut logon är registrerade varumärken av Mamut. Alla andra varumärken är registrerade varumärken för respektive företag. II
EKONOMISTYRNING, LOGISTIK OCH PERSONAL Välkommen till Mamut Gratulerar till ditt nya system: Mamut. Introduktionsböckerna ger dig en kort introduktion i de möjligheter som Mamut ger dig. Alla kunder erhåller boken Installation, inställningar, rapporter och urval. Beroende av vilket Mamut system du har, erhåller du också en eller två av dessa introduktionsböcker: Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar och Ekonomistyrning, logistik och personal. Snabbt och lätt får du en översikt över hur du ska navigera i systemet, hur du ska installera det samt de villkor som gäller mellan dig som kund och oss som leverantör enligt kontrakt. Det är viktigt att du läser igenom både licens- och serviceavtalet innan du installerar ditt system. Mamut består av en rad programgrupper med olika moduler, anpassat till olika språk. Vilka program/moduler som är tillgängliga beror på i vilket land ditt företag befinner sig. Vi vill också påminna dig om vår webbsida www.mamut.se/support där du hittar frågeställningar med svar om Mamut systemen. Här kan du enkelt söka dig fram till svaret på den fråga du har, 24 timmar om dygnet. Vi är övertygade om att din verksamhet kommer att få stor nytta av ditt nya program. En sak är säker; detta är det mest innovativa ekonomi- och informationssystemet på marknaden idag. Lycka till med Mamut! III
EKONOMISTYRNING, LOGISTIK OCH PERSONAL IV
EKONOMISTYRNING, LOGISTIK OCH PERSONAL Innehåll 1 REDOVISNING 1 Om redovisning... 2 Kontoplan... 4 Numrering av verifikat... 7 Moms... 8 Omvänd skattskyldighet... 11 Kontantmetod... 11 Om projekt- och avdelningsredovisning... 12 Avdelingsredovisning... 12 Projektredovisning... 13 Ingående balans... 14 Verifikatsregistrering... 16 Användarinställningar: Verifikatsregistrering... 17 Kolumnerna i verifikatsregistrering... 19 Kortkommandon i verifikatsregistrering... 20 Verifikationstyper... 21 Hur registreras verifikat?... 21 Hur överförs verifikat till huvudbok?... 23 Verifikatsregistrering mot reskontra... 24 Hur redigerar du verifikat?... 26 Valuta... 28 Valutakontohantering... 29 Registrera valutabetalningar i verifikatsregistreringen... 30 Snabbfunktioner för verifikatsregistrering... 30 Verktygsrad för verifikatsmallar... 30 Verifikatsmallar... 34 Inställningar för verifikatsmallar... 34 Skapa och redigera verifikatsmallar... 35 Dokument... 42 Hur länkas ett dokument till ett verifikat?... 42 Hantering av dokument i huvudboken... 42 Reskontra... 43 Kundlista och Leverantörslista... 44 Reskontralista... 45 Åldersfördelning... 46 Saldolista... 48 Registrera in-/utbetalning i reskontra... 48 Registrera valutabetalningar i reskontra... 50 Matcha/Koppla... 51 Användarinställningar: Reskontra... 52 Redigera reskontraposter... 52 Betalningsuppföljning... 55 Betalningspåminnelse... 56 Inställningar för betalningspåminnelse/inkassokrav... 58 Inkasso... 60 Factoring... 62 Räntefakturering... 66 OCR/bank...68 V
EKONOMISTYRNING, LOGISTIK OCH PERSONAL Utbetalning - betalning till bank... 69 Inläsning av returfiler... 71 Inläsning av egendefinierade bankfiler... 75 Egendefinierade filformat... 76 Bankavstämning... 78 Huvudbok... 82 Verifikat i andra moduler... 82 Verifikatslistan... 82 Kolumner i verifikatslista/kontolista... 84 Användarinställningar: Huvudbok... 85 Kontolista/Saldobalans i huvudboken... 85 Nyckeltal, resultat och balans... 86 Skapa och redigera rapporter... 87 Kolumnanpassning... 89 Grafisk i huvudboken... 90 Framtida kassaflöde... 91 Förtecken i rapporter i huvudboken... 94 Avsluta period... 95 Momsrapport... 95 Elektronisk Skattedeklaration... 96 Skicka skattedeklarationsfiler till Skatteverket... 97 Årsbokslut... 98 Felsökning vid årsbokslut... 99 Kan bokföring ske på två år samtidigt?... 101 Överför preliminär ingående balans... 103 Export till årsbokslut... 104 Status/Analys... 105 Export av företagsanalys... 105 Export till Pivot... 106 Budget... 108 Budgetlistan - välj budget eller gör en ny... 109 Skapa ny budget... 109 Import av budgetdata... 110 Redigera budgetdata... 111 Budget - huvudfönstret för en budget... 112 Budgetinställningar... 113 Budgetfördeling... 114 2 LOGISTIK 119 Produktmodulen... 120 Produktregister... 122 Produktlista... 123 Flikarna i produktregistret... 124 Användarinställningar för produkt... 135 Om organisering och underhåll av produkter... 137 Ändring av ett urval produkter... 139 Duplicera en produkt... 141 Ändra produktnummer... 141 Inaktivera en produkt... 141 Språk på produkter... 142 Skapa produktnamn på flera språk... 142 VI
EKONOMISTYRNING, LOGISTIK OCH PERSONAL Fakturautskrift på ett annat språk... 143 Pris... 144 Ändra pris på en produkt... 145 Ändra pris på utvalda produkter - Prisjustering... 146 Prislista extern anpassning av prislista... 147 Produktvarianter... 149 Kom igång med varianter... 149 Skapa varianter/variantlänkar av en produkt... 151 Överföring mellan olika varianter av en produkt... 152 Variantinställningar... 154 Inköpsmodulen... 156 Inköpsregistret... 158 Flikarna i inköpsfönstret... 159 Inköpsguiden... 161 Varumottagning... 167 Bokföring av inköp... 169 Bokföra en inköpsorder/skapa leverantörsfaktura... 169 Bokföra tull/speditionsfaktura... 170 Bokföra Kreditnota från Inköp... 170 Försäljningsorder och inköp... 171 Användarinställningar för Inköp... 174 Lagermodulen... 176 Lagerregister... 177 Lagerbehållning... 178 Produkter med disponibelt under inköpsnivå... 180 Order, ej levererade... 181 Inköp, ej mottaget... 183 Inköpsreservationer... 184 Serienummer på lager... 185 Lagerförändringar och reservationer... 186 Lagerinventering... 187 3 PERSONAL 195 Personalregister... 196 Sök och urval i Personalregistret... 197 Flikar i Personalregistret... 197 Personal... 197 Aktiviteter... 201 Dokument... 201 Projekt... 202 Tidrapportering... 203 Hur skapas en ny tidrapport?... 203 Hur överförs tid till order-/projektmodulen?... 206 Timtyper... 207 Timtyper per projekt... 208 Användarinställningar för Tidrapportregistrering... 209 VII
EKONOMISTYRNING, LOGISTIK OCH PERSONAL SUMMERING 211 MAMUT SERVICEAVTAL SÄKRAR DIG EN ENKLARE VARDAG! 213 Vidare utbildning... 214 Index... 215 VIII
1 Redovisning Innehåll Om redovisning 2 Kontoplan...4 Numrering av verifikat...7 Moms...8 Omvänd skattskyldighet...11 Kontantmetod...11 Om projekt- och avdelningsredovisning...12 Ingående balans 14 Verifikatsregistrering 16 Verifikationstyper...21 Hur registreras verifikat?...21 Hur överförs verifikat till huvudbok?...23 Verifikatsregistrering mot reskontra...24 Hur redigerar du verifikat?...26 Valuta...28 Snabbfunktioner för verifikatsregistrering...30 Verktygsrad för verifikatsmallar...30 Verifikatsmallar 34 Inställningar för verifikatsmallar...34 Skapa och redigera verifikatsmallar...35 Dokument 42 Hur länkas ett dokument till ett verifikat?...42 Hantering av dokument i huvudboken...42 Reskontra 43 Kundlista och Leverantörslista...44 Reskontralista...45 Åldersfördelning...46 Saldolista...48 Registrera in-/utbetalning i reskontra...48 Registrera valutabetalningar i reskontra...50 Matcha/Koppla...51 Användarinställningar: Reskontra...52 Redigera reskontraposter...52 Betalningsuppföljning...55 Betalningspåminnelse...56 Inställningar för betalningspåminnelse/ inkassokrav...58 Inkasso...60 Factoring...62 Räntefakturering...66 OCR/bank...68 Utbetalning - betalning till bank...69 Inläsning av returfiler...71 Inläsning av egendefinierade bankfiler 75 Bankavstämning 78 Huvudbok 82 Verifikat i andra moduler...82 Verifikatslistan...82 Kolumner i verifikatslista/kontolista...84 Användarinställningar: Huvudbok...85 Kontolista/Saldobalans i huvudboken...85 Nyckeltal, resultat och balans...86 Skapa och redigera rapporter...87 Kolumnanpassning...89 Grafisk i huvudboken...90 Framtida kassaflöde...91 Förtecken i rapporter...94 Avsluta period 95 Momsrapport...95 Elektronisk Skattedeklaration...96 Skicka skattedeklarationsfiler till Skatteverket..97 Årsbokslut 98 Status/Analys 105 Export av företagsanalys...105 Export till Pivot...106 Budget 108 Budgetlistan - välj budget eller gör en ny...109 Skapa ny budget...109 Import av budgetdata...110 Redigera budgetdata...111 Budget - huvudfönstret för en budget...112 Budgetinställningar...113 Budgetfördeling...114 1
REDOVISNING OM REDOVISNING För många som dagligen arbetar med redovisning finns det inget som är viktigare än att arbetssituationen möjliggör snabb och effektiv hantering av rutinuppgifter, samt möjligheten för djupare analyser när det är nödvändigt. Programmets redovisningsdel inkluderar de funktioner som är nödvändiga för att tillfredsställa redovisningsmedarbetarens behov, allt i en komplett lösning. Verifikatsregistrering Verifikatsregistreringen är upplagd på ett användarvänligt sätt, med en standardiserad kontoplan som utgångspunkt och med alla möjligheter att själv definiera olika variationer. Verifikatsmallar och automatiska konteringar effektiviserar bokföringen, med bland annat automatiserad periodisering och momskontering. Om du vill kan du göra registreringar direkt i kund- och leverantörsreskontra från verifikatsregistreringen. För de som har programversioner med försäljning/fakturerings- och inköpsmoduler registreras verifikaten vanligtvis när fakturor och betalningar förs över därifrån. Integrerad med försystem I många verksamheter fördelas rollerna på många olika personer, så att någon till exempel är ansvarig för försäljning och fakturering, andra för inköp och lagerstyrning, och åter andra för projekt och tidregistrering. Gemensamt för många av dessa processer är att när posterna registreras, med de nödvändiga inställningarna, innehåller de tillräckligt med information för att skapa ett verifikat i huvudboken. För många kommer flertalet av verifikaten från dessa försystem. En av de stora fördelarna med ett integrerat system är alltså att verifikatsregistreringen utförs automatiskt. Systemet levereras färdigt för detta med standardiserade inställningar, så att en faktura till exempel skapar ett verifikat till standardiserade försäljningskonton i huvudboken. Du måste bara kontrollera att produkterna är registrerade med korrekt moms. Om du vill fördela försäljningen på olika konton, till exempel så att en produktgrupp kopplas till ett bestämt konto i huvudboken, kan du även göra detta. Huvudbok Huvudboken är översiktlig med möjligheter att göra en "drilldown" till vart enskilt verifikat och analys. Den fungerar som ditt fönster mot all registrerad redovisningsdata. Här har du flera möjligheter välja ut tal baserat på period, verifikationstyp, avdelnings- och projektredovisning, nyckeltal med mera. Med hjälp av funktionalitet för Framtida kassaflöde kan du få inblick i framtida likviditet baserad på redan registrerad information. Avslutning Systemet har guider för moms-, period- och årsavslut, och du överför balansen från ett år till ett annat så att du kan jämföra med tidigare år. Överför preliminär 'Ingående balans' används i perioden efter att man påbörjat nytt räkenskapsår (t.ex. 2007) och innan det föregående året är avslutat (t.ex. 2006) och den slutliga Ingående balansen förs över. 2
OM REDOVISNING Projekt- och avdelningsredovisning Du kan märka transaktionerna med projekt och/eller avdelning, så att du kan föra kompletta projekt- och avdelningsredovisningar. Budget Under budget kan du hämta in räkenskaper från tidigare år och basera budgeten på, eller fördela totales på valda perioder med hjälp av egna fördelningsnycklar. Budgetmodulen hjälper ditt företag att på ett enkelt sätt fastställa budgetar. Den kommer även att hjälpa dig med att få den nödvändiga översikt du behöver för att fatta korrekta beslut baserade på budgeteringar, prognoser och förväntad likviditetsutveckling. Bank Med hjälp av Bankavstämning kan du kontrollera att kontoutskrifterna från banken stämmer med det som bokförts i din redovisning. Du kan stämma av beloppen mot varandra och markera alla poster du stämmer av mot på kontoutskriften. Funktionen hjälper dig att hitta och markera registreringarna i huvudboken. Systemet kommer också att räkna ut och jämföra Avstämt belopp med Utgående balans på utskriften, allt eftersom du stämmer av posterna. Du kan även definiera egna filformat vilka du kan läsa in i verifikatsregistreringen för vidare hantering. Detta kan vara aktuellt om du sparar kontoutskrifter från din internetbank som t.ex. Excelfiler, och du vill importera filerna för att slippa registrera alla transaktioner manuellt. Omvänd skattskyldighet Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska redovisa och betala momsen. Syftet med omvänd skattskyldighet är att förhindra att en köpare gör olovliga avdrag för moms som inte betalas av säljaren. Du ska tillämpa omvänd skattskyldighet när du säljer tjänster som omfattas av förslaget till någon som i sin tur säljer sådana tjänster. För mer information om vem som ska tillämpa omvänd skattskyldighet, vilka tjänster som berörs, avdrags- och återbetalningsrätt, när reglerna träder i kraft samt övergångsbestämmelser, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats. Valuta I de största programversionerna kan du skapa valutakonton. I valutaregistret är de mest använda valutaenheterna standard. Du kan skapa fler valutaenheter vid behov. Kontantmetoden Från och med 2007 träder nya regler om momsbokföring i kraft. Kontantmetoden är en bokföringsmetod som bara är tillåten för verksamheter som omsätter mindre än 3 miljoner om året. Enligt de nya reglerna ska fler få använda kontantmetoden i den löpande bokföringen. Skatteverket beskriver kontantmetoden som "en enklare metod än huvudmetoden" och att den innebär "att du bokför inköp och försäljning när betalning sker." Skatteverket påpekar vidare: "Vid räkenskapsårets slut måste du dock bokföra då obetalda skulder och fordringar." Läs mer om kontantmetoden på Skatteverkets webbplats. 3
REDOVISNING Kontoplan Elektroniska dokument Du kan spara elektroniska dokument till verifikaten, till exempel kan du skanna in ett dokument och länka det till redovisningen. I kontoplanen hittar du alla tillgängliga konton som kan användas vid bokföring av verifikat. Kontoplanen visar alla inställningsmöjligheter för respektive konto, samtidigt som du hittar kontots placering i redovisningsplanen. Så här skapar du ett nytt konto Välj Visa - Redovisning - Kontoplan. Klicka på Ny. Numrera kontot utifrån vilken placering den ska ha i redovisningsplanen. Kontot placeras automatiskt i redovisningsplanen baserat på det nummer du anger. Skriv in Namn. Ett kort namn förklarar vad kontot ska användas till. Vill du så kan du även ändra på förklaringen på befintliga konton. Använd fliken Anteckning om du behöver en mer utförlig beskrivning än själva namnet. Klicka på Spara. Du har nu skapat ett nytt konto. För att effektivisera verifikatsregistreringen bör du även ta ställning till följande Standard fokus hjälper dig att effektivisera verifikatsregistrering. När du registrerar ett verifikat kommer denna inställning att leda dig till rätt fält. Debet är vanligast för kostnader och Kredit för intäkter. 4
OM REDOVISNING Genom att koppla kontot till en Momskod beräknas alltid moms när du registrerar transaktioner på kontot i verifikatsregistreringen. Momsen dras från beloppet och bokförs på det momskonto som angetts för den momskod du väljer här. Tips! Du kan välja att registrera momsunderlag netto. Detta gör du i användarinställningarna för verifikatsregistrering. Därmed läggs istället avgiften till. Om du vill att bokföringen på kontot ska kopplas direkt mot ett Projekt och/eller en Avdelning kan du sätta standard för det på kontot. Registreringar på kontot kommer då automatiskt att föras mot det Projekt/Avdelning som du specificerat. För att få bättre översikt kan du radera konton som du inte använder dig av. Lägg märke till att enskilda konton inte kan raderas, då dessa är så kallade Systemkonton. De används vid automatisk bokföring i programmets olika moduler. Obs! Via Företagsinställningar kan du ange om företaget är Momspliktigt eller inte. Detta styr huruvida det ska ske momsberäkning vid indirekt bokföring av transaktioner (i modulerna för Faktura och Inköp). Vid direkt bokföring av verifikat (i modulen för Verifikatsregistrering) beräknas alltid moms. I Rapportmodulen kan du skriva ut kontoplanen med hjälp av rapporten Kontoplan, lista. Rapporten kan också skrivas ut från förhandsvisningen i kontoplanen. Om du har flera företagsdatabaser, kan du administrera de olika kontoplanerna under en enda, med hjälp av funktionen Företagshantering. Du hittar denna funktion under Arkiv - Databasverktyg. Redovisningsplan På fliken Redovisningsplan visas kontots plats i kontoplanen. Så kan du ändra redovisningsplanen 1. Klicka på Ändra kontouppställningen om du vill ändra på redovisningsplanen. 2. Högerklicka på kategorin du vill ändra. 3. Välj i menyn var du önskar att placera kontot. Du kan ändra namn på kategorier och skapa flera klasser eller grupper, samt radera klasser eller grupper om du vill. 5
REDOVISNING Du kan klicka på Föreslå kontouppställning för att gå tillbaka till den redovisningsplan som programmet automatiskt föreslog. Anteckning Konsekvent användning av de olika kontona är viktig för korrekt utförd bokföring. Kontonamnet räcker inte alltid till att förklara vad kontot ska användas till, så du kan ge en mer utförlig beskrivning under denna flik. Du kan även redigera förklaringen på andra, befintliga konton om det behövs. Avancerat Fälten på fliken avancerat Reskontrafunktion: I rullgardinsmenyn kan du välja mellan Kund och Leverantör. Bokföring på ett konto med reskontrafunktion kommer automatiskt att generera en post i reskontran. Bokföring på detta konto kommer automatiskt att medföra att motkontering föreslås på det konto som är registrerat som Standard motkonto. Genom att till exempel registrera 1910 Kassa som Standard motkonto på konto 6110 Kontorsmaterial, kommer du att slippa registrera 1910 som motkonto när du bokför manuellt i verifikatsregistreringen. Standard motkonto: Om du alltid vill ha en automatisk motkontering till detta konto, väljer du motkontering från denna lista. SRU-kod: Alla konton är knutna mot en SRU-kod som bland annat används till deklarationen. Valuta: Här kan du välja vilken valuta du vill knyta till ett balanskonto. Momskod: Du kan knyta kontot mot en momskod, så att momsen räknas ut automatiskt. I förbindelse med de nya reglerna för omvänd skattskyldighet som träder i kraft den 1 juli 2007, hittar du nu även alla momskoder som är relevanta för omvänd skattskyldighet i rullgardinsmenyn. Var uppmärksam på att använda rätt koder när du fakturerar och bokför med omvänd skattskyldighet. Mer information om omvänd skattskyldighet hittar du i avsnittet "Omvänd skattskyldighet". Spärrat för registrering: Sätter kontot som inaktivt och det kan inte användas i verifikatsregistreringen. Momskod spärrad: När du väljer detta kan du inte gå förbi momskoden i verifikatsregistreringen. 6
OM REDOVISNING Visa inte i verifikatreg: Om denna ruta är markerad kommer inte kontot att visa verifikatslistan vid verifikatsregistrering. Det är dock fortfarande möjligt att bokföra verifikat på kontot om du skriver kontonumret direkt i verifikatet. Betalning: Om du markerar här och i tillägg sätter begränsningar på Verifikationstyper kan du inte bokföra verifikationstyper med begränsningar på detta konto. Bankavstämning: Markeras om du vill använda bankavstämningsfunktionen för att stämma av detta konto. Projekt obligatoriskt: Kryssa för här om du vill att det ska vara obligatoriskt att ange projekt på kontot. Avdelning obligatoriskt: Kryssa för här om du vill att det ska vara obligatoriskt att ange avdelning på kontot. Numrering av verifikat Numrering av verifikat sätts upp i Redovisningsinställningar. Välj Visa Inställningar Redovisning Redovisningsinställningar Verifikationstypinställningar och Nummerserier och fliken Nummerserier. Numrering av verifikat kan göras på tre olika sätt. En nummerserie för varje verifikationstyp En nummerserie för varje verifikationstyp, med användardefinierade intervall Gemensam nummerserie för alla verifikationstyper Vilket numreringssätt du bör välja beror till stor del på mängden verifikat som ska registreras under loppet av ett år. Obs! Inställningarna låses när du börjar bokföra verifikat. Det är därför viktigt att rätt numrering anges innan modulen för Verifikatsregistrering öppnas. 7
REDOVISNING En nummerserie för varje verifikationstyp Anges som standard då ny företagsdatabas skapas. Varje verifikationstyp har då sin egen nummerserie som börjar på 1 (eller en användaridentifierad initial), vilket gör att du enkelt kan identifiera de olika verifikaten. I det här fallet blir den unika nyckeln för verifikaten deras initial och ordningsnummer, till exempel B2 för bankverifikat nummer två. Har man många verifikat varje år kan de löna sig att ha en nummerserie per verifikationstyp. En nummerserie för varje verifikationstyp, med användardefinierade intervall Om du bara ska nyttja dig av fyra verifikationstyper under året UF, B, IF och D, och inte har korsande nummerserier kan du bestämma att UF ska börja på nummer 2000, B på 4000 och IF på 6000. Därmed kommer varje verifikationstyp egentligen ha sin egen nummerserie, men i praktiken ser det ut som om du har en gemensam nummerserie med olika intervaller. Du får en sådan uppsättning genom att du själv går in på de olika verifikationstyperna som ska nyttjas och sätter första numret till det som du önskar. Gemensam nummerserie för alla verifikationstyper Ifall du vill ha en gemensam nummerserie, oberoende av vilken verifikationstyp det är bokfört på så kan du markera Gemensam nummerserie för alla ver.typer innan du öppnar verifikatsregistreringen eller börjar med fakturering i programmet. Verifikaten får nu löpande nummer oavsett verifikationstyp. Den unika nyckeln för ett verifikat blir i det här fallet själva ordningsnumret. Moms Momsregistret öppnas med en egen knapp på fliken Företagsinställningar, vilket du hittar i inställningarna för Företag. Du kan också redigera momskoder direkt från Verifikatsregistrering, genom att klicka på knappen Momskodsinställningar i verktygsfältet. Välj den momskod du vill redigera och klicka på Redigera. 8
OM REDOVISNING Huvudbilden Genom att ändra siffran under Momshantering, vilket anger momstypens placering i listan, kan du anpassa ordningsföljden för val i andra moduler. På det viset blir det lättare att få tag i de momskoder som används mest. I förbindelse med de nya reglerna för omvänd skattskyldighet som träder i kraft den 1 juli 2007, hittar du nu även alla momskoder som är relevanta för omvänd skattskyldighet i rullgardinsmenyn. Var uppmärksam på att använda rätt koder när du tillämpar omvänd skattskyldighet. Mer information om omvänd skattskyldighet hittar du i avsnittet "Omvänd skattskyldighet" nedan. Beskrivningen kan ändras ifall du vill att det ska vara tydligare förklarat vad koden ska användas till. Dessutom kan du se hur koderna används. Visa i bokföring: Huruvida koden ska komma upp som valmöjlighet i verifikatsregistreringen. Visa i produkt: Avgör om koden ska kunna kopplas mot en produkt. Visa i order/faktura: Markeras om koden ska användas i Försäljning/Faktureringsmodulen. Visa beställning/inköp: Markeras om koden ska användas i Inköpsmodulen. Fliken Moms De tre översta fälten (Ingen), Moms och Export anger ifall momskoden har momsbehandling eller inte (Export har det inte, eftersom det är just export). Sats anger procentsatsen som används för att räkna ut Moms. Funktion kan vara ingående eller utgående (försäljning är utgående och inköp är ingående moms). Standard säljkonto kommer alltid att krediteras vid fakturering av produkter med den här momskoden. Undantaget är då inget annat säljkonto är angivet särskilt för den här produkten. 9
REDOVISNING Standard kostnadskonto debiteras alltid vid bokföring av inköp på den här momskoden. Har du en logistikfunktion kan kontot ändras under bokföringen av ett inköp. Det finns en individuell inställning för den enskilda produkten som är överordnad standard kostnadskonto. Momskonto är det kontot som momsbeloppet blir bokfört på i balanskontot. Moms vikttal används av företag med delvis momsfri och delvis momspliktig verksamhet. Vid gemensamma inköp används en procentsats som fördelning, vilket anger hur mycket av priset på en produkt som ska ingå i momsberäkningen. Visa i omsättningsuppgift gäller för versioner utan redovisning, i vilka du kan ta ut en momsuppgift. Här väljer du om momskoden ska tas med i den uppgiften. Fliken Beräknad moms Utlandet/EU Markeras Beräknad moms Utlandet/EU, blir koden behandlad som köp från utlandet. Välj mellan avdragsberättigade eller inte avdragsberättigade: Har man avdragsrätt för moms som betalats för tjänster köpta i utlandet, så anges det här. Redovisa beräknad moms är kontot som momsen förs på i balansen. Baskonto 1 är det konto som grunden till beräkningar blir bokfört på Baskonto 2 är kontot som grunden blir balanserat mot (så att verifikaten är balanserade) 10
OM REDOVISNING Omvänd skattskyldighet Från och med den 1 juli 2007 träder nya regler rörande omvänd skattskyldighet i kraft. För mer detaljerad information om den nya skattedeklarationen, gå till Skatteverkets webbplats. Vad innebär omvänd skattskyldighet? Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska redovisa och betala momsen. Syftet med omvänd skattskyldighet är att förhindra att en köpare gör olovliga avdrag för moms som inte betalas av säljaren. Du ska tillämpa omvänd skattskyldighet när du säljer tjänster som omfattas av förslaget till någon som i sin tur säljer sådana tjänster. För mer information om vem som ska tillämpa omvänd skattskyldighet, vilka tjänster som berörs, avdrags- och återbetalningsrätt, när reglerna träder i kraft samt övergångsbestämmelser, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats. Omvänd skattskyldighet i programmet Du måste använda rätt momsbehandling för att få automatik i redovisningen. I programmet finns momskoder som överensstämmer med de nya reglerna för omvänd skattskyldighet. Momskoderna hittar du under: Visa - Inställningar Redovisning. Gå in på fliken Redovisningsinställningar och klicka på Anpassning och underhåll av momssatser. Obs! Var uppmärksam på att använda rätt momskoder när du fakturerar och bokför med omvänd skattskyldighet. Momsrapporten/skattedeklarationen i programmet stöder deklarering enligt de nya reglerna, förutsatt att du har använt rätt momskoder i din bokföring. Deklarationen kan du ta ut genom Rapportmodulen, där du kan välja Momsrapport 2007 som är anpassad efter det nya regelverket. Tips! Programmet kan skapa XML-filer som kan användas för Elektronisk skattedeklaration via Internet. Kontantmetod Från och med 2007 träder nya bokföringsregler i kraft. Enligt de nya reglerna ska fler få använda kontantmetoden i den löpande bokföringen. Skatteverket beskriver kontantmetoden som "en enklare metod än huvudmetoden" och att den innebär "att du bokför inköp och försäljning när betalning sker." Skatteverket påpekar vidare: "Vid räkenskapsårets slut måste du dock bokföra då obetalda skulder och fordringar." Kontantmetoden i programmet Var uppmärksam på att du bara kan ändra mellan kontant- och faktureringsmetoden i början av en momsperiod som inte innehåller några posteringar. Du kan ändra till önskad metod i nästa period som inte innehåller några posteringar. Mer ingående information om regelverket rörande 11
REDOVISNING perioder och avgränsningar i förbindelse med kontantmetoden hittar du på Skatteverkets webbplats. Momsbokföringsmetod kan väljas via Visa - Inställningar - Redovisning - Modulinställningar - Kontantmetod. Markera eller ta bort markeringen i rutan Kontantmetod. För mer information om de nya reglerna rörande kontantmetoden, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats. Om projekt- och avdelningsredovisning Du kan märka transaktionerna med projekt och/eller avdelning, så att du kan föra kompletta projekt- och avdelningsredovisningar. Avdelning hör till redovisningsdelen och själva avdelningarna skapas i grundinställningarna. Projekt är en egen modul, och projekten skapas i ett eget register. Avdelingsredovisning Så här skapar du en avdelning 1. Välj Visa - Inställningar - Företag Grundinställningar. 2. Markera Avdelningar och klicka Redigera. 3. Klicka på Ny. Välj namn på avdelningen och klicka på OK. En avdelning har skapats och den kan nu väljas i verifikatsregistreringen. 12
OM REDOVISNING Visa kolumnen för avdelning I Försäljning & Fakturering, Verifikatsregistrering och Huvudboken kan du gå in i på användarinställningar och kryssa för att kolumnen för avdelning ska visas. Du öppnar den aktuella modulen och klickar på knappen Användarinställningar i verktygsfältet. I Huvudboken heter knappen enbart Inställningar, men den ser likadan ut som i de andra modulerna. Automatisering Genom att koppla en kontakt eller en produkt mot en avdelning, kommer all registrering på kontakten/ produkten att kopplas mot den aktuella avdelningen. För kontakter gör du detta under fliken Övrig info. För produkter gör du detta under fliken Diverse. Tips! Det finns guider för uppdatering av flera produkter/kontakter samtidigt. Detta innebär att du snabbt kan uppdatera dessa utifrån de val du gör i guiderna. På varje enskilt konto i kontoplanen är det möjligt att kryssa för avdelning. Detta kan du använda om alla posteringar på ett bestämt konto ska tillhöra en bestämd avdelning. Var försiktig med att använda denna funktion i kombination med val av avdelning på produkter och kontakter, så att du inte blandar avdelningarna. Du kan också kryssa för Avdelning obligatoriskt (och Projekt obligatoriskt) på kontot i kontoplanen. Därigenom får användaren en påminnelse om att ange avdelning på verifikatet, om detta saknas. Budget Du kan föra budget på både projekt och avdelning. I inställningarna för var enskild budget väljer du projekt eller avdelning. Rapporter De flesta rapporterna i redovisningsmodulen kan enkelt tas ut både som avdelnings- och projektrapporter genom att välja önskad avdelning i urvalsfönstret för rapporten. Projektredovisning Projektmodulen är organiserad utifrån projektorienterat arbete. Här kan du registrera nya kontakter, order, aktiviteter med mera under de olika flikarna i projektregistret. Denna modul är nära integrerad med de andra modulerna i programmet, så du kan själv bestämma om du vill arbeta projektorienterat eller inte. Projektregistret öppnas via Visa - Projekt - Projektregister. Du kan välja om du vill att projektlistefönstret ska öppnas automatiskt varje gång du öppnar projektmodulen genom att gå till Visa - Inställningar - Användare - Inställningar. Läs mer om projektmodulen i eget kapitel. 13
REDOVISNING INGÅENDE BALANS Ingående balans registreras vanligtvis i starten av ett nytt räkenskapsår, men kan även registreras om programmet börjar användas under ett räkenskapsår. I den grad det är praktiskt möjligt, rekommenderas vi dig att starta en ny redovisning i början av ett nytt räkenskapsår. Om du ska byta från ett annat system kan det vara praktiskt att planera överföringen till slutet av ett räkenskapsår. Ingående balans när man skapar en ny företagsdatabas Obs! Detta förfarande gäller endast när man skapar en ny företagsdatabas, och inte vid årsavslut. Vid årsavslut blir den ingående balansen för det nya räkenskapsåret automatiskt inlagd (läs mer om detta i avsnittet Överför preliminär ingående balans". När du ska registrera ingående balans manuellt använder du ver.typ Ingående balans (IS) i Verifikatsregistreringen. Så här registrerar du Ingående balans vid räkenskapsårets början 1. Klicka på Ny för att skapa ett nytt verifikat i Verifikatsregistreringen. 2. Välj verifikationstyp Ingående balans. 3. Välj önskad period, räkenskapsår och datum. Om du till exempel har skapat en ny företagsdatabas och ska lägga in ingående balans per 1/1-07, väljer du period 1, räkenskapsår 2007 och datum 1/1-07. 4. Börja med att registrera balansen på tillgångskontot (debet). Detta gäller konton 1000 till 1999. 5. När du kommer till konto 1510 (kundfordringar) måste alla fordringar läggas in som egna verifikatslinjer. När du knappar in konto 1510 och väljer önskad kund öppnas ett fönster som ber om fakturanummer. Detta måste fyllas i om du vill få korrekt reskontra. 6. När balansen är registrerad på tillgångskontot lägger du in skuld och egenkapital (kredit). Detta gäller konton 2000 till 2999. Leverantörsskulder (konto 2440) måste läggas in med egna verifikatslinjer på samma sätt som kundfordringar. 7. Klicka på Överför till huvudbok. Så här registrerar du Ingående balans under räkenskapsåret 1. Klicka på Ny för att skapa ett nytt verifikat i Verifikatsregistreringen. 2. Välj verifikationstyp Ingående balans. 3. Om du ska börja mitt i ett räkenskapsår, till exempel 1/7-04, måste du ta med dig siffrorna från egen balans per 30/6-04. Lägg in balansen i perioden innan du börjar använda programmet (följ förfarandet ovan). 4. På vissa konton kommer det nu att dyka upp en momskod, till exempel på konto 3041 och 4011. Detta är poster som redan varit momsbelagda. För att komma runt detta, använder du [TAB]- 14
INGÅENDE BALANS tangenten fram till fältet Momshantering och markerar detta fält som blankt. Posterna kommer då inte att momshanteras. 5. Klicka på Överför till huvudbok. Det rekommenderas att du för ingående balans som ett verifikat, och inte delar upp det på flera IS-nummer. Med andra ord, lägg in all ingående balans som IS1 och dela inte upp den i IS1, IS2, IS3 osv. Om du ändå väljer att lägga in ingående balans på flera verifikat måste du vara noga med att varje verifikat balanserar. Om inte varje verifikat balanserar kommer verifikaten inte att kunna föras över till huvudboken. 15
REDOVISNING VERIFIKATSREGISTRERING Modulen Verifikatsregistrering är som ett slags anteckningsbok där du registrerar dina verifikat innan de överförs till huvudboken. Så länge som verifikaten ligger i verifikatsregistreringen kan du ändra verifikatsdatum, verifikationstyp, period, konton, momshantering och belopp etc. Ett verifikat måste bestå av minst två rader som ska summeras så att verifikatet balanserar. Summan av Debet för alla verifikatsrader måste vara lika med summan av Kredit. Verifikaten blir numrerade utifrån de inställningar som du satt för nummerserier i Redovisningsinställningarna. Innan du börjar använda Verifikatsregistreringen bör du bekanta dig med vilka inställningar som du kan reglera. Modulen kan anpassas individuellt och genom att anpassa användarinställningarna efter dina önskemål kommer du att kunna registrera verifikat på ett snabbare och mer effektivt sätt. Verifikatsregistreringen är tvådelad. I den övre delen ser du det aktuella verifikatet som du arbetar med. Den nedre delen visar en lista på de verifikat som är bokförda, men som ännu inte överförts till huvudboken. Det är fortfarande möjligt att redigera dessa verifikat. Du kan gömma listan genom att välja Dölj ver.lista i rullgardinsmenyn överst i fönstret. Genom registrering av verifikat förväntas det att du registrerar en bruttosumma. Vid användning av momskoder behöver systemet både Utgående- och Ingående moms från verifikatet för att postera detta på det rätta momskontot. Du kan välja att registrera momsunderlag netto. Detta gör du i användarinställningarna för verifikatsregistrering. Knappen Kontoplan fungerar som en genväg till kontoplanen. Här kan du redigera och upprätta nya konton. Läs mer om kontoplanen i ett eget avsnitt ovan. Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Genom knappen Verifikatsradstext (Ctrl + T) kan du skapa och använda egendefinierade standard texter för verifikaten. I verifikattextfönstret kan du klicka på inställningsknappen och definiera dina egna verifikattexter i Grundinställningarna. Texterna du skapar här blir tillgängliga i rullgardinsmenyn i verifikattextfönstret. Genom att klicka på F12-tangenten, när du står i fälten Debet eller Kredit, öppnar du en kalkylator. Det finns en rad olika kortkommandon som underlättar i din verifikatsregistrering. Enskilda momskoder kan också anpassas till ditt företag genom att ange Momsinställningar. Läs mer om detta i Momskoder. Ett snabbare sätt att registrera verifikat är att använda Verifikatsmallar eller egna knappar. Läs mer om verifikatsmallar och verktygsfältet för verifikatsmallar i eget avsnitt. Tips! Du kan kolla Resultat och Balans baserat på verifikatet du har registrerat i verifikatsregistreringen innan du överför det till huvudboken. Du bestämmer formatet för utskriften i urvalsfönstret i rapportmodulen och kan välja mellan Huvudbok, Verifikatsregistrering eller båda delarna. 16
VERIFIKATSREGISTRERING Användarinställningar: Verifikatsregistrering I Användarinställningarna anpassas funktionerna och utseendet på fönstret för verifikatsregistrering. Dessa inställningar kan vara olika för var och en av de olika användarna. Du kan öppna användarinställningarna via knappen för detta i verktygsfältet i verifikatsregistreringsfönstret eller via menyn Visa Inställningar Användare Inställningar per modul Verifikatsregistrering. Under Visa kolumn väljer du vilka kolumner som ska visas i registreringsfönstret genom att markera aktuella kryssrutor. Genom att markera kryssrutorna under Fokus kan du ange var markören ska flyttas när du trycker på [Enter] eller [Tab]. Om du ställer in detta med avseende på vad som används mest i din verksamhet kommer du att kunna spara många knapptryck vid verifikatsregistreringen. I kolumnen Funktion kan du ange allmänna riktlinjer för registrering av verifikat. Kryssa för i rutorna för de funktioner som du vill aktivera Med Nytt verifikat vid balans skrivs automatiskt ett nytt verifikatsnummer på nästa rad när verifikatet som registreras balanserar. För att få ett nytt verifikatsnummer kan du antingen använda den här funktionen eller trycka på [+] när du har skrivit beloppet på den sista bokföringsraden i ett verifikat. Med Ärva verifikatstexter infogas beskrivningar i verifikatet automatiskt på bokföringsraden för motkonto. Med Ärva verifikatstexter från första verifikatsraden får du samma text på alla verifikatrader. Genom funktionen infogas texten från den första verifikatraden i alla verifikatrader. Om du väljer Datum styr perioden registreras rätt period automatiskt när du skriver datum. Med Datum/periodkontroll visas ett varningsmeddelande när verifikatsdatum ligger utanför vald period. 17
REDOVISNING Med Valuta/datumkontroll visas ett varningsmeddelande om dagens datum överskrider den period som valts för aktuell valuta. (Inställningar/Redovisning/Modulinställningar/Valuta.) Platser i verifikatslistan: Senast bokförda verifikat visas automatiskt längst upp på verifikatslistan. Med Bunthantering tillåts buntvis överföring till huvudboken oberoende av verifikationstyp och period. Verifikatsmallar förenklar registrering av standardverifikat och periodisering av kostnader. Verktygsrad för verifikatsmallar aktiverar knappar för registrering av enskilda verifikat. Du kan även lägga upp de mest använda mallarna som komplement till dem som följer med systemet. Registrera momsunderlag netto gör att du kan registrera nettobeloppet på konton som satts upp med en momskod. Momsen beräknas och adderas som en egen rad i verifikatsregistreringen. Länkat dokument gör det möjligt att koppla ett dokument till verifikatet. OCR-kontroll säkerställer att det OCR-nummer som läggs in vid registreringen har ett säkerhetsnummer som är genererat med Modulus. Visa bankkontosaldon: Lägger in en rad i fönstret för verifikatsregistrering som visar saldot på Bank-/Post-/Kassakontot. De konton som visas är de som är märkta Bank/Post/Kassa i kontoplanen. Std verifikattyp: Välj vilken verifikationstyp som ska föreslås varje gång du öppnar ett nytt verifikatsregistreringsfönster. Sortering: Välj om verifikatslistan ska sorteras efter Registreringsnummer eller Verifikationstyp. Standard fokus: Välj var markören ska placeras vid skapande av ett nytt verifikat. Klicka på Visa alla verifikat för alla användare om du vill ha tillgång till verifikat som skapats av andra. Verifikaten flyttas då över till dig. Ursprungligen har inte alla användare möjlighet att se alla verifikat, men du kan ändra detta om du är systemadministratör 18
VERIFIKATSREGISTRERING Kolumnerna i verifikatsregistrering I Användarinställningarna kan du markera de kolumner som du vill visa i verifikatsregistreringen. Några kolumner kan inte väljas bort. L Konto Motkonto Beskrivning Reskontranummer Faktura OCR Momsredovisning Avdelning Projekt Valutakod Debet Kredit Anger radnummer. Varje verifikat innehåller minst två bokföringsrader. Radnumreringen börjar för varje verifikat på 1. Konto för huvudbokföring. Beloppet som skrivs på den här raden bokförs på det konto som anges här. Beloppet som anges under Debet eller Kredit motkonteras på detta konto med avdrag för eventuell momsredovisning på Konto. För att höja bokföringens informationsvärde bör du använda den här kolumnen och med egna ord beskriva posten. I annat fall skrivs kontonamnet automatiskt i kolumnen. Kunder och leverantörer har Reskontranummer som motsvarar deras kontakt- respektive leverantörsnummer i Kontaktregistret. Reskontraposteringar knyts till Fakturan för den fordring/skuld som är bokförd. Den kolumnen kan inte redigeras direkt. Själva numret bokförs i ett eget fönster för sådana bokföringsposter. Reskontraposteringar knyts till OCR-numret för den fordring/skuld som är bokförd. Den kolumnen kan inte redigeras direkt. Själva numret bokförs i ett eget fönster för sådana bokföringsposter. Flera konton är kopplade till en Momskod. Den visas i den här kolumnen och det går att ändra den. Om kontot är kopplat till en Avdelning visas det i den här kolumnen. Det går att välja avdelning i rullgardinsmenyn. Om kontot är kopplat till ett Projekt visas det i den här kolumnen. Det går att välja projekt i rullgardinsmenyn. Verifikat kan registreras i utländsk valuta. Valutan anges i det här fältet. Verifikatet räknas om och bokförs i SEK (eller den valuta som företaget använder i bokföringen). Kontrollera att Valutaregistret är uppdaterat. Visar beloppet som bokförs på det Debet i kontot Visar beloppet som bokförs på det Kredit i kontot. 19
REDOVISNING Kortkommandon i verifikatsregistrering Om du använder kortkommandon så går verifikatsregistreringen snabbare. Lägg märke till att flera av tangenterna har olika funktioner beroende på var du står och vad du gör. Några av kortkommandona har flera funktioner beroende på vart markören står i registreringsfönstret. Tangent Funktion. + Nytt verifikat - får nytt verifikatsnummer om den föregående balanserar Stäng fönstret Fakturainfo när du skrivit in fakturanumret. Bokför differensen på sista bokföringsraden i verifikatet. (Markören måste då stå i kontokolumnen på den sista raden.) / eller * Kontoplanen öppnas om markören står i kontokolumnen. - Byter verifikationstyp i rullgardinsmenyn. * Kopiera beskrivning från föregående post om markören är i kolumnen beskrivning. d CTRL + INSERT CTRL + L CTRL + B CTRL + A CTRL + K CTRL + R CTRL + I CTRL + P CTRL + H CTRL + Q F1 F3 F4 Sätter in dagens datum (Systemdatum). Gäller datumfält. Infogar en Verifikatsrad. Visar Verifikatslistan. Öppnar Verifikatsinställningar. Öppnar Momskodsregistret. Öppnar Kontoplanen. Öppnar Valutaregistret. Öppnar Användarinställningar. Öppnar Rapportmodulen. Överför till Huvudboken. Stänger fönstret. Öppnar Hjälpfilen. Gå till Verifikatsmall. Drar bort moms i bokföringen. 20
VERIFIKATSREGISTRERING F5 F8 F9 F11 F12 Lägger till moms i bokföringen. Gå till netto-/bruttoläge. Placerar fokus i fältet för Verifikatsdatum. Flyttar markören till fältet för Val av period. Öppnar Beräkning, när du står i fältet Debet eller Kredit. 1510 Öppnar listan över Kunder för bokföring av fordringar. 2440 Öppnar listan över Leverantörer för bokföring av skulder. ESC Mellanslag Stänger kontolistan om den visas. Öppnar Rullgardinsmenyn i förekommande fall (som för avdelning, projekt etc.) Verifikationstyper Redovisningsmodulen är på förhand inställd med tolv olika verifikationstyper. Alla verifikat som bokförs i huvudboken måste göras i någon av dessa verifikationstyper (eller i egendefinierade verifikationstyper). Bokföring på olika verifikationstyper möjliggör effektivare registrering och ändamålsenlig arkivering av verifikat. För att de olika verifikationstyperna enkelt ska kunna skiljas från varandra i huvudboken används koder (till exempel UF för utgående fakturor, IF för ingående etc.). Du kan anpassa och skapa nya verifikationstyper i redovisningsinställningarna under fliken Redovisning och knappen Verifikationstypinställningar och nummerserier. Du kan redigera verifikationstyperna som följer med som standard, men du har bara möjlighet att radera verifikationstyper som du själv har upprättat. Du kan också klicka på Ver.typs inställningar i verifikatsregistreringsfönstrets verktygsfält. Hur registreras verifikat? Modulen för Verifikatsregistrering innehåller flera automatiserade rutiner, bland annat för momsbehandling och registrering av betalningar. På denna sida beskrivs den enklaste formen för registrering, medan resten av kapitlet beskriver de med automatiserade rutinerna. I den övre delen av fönstret ser du raderna för det verifikat du för tillfället registrerar. I den nedre delen av fönstret ser du en översikt över tidigare förda verifikat. Väljer du Dölj ver.lista överst i fönstret, göms den nedre raden. 21
REDOVISNING Så här registrerar du verifikat i verifikatsregistrering 1. Välj Visa, peka på Redovisning och klicka på Verifikatsregistrering. 2. Klicka Ny eller + tangenten på det numeriska tangentbordet. Alternativt kan du trycka på [Ctrl] + [N] på tangentbordet. 3. Välj Ver.Typ, Verifikatsdatum och Period för verifikatet. Du kan även ändra verifikationstyp genom att trycka [/] eller [*] på tangentbordet. 4. Ange det kontonummer du vill använda i kolumnen Konto. Eller hämta kontonumret från kontoplanen genom att trycka [-] på tangentbordet. 5. Skriv eventuellt in Motkonto. Motkonto! Användning av motkonto gör bokföringen snabbare. Motkonto är det konto som verifikatsraden ska föras mot. Detta konto kommer automatiskt att bokföras med belopp som förs på det första kontot. Om du vill bokföra en och en verifikatsrad manuellt, kan du gömma denna genom Användarinställningar. 6. Tryck på [ENTER]. Markören flyttas till Debet eller Kredit beroende på vad som är standard för kontot. Denna inställning görs i kontoplanen. 7. Ange det belopp du vill föra in och tryck [ENTER]. Om du har angett Motkonto kommer det att skapas en ny rad med motsvarande belopp. Om ett av kontona har momshantering fördelas beloppet på motkontot och aktuellt momskonto. 8. Klicka på Sätt in verifikationslinje för att lägga till en rad i verifikatet. 9. Klicka Ny eller tryck på [+] om du vill bokföra ett nytt verifikat. 10. Återupprepa punkterna tills du har registrerat alla verifikat. 11. Verifikaten kan nu överföras till huvudboken eller så kan du låta dem ligga kvar i Verifikatsregistreringen. Tips! För att underlätta verifikatsregistreringen bör du göra dig bekant med kortkommandona. 22
VERIFIKATSREGISTRERING Hur överförs verifikat till huvudbok? Så här överför du verifikat till huvudboken 1. Välj Visa, Redovisning och klicka på Verifikatsregistrering. 2. Klicka på knappen Överför till huvudbok. Det kan också göras via Visa - Redovisning - Överför från verifikatsregistering till huvudbok. 3. Ställ in urvalen för överföring till huvudboken. Du kan välja mellan att överföra en verifikationstyp, period eller alla verifikationstyper. Det är också möjligt med kombinationer, som till exempel verifikat med verifikationstyp Utgående faktura från Period 3. 4. Ta bort markeringen vid Förhandsvisa bokföringsjournal om du inte vill kontrollera uppgifterna innan du för över dem till Huvudboken. 5. Klicka på Nästa. 6. Kontrollera att uppgifterna är korrekta i förhandsvisningen av bokföringsjournalen. 7. Klicka på Close Preview för att stänga förhandsvisningen. 8. Klicka på Föregående om uppgifterna i bokföringsjournalen inte stämmer. Du kan då gå tillbaka för att göra ett nytt urval innan du gör en ny förhandsvisning. 9. Om förhandsvisningen stämmer, väljer du hur du vill skriva ut bokföringsjournalen i rullgardinsmenyn Utskrift via. 10. Klicka på Slutför. Klicka på Ja om utskriften är godkänd. Klickar du Nej kommer bokföringsjournalen att skrivas ut igen. Du kan inte göra några ändringar i bokföringsjournalen, bara skriva ut rapporten på nytt. Verifikaten överförs till huvudboken. 23
REDOVISNING Verifikatsregistrering mot reskontra Du kan registrera mot reskontra direkt i verifikatsregistreringen. I reskontramodulen finns det funktioner för betalningsuppföljning, räntefakturering, inkasso, utbetalningar med mera. För dem som har programvara med försäljning/fakturerings- och inköpsmoduler registreras verifikaten vanligtvis när fakturor och betalningar överförs därifrån. För kontona 1510 Kundfordringar och 2440 Leverantörsskulder i kontoplanen som levereras med programmet finns en Reskontrafunktion. Alla kunder och leverantörer kopplas till dessa konton. När du bokför verifikat mot konto 1510 eller 2440 uppmanas du att koppla registreringen till en Kontakt. Så här registrerar du ingående eller utgående faktura i verifikatsregistrering 1. Klicka Ny för att skapa ett nytt verifikat. 2. Välj verifikationstyp Utgående faktura (till kunder) eller Ingående faktura (från leverantörer), beroende på vilken typ av verifikat du vill skapa. 3. Skriv 1510 (kunder) eller 2440 (leverantörer) i kolumnen Konto. En lista öppnas som visar alla kontakter som är markerade antingen som kunder (1510) eller leverantörer (2440) i kontaktkortet. 4. Markera den Kontakt som gäller för transaktionen. Klicka på Ny om kontakten inte är skapad i kontaktregistret och skriv in namnet.. I fönstret kan du fylla i Namn, Org.nr. och Momskod. Vill du registrera mer information om kontakten, görs det i kontaktregistret. 5. Fyll i Fakturanummer och/eller OCR. Återstående fält fylls i enligt de villkor som angetts för kunden. Här ges fakturan samma datum som verifikatet. Om det står ett annat datum för fakturan kan du ändra det i det här fältet. 6. Tryck på plus [+] på det numeriska tangentbordet när du vill stänga fönstret. 7. Skriv Motkonto och tryck på [Enter]. Motkonto Användningen av motkonto gör att bokföringen går snabbare. Motkonto är det konto som verifikatsraden ska bokföras mot. Om du till exempel ska bokföra försäljning på konto 1510 Kundfordringar är det naturliga motkontot t.ex. 3051 Försäljning varor 25 % sv. 8. Klicka Sätt in verifikationslinje om du vill sätta in en ny linje på verifikatet. 9. Skriv fakturans bruttobelopp under Debet och tryck på [Enter]. 24