Lönehanteringen Trelleborgs kommun December 2010 Anna Eriksson Karin Andersson Henrik Friang
Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Inledning... 3 Bakgrund... 3 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning... 3 Metod... 4 Verifiering... 4 Validering av indata... 4 Avvikande ålder... 5 Översikt av månadslön... 6 Granskning av höga månadslöner... 6 Bonus/provision... 6 Dubbletter... 7 Ologiska personnummer... 7 Anställda med flera anställningsnummer... 7 Transaktioner för nyckelpersoner... 7 Kontrollberäkning av källskatt... 8 Sammanfattande bedömning... 8 Bilaga 1... 10
Sammanfattning PwC har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens lönehantering för perioden 2010-01-01 2010-09-30. Granskningen har inriktats på ett antal kontrollmål rörande bl.a. ologiska personnummer, kontrollberäkning av källskatt och dubbletter. I lönerutinen hanteras stora informationsmängder och stora belopp. Därför är det väsentligt att rutinen fungerar på avsett sätt. Den sammanfattande bedömningen är att hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, är över lag tillfredställande och ändamålsenlig. Det finns dock några moment i hanteringen som bör förbättras då det finns brister avseende bl.a. avvikande värden och transaktioner för nyckelpersoner. Därför är det viktigt att revisionens synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Förklaring till kontrollmålen finns i bilaga. Validering av indata Avvikande värden För att bidra till en god intern kontroll avseende utbetalningar av större belopp krävs goda avstämningsrutiner för att kontinuerligt följa dessa transaktioner. Vid felaktiga utbetalningar skadetta korrigeras och återbetalning ska ske. Det är inte lämpligt att lön/arvode utbetalas som förskott vid felaktiga löneutbetalningar. Avstämning transaktioner mot personalregister Avvikande ålder Revisionen anser att det är viktigt att berörda chefer informeras om gällande rätt avseende anställning av minderårig. I övrigt bedöms rutinen som ändamålsenlig. Översikt av månadslön Antal bruttolöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. Revisionen har inget att erinra på denna punkt. Granskning av höga månadslöner Bonus/provision Dubbletter Ologiska personnummer 1
Anställda med flera anställningsnummer Transaktioner för nyckelpersoner Revisionen anser att det bör finnas tydliga och enhetliga blanketter för utbetalning av ersättningar. Enhetliga blanketter bidrar till att skapa lika hantering och bedömning oavsett nämndstillhörighet. Det är viktigt att syfte med genomförda resor anges samt att deltagare alltid uppges vid t.ex. resor, utbildning och representation. Verifikationerna ska innehålla de uppgifter som krävs för att lagens krav ska uppfyllas och därmed kan de olika kontrollmålen utföras. Det ska tydligt framgå vad den ekonomiska händelsen avser. Enligt Skatteverkets information om motion och annan friskvård ska bidraget ges till godkända former av motion och annan friskvåd samt ej kunna bytas mot varor eller kontanter. Kontrollberäkning av källskatt 2
Inledning Bakgrund Personalkostnaderna utgör en stor del av kommunens externa kostnader. Per den 1 november 2010 hade kommunen 2 731,9 årsarbetare och antal tillsvidareanställda uppgick till 3 052 personer. Kommunens personalkostnader uppgick till 806,2 mnkr per den 30 november 2010. Revisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Eftersom personalkostnaderna utgör den största delen av kommunens kostnader motiverar detta denna granskning. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredställande. Då kan det uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma den interna kontrollen i lönehanteringen utifrån granskningens kontrollmål. Revisionsfråga: Är lönehanteringen, utifrån angivna kontrollmål, tillfredställande och ändamålsenlig ur ett intern kontrollperspektiv? Följande kontrollmål har använts för att svara på revisionsfrågan (se bilaga för utförligare beskrivning): Validering av indata Avvikande ålder Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus/provision Dubbletter Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer Transaktioner för nyckelpersoner Kontrollberäkning av källskatt Granskningen har avgränsats till perioden januari 2010 t.o.m. oktober 2010. 3
Metod Granskningen har genomförts genom registerutdrag av personregister för all personal. Utifrån ett antal kontrollmål har olika sökningar gjorts med hjälp av registeranalysprogram, ACL (Audit Command Language). Resultatet av sökningar har därefter, stickprovsvis, kontrollerats med löneenheten och verifierats mot underlag. Intervjuer har även genomförts med berörda tjänstemän på löneenheten. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. Verifiering Kommunen använder systemet ecompanion för registrering av löner. Systemet, som levererats av Logica, har kompletterats med ett system med självservice som heter Min Lön, vilket innebär att de anställda elektroniskt rapporterar sin tid och eventuella andra ersättningar. Arbetsledaren signerar (attesterar) de anställdas rapporter elektroniskt. Ca 1 700 anställda använder självservice. Validering av indata Avvikande värden Analys har gjorts på belopp (över- understigande +/- 70 000 kr) granskningsperioden för att identifiera eventuellt oriktig data eller transaktioner. Transaktioner som avser nettolön, nettoavdrag och skatt har ej tagits med i denna analys. Stickprovskontroll av framkomna avvikande belopp har genomförts. Under granskningsperioden framkom 13 transaktioner som berör 4 personer med avvikande värde. Vid kontroll framkom att orsaken till de avvikande transaktionerna beror på utbetalda semesterdagar, samt månadslön för två personer. Därutöver har utbetalning av arvode skett två gånger för samma period men olika utbetalningstillfällen. Personen fick behålla den felaktiga utbetalningen som ett förskott för kommande arbete. För att bidra till en god intern kontroll avseende utbetalningar av större belopp krävs goda avstämningsrutiner för att kontinuerligt följa dessa transaktioner. Vid felaktiga utbetalningar ska detta korrigeras och återbetalning ska ske. Det är inte lämpligt att lön/arvode utbetalas som förskott vid felaktiga löneutbetalningar. 4
Avstämning av transaktioner mot personalregister För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som ej finns upplagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregistret gjorts. Det framkom inga transaktioner till personer som inte upptas i kommunens personalregister. Avvikande ålder En genomgång har gjorts av samtliga anställda som upptas i personalregistret och extrahering av lönetransaktioner för anställda som är yngre än 16 år eller äldre än 67 år har genomförts. Stickprovskontroll har genomförts för ett 50-tal personer äldre än 67 år. Personerna är bl.a. verksamma som förmyndare, lokalvårdare, hemvårdare, brandman, sjuksköterska och lärare. Vid kontroll konstaterades att de granskade personerna är eller har varit timanställda eller månadsavlönade, efter sin pension. Enligt uppgift går en förfrågan ut till anställda sex månader innan den anställde fyller 65 år där personen får ange avsedd pensionsålder. Därefter finns ingen bevakningsrutin såvida inte lönehandläggaren manuellt lägger in bevakningen i personalsystemet. Det finns även 22 personer under 16 år som upptas i kommunens personalregister. Vid stickprovskontroll framkom att personerna haft anställning som feriearbetare. I kommunens personalhandbok finns ett avsnitt avseende arbetstid för minderåriga. Revisionen anser att det är viktigt att berörda chefer informeras om gällande rätt avseende anställning av minderårig. I övrigt bedöms rutinen som ändamålsenlig. 5
Översikt av månadslön För samtliga utbetalningar har månadslönerna under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall. Fördelningen i nedanstående tabell visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av förekommande månadslöner. Beloppsintervall Antal 0 5 000 37 5 000-10.000 210 10 000-15.000 621 15 000-20.000 870 20 000-25.000 1 186 25 000-30.000 624 30 000-35.000 147 35 000-40.000 49 40 000-45.000 26 45 000-50.000 9 50 000-60.000 10 60 000 100 000 5 Totalt 3 794 Utifrån granskningen kan konstateras att merparten av kommunens utbetalda löner uppgår till mellan 10 000 25 000 kr. Antal utbetalningar av månadslöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. Revisionen har inget att erinra på denna punkt. Granskning av höga månadslöner De 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. I granskningen har ingått att rimlighetsbedöma månadslönerna samt att stickprovskontroll utförts mot anställningsavtal alternativt löneöversyn för nuvarande lön. Bonus/provision Utsökning av transaktioner avseende bonus och provision har genomförts. Vid kontrollen identifierades inga transaktioner som kan hänföras till bonus eller provision. 6
Dubbletter En analys av lönetransaktioner har gjorts för att söka efter en kombination av personnummer + löneperiod + löneart månadslön som förekommer mer än en gång under en och samma period. Utifrån analysen konstateras att det inte förekommer att dubbletter utbetalts under granskningsperioden. Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra och inga poster identifierades. Anställda med flera anställningsnummer Anställda i Trelleborgs kommun har inte unika anställningsnummer, utan de anställda har ett eller flera anställningsnummer i kombination med sitt personnummer (ex. 19520319-XXXX). Vid stickprovskontroll konstaterades att anledningen till att anställda har flera anställningsnummer beror på att den anställde har mer än en anställning, varvid ett anställningsnummer erhålls för varje anställning. I några fall beror flera anställningsnummer på att den anställde har övergått till annan tjänst eller ändrat anställningsform. Äldre anställningsnummer kvarstår i personalregistret. Transaktioner för nyckelpersoner Samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner (politiker och förvaltningschefer) har extraherats. Därefter har stickprovskontroll gjorts av transaktioner och dess underlag. Vid granskningen konstaterades att olika underlag/blanketter används för utbetalning av reseersättning och andra ersättningar. 7
Bland de stickprov som genomfördes framkom att det i enstaka fall inte alltid anges syfte med genomförda resor samt att deltagare inte uppges i ett fall. Därutöver framkom att friskvårdsbidrag utbetalats för inköp av redskap. Revisionen anser att det bör finnas tydliga och enhetliga blanketter för utbetalning av ersättningar. Enhetliga blanketter bidrar till att skapa lika hantering och bedömning oavsett nämndstillhörighet. Det är viktigt att syfte med genomförda resor anges samt att deltagare alltid uppges vid t.ex. resor, utbildning och representation. Verifikationerna ska innehålla de uppgifter som krävs för att lagens krav ska uppfyllas och därmed kan de olika kontrollmålen utföras. Det ska tydligt framgå vad den ekonomiska händelsen avser. Enligt Skatteverkets information om motion och annan friskvård ska bidraget ges till godkända former av motion och annan friskvåd samt ej kunna bytas mot varor eller kontanter. Kontrollberäkning av källskatt Denna analys visar om källskatteavdraget som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimlig eller ej. Stickprovsgranskning har genomförts där källskatteavdraget understiger 20 % eller överstiger 60 %. Vid kontroll konstaterades att anledning till att anställda har skatteavdrag som understiger 20 % beror på sänkt skatteunderlag/jämkning. Skatteavdrag överstigande 60 % beror i de stickprovsgranskade fallen på att arbetstagaren begärt extra skattavdrag. Sammanfattande bedömning Är lönehanteringen, utifrån angivna kontrollmål, tillfredställande och ändamålsenliga ur ett intern kontrollperspektiv? Hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, är över lag tillfredställande och ändamålsenlig. Det finns dock några moment i hanteringen som bör förbättras då det finns brister avseende bl.a. avvikande värden och transaktioner för nyckelpersoner. Därför är det viktigt att revisionens synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. 8
2011-01-19 Karin Andersson Projektledare Alf Wahlgren Uppdragsledare 9
Bilaga 1 Validering av indata: Avvikande ålder: Översikt av månadslön: Granskning av höga månadslöner: Bonus/provision: Dubbletter: Analysering av lönetransaktionsfilen för att validera indata. - Sökning efter onormala värden (belopp och datum). - Matchning mellan personalregister och lönetransaktioner. Personer yngre än 16 år eller äldre än 67 år identifieras. En översikt av månadslön skapas. Extrahering av de 25 högsta månadslönerna. Utdrag av lönetransaktioner som avser bonus/provision. Analys av lönetransaktionerna för att söka efter kombination av anställningsnummer + löneperiod + löneart + belopp som förekommer mer än en gång under en och samma period. Ologiska personnummer: Sökning efter anställda med avvikande kontrollsumma (ologiska personnummer). Anställda med flera anställningsnummer: Transaktioner för nyckelpersoner: Sökning efter anställda med mer än ett anställningsnummer. Extrahering av samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner (enligt erhållen information från revisionen). Kontrollberäkning av källskatt: Avvikande källskatteavdrag identifieras och extraheras. 10