Projektdirektiv Utfärdat 2010-05-19 Utvecklingsprojekt - en strategisk kommunikationsmodell för Göteborgs Utvecklingsprojekt - en strategisk kommunikationsmodell för Göteborgs Projektbeställare Ulrika Blennius, kommunikationsdirektör Beslut att starta projektet Datum och underskrift av projektbeställare 1(9)
1. Grundläggande information 1.1. Idé Idén bakom utvecklingsprojektet är att med kommunikation som strategiskt verktyg åstadkomma bättre måluppfyllelse och ökad effektivitet för stadens verksamheter. Med strategisk kommunikation menar vi på det sätt en organisation använder kommunikation som ett medvetet verktyg för att nå organisationens mål. Det vill säga: att kommunikation är en stödprocess till verksamheten för att uppnå organisationens mål att kommunikation är ett internt och externt styr- och påverkansmedel att kommunikation (rätt använd) kan öka en verksamhets effektivitet att kommunikation är avgörande vid intern och extern krishantering att kommunikation är ett styrverktyg och därmed en del av ledningsprocesserna 1.2. Syfte Syftet med utvecklingsprojektet är att få till stånd en beslutad gemensam strategisk kommunikationsmodell för Göteborgs det vill säga ett gemensamt förhållningssätt till kommunikation som strategiskt verktyg för att styra och stödja verksamheten. Projektet är därför att betrakta som ett verksamhetsutvecklingsprojekt och en del av stadens kvalitetsarbete. En beslutad modell ska i sin tur leda till att modellen successivt används i hela staden. 1.3. Bakgrund Arbetet med att utveckla den strategiska kommunikationen i Göteborgs stad utgår från stadens informationspolicy en plattform för kommunikation, som togs av kommunfullmäktige 2002, de grundläggande värderingarna i personal- och ledarskapsidé, kompetenskriterier för ledare samt budgeten för Göteborgs. Några exempel följer nedan. Chefen förstår vikten av såväl intern, som extern kommunikation, som verktyg för att få verksamheten att fungera effektivt. Han/hon är tydlig i sina budskap och arbetar strukturerat och planerat med både intern information och extern marknadsföring, på ett sätt som stödjer de strategiska målen. (ur Kompetenskriterier för ledare i Göteborgs ) Våra ledare visar uppmärksamhet genom att ställa krav och vet att information, kommunikation och samarbete är nyckelord i ett framgångsrikt ledarskap. (Ur Göteborgs s personalidé) Kommunen finns till för göteborgarna och inte tvärtom. De kommunala verksamheterna ska vara lättillgängliga och serviceinriktade. ens verksamhet ska präglas av en helhetssyn som ger möjlighet att utnyttja befintliga resurser på ett Göteborgs skansliet, projektdirektiv 2(9)
effektivare sätt. (ur Budget 2010) I stadens informationspolicy uttrycks tydligt att information och kommunikation är en strategisk fråga på ledningsnivå som ska integreras i VP, budget och årsredovisningar. Inom Göteborgs är information en prioriterad uppgift, vilket innebär att såväl anställda som politiker alltid ska beakta informationsaspekten i sitt arbete. Informationens roll ska därför tydliggöras och integreras i den årliga verksamhetsplaneringen och finnas med i budget och årsredovisningar. Detta innebär att informationsarbete inom Göteborgs betraktas som en kvalificerad strategisk fråga på ledningsnivå. (Ur Göteborgs s informationspolicy som togs av kommunfullmäktige 2002) Genom denna skrivning tydliggörs kommunikationens roll som såväl stödprocess för övriga verksamheter som strategiskt styrverktyg i Göteborgs stad. Trots det finns idag en traditionell syn på kommunikation i stora delar av organisationen. Fokus ligger på förmedling och distribution av information, vilket medför att kommunikationsarbete ofta likställs med produktion av material (ex trycksaker) och kanaler (ex webben). Man ska dock vara medveten om att arbetssätten varierar kraftigt mellan olika förvaltningar och bolag i staden. Att kartlägga kännedomen om stadens informationspolicy och hur den efterlevs, samt vid behov ge förslag på revidering och kompletterande styrdokument inom området föreslås ske som ett eget delprojekt inom ramen för utvecklingsprojektet. 2. Mål 2.1. Projektmål En beslutad gemensam kommunikationsmodell för staden, det vill säga ett gemensamt förhållningssätt till kommunikation som strategiskt verktyg för att styra och stödja verksamheten. Modellen ska bland annat omfatta önskvärda gemensamma kompetenskrav på kommunikationsstrateger/informatörer, gemensamma arbetssätt och verktyg för hjälp till självhjälp. För grov plan på genomförande se bifogad tidsplan. 2.2. Projektnytta och effektmål Genom att få till stånd en beslutad gemensam strategisk kommunikationsmodell för Göteborgs skapar vi förutsättningar för att använda kommunikation som strategiskt verktyg på ett enhetligt sätt i staden. Beslut om modell ska i sin tur leda till att modellen successivt används i hela staden. Den önskade effekten av en beslutad och använd modell är att det strategiska kommunikationsarbetet i Göteborgs på ett bättre sätt än idag ska bidra till måluppfyllelse och ökad effektivitet genom: - Rätt kommunikationsresurser med rätt kompetens på rätt placering - Effektivare kommunikationsprocesser - Flexiblare resursanvändning (gemensamt och gränsöverskridande) Göteborgs skansliet, projektdirektiv 3(9)
Som en del i detta ligger att åstadkomma ett samordnat arbetssätt och samverkan inom områden där stadens kommunikationsresurser kan användas mer flexibelt. Exempel på sådana områden är: Utvecklingsarbete inom kommunikationsområdet Kommunikation inom och mellan stadens verksamheter Mediehantering/relationer Krishantering Väl fungerande interna kommunikationsprocesser är dessutom förutsättningen för att lyckas med den externa kommunikationen. En väl fungerande extern kommunikation ger i sin tur medborgarna bättre möjligheter till delaktighet i den kommunala verksamheten. 2.3. Projektets prioritering Kvalitet Resurser Tid 2.4. Förväntat resultat av projektet 2.4.1. Delleveranser Begreppsdefinitioner Målgruppsanalys Kartläggning av kompetens, förväntningar och behov hos målgruppen - det kommunikativa klimatet i staden (mottaglighet) Nulägeskartläggning Kartläggning av kommunikationsprocesser på olika nivåer i staden Kartläggning av informations/kommunikationsfunktioner i staden (roller, ansvar, mandat, kompetens) Kartläggning av resurser för kommunikation i staden Kartläggning av kännedom om stadens informationspolicy och hur den efterlevs (eget delprojekt) Inventering av övriga styrdokument, policies och riktlinjer inom området (eget delprojekt) Inventering av kanaler Omvärldsanalys Identifiera kommunikativa utmaningar som staden står inför på kort och lång sikt Behovsanalys Förslag på kommunikationsmodell för staden Förslag på gemensamma och samordnade arbetssätt för effektivare kommunikationsprocesser Göteborgs skansliet, projektdirektiv 4(9)
Förslag på kompetenskrav, roll, funktion och mandat för stadens olika kommunikationsresurser Förslag på kommunikativa kriterier för stadens ledare och chefer Förslag på kompletterande styrdokument inom området och vid behov revidering av stadens informationspolicy (eget delprojekt) Förslag på hur kommunikativa mål ska bli en integrerad del av uppföljningsprocessen Förslag på verktyg för hjälp till självhjälp Projektrapport Slutlig kommunikationsmodell för staden Utvärdering av projektet 2.4.2. Slutleverans En gemensam kommunikationsmodell för staden det vill säga ett gemensamt förhållningssätt till kommunikation som strategiskt verktyg för att styra och stödja verksamheten. Modellen ska bland annat omfatta önskvärda gemensamma kompetenskrav på kommunikationsstrateger/informatörer, gemensamma arbetssätt och verktyg för hjälp till självhjälp (se ovanstående delleveranser). 2.5. Projektavslut Projektet anses avslutat när den gemensamma kommunikationsmodellen för staden är beslutad av kommunikationsdirektören. För att nå målet kommer olika delprojekt att genomföras och projektplaner att tas fram för dessa. Preliminärt slutdatum för projektet: 31 december 2011. 3. Ramar för projektet 3.1. Tidsram Se bifogad tidsplan. Preliminärt slutdatum för projektet: 31 december 2011. 3.2. Resurser Beställare Ulrika Blennius Styrgrupp Ulrika Blennius, ordförande Övriga styrgruppsmedlemmar specificeras senare Projektledare Ida Northfell (50%) Biträdande projektledare Jens Lisell (20%) Projektdeltagare Rolf Svensson SDF Gunnared Joanna Glad SDF Lundby Jonas Bengtsson SDF Linnéstaden Shahbaz Khan Boplats Göteborg Inger-Lena Bennman Bostadsbolaget Stina Hall Hellqvist Miljöförvaltningen Ulla-Carin Moberg Social resursförvaltning Helene Sedström Personalstrategiska enheten SK Linda Björk Lokalförsörjningsförvaltningen Arbetsgruppsdeltagare specificeras senare Göteborgs skansliet, projektdirektiv 5(9)
Referensgrupp externa deltagare Resursleverantör ev. Nordisk kommunikation Beräknad tidsåtgång för styrgruppen är ett möte 4-6 ggr per år om cirka två timmar. För huvudprojektledaren beräknas ca 85 timmar per månad och för biträdande projektledaren ca 35 timmar per månad. För projektgruppens deltagare 6-10 timmar per månad per person. Resursåtgången kan variera beroende på vilken fas projektet befinner sig i. Projektledare- och projektmedarbetare arbetar kvar i sina ordinarie organisatoriska tillhörigheter med medföljande arbetsledar- och arbetsgivaransvar. 3.3. Kostnader 3.3.1. Kalkyl av timmar Roll Resurs Beräknad tidsåtgång från 10-06-01 tom 11-12-31 (timmar) Styrgruppsordförande Ulrika Blennius 18 Styrgruppsmedlemmar Projektledare Ida Northfell 1530 Bitr. projektledare Jens Lisell 630 Projektdeltagare Rolf Svensson 180 Joanna Glad (delvis föräldraledig) specificeras senare 80 Jonas Bengtsson 180 Shahbaz Khan 180 Inger-Lena Bennman 180 Stina Hall Hellqvist (delvis föräldraledig) 80 Ulla-Carin Moberg 180 Helene Sedström 180 Linda Björk 180 Extern konsult Sven Windahl specificeras senare Arbetsgruppsdeltagare specificeras senare 3.4. Förutsättningar 3.4.1. Målgrupp och intressenter Målgruppen för projektet är förvaltnings- och bolagsledningar. Intressenter är nämnder, styrelser samt chefer och medarbetare i Göteborgs stad. Göteborgs skansliet, projektdirektiv 6(9)
3.4.2. Projektfaser Projektet föreslås ske i olika faser: Initieringsfas - uppdrag samt start av projekt (inkl riskanalys) Nulägeskartläggning Analysfas - effektiviseringsmöjligheter - behov Utarbetandefas - framtagande av modellens beståndsdelar Utvärderingsfas Förvaltningsfas Analys-, utarbetande- och utvärderingsfasen kommer att löpa parallellt under majoriteten av projekttiden för att systematiskt kunna pröva de olika delarna i analysen i praktisk verklighet. En bred förankring bland förvaltnings-, bolags- och verksamhetschefer bedöms som en väsentlig framgångsfaktor för att kunna implementera resultaten från projektet på ett bra sätt. Förankring bör därför ske både före och under hela projektet. Själva metoden och tillvägagångssättet i samband med projektarbetet är också en viktig faktor för förankring, acceptans och i slutändan implementering. Bred delaktighet från stadens olika verksamheter är därför en förutsättning. 3.4.3. Projektmodell skansliets projektmodell ska följas, projektet ska använda projektdatabas enligt projektstöds anvisningar. 3.5. Avgränsningar Projektet är ett flerårigt utvecklingsarbete med olika delprojekt. Ett delprojekt är redan identifierat och omfattar: Kartläggning av kännedomen om stadens informationspolicy och hur den efterlevs Behovsanalys Förslag på kompletterande styrdokument inom området och vid behov ev. revidering av stadens informationspolicy Utvecklingsprojektet omfattar inte implementering av beslutad modell. Efter beslut kan därför ett nytt projekt i syfte att implementera modellen behövas. Det ligger heller inte inom projektets uppdrag att ta fram samtliga de kompletterande styrdokument/verktyg/kanaler (i form av exempelvis en kanalstrategi osv.) som behöver utvecklas för att Göteborgs ska kunna arbeta enligt beslutad modell. Vid behov kan därför ytterligare projekt (delprojekt) behöva påbörjas parallellt med det pågående utvecklingsprojektet. För löpande förankring av projektet, dess syfte och mål vilar ansvaret på projektets styrgrupp. Göteborgs skansliet, projektdirektiv 7(9)
4. Relationer till andra projekt/uppdrag/processer Projektet har som mål att ta fram en modell som, om den används, resulterar i såväl förändrade kommunikationsprocesser i staden som förändrade arbetsmetoder. Parallellt med projektet pågår organisations- och förändringsarbeten där projektets delleveranser kan komma till nytta. Likså kan projektet dra lärdom av dessa arbeten. Ett exempel på detta är förändringen inom stadsdelssektorn där ett av utvecklingsprojektets pilotprojekt är att ta fram ett förslag till lämplig bemanning och kompetensprofil inom kommunikation. Detta för att stödja ledningsarbetet i de nya förvaltningsledningarna. Under projektets gång kommer alltså omfattande förändringar att ske inom stadens organisation. Detta kan komma att påverka projektet när det gäller resurser, tid men också acceptans och mottaglighet. Därför är det nödvändigt att kunna anpassa genomförandet och vara flexibel i tidsplaneringen vad gäller projektets slutdatum. Planerat slutdatum för projektet är 2011-12-31. 5. Finansiering Initieringsfasen bekostas med befintliga resurser inom stadskansliets kommunikationsenhet. I projektet kan det bli aktuellt att ta in en extern konsult som bollplank och metodstöd. När styrgrupp och projektgrupp är utsedda kommer kostnaderna att belasta respektive förvaltning/bolag som är representerade. 6. Styrgrupp 6.1. Styrgruppsmedlemmar Ulrika Blennius, projektägare och ordförande. Övriga styrgruppsmedlemmar specificeras senare. 6.2. Beslut Projektägaren fattar beslut gällande: ändring av projektets inriktning, väsentliga förändringar i projektets budget, förändringar avseende finansiering inklusive medfinansiering, byte till ny projektägare eller projektledning, eller om någon annan väsentlig ändring behöver göras. Styrgruppen fattar beslut gällande: projektmedarbetare, fördelning av kostnader inom projektets budget. Göteborgs skansliet, projektdirektiv 8(9)
7. Övrigt 7.1. Kommunikation Projektledaren ansvarar, med stöd av biträdande projektledaren, för kommunikationen med styrgruppen och projektdeltagarna samt övriga eventuella arbets- och referensgrupper. Projektdeltagarna ansvarar för att uppdatera sig via mötesprotokoll etc. Styrgruppen ansvarar för att kommunicera projektets syfte och mål med förvaltnings- och bolagsledningar. En mer utförlig kommunikationsplan tas fram som en egen leverans i samband med projektplanen. 8. Referenser 8.1. Göteborgs s informationspolicy en plattform för kommunikation 8.2. Kompetenskriterier för ledare i Göteborgs 8.3. Göteborgs s personalidé 8.4. Budget 2010 Göteborgs skansliet, projektdirektiv 9(9)