Förfrågningsunderlag Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrland läns inbjuder till anbudsgivning avseende direktupphandling av samhällsbetalda resor och transporter enligt handlingarna i detta förfrågningsunderlag. Anbud ska vara myndigheten tillhanda senast den 19 januari 2015. Hans Fälldin Myndighetschef Kommunalförbundet Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län 1 (20)
Innehållsförteckning 1 Inledning... 4 1.1 Förfrågningsunderlaget... 4 1.2 Frågor... 4 1.3 Förkortningar och benämningar i den Särskilda kollektivtrafiken... 5 1.4 Anbudets omfattning... 5 1.5 Den särskilda kollektivtrafiken (SÄKO)... 5 1.6 Skolskjutsar... 5 1.7 Linjetrafik med lätta fordon (Kompletteringstrafik/ Linjelagda trafiken) 6 1.8 Trafikstart... 6 2 Anbudsinfordran... 6 2.1 Adress... 6 2.2 Anbudets utformning... 6 3 Anbudsprövning... 6 3.1 Utvärdering... 6 3.2 Antagande av anbud... 7 4 Ersättning, utbetalning, index, kvalitetsavdrag och viten... 7 4.1 Utbetalningsrutiner... 7 4.2 Rutiner avseende linje- och kompletteringstrafik och skolskjuts... 7 4.3 Fakturering i förekommande fall... 8 4.4 Bomkörning... 8 4.5 Förutsättning för betalning, intyg och avvikelser.... 8 4.6 Gästresenärer... 8 4.7 Prisjustering/index... 8 4.8 Viten... 8 5 Marknads- och kundkommunikation... 9 5.1 Profilering av fordon... 9 5.2 Hantering av incidentrapporter och kundsynpunkter... 9 6 Krav på transportören... 9 6.1 Lagar, förordningar och avtal... 9 6.2 Lagar och förordningar för kommunerna... 9 6.3 Intyg och rekvisitioner m.m.... 10 6.4 Tystnadsplikt och sekretess... 10 6.5 Försäkring... 10 6.6 Kontroll och rapportering... 10 7 Krav på förare... 11 7.1 Allmänna krav... 11 7.2 Personalkrav... 11 7.3 Uppträdande... 11 7.4 Klädsel, säkerhet... 12 7.5 Allergi och rökning... 12 7.6 Drogfrihet... 12 7.7 Särskilda kunskaper... 12 7.8 Utbildning... 12 2 (20)
7.9 Bomkörning... 12 7.10 Medicinsk status... 13 7.11 Tystnadsplikt och sekretess... 13 7.12 Avstängning... 13 8 Fordonskrav... 13 8.1 Fordonskrav i denna upphandling... 13 8.2 Trafiksäkerhet... 13 8.3 Ersättningsfordon... 13 8.4 Skolskjutstransporter... 14 9 Kvalitets- och miljökrav... 14 9.1 Kvalitetsuppföljning... 14 10 Beställning via beställningscentralen... 15 10.1 Beställningsrutiner SÄKO... 15 10.2 Kommunikation... 15 10.3 Leveranssäkerhet... 15 11 Avgiftshantering... 15 12 Produktion... 15 12.1 Beskrivning av trafiken... 15 12.2 Schemaläggning av fordon... 15 12.3 Primär- och sekundärområden... 16 13 Beskrivning SAM3001... 16 13.1 SAM3001... 16 13.2 Beställning planering produktivitet... 16 14 Taxe- och priskonstruktion för taxi och multifordon... 17 14.1 SAM3001 priskonstruktion... 17 14.2 Kilometerpris (KM)... 18 14.3 Grundavgift: (GRUND)... 18 14.4 Hämtatillägg: (HÄMT)... 18 14.5 Hjälptillägg (HJÄLP)... 18 14.6 Bärhjälp (BÄR)... 19 14.7 Tillägg för bårtransport (LIGG)... 19 14.8 Returpris: (RETUR)... 19 3 (20)
1 INLEDNING Kollektivtrafikmyndighetens upphandling SÄKO 2015 med ursprunglig trafikstart 2015-06-14 har blivit försenad och trafikstarten ska nu ske 2015-11-01 enligt det förfrågningsunderlag som nyligen publicerats. Med anledning av förseningen har vissa trafikavtal avseende SÄKO 2007 förlängts att gälla till och med 2015-10-31, varigenom en del av trafikförsörjningen har tillgodosetts. Denna förfrågan avser att genom direktupphandling tillgodose resterande trafikbehov under tiden 2015-06-14 till och med 2015-10-31 i primärområdena Sollefteå, Härnösand, Kramfors och Ånge (inklusive sjukreselinjen/linje 190) samt behovet av specialfordon i Örnsköldsvik. Förfrågan riktas till alla företag som uppfyller kraven för att utföra trafik för myndighetens räkning. Förfrågan innebär sammanfattningsvis att trafiken i stort ska utföras enligt nu gällande avtal för SÄKO 2007, dock med vissa ändringar, att de fordon som varit/är godkända för trafik under 2014 också är godkända för trafik under den tid förfrågan avser, att ersättningen för den anropsstyrda trafiken grundas på en kilometerersättning som trafikföretaget anger i sitt anbud samt fasta tillägg som myndigheten fastställer, att företag som tilldelas trafikavtal avseende anropsstyrd trafik ges en prioritet i myndighetens beställningscentral i förhållande till sitt kilometerpris, skolskjutsar och linjetrafik tilldelas utifrån lägsta pris/tur. att beställaren avser att kontraktera så många fordon i varje primärområde så att behovet säkert täcks. 1.1 Förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av denna inbjudan samt följande bilagor. 1. Trafikavtal SÄKO juni - okt 2015 2. Fordonsspecifikation SÄKO juni - okt 2015 3. Objektbeskrivning Sollefteå 4. Objektbeskrivning Härnösand 5. Objektbeskrivning Kramfors 6. Objektbeskrivning Ånge, inklusive linje 190 7. Objektbeskrivning Ånge, linje 190 8. Objektbeskrivning Örnsköldsvik 9. Anbudsformulär 10. Statistik 1.2 Frågor Frågor kan ställas per epost till sako2015.juniokt@dintur.se. Frågor som inkommer efter 2015-01-12 kommer inte besvaras. 4 (20)
Svar på frågor och kompletterande information kommer att publiceras på myndighetens hemsida: www.dintur.se/direktupphandling 1.3 Förkortningar och benämningar i den Särskilda kollektivtrafiken Beställaren BC. Transportören Resenär. SÄKO Kommun/er AN S1 SAM 3001 Primärområde Sekundärområde Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län Beställarens beställningscentral i Ånge. Den som bolaget skriver avtal med. Färdtjänst-, skol-, samt kunder i linjetrafik, anropsstyrd linjetrafik/kompletteringstrafik. Särskilda kollektivtrafiken, dvs den anropsstyrda trafiken i denna upphandling. Landstinget Västernorrland, Härnösand-, Kramfors, Sollefteå-, Ånge och Örnsköldsviks kommun. Traditionella taxifordon. Multifordon (enmansbetjänade specialfordon). Beställningscentralens trafikplaneringssystem Omfattar en kommun där de offererade fordonen har sin uppställningsplats. Övriga områden varifrån bland annat returtransporter kan ske. 1.4 Anbudets omfattning Upphandlingens omfattning redovisas i bilagda objektbeskrivningar specificerade per kommun (primärområde). Anbud kan lämnas på ett eller flera primärområden. 1.5 Den särskilda kollektivtrafiken (SÄKO) Transportvolymerna i den särskilda kollektivtrafiken kan variera över tiden. Legitimering av färdtjänstresenärer samt regelverk kan förändra angivna transportvolymer. Sammantaget innebär det att volymer angivna i objektbeskrivningarna inte innebär några volymgarantier. 1.6 Skolskjutsar Skoltransporterna är alltid i ständig förändring genom ålderssammansättning, inoch utflyttning. Varierande förändringar på grund av tillfällig frånvaro, skall inte förändra prissättningen per skoltur. Varaktiga förändringar skall omräknas till ny ersättning (utökade resp. minskade km) grundat på avtalat pris och förändrade transportvolymer. 5 (20)
1.7 Linjetrafik med lätta fordon (Kompletteringstrafik/ Linjelagda trafiken) Den linjelagda trafiken med lätta fordon beskrivs i respektive objektsbeskrivning per primärområde/kommun. 1.8 Trafikstart Trafikstart sker 2015-06-14. 2 ANBUDSINFORDRAN Anbud ska lämnas skriftligen i neutralt kuvert märkt Direktupphandling SÄKO och vara myndigheten tillhanda senast den 19 januari 2015, kl. 16.00. 2.1 Adress Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands läns Box 114 872 23 Kramfors Besöksadress: Viktoriagatan 16 2.2 Anbudets utformning Anbudet ska lämnas på bifogade anbudsformulär och vara undertecknat av behörig person. Anbudets pris anges exklusive moms i fasta priser. Samtliga kostnader ska vara inberäknade i anbudspriset. Anbudet är bindande t.o.m. 2015-04-19 Genom att underteckna anbudet intygar anbudsgivaren att denne eller dess företrädare inte enligt lagakraftvunnen dom är dömd för sådan brottslighet som avses i 10 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) samt att omständigheter som anges i 10 kap. 3 LOU inte föreligger. 3 ANBUDSPRÖVNING Anbuden kommer att öppnas 2015-01-20. 3.1 Utvärdering Anbuden kommer att prövas i två steg; kvalificeringsfas och utvärderingsfas. 3.1.1 Kvalificering Beställaren kontrollerar att anbudet innehåller samtliga begärda handlingar. Beställaren kontrollerar om anbudsgivaren är registrerad i föreskriven ordning för betalning av mervärdesskatt, innehållande av preliminära skatter och arbetsgivaravgifter samt förekomst av skatte- och avgiftsskulder. 6 (20)
Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om inte anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter och handlingar samt om anbudet innehåller s.k. reservationer från ovillkorliga krav som uppställts i förfrågningsunderlaget. Anbudsgivare kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om omständigheter som anges i 10 kap. 1 LOU föreligger, och anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om omständigheter som anges i 10 kap. 3 LOU föreligger. 3.1.2 Utvärdering av färdtjänst, sjukresor, anropsstyrd linjetrafik/kompletteringstrafik mm. Utvärdering av kilometerpriset sker separat för S1- och AN-fordon för respektive primärområde. Beställaren avser att kontraktera så många fordon i varje primärområde så att behovet säkert täcks. 3.1.3 Utvärdering skolskjutsar och linjetrafik med lätta fordon De anbud som tillsammans har det lägsta totalpriset per primärområde kommer att antas. Det innebär att de anbudsgivare som har lägst anbudspris för t ex en linje eller en tur inte med säkerhet kommer att antas. Anbuden kommer att bedömas så att lägsta totalpriset för respektive primärområde uppnås. 3.2 Antagande av anbud Beställaren förbehåller sig rätten att anta flera anbudsgivare. Detta gäller inte skolskjutsar och linjetrafik med lätta fordon där ett trafikavtal tecknas per objekt, linje eller tur. 4 ERSÄTTNING, UTBETALNING, INDEX, KVALITETSAVDRAG OCH VITEN 4.1 Utbetalningsrutiner Beställaren tillämpar s.k. omvänd fakturering (avräkning). Den taxa som offereras registreras i systemet och gäller samtliga efterfrågade transporter som kan hanteras i SAM3001. Nedan redovisas de betalningsrutiner som skall gälla för respektive transporter. 4.2 Rutiner avseende linje- och kompletteringstrafik och skolskjuts Linje- och kompletteringstrafik och skolskjutsar skall faktureras till beställaren eller till kommun/förvaltning som beställaren meddelar. 7 (20)
4.3 Fakturering i förekommande fall Fakturering skall ske en gång i månaden och uppta närmast föregående månads transportunderlag (kalendermånad). Betalning sker 30 dagar efter mottagen och godkänd faktura. Faktura på transporter äldre än tre månader kan efter prövning betalas ut senare. Transporterna skall även då vara specificerade på kalendermånad. Fakturerings- eller andra administrativa avgifter tillåts inte. Dröjsmålsränta utgår i enlighet med svensk räntelag. 4.4 Bomkörning Ersättning för s.k. bomkörning utgår inte. 4.5 Förutsättning för betalning, intyg och avvikelser. För att ersättning ska utgå för utförda transporter, ska resan vara förmedlad genom BC och i förekommande fall krav på intyg/påskrift vara uppfyllda. Vissa transporter t ex skolskjutsar administreras för närvarande inte hos BC. Detta kan under avtalsperioden komma att förändras. Transporter förmedlade av BC och som förare har anledning misstänka avviker från gällande regelverk ska anmälas till beställaren för handläggning enligt rutinerna för incident och kundsynpunkter. 4.6 Gästresenärer Gästresenärer från andra kommuner/landsting på tillfälligt besök skall ha rätt till transport enligt priser och villkor parterna avtalat om. 4.7 Prisjustering/index Anbudspriser är fasta under avtalsperioden. 4.8 Viten 4.8.1 Ej fordon enligt trafikavtalet Kvalitetsavdrag på 20.000 kronor. 4.8.2 Utebliven transport Uteblir Transportören helt från att utföra beordrat uppdrag äger beställaren rätt att begära kompensation med ett kvalitetsavdrag motsvarande resans kostnad, dock lägst 2.000 kronor. 8 (20)
4.8.3 Försenad transport Är transporten försenad med 20 minuter eller mer äger beställaren rätt att begära kompensation med ett kvalitetsavdrag motsvarande 1.000 kronor. Efter 60 minuter betraktas transporten som en utebliven transport. 4.8.4 Övriga kvalitetsavdrag. För varje annat fel och avvikelse i förhållande till förfrågningsunderlaget och tecknade avtal äger beställaren rätt att begära kompensation med ett vite med 2.000 kronor för varje påtalad och återkommande händelse. 5 MARKNADS- OCH KUNDKOMMUNIKATION 5.1 Profilering av fordon Beställaren har i denna direktupphandling inget krav på särskild profilering. 5.2 Hantering av incidentrapporter och kundsynpunkter Transportören ansvarar för att kunder, vårdinrättningar, länets kommuner eller landstinget som lämnar incidentrapporter/synpunkter berörande företagets utövande av trafikuppdraget via incidentrapport, resegarantiblankett, mail, telefon, brev eller på annat sätt, svar lämnas inom tre arbetsdagar. Transportören skall rapportera svar till kundservice via mail enligt de rutiner som beställaren anger i sitt synpunktshanteringssystem eller på annat avtalat sätt. Transportören skall svara för ersättningen till kunder enligt beställarens resegaranti utom i de fall transportören enligt avtalet inte svarar för förseningen. Transportören kommer på likartat sätt att ges möjlighet att inkomma med incidentrapporter och synpunkter i samband med utövandet av trafikuppdragen till beställaren. 6 KRAV PÅ TRANSPORTÖREN 6.1 Lagar, förordningar och avtal Transportören skall ansvara för att gällande lagar, författningssamlingar och av myndighet utfärdade föreskrifter samt avtalet tillämpas för trafikeringsuppdraget. 6.2 Lagar och förordningar för kommunerna Anbudsgivaren skall även iaktta att transporterna utförs med utgångspunkt i lagar som respektive kommun omfattas av t ex lagen om färdtjänst, lagen om riksfärdtjänst och sekretesslagen. 9 (20)
6.3 Intyg och rekvisitioner m.m. Transportören skall följa de anvisningar som beställaren utfärdar för administration ex hantering av färdtjänstkort, intyg och rekvisitioner. 6.4 Tystnadsplikt och sekretess Transportören ska ansvara för att förare och övrig personal har kunskap om tystnadsplikt och sekretess avseende kundernas speciella förhållanden i och kring transporterna. Sekretessförbindelse kommer att tecknas mellan beställaren och Transportören. Transportören ska inte till tredje man lämna sådan information som kan skada Beställarens verksamhet. Bl.a. gäller det att upprätthålla affärsmässig respekt för Beställaren tillstånd från Datainspektionen, sekretesslagen och Beställaren övriga affärsförhållanden. 6.5 Försäkring Transportören är skyldig att utöver trafikförsäkring hålla ansvarsförsäkring med belopp som täcker skada som orsakats av Transportören. Försäkringen ska vara branschanpassad. Transportören försäkrar sig mot skador som kunderna orsakar och som kunderna inte kan råda över. Ersättning för rengöring och stilleståndsersättning utgår inte. Transportören kan heller inte återkräva sådan kostnad hos kunderna. Beställaren ansvarar inte för skada som resenär förorsakar Transportören. Transportören skall i samband med att trafikavtalet tecknas föra till bevis att försäkringar ovan finns. 6.6 Kontroll och rapportering Transportören skall ansvara för kontrollen av att verksamheten sköts enligt de krav som ställs i lagar, förordningar. Brister och avvikelser skall återrapporteras till Beställaren för samtal och beslut om lämpliga åtgärder. Transportören skall omgående rapportera olyckor och skador där kunder är inblandade. Även polisiära eller andra myndighetsingripanden som är av betydelse för uppdragets fortsatta fullgörande skall omgående rapporteras till beställaren. Rapportering ska alltid ske inom tre arbetsdagar och vid allvarliga incidenter omedelbart. 10 (20)
7 KRAV PÅ FÖRARE 7.1 Allmänna krav I den dagliga verksamheten skall transportören och transportörens personal utföra sin verksamhet så att kundernas och andra trafikanters säkerhet inte äventyras. Resenären skall tillgodoses med all den hjälp som kan anses nödvändig för att på ett betryggande sätt kunna transporteras mellan olika platser (t ex till/från bostad arbetsplats, fritidsresa eller vårdinrättning). Varje resa är unik och kräver yrkeskunnande (inlevelse) för att kunna möta kundernas särskilda behov under resan. 7.2 Personalkrav föraren skall kunna tala och skriva svenska språket samtliga kontakter för genomförande av tjänsten sker på svenska föraren skall vara korrekt klädd i uniformsliknande klädsel föraren skall bära namnbricka som även uppvisar företagets namn föraren skall ha god kunskap om beställarens uppdrag och transportörens åtagande föraren skall ha rätt utbildning enligt plan 7.3 Uppträdande Föraren ska hämta och lämna vid port/entré, skola eller hållplats vid behov hjälpa färdtjänstresenärer upp/ned i trapphus etc tillse att kunden kan stiga i och ur fordonet utan risk visa förståelse för och respektera kundens transportbehov uppträda serviceinriktat, korrekt, förtroendeingivande och ge ett välvårdat intryck i möjligaste mån undvika samtal i mobiltelefon, kommunikationsradio, under färd. Endast tjänstesamtal är tillåtna! använda radio/stereo etc. så att kunden inte upplever detta som störande framföra fordonet på ett yrkesmässigt sätt d v s effektivt, mjukt och smidigt utan att ifrågasätta säkerheten tillse att säkerhetsanordningar som används av exempelvis rullstolsburna passagerare är funktionsdugliga under transporten. Låsmekanismer, tippskydd m.m. återställs om något ingrepp eller förändring har gjorts för att underlätta transporten. Vara passagerarna behjälplig med säkerhetsbälte. hänskjuta uppkomna problem till Beställaren. i övrigt iaktta kvalitetsnormer om god taxitradition. 11 (20)
7.4 Klädsel, säkerhet Förarens klädsel ska vara anpassad för uppdraget. Skor utan bakkappa (träskor m.m.) får inte användas av säkerhetsskäl. Om driftstopp på fordonet inträffar t ex under vinterhalvåret ska undermålig klädsel inte riskera förarens möjligheter att förflytta resenären i säkerhet. 7.5 Allergi och rökning Förare skall med tanke på att en växande andel av resenärerna är allergiker inte använda parfym eller andra starka dofter. Rökning är inte tillåten i, eller i omedelbar anslutning till, fordonet. Rökförbudet gäller såväl förare som resenärer och gäller såväl vid körning med kunder som vid tomkörning och väntetid. 7.6 Drogfrihet Transportören skall aktivt verka för att säkerställa absolut drogfrihet bakom ratten. Ett effektivt arbete mot droganvändning i trafiken bör innehålla såväl utbildning och information som drogtest vid anställning och slumpvist och oannonserat under tjänstgöring. Det är ett ovillkorligt krav att transportörens samtliga anställda i tjänsteutövning är helt drogfria när de är i tjänst. Alkolås skall finnas i fordonen, se fordonsspecifikation Bilaga 2. 7.7 Särskilda kunskaper Föraren ska ha: kunskap om de resandes särskilda behov, exempelvis fysiska, psykiska och sociala handikapp. allmän kunskap om olika sjukdomstillstånd och effekterna av dessa god lokalkännedom över transportområdet god kunskap om samtliga regelverk som transporterna omfattar goda kunskaper om trafikavtalets intentioner, servicenivå, krav/skyldigheter 7.8 Utbildning Innan trafikstart skall transportörens samtliga förare vara utbildade (eller kunna uppvisa utbildningsintyg på genomförd utbildning) i 1:a hjälpen HLR. 7.9 Bomkörning Föraren skall omedelbart meddela s.k bomkörning till BC och rapportera anledning härtill. Skälet är bl.a. att kundens säkerhetssituation kan kräva att åtgärder vidtas. 12 (20)
7.10 Medicinsk status Förare skall ha medicinsk status som gör att uppdraget kan utföras trafiksäkert och med i övrigt hög kvalitet. Förarens medicinska status skall följas upp av Transportören. Förare som fyllt 65 år skall, tidigast två månader före och senast på 65-årsdagen, genomgå och godkännas i medicinsk kontroll. De medicinska kraven i en sådan kontroll skall motsvara vad som anges för grupp II och III i Vägverkets författningssamling VVFS 1996:200. Sådan medicinsk kontroll, med godkänt resultat, skall sedan ske minst vartannat år för att föraren skall kunna fortsätta att utföra uppdrag enligt detta avtal. På förekommen anledning kan beställaren begära motsvarande medicinsk kontroll även på förare som inte fyllt 65 år. 7.11 Tystnadsplikt och sekretess För förare innebär tystnadsplikt förbud att muntligen eller skriftligen lämna ut uppgifter om enskilds personliga förhållanden (vem som gjort en resa, orsak till resan samt adresser och resmål) som förare fått del av i samband med eller under transport. Dessa uppgifter skall heller inte röjas till medarbetare i verksamheten om det inte är nödvändigt för att fullgöra köruppdraget. 7.12 Avstängning På begäran av beställaren ska förare som allvarligt brustit eller återkommande brister i sina åtaganden avstängas från vidare uppdrag. Brister i den ekonomiska redovisningen gentemot resenär eller beställaren medför alltid omedelbar avstängning från vidare uppdrag. 8 FORDONSKRAV 8.1 Fordonskrav i denna upphandling Fordonskraven för denna upphandling framgår av bilaga 2. 8.2 Trafiksäkerhet Beställaren arbetar för trafiksäkra transporter. Kraven är under ständig omprövning. Som generell policy gäller att s.k. Nollvisionen ingår som ett moment i produktionsutveckling. 8.3 Ersättningsfordon Det åligger Transportören att anskaffa ersättningsfordon vid planerade och oplanerade driftavbrott. För undvikande av produktionsstörningar och om möjligt undvika att sätta in ersättningsfordon skall planerade driftavbrott anmälas minst sju dagar före stoppet och ske i samråd med BC. 13 (20)
8.4 Skolskjutstransporter Fordon som utför skolskjutstransporter skall vara utrustade och godkända för dessa uppdrag som exempelvis skyltar. 9 KVALITETS- OCH MILJÖKRAV 9.1 Kvalitetsuppföljning Beställaren kan under avtalsperioden genomföra en kvalitetsuppföljning av transportörens verksamhet. Uppföljningen syftar till att kvalitetssäkra de avtalade transporterna ur i första hand kvalitets, trafiksäkerhets- och avtalssynpunkt. Uppföljningen innebär kontroll av att transporterna utförs enligt bestämmelser i gällande lagstiftning och regler i gällande avtal samt att verksamheten dokumenteras så att kontroll kan genomföras. Uppföljningen beordras och bekostas av beställaren. Entreprenören svarar för eventuella egna kostnader i samband med uppföljningen. Uppföljningen kommer att föregås av information och samråd med transportörerna. 14 (20)
10 BESTÄLLNING VIA BESTÄLLNINGSCENTRALEN 10.1 Beställningsrutiner SÄKO Samtliga kunder beställer sin resa hos BC, som planerar dessa enligt anvisat regelverk för beviljande av resor. 10.2 Kommunikation Transportörens fordon ska stödja kommunikation med SAM3001. 10.3 Leveranssäkerhet Kunderna skall hämtas på den tidpunkt som framgår av köruppdrag, den utfästa hämttiden samt i övrigt följa de servicekrav som följer med beställningen. Då transportören inte kan utföra transporten på det sätt som framgår av köruppdraget (driftstörningar, trafikhinder etc.) skall föraren snarast informera BC. Om kunden inte är på plats vid utsatt hämttid skall föraren omgående informera BC om orsakerna för att vidta lämplig åtgärder. 11 AVGIFTSHANTERING Transportören skall ta betalt av kunden enligt de instruktioner beställaren lämnar, i huvudsak den s.k. egenavgiften. Kunden skall alltid erhålla kvitto på erlagda avgifter. Transportören får ej begära dricks. 12 PRODUKTION 12.1 Beskrivning av trafiken Trafiken omfattar den särskilda kollektivtrafiken (SÄKO) inom Västernorrlands län. Entreprenören skall acceptera att utföra samtlig trafik inom sitt/sina primärområden och till och från sitt primärområde. Beställaren avser att kontraktera så många fordon i varje primärområde så att behovet säkert täcks. För beskrivning av trafiken se bilagda objektsbeskrivningar per primärområde. 12.2 Schemaläggning av fordon Beställaren kommer att upprätta ett trafikschema som tillgodoser en hög servicenivå för kunden och effektiv trafik för transportören. Fordonen skall schemaläggas. Schema kan förekomma under alla veckans dagar och under hela trafikdygnet. Schema kan även upprättas så att fordonen har 15 (20)
passning i form av jour med en förutbestämd anspänningstid från beställning tills fordonet påbörjar uppdraget. Trafikvolymen går ner väsentligt under kvällar och helger varför behovet av fordon vid dessa tider är mindre än under dagtid och schemaläggningen kommer att anpassas till detta. Schematiden under körpasset skall kunna förlängas med minst 60 minuter eller längre vid överenskommelse med BC och med hänsyn tagen till arbetstidslagen. Raster och paus under körpasset skall kunna förskjutas med +/- 60 minuter med hänsyn tagen till arbetstidslagen. Under schematiden får transportören inte åta sig andra köruppdrag än de som Beställaren effektuerar. 12.3 Primär- och sekundärområden Sett ur ett länsperspektiv är varje kommun ett primärområde d v s det område som sammanfaller med kommunernas färdtjänst- och skoltransporter. Vid beställning söker SAM3001 upp det fordon som har lägsta prioritet och genom ett antal parametrar väljer det lämpligaste fordonet för uppdraget. Exempel: Ett fordon i Bjästa, med högsta prioritet får inte korta körningar inom Husum trots att fordonet där har lägre prioritet. Bromsparametern i detta fall väger betalda km i förhållande till totala kilometer och ställer det mot prioriteten. Å andra sidan, om framkörningstiden medger, kan fordonet från Bjästa som lämnar i Örnsköldsvik få hämta i Husum för transport till Örnsköldsvik. I det fallet skillnaden mellan betalda och totala kilometer är likvärdiga. 13 BESKRIVNING SAM3001 13.1 SAM3001 Systemet har ett personregister som uppgraderas en gång i veckan. Samtliga Transportörer med avtal registreras med de fordon som finns redovisade på anbudsformulär. Transportörerna registreras med prislistor och fordonen med basområde/uppställningsplats, kapacitet och användningsområde t. ex. sjukresor, skolresor, bår, kombifordon eller för multifordon antalet sittande och rullstolar i kombination med varandra. 13.2 Beställning planering produktivitet Vid en beställning söker systemet alltid efter ett samordningsalternativ. Systemet fordonsplanerar direkt vid beställning och beräknar hämta- och lämnatid. Samordningsalternativ innebär att systemet i första hand söker efter fordon som ska köra samma väg, eller kan avvika från färdvägen, för att samordna den efterfrågade resan. Finns inget samordningsalternativ väljer systemet ett fordon som har andra körningar och föreslår kunden en tid som ansluter till fordonets närmaste lediga tid. 16 (20)
Systemet söker samordningsalternativ och planerar samtidigt för en effektiv produktivitet i fordonen. Det innebär att ett fordon som har köruppdrag kan prioriteras före alternativet att ett nytt ledigt fordon med lägre prioritet tas i anspråk. I vissa fall tvingas personalen i BC ta hänsyn till resenärens särskilda behov och frångå de planeringsalternativ systemet föreslår. Målsättningen är att utveckla en effektiv samordning för beställaren och hög beläggning på fordonen för Transportören. Den strukturförändring man kan se av detta är att fordon med hög kapacitet och användbarhet har fördelar i SAM3001. 14 TAXE- OCH PRISKONSTRUKTION FÖR TAXI OCH MULTIFORDON 14.1 SAM3001 priskonstruktion Taxan eller priskonstruktionen är uppdelad i ett kilometerpris som transportören angivit i sitt anbud, samt en fast grundavgift och fasta tillägg som beställaren fastställt, se nedanstående tabell. Avgift/tillägg Ersättning (SEK, exkl. moms) Grundavgift 60 Hämtatillägg AN-resenär 20 Hämtatillägg S1-resenär 40 Hjälptillägg 50 Tillägg för bårtransport (liggande) 350 Tillägg bärhjälp 400 Priserna registreras i SAM3001 under transportör och fordon. Kilometerersättningen räknas upp av SAM3001 med faktor 1,18 för kilometrar måndag - fredag kl. 19.00-24.00, tisdag - fredag kl. 00.00-06.00, samt lördag kl. 00.00-19.00. Kilometerersättningen räknas upp av SAM3001 med faktor 1,24 för kilometrar lördag kl. 19.00 - måndag kl. 06.00. SAM3001 klassificerar fordonen i två typer. AN står för vanlig taxi (BIL) och S1 står för Specialfordon med 1-mansbetjäning (numera Multifordon). Fordonens kilometerpris anges var för sig. Priserna kan vara lika eller olika vilket öppnar möjligheten för Transportören att merutnyttja fordonet till olika uppdrag. I samband med bokningen gör systemet en preliminär prissättning. Inför avräkningen gör systemet en slutlig kontroll d v s en definitiv prissättning. 17 (20)
Avräkningslistorna skickas till Transportören och innehåller uppgifter om varje transport. Om inte särskilda skäl föreligger registreras fordonen för att utföra samtliga förekommande uppdrag. Schemaläggningen läggs in i SAM3001 och kan ligga fast tills vidare eller variera udda och jämn vecka. Nedan följer en beskrivning av varje delmoment i priskonstruktionen. 14.2 Kilometerpris (KM) Priset anges som kilometerpris med kronor och ören. Kilometerpriset följer fordonet och inte vilken typ av resa som ska utföras. Kilometerersättningen beräknas automatiskt i bokningssystemet. SAM3001 hanterar olika momssatser samtidigt. 14.3 Grundavgift: (GRUND) Grundavgiften utgår en gång vid varje köruppdrag/slinga. Vid slingläggning omräknas grundavgiften till ett kilometerpris. Är kilometerersättningen till nästa uppdrag lägre än en grundavgift blir ersättningen kilometeravgift. Är beställningstiden till nästa adress längre än 10 minuter utgår alltid en ny grundavgift. Grundavgiften är alltid densamma oavsett tid på dygnet. 14.4 Hämtatillägg: (HÄMT) Hämttillägget påförs för varje resenär (beställning). OBSERVERA att tillägget även utgår för den första kunden (beställningen). Kriterierna för denna upphandling är den att i ersättningen för resenär ingår alltid vårdare/följeslagare. Två beställningar på samma adress ersätts med två hämtatillägg. Tillägget är differentierat mellan en s.k. sittande resenär och en rullstolsburen resenär. Hämtatillägget beräknas automatiskt i bokningssystemet. 14.5 Hjälptillägg (HJÄLP) Hjälptillägg tillkommer utöver ovanstående hämtatillägg. Kriterierna för denna upphandling är att hjälptillägg utgår när resenär behöver hjälp i t ex trapphus eller bli hämtad på vårdavdelning m m. För färdtjänst krävs att kommunen legitimerat resenären för hjälptillägg. Hjälptillägg är ett beordrat tillägg av BC och kan registreras på hämta och/eller lämnadressen. 18 (20)
Det kan endast utgå ett hjälptillägg per adress. Hjälptillägget är ett kan utgå endast en gång per resenär d v s både vid hämtaoch lämnaadressen. 14.6 Bärhjälp (BÄR) Bärhjälpstillägget tillkommer utöver ovanstående grund/km och hämttillägg. Kriterierna för denna upphandling är att Bärhjälp utgår när en rullstolsburen resenär ska bäras uppför trappor etc. För färdtjänst krävs legitimering av kommunen. Bärhjälp är ett beordrat tillägg av BC och kan registreras på hämta och/eller lämnadressen. Bärhjälp kan utgå två gånger (hämta och lämna) per resenär. Bärtillägget registreras på det fordon som utför transporten. 14.7 Tillägg för bårtransport (LIGG) Vid transport med resenär liggande på bår tillkommer ett tillägg för LIGG. Ligghjälpstillägget tillkommer utöver ovanstående grund/km och hämttillägg. Kriterierna i denna upphandling är att tillägget ska avspegla den tid det tar att iordningställa fordonet för bårtransport. Liggtillägget beräknas automatiskt i bokningssystemet. 14.8 Returpris: (RETUR) Returpris är en modifierad modul i SAM3001 delvis grundad på erfarenheter, rutiner och regler i Västernorrland samt från den tid taxan var prisreglerad. Efter en avslutad transport tillämpades en returtaxa (f.d. framkörningstaxan) för körning tillbaka till basområdet. Returtaxan är i systemet en rabatt på kilometertaxan. På prisbilagan anges den rabatt i procent som systemet ska dra av från kilometertaxan. OBSERVERA att vid returtransporter utgår alltid ersättning av grund och hämtatillägg även som övriga tillägg till fullt pris. Kriterierna som satts upp i denna upphandling är att returtaxan inte skall tillämpas för transporter inom en radie på 25 kilometer från basområdet.. Systemet beräknar returtaxan utifrån vart fordonet påbörjat resan t e x basområdet. Sker det en returtransport till basområdet eller på väg till basområdet beräknas ersättningen med returtaxan för den delen av transporten. Går returresan förbi basområdet ersätter systemet full taxa efter att basområdet passerats. Om returresan avviker från närmaste returväg till basområdet och återresan blir längre än inresan ersätts motsvarande del som resan blev längre med fullt pris. 19 (20)
Exempel 1: Ett fordon från Sollefteå kör till Sundsvall med antagen körsträcka 120 km och erhåller en returresa till Sollefteå, men med ytterligare två passagerare, en till Härnösand och en till Kramfors. Returvägen totalt antas nu vara 150 km d v s 30 km längre än inresan. Ersättning utgår med full kilometerersättning i 120 km för s.k. inresan. Ersättningen för returresan blir 120 km med returtaxa och 30 km med fullt kilometerpris som betalning för den förlängda körsträckan Exempel 2: Ett fordon från Sollefteå kör till Sundsvall med antagen körsträcka 120 km och erhåller en returresa till Härnösand. Returvägen till Härnösand antas vara 50 km. Returvägen antas vara 150 km, fortfarande 30 km längre än inresan. Ersättning utgår med fullt km-pris i 120 km för inresan. Returresan ersätts med 20 km returtaxa och 30 km fullt pris. Detta p g a att returvägen är 30 km längre. Den förlängda returvägen kompenseras med fullt pris. Avståndsintervaller och väntetider som beräknas som returrabatt 40%. Beräkningen sker utifrån tidsberäkningen i SAM3001. 0 km till < 25 km ej returrabatt 0 km till < 75 km returtaxa inom 2,0 tim 0 km till < 150 km returtaxa inom 3,5 tim 0 km till < 250 km returtaxa inom 5,0 tim 0 km till < 300 km returtaxa inom 7,0 tim 0 km till < 350 km returtaxa inom 8,0 tim 0 km till < 999 km returtaxa fram till kl 24,00 - o - 20 (20)